UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

USANDO A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE

GESTÃO EMPRESARIAL

UM ENFOQUE PRÁTICO

Renata Feitosa Saldanha

Orientador

Prof. Mary Sue Carvalho Pereira

Rio de Janeiro

2009

2

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

USANDO A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE

GESTÃO EMPRESARIAL

UM ENFOQUE PRÁTICO

Apresentação de monografia ao Instituto A Vez do

Mestre – Universidade Candido Mendes como

requisito parcial para obtenção do grau de

especialista em Gestão Empresarial

Renata Feitosa Saldanha

3

AGRADECIMENTOS

Agradeço ao meu marido, Alex, o apoio e forte

incentivo para o estudo de um caso real que me

possibilitou a excelente oportunidade de aliar

teoria à prática

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DEDICATÓRIA

Dedico essa monografia a meus

pais, meu marido e familiares.

5

RESUMO

Usando a Contabilidade como Instrumento de Gestão Empresarial –

um enfoque prático, 2009, Monografia do curso de Pós-Graduação em

Gestão Empresarial do Instituto A Vez do Mestre – Universidade Candido

Mendes.

O presente trabalho foi desenvolvido para profissionais envolvidos em

gestão empresarial. Tem como objetivo apresentar a contabilidade como uma

importante ferramenta para a gestão eficaz. Ela deve ser usada pelo

empresário que deseja melhorias de qualidade, redução de custos e aumento

da rentabilidade na sua empresa.

O empresário deve estar sempre informado sobre a situação de sua

empresa no mercado. A necessidade de tomada de decisão é uma constante

em relação a várias situações. Por exemplo:

• A empresa está dando lucro ou prejuízo?

• O capital empregado está sendo remunerado satisfatoriamente?

• A empresa deve continuar nas condições atuais?

• A empresa deve ser ampliada?

• A empresa deve mudar o foco dos negócios?

Assim, os gestores das empresas estão constantemente diante de

situações- problemas e devem decidir sobre as melhores estratégias de

gerenciamento

6

METODOLOGIA

Levantei, para esse trabalho, duas hipóteses de abordagem: uma

teórica e outra prática. Optei pela segunda, pois havia recebido, previamente,

dois convites para assessorar pequenas empresas prestadoras de serviços

com dificuldades financeiras. Optei por assessorar a que se encontrava numa

análise preliminar, aparentemente, em situação financeira mais delicada e com

problemas de gestão mais graves.

Na execução deste trabalho busquei me valer de algumas técnicas,

entre elas, cito as seguintes:

• Pesquisa bibliográfica

Livros de contabilidade como instrumento de análise, gerência e

decisão foram usados para edição de toda a parte teórica do

trabalho.

• Experiência profissional

Com experiência profissional na área administrativa e financeira,

adquiri experiência em elaboração e análise de relatórios contábeis e

gerenciais, bem como na gestão de empresas.

• Uso de planilhas

A fim de gerar, como resultado final deste trabalho, ferramentas de fácil

utilização, para análises em geral e de variáveis para tomada de decisão, fiz

uso de planilhas eletrônicas, através de software de amplo uso, disponível no

mercado.

Busquei com a adoção dessa metodologia, tendo como base uma empresa

real, gerar a sustentação necessária para apresentar o uso da Contabilidade

como instrumento de gestão empresarial.

7

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I - A HISTÓRIA DA CONTABILIDADE 11

CAPÍTULO II - A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE 20

GESTÃO

CAPÍTULO III – UM ESTUDO DE CASO: EMPRESA 29

PRESTADORA DE SERVIÇOS

CAPÍTULO IV - PROBELMAS E ALTERNATIVAS 33

CONCLUSÃO 35

BIBLIOGRAFIA 38

ÍNDICE 39

FOLHA DE AVALIAÇÃO 41

8

INTRODUÇÃO

A escolha do tema “A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE

GESTÃO EMPRESARIAL” deu-se por dois motivos. O primeiro foi ter

modificado minha visão da Contabilidade, durante os últimos de trabalho, a

partir do momento em que assumi novas responsabilidades quando passei a

ocupar posição gerencial.

Habituada a precisos controles diários de caixa e previsões a médio

prazo, me interessei em saber como conciliar as informações financeiras que

eu possuía com os balancetes de verificação, com os demonstrativos de

resultados e balanço anual, apresentados pelo contador da empresa.

