Slides de Gestão de Documentação
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Gestão de documentação de Saúde e Segurança no
Trabalho
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O que é gestão? O que é gestão em segurança e saúde no
trabalho (SST)?
Introdução
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Entre as diversas definições, a mais pratica é: ter controle sobre os processos da empresa.
O que é gestão?
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Um Instrumento para uma Melhoria Contínua, Tendo como objetivo proporcionar um método de avaliar e de melhorar comportamentos relativamente à prevenção de incidentes e de acidentes no local de trabalho, através da gestão efetiva de riscos perigosos e de riscos no local de trabalho.
Trata-se de um método lógico e gradual de decidir o que é necessário fazer, como fazer melhor, de acompanhar os progressos no sentido dos objetivo estabelecidos, de avaliar a forma como é feito e de identificar áreas a aperfeiçoar.
É e deve ser susceptível de ser adaptado a mudanças na operacionalidade da organização e a exigências legislativas.
Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho:
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É gerenciar e registrar todas as suas ações dentro de uma empresa e dentro de um departamento, que no nosso caso é SESMT da empresa.
Resumindo então:
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exigência legal ação voluntária
Gestão em SST pode ser:
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Ser conduzida por quem é responsável pela determinação e gestão dos processos de trabalho, no caso o Gestor do SESMT
Baseada em cultura sustentada em elevados padrões éticos, não apenas econômicos, de acordo com a característica de cada empresa em seu ramo de trabalho.
Fatores que contribuem para a efetividade da Gestão em SST
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De acordo com a dimensão do local de trabalho e com a natureza das respectivas atividades, a documentação relativa a SST deveria ser elaborada, atualizada, revista, modificada se necessário, comunicada e prontamente acessível a todos os trabalhadores no local de trabalho ou afetos ao mesmo.
A documentação deve abranger: a política de SST; responsabilidades atribuídas; disposições sobre perigos e riscos profissionais assim como medidas para a respectiva prevenção e controlo; registros das atividades de SST, acidentes de trabalho, doença e incidentes, legislação e regulamentação nacionais sobre SST; registros de exposição, controle do ambiente de trabalho, dados sobre a saúde dos trabalhadores; resultados do controle; procedimentos técnicos e administrativos, instruções e outros documentos relevantes para orientação interna.
Documentação
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É um dos principais fatores do êxito duradouro de qualquer empresa.
É importante que os quadros dirigentes demonstrem uma liderança efetiva no domínio da segurança e da saúde, a par e em conexão com os seus outros deveres e responsabilidades.
Uma gestão eficaz defende a saúde, a segurança e o bem-estar dos trabalhadores reduzindo os riscos e aumentando a proteção contra lesões ou doenças resultantes da atividade profissional, e nunca mais nunca esquecendo de registrar e arquivar tudo.
Gestão Eficaz
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O que é um documento?Qual a importância dos documentos para a
organização e para os especialistas?Principais cuidados na elaboração e guarda
dos documentos?
Questionamentos
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Uma das formas mais importantes do Técnico de Segurança do Trabalho se proteger, e proteger a empresa em que trabalha, é anotando e documentando tudo.
Então:
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Em modo geral, as empresas devem cumprir uma série de obrigações que são comprovadas através de documentos.
Estes documentos, sempre que exigidos, devem ser exibidos à fiscalização do trabalho e da previdência social.
As empresas que não cumprirem as obrigações trabalhistas, previdências e as relativas ao FGTS estão sujeitas às
penalidades previstas na legislação.Relacionamos abaixo alguns documentos exigidos pela
fiscalização em uma possível auditoria em sua empresa:
Exigência MTE
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Comprovante de treinamento de segurança do trabalho: admissional/ periódico (NR1);
Comprovante de entrega aos empregados de cópias escritas dos assuntos ministrados nos treinamentos de segurança do trabalho;
Ordens de serviços sobre SST específicos por função operacional com protocolo de entrega ao empregado (NR1);
Apresentar o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) elaborado pelo médico do trabalho, relatório anual (NR7);
Exibir Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) do PCMSO (exames médicos admissional, periódico e demissional) – (NR7);
Apresentar o Laudo de Riscos Ambientais assim como o PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) – (NR9);
Lista de Documentos SST:
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Apresentar Mapa de Riscos Ambientais (NR5);Documentação do treinamento anual pelo designado
responsáveis da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) – (NR5);
Exibir o CA (Certificado de Aprovação) dos EPI (Equipamento de Proteção Individual) utilizados na empresa (NR6);
Comprovante de entrega de EPI´s aos trabalhadores (NR6);Comprovante de treinamento dos trabalhadores para uso
adequado de EPI´s (NR6);Termo de entrega para guarda de materiais de primeiros
socorros pelo empregado responsável (NR7);Comprovante de treinamento de trabalhadores para
prestação de primeiros socorros médicos e acidentados (NR7);
Lista de Documentos SST:
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Comprovante de treinamento sobre riscos dos produtos químicos (c/c NR25);
Documentação Técnica atualizada dos vasos de pressão (NR13); Apresentar Laudo Técnico sobre Condições de Segurança das
Instalações Elétricas, elaborado por profissional qualificado (NR10); Esquemas unifilares atualizados das instalações elétricas (NR10); Apresentar Laudo de Avaliação Ergonômica do Trabalho (NR17); Apresentar comprovante do treinamento da Brigada de Incêndio
(NR23); Comprovante do inventário atualizado das máquinas e equipamentos
com identificação por tipo, capacidade, sistemas de segurança e localização em planta baixa, elaborado por profissional qualificado ou legalmente habilitado (NR12);
Apresentar Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) (NR23).
