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SPED NAS PEQUENAS EMPRESAS Palestra:

CONTADOR NÃO FAZ MILAGRE

ANTONIO SERGIO DE OLIVEIRA

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PROJETO SPED

O projeto do

Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) constitui-

se em um conjunto de obrigações acessórias

objetivando a fiscalização eletrônica das empresas.

Envolve os fiscos Federal, Estaduais e Municipais

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ABRANGÊNCIA ATUAL SPED FISCAL (ICMS/IPI) SPED CONTÁBIL (ECD) FCONT NF-e CT-e SPED CONTRIBUIÇÕES (PIS/COFINS/INSS)

NOVOS PROJETOS

NF-e - Manifestação do Destinatário NFS-e CT-e SAT FISCAL – CF-e (cupom fiscal eletrônico) E-SOCIAL ( folha de pagamento) ECF (e-LALUR/FCONT + DIPJ) P3- Livro Mod.3 (controle do estoque)-Bloco K

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O SPED compreende diversos subprojetos:

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MUDANÇA DO PARADIGMA

Paradigma: “um exemplo que serve como modelo; padrão.”

• No caso das empresas, significa pensar de uma nova maneira, lançar mão de novos recursos, modernizar, reorganizar os processos de recebimento, processamento e envio das informações, investimento em informática, etc.

• Uso da contabilidade como ferramenta de gestão e planejamento, o que implica em fornecer todos os documentos (extratos bancários, contratos, notas fiscais) e informações necessárias ao Contador.

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Empresa: é a responsável perante o fisco pela entrega do SPED e,

caso algo saia errado, será a única prejudicada com multas e sanções

fiscais. Deverá propiciar o diálogo entre o fornecedor do sistema de

informática(ERP) e Contador.

Fornecedor do Sistema (ERP): geralmente é quem controla as

operações de compra, venda, estoque e financeiro da empresa, por isso

é detentor de inúmeros dados necessários ao SPED. É conveniente que

exporte essas informações para o sistema fiscal da contabilidade e,

atualmente, o caminho mais conveniente é fazer isso através do próprio

leiaute do SPED.

Contador: de forma geral, é o responsável pela apuração dos

impostos através dos recursos de seu sistema fiscal. Devido à grande

quantidade de informações necessárias ao SPED, vem se tornando

inviável a digitação dos dados fornecidos pelas empresas e é nesse

momento que o contador precisa do apoio do sistema de informática da

empresa.

DE QUEM É A RESPONSABILIDADE ?

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Pontos de atenção para a empresa Adequação do sistema de informática

Adequação dos cadastros de clientes, fornecedores e produtos Controle de estoque e inventário físico

Reorganização na relação com funcionários e revisão da folha de pagamento

TODA EMPRESA NECESSITA DE UM SISTEMA

Buscando reduzir ou eliminar desperdícios, retrabalho e

aumentar a eficiência dos controles internos é

indispensável a utilização de um sistema de controle interno.

A ESCOLHA DO SOFTWARE

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1º - Definir o software (programa) de acordo com a atividade

2º - Buscar o hardware (equipamento) adequado

para instalar e operar o aplicativo

3º - Preparar a infraestrutura para

receber o hardware e o software (local, ventilação,

segurança,contingências)

4ª - Capacitar as pessoas que irão utilizar e alimentar o

programa

A ESCOLHA DO SOFTWARE – AÇÕES RECOMENDADAS:

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• O que analisar na contratação de um aplicativo:

Fornecedor

Produto (apresentação,

demonstração e testes)

Preços

Suporte pós-contrato

Política de atualização e manutenção

Custos de customização e consultoria

Licenças

Diferenciais (do produto para você)

Emissão de NF-e e guarda do XML

Inventário e Controle da Produção e do Estoque

A ESCOLHA DO SOFTWARE – O QUE ANALISAR

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A ESCOLHA DO SOFTWARE – FORNECEDOR

• Origem, histórico, equipe

• Tempo no mercado

• Portfólio de produtos e serviços

• Clientes (tipos e portes, satisfação)

• Informações cadastrais (CNPJ e Prefeitura)