O segundo motivo para a escolha do tema foi ter recebido, logo após

iniciar o curso de Pós-Graduação, duas solicitações para apoiar dirigentes de

pequenas empresas - prestadoras de serviços - na gestão de seus negócios.

Após contatos e avaliações preliminares, percebi a excelente oportunidade que

tinha diante de mim de aliar teoria à prática. Decidi prestar meus serviços à

empresa que apresentou, no primeiro momento, maiores problemas de caixa e

gestão.

A partir dessa decisão, iniciei o trabalho de assessoria à empresa

escolhida. O resultado dessa assessoria encontra-se na presente monografia

que foi estruturada de modo que o leitor possa de forma seqüencial, ir se

familiarizando com a problemática, técnicas, ferramentas e meios de aplicação

de soluções para a questão-problema apresentada, ou seja, gerir uma

empresa, tendo a Contabilidade como ferramenta.

Não poderia finalizar esse prefácio sem antes agradecer às

empreendedoras que me fizeram a solicitação de assessoria e que, ao abrir as

9

portas da empresa ao meu trabalho, deram oportunidade a maior

desenvolvimento profissional, possibilitando adicionar sólida prática à teoria do

curso. A elas, meu especial agradecimento.

A competitividade atinge hoje todas as áreas: indústria, comércio e

serviços. O consumidor de um modo geral está mais inteligente e em

conseqüência mais exigente, busca e quer qualidade e preço. As empresas

devem estar atentas a essas demandas se quiserem manter-se, e bem, no

mercado.

A ferramenta “gestão empresarial” deve ser conhecida e utilizada pelo

empresário que deseja melhorias de qualidade, redução de custos e aumento

de rentabilidade em sua empresa. Muitas são as ferramentas que possibilitam

uma gestão eficaz. Nesse trabalho, abordarei a CONTABILIDADE como uma

dessas ferramentas: USÁ-LA COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO

EMPRESARIAL.

Quando o proprietário de uma empresa está questionando a

viabilidade do empreendimento, há necessidade de antes de qualquer

tomada de decisão visando sua continuação, venda, fusão, encerramento, ou

qualquer outra opção possível, faça uma análise detalhada do seu negócio.

A Contabilidade, além de ser a linguagem do mundo dos negócios,

fornece dados para a tomada de decisão, numa economia que cada dia exige

mais competências em gestão.

Os objetivos neste trabalho foram:

• fazer um levantamento completo da situação econômico-

financeira da empresa em questão, com apresentação de

diagnóstico e alternativas;

10

• possibilitar aos empreendedores perceber a importância da

Contabilidade na Gestão, para conhecimento do negócio e decisão

quanto ao rumo a tomar.

“A contabilidade decisorial é um sistema integrado de informações de

natureza econômico-financeira orientado para apoiar a direção das empresas

em suas decisões.“1

______________________________________________________________ 1 Paranhos, José Luiz B. Contabilidade Decisorial. São Paulo: STS, 1992 – Pág. 4

11

CAPÍTULO I

A HISTÓRIA DA CONTABILIDADE

A contabilidade dos nossos dias é uma herança dos antigos

profissionais e usuários de contabilidade. Conhecer como se utilizavam a

contabilidade no passado e as diversas escolas das correntes doutrinárias faz-

nos esclarecer o que nos fez chegar até aqui: o período da contabilidade

cientifica.

Na evolução da historia contábil juntamente com as doutrinas podemos

dividir em períodos, a saber: contabilidade antiga, contabilidade medieval,

contabilidade moderna e contabilidade científica.

Cada período é marcado por um feito ou por uma obra literária ou até

pela própria mudança na economia. Dentro de cada período contábil (antiga,

medieval, moderna e cientifica) existiram pensadores doutrinários, o qual

criaram ou defenderam as idéias de seus ancestrais. A chegada de cada

escola doutrinaria, seja ela criticando ou mesmo defendendo os assuntos já

comentados fazia com que gradativamente a contabilidade evoluísse. Para a

construção do conhecimento é necessário criticas. Já os períodos de

contabilidade foram divididos por algo o qual historicamente marcou. Vejamos

através do quadro 1 ao quatro períodos da contabilidade e seus respectivos

anos a qual pertenceram e o marco o qual o fizeram mudar.

PERIODOS

ANO

O QUE MAROU A MUDANÇA

DESTE PERIODO

I. Contabilidade

Antiga ou

Empírica

De 8000 a.C até

1202 da era Cristã

A edição do livro de Leonardo

Fibonacci, Liber Abaci, em 1202

com apenas 3 tiragens

manuscritas

12

II. Contabilidade

Medieval ou

Sistematização da

Contabilidade.