Lista de Documentos SST:
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Não é somente para demonstrar em juízo que se deve guardar documentos antigos.
É para também recordar acontecimentos que poderão vir a tona novamente.
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ARQUIVANDO
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A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.
Estes documentos precisam ser padronizados e catalogados corretamente para fácil localização.
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
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Organização física adequada;Sistema de identificação;Padronização dos métodos de arquivamento;Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;Sigilo das informações, segurança e preservação dos
documentos;Redução de custos com a administração e manutenção do
acervo;Eliminação das dificuldades para gerenciamento e
manutenção dos arquivos;Descarte de documentos expirados ou desnecessários;Atendimento às normas ISO de armazenamento e
rastreabilidade de informações e documentos.
Vantagens e benefícios da Organização de Arquivos
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Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental e exigência da legislação vigente
Os documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no sistema;
Os arquivos já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação;
Através do índice criado no na web, é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos armazenados.
Etapas da Organização de Arquivos:
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Este sistema simples de passos pode ajudar o profissional do SESMT a fazer e manter um sistema efetivo de arquivo.
Uma vez feito, você será capaz de manter sua papelada e outras informações sob controle e encontrar tudo o que precisa em 10 segundos ou menos.
Como organizar e arquivar documentos em 7 passos
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1. Separe suas informações em categorias mais amplas possíveis conforme já mostramos.
Pense no supermercado. Eles têm áreas específicas para maçãs e laranjas, iogurte e leite, carne e frango, etc. As três categorias amplas são:Frutas, Laticínios e Açougue. O mesmo funciona para seus papéis.
Algumas categorias comuns são: NRS 1 – 35, por setores,tipos de documentos (uso diário, uso mensal e até os anuais);
1º Passo
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Faça um arquivo suspenso (gavetas ou até mesmo as pastas) para cada uma destas categorias.
Certifique-se de usar arquivos suspensos que podem ser pendurados em várias posições.
2º Passo
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Depois, comece a dividir em subcategorias com as pastas de arquivo (pastas simples, que vão dentro das pastas suspensas).
Por exemplo, em seu arquivo suspenso pessoal (funcionário), e cada pasta você terá uma Ordem de Serviço, ficha de EPI e assim por diante.
3º Passo
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Comece a alimentar o seu arquivo, colocando os documentos prontos, cada folha de papel na sua pasta correspondente.
4º Passo
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Se você encontrar um papel que pode ser arquivado em algumas pastas diferentes e você não sabe ao certo em qual arquivá-lo, escolha uma delas e coloque uma referência cruzada (uma anotação) dentro do(s) outro(s) arquivo(s) em que ele se encaixaria.
5º Passo
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Deixe espaço nos arquivos para que as gavetas não fiquem entaladas.
Se as gavetas estiverem muito apertadas, arquivar será uma tarefa frustrante e é bem provável que você não a cumpra
6º Passo
![Page 28: Slides de Gestão de Documentação](https://reader035.fdocumentos.com/reader035/viewer/2022062515/563db93a550346aa9a9b4ad3/html5/thumbnails/28.jpg)
Uma vez você tenha montado seu sistema de arquivo - seja na sua empresa ou em casa, arquive diariamente ou pelo menos semanalmente.
Se você deixar seu sistema de arquivos de lado, você vai gastar muito tempo para colocá-lo em ordem novamente e vai perder em produtividade.
E lembre-se que ele possui uma documentação sigilosa e deverá ser mantido trancando, os profissionais que tiverem acesso a ele deverão de sua confiança.
7º Passo
![Page 29: Slides de Gestão de Documentação](https://reader035.fdocumentos.com/reader035/viewer/2022062515/563db93a550346aa9a9b4ad3/html5/thumbnails/29.jpg)
Você é o TST do SESMT da empresa “Construindo Mais” , com 25 funcionários é preciso que crie o novo arquivo do SESMT, e para isso receberá um arquivo de aço contendo quatro gavetas e cem pastas suspensas, além deste material terá acesso a dez pastas AZ, e quatro caixas arquivo.
Agora é só criar a sua estrutura pessoal e eficaz para esta organização de documentos.
Praticando