• Recursos para atendimento

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A ESCOLHA DO SOFTWARE – HARDWARES

• Alguns hardwares e recursos básicos para o uso do

programa:

• servidor

• microcomputadores

• rede de comunicação de dados

• impressoras

• Segurança dos dados:

• Backups periódicos

• Senhas de acesso

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CADASTROS: CLIENTES

FORNECEDORES PRODUTOS

Preparando o Cadastro de clientes, fornecedores e produtos

Setor de Cadastros,Compras e Vendas

• Um ponto importante a ser pensado é na orientação dos seus clientes a manterem em dia os cadastros dos clientes, fornecedores e produtos, já que no SPED os cadastros desempenham importante papel na hora da validação do arquivo. Atenção aos códigos dos produtos.

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REGISTRO 0150: TABELA DE CADASTRO DO PARTICIPANTE

Nº Campo Descrição

01 REG Texto fixo contendo “0150”.

02 COD_PART Código de identificação do participante no arquivo.

03 NOME Nome pessoal ou empresarial do participante.

04 COD_PAIS Código do país do participante, conforme a tabela indicada no item

3.2.1.

05 CNPJ CNPJ do participante.

06 CPF CPF do participante.

07 IE Inscrição Estadual do participante.

08 COD_MUN Código do município, conforme a tabela IBGE

09 SUFRAMA Número de inscrição do participante na Suframa

10 END Logradouro e endereço do imóvel

11 NUM Número do imóvel

12 COMPL Dados complementares do endereço

13 BAIRRO Bairro em que o imóvel está situado

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REGISTRO 0200: TABELA DE IDENTIFICAÇÃO DO ITEM (PRODUTO E SERVIÇOS)

Nº Campo Descrição 01 REG Texto fixo contendo "0200" 02 COD_ITEM Código do item 03 DESCR_ITEM Descrição do item

04 COD_BARRA Representação alfanumérico do código de barra do produto, se houver

05 COD_ANT_ITEM Código anterior do item com relação à última informação apresentada.

06 UNID_INV Unidade de medida utilizada na quantificação de estoques.

07 TIPO_ITEM

Tipo do item - Atividades Industriais, Comerciais e Serviços:

00 - Mercadoria para Revenda;

01 - Matéria-Prima;

02 - Embalagem;

03 - Produto em Processo;

04 - Produto Acabado;

05 - Subproduto;

06 - Produto Intermediário;

07 - Material de Uso e Consumo;

08 - Ativo Imobilizado;

09 - Serviços;

10 - Outros insumos;

99 - Outras 08 COD_NCM Código da Nomenclatura Comum do Mercosul 09 EX_IPI Código EX, conforme a TIPI 10 COD_GEN Código do gênero do item, conforme a Tabela 4.2.1

11 COD_LST Código do serviço conforme lista do Anexo I da Lei Complementar Federal nº 116/03.

12 ALIQ_ICMS Alíquota de ICMS aplicável ao item nas operações internas

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INVENTÁRIO FÍSICO

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Guia Prático do SPED -Inventário na data do balanço

“Este registro deve ser apresentado para discriminar os valores totais dos itens/produtos do inventário realizado em 31 de dezembro de cada exercício.

O inventário deverá ser apresentado no arquivo da EFD, no segundo mês subseqüente ao evento.

Exemplo:

Inventário realizado em 31/12/13 deverá ser apresentado na EFD de período de referência fevereiro/14 a ser entregue até o dia 25/03/14.”

SP -Portaria CAT 147/09 Inventário quando entra no SPED

Essa regra está prevista no § 4º do Artigo 3º da referida Portaria:

“Artigo 3º – O arquivo digital da EFD de que trata o artigo 2º deverá conter: a EFD do livro fiscal Registro de Inventario.

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CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DOS ESTOQUES DO RIR (ART.296)

Insumos e Mercadorias:

Devem ser avaliadas pelo custo de aquisição mais recente.

Produtos Acabados e em Elaboração:

a) os de materiais em processamento, por uma vez e meia o maior custo das matérias-primas adquiridas no período, ou em 80% do valor dos produtos acabados, determinado de acordo com a alínea “b” a seguir;

b) os dos produtos acabados, em 70% do maior preço de venda no período de apuração.