De 1202 até 1494

A edição do livro de Lucca

Pacioli, La summa de

arihmetica, geometria,

proportione et proportionalitá. A

economia européia em

expansão possui grande

relevância neste período.

III. Contabilidade

Moderna ou

Literatura da

Contabilidade

De 1494 até 1840

Segundo Melis a edição do livro

de Francesco Villa, La

contabilitá applicata alle

amministrazioni private e

publliche.

IV.Contabilidade

Cientifica ou

Contabilidade

Contemporânea

De 1840 até os dias

de hoje

Não há marco. A contabilidade

cientifica são os nossos dias

atuais.

1.1 – Os Períodos

A historia da contabilidade é dividida em períodos. Vejamos agora de

maneira mais aprofundada o período, a pratica contábil e os pensadores mais

importantes o qual viveram e criaram as diversas escolas doutrinarias em cada

período.

Segundo o historiador Frederico Melis, os primeiros vestígios de utilização

da contabilidade foi há 8000 a.C. Os primórdios da civilização utilizavam-se

dos poucos recursos que tinham para controlar os seus rebanhos e a produção

agrícola por eles cultivados. Alguns pesquisadores afirmam que quando o

homem se deparou com a vontade de controlar o cultivo da terra e o seu

rebanho, a fim de controlar o acumulo de riquezas surgiu a contabilidade. A

idéia de entesouramento de riquezas fez com que o homem criasse um

método racional de acumulo de informações de seus bens e obrigações, pois

13

seria inviável a memorização de tantas informações. Técnicas de registros

foram criadas para controlar os bens e obrigações.

Entre 8000 e 3000 a.C. foram utilizados como técnicas de registros fichas

de barro. Estas fichas foram utilizadas em Israel, Iraque, Turquia, Síria,

Mesopotânia e a Antiga Pércia, a fim de controlar os bens e obrigações. As

fichas de barro foram as primeiras evidencias de um sistema contábil. O

homem pré-histórico a fim de controlar a produção agrícola, o seu rebanho de

animais, as trocas de produtos agrícolas e de animais com outros homens que

por sua vez viessem a deixar resíduos de créditos ou débitos o faziam

mediante as filhas de barro. Estas fichas de barro eram usadas pois neste

período não utilizavam-se da escrita, tão pouco de números, e cada ficha de

barro representava um animal ou um produto agrícola. Havia paridade de um

por um, ou seja, para cada ficha de barro tinha-se um animal no rebanho ou

representava a colheita agrícola. Com o surgimento das casas decimais, a

paridade das fichas evoluíram. Algumas fichas poderiam valer não só um

animal, mas dez ou cem, por exemplo.

As fichas de barro representavam mercadorias ou até um direito para

seu possuidor. Cada animal era representado por uma ficha de barro e cada

ficha de barro continha uma forma palpável e visível diferentes umas das

outras para identificar o animal representado.

Juntamente com as fichas de barro o homem utilizava tábuas de argilas

que serviam também para o controle dos bens. Estas tábuas, conhecidas

como tábuas de Uruk ou Jemdet-Nasc, escrituravam as entradas e saídas dos

bens. Segundo Schmidt (2000:22) os registros nas tabuas de argila

demonstram fortes evidencias do controle físico dos bens, visto que ainda não

existia o conceito do valor e moeda. A tabua de Uruk, por exemplo, foi utilizada

há 4000 a.C. Essas tabuas, recebiam o desenho que representava o animal,

assim como a conta Imóvel atualmente representa o valor ou numerário é

identificada por uma escrita que representa ou simboliza a sua identificação

através da leitura. As tabuas também eram identificadas por gravuras que

14

representavam o animal ou o bem que queria controlar. Esse fenômeno,

conhecido com pictografia era utilizado pela falta da escrita.

A preocupação com o controle dos custos era notável há 3000 a.C.

quando os mesmos eram controlados separadamente, pelo menos o custo

com a mão de obra e os custos com materiais. Eram identificados somente os

custos direto, ficando os custos indiretos ainda sem apropriação.

Com o passar dos anos os controles foram aumentando e

aproximadamente em 3250 a.C. surgiram envelopes ou as caixas elaboradas

com barro para melhor controlar as entradas e saidas da produção agrícola e

os rebanhos de animais. Cada envelope ou caixa representava um bem e a

quantidade de fichas, direitos a receber e até mesmo obrigações.

