União Europeia Delegação no Brasil

Sessão de Informação

Procedimentos

Operacionais

Brasília 10/04/2013

Apresentação: Denise Verdade

Documentos Aplicáveis ao contrato

- Condições Especiais

- Anexo I – Descrição da Ação

- Anexo II – Condições Gerais

- Anexo III – Orçamento

- Anexo IV – Procedimentos de Adjudicação do Contrato

- Anexo V – Pedido de Pagamento

- Anexo VI – Modelo de Relatório Narrativo e Financeiro

- Anexo VII – Modelo de Relatório de Verificação de Despesas

Encontros e Eventos

• Kick-Off Meeting

• Solenidade de Inauguração do Projeto

• Curso sobre a Metodologia do Quadro Lógico & Monitoramento Baseado em Resultados e troca de experiências

• Brasília – 4 dias (Agosto)• A DUE vai arcar com as despesas de

hospedagem e alimentação • Passagens aéreas devem ser emitidas pelos

beneficiários (pagas pela instituição ou pelo projeto)

Tipos de Relatórios

• Relatórios Técnicos Intercalar e Final (Anexo VI):parte narrativa e parte financeira

• Relatório de Verificação de Despesas (Anexo VII)

* Artigo 2º das Condições Gerais

Relatórios Técnicos

Apresentação:

• Acompanhado do pedido de pagamento original assinado e datado (Anexo V)

• 2 exemplares impressos + versão eletrônica (e-mail ou CD).

• Em português

• Anualmente (devem cobrir o mesmo período)

* Notificar a Delegação caso não seja possível encaminhar o relatório dentro do prazo estabelecido.

Relatório Técnico

O relatório técnico deve apresentar de forma objetiva os seguintes itens:

• Fornecer uma panorâmica geral da execução da ação• Enumerar todas as atividades conforme indicado no Anexo I• Descrever os resultados alcançados para cada atividade

(Progresso alcançado para atingir as metas e os objetivos• Listar as atividades que não se realizaram e explicar os

motivos• Apresentar uma avaliação dos resultados da ação, incluindo

observações sobre o desempenho, realizações e impacto em relação aos objetivos específico e geral;

• Quantificar resultados tanto quanto possível através dos índices definidos no Quadro Lógico (importante o monitoramento interno contínuo, usar QL como ferramenta de monitoramento).

Relatório Técnico

• Enumerar contratos (obras, prestação de serviços, fornecimento) de valor superior a 10.000 Euros adjudicados durante o período do relatório indicando para cada contrato o montante, o procedimento de adjudicação e o nome do contratante

• Incluir uma avaliação da relação entre os parceiros formais da ação;

• Descrever a relação entre a sua organização e as entidades públicas. Como isso afeta a ação?

• Descrever sua relação com outras organizações (associados, subcontratantes, beneficiários finais e grupos-alvo, partes terceiras envolvidas)

Relatório Técnico

• Enviar o Quadro Lógico atualizado

• Incluir Plano de Ação atualizado

• Precisar de que forma foi assegurada e visibilidade da contribuição da EU para a ação (Plano de Comunicação e Visibilidade do projeto)

• Anexos: Lista de publicações e exemplares, recortes de imprensa (clippings), fotos digitais que poderão ser usadas para ilustrar a página web ou publicações da UE.

Relatório Técnico (Informações complementares)

• Dificuldades que afetaram o andamento do projeto e as soluções encontradas e ou sugeridas.

• Fatores de sucesso ou fracasso do projeto que estiverem para além do controle dos parceiros do projeto.

• Casos de sucesso - resumo descritivo de qualquer destaque especial ou de interesse para a dimensão humana que tenha ocorrido no período do projeto.

Relatório Técnico (Informações complementares)

• Resultados não esperados e lições aprendidas que não foram incluídas nos itens acima.

• Riscos para a sustentabilidade.

• Listar os equipamentos adquiridos e localização dos mesmos.

