ISO 9001:2015COMO FAZER A

TRANSIOUm guia para empresas certificadas

Antes de comear

A ISO 9001 mudou!A verso brasileira da norma foi publicada no dia 30/09/2015 e a partir desse dia, as empresas que j so certificadas na reviso 2008 tero 03 anos para fazer a transio para a nova verso.

Mas isso todos j sabem, certo?Por tratar-se da norma mais difundida e aplicada no mundo, todas as etapas da reviso foram acompanhadas bem de perto e por isso j existem diversos artigos e materiais j publicados contendo textos, explicaes, treinamentos etc., sobre a ISO 9001:2015 e por isso que o nosso objetivo nesse guia no falar sobre a norma, afinal voc j sabe o que mudou!

Voc ganha com essa mudana!A nossa inteno falar sobre o seu sistema de gesto, sobre o que deve ser feito em sua empresa com essa nova publicao e o mais importante: a nossa inteno mostrar como essa transio pode ser um presente para a sua empresa!

Eu digo isso porque, antes da publicao dessa norma, voc tinha preocupaes distintas em sua empresa e tinha que pensar em vrias frentes de trabalho: preocupava-se com o marketing para aumentar as suas vendas e monitorar os

concorrentes, com a estratgia para conseguir novos clientes, com a liderana para a gesto de pessoas e tambm com o sistema de gesto para a certificao da sua empresa, certo?

Olha a quantidade de recursos que tinha que utilizar para conseguir o resultado da sua empresa. muita coisa, no ? Mas a grande novidade e o grande presente que, com essa nova reviso da ISO 9001, o seu Sistema de Gesto da Qualidade ir lhe proporcionar todas as informaes de forma muito mais clara, simples e, com isso, a quantidade de recursos empregado ser muito melhor.

Prepare-se bem e aproveite o mximo.Sabendo que em tempos de crise qualquer recurso bem investido faz uma enorme diferena, fundamental que aproveite todos esses recursos da nova verso para potencializar ao mximo tudo o que essa norma pode lhe proporcionar.

Ento, venha conosco para entender como voc pode aproveitar ao mximo esse momento!

Adaptao dos Processos

Se a sua empresa j certificada, provavelmente passou pelas seguintes etapas para a implementao da ISO 9001:

Identificao dos Processos do SGQ

Estabelecimento da Poltica,

Objetivos da Qualidade e Metas

Treinamentos

Mapeamento dos Processos

Criao dos Procedimentos

Obrigatrios

Auditoria Interna

Treinamento Inicial

Elaborao dos Procedimentos Operacionais

Certificao

1.

7.

4. 6.

2.

8.

5.

3.

9.

Sistema de documentos x Criao de um sistema documentadoCom pequenas diferenas entre uma e outra etapa, esse era basicamente o fluxo de implementao de um sistema de gesto. O problema que ao olhar para esse fluxo o que percebemos que o grande foco do sistema de gesto da qualidade at esse momento era a criao de um sistema de documentos e no a criao de um sistema documentado focado nos resultados da empresa. Tanto realidade essa afirmao, que uma das grandes preocupaes dos gestores ao falar sobre a ISO 9001 que esse sistema iria burocratizar a sua empresa, tamanho era o foco que todos davam para os documentos.

Qual a grande mudana?Ento, o primeiro grande presente que a sua empresa recebe com a reviso da ISO 9001 que sai o foco dos documentos. A importncia agora com o resultado a ser apresentado pela empresa: entregar produtos e servios conformes e prover uma base slida para o desenvolvimento sustentvel da empresa.

Como?Para ajudar nesse novo foco, entra o contexto da mentalidade de risco que faz com que a empresa determine os fatores que podem causar desvios nos seus processos e no seu sistema de gesto da qualidade em relao aos resultados planejados.

Agora, s com essas poucas informaes, para voc gestor de uma empresa ou de um processo, esse no era o seu grande sonho? Ter um sistema que possibilite a entregue os resultados planejados e ainda indique o que pode dar errado no meio do caminho!!

Como adaptar meus processos?A primeira boa notcia que como grande parte dos requisitos crticos so novos, seu esforo de adaptao ser pequeno. O esforo maior ser na mudana da mentalidade e comportamento de todos os envolvidos, principalmente da direo da empresa.

Viso estratgica

O primeiro passo na transio / implementao da ISO 9001:2015 entender a empresa, o seu negcio e o contexto que a empresa est inserida, definindo as seguintes questes: quem a empresa, quais so seus clientes, o que os clientes esperam da empresa, quais sos seus objetivos, onde quer chegar e em quanto tempo, em quais valores se pautam para chegar nesses objetivos e quem so as partes interessadas nesse resultado que podem ajuda-los, encurtando esse caminho?

Essas so as primeiras perguntas a serem respondidas! Afinal, se agora temos um sistema voltado para o resultado, temos que saber qual o resultado esperado, concorda comigo?

Mentalidade de risco

Ento, se essas perguntas j esto bem claras para voc, pode passar para a segunda etapa, que a anlise do ambiente do seu negcio. O que pode impactar o seu resultado? o que chamamos de mentalidade de risco. E esse um assunto interessante, pois desde o incio da reviso da norma, recebemos aqui na Templum uma grande quantidade de dvidas sobre esse tema, que foi um dos assuntos mais discutidos durante o processo de transio e a reflexo que sempre tentamos causar ao responder esses questionamentos foi a de que a ordem das preocupaes estava invertida, pois todos queriam analisar, identificar e tratar os riscos sem saber o que queriam evitar de verdade, isso porque no sabiam o propsito da organizao.