Os envelopes e caixas representam atualmente os razonetes, onde um

valor do ativo, por exemplo, é debitado ao receber um valor. Porém, os

envelopes e caixas de barro, ao receber um valor ou numerário recebia uma

ficha de barro representando um valor de entrada.

Alguns historiadores acreditam que a contabilidade surgiu juntamente

com a escrita e que os primeiros sinais de escrita contábil, foram feitas na

tábua de Uruk. Acredito que as fichas tem a mesma função tabuas de Uruk,

controlar os bens e as obrigações assumidas, logo, este controle possuía um

intuito de apresentar ou controlar o patrimônio. Como as fichas foram utilizadas

antes das fichas de Uruk, aproximadamente 4000 anos de diferença, expresso

minha opinião concordando que o primeiro vestígio da utilização de

contabilidade foram as fichas, por ambas terem o mesmo intuito, controlar o

patrimônio.

Durante os primeiros 100 anos da era cristã as invasões ao norte da

China deram início a uma série de guerras que duraram até o século V. Ao

final do século X a Europa começou a se reestruturar após anos de invasões.

A agricultura foi um dos maiores responsáveis pela nova tomada econômica. O

15

comercio revendia o excesso das colheitas, estimulando assim os encontros de

feiras livres, abrindo espaço também aos pequenos artesãos.

Encerrada as invasões e com a retomada do crescimento econômico

através do excesso de produção das lavouras sendo comercializados, a

contabilidade tinha um novo desafio: auxiliar os comerciantes e artesãos uma

forma de gerenciar o dinheiro e controlar o dinheiro a receber e a pagar.

Leonardo Fibonacci, matemático, nascido na Grécia e criado na Itália,

encerra este período da contabilidade publicando o livro Liber Abaci, com

apenas 03 exemplares manuscritos. Segundo Mielis, a publicação de Fibonacci

encerra a era da contabilidade antiga.

Certamente, a contabilidade a contabilidade de hoje é um reflexo do

passado e sem essas diversas linhas de pensamento anteriormente

defendidas e pesquisadas a contabilidade não estaria tão evoluída como hoje

está. A contabilidade é uma ciência social e evolui em sociedade. No decorrer

dos anos vindouros acontecerão fatos que modificarão as atuais formas até

aqui descritas.

A evolução da contabilidade é notada juntamente com a evolução

humana. Dentre a evolução humana nota-se a preocupação do homem no

sentido de acumulo de informações para o gerenciamento de seus bens e para

o controle de acumulações de riquezas. A contabilidade não é um mero

registrador de fatos e sim auxilia aos seus usuários para a tomada de decisão

e pode ser utilizada como fontes de informações para controle.

Surgiram ao longo do tempo diversos pensamentos sobre a

contabilidade. Cada corrente doutrinária originou em uma escola de

pensamento contábil. Dentre muitas escolas defendidas, a mais aceita

mundialmente é a escola patrimonialista. Cada escola de pensamento contábil

defendia diferentes formas de contabilidade e definições. Vejamos algumas

16

definições: a contabilidade é a ciência das contas, é a arte de ter ou contar ou

até mesmo é uma ciência da administração.

Na verdade a contabilidade sempre apresentou um único objeto de

estudo: o patrimônio. Em todas as definições de contabilidade até aqui

apresentada, por mais que elas se diferem umas das outras, elas se diferem

somente no aspecto do objeto de estudo, mas a função de registrar e expor os

efeitos e causas que apresentam alterações na situação liquida da empresa,

sempre foi notada. Existe definição que em qualquer circunstância, o objeto de

estudo da contabilidade é o patrimônio e que todas as outras definições sobre

a contabilidade acabam também deixando isto evidenciado, porém com

sentidos diferentes, mas o objeto de estudo não muda.

A escola Norte-americana de contabilidade evoluiu o campo de

pesquisas profissionais e normatizou as técnicas para o trabalho contábil

aceitas mundialmente. Além de criar diversas comissões de fiscalização e

estudo de contabilidade, esta escola criou a obrigatoriedade da avaliação feita

por um profissional emitindo então o parecer sobre as demonstrações

financeiras, criando a auditoria para tal tarefa.

