ATPS – ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS PROCESSO ADMINISTRATIVO

NOMES:

Trabalho acadêmico apresentado como requisito para a avaliação na disciplina de comportamento organizacional pelos professores:

INTRODUÇÃO

Este trabalho apresenta quatro tipos de fundamentos do processo administrativo tais

como Planejamento, Organização, Direção e Controle para que sejam aplicados de maneira

eficaz e eficiente nas entidades as quais irão atuar. O primeiro fundamento a ser abordado é o

Planejamento, que será tratado no nível institucional da empresa com seus tipos e conceitos

buscando se conhecer o objetivo da empresa para que o mesmo seja alcançado.

A Organização será apresentada como função administrativa e seu processo na

administração. Neste sentido, o que significa o ato de organizar, estruturar e integrar os

recursos, estabelecendo as atribuições na hierarquia da entidade.

A Direção tratará da ação da empresa na condução das atividades dos que nela

participam, caracterizando a função administrativa de dirigir com sua definição é características

dos sistemas da administração e suas repercussão.

Pelo Controle se ilustrará como a empresa controla a ação empresarial, como se

definem as fases do controle, seus tipos e conceitos voltados para o âmbito das relações

humanas.

Abranger todo o ato de gerir uma empresa, por meio do conhecimento teórico dos

Fundamentos da Administração, será o objetivo deste trabalho e promover uma integração com

todos eles para melhor assegurar o desempenho de uma organização.

1.0

Planejamento é um processo contínuo e dinâmico que consiste em um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente.

Essas ações devem ser identificadas de moda a permitir que elas sejam executadas de forma adequada e considerando aspectos como o prazo, custos, qualidade, segurança, desempenho e outras condicionantes. Um planejamento bem realizado oferece inúmeras vantagens à equipe de projetos. Tais como:

1. Permite controle apropriado;

2. Produtos e serviços entregues conforme requisitos exigidos pelo cliente;

3. Melhor coordenação das interfaces do projeto;

4. Possibilita resolução antecipada de problemas e conflitos;

5. Propicia um grau mais elevado de assertividade nas tomadas de decisão.

6. “Preparar-se para o inevitável, prevenindo o indesejável e controlando o que for controlável” (Peter Drucker).

Em resumo, o tempo dedicado ao planejamento é vital para evitar problemas na fase de execução. O objetivo central do planejamento é minimizar a necessidade de revisões durante a execução. O planejamento (português brasileiro) ou planeamento (português europeu) é uma ferramenta administrativa, que possibilita perceber a realidade, avaliar os caminhos, construir um referencial futuro, estruturando o trâmite adequado e reavaliar todo o processo a que o planejamento se destina.

Sendo, portanto, o lado racional da ação. Tratando-se de um processo de deliberação abstrato e explícito que escolhe e organiza ações, antecipando os resultados esperados. Esta deliberação busca alcançar, da melhor forma possível, alguns objetivos pré-definidos.

Algumas ações necessitam de planeamento, mas muitas não. Nas atividades diárias, estamos sempre agindo, e antecipamos os resultados de nossas ações, mesmo que não estejamos completamente cientes dessa antecipação. Mas agimos com muito mais frequência do que planejamos, explicitamente, nossas ações: poucas vezes temos consciência de estarmos executando um processo de deliberação antes da ação.

Assim que tomamos conhecimento de uma ação, ou quando executamos comportamentos bem treinados para os quais possuímos planos previamente armazenados, ou quando o curso de uma ação pode ser livremente adaptado enquanto ela estiver sendo executada, então, geralmente agimos e adaptamos nossas ações sem planejá-las explicitamente.

Uma atividade premeditada exige deliberação quando se volta para novas situações ou tarefas e objetivos complexos ou quando conta com ações menos familiares. O planeamento também é necessário quando a adaptação das ações é coagida, por exemplo, por um ambiente crítico envolvendo alto risco ou alto custo, por uma atividade em parceria com mais alguém, ou por uma atividade que necessite estar sincronizada com um sistema dinâmico.

Uma vez que o planejamento é um processo muito complicado, que consome muito tempo e dinheiro recorremos ao planejamento apenas quando é realmente necessário ou quando

a relação custo-benefício nos obriga a planejar. Além disso, geralmente, procuramos somente planos bons e viáveis ao invés de planos ótimos.

É importante que o planeamento seja entendido como um processo cíclico e prático das determinações do plano, o que lhe garante continuidade, havendo uma constante realimentação de situações, propostas, resultados e soluções, lhe conferindo assim dinamismo, baseado na multidisciplinaridade, interatividade, num processo contínuo de tomada de decisão.

• Tipos de Planejamento

Planejamento estratégico: é aquele que define as estratégias de longo prazo da empresa. Este planejamento leva em conta todos os fatores internos e externos a companhia – por exemplo, a situação econômica global é um fator a ser levado em conta no planejamento estratégico. Quando elaboramos este planejamento procuramos ter uma visão integrada dos processos e da companhia, por que a empresa como um todo entra nesta etapa.

