SOFTWARES DE GERENCIAMENTO DE

PROJETO: UMA AVALIAÇÃO DA

USABILIDADE

Bruno Donnini Fachine (UNIARA)

bdfachine@gmail.com

Camila de Araujo (USP)

camiladearaujo@gmail.com

Os softwares de gerenciamento de projetos (SGPs) possuem um papel

estratégico para a tomada de decisões nas organizações, estando

diretamente ligado ao sucesso de projetos de desenvolvimento de novos

produtos. Entretanto, existem várias crííticas na literatura, indicando

problemas relacionados ao uso dos atuais SGPs, sendo uma das

principais limitações entre os métodos/ferramentas/técnicas do

gerenciamento de projetos. Essas limitações podem ser causadas

devido à falta de usabilidade, que é um componente importante,

relacionado diretamente à qualidade do software. Este trabalho

investiga então a usabilidade de um SGP que figura entre os líderes de

mercado, tendo por meta contribuir para a evolução dos SGPs. O

artigo apresenta os conceitos associados aos SGPs, à usabilidade, bem

como a avaliação do SGP selecionado. O método utilizado é o teste de

usabilidade. Como resultado da avaliação tem-se a indicação de

utilização de interfaces gráficas personalizadas.

Palavras-chaves: Softwares de gerenciamento de projetos,

Usabilidade; Interface

XXX ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO Maturidade e desafios da Engenharia de Produção: competitividade das empresas, condições de trabalho, meio ambiente.

São Carlos, SP, Brasil, 12 a15 de outubro de 2010.

2

1. Introdução

Os Softwares de Gerenciamento de Projetos (SGP) possuem um papel estratégico para a

tomada de decisões nas organizações, dado que o modelo dominante em muitas delas para

implementação de estratégias, transformação de negócios, melhoria contínua e

desenvolvimento de novos produtos é o gerenciamento por projetos (WINTER et al, 2006).

Os SGPs, que foram desenvolvidos a partir da década de 50, garantem a qualidade das

informações dos projetos. Entretanto eles não sofreram alterações significativas até os dias

atuais, tornando-se obsoletos em relação ao crescimento das inovações e complexidade do

mercado. Estudos acadêmicos indicam esse problema, como o de White e Fortune (2002), que

apontam os atuais SGPs como uma das principais limitações entre os

métodos/ferramentas/técnicas do gerenciamento de projetos (GP). Outro estudo que apresenta

críticas é o do Ren et al (2006), que baseados na experiência de proposição de uma solução

específica para gerenciamento de projetos colaborativos, onde os autores afirmam que uma

nova geração de ferramentas de planejamento de projetos precisa ser construída.

Entretanto se existem críticas e estudos que demonstram os problemas dos SGPs, não existem

propostas na literatura que busquem solucionar essas questões. Araujo (2008), em sua

dissertação, apresenta uma revisão sistemática da literatura demonstrando essa ausência de

estudos.

Para a criação de novas propostas, levando-se em consideração as críticas existentes na

literatura, a questão da usabilidade de sistemas computacionais deve ser avaliada, já que a

usabilidade é “a capacidade de um produto ser usado por usuários específicos para atingir

objetivos específicos com eficácia, eficiência e satisfação em um contexto específico de uso"

(ISSO 9241-11, 1998).

Assim sendo, este trabalho então propõe um estudo de usabilidade de um dos SGPs mais

adotados atualmente. Para uma melhor compreensão este documento está organizado da

seguinte forma: a seção 2 apresenta os conceitos relacionados aos SGPs, seguida dos

conceitos de usabilidade e testes de usabilidade (seção 3). Já o objetivo e método deste

trabalho são apresentados na seção 4 e os resultados na seção 5. Por fim, as conclusões e

pesquisa futuras estão na seção 6.

2. Softwares de Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos inclui uma mistura complexa de atividades de planejamento,

avaliação e tomada de decisões. As informações geradas no decorrer do projeto são

fundamentais para o sucesso. Elas precisam ser coletadas, atualizadas e apresentadas de forma

correta a todos os envolvidos no projeto. Para auxiliar nesse gerenciamento, tornou-se

importante o uso de softwares como ferramenta de apoio.

Na literatura, essas ferramentas aparecem com vários termos, tais como: Software de Gestão

de Projetos, Ferramenta de Software para GP, Sistema de Informações para GP.

