tecnicas-de-arquivamento-27116
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PARTE I - CONTEXTUALIZAOARQUIVO - Significado Raiz ARCH => fundao, poder, comando, palcio do governo; Verbo ARCHEION => local de guarda, depsito; Substantivo ARCHIVES => documentos originais. (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, 1998)
ORIGEM Antigidade Civilizao Grega, aprox. scs. II ou III a.C; Bblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e 444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos arquivos reais da Babilnia, onde se guardavam os documentos" Idade Moderna - viso exclusivista de guarda dos documentos, enquanto instrumentos da administrao, para uso restrito do governo (final do sculo XVIII) Sculo XX, os arquivos abriram-se administrao, aos cidados e aos pesquisadores de diferentes reas.
Gesto documental O que ? Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991).
PARTE II - FUNDAMENTAO(BELLOTO, 1991) VARIVEIS Tipo de suporte Tipo de conjunto Produtor Fins da produo Objetivo Entrada dos documentos Processamento tcnico Comparao entre Arquivo e Biblioteca ARQUIVO Manuscristos impresso, audiovisuais, exemplar nico Fundos; documentos unidos pela origem Mquina administrativa Administrativos; jurdicos; funcionais; legais Provar, testamunhar Passagem natural [ou compra] de fonte geradora nica Registro; arranjo; descrio: guias, catlogos, etc. BIBLIOTECA Impressos manuscritos, audiovisuais, mltiplos exemplares Coleo; documentos unidos pelo contedo Atividade humana individual ou coletiva Culturais; cientficos; tcnicos; artsticos; educativos Instruir, informar Compra, doao, permuta de fontes mltiplas Tombamento; classificao; catalogao: fichrios [ou computador]
Pblico
Administrador e pesquisador
Grande pblico e pesquisador
PRNCIPIOS DE ARQUIVO 1 RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENINCIA Observa a origem da documentao 2 TERRITORIALIDADE Observa a localizao geogrfica da documentao 3 TEORIA DAS 3 IDADES Consiste no Ciclo de vida documental:Documentos Correntes: consulta freqente Documentos Intermedirios: consulta no freqente, aguardando eliminao ou recolhimento permanente Documentos Permanentes: possuem valor probatrio, histrico e informativo; preservado em definitivo
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS(PAES, 2002) QUANTO S ENTIDADES MANTENEDORAS Pblicos: Federal / Estadual / Municipal Institucionais: Institutos educacionais / Entidades Religiosas / Sociedades, Associaes, Fundaes, Ongs Comerciais (Privados): Empresas / Corporaes / Companhias Familiais ou Pessoais
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS 2. QUANTO AO ESTGIO DA EVOLUO Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta freqente, produzidos ou recebidos, conservados prximo e de fcil acesso Segunda Idade ou Intermedirio: documentos no consultados com freqncia, mas que podem ser utilizados; no precisam ser conservados prximo; tm carter de permanncia transitria Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razo de valor histrico, probatrio ou informativo para o passado; tm carter definitivo
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS3. QUANTO EXTENSO DA ATUAO Operacionais: documentos cujos processos de trabalho ainda no se concluram (arqs. Correntes) Setoriais: atrelados aos rgos operacionais (arqs. Correntes/Intermedirios) Centrais ou Gerais: locais para destinao final dos documentos correntes/intermedirios (arqs. Permanentes)
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS4. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS Especial: guarda dos documentos segundo o formato fsico ou suporte Especializado: guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou suporte
CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO EXTENSO DA ATUAOARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO
o arquivo onde se acondiciona os documentos aps a fase de maior operao e utilizao descentralizado: encontra-se prximo a estao de trabalho com moderado indice de utilizao Os documentos ficam armazenados em pastas ou caixas
QUANTO EXTENSO DA ATUAO
CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS ARQUIVO CENTRAL
Local onde so armazenados os documentos procedentes dos Arquivos Operacionais e Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a ltima etapa do ciclo de arquivamento Acondicionamento: Caixas Evita duplicidade de documentos Mantm a padronizao Rene assuntos correlatos
QUANTO S ATIVIDADES SETORIAL Receber, registrar e controlar a tramitao e a expedio dos documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos p/ o gerenciamento corporativo dos documentos. Organizar e manter os documentos nos padres estabelecidos Selecionar os documentos para transferi-los ao Arquivo Central, de
CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS
CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO S ATIVIDADESCENTRAL - Administrar e atualizar a TTD - Manter a padronizao estabelecida - Receber a documentao proveniente dos Arquivos operacionais e setoriais - Preservar a memria da empresa - Preparar os documentos p/: microfilmagem e digitalizao
CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO S ATIVIDADESCENTRAL - Atender as pesquisas - Realizar emprstimos - Implantar novos procedimentos e tecnologias que aprimorem o gerenciamento dos documentos - Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos Setoriais
CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO S ATIVIDADESCENTRAL - Providenciar requisitos tcnicos para a preservao dos documentos na rea de armazenamento, no que se refere a sua localizao, iluminao, climatizao e defesa contra insetos... - Elaborar e manter os manuais de procedimentos dos documentos distribuidos nos Arquivos das Unidades - Divulgar as atividades do Arquivo
PARTE III PROCESSAMENTO DA INFORMAO ARQUIVISTICAO que toda Organizao produz independente de seu tamanho ou tipo de negcio?Documentos
Informaes
Conhecimento
DOCUMENTOS TM SUA HISTRIA
Encontramos o registro de idias ou acontecimentos m pedras, mrmores, marfim, metal... Com a imprensa, o registro passou a ser em papel... Com o avano tecnolgico surgem outros materiais: fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books...
