Desafios na Customização de Software Livre para Gestão de Documentos e Gestão Documental em um Único Sistema

Marcel Ferrante Silva Especialista em Gestão Estratégica da Informação nas Empresas – UFMG Mestrando em Ciência da Informação, Linha de pesquisa Organização da Informação – UFMG Diretor da empresa LTDA

Demanda de solução Sistema de gestão de documentos eletrônicos

combinado com um sistema de gestão documental ou dos documentos físicos.

Mandatário que fosse via web Customizavel Baixo Custo

Licensa de usuários ilimitada Sem taxa de licensa de banco de dados

Solução proposta Software livre

Código fonte aberto: possibilidade de customização Sem taxa de licensa de banco de dados Via web

Nenhum software livre via web para a gestão documental (com tabela de temporaliedade e entrega e devolução de documentos)

Hoje em dia existem alguns softwares livres para a gestão de documentos, o que não existia há poucos anos atrás

Solução proposta: incluir as facilidades necessárias em um bom software livre para GED.

Escolha Várias plataformas existentes: Java, phyton, php,

perl, etc Plataforma escolhida: LINUX-APACHE-PHP-

MYSQL plataforma livre mais difundida para aplicações via

Internet muitas comunidades para o auxilio no desenvolvimento

e suporte profissional ser mais barato que de outras linguagens

web (java, asp, phyton) grande quantidade de soluções para GED nesta

plataforma foi encontrada

Software livre para GED

O software escolhido: OWL intranet Facilidades disponíveis para documentos

eletrônicos Indexação manual dos documentos Controle de acesso aos documentos Controle de versão (check in/check out) Relatório de ações Indexação automática (word, pdf e txt) Ferramenta de busca Tradução para Português Via Web

Software livre para Gestão Documental

Facilidades requeridas para Gestão Documental Tabela de temporalidade Relatório de arquivamento Empréstimo e devolução de documentos

físicos Leitura Geração e impressão de etiquetas com

código de barra.

Software livre para Gestão Documental

Facilidades requeridas para Gestão Documental Tabela de temporalidade Relatório de arquivamento Empréstimo e devolução de documentos

físicos Leitura Geração e impressão de etiquetas com

código de barra.

ImplementaçãoTécnicas da engenharia de software

Especificação dos requisitos do sistema: funcionais e não-funcionais

Desenhamos diagramas de caso de uso Diagrama de classes: criamos uma nova

classe, o documento físico

DesafiosCódigo-fonte que é relativamente

grande (~50 mil linhas) Pobre documentação sobre a

arquitetura do sistemaA orientação eram os próprios

comentários das linhas de código Mas os comentários eram em outra

língua e que eram muito sucintos

Desafios

Desafios Inclusão das novas facilidades

afetavam as facilidades antigasListas de email para suporte

demoravam para retornarPoucas empresas prestavam suporte

pago a este sistemaTratamento para grande volumes de

documentos em uma pasta (paginação)

Parecer técnicoTeste de carga

2 milhões de documentos inseridos Computador pessoal (Pentium 2.4 Ghz,

512 RAM) Pastas com mil documentos

Resultado: tempo de 5 segundosNavegação entre páginas: 3 segundos

Parecer comercial Número de usuários ilimitados (a limitação se

dá apenas pelo hardware) Sem taxa de licensa de bancos de dados Possibilidade de melhorias continuas Inclusão de novos relatórios de utilização Custo total do sistema

Muito abaixo do valor de uma solução comercial sendo uma grande alternativa para pequenas e medias empresas.

Parecer comercial VANTAGEM do sistema único para controle

dos documentos eletrônicos e físicos Diminuição do gasto com o treinamento Com um treinamento de 12 horas conseguimos

abranger as facilidades das duas áreas (eletrônica e documental)

Mais confortável e prático para o usuário utilizar a mesma interface para consultar, localizar, documentos, sejam físicos ou eletrônicos.