Primeiramente, é adequado definir que o termo Software de Gerenciamento de Projetos (SGP)

será adotado neste trabalho. O PMBOK (2004) define os SGPs como:

aplicativos de software especificamente projetados para auxiliar a

equipe de gerenciamento de projetos no planejamento,

monitoramento e controle do projeto, inclusive: estimativa de

custos, elaboração de cronogramas, comunicação, colaboração,

3

gerenciamento de configuração, controle de documentos,

gerenciamento de registros e análise de risco.

Importante também apresentar o conjunto de funcionalidades típicas dos SGPs (ARAUJO,

2008):

- Gerenciamento de Atividades: registro, visualização e organização das atividades do

projeto. Envolvem várias definições, tais como, de precedência, de duração, de esforço,

Gráfico de Gantt e WBS.

- Gerenciamento de Calendário e Agenda: organização e programação de um ou mais

calendários para o projeto, recursos ou tarefas.

- Gerenciamento de Recursos: gerenciamento das pessoas e materiais necessários para o

projeto. Envolve funções de analise de alocação de recursos e seu nivelamento.

- Gerenciamento de Custos: ajuda para preparação do orçamento e acompanhamento dos

gastos do projeto.

- Ferramentas de Monitoramento: funções para acompanhamento do projeto, como

armazenamento de linhas de base e comparações entre parâmetros de planejamento atual

com os parâmetros das linhas de base, bem como análise do valor agregado.

- Gerenciamento de múltiplos projetos: funções para análise do portfólio da empresa e

compartilhamento de dados entre os projetos.

Ainda que com algumas variações das funcionalidades, a utilização de SGPs tornou-se uma

necessidade para as empresas tentarem garantir o sucesso do desenvolvimento de seus

projetos. Raymond e Bergeron (2008) dizem que 75% dos grandes projetos de TI,

gerenciados com o auxílio dos SGPS, alcançam sucesso, enquanto 75% dos projetos

gerenciamentos sem apoio das ferramentas falham. Os autores também apontam em seus

estudos que a facilidade de uso é o ponto mais importante de um SGP.

Porém problemas relacionados aos SGPs atuais são destacados na literatura, tais como White

e Fortune (2002). Nesse estudo, os softwares de gerenciamento de projetos aparecem como

uma das principais limitações entre os métodos/ferramentas/técnicas do gerenciamento de

projetos. A maior dificuldade, apontada no estudo das pesquisadoras, é a obtenção de uma

ferramenta que demonstre “o mundo real” dos projetos.

Araujo e Amaral (2008) apresentam um estudo de caso múltiplo, em 4 empresas, mostrando

os principais problemas com os SGPs adotados. Um dos problemas apontados é a utilização

básica das funcionalidades.

Maylor (2001) afirma que também que existe uma valorização e emprego excessivo do

Gráfico de Gantt nos SGPs, levando a tendência de transformar gerentes de projeto em

operadores de softwares computacionais, mais do que pessoas responsáveis pela discussão e

negociação. Outros autores também podem ser citados relacionados às críticas dos

métodos/ferramentas de gerenciamento de projetos: Moody e Dodgson (2006), Pons (2008).

Combinando-se as críticas das limitações dos SGPs, do emprego do Gráfico de Gantt, com a

subutilização das funcionalidades disponíveis, questiona-se então a causa dos problemas

apresentados e se essa causa estaria relacionada à qualidade dos softwares de GP.

Entretanto, a qualidade de um software envolve a qualidade da interface apresentada, a qual é

responsável pela interação do usuário e deve primar pela qualidade da comunicação. Para

avaliar essa questão, então tem-se a necessidade de verificar a usabilidade dos SGPs. O

conceito de usabilidade e sua avaliação então é apresentado na próxima seção.

