THOMASSEM, THEO. Uma primeira introduo Arquivologia. Arquivo & Administrao. V.5, n.1, jan/jun 2006, p. 5-16.

DOCUMENTO ARQUIVSTICO Arquivo o conceito central da Arquivologia Quais os tipos de documentos dos arquivo? Quais os tipos de conjuntos documentais? Em que sentido so distintos dos outros documentos e conjuntos? O que arquivo e sistema de arquivo? Quais as funes de um arquivo? Quais as entidades que os compem? Como avaliar e assegurar a qualidade de um arquivo?

Arquivos informaes vinculadas a processos, geradas e estruturas por processos de trabalho. Informaes funcionalmente interligadas. Sistema de gerenciamento de arquivo visa estabelecer, manter e explorar a ligao entre os processos de trabalho e a informao gerada por eles.

FUNES DOS ARQUIVOS Reutilizao das informaes em outro momento ou lugar Possibilidade de recuperao e interpretao contextual devido exatamente qualidade da informao estar ligada aos processos de trabalho de forma estruturada Como memria dos produtores dos documentos e da sociedade (memria individual, organizacional). Capacidade de documentar a prpria histria. Importncia, para a sociedade, da conservao dos documentos responsabilidade dos atos das associaes, empresas, indivduos etc

Arquivos servem para: Apoiar o gerenciamento operacional (possibilitar o funcionamento do organismo) Prestar contas (garantem responsabilidade e prova das aes) Conservar memria, registros da histria (herana cultural)

Funes do documento de arquivo:

Primria papel ativo do documento

Secundria atribuda, no inerente ou natural do documento

FORMAS DOS DOCUMENTOS

Estrutura interna dos documentos (forma documental) relaes entre os elementos que o constituem Forma funo = melhor prova

Tipos de formas documentais: Fsica formato, nmero de pginas, suporte, escrita etc. Forma fsica relacionada funo do documento Intelectual composio interna, relao lgica entre as informaes registradas. Como a informao foi registrada.

Forma material diferente de estgios de elaborao de documentos Forma material como foi redigido, formulado o documento depende da funo Estgio de elaborao fases do processamento durante o desenvolvimento do documento (rascunho, minuta, cpia fiel, original) funes diferentes em um mesmo processo

Originais autenticados por selos e assinaturas; nicos enviados. Os que podem fazer cumprir, os documentos considerados completos. Relao lgica entre os dados registrados determina a configurao do documento. Estruturao fsica + intelectual

Nos documentos digitais, a estrutura fsica diferente da intelectual.

A ESTRUTURA DO ARQUIVO Estrutura externa dos arquivos relao entre os documentos Estrutura lgica e funcional do arquivo deve ser uma representao adequada da estrutura dos processos de trabalho Estrutura do arquivo e dos documentos como representao das funes = melhor e mais rpida a recuperao da informao

Estrutura do arquivo dimenso fsica ordem fsica dos componenetes; locais de armazenamento; formas de acondicionamento

Estrutura do arquivo dimenso lgica, funcional Ordem fsica e armazenamento ligados recuperao e preservao mas tambm pode representar as funes dos arquivos e o valor dos documentos; pode estar ligado tambm a questes prticas

Informaes sobre ordem fsica dos documentos significado para o arquivo (deve estar includa no sistema de informaes do qual os arquivos tomam parte) Estrutura lgica sries, dossis, documentos reflete relaes funcionais entre os documentos Estrutura lgica pode ser igual fsica Estrutura lgica normalmente diferente da fsica

Papel do instrumento de pesquisa representao das funes dos documentos e suas relaes lgicas de reciprocidade e direcionamento para o lugar onde os documentos esto fisicamente carter de metadados (informaes sobre a informao) Flexibilidade dos instrumentos de pesquisa eletrnicos.

O CONTEXTO ARQUIVSTICO

Conceitos e partes dos instrumento analticos da Arquivologia: Forma Estrutura Contexto

Contexto arquivstico fatores ambientais que determinam contedos, formas e estrutura dos registrosTipos de contexto arquivstico: Contexto de provenincia Contexto administrativo Contexto de uso

Todos determinados por contextos mais amplos (scio-polticos, culturais e econmicos)

1 Contexto de provenincia - contexto de produo dos documentos Contexto organizacional estrutura organizacional Contexto funcional misso, funes, objetivos do produtor (tarefas, atividades que desempenha para cumprir a misso etc). O contexto funcional determina o contedos do arquivo Contexto de procedimentos administrativos processos de trabalho (determinam a estrutura lgica do arquivo), atividades (geram dossis documentais), aes e transaes (geram os documentos individuais);

2 Contexto administrativo (dos documentos e sua conservao)

Contexto documentrio estrutura do arquivo todos os procedimentos, mtodos, conhecimento, meios e documentos com os quais o produtor assegura a disponibilidade e integridade dos arquivos

3 Contexto de uso

Usurios, suas competncias, perguntas, como tentam respond-las

Contexto scio-poltico, cultural e econmico tudo o que influencia o contexto ambiental. Informao contextual d significado aos arquivos devem ser inseridas no sisteam de informao do qual o arquivo parte.

FUNES E SISTEMAS DE ARQUIVO Necessidade de regular o fluxo dos documentos para que o arquivo possa funcionar como apoio aos processos de trabalho

Quais documentos podem ser considerados arquivsticos? O papel da avaliao e seleo Criao de documentos estruturados em formas definidas para garantir evidncia/prova da funo e autenticidade Fluxo de documentos regulado assegura que documentos produzidos por um processo de trabalho continuem ligados para boa recuperao e uso o papel da gesto documental

Arquivstica deve preservar o sistema de arquivos, manter documentos em ordem, fornecer informaes

Gesto: novo processo de trabalho (organizao da conservao sistemtica de arquivos)

PROCESSOS DE TRABALHO, PROCESSOS DE INFORMAO E ACESSIBILIDADE Informao carter processual Documentos mudam sua funo nas transaes mudam forma tambm Um documento pode progredir de uma forma material para outra Arquivos atestam formas consecutivas de um mesmo processo de trabalho Arquivos menos dinmicos que os processos de trabalho que os geraram

ARQUIVOLOGIA

Objetos: Informao relacionada a processos Os processos Circunstncias dos processos

Objetivos: Anlise de documentos como produtos e produtores de atividades sociais

E, pragmaticamente, o estabelecimento, desenvolvimento e conservao da qualidade de documentos e arquivos

Metodologia: Usar processos de trabalho como estruturas representativas para anlise de documentos Estabelecer, desenvolver e manter os vnculos entre informao e documento, documentos e outros documentos, documentos e processos de trabalho, processos de trabalho e seu ambiente social

Principais conceitos da metodologia de arquivo Qualidade da informao relacionada processos (informao + metadados) vnculos entre a informao e seus processos geradores Manter relao entre informao e forma, estrutura e contexto de criao. Documentar as alteraes feitas.

Ao nvel do documento respeitar a forma do documento papel da diplomtica

Ao nvel do arquivo respeitar a estrutura (ordem original) e o contexto (provenincia