Planejamento Tático (médio): O planejamento tático é diferente para cada área da companhia. A área financeira terá seu próprio planejamento tático financeiro, assim como a RH, marketing e assim por diante. Esta etapa é mais focada que o planejamento estratégico, que é desdobrado em diversos planos táticos.

Planejamento Operacional (Curto alcance): O plano operacional coloca em prática cada um dos planos táticos dentro da empresa. Ele é projetado no curto prazo e envolve cada uma das tarefas e metas da empresa.

1.2.

Planejar sempre foi uma necessidade do homem. Desde tempos imemoriais o ser humano procura precaver-se das surpresas indesejáveis tomando medidas preventivas contra toda ‘sorte’ de riscos que possam prejudicar o resultado de seu intento. O homem pré-histórico era nômade e deslocava-se sempre que os recursos (caça e frutos) se esgotavam na região onde habitava.

Depois, ele domesticou animais entrando na era pastoril, tornou-se nômade porque necessitava de pastagens para seus rebanhos e ainda hoje, temos tribos no norte da África e estepes asiáticas que mantém esta tradição.

Na era agrícola o homem deixou de ser errante e fixou-se, começou a plantar, sendo a cultura de alimentos a primeira atividade planejada do ser humano. Então, ele precisou estocar sementes, preparar do solo, prover a irrigação, respeitar os períodos de plantio, colheita e armazenagem. A agricultura foi a primeira atividade produtiva do homem onde ele, pelo sequenciamento racional de atividades, obteve resultados almejados.

O planejamento ocorre em todas as dimensões da atividade humana, quer no plano pessoal onde se reveste de considerável relevância, ou na dimensão organizacional onde, se torna indispensável dada a magnitude, complexidade e riscos envolvidos.

1.3. Conceitos

“Planejar é elaborar um roteiro de ações para se atingir um determinado fim”. (Aurélio),

“Planejar é a determinação de um conjunto de procedimentos, de ações (por uma empresa, um órgão do governo etc.), visando à realização de determinado projeto; planificação”. (Houaiss)

“O planejamento é uma atribuição pela qual o homem, agindo em conjunto e através da manipulação e do controle consciente do meio ambiente, procura atingir certos fins já anteriormente por ele mesmo especificado”. (FRIEDMAN, 1960)

Planejamento é o esforço para dirimir o caos que se instala quando inúmeras atividades concorrem na realização de um intento. Planejamento é um conjunto de intenções necessárias e suficientes para o atingimento de um propósito.

Quando o planejamento consiste em medidas de resultados em longo prazo visando programar estratégias e almejando a vantagem competitiva das organizações e aumentando seu poderio em relação à concorrência, denomina-se o Planejamento Estratégico.

Quando se constituí de ações que impetrem medidas que redundam em retornos de médio prazo objetivando melhorias no produto ou serviço através de adoção de novas metodologias e tecnologias restritas a um departamento ou mais, denomina-se Planejamento Tático. Medidas imediatistas (curto prazo) visando correções de desvios ou o acompanhamento de processos restritas a setores ou seções, denomina-se Planejamento Operacional.

O Planejamento viabiliza a visão antecipada das ações desencadeadas ao longo de um processo, utilizando-se de todos os meios disponíveis para se atingir os fins que se pretende:

• Eficácia - Fazer o que é certo,

• Eficiência – fazer mais com menos,

• Pró-atividade - antecipar-se aos problemas... Prevenir surpresas, obstáculos.

• Previsão - ter noção das demandas e riscos...

• Efetividade - fazer o que tem que ser feito...

No planejamento, deve-se ter em conta a:

• Viabilidade Econômica: diz respeito aos custos e receitas envolvidos no projeto, às condições de financiamento, à capacidade de pagamento, etc.

• Viabilidade Técnica: o planejamento deve ser compatível com a disponibilidade de matéria-prima, equipamentos, know-how e de pessoal especializado etc.

• Viabilidade Política e Institucional: considerar a situação legal, a aceitabilidade do plano pelos responsáveis por sua execução e pelos que serão atingidos pelo processo.

1.4.

O planejamento é uma atividade de grande importância para compreender as funções

do administrador dentro do processo administrativo, durante a busca do bom desempenho. O

planejamento é aplicado nas empresas, demonstrando sua função vital para o funcionamento

estruturado de uma empresa, gerando eficiência e competitividade.

Inicialmente serão tratados os conceitos abordados pelo mestre Idalberto Chiavenato sobre

planejamento, nos três níveis: institucional, intermediário e operacional, após será realizado

uma análise de dois textos ora sugeridos para debater, ou seja, confrontar, o conceito de

planejamento e sua necessidade de implantação nas empresas.

Segundo CHIAVENATO (2010, p.139): o planejamento é elaborado de meios diferentes nos

vários níveis organizacionais. Em razão disso existe uma hierarquia de planos. Há três níveis

distintos de planejamento:

1.5.

Planejamento estratégico: é o planejamento mais amplo e envolvente e abrange toda

a organização como um sistema único e aberto;

Planejamento tático: é o planejamento elaborado em cada departamento no nível

intermediário da organização;

Planejamento Operacional: é o planejamento que se refere a cada tarefa ou atividade

em particular.

1.6.