INVENTÁRIO - OBRIGATÓRIO

dificuldades para o empresário e o contador: falta de controle de estoques

legislação sempre exigiu o estoque no balanço e o livro de Inventário (Modelo 7)

todas as empresas deveriam possuir o controle desses materiais

RIR traz alternativa quem não tem sistema integrado de controle de estoque (art. 296)

situação contornada pela adoção de regras do Imposto de Renda, mas o inventário fica errado.

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VANTAGENS DO CONTROLE DE ESTOQUE - 1

• obrigatória a existência de um sistema na empresa para controlar o estoque, compras, vendas, faturamento, financeiro, produção, contas a pagar, contas a receber

• para que se tenha a segurança do envio da informação correta para o fisco

• antes disso o controle de estoque é ferramenta crucial para a direção da empresa

• o empresário pode saber quais produtos têm saída mais rápida, qual produto está parado há muito tempo no estoque e quanto do seu capital está investido em mercadorias

• agregando o controle de estoque a outros relatórios e análises do contador é possível direcionar a aplicação de recursos para aqueles itens com maior margem de lucro

• é possível ainda a análise do custo de armazenagem e a avaliação do tamanho ideal do estoque evitando custos de aluguel de espaço para produtos parados, encalhados, de pouco giro ou pequena margem de lucro

• Por isso, empresário, antes mesmo do fisco, você deveria ser o maior interessado em controlar os estoques, já que isso pode trazer muitos benefícios à sua empresa, além de evitar multas da fiscalização

VANTAGENS DO CONTROLE DE ESTOQUE - 2

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INVENTÁRIO MOMENTO DE AJUSTE E AVALIAÇÃO DOS CONTROLES

• o inventário é a contagem física dos produtos numa determinada data com o objetivo de checar a qualidade dos controles e ajustar as eventuais diferenças

• deve ser o momento de finalização de um processo, processo que deve ser permanente ao longo do ano; o inventário é apenas uma correção de rota

• A meta final então não é apenas fazer o inventário, mas também implantar controles permanentes confiáveis

• implica tanto a aquisição de um sistema de controle interno quanto a mudança de cultura da empresa por meio da conscientização e treinamento do pessoal

Bloco Descrição Registro Nível Ocorrência Obrigatoriedade

do registro

(Todos

contribuintes)

H Abertura do Bloco H H001 1 1 O

H Totais do Inventário H005 2 V OC

H Inventário H010 3 1:N OC

H Informação complementar do

Inventário

H020 4 1.N OC

H Encerramento do Bloco H H990 1 1 O

Bloco H (visão geral com os registros fechados)

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Nº Campo Descrição

01 REG Texto fixo contendo "H005"

02 DT_INV Data do inventário

03 VL_INV Valor total do estoque

04 MOT_INV Informe o motivo do Inventário:

01 – No final no período;

02 – Na mudança de forma de tributação da mercadoria (ICMS);

03 – Na solicitação da baixa cadastral, paralisação temporária e outras

situações;

04 – Na alteração de regime de pagamento – condição do

contribuinte;

05 – Por determinação dos fiscos.

REGISTRO H005: TOTAIS DO INVENTÁRIO

4681-8/01 COMÉRCIO ATACADISTA DE ÁLCOOL CARBURANTE, BIODIESEL, GASOLINA E

DEMAIS DERIVADOS DE PETRÓLEO, EXCETO LUBRIFICANTES, NÃO REALIZADO

POR TRANSPORTADOR RETALHISTA (T.R.R.)

4681-8/02 COMÉRCIO ATACADISTA DE COMBUSTÍVEIS REALIZADO POR TRANSPORTADOR

RETALHISTA (T.R.R.)