A contabilidade no Brasil sofreu fortes influencias da contabilidade norte-

americana. A lei das sociedades por ações editadas em 1976 no Brasil, é

praticamente cópia da lei do mesmo assunto nos Estados Unidos da América.

A escola brasileira, porém, é conhecida internacionalmente como uma das

escolas mais avançadas em correções monetárias o qual afetam a composição

patrimonial das entidades.

Todos estudiosos, o qual defenderam seus pensamentos sobre a

contabilidade contribuíram para o avanço da mesma. Porém, posso destacar

que Vicenso Masi conseguiu captar e defender a essência da contabilidade

com mais argumentos do eu as outras escolas, e a escola americana a partir

do século XIX criou regras profissionais para a normatização do trabalho

contábil. Enquanto as escolas européias discutiam as doutrinas e a essência

17

da contabilidade a escola norte-americana elaborava estudos para a criação

de normas profissionais e para a padronização das demonstrações financeiras.

A partir deste momento a contabilidade tornou-se mais madura no aspecto

profissional.

Dentro o aspecto lógico do futuro da contabilidade baseado em fatores

passados, a contabilidade continuará oferecendo informação para a tomada de

decisão. Mediante a um mercado altamente tecnológico e maduro, a

contabilidade oferecerá informações gerenciais, e não mais a informação para

a tomada de decisão. Ela será mais participativa nas ações empresariais

desde que as informações geradas por ela sejam fidedignas.

1.2 – Resumo das Demonstrações Contábeis (ferramenta de um contador)

Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício,

Demonstração das Mutações do Patrimônio Liquido, Demonstração de Lucros

e Prejuízos Acumulados, Demonstração das Origens e Aplicação de Recursos,

Demonstração dos Fluxos de Caixa, Demonstração do Valor Adicionado, Notas

Explicativas, Balanço Social e Consolidação das Demonstrações Contábeis.

A seguir definições sobre as Demonstrações Contábeis (enfoque prático e

didático).

Balanço Patrimonial

O Balanço Patrimonial é constituído de Ativo, Passivo e Patrimônio

Liquido. O Ativo, por sua vez compõe-se de Bens e Direitos aplicados na

Entidade Contábil. O Passivo e o Patrimônio Líquido registram todas as

entradas (origens) de recursos na empresa.

Demonstração do Resultado do Exercício

Ao fim de cada exercício social, a Contabilidade da empresa elabora a

Demonstração do Resultado do Exercício, onde se observa o grande indicador

18

global de eficiência: o retorno resultante do investimento dos proprietários da

empresa determinando o lucro ou o prejuízo.

Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido

É de muita utilidade, pois fornece a movimentação ocorrida durante o

exercício nas diversas contas do Patrimônio Líquido, indicando a

movimentação do capital próprio referente ao Capital, Reservas e Lucros ou

Prejuízos Acumulados.

Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados

Essa demonstração possibilita a evidenciação clara do lucro do período,

sua distribuição e a movimentação ocorrida no saldo da conta de Lucros

Acumulados.

Demonstração das Origens e Aplicação de Recursos

A Demonstração das Origens e Aplicação de Recursos (mais conhecida

como DOAR), como seu próprio nome indica tem por objetivo apresentar de

forma ordenada e sumariada principalmente as informações relativas às

operações de financiamento e investimento da empresa durante o exercício, e

evidenciar as alterações na posição financeira da empresa.

Demonstração dos Fluxos de Caixa

É prover informações relevantes sobre o pagamento e recebimentos,

em dinheiro, de uma empresa, ocorrido durante um determinado período.

Demonstração do Valor Adicionado

Corresponde a uma das formas que ampliam a capacidade de se

analisar o desempenho econômico social das organizações.

Notas Explicativas

A publicação das notas explicativas às Demonstrações esta prevista no

art. 176 da Lei das Sociedades por Ações, o qual estabelece que: “As

demonstrações serão complementadas por Notas Explicativas e outros

19

quadros analíticos ou demonstrações contábeis necessários para

esclarecimento da situação patrimonial e dos resultados do exercício”.

Balanço Social

O Balanço Social tem por objetivo descrever uma certa realidade

econômica e social de uma entidade, mediante o qual é suscetível de

avaliação. Em decorrência dele, as relações entre o fator capital e o fator

trabalho pode ser mais bem regulado e harmonizado à medida que as forças

sociais avancem e tomem posição, especialmente nos países do Terceiro

Mundo, onde se observa o capitalismo selvagem e desumano. O Balanço

Social possui quatro vertentes: O Balanço Ambiental, Demonstração do Valor

Adicionado e Benefícios e Contribuições à sociedade em geral.

