Unifai – BiblioteconomiaMaria Cecília Rizzi Lima

Agosto - 2014

Na maioria dos estudos, as definições de arquivo priorizavam o aspecto legal, como depósito de documentos e papeis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos.

Os documentos serviam como “prova” ou como mecanismo de reivindicação de direitos. Quando superavam essa característica, devido ao prazo de vigência ou desuso, eram deslocados para as bibliotecas ou museus. Surge daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico.

Solon Buck, definiu arquivo: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. (Souza, 1950).

São três as características básicas: Exclusividade de criação e recepção por uma repartição,

firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.

Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas.

Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

O termo arquivo pode ser usado para:

Conjunto de documentos; Móvel para a guarda de documentos; Local onde o acervo documental deverá ser conservado; Orgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o

de guardar e conservar a documentação; Títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à

influência inglesa e francesa.

Finalidade: A principal finalidade dos arquivos é servir à administração,

constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.

Função: A função básica do arquivo é tornar disponível as

informações contidas no acervo documental sob a sua guarda.

1. Entidades Mantenedoras: de acordo com as características das organizações, os arquivos produzidos podem ser:

Públicos: Federal (Central, Regional); Estadual; Municipal.

Institucionais: Educacionais; Religiosas; Organizações não-lucrativas (ONGs); Sociedades; Associações.

Comerciais: Firmas (empresas); Corporações; Companhias.

Familiares Pessoais

2.Estágios de sua evolução: para desempenhar suas funções, é necessário que os documentos estejam organizados para atender às necessidades informacionais de quem deles necessita.

Jean-Jacques Valette (1973), define em três (03) as idades dos arquivos: CORRENTE (1ªidade): é formado por documentos em uso, ou

consultados com frequência. São conservados nas instituições que os receberam ou produziram ou em dependências próximas, de fácil acesso.

INTERMEDIÁRIO (2ªidade): possuem documentos que deixaram de ser consultados frequentemente, mas ainda são solicitados ou consultados. Não precisam ser mantidos próximos às instituições. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São chamados também de “purgatório” ou “limbo”.

PERMANENTE (3ªidade): constitui-se de documentos que perderam seu valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados pelo seu valor histórico ou documental. Constituem meios de se conhecer o passado e a evolução. Considerados os “verdadeiros” arquivos.

3. Extensão de sua atuação: quanto a sua abrangência, os arquivos podem ser setoriais, gerais ou centrais.

Setoriais: são aqueles mantidos junto aos orgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

Gerais ou Centrais: recebem os documentos correntes provenientes de diversos orgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente.

4. Natureza dos Documentos: muitas vezes as noções dominantes de arquivo se confundiam ora com a forma física, ora com sua finalidade. A comissão especial constituida durante o 1º Congresso Brasileiro de Arquivologia (Rio de Janeiro, 1972), incluiu no currículum mínimo do Curso Superior de Arquivo, novos conceitos de arquivo que refletem características peculiares à natureza dos documentos. São eles: arquivo especial e arquivo especializado.

Especial: possui sob sua guarda documentos de formas diversas: fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD-ROMs, que necessitam de tratamento especial no armazenamento, registro, acondicionamento, controle, conservação, etc.

Especializado: mantém sob sua custódia documentos referentes a um campo específico do conhecimento humano, independente da forma física que se apresentam. Ex: arquivos médicos ou hospitalares, engenharia, imprensa, jurídicos, etc. São chamados, impropriamente de arquivos técnicos

A posição em que são dispostos os documentos, e não a forma dos móveis, é que distingue os tipos de arquivamento. São eles: horizontal e vertical.

Horizontal: os documentos são armazenados e mantidos uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes e escaninhos. É usado para plantas, mapas e desenhos e em arquivos permanentes. Seu uso em arquivos correntes é desaconselhável, porque na consulta é necessário retirar os documentos que se encontram sobre ele, dificultando a recuperação da informação.

Vertical: os documentos são armazenados uns atrás dos outros, permitindo que a consulta seja rápida, sem necessidade de remover ou manipular os documentos.