4

3. Usabilidade e testes de usabilidade

O conceito de usabilidade, conforme apresentado na introdução deste artigo é usabilidade é “a

capacidade de um produto ser usado por usuários específicos para atingir objetivos

específicos com eficácia, eficiência e satisfação em um contexto específico de uso" (ISSO

9241-11, 1998). Já segundo Hix (1993, p. 3), a usabilidade é utilizada para descrever a

qualidade da interação de uma interface diante de seus usuários. Porém a definição mais

amplamente difundida é de Nielsen e Loranger (2007):

A usabilidade é um atributo de qualidade relacionado à facilidade

de uso de algo. Mais especificamente, refere-se à rapidez com que

os usuários podem aprender a usar alguma coisa, a eficiência do

usuário no uso do produto, o quanto lembram dele, seu grau de

propensão a erros e o quanto gostam de utilizar o produto. Se as

pessoas não puderem e/ou não utilizarem um recurso, ele pode

muito bem não existir.

São cinco os atributos tradicionalmente relacionados à usabilidade (NIELSEN, 1993;

SHNEIDERMAN, 1998):

- facilidade de aprendizado;

- facilidade de memorização de tarefas no caso de uso intermitente;

- produtividade dos usuários na execução de tarefas;

- prevenção, visando a redução de erros por parte do usuário;

- satisfação subjetiva do usuário.

Pode-se então compreender que os princípios de usabilidade tratam de dois aspectos

relevantes: a tarefa e as características individuais dos usuários. Deve-se considerar também,

segundo Nielsen (1993), três dimensões em relação à experiência do usuário: uso do sistema,

uso de computadores em geral e domínio da aplicação. A figura 1 apresenta essas dimensões.

Mínima experiência computacional

Máxima experiência computacional

Usu

ário n

ovat

o do

siste

ma

Usu

ário e

xper

ient

e do

siste

ma

Desconhe

cim

en

to d

a t

are

fa

Conhecim

en

to d

a ta

refa

Figura 1. Três dimensões das experiências dos usuários.

5

Fonte: Adaptado de Nielsen (1993)

Visto os princípios da usabilidade e as dimensões de experiência do usuário, parte-se então

para uma avaliação dessa: o teste de usabilidade. Levi e Conrad (2002) definem o teste de

usabilidade como “o processo pelo qual as características de interação homem-computador de

um sistema são medidas, e as fraquezas são identificadas para correção”. Esse método de

avaliação é centrado no usuário e para ser realizado é necessária a existência de uma

implementação real do sistema em algum formato, que pode variar desde simulação da

capacidade interativa do sistema até a implementação completa. Segundo Rocha e

Baranauskas (2003) testes de usabilidade são o principal modo de avaliar interfaces e

certamente o mais tradicional.

A forma mais comum de se avaliar a usabilidade de um software é observando a sua interação

com o usuário. A partir de questionários com tarefas a serem realizadas pelo usuário-teste, é

possível abordar várias formas de realizar a mesma tarefa, tornando assim o teste muito mais

eficaz, revelando seus pontos fracos.

Segundo Rocha e Baranauskas (2003), o teste de usabilidade deve seguir algumas etapas para

ser realizado, assim garantindo um melhor resultado. No total são quatro etapas a serem

seguidas. São elas:

a) Preparação: nesta etapa todo o equipamento a ser utilizado no teste é analisado para

garantir que nenhuma informação anteriormente inserida possa afetar o resultado do teste,

como resultados de testes predecessores.

b) Introdução: esta etapa está relacionada ao primeiro contato do usuário com as tarefas que

terá de realizar. Alguns pontos importantes que devem ser direcionados ao usuário são que

o teste tem como propósito testar o sistema e não o usuário; esse não devem hesitar em

expressar seus pensamentos por achar que irão magoar o experimentador e os resultados

do teste servirão para melhorar a interface para o usuário.

c) Teste: durante o teste deve existir somente um experimentador em contato com o usuário.

É importante destacar que deve-se evitar qualquer tipo de comentário ou expressões sobre

a performance ou observações do usuário, também deve-se evitar ajudar o usuário, a não

ser que o mesmo se encontre em grandes dificuldades.

d) Sessão final: depois do tempo definido para completar as tarefas, os participantes são

convidados a fazerem comentários ou sugestões gerais ou a responderem um questionário

específico.