Consolidação das Demonstrações Contábeis

Processo pelo qual se evidencia, por demonstrações contábeis

consolidadas, aos diretores da “holding” os ativos e os passivos (exigibilidades)

sobre o seu controle, assim como as receitas e despesas pelas quais serão

responsáveis

20

CAPÍTULO II

A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO

2.1 - A Visão da Contabilidade Pelo Empresário

A contabilidade é uma ferramenta indispensável para a gestão de

negócios. De longa data, contadores, administradores e responsáveis pela

gestão de empresas se convenceram que amplitude das informações

contábeis vai além do simples cálculo de impostos e atendimento de

legislações comerciais, previdenciárias e legais.

Contabilidade Gerencial, em síntese, é a utilização dos registros e

controles contábeis com o objetivo de gerir uma entidade.

A gestão de entidades é um processo complexo e amplo, que necessita

de uma adequada estrutura de informações - e a contabilidade é a principal

delas. Além do mais, o custo de manter uma contabilidade completa (livros

diário, razão, inventário, conciliações, etc.) não é justificável para atender

somente o fisco. Informações relevantes podem estar sendo desperdiçadas,

quando a contabilidade é encarada como mera burocracia para atendimento

governamental.

Objetivamente, o custo médio de uma contabilidade de empresa de

pequeno porte (faturamento até R$ 120.000/mês) é acima de R$ 600,00.

Numa empresa de médio porte (faturamento até R$ 1.000.000/mês) este custo

vai a R$ 3.000,00 ou mais. Tais empresas precisam aproveitar as informações

geradas, pois obviamente este será um fator de competitividade com seus

concorrentes: a tomada de decisões com base em fatos reais e dentro de uma

técnica comprovadamente eficaz – o uso da contabilidade.

21

A contabilidade gerencial não “inventa” dados, mas lastreia-se na

escrituração regular dos documentos, contas e outros fatos que influenciam o

patrimônio empresarial.

Dentre as utilizações da contabilidade, para fins gerenciais, destacam-

se, entre outros:

1. Projeção do Fluxo de Caixa

2. Análise de Indicadores

3. Cálculo do Ponto de Equilíbrio

4. Determinação de Custos Padrões

5. Planejamento Tributário

6. Elaboração do Orçamento e Controle Orçamentário

Condições

O primeiro passo para uma contabilidade, verdadeiramente, gerencial, é

que esta seja atualizada, conciliada e mantida com respeito às boas técnicas

contábeis.

Desta forma, pressupõe-se, entre outros, que uma contabilidade para

uso gerencial deva ter:

1. Contas bancárias devidamente “fechadas” com os respectivos

extratos, sendo as diferenças demonstradas e que tais diferenças

não afetem o resultado pelo regime de competência. Admite-se, tão

somente, as típicas “pendências” bancárias, como cheques não

compensados e pequenos valores de débitos e créditos a ajustar.

Valores expressivos, como débitos de juros e encargos sobre

financiamentos, devem estar contabilizados.

2. Provisões de Férias e 13º Salário feitas mensalmente, com base em

relatórios detalhados do departamento de recursos humanos. A falta

22

de provisão mensal distorce as demonstrações contábeis, pois o

regime de competência não é atendido.

3. Depreciações, amortizações e exaustões, contabilizadas com base

em controles do patrimônio.

4. Registro dos tributos gerados concomitantemente ao fato gerador,

efetuando-se também a Provisão do IRPJ e CSLL, conforme regime

a que está sujeito a empresa (lucro real, presumido ou arbitrado).

5. Nas empresas que se dedicam às atividades imobiliárias, optar por

contabilizar custos orçados das obras. Outras atividades também

exigirão técnicas contábeis específicas, como as cooperativas e as

instituições financeiras.

6. Receitas, custos e despesas, reconhecidas pelo regime de

competência, como detalhado adiante.

2.2 - O Regime de Competência Contábil

O reconhecimento das receitas e gastos é um dos aspectos básicos da

contabilidade que devem ser conhecidos para poder avaliar adequadamente

as informações financeiras.

Sob o método de competência, os efeitos financeiros das transações e

eventos são reconhecidos nos períodos nos quais ocorrem,

independentemente de terem sido recebidos ou pagos.