Interao entre as informaes

timo, entendemos a organizao, seu propsito, seu contexto e sabemos o que pode influenciar nesse resultado. Agora chegou o momento de entender o fluxo de informaes e interaes dos processos da empresa. Repare que na verso 2008 essa era a primeira etapa da implementao de um sistema de gesto, mas agora vendo por essa tica, realmente estava incompleto e era por isso que no conseguamos extrair todo o potencial de um sistema de gesto da qualidade, que agora fica mais claro e fcil.

Ao criar toda essa estrutura organizacional, a empresa deve demonstrar quem so os lderes e os gestores que devem levar esse projeto adiante, afinal, um sistema com tamanha responsabilidade na empresa precisa ser gerido por pessoas que conseguem ter autonomia e comprometimento com tal resultado. No tem como delegar essa responsabilidade pois o resultado da empresa que est em jogo! muito srio, no acham? Por isso, somente aps a definio do contexto da organizao e definio dos responsveis criaremos as metas a serem atingidas e um plano de ao para atingir essas metas estabelecidas.

Perceba que at agora no estamos alterando nada do seu sistema de gesto atual, apenas criando uma nova mentalidade de pensamento em sua empresa e mudando o foco do sistema atual. tudo novo at agora e por isso que eu reafirmo que o esforo da adaptao pequeno.

Identificar e controlar os recursos necessrios

Estando com todas essas etapas prontas, temos que identificar quais os recursos que precisamos para fazer tudo isso acontecer. Opa! Aqui j tem muita coisa em seu sistema, afinal, com certeza voc monitora a infraestrutura, o ambiente de trabalho, as manutenes e as melhorias, correto?

Mas, ao falarmos de recursos de apoio, voc sabe quais so os conhecimentos essenciais para que cada processo acontea? Voc controla a propriedade intelectual da sua empresa? Como voc sistematiza os conhecimentos obtidos por experincia? Voc sabe quais so as pessoas fundamentais para o sucesso do seu negcio? Voc sabe quais so as informaes necessrias para que no exista retrabalho? Voc monitora o fluxo de informaes e conhece todas as entradas de comunicao com todos?

Acredito que muitos desses tpicos no possuem ateno em sua empresa, ento na adaptao voc no precisa alterar as sistemticas j existentes de recursos, mas apenas criar mtodos para controle desses recursos que estavam esquecidos at esse momento, ou ento que at nos preocupavam, mas no sabamos como ter controle sobre isso.

2008 entra em jogo

Somente depois de tudo isso que podemos dar ateno aos procedimentos operacionais da nossa empresa e seguimos com o fluxo que j temos com a verso 2008. Revisaremos todas as sistemticas j implementadas e verificaremos se esto coerentes com o objetivo que foi estabelecido no incio da transio.

Ser realmente que os nossos procedimentos operacionais esto atendendo misso da empresa? Essa a pergunta que deve ser realizada em todo momento desse novo ciclo do seu sistema de gesto, afinal a misso da empresa que manda, sempre!

Pronto, agora voc j sabe a melhor forma de realizar a adaptao dos processos do seu sistema e gesto.

Auditoria Interna

Auditoria uma avaliao ou exame imparcial das prticas e resultados de uma organizao relacionados ao requisitos de uma srie de padres e/ou objetivos mensurveis.

A auditoria ento, serve para:

Determinar onde nos encontramos em relao aos requisitos de: uma norma, ao prprio sistema de gesto e as partes interessadas;

Determinar a adequao e eficcia do sistema de gesto;

Identificar oportunidade de melhorarmos a eficcia e eficincia de nossos processos;

Identificar pontos de melhorias.

O auditor interno deve ser uma pessoa competente para executar as auditorias, ou seja deve ter escolaridade, experincia e conhecimento necessrio para atender aos resultados pretendidos dessa atividade.

Para essa atividade so utilizados documentos de trabalho que podem incluir: listas de verificao, planos de amostragem de auditoria, informaes documentadas, evidencia de suporte, constataes da auditoria e registros de reunies.

AjustesDe posse do relatrio de auditoria interna em mos, o momento de realizar todas as necessidades de ajustes apontadas durante essa atividade. um momento muito importante a fim de garantir a eficcia do sistema de gesto.

Para as no conformidades encontradas, voc dever abrir os relatrios de ao corretiva, tomar ao para controlar a no conformidade encontrada, lidar com as consequncias, encontrar a causa raiz para que essa no conformidade no volte a acontecer e determinar as aes necessrias para essa causa. Para as melhorias encontradas, voc dever considerar os resultados das anlises e implementar as aes necessrias.

Essas aes garantem o processo de melhoria contnua da empresa, uma vez que elevam o nvel do seu sistema de gesto.

Transio

Ao implementar as 04 etapas anteriores, sua empresa estar apta para chamar o organismo de certificao e solicitar a auditoria de transio para a ISO 9001:2015.

As auditorias de transio tm o objetivo de transferir a certificao j existente na verso atual para a verso atualizada.

Inicie agora. grtis!

Quer comear agora?Aproveite. grtis!

A Templum vai dar uma fora para sua empresa e disponibilizar recursos excepcionais para esta fase. Voc poder contar com:

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