Sistemas de Informação da Administração Pública
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Sistemas de Informação daSistemas de Informação da Administração PúblicaAdministração Pública
3 - Da automatização à inteligência dos processos3 Da automatização à inteligência dos processos
Luís VidigalLuís Vidigal
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 1
Da automatização à inteligência dos processos(8 horas)
• Olhar os serviços através dos processos• Integrar processos, pessoas e informação• Introdução ao BPM (Business Process
Management)• Arquitectura de sistemas e tecnologias de
informação• Clarificação da estratégia do negócio• Definição da arquitectura dos processos de negócio• Modelação dos processos elementaresç p• Reengenharia de Processos• Medir o valor e os benefícios para os cidadãos
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 2
Medir o valor e os benefícios para os cidadãos
O Papel da ArquitecturaFortalecer as relações entre as TIC e o NegócioFortalecer as relações entre as TIC e o Negócio
Estratégia do Implementação• Arquitectura do
NegócioEstratégia do Negócio
• Forças externas
Implementação• Processos de
Negócio
Negócio• Arquitectura da
InformaçãoForças externas• Objectivos do
Negócio
Negócio• Estruturas de
Informação
Informação• Arquitectura
TecnológicaNegócio• Política do
Negócio
Informação• Sistemas de
Aplicação
Tecnológica• Arquitectura da
Soluçãog• Locação de
Recursos
p ç• Infra-estrutura
Tecnológica
ç
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 3
• Estrutura Organizacional
A importância dos SI / TI
ProblemaColocado
Especificaçãosolução
Desenvolvimentosolução
TISIOrganização
SoluçãoProblemaResolvido
Validaçãosolução
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 4
Método Learn
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 5
Método LearnEtapa 1 Clarificação da estratégia do negócio
• Fase 1 Clarificação da estratégia a médio prazo– Passo 1 Clarificar missão– Passo 2 Clarificar visão– Passo 3 Traduzir a estratégia em objectivos e indicadores a médio
prazoprazo• Fase 2 Identificação dos processos de 1º nível
– Passo 1 Definição do modelo de contexto externo (stakeholders)ç ( )– Passo 2 Definição do modelo de processos do 1º nível
• Fase 3 Clarificação da estratégia a curto prazoP 1 Id tifi ã d õ t– Passo 1 Identificação das preocupações a curto prazo
– Passo 2 Definição dos objectivos e indicadores a curto prazo– Passo 3 Refinamento da consistência dos objectivosj
• Fase 4 Definição das prioridades de intervenção– Passo 1 Elaboração da matriz de cruzamento objectivos/processos
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 6
– Passo 2 Identificação das prioridades de intervenção nos processos– Passo 3 Definição das prioridades dos projectos e acções
Método LearnEtapa 2 Definição da arquitectura dos
processos de negócioprocessos de negócio
• Fase 1 Definição de cada processo de 1º nível• Fase 1 Definição de cada processo de 1 nível• Fase 2 Decomposição dos processos de 1º nível
em sub processosem sub-processos• Fase 3 Diagnóstico dos processos aos vários
í iníveis– Passo 1 Identificação das preocupações do processo– Passo 2 Definição de objectivos e indicadores do
processo– Passo 3 Refinamento da consistência dos objectivos
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 7
Método LearnEtapa 3 Modelação dos processos elementaresp ç p
• Fase 1 Definição de cada processo elementar• Fase 2 Identificação das actividades• Fase 3 Diagnóstico do processo elementarg p
– Passo 1 Identificação das preocupações do processo– Passo 2 Definição de objectivos e indicadores doPasso 2 Definição de objectivos e indicadores do
processo– Passo 3 Refinamento da consistência dos objectivosj
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Método LearnEtapa 4 Diagnóstico das actividadesp g
• Fase 1 Definição das actividades• Fase 2 Levantamento e definição das tarefasç
– Passo 1 Levantamento das operações das tarefas– Passo 2 Redefinição das tarefasç
• Fase 3 Identificação, discussão e aprovação das melhoriasdas melhorias– Passo 1 Diagnóstico das tarefas– Passo 2 Identificação das melhorias– Passo 2 Identificação das melhorias– Passo 3 Discussão alargada e aprovação das melhorias
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Método Learn• Etapa 5 Planeamento e controlo da