Para todos os efeitos, as Normas Brasileiras de Contabilidade elegem o

regime de competência como único parâmetro válido, portanto, de utilização

compulsória no meio empresarial.

Para muitos empresários totalmente despreocupados com a área

econômico-financeira, a Contabilidade é somente necessária para atender às

23

exigências fiscais. Especialmente os proprietários de empresas de pequeno

porte, que o Imposto de Renda dispensa de fazer Contabilidade, estão pouco

interessados em fazer, conhecer e analisar relatórios contábeis.

No entanto, enfrentando pressões e vendo-se diante de sérias

dificuldades no gerenciamento de sua empresa, o empresário se pergunta o

que deveria fazer para não só manter sua empresa em equilíbrio, como

também fazer com que dê lucro e cresça saudável.

Hoje, numa economia cuja estabilidade monetária se faz presente, em

que a margem de lucro foi sensivelmente reduzida, as empresas necessitam

mais do que nunca de uma boa administração. Aos poucos, muito lentamente,

os empresários estão percebendo que, sem controle, não há saúde financeira

e que os relatórios necessários ao processo decisório, são fornecidos pela

Contabilidade. Sem ela, não há dados, sem dados não se pode elaborar

relatórios e sem eles a interpretação da situação da empresa não é possível, o

que impede uma tomada de decisão coerente e sustentada.

2.3 - A Contabilidade Como Aliada

A Contabilidade, sabemos, é a linguagem universal

dos negócios e seu objetivo principal “é o de permitir a cada

grupo principal de usuários a avaliação da situação

econômica e financeira da entidade, em sentido estático,

analisar os fatos ocorridos, bem como fazer inferências sobre

suas tendências futuras "(grifos do autor) 1.

Podemos , conforme Marion2, subdividi-la em três

peças:

-> Contabilidade Financeira : É a contabilidade geral, necessária a

todas as empresas. Fornece informações básicas aos seus usuários

e é obrigatória para fins fiscais...

24

-> Contabilidade de Custos : Está voltada para o cálculo e a

interpretação dos custos dos bens fabricados ou comercializados,

ou dos serviços prestados a empresa.

-> Contabilidade Gerencial : Voltada para fins internos, procura

suprir os gerentes de um elenco maior de informações,

exclusivamente para tomada de decisões...” 2

A falta de visão da Contabilidade Gerencial como Ferramenta de Gestão

tem levado muitas empresas a enfrentar grandes e sérias dificuldades, sejam

econômicas, de gestão e controle, que poderiam ser consideravelmente

minoradas. Percebendo a Contabilidade Gerencial como aliada e empregando-

a corretamente torna-se possível planejar, implementar ações, manter ou

alterar a posição da empresa no mercado, alterar seus rumos, fazer ajustes,

enfim, geri-la da melhor forma para que o sucesso seja o seu resultado.

“Observei certa freqüência que várias empresas, principalmente as

pequenas, têm falido ou enfrentam sérios problemas de sobrevivência.

Ouvimos empresários que criticam a carga tributária, os encargos sociais, a

falta de recursos, os juros altos etc., fatores esses que, sem dúvida,

contribuem para debilitar a empresa. Entretanto, descendo a fundo nas

investigações, constatei que, muitas vezes, a “célula cancerosa” não repousa

naquelas críticas, mas na má gerência (grifo do autor) nas decisões tomadas

sem respaldo, sem dados confiáveis. Por fim observei, nesses casos, uma

contabilidade irreal, distorcida, em conseqüência de ter sido elaborada única e

exclusivamente para atender as exigências fiscais.” 3

___________________________________________________________________________________________

1 Marion, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 8a ed. São Paulo: Atlas - 1998 - Pág. 128 2 Marion, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 8a ed. São Paulo: Atlas - 1998 - Pág. 29 3 Marion, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 8ª ed. São Paulo : Atlas – 1998 – Pág. 27

25

2.4 - A Contabilidade Para Controle Gerencial

Já ao iniciar a compreensão dos princípios básicos da Contabilidade, o

Empresário terá condições de começar a sanar um grave problema que está

presente de um modo gera nas micro, pequenas e médias empresas. Trata-se

do fato da empresa ser confundida com a pessoa no sócio, ou seja, empresa e

sócio não são tratadas como entidades separadas como deveriam: “pessoa

física” distinta da “pessoa jurídica”.

Essa falta de distinção acarreta uma série de problemas entre eles a

união dos ‘caixas’ de ambos, a falta de controle detalhado e específico de

entradas e saídas, falta de dados consistentes, relatórios precários etc.