Os CNAES abaixo devem enviar o inventário mensalmente cfme. Guia Prático

Nº Campo Descrição

01 REG Texto fixo contendo "H010"

02 COD_ITEM Código do item (campo 02 do Registro 0200)

03 UNID Unidade do item

04 QTD Quantidade do item

05 VL_UNIT Valor unitário do item

06 VL_ITEM Valor do item

07 IND_PROP Indicador de propriedade/posse do item:

0- Item de propriedade do informante e em seu poder;

1- Item de propriedade do informante em posse de

terceiros;

2- Item de propriedade de terceiros em posse do

informante 08 COD_PART Código do participante (campo 02 do Registro 0150):

- proprietário/possuidor que não seja o informante do

arquivo 09 TXT_COMPL Descrição complementar

10 COD_CTA Código da conta analítica contábil debitada/creditada

REGISTRO H010: INVENTÁRIO

11 Valor do Estoque para fins de imposto de renda

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P/3 - BLOCO K LIVRO DE CONTROLE DA PRODUÇÃO E DO ESTOQUE

• O ATO COTEPE ICMS 52/13, altera o leiaute da EFD previsto no Ato Cotepe 09/08 incluindo o Bloco K, relativo ao Controle da Produção e Estoque.

• Através do novo Bloco da EFD devem ser informados, entre outros:

• o estoque escriturado, através do registro K200

• os itens produzidos e os insumos consumidos, através dos registros K230 e K235

• detalhes sobre a industrialização efetuada por terceiros e os insumos consumidos, através dos registros K250 e K255

P/3 - Livro de controle da produção e do estoque

Nº Campo Descrição Tipo Tam Dec

01 REG Texto fixo contendo "0210" C 4 -

02 COD_ITEM_CO

MP Código do item

componente/insumo (campo 02 do

Registro 0200)

C 60 -

03 QTD_COMP Quantidade do item

componente/insumo para se

produzir uma unidade do item

composto/resultante

N 17 6

04 PERDA Perda/quebra normal percentual

do insumo/componente para se

produzir uma unidade do item

composto/resultante

N 2 2

Registro 0210 – Consumo Específico Padronizado (novo registro a ser incluso no Bloco 0)

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P/3 - Livro de controle da produção e do estoque

Bloco Descrição Registro Nível Ocorrência Obrigatoriedade

do bloco (Todos

os contribuintes)

K Abertura do Bloco K K001 1 1 O

K Período de Apuração do ICMS/IPI K100 2 V OC

K Estoque Escriturado K200 3 V OC

K Outras Movimentações Internas

entre Mercadorias K220 3 V OC

K Itens Produzidos K230 3 V OC

K Insumos Consumidos K235 4 1:N OC

K Industrialização Efetuada por

Terceiros – Itens Produzidos K250 3 V OC

K Industrialização em Terceiros –

Insumos Consumidos K255 4 1:N OC

K Encerramento do Bloco K K990 1 1 O

e- SOCIAL folha de pagamento

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Justiça do Trabalho

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Informações novas no e Social

Dados da estabilidade dos empregados (início, término e motivo)

Comunicação de aviso prévio, de férias e outros afastamentos

Processos judiciais ou administrativos

Atestado de saúde ocupacional

Alteração de dados cadastrais (endereço, escolaridade, estado civil, entre outros)

Alteração do Contrato de Trabalho (remuneração, local de trabalho, cargo ou função, entre outros)

Comunicação de Acidente de Trabalho (com ou sem afastamento)

Atividades efetivamente desempenhadas pelo trabalhador (PPP)

Fato relevante (advertência, suspensão, aposentadoria sem extinção do vinculo, entre outros)

Trabalhador sem vínculo empregatício (estagiários, diretor não empregado, cooperado, entre outros)

Informações novas no e Social

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PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS COM CESSÃO DE MÃO DE OBRA

• Tomadores – Informação separada por prestador – Detalhamento dos serviços – Valores Retidos – Notas Fiscais

• Prestadores dos serviços – Informação Separada por Tomador – Retenções sofridas – Notas Fiscais

• Obra de Construção Civil – Tomador - Empreitada total e subempreitadas

Informações novas no e Social

OBRIGAÇÕES DO CLIENTE (1) (área fiscal e contábil)

• Possuir Sistema de Gestão para poder exportar para o escritório as informações, o Contador vai tratar e validar a informação .