implementação do modelo de melhoriaimplementação do modelo de melhoria contínua– Fase 1 Definição do modelo de melhoria continuaFase 1 Definição do modelo de melhoria continua– Fase 2 Definição dos gestores e coordenadores de
melhoria dos processos– Fase 3 Definição do plano de melhoria– Fase 4 Implementação e controlo do plano de melhoria
• Etapa 6 Planeamento dos sistemas de informação– Fase 1 Identificação dos requisitos de informação– Fase 2 Especificação de sistemas aplicacionais
F 3 S l ã d li õ i f áti
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 10
– Fase 3 Selecção de aplicações informáticas
Método Learn• Etapa 7 Controlo da implementação de aplicações
informáticasinformáticas– Fase 1 Parameterização das aplicações informáticas– Fase 2 Aceitação das aplicações informáticas
F 3 M t ã d i t d i f ã– Fase 3 Manutenção do sistema de informação– Fase 4 Formação dos utilizadores
• Etapa 8 Recursos HumanosEtapa 8 Recursos Humanos– Fase 1 Definição de competências e funções– Fase 2 Definição dos critérios de avaliação de desempenho
F 3 D fi i d id d d f– Fase 3 Definição das necessidades de formação• Etapa 9 Referenciais de qualidade e risco
– Fase 1 Diagnóstico de melhorias face às normas da qualidade– Fase 1 Diagnóstico de melhorias face às normas da qualidade e do risco
– Fase 2 Planeamento e controlo da implementação de melhorias
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melhorias– Fase 3 Adequação do manual de gestão
Factores diferenciadores do método Learnmétodo Learn
• Focus na estratégia e na organização como um todoFocus na estratégia e na organização como um todo • Aproximação em ambiente de Terapia
OrganizacionalOrganizacional • Cuidar da gestão do conhecimento• Abordagem sistémica e integrada de Processos• Abordagem sistémica e integrada de Processos
orientada a Objectos• Operacionalização da estratégia com base na• Operacionalização da estratégia com base na
Arquitectura de Processos • Definição de um modelo de melhoria contínua e• Definição de um modelo de melhoria contínua e
respectiva equipa • Utilização de técnicas interactivas em tempo real
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 12
• Utilização de técnicas interactivas em tempo real
Process Intelligence
• Bottom up • Top downAbordagem tradicional Abordagem de mudança
p• Modelo organizativo• Racionalização
p• Modelo organizacional• Inovação
• Eficiência• Processo =
ç• Agilidade• Processo = Capacidade
Conj. Actividadesp
para responder a estímulosAb d Si té i• Não tem em conta a
abordagem sistémicaDocumentos / procedim
• Abordagem Sistémica• Abordagem Integrada
P• Documentos / procedim.• Controlos
Gestão de Informação
• Pessoas• Gestão da Mudança
G tã d C h i tSistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 13
• Gestão de Informação • Gestão de Conhecimento
Estruturas e Processos
Estruturas
In Out
Processos
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Definição de Processo
• Conjunto de actividades com uma ou mais jespécies de entrada e que cria uma saída de valor para o clientede valor para o cliente
Michael Hammer & James Champy
• Conjunto de actividades estruturadas e jmedidas destinadas a resultar num produto especificado para um determinado clienteespecificado para um determinado cliente ou mercado
Thomas Devenport
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Thomas Devenport
Ferramentas de Arquitecturade Processos e Dadosde Processos e Dados
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Fluxos dos processos e seus interfaces
Inputs Outputs
Actividades Factoresde Decisão Sequências
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Registar oNascimento
NascimentoHospital
C id dde um filho
Cuidados Primários
Subsídio de • Interacções múltiplasSubsídio deNascimento
Reembolso de
• Interacções múltiplas
• Formulários repetitivosMedicamentos
Infantário
p
• Pouca consistência
Seguros
Infantário
• Duplicação de esforços
Habitação• Perca de tempo
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 18
...
Registar oNascimento
Nascimentod filh
Hospital
de um filhoCuidados Primários
S b ídi d• Uma interacção manual
Subsídio deNascimento
Reembolso de
ç
• Múltiplas interacções automáticas
BRO Reembolso de
Medicamentos
Infantário
automáticas
• Consistência
OKE
Seguros
Infantário• Não duplicação de esforços
R
Seguros
Habitação
ç
• Rapidez
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...
Três mundos à parte
Representação O q e éDEI
RepresentaçãoÚnica da Casa
O que éum Prédio?