Todas as pessoas possuem documentos ... uma questo de memria
Etapas da gerao de informaes e documentos01 DOCUMENTO NO INDEXADODOCUMENTOFJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA
02
03
04DOCUMENTOFJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVALFFSS
05
Gaveto
06DOCUMENTOFJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA
07
08 ARQUIVO INATIVORC - TTDFJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA
DESCARTE
processo de trabalho do dia-a-dia quando executamos nossas atividades
SITUAO ENCONTRADA NAS EMPRESAS PELA AUSNCIA DE ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS
GESTO DOCUMENTALPARA QU?planejar e desenvolver atividades, considerando o capital informacional prvio; tomar decises poltico-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados; atender s necessidades legais e tcnicas; evitar a repetio completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos; recuperar a histria.
GESTO DOCUMENTALVantagens:racionalizao do trabalho aumento de produtividade; a recuperao rpida e precisa; o impedimento do acrscimo indiscriminado do volume de documentos; a otimizao de seus espaos fsicos de trabalho;
GESTO DOCUMENTALVantagens:o controle do trmite de processos desde sua gerao at a sua destinao final; a facilidade de transferncia ou eliminao dos documentos; a preservao e conservao dos documentos; preparo da documentao para a guarda definitiva ou para a transferncia.
ARRUMAO X ORGANIZAOArrumao: metodologia individual no precisa de Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos so menores Organizao: metodologia corporativa necessita de um Projeto/Plano de ao; as etapas de trabalho so programadas; os custos imediatos so maiores; os resultados so satisfatrios e garantidos; possibilita a perpetuao do sistema de documentao
PARTE IV MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSMtodos: alfabtico numrico alfa-numrico geogrfico assunto e por cores metodologia que relaciona cores s atividades desenvolvidas no Setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.
MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Alfabtico: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. um mtodo de acesso direto Numrico: um mtodo de acesso indireto que se baseia em atribuir cdigos numricos aos documentos Alfa-numrico: utiliza a combinao de nmeros e letras Geogrfico: utilizado p/ pesquisas por reas geogrficas Assunto: o mtodo que indexa o documento por assunto (problema: interpretao)
MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Regras de alfabetao Joo Barbosa Barbosa, Joo lvares Pedro lvares Cabral Cabral, Pedro
Sobrenomes iguais: Anibal Teixeira
Marilda Teixeira
Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda Artigos e preposies a, o, d, da, um Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d
MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Regras de alfabetao Sobrenomes com grau de parentesco: Antnio Almeida Filho Paulo Ribeiro Neto
Almeida Filho, Antnio Paulo Empresas : Embratel A Colegial Maranho Colegial (A) Embratel Maranho
Ribeiro Neto,
Universidade Federal do
Universidade Federal do
MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Regras de alfabetao Documentos geogrficos principal elemento a ser considerado a procedncia ou o local: - Nome do estado, cidade e correspondente as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. Correspondncia com outros pases: - pas, capital e do nome do correspondente as demais cidades sero albfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.
.
MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Documentos geogrficos - Nome do estado, cidade e correspondente
EstadoAmazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo So Paulo
CidadeManaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos So Paulo Lorena
CorrespondenteSobreira, Lusa Santos, Antnio J. Rodrigues, Isa Almeida, Jos de Corra Gilson Silva, Alberto
guias divisrias com notaes indicativas dos nomes das cidades
MTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS Correspondncia com outros pases: - pas, capital e nome do correspondente PasFrana Frana Portugal Portugal Portugal
CidadeParis (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto
CorrespondenteSilva, Aurlio Vadim, Roger Pereira, Jos Albuquerque, Maria Ferreira, Antnio
guias divisrias com notaes indicativas dos nomes das cidades
ATIVIDADENomes PessoaisWadenilson Gonalves Santos Zaira Cardoso Nunes Jos de Maria de Oliveira Laine da Silva Mrcio Santos Jnior Marcelo Cardoso Neto Ananias Figueiredo Amanda Figueiredo Vitria Albuquerque Vitor Albuquerque
Nomes de EmpresasCompanhia Vale do Rio Doce Viso Turismo A Trs Irmos The Library of Congress Para Sempre Mveis Ltda.
ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS1. os documentos devem ser ordenados um a um (utilizando o mtodo adequado - Alfa / Num / Cronolog.) 2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras ou suspensas, envelopes, guias separadoras ou capa-dura 3. so presos com grampos plsticos. 4. a identificao do assunto ser no visor das pastas suspensas 5. coloca-se uma etiqueta branca com a identificao de informaes nas pastas e
ORGANIZAO DOS DOCUMENTOSARQUIVO CENTRAL1. os documentos devem ser ordenados um a um 2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras, pastas suspensas, envelopes, guias separadoras ou capas duras 3. so presos com grampos plsticos. 4. preencher o formulrio p/ o cadastramento em soft de gerenciamento de documentos 5. acondicionar os documentos em caixasarquivo
ACONDICIONAMENTO Sistema de coresPadro Pasta IntercaladoraArquivos Correntes / IntermediriosProjeo tira de insero
Padro Pasta Suspensa
ACONDICIONAMENTOFichas guiasA ALSilva
ACONDICIONAMENTO Sistema de coresArquivo Central
Padronizao do Arquivamento
EMPRESA 0010
ACONDICIONAMENTO
Etiqueta de legenda
Etiqueta com o nome e cor do setor
ACONDICIONAMENTO
ACONDICIONAMENTOData Pasta intercaladora com a cor da atividade
Etiqueta com a cor do setor
Etiqueta com a cor do tipo do documento
ARQUIVAMENTO PADRONIZAO
ARQUIVAMENTO PADRONIZAO
ARQUIVAMENTO PADRONIZAO
PARTE V COMO ORGANIZAR A MASSA DOCUMENTAL ?1. Diagnstico 2. RacionalizaoLevantamento e Formao da TTD
por rea por Espcie Documenta por Temporalidade por Referncia legal
Aprovao da TTD e Triagem dos documentos
3. Metodologia para Organizao dos documentos 4. Informatizao
DIAGNSTICOConhecer Atividade Cultura1 I n i c i o 2P e g u n t aN
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Informao Documento
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Tecnologia Mdias
DIAGNSTICOOBJETIVO:- mapear, avaliar e descrever o cenrio - levantar e analisar dados referente ao sistema de gerenciamento de documentos possibilitanto a elaborao do Plano de Ao o que, como, onde, quando, quanto tempo, quem e quanto custa.
RELATRIO:Visa retratar a situao atual de armazenamento, organizao e recuperao de informaes, analisando a situao atual, suas
DIAGNSTICOPARA QUE SERVE?- tomar medidas corretivas de uma situao critica - conhecer os problemas e as possiveis medidas p/resolv-los - solucionar problemas que se traduzem em desperdicios - conhecer fatores que favorecem e limitam a implantao do sistema de gerenciamento dos documentos - maximar o custo-beneficio do capital aplicado
DICAS PARA O DIAGNSTICOELABORAO: Exige: percepo, bom senso, experincia tcnica, criatividade; deve ser desenvolvido por mais de uma pessoa Coleta de dados: - Observao - Entrevista ou questionrio sobre: volume, forma de armazenamento, organizao, recuperao/acessibilidade, como
Diagnstico VOLUME DE DOCUMENTOS Modelo Constatao
Perdas
Volume de documentos gerados ao longo Ausncia da TTD gera insegurana no dos anos versus responsabilidade juridica descarte dos documentos, criando a de sua guarda. sistemtica de guarda indevida ou de expurgos errneos. Existncia de documentos obsoletos e em Na utilizao de outros espaos para duplicidade guarda de documentos e mobilirio Ausncia de instrumento para regular a saturado guarda e o descarte dos documentos , que possibilite melhor administrao do acervo Processo de busca do documento comprometido.