Gravar em vídeo os participantes efetuando as tarefas é um recurso valioso para intensificar a

avaliação, entretanto a análise de vídeos é muito trabalhosa. Portanto é importante também

fazer anotações, para diminuir o tempo em encontrar acontecimentos específicos

(HARRISON, 1991 apud ROCHA e BARANAUSKAS, 2003, p. 46). Através desta análise,

é possível entender o que houve de errado, e então sugerir uma solução para o erro em

questão. Outra técnica bastante efetiva durante um teste de usabilidade é o “pensar em voz

alta” (Think-aloud), que consiste em o usuário falar em voz alta o que está pensando no

momento da realização de suas tarefas. Ao utilizar esta técnica, existe a possibilidade de

surgir muitas sugestões espontâneas de melhorias (ROCHA e BARANAUSKAS, 2003).

Apresentados então os conceitos de usabilidade e teste de usabilidade, pode-se então verificá-

los nos SGPs, a fim de se obter a resposta ao questionamento se causa dos problemas dos

softwares de gerenciamento de projetos está relacionada com a qualidade de sua interface.

6

4. Objetivo e método de pesquisa

O objetivo deste trabalho é avaliar a usabilidade de um SGP e verificar se essa está

relacionada com causa dos problemas citados na literatura. Para tanto foi escolhido um SGP

que figura entre os líderes do mercado. Assim, a meta principal do estudo é contribuir com a

evolução dos SGPs, identificando melhorias por meio de um caso prático, utilizando para

tanto o método do teste de usabilidade.

Para a realização do teste de usabilidade, as seguintes etapas foram empregadas: 1) seleção do

SGP a ser examinado; 2) planejamento do teste de usabilidade; 3) seleção do participante; 4)

aplicação do teste de usabilidade e 5) análise e documentação dos dados. Cada uma das etapas

está explicada a seguir.

Seleção do SGP: a ferramenta escolhida foi o software MS Project 2007. Tal aplicativo foi

escolhido por ser uma das plataformas mais difundidas e ser utilizado em empresas de

diferentes tamanhos. Este SGP também figura entre os líderes no relatório do Quadrante

Mágico, do Gartner Group, que é uma das mais respeitadas mundialmente, no ano de 2009,

conforme pode ser observado na figura 2.

Figura 2. Magic Quadrant for ITT Projects, com MS-Project no quadrante dos líderes

Fonte: Gartner Group (2009)

Planejamento do teste de usabilidade: Para avaliar o software citado na etapa anterior, foi

necessário criar um projeto fictício, com todas as informações necessárias - tarefas, duração

de tarefas e seu sequenciamento, além de recursos do projeto. Em seguida foi elaborada uma

lista de atividades que o participante teria que executar, com base nas funcionalidades

oferecidas pelo software escolhido. A lista continha 15 atividades no total, contemplando

7

desde inserção de tarefas do projeto até a inserção de recursos. O participante deveria tentar

realizar todas as atividades propostas dentro do período de 45 minutos. Como resultado final,

o participante teria o planejamento das tarefas de um pequeno projeto, com 27 tarefas no total,

distribuição de recursos e geração de um gráfico de Gantt. Cabe salientar que as atividades

propostas fazem uso das funcionalidades básicas dos SGPs, citadas na seção 2. Também no

planejamento do teste foi definido que o pesquisador seria só observador, não podendo

interferir durante a realização das atividades, somente solicitando ao participante, antes do

início do teste, a utilização da técnica “Pensar em voz alta” (Think aloud). Todo o processo do

software seria gravado em vídeo para posterior análise.

Seleção do participante: Optou-se por um participante com idade entre 20 e 25 anos, com

excelentes conhecimentos em informática e bons conhecimentos sobre gerenciamento de

projetos. O objetivo desta escolha foi minimizar falhas no teste devido à falta de bons

conhecimentos em informática. Porém, cabe enfatizar que o participante, apesar dos bons

conhecimentos em gerenciamento de projetos, não utiliza o software escolhido em suas

atividades diárias.

Levando-se em consideração as dimensões de experiência do usuário propostas por Nielsen

(1993), o usuário escolhido se encaixaria nas seguintes posições, demonstradas nas figuras 3 e

4, a seguir:

Figura 3. Localização do usuário nas dimensões: Conhecimento da tarefa e Experiência Computacional

Fonte: autoria própria

8

Figura 4 - Localização do usuário nas dimensões: Experiência no sistema e Experiência Computacional

Fonte: autoria própria

Aplicação do teste de usabilidade: Foi determinado um dia e horário de acordo com a

disponibilidade do participante. O local escolhido para o teste foi o próprio ambiente de

trabalho do participante. Foi disponibilizado um computador portátil com o software a ser

testado. Também foi entregue ao participante uma folha com a descrição das tarefas e uma

segunda folha contendo uma representação gráfica das atividades do projeto proposto. O

pesquisador ficou ao lado do participante durante a aplicação do teste para anotar suas

observações não-participantes.

