PROCESO DE COMPRAS: BÚSQUEDA DE PROVEEDORES.

TEMA 4

GESTIÓN DE LAS COMPRAS.

RELACIONES CON OTROS DEPARTEMENTOS

Financiero. Técnico. Administración. Dirección. Almacén.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

RRHH DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

JEFE DE COMPRAS.

COMPRADORES.

COMPRADORES.

COMPRADORES.

Inicio

PLANIFICAR LAS COMPRAS.

Solicitar ofertas y presupuestos

Evaluar las ofertas

recibidas.

Seleccionar al proveedor

Negociar las condiciones

Analizar Las necesidades

Solicitar el pedido

Realizar un seguimiento del

pedido y los acuerdos.

Fin

PROCESO DE COMPRAS

TIPOS DE COMPRA (EN FUNCIÓN DE LAS NECESIDADES)

CÍCLICAS O RUTINARIAS

ESPECIALES

ANTICIIPADAS

ESTACIONALES

DE OPORTUNIDAD

DE URGENCIA

Pequeñas cantidades. Entrega diaria o semanal.Baja inversión.Establecimientos de artículos de consumo.Contrato de compraventa: De suministro.

No se trata de materiales para su transformación.Gran inversión. Decisiones no sólo del dpto comercial,también dpto técnico, fro, etc.

Se realizan antes de que surja la necesidad, bien para aprovechar antes de subidas de precios o cuando se conoce lo que se va a necesitar en un futuro inmediato.

Productos de temporada para atender la demanda estacional.

Productos muy rebajados. La inversión supone un riesgo. Siempre que los artículos cumplan los requisitos del dpto técnico.

Para cubrir necesidades urgentes.Suelen ser más caros porque no se pueden aprovechar descuentos y rappels.

BÚSQUEDA DE PROVEEDORES.Normalmente las empresas tienen un fichero con información sobre proveedores, actuales y potenciales.Estos últimos se pueden encontrar en:• Internet. (on line)• Guías telefónicas.• Organismos Oficiales (Cámaras de comercio)• Prensa y revistas especializadas.• Ferias y exposiciones.• Bases de datos cedidas por empresas

especializadas. Nota: el resto se trata de búsqueda off line

Si se necesita contacto directo con el proveedor:

• Entrevista con representantes del proveedor,• Visitar Mercados centrales.• Ferias y exposiciones.• Oficinas de compra (Centros de venta que el

proveedor tiene en determinadas ciudades para acercar sus productos a los posibles clientes. Los servicios que ofrecen son: información sobre precios y presupuesto, sobre cambios o actualizaciones en el diseño del producto, gestión de pedidos...

• Importadores mayoristas. Son empresas que, dentro del país, ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables. Estos proveedores, normalmente, se ubican en grandes ciudades y venden a comerciantes y consumidores los artículos que importan del extranjero.

BOLETÍN DE COMPRAS.

Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado “boletín de compras”·. La sección o departamento que emite el documento detalla en él las características del material que necesita y cuándo tiene que estar disponible.

El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o información de los materiales solicitados.

El proceso suele ser el siguiente:

Dar preferencia a las solicitudes de materiales cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.

Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez. Cuando el material se ha comprado otras veces, se trata de una compra rutinaria, pero si no es así hay que solicitar varias ofertas y elegir al proveedor.

Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor. También se pueden agrupar por artículos que suministra un proveedor en exclusiva, materiales que suministran varios proveedores o productos importados.

Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido. Este paso es necesario cuando se trata de un bien para el uso de un departamento o sección.

BOLETÍN DE COMPRAS

DISEÑAR BOLETÍN DE COMPRAS EN EXCEL. ACTIVIDAD PROPUESTA 4.2. PÁGINA 101

El siguiente paso será decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc. Cuando en el aprovisionamiento están implicadas las secciones de fabricación, almacén y ventas, la respuesta a preguntas del tipo qué cantidad comprar, cuándo solicitar el pedido, a qué precio, generalmente se resuelven en el departamento técnico o en el de ventas; la solución que ellos aportan a la gestión de compras puede hacer referencia a las necesidades para un proceso concreto, una temporada o un año.

SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO

QUÈ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR

Además de la información anterior, hay que pedir catálogos, muestras..., indicando la fecha límite para que envíen la respuesta.También es conveniente indicar que se está solicitando la misma información a otros proveedores y cuál es el criterio que utilizará la empresa para evaluar las ofertas recibidas

SOLICITUD DE INFORMACIÓN

MÉTODOS PARA EL CÁLCULO DEL PRESUPUESTO

CUANDO EL CLIENTE RECIBE EL PRESUPUESTO NECESITA CALCULAR EL COSTE UNITARIO PARA COMPARARLO CON OTRAS OFERTAS.

MÉTODOS:

1. Prorrateo de gastos comunes.El prorrateo de gastos comunes consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes, etc. entre los distintos artículos. Para conseguirlo se podrían utilizar repartos proporcionales mediante reglas de tres directas, pero esto supone tener que repetir el procedimiento para cada uno de los artículos y elementos.

GASTOS DE COMPRA O ADQUISICIÓN. Envases y Embalajes: Se reparten en

función de las unidades. (Siempre que no sean retornables)

Transportes: Se reparten en función del peso o del volumen.

Carga y Descarga: En función del peso o grado de dificultad para manejarlos.

Seguro y Aranceles: Según el valor neto de la mercancía.

2. CONSTANTE DE PROPORCIONALIDAD K

K = (Coste Neto/Importe Bruto), Coste Neto = Importe Bruto – Descuentos + (Gastos Comunes)Importe Bruto = Q x P (de cada uno de los productos)

Una vez conocida K, el coste unitario de cada producto será igual al K por el precio de compra de cada unidad.

Una forma de reducir el cálculo consiste en utilizar la denominada constante de proporcionalidad (k), que se aplica así:

Fuente: GESTIÓN LOGÍSTICA Y COMERCIAL. Paraninfo.