Como pode ver o planejamento inclui todos os setores da empresa, busca uma visão de

futuro, aonde a empresa quer chegar, e isso se torna de suma importância nos dias atuais.

O mundo do trabalho vem sofrendo grandes transformações nos últimos tempos, essas

mudanças trazem a necessidade da rápida modernização das empresas.

O administrador como um agente de transformação dessas relações necessita de um

novo perfil, se não acompanhar as mudanças ficará atrasado. A globalização é um fato, as

mudanças dia após dia ocorrem em questão de segundos, e não só as empresas como também

suas equipes devem estar preparadas, e o líder têm uma importância vital nesse processo.

O líder tem que está motivado, e pronto para exercer sua função, apto a mudanças

corriqueiras, saber o que quer e quando quer mudar si mesmo, para depois exigir mudanças, ao

tratar desse assunto não podemos deixar de citar uma passagem de SHINYASHIKI, que diz

assim: “Se você quer mais amor no mundo, crie mais amor no seu coração. Se você quer mais

competência da sua equipe, desenvolva a sua própria competência.”.

O mundo é somente a prova da nossa capacidade. Tanto no plano pessoal quanto no

profissional, a vida vai lhe dar de volta o que você deu a ela. Sua empresa é você. Sua vida não

é uma coincidência; é consequência do que você é.

Tem a sua cara, é exatamente do tamanho da sua visão do mundo. Não se iluda. A

empresa é o retrato do seu líder. (1995, p.61). Muitos veem a empresa onde trabalha como algo

longe, ou melhor, algo que não te pertence, trabalham por obrigação, cada um tem seus motivos

próprios para trabalhar, só que não percebem que a empresa é o lugar onde passa a maior parte

do tempo, é a continuidade do que você é da sua vida, então o líder tem que sentir isso, sentir

que a empresa é ele e consequentemente as outras coisas virão.

O artigo de SHINYASHIKI e do professor PAULO BARRETO SANTOS diz

claramente no seu livro, e também no seu artigo a importância do líder estar a frente, pronto

para o crescimento, saber ver a frente do seu tempo, ter o senso de criatividade sempre ligado,

aceitar desafios, o desconhecido, saber ouvir e aceitar críticas, nesse momento me lembra de

uma história, de um sacristão analfabeto que viveu muitos anos ajudando o padre, quando o

padre descobriu que ele era analfabeto resolveu mandá-lo ir embora, ao sair o sacristão queria

fumar, mas não tinha um vintém para comprar o cigarro.

Foi assim que teve a grande ideia de começar vender cigarros picados, o negócio

cresceu e ele virou um grande empresário, e foi abrir uma conta no banco, ao assinar os

contratos ele novamente disse ao gerente eu não sei ler e nem escrever, o gerente espantado

disse: “Nossa mesmo sendo analfabeto é um empresário tão bem sucedido imagina se

soubesse...” No que ele respondeu: “Eu não teria passado de um simples sacristão.”.

Moral da história, assim como o sacristão, o líder tem que ter ousadia, não ter medos,

usar as críticas para crescer, tirar proveito da situação, mudar constantemente.

E os artigos mostrados relatam os novos tempos chegando, o preparo do profissional para estar

presente e sempre vencendo nesse mundo, para isso é necessário também que a empresa e o seu

colaborador tenham em mente o planejamento, como SANTOS, cita que “o administrador do

século XXI é o profissional de hoje que pensa e utiliza as ideias do futuro!”.

O planejamento adequado e constante proporciona uma cultura saudável na empresa,

pois dissemina metodologias de trabalho que podem ser reaplicados nos projetos futuros. Há

ainda aumento da garantia do atendimento das metas e marcos dos projetos, além da elevação

dos níveis de consistência advinda da repetição de uma mesma metodologia de trabalho em

diversos projetos da organização.

Um navegador que conhece sua missão consegue traçar sua rota que geralmente

começa num porto de partida, onde dispõe de um conjunto de coordenadas, que permite avaliar

o melhor caminho, considerando as características de rota e tendo como balizamento chegar a

um destino definido.

O planejamento envolve várias maneiras de lidar com a incerteza e com a mudança.

Nada está estático nos dias atuais, e planejar envolve estarem ligado no futuro, os requisitos e

tipos de planejamento e os textos ora mencionados, é questão fundamental pensar no futuro, e

para que isso seja bem sucedido o planejamento se torna peça crucial.

1.7.

Referencias Bibliográficas

http://adm.esobre.com/planejamento-estratgico-ttico-operacional

http://www.advanceempresarial.com.br/arquivos/rppyesrxl4nk.pdf

http://www.artigos.com/artigos/sociais/administracao/planejamento-e-controle-751/artigo/#.U31BtoGh8SQ

http://www.planestrategico.com.br/planejamento-estrategico/shinyashiki2.html

SHINYASHIKI, Roberto T. A revolução dos campeões. São Paulo: Editora Gente, 1995, 1ª ed

CHIAVENATO, Idalberto. Administração. Rio de Janeiro: Elsevier; São Paulo: Anhanguera, 2010.

http://www.planestrategico.com.br/index.php?lingua=1 & pagina=shinyashiki2 .