O Armazém

Para ilustrarmos melhor a evolução das necessidades de informação, vamos analisar o crescimento

das empresas no país. A grande maioria das empresas nacionais teve seu início de atividade

caracterizado por um negócio de pequeno porte. Para ilustrar essa figura típica, poderíamos utilizar

a imagem de uma pequena quitanda, um armazém de bairro. O proprietário (um futuro grande

empresário) administra seu negócio junto com seus familiares. Observa-se que existe um domínio

completo do negócio e suas informações. O proprietário obtém os dados rapidamente de seus

estoques, simplesmente olhando para os itens nas prateleiras. Conhece pessoalmente seus clientes,

normalmente pessoas do bairro, permitindo que comprem a crédito através de um caderno de

pendências por cliente, e também conhece seus fornecedores pessoalmente. O controle do fluxo de

caixa resume-se a simples operações de pagar, receber e sobrar, diretamente na caixa registradora.

Existe então a informação completamente acessível, disponível e de qualidade suficiente para o

negócio.

O bom atendimento prestado pelo proprietário do armazém faz com que a clientela aumente, solicite

produtos melhores, mais variedade e quantidade, além de formas de pagamento diferenciadas, etc.,

e o negócio vai crescendo, até que encontramos o velho armazém transformado em um

supermercado.

Com o crescimento o volume de informações cresce de forma quase exponencial, qualifica-se e

especializa-se. O proprietário daquele antigo armazém, agora um promissor supermercado, conta

com profissionais especializados que o auxiliam no atendimento de atividades específicas, tanto com

os clientes quanto no controle do negócio e, principalmente, para controlar as informações agora

departamentalizadas e especializadas. Existem, na empresa, atividades profissionais específicas,

como contador, comprador, almoxarife etc.

Este é um primeiro instante da “departamentalização” da empresa. Mas o que interessa salientar é

que se observa uma grande dificuldade do ser humano em lidar com grandes massas de

informação. Já não é mais possível, ao proprietário, manipular e ter o domínio completo das

informações de seu negócio. Isso caracteriza o que denominamos aumento do domínio do

problema.

Neste instante, pode ser estratégico e crítico para o negócio a necessidade de informatização do

supermercado.

Mas a questão é: o que estamos procurando solucionar? Qual é o problema?

A resposta correta é, e sempre será, a necessidade de informação.

Os Dados

O desenvolvimento de aplicações computadorizadas, orientadas pelas necessidades de cada área,

utilizando equipamentos e software variados, não resolve o problema, mas paliativamente passa a

sensação de que as coisas estão andando rapidamente, e que todos tem controle de sias situações

e necessidades. Qual a realidade afinal?

Em toda e qualquer empresa que se analise, constataremos que as informações interligam-se

constantemente, não permanecendo isoladas e estanques em um determinado setor da empresa,

Logo, dados que são gerados por vendas são necessários a compras, para que este setor

disponibilize a entrega das vendas, estabeleça os pontos de ressuprimento dos produtos,

considerando e calculando o giro de estoque. Da mesma forma os dados de compras interessam

para o financeiro, já que devemos providenciar uma previsão de desembolso. Os dados de compras

são importantes para vendas para estabelecimento de preços. Poderíamos continuar todo este livro

fazendo ligações entre departamentos, mas não é este o objetivo. O que queremos é salientar a

importância das informações no negócio da empresa, e que elas não produzem resultados se

isoladas em órgãos.

Existe a clara necessidade de interligação de todas as informações, para que se venha obter uma

visão corporativa do negócio, e que seja explícita o suficiente para mostrar a empresa como ela

realmente é.

Um sistema de informações realizado de forma estanque e departamentalizada vai ter como

característica um fluxo de dados extremamente complexo entre os departamentos, mas não

representando uma realidade clara e límpida do negócio.

As áreas operacionais da empresa acabam possuindo bases de dados exclusivas para sua

utilização, não importando a sua utilidade no resto da empresa.

A cada área “informatizada” correspondem processos de atualização distintos e particulares (deudos

de PD), que consomem recursos inversamente proporcionais aos resultados que produzem.

Logo, observa-se na empresa um nível de inconsistência de informações muito alto, criando

dificuldades sensíveis no processo gerencial, com um custo significativo. E de nada adiantam as

soluções paliativas de atualizações simultâneas entre os diversos sistemas e bases de informação,

buscadas num último instante como solução de processamento de dados. É típico observarmos em

várias empresas a disputa pela posse de informação mais confiável, em reuniões gerenciais para

análise e definição de estratégias, que em nada contribuem para o processo como um todo.

Frase típica: “os dados do “meu” sistema são os certos”, ou então a clássica: “o CPD não funciona,

gastamos um dinheirão à toa”. Enquanto se briga por autoria e buscam-se culpados, a empresa está

parada, sem informações que possibilitem a sua administração eficiente. A busca de culpados em

nada resolve o problema do dono do negócio. Somente com a adoção de uma metodologia correta e

um envolvimento corporativo podemos obter o caminho correto.