TributaçãoCadastro Titularidade
DGCIIGP DGRN
Diferenças preocupantes
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ç p p
O mesmo Portugal para todos
IMI e IMT DEIValor DEI
Água, Luz, Telefone, etc. Serviços
Proprietário AdministraçãoCentral
Licenciamento Ad i i t ãLicenciamento AdministraçãoLocal
SiNErGIC 2015?
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 21
Informação Predial ÚnicaPrioridade ao Cadastro das Áreas de Floresta
SiNErGIC 2015?
Reengenharia de Processos• É o repensar fundamental e a reestruturação radical
d i i i i ldos processos organizacionais, que visam alcançar melhorias drásticas em indicadores críticos e
t â d d h t i tcontemporâneos de desempenho, tais como custos, qualidade, atendimento e velocidade
& C ( )Michael Hammer & James Champy (1993)
É o repensar fundamental e redefinição radical dos• É o repensar fundamental e redefinição radical dos processos para conseguir enormes melhorias no desempenhodesempenho
Michael Hammer & Steven Stanton (1995)
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Workflow “ad hoc”
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Workflow com Regras
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 24
Workflow com Reengenharia
Hoje Amanhã
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Personalizar e Reutilizar
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 26
ReengenhariaNão faça sempre como fez!Não faça sempre como fez!
Repensar(Why)
ResequenciarRealocar Resequenciar(When)
Realocar(How much)
RelocalizarReconfigurarOs 7 Re
(Where)Reconfigurar
(What)
Refazer(How)
Reduzir(How much)
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 27
ReengenhariaNão faça sempre como fez!Não faça sempre como fez!
• Qual a causa para determinado problema?• Porque fazemos as coisas desta forma?• Este processo continua a ser crítico para o cliente?• Quem faz o quê?• O processo, não poderia ser conseguido com p , p g
menos passos?• Poderá o processo ser feito em outsourcing? Trará p g
mais valor acrescentado para o cliente?• Os processos acontecem em paralelo? Quais são p p Q
executados primeiro, qual a sequência?• Poderemos introduzir novas funcionalidades
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 28
tecnológicas?
Fazes da reengenharia de processos
fi i ã fi i ãDefiniçãoda Visão
Definição“To Be”
Análiseã Custo /
BenefícioCaracterização
“As Is”
Avaliação Plano deTransição
Definiçãodas MétricasImplementação
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 29
Reengenharia de processos
• O que se pretende obter com o processo;• Quem intervém no processo e com que
responsabilidade;responsabilidade;• Onde é executado o processo, em que
t t iestruturas ou serviços;• Como é executado o processo, qual oComo é executado o processo, qual o
suporte tecnológico inerente;Q l ê i i d d d• Qual a sequência mais adequada de procedimentos e tarefas;
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• Que recursos são necessários.
O que aprendemos da ReengenhariaReengenharia
• A gestão de topo deve apoiar a mudançag p p ç• A cultura organizacional deve ser receptiva• As melhorias e as poupanças devem
focar-se nos processosoca se os p ocessos• Os processos devem ser seleccionados
b id d d id dãcom base nas necessidades dos cidadãos• Os donos dos processos devem gerir asOs donos dos processos devem gerir as
equipas, o âmbito e as métricas
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Fases da melhoria de Processos
• Identificar• IdentificarA li•Analisar
•Redesenhar• ImplementarImplementarAvaliar
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•Avaliar
A irracionalidadeA irracionalidadedo Estado
alimenta muitosalimenta muitosnegócios privadossem acrescentarvalor à economia
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Tarefas que (potencialmente)não acrescentam valornão acrescentam valor
• Re-trabalhar • ConfigurarRe trabalhar• Gastar e ostentar
Configurar• Desacelerar
• Assinaturas • TransportarmúltiplasC t
• Mover• Contar• Manusear
• AtrasarA• Manusear
• Inspeccionar• Armazenar
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Inspeccionar
Formas de melhorar os processos• Normalizar• Reduzir erros• Reduzir erros• Usar equipas em rede
A t b lh lh t• Agrupar trabalho semelhante• Combinar operações e actividades similares• Reduzir controlos e revisões• Mover a decisão para níveis próximos do p p
cidadão• Eliminar dados não utilizados• Remover atrasos artificiais• Assegurar 100% de qualidade
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Assegurar 100% de qualidade• Automatizar tudo o que for possível