Como elaborar uma carta comercial com eficácia

Realizado por: João Cruz nº7 Jorge Delgadinho nº8 Tiago Santos nº16

O que deve fazer ?

Ter o cuidado de verificar erros ortográficos ou gralhas

Simples

O tom utilizado numa mensagem comercial deve ser:

OriginalRever os textos de forma a evitar a repetição de ideias.

Usar palavras com força que deem a ideia de ação;

Escrever corretamente

Usar pontuação

Passo 1 - Escolher a linguagem correta de uma carta

Excesso de familiaridade: ao tentar escapar à rigidez e excesso de formalidade não caia no erro oposto. Mesmo que conheça o destinatário, lembre-se que a correspondência poderá ter que ser lida por terceiros.

Mencionar a sua exclusiva conveniência: evite mencionar o

que lhe convém a si, dando sempre ênfase ao que pode interessar ao

leitor.

Excesso de confiança: nunca antecipe a atitude do leitor. Frases como "agradecemos antecipadamente", "estou seguro de que..." impõem um critério ou uma decisão ao leitor.

Vocabulário vulgar ou limitado: aprender a distinguir entre linguagem popular e vulgar. Uma expressão popular poderá enriquecer a mensagem, mas uma carta repleta de frases comuns poderá ter um efeito negativo.

A verbosidade e a adulação: •esconde o verdadeiro conteúdo da carta.•provoca uma rejeição instantânea do leitor.

Para que uma carta ganhe eficácia deverá ter o cuidado de não cair nos seguintes erros:

Passo 2 - Estruturar da carta

Cabeçalho

Nome

actividade

Contactos

CorpoSaudação

Assunto

Data

Dados do Destinatário

Despedida

Logotipo

Morada

Nome

Morada

Titulo ou carga

Nome da pessoa

Titulo ou cargo

Assinatura (feita a mão)

Passo 3 - Escrever a carta

Como iniciar uma carta: No primeiro parágrafo deve fazer uma breve e

incisiva exposição sobre o motivo que o levou a

enviar a correspondência. No caso de se tratar do

fornecimento de um novo produto ou serviço

explicar do que se trata e a que tipo de cliente se

dirige.

O desenvolvimento da mensagem:

Este é o espaço destinado a uma explicação mais

detalhada sobre as razões que o levaram a escrever

a carta dando todas as informações específicas

para que o leitor compreenda o seu

propósito.

Como terminar a carta: Tal como a introdução, o

último parágrafo não deverá ultrapassar as

quatro ou cinco linhas. É importante agradecer ao

leitor o tempo que despendeu com a leitura

da sua carta e deve funcionar como um

convite para que destinatário o contacte

com brevidade.

Erros a não cometer: Repetições, Parágrafos demasiado longos e palavras rebuscadas.

Ideias-chave: Não deve exceder uma página, a carta deve estar dirigida a uma pessoal específica escreva uma introdução apelativa.

Passo 4 - Escolher o papel apropriado

O tamanho da folha deve ter em conta a dimensão do sobrescrito. A carta dobrada, no máximo em três, deverá caber comodamente no sobrescrito.

O grafismo do cabeçalho é primordial, devendo apostar na simplicidade.

A cor do papel também é importante. Os tons pastel são os mais adequados.

Quando escolher o papel dê atenção os seguintes aspectos:

Passo 5 - Preencher o envelope

O preenchimento do envelope também está sujeito a certas regras:

Dados do Remetente: Dados do Destinatário:

Colocar no canto superior esquerdo:

Colocar no canto inferior direito:

Incluir a morada

Incluir o logotipo

Incluir o contacto Incluir morada

Incluir nome da empresa

Incluir nome e função do destinatário

Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope

Utilize o tamanho de envelope comum para cartas comerciais (11x22cm)

Verifique sempre se a morada da carta coincide com a morada do envelope

Finalmente, basta inserir a carta no envelope

Coloque a carta virada para cima sobre a secretária

Dobre o terço inferior da folha para cima, tendo o cuidado de verificar se o vinco não fica torto

Verifique se a carta está devidamente assinada

Ponto 7 - Avaliar a eficácia económica de uma carta

Uma carta elaborada para promover um novo produto ou serviço é, geralmente, enviada a um número significativo de potenciais clientes, ultrapassando muitas vezes

a centena. Para avaliar se um mailing teve ou não o efeito pretendido deverá:

Calcular o montante investido no mailing, durante um determinado período.

Se as receitas compensarem os custos, então a mensagem da carta foi eficaz e o método poderá ser aplicado em futuros mailings. Caso contrário, será necessário

repensar o conteúdo da mensagem, a linguagem utilizada e a apresentação gráfica da carta.

Verificar se houve ou não um aumento das vendas nesse período. Comparar o aumento das receitas com os custos efetuados com o mailing.

The End

Sou uma fada linda e perfeita

Bibliografia

• Torriente, Gaston F. e Zayas-Bazán, Eduardo; Como escrever cartas eficazes; 2ª Edição; CETOP

• Piotrowski, Maryann V.; Effective Business Writing; Harper Collins; Second Edition• Susan L. Brock, Better Business Writing, Crisp Publications; Third Edition• Gómez, Sónia Iborra; Correspondência Comercial; Estampa• Referências • 101 Sample Business Letters; www.101samplebusinessletters.com• Career City; www.careercity.com• Eight or Nine Wise Words about Letter Writing;

www.hoboes.com/html/FireBlade/Carroll/Words/• GHH; www.ghh.com• Autor: PME Negócios•