AO CORRETIVA:
Elaborao da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados Temporalis Aplicao da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda vencidos. Disponibilizao da TTD para todas as Unidades da Empresa
Diagnstico O RGANIZAO /ARQ UIVAMENTO /ACESSIBILIDADE Modelo Constatao Perdas Metodologia Particularizao individualizada e no despadronizada. arquivamento gerando acesso ao documento. Ausncia de automao do processo de recuperao documental Os Arquivos encontram-se arrumados e no organizados. AO CO RRETIVA processo dificuldade
Criao de padres corporativos para a organizao dos documentos. Utilizao de Aplicativo para o gerenciamento das informaes.
PLANO DE AO - ModeloPLANO DE AO-ARQUIVO CENTRAL ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COM O QUEM
1
Organizao do Acervo Organizao dos grupos do Arquivo Central documentais Elaborao da Tabela Determinao dos prazos Dar consistncia legal ao Atravs de consultas a de Temporalidade legais para guarda e arquivamento dos legislao Documental descarte do acervo documentos com documental anuncia do Cliente Etapas: 1. Levantamento dos documentos/anlise documental 2. Emisso da Tabela 3. Aprovao da Tabela 4. Triagem da documentao Descarte dos documentos obsoletos Eliminar as no conformidades Eliminar os documentos obsoletos
CC
1.1
CC
CC/ Coamo
PLANO DE AO - ModeloPLANO DE AO ETAPA 2 ATIVIDADE Padronizao Organizao dos documentos O QUE Padronizao e organizao dos documentos para formao de um sistema de recuperao e armazenamento eficientes POR QUE O fornecimento de informao dever atender ao padro COMO Atravs de implementao de metodologia estabelecida QUEM CC
3
Informatizao do acervo
Transcrio da informao Permite a economia de organizada e validada em tempo, espao, e otimiza mdia eletrnica as atividades da empresa somado ao fator segurana Formao de Base de Dados para cadastramento da informao Para permitir os itens de validao, indexao, pesquisa, entre outros
Atravs da estruturao de Aplicativo para cadastramento de documentos Alimentando e auditando a Base implantada Descrevendo a metodologia utilizada para a estruturao do servio de documentao
CC
4
Cadastramento dos dados
CC
5
Manuais de Descrio dos Manuteno do Sistema procedimentos/Politica Procedimentos referentes estabelecido Documental Corporativa aos processos, atividades, etc do funcionamento do Arquivo e sua realao com a Empresa
CC
ALA DOS OBCECADOS DESCARTANTES
POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAO DE DOCUMENTOS ?
ALA DOS GUARDADORES OBCECADOS
Ganhar trofeu por jogar papel fora
Fazer cpias para no perder o controle
POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAO DE DOCUMENTOS ?- Reduo da massa documental - Racionalizar custos (reduzir custos) - Melhor armazenamento (espao fisico + mobilirio) - Melhor organizao, permite a informatizao - Possibilita pesquisa rpida - Evita extravio de documentos - Garanti a preservao dos documentos de valor - Aproveitamento dos recursos humanos, tecnolgicos, etc.
PARTE VI - TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
O QUE ? um instrumento que define critrios de seleo de documentos para fins de armazenamento disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivstico apresenta, enquanto fonte de informaes administrativas, gerenciais ou histricas que compem a trajetria da Organizao.
TTD ELABORAO1. Passo: Coleta de InformaesPreencher a Ficha de Anlise Documental: - registrar informaes sobre cada documento - referenciar os prazos legais ou de validade
Detalhar as informaes sobre cada documento atravs: - entrevistas e levantamento do acervo documental
TTD ELABORAO2. Passo: Consolidao das Informaes O Documento analisado nos aspectos legais, fiscais, tributrios etc;
Registrado na Ficha de Anlise Temporal;
Formao da TTD (digitada para apreciao e validao)
TTD ELABORAO3. Passo: AprovaoApresentao
do primeiro formato da TTD;
Reunio para discusso e aprovao por rea;
Reunio para homologao com assinatura pelo Gerente, pelo Diretor...Guardar
uma cpia assinada.
