Sistemas de Informação ERP

Prefeitura Municipal de Blumenau

Agosto/2005

João Paulo Kleinübing

“há a necessidade de um desenho estratégico para integrar as informações que circulam pela prefeitura... para que seja possível modernizar a gestão administrativa municipal e ofertar mais serviços ao cidadão”.

Principais objetivos de TIC

1. oferecer ferramentas para uma administração ágil, moderna e flexível, que baseie a tomada de decisões sobre informações concretas e atualizadas, disponíveis em tempo real;

2. estender a oferta de serviços aos cidadãos blumenauenses, tornando-os executores de seus processos junto à PMB.

Planejamento Estratégico – mar 2005

Intenção estratégica: Modernizar a administração pública municipal

Projeto estruturador: Modernizar a administração pública, garantindo aos cidadãos blumenauenses a transparência, a eficiência e o acesso facilitado aos serviços públicos.

Diagnóstico

Primeiro foco: “Governar o governo” ou seja atividades-meio Sintomas:

Conhecimento da tarefa e não do processo Dados desestruturados Muitos dados e pouca informação Decisões não se baseiam em informação Baixo nível de informatização e comunicação entre as áreas Sistemas defasados tecnologicamente e desconectados Departamentos/Secretarias funcionando como “ilhas” Lentidão no processo de tomada de decisão em função do processo

arcaico de levantamento de informações.

Abrangência Proposta

Adm direta Adm indireta:

SETERB PROEB FMD FCB FAEMA Pró-Família

Pró-Família

SETERB

FAEMA

FMD

FCB

PROEB

SECTUR

SESDES

IntendênciasSEMEDSEOSUR

SEMASCRI

SEPLAN

SEMAC

SEDEC

PROGEM

SEDEAD

SEFAZ

SECOMSEMUS

ERP

SNC

Compras

Patrimônio

Contabilidade

Financeiro

Frotas

Materiais

Educação

TributárioSIATU

SAÚDEGemusSisreg

Obras

SARH(rubi)

Orçamento

PraçaCidadão

Outros SistemasEspecializados

Cartografia

Patrimônio

Controle físico-financeiro dos Bens móveis e imóveis e seus respectivos tributos e seguros. Banco de informações dos bens móveis e imóveis Integrado com compras, materiais, finanças, contabilidade e tributos No recebimento de qualquer bem, Informa a área de patrimônio o

seu recebimento Atualização de Valores dos bens (depreciação e mudança de moeda) Controle da manutenção dos bens móveis e imóveis Integração com Sistema tributário

Frotas

Gestão da disponibilidade de Veículos e Motoristas e

controle de gastos com manutenção e abastecimento. Agendamento de uso de veículos.

Agendamento de Manutenção preventiva/corretiva e

abastecimento.

Apontamento das discrepâncias de consumo.

Gestão das habilitações dos motoristas / condutores e das multas.

Integração com RH

ComprasSuprir a necessidade de materiais e serviços do

município de forma ágil e controlada. Tratar a “Central Única de Compras”

Agilidade e controle das requisições e licitações.

Acesso às requisições de compra, em todas as fases do processo

Reserva do valor total da requisição no orçamento global do CC

requisitante.

Atendimento de todos os órgãos da Adm Direta e Indireta.

Controle de quantitativos por requisição Facilidade na construção de Edital de Licitação Integração com PROGEM na aprovação do Edital Integração com Finanças e Orçamento – Empenho Gerenciamento de Contratos e Ata de Registro de Preços

Adm. Orçamentária e Financeira

Possibilitar o planejamento, a execução e controle orçamentário de acordo com as diretrizes de governo .

Gestão de fluxo de caixa. Controle Orçamentário por centro de custos. Controle de suplementações orçamentárias. Agilidade no processo de empenho. Gestão de Recursos Estaduais e Federais. Integrado com o sistema tributário. Agilidade no envio de dados para o TCE Tratamento do PPA, LDO e LOA.

Adm de MateriaisGarantir o menor custo de entrega, sem perda do nível de

serviço. Administração física e contábil dos materiais

Alocação dos custos de materiais aos projetos e c.custos

Controle de entrega parcelada.

Entrega Descentralizada.

Integrado com compras e finanças.

Possibilita troca e transferência de materiais.