• Realizar nestes sistemas os lançamentos individualizados (item a item) relativos às suas compras e vendas observando as regras fiscais orientadas pelo escritório

• Contratar faturistas com conhecimentos básicos de legislação fiscal

• Propiciar treinamentos periódicos aos funcionários relativos a assuntos fiscais seguindo as recomendações do escritório

• Controlar estoques e informações da sua produção, realizando inventário físico nas datas recomendadas pelo escritório

• Emitir suas NF de vendas e enviar junto com todas as notas fiscais de compras para o escritório

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OBRIGAÇÕES DO CLIENTE (2) (área fiscal e contábil)

• Conferir a DANFE no momento do recebimento

• Armazenar os arquivos das notas eletrônicas (XML) de vendas e compras pelo prazo de 5 anos

• Obter NCM dos produtos comprados e vendidos

• Comprar os Certificados Digitais

• Acompanhar prazo de vencimento e renovar os certificados digitais

• Adequação dos cadastros de clientes, fornecedores e produtos

• Possuir Formulário de Segurança, no-break ou gerador de energia para emissão de NF-e em caso de emergências.

• Enviar XML para seus clientes e transportadoras

• Cobrar dos fornecedores p/ que enviem o arquivo xml

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PARTE I – O NOVO PAPEL DO EMPRESÁRIO

CAPITULO 1- A conscientização do pequeno empresário

CAPITULO 2- As 7 dicas para a pequena empresa

CAPITULO 3- A Contabilidade Auxiliando na Gestão da Empresa

CAPITULO 4- Atribuições Empresário e Contador

CAPITULO 5- A escolha e o uso de um sistema

CAPÍTULO 6- Inventário Físico

PARTE II - OS PROGRAMAS DO SPED

CAPITULO 7- EFD ICMS/IPI – Regras Principais

CAPITULO 8- EFD Contribuições (PIS/COFINS/INSS) – Regras Principais

CAPITULO 9- ECD (Contábil) – Regras Principais

CAPITULO 10-NF-e , CT-e

CAPITULO 11-Cupom Fiscal Eletrônico - Projeto SAT FISCAL

CAPÍTULO 12-E-Social

PARTE III – DIAGNÓSTICO DA EMPRESA

SPED NAS PEQUENAS EMPRESAS – o livro

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BIG BROTHER TRIBUTÁRIO (parafraseando Roberto Dias Duarte em seu livro Big Brother Fiscal)

RECEITA FEDERAL APERTA O CERCO CONTRA OS CONTRIBUINTES

O QUE SERÁ CRUZADO:

As informações que envolvam CPF ou CNPJ serão cruzadas on-line com:

DIMOB: Checar os bens imóveis - terrenos, casas, apartamentos, sítios, construções;

DEMED: Declaração de serviços médicos

DIMOF : Declaração de Informações s/ Movim. Financeira

BANCOS: cartões de crédito, débito, aplicações, movimentações, financiamentos;

DETRANS: Registro de propriedade de veículos, motos, barcos, Jet-skis, etc.;

EMPRESAS EM GERAL: cruzamentos de compras, vendas, água, luz, telefone, através da NF-e.

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PALESTRAS SOBRE O e-SOCIAL

ESCRITÓRIO CONTÁBIL : PREPARE SEUS CLIENTES DEPARTAMENTO PESSOAL:

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ANTONIO SÉRGIO DE OLIVEIRA Contador, Adm. de Empresas, Pós Graduado em Gestão Pública, Técnico em Contabilidade, palestrantes do CRC-SP, foi Consultor do Grupo IOB-THOMSON, foi Fiscal do CRC-SP, ministra aulas na, SINDCONT-SP, SESCON, CONTMATIC , FIPECAFI., atuando na área fiscal há mais de 25 anos. Ministra palestras e treinamentos para clientes e funcionários de Escritório Contábil. Coordenador do site www.portaldosped.com.br Autor dos livros: SPED NAS PEQUENAS EMPRESAS SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL SPED P/ CLIENTES DO ESCRITÓRIO CONTÁBIL (DVD) MANUAL DE SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA DO ICMS DE SÃO PAULO SPED e NOTA FISCAL ELETRÔNICA

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