TTD ELABORAO4. Passo: Formatao final Registro em formato de tabela ou informatizado dos Documentos Gerados nas diversas reas da empresa: - Pessoal, Contbil, Administrativa etc. Descrio / Definio dos Documentos: - Por empresa/instituio, se for pessoa jurdica; - Por setor/departamento; - Por tipo, etc. Referncia da Legislao: - Tributria, fiscal, trabalhista etc.
TTD - ELABORAO5. e 6. Passos: Manualizao e Treinamento Estabelecer Procedimentos para: Utilizao (Usurio): - Consulta, Descarte, Segurana etc; Atualizao da TTD (Equipe multidisciplinar): - Manuteno; - Formatao
TTD - Aplicao
A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo documental evitando seu crescimento desordenado e principalmenteERROS NO DESCARTE
TTD - UFMAUniversidade Federal do Maranho Resoluo n 05/90- CAAprova a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranho.
O Reitor da Universidade Federal do Maranho, na qualidade de PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAO, no uso de suas atribuies estatutrias. Considerando o que consta do Processo n 004692/90 e o que decidiu este Conselho em sesso realizada no dia 24 de agosto de 1990; RESOLVE: Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranho, constante do Anexo da presente Resoluo e que dela faz parte integrante. D-se cincia. Publique-se. Cumpra-se. So Lus, 23 de outubro de 1990. Prof. JERNIMO PINHEIRO Presidente
TTD - UFPBUNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB
Aprovada pela Resoluo 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho Universitrio CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se resoluo 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ/Arquivo Nacional. A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de 1998 a 2000. Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitrio da UFPB.
Entendendo o Ciclo de Vida Documentalento
Arranjo / Descrio
Recolhimento Processo de Classificao (aplicao da TTD) C
Recol him
PAVAL
I
Controle: -Entrada; -Sada; -Eliminao
Transferncia Fase Corrente / Intermediria Gesto de Documentos Fase Permanente Manuteno e Guarda de Documentos
AVAL
A ESCOLHA DA FERRAMENTA O software deve possibilitar: cadastar documentos armazenados nos Arquivos gerenciar informaes de texto e de imagens
PARTE VII - PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
criar, editar, distribuir informaes via rede, disco magntico ou Cd atualizar e compartilhar informaes desenvolver pesquisa
PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOSO que um sistema eletrnico de gesto de documentos? um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caractersticos do sistema de gesto de documentos arquivsticos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes eletrnicos digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos eletrnicos e convencionais ao mesmo tempo.
GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS GEDO GED a somatria das tecnologias e produtos que objetivam gerenciar informaes em forma de voz, texto ou imagem de maneira eletrnica. O sistema de GED no s gerenciamento de arquivos. Ele implementa categorizao de documentos, tabelas de temporalidade, aes de disposio e controla nveis de segurana.
GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS - GEDGED no s escanear, atravs daDigitalizaoConsiste: 1. Preparao dos documentos 2. Indexao 3. Digitalizao 4. Exportao das imagens e ndices
GED X GDE
GESTO DE DOCUMENTOS
Gesto Eletrnica de Arquivos Gesto Tradicional de Arquivo Todos os suportes, inclusive papel Arquivos Eletrnicos (somente documentos em meio eletrnico)
GED Gesto Eletrnica de Documentos (IDEAL)
Gesto de Documentos Eletrnicos
MANUAL
AUTOMATIZADO
PARTE VIII - NORMAS E LEGISLAO ARQUIVSTICANORMAS ISAD (G) Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica Serve para elaborao dos isntrumentos de pesquisa ISAAR (CPF) Norma Internacional de Controle de Autoridade para Corporaes, Pessoas e Famlias Serve para elaborao das entrada (cabealhos) das descries dos isntrumentos de pesquisa
NORMAS E LEGISLAO ARQUIVSTICALEGISLAO LEI 8.159/1991 DECRETO 4.553/2000 LEI 8.264/2005 mbito Federal
mbito Estadual
Estes documentos regulam as disposies sobre arquivo nas esferas federal e estadual
Qual o resultado do uso da Gesto de Documentos? Reduzir desperdcios, custos de armazenamento e custos correlatos (de 30 a 40%) Reduzir custo de homem/hora na busca da informao/documento Melhorar a imagem das instituio junto aos seus clientes internos e externos Incentivar a participao dos geradores de informaes na busca de melhorias Melhorar o ambiente fsico e condies de trabalho.
CONCLUSO