Gênero Escritos e textuais: (manuscritos, datilografados ou

impressos); Cartográficos: (mapas, plantas, perfis); Iconográficos: (fotografias, diapositivos, desenhos,

gravuras); Filmográficos: películas cinematográficas, fitas magnéticas

(filmes, fitas,etc.); Sonoros; (discos e fitas audiomagnéticas); Micrográficos: (rolo,microficha, jaqueta, cartão-janela); Informáticos: (disquete, disco rígido – winchester – disco

óptico)

Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.

Ostensivos: são aqueles cuja divulgação não prejudica a administração.

Sigilosos: são aqueles que exigem medidas especiais para custódia e divulgação. De acordo com o grau do sigilo, podem ser: ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.

Ultra-secretos: excepcional grau de segurança. Acesso somente aqueles intimamente ligados ao seu conteúdo (política governamental de alto nível e segredos de Estado);

Secretos: alto grau de segurança. Acesso aqueles que sem estarem intimamente ligados ao conteúdo, são autorizadas a deles tomar conhecimento (planos, programas e medidas governamentais);

Confidenciais: não exigem alto grau de segurança, mas o seu conhecimento por pessoa não-autorizada, pode ser prejudicial (informações sobre atividades, pessoas e entidades relacionadas à finanças, segurança, etc);

Reservados: não devem ser divulgados e ser do conhecimento do público em geral (planos, projetos de segurança e/ou instalações importantes.

São ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte, e tem a função de orientar a consulta e especificar com exatidão, quais são e onde estão, os documentos.

“ obra de referencia, publicada ou não, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, séries e peças documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle de acesso ao acervo.” (Dicionário de terminologia Arquivística, 1996, p.45)

Além dos instrumentos de pesquisa, também existem os instrumentos de controle. Estes, tem como função, auxiliar no processo de organização e manutenção de um acervo.

Os instrumentos de controle são de acesso restrito, destinado basicamente ao corpo técnico do arquivo e não aos usuários. São tabelas auxiliares, fichas avulsas, listagens diversas, e se apresentam como documentos únicos e em constante confecção.

Os instrumentos de pesquisa referem-se ao acesso e ao controle de um arquivo, geralmente permanente, e com pelo menos uma identificação ou organização mínima.

Finalidade: disponibilizar documentos para consulta. Podem ser guias, inventários, catálogos, índices (tradicionais ou eletrônicos) e servem ao corpo técnico (controle do acervo) e aos consulentes.

Instrumentos de pesquisa servem para difusão da Instituição. Porisso são publicados em meios impressos e eletrônicos, sempre que se dispõe de recursos para isso.

Atividades de descrição tem inicio durante a classificação dos documentos. A sistematização gerada para o controle durante a organização pode ajudar a constituir os instrumentos de pesquisa.

Dados como: Plano de classificação de arquivo, critérios de ordenação dos documentos, estabelecimento de datas limites dos tipos documentais(TTP) são ferramentas iniciais para a composição de instrumentos de pesquisa e controle.

Na organização arquivística, é necessário conhecer e valorizar a importância das atividades de descrição. Instrumentos de pesquisa podem ser resultantes diretos da classificação. Muitas vezes, uma informação secundária no momento da classificação, pode ser importante para a descrição do documento.

A simples descrição de conjuntos documentais que não são devidamente classificados na organização arquivística é uma tarefa não recomendada, já que tende a apresentar resultados incompletos e transitórios. Sem as referências mínimas da classificação, a descrição tende a esvaziar os significados dos documentos.

A descrição arquivística garante a compreensão ampla do conteúdo de um acervo, possibilitando o conhecimento e a localização dos documentos que o integram.

As atividades de classificação só conseguem ter seus objetivos atingidos mediante a descrição documental.

Sem a descrição não é possível ter acesso completo aos documentos por falta de subsídios que permitem compreender a informação.

A classificação arquivística, desprovida das atividades de descrição, somente é inteligível para as pessoas que organizaram o acervo.

Em 1988, o Conselho Internacional de Arquivos, em reunião em Otawa, Canadá deu inicio a formulação de “diretrizes” para a criação de uma norma internacional de descrição arquivística, e elaborou uma versão preliminar da General International Standard Archival Description, a ISAD (G).