Análise e documentação dos dados: ao final do teste, o pesquisador pode analisar o vídeo

gerado durante o desenvolvimento do processo. A análise pode ser feita a partir da

combinação do vídeo com as observações não-participantes obtidas durante o teste.

A seção a seguir apresenta os resultados da análise do teste de usabilidade.

5. Resultados

Como apresentado na seção anterior, no planejamento do teste de usabilidade, ao final da

sequência de atividades propostas, o participante teria o planejamento das tarefas de um

pequeno projeto, com 27 tarefas no total, distribuição de recursos e geração de um gráfico de

Gantt. A lista de atividades propostas ao usuário, bem como a lista de tarefas do projeto estão

disponíveis nos apêndices A e B, respectivamente.

O tempo proposto foi de 45 minutos, visto que o desenvolvimento das atividades solicitadas

poderia ser executado em no máximo 10 minutos por uma pessoa habituada a trabalhar com o

software analisado. Entretanto o participante não conseguiu terminar o teste no tempo

proposto.

Dentro do hall de atividades solicitadas, algumas não apresentaram dificuldades em sua

realização, tais como “inserção de tarefas”, “inserção de colunas” e “alterar visão do projeto”.

O próprio participante explicou que a facilidade encontrada deve-se à padronização deste tipo

9

de atividade nos demais softwares do pacote Office da Microsoft.

Entretanto em outras atividades, como “escolha de padrão de tabela de custo”, “alteração da

data de início e de fim do projeto”, “alteração da métrica de dias para horas”, “aninhamento

de tarefas” e “numeração das tarefas” grandes dificuldades foram observadas. O participante

recorreu ao “Help” do sistema várias vezes e mesmo assim não conseguiu realizar o proposto

ou realizou de forma errônea. De acordo com as observações e dizeres do participante, a

interface oferecia muitas funcionalidades, porém nem sempre aquelas que ele precisaria no

momento.

Algumas ações solicitadas não foram executadas devido à variação de localização de

funcionalidades entre o pacote Office da Microsoft (Word, Excel, PowerPoint) e o Project

2007. A questão da interface foi citada durante o teste pelo participante como agente

dificultador.

Fica claro que, por motivos de interface, a realização das atividades pode ser comprometida

no estudo realizado. Para cada um dos atributos da usabilidade citados na seção 3, pode-se

afirmar que:

- Quanto à facilidade de aprendizado: o participante apresentou relativa facilidade de

aprendizado, já que utilizou referências do pacote Office para realização das tarefas.

Porém não foi avaliada estatisticamente tal facilidade;

- Quanto à facilidade de memorização de tarefas no caso de uso intermitente: também pelo

motivo da referência das funcionalidades e disposição da interface com o Pacote Office, o

participante apresentou facilidade de memorização de tarefas;

- Quanto à produtividade dos usuários na execução de tarefas: o participante não conseguiu

realizar todas as atividades que foram solicitadas;

- Quanto à prevenção, visando a redução de erros por parte do usuário: pelo teste realizado,

não foram observados dados suficientes para que esse atributo fosse avaliado;

- Quanto à satisfação subjetiva do usuário: por não conseguir cumprir por completo o que

foi proposto, o participante sentiu-se frustrado.

Sendo o MS-Project um dos SGPs mais difundidos e utilizados, ainda assim este apresenta

dificuldades para os usuários, corroborando com os estudos de White e Fortune (2002).

Uma possibilidade para resolver problemas como estes apresentados no teste seria a utilização

de interfaces gráficas personalizadas, que tem por objetivo reduzir a complexidade visual,

segundo Findlater e McGrenere (2009). A direção apontada pelos autores pode auxiliar no

desenvolvimento deste projeto.

6. Conclusões e considerações finais

Com a análise do teste constatou-se que existem questões críticas relacionados à usabilidade

do SGPs. Essas questões podem acarretar problemas e limitações no uso dos SGPs, indo ao

encontro com as críticas da literatura. Entretanto não é possível, somente com este estudo,

afirmar que a falta de usabilidade é a única causa dos problemas citados pela literatura.