Relatório Técnico Final

6 meses ( Beneficiários sediados na Europa) 3 meses ( Beneficiários sediados no Brasil)

• Abranger todo o período da ação;• Designar todas as atividades desenvolvidas;• Apresentar sua avaliação dos resultados de acordo

com os objetivos específicos e globais. Houve resultados imprevistos?

• Conter uma descrição minuciosa das condições em que foi realizada a ação (ou seja o projeto);

• Identificar as medidas tomadas para assegurar a visibilidade do financiamento da EU.

Relatório Técnico Final

• Enumerar os contratos adjudicados superiores a 10 mil Euros;

• Transferência de propriedade para parceiros locais ou beneficiários finais (equipamentos, veículos e materiais) (CG art.7.3);

• Identificar os elementos que permitam avaliar o impacto da ação;

• Como está previsto assegurar a sustentabilidade;

• Indicar aspectos transversais (gênero, direitos humanos, meio ambiente);

• Indicar como foi feito o controle e a avaliação da ação;

• Lições aprendidas.

Monitoramento

Visitas aos projetos:

• Monitoramento interno do próprio projeto conforme indicadores do QL, estudos de caso, etc.

• Visitas dos gestores aos projetos (acompanhamento de campo + sede das instituições e seus parceiros). Informar à Delegação sobre os eventos importantes de cada projeto;

• Visitas de funcionários e Membros da Comissão, Parlamento em Bruxelas (p. ex. Comissários);

• Visitas de jornalistas e outros convidados da Comissão (p. ex. deputados dos Estados-Membros da UE ou do Parlamento Europeu).

Monitoramento Externo

• Externo e independente;

• Rápido e periódico;

• Pontual;

• Através de contrato-quadro específico de prestação de serviços especializados de consultoria (consultores europeus e brasileiros).

Monitoramento Externo

• ROM Monitoramento por resultado: instrumento útil em nível micro. Para informar os atores sobre a performance do projeto e ajudar os gestores de projeto “a pensar em termos de gestão por resultados” – principal objetivo do monitoramento.

• Apenas como informação manual do ROM: http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensuring-quality/monitoring-projects/index_fr.htm

Monitoramento Externo

Resultados do ROM (Result Oriented Monitoring):

Relatório padrão e sintético que contém apreciações sobre a situação do projeto no momento da visita com relação aos seguintes parâmetros:

• Pertinência;• Eficiência;• Eficácia;• Sustentabilidade e• Impacto.

Monitoramento Externo

Trabalho dos monitores nos projetos:

• Necessita de apoio logístico para o deslocamento às suas sedes e áreas de intervenção;

• Pelo menos 50% do tempo da visita dos monitores ao projeto deverá ser dedicado aos trabalhos no terreno para obter uma visão clara das atividades atuais e/ou futuras.

• Sempre que possível, a equipe de monitoramento deve se reunir com as instituições nacionais de referência.

CiSocH

Civil Society Homepage

• http://ec.europa.eu/europeaid/where/worldwide/civil-society/working-documents_en.htm

• https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/mwikis/aidco/index.php/Main_Page

Correspondências

• Correspondência formal com a Delegação para:

Delegação da União Europeiaa/c Chefe de DelegaçãoContato: nome do gestor responsávelSHIS QI 07 Bloco A - Lago Sul 71615-205 - Brasília-DF – BrasilFax: (61) 2104 3141

• Pedidos de pagamento: SFC

Contatos

Delegação da União Europeia

SHIS QI 07 Bloco A – Comércio Local

71615-205 Brasília – DF

Tel.: +55 61 2104 3122 - Fax: + 55 61 2104 3141

e-mail: delegation-brazil@eeas.europa.eu

http://eeas.europa.eu/delegations/brazil/index_en.htm

E-mails de Contato

Gestores Operacionais:

ana.almeida@eeas.europa.eu

denise.verdade@eeas.europa.eu

hans.dorresteijn@eeas.europa.eu

MUITO OBRIGADA!