Aprovada em 1993 (Estocolmo, Suécia), apoiada no pressuposto de que, durante aqueles 5 anos a comunidade arquivistica internacional tivesse discutido profundamente o documento inicial e apresentado contribuições.

Em 1999, em Estocolmo, foi elaborada uma segunda edição da norma, cuja divulgação é ainda muito restrita.

A segunda edição da norma só foi disponibilizada na web do Conselho Internacional de Arquivos, às vésperas do XIV Congresso Internacional de Arquivos (Sevilla, 21-26 set. 2000), em 08.08.2000.

Norma ISAD (G): propõe padronizar a descrição arquivística a partir de uma estruturação multinível, do geral para o particular, inserindo cada item da descrição na estrutura geral do fundo de arquivo em uma relação hierárquica.

“no primeiro nível a descrição deve dar informações do fundo como um todo. Nos níveis seguintes deve-se dar informação sobre as partes descritas. As descrições resultantes se mostrarão em uma relação hierárquica da parte até o todo, indo do nível mais amplo (fundo) até o mais específico.”

Para a aplicação do sistema multinível, o conceito de “fundo” de arquivo é fundamental.

“Fundos” está ligado ao princípio da proveniência e pressupõe uma relação direta entre a descrição e a classificação.

A Norma ISAD (G) propõe campos específicos. Hierarquizados nos cinco grandes tópicos, a saber:

N(a): identificação: determina o que está sendo descrito, o nível hierárquico que ocupa, volume, datas, códigos e títulos;

N(b): contexto: indica os dados básicos referentes ao produtor dos documentos, descreve o percurso do documento até a entrada no arquivo;

N(c): conteúdo e estrutura: resume as características do documento, identificando as potencialidades de pesquisa, formas para a organização, representatividade do conjunto, descartes prévios ou a possibilidade de acréscimos posteriores

N(d): acesso e utilização: orienta na consulta do documento, realçando os aspectos jurídicos, acesso, possibilidades legais para utilização e reprodução, idioma, instrumentos de pesquisa;N(e): documentação associada: indica a relação de documentos, cópias, reproduções e documentos relacionados armazenados no acervo ou em outros arquivos, instituições e publicações.A adoção do sistema multinível, junto com a indicação de títulos, definição de campo e subcampo descritivos, auxilia na padronização;Permite descrever unidades ou conjuntos documentais sem correr o risco de perda da relação orgânica com o “fundo” do qual faz parte, desde que sua classe obedeça o princípio da proveniência;Auxilia e facilita a implantação de sistemas informatizados de controle.

A importância de um instrumento como a ISAD(G) é evidente para:

Acompanhar os avanços da informática; Troca eletrônica de informações entre os acervos; Normalização da descrição arquivística; Facilidade de acesso às informações do acervo; Intercâmbio de informações entre diferentes instituições.

Críticas à norma ISAD(G) estão centralizadas em dois aspectos:

Representividade : ausência de representantes de países com tradição teórico-metodológica arquivística como a Itália, por exemplo, comprometeram a intenção de que a norma aprovada em 1993, fosse o resultado de uma ampla discussão, em nível mundial, do rascunho iniciado em 1988.

A segunda versão, de 1999, procurou ampliar a representatividade, com exemplificações em português e italiano, mas não foi suficiente para uma normalização terminológica mais aprofundada. Ainda é possivel verificar e constatar, “descompassos” na terminologia entre os diversos países que dificultam a unicidade.

Classificação e Descrição Arquivística: destaca-se, segundo Antonia Heredia, a ausência de uma conceituação capaz de definir os grupos e coleções.

A definição de tais termos parece ser fundamental dentro das atividades de classificação porque se refere à relação existente entre os documentos e seus produtores, considerando o princípio da proveniência.

A proveniência, determina a organicidade entre os documentos e as atividades que os produziram, estabelecendo uma relação hierárquica dentro do “fundo” arquivístico, que não é contemplado pela ISAD (G).

Estudos de tipologia documental, que buscam estabelecer possibilidades de inserção de diferentes espécies documentais em funções hierarquizadas, são relegadas a um segundo plano, dando prioridade a pequenas unidades e conteúdo, sendo que, para muitos arquivistas a tipologia é o eixo principal e deve ser contemplado.