A limitação deste estudo está relacionado ao teste de uma única ferramenta, neste caso o Ms-

Project. Porém muitos SGPs apresentam funcionalidades similares e um padrão de interface

semelhante. Esta é uma área que poderia ser mais bem analisada em estudos futuros, já que a

facilidade de uso foi apontada como o ponto mais importante de um SGP por estudiosos da

área.

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Como próximos passos, dando continuidade a esta pesquisa, pretende-se desenvolver proposta

de nova uma interface para o SPG estudado, de forma a trabalhar melhor as visualizações

gráficas das funcionalidades e contribuir com melhorias para novos SGPs, de forma a facilitar

sua utilização pelos usuários.

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11

novembro, 2006.

12

Apêndice A

Lista de tarefas a realizar

1. Inserir uma tarefa (Task) na Tabela de Tarefas .

2. Inserir uma nova coluna (Early Start) à tabela.

3. Escolha uma padrão de tabela do tipo Custo (Cost) para ser utilizado.

4. Altera a visão para Network Diagram.

5. Altere as configurações do arquivo com a data do projeto “Start Date” e “End Date”

(Utilizar data atual + 3 dias, respectivamente) e selecione que ele será planejado “para frente

(Project Start Date)”.

6. Altere a métrica do campo “Duração (Duration)” do arquivo de dias (days) para

horas (hours).

7. Altere a visão para Gráfico de Gantt (Gantt Chart).

8. Adicione um primeiro item na tabela: “Jardim Pronto”

9. Adicione um segundo item na tabela: “Projeto aprovado pelo Cliente”. Faça o aninhamento

desta segunda tarefa dentro da primeira.

10. Completar a lista de tarefas de acordo com o impresso entregue.

11. Enumerar as tarefas (Task) da tabela de tarefas de acordo com o impresso entregue.

12. Criar relação de sequencia “Levantar requisitos com o cliente” para o item 1.1.2.1, com o

Tipo Termino-a-Inicio (Finish-to-Start [FS]).

13. Alterar ordem de sequencia no gráfico de Gantt (Gantt Chart), que se encontra ao lado da

tabela de tarefas.

14. Cadastrar o recurso abaixo na planilha de recursos (Resource Sheet) e voltar para a visão

do Gráfico de Gantt (Gantt Chart).

Resource Name: Bourle-Marx

Type: Trabalho

Initials: BMX

Group: Administrativo

Max. Units: 100%

15. Relacionar o recurso acima com o item 1.1 da tabela de tarefas seguindo a seguinte

ordem:

Alterar a duração da tarefa para 2 dias.

Alterar o tipo de tarefa (Task Type) para Fixed Units.

Adicionar o recurso (resource) Bourle-Marx.

Alterar a Coluna Duração (Duration) para Trabalho (Work).

13

14

Apêndice B

Representação em lista da WBS final proposta para o teste de usabilidade:

1 Jardim Pronto

1.1 Projeto Aprovado pelo Cliente

1.1.1 Levantar requisitos com o cliente

1.1.2 Preparar possíveis soluções de jardim

1.1.2.1 Desenhar diferentes alternativas

1.1.2.2 Preparar orçamento estimado de cada alternativa

1.1.3 Apresentar soluções ao cliente

1.1.4 Detalhar solução escolhida pelo cliente

1.1.4.1 Preparar desenho final da solução

1.1.4.2 Preparar lista de materiais completa

1.1.4.3 Preparar orçamento final

1.1.5 Obter aceitação formal do cliente

1.2 Sistema de irrigação instalado

1.2.1 Preparar terreno

1.2.1.1 Remover entulho

1.2.1.2 Analisar o solo

1.2.1.3 Corrigir e preparar o solo

1.2.2 Instalar sistemas

1.3 Cerca Construída

1.3.1 Comprar material da cerca

1.3.2 Receber o material da cerca

1.3.3 Instalar o material da cerca

1.4 Plantas colocadas

1.4.1 Comprar plantas (grama, árvores e arbustos)

1.4.2 Plantar árvores e arbustos

1.4.3 Plantar grama

1.4.4 Molhar terreno