O que esperávamos do sistema …

Um Sistema só para toda a Adm. Municipal

7 funções SNC conectados RH + Tributário

Independência na gestão das áreas da adm. direta e

indireta.

Rastreabilidade das operações

Evitar duplicação de investimentos

Aumento do Controle da Gestão Municipal

Minimizar erros e esforços de operação

Facilitar a extração de indicadores.

Interface WEB para algumas funcionalidades.

Banco de Dados único, confiável e seguro.

“Informação” mais que “Tecnologia”

Implantação Gradual

O que esperávamos do sistema …

Macro Plano de Trabalho - Fases

Mapeamento dos processos existentes – 1 mês Melhoria dos processos – 2 semanas Especificação dos requisitos de um sistema integrado -

Termo de Referência – 2 semanas Solicitação de propostas e críticas do termo de

referência junto aos fornecedores – 2 semanas Licitação deste sistema – Escolha do melhor sistema

disponível no mercado. – 3 meses Implantação do sistema vencedor – 6 a 8 meses

Objetivo: Sistema obtendo 1ºs frutos em Julho 2006

3 servidores

Reuniões com áreas para levantar processos

existentes

Construção Diagrama de processos Inserção de melhorias no processo de acordo da área cliente

O Mapeamento e Melhoria

Especificação dos requisitos de um sistema integrado - Termo de Referência

Definição do escopo

Redação do Termo de Referência

Definição da pontuação

Simulação dos possíveis cenários – Produto x Valor

Solicitação de propostas junto aos fornecedores

Envio do Termo de Referência para 7 prováveis fornecedores - Aderência 3 Retornaram preços e críticas ao TR

garantir a concorrência ter noção de prováveis custos

Licitação – Escolha do melhor sistema disponível no mercado.

8666/93 – Concorrência – Técnica e Preço. Avaliação Técnica: divisão dos itens em classes

Itens Gerais Itens Funcionais Obrigatórios Itens Funcionais Pontuáveis Total 370 itens

2 dias para cada fornecedor Todo processo de avaliação técnica filmado

Apresentação Técnica

Licitação deste sistema – Escolha do melhor sistema disponível no mercado.

Comissão de avaliação conhecedora do material a ser avaliado Avaliações Individuais com a presença de concorrentes sendo a manifestação somente por escrito após todas as apresentações Após licitação: Fechamento do resultado do município fora do paço municipal avaliando as fitas em caso de dúvidas Justificando caso a caso na aprovação ou rejeição do item

Paralelamente....

Infra-estrutura: Uma área VITAL que trabalhou em silêncio...

Pouco Recurso Financeiro disponível

Projeto ainda em processo de aprovação

áreas com computadores defasados

sem comunicação entre os diversos entes

comunicação existente sem qualidade necessária

cultura de uso de recursos de TI disponíveis sem Políticas de

uso estabelecidas

Implantação do sistema vencedor

Equipe de Analistas de Negócio coordenando funções

Planejamento de Implantação com o fornecedor

Estratégia de implantação

comunicação ao colegiado de Secretários, Diretores e

Gerentes

definição de multiplicadores de cada área

reuniões formais de acompanhamento e reporte time

de apoio

Braços, Cabeça e Coração à obra...

Como Estamos Hoje ...

Todos os 23 entes da adm direta e indireta utilizando o

sistema

Processo de aculturamento dos novos procedimentos em

curso

Ajustes na base de produtos e fornecedores, patrimônio

Implantação do e-Governo

Refinamento dos processos de almoxarifado

Avanços da qualidade da informação repassada o TCE

Contabilidade de algumas áreas fechando em 3 dias após

o encerramento do mês.

Fatores de Sucesso ...

Equipe motivada em mudar as coisas...

Voto de confiança das áreas afetadas

Forte comunicação da Mudança em curso

Corpo a corpo na resolução de eventuais defeitos

Software adequado

FORTE PARCERIA COM O CONTROLE INTERNO DO

MUNICÍPIO

O que deu errado ...

Baixo entendimento do todo gerou algumas zonas de

conflito na implantação

Momentos de “delargação” de algumas lideranças

atrasaram o processo

Equipe de alguns entes não estavam no mesmo pique que

a equipe de implantação

(47) 3326-6991

antoniofedato@blumenau.sc.gov.br

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