Para que a Contabilidade seja usada como instrumento gerencial, é

também imprescindível que o gestor tenha inicialmente uma base de dados

confiável. Uma vez que a empresa passe a ser considerada uma entidade

independente da figura do sócio, todos os seus movimentos (da empresa) de

entrada e saída de serviços, produtos, materiais, operações que envolvam

vendas, recebimentos, pagamentos etc. devem ter seus registros efetuados

sistematicamente.

O equilíbrio financeiro é sempre buscado pelo gestor da empresa e para

isso técnicas contábeis se encontram a disposição para o fornecimento das

informações necessárias. Os demonstrativos mais utilizados são a

Demonstração de Resultado e o Balanço Patrimonial. Enquanto a

demonstração de resultados é um demonstrativo sistemático que tem receitas,

custos e despesas como base, o balanço usa as contas do ativo e do passivo,

conciliadas e ajustadas.

2.5 - Plano de Contas

26

O Plano de Contas, segundo Marion “é o agrupamento ordenado de

todas as contas que serão utilizadas pela Contabilidade dentro de determinada

empresa. Portanto, o elenco de contas considerado é indispensável para os

registros contábeis. Cada empresa, de acordo com sua atividade e seu

tamanho (micro, pequena, média ou grande), terá o seu próprio Plano de

Contas”. 4

O Balanço Patrimonial é formado por dois tipos de contas: Ativo e

Passivo. Já a Demonstração de Resultado utiliza as seguintes contas:

Receitas, Custos e Despesas. Assim, o passo seguinte será a elaboração de

um Plano de Contas básico, racional, específico e adequado para a empresa,

seja ela indústria, comércio ou prestadora de serviços.

Preparando-se um Balancete de Verificação e iniciando os lançamentos

nas contas para verificação dos Resultados da empresa, logo após o primeiro

mês de lançamento, será possível iniciar as primeiras análises. *

Os lançamentos deverão ser feitos mês a mês e análises sistemáticas

poderão ser efetuadas a cada final de mês, com os valores dentro do mês

lançado, comparando-os já com o mês anterior e assim sucessivamente.

Um conjunto de seis meses de lançamentos, bem mais amplo que o

universo restrito de um ou dois meses, poderá dar ao gestor uma visão mais

específica do seu negócio, pois possibilitará através de análises, perceber

quais são, eventualmente, os pontos impactantes no seu negócio.

______________________________________________________________________________________________

4 Marion, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 8ª ed. São Paulo : Atlas – 1998 – Pág. 139

27

2.6 - Ponto de Equilíbrio

A correta alocação de custos e despesas no Plano de Contas,

possibilitará também que seja conhecido o Ponto de Equilíbrio, mais uma

informação importante na eficácia do gerenciamento dos recursos econômicos

e financeiros de empresa.

* Torna-se indispensável também que o empresário tenha conhecimento

do instrumento “Fluxo de Caixa”, que relaciona o conjunto de entradas e

saídas em determinado período da empresa. É uma importante

ferramenta do administrador financeiro.

Bernardi define assim o Ponto de Equilíbrio: “E o volume calculado em

que as receitas totais de uma empresa igualam-se aos custos e despesas

totais; portanto, o lucro é igual a zero.” 1

RECEITA TOTAL = CUSTOS E DESPESAS TOTAIS

RT = CT + DT

Vejamos a seguir a análise gráfica também apresentada por Bernardi 2:

28

“Graficamente, verifica-se que custos fixos e despesas fixas

permanecem constantes, independentemente do volume, e que os custos

totais e as despesas totais iniciam-se a partir do componente fixo a volume

zero. Portanto, os custos variáveis e as despesas variáveis representam a

diferença entre ambas, demonstrada no gráfico pelo ângulo tomado.

O ponto no qual a linha da receita total encontra-se com a linha dos

custos e despesas totais, é o ponto de equilíbrio...”

Conhecendo o ponto de equilíbrio e os resultados das análises dos

demonstrativos contábeis, o gestor terá acesso a informações úteis para

administração e poderá avaliar a situação de sua empresa e determinar ações

de curto e médio prazo, objetivando eficácia e lucro.

_______________________________________________________________________________________________

1 Bernardi, Luiz Antônio. Política de Formação de Preços. 2a Ed. São Paulo - Atlas - 1998 - Pág 160 2 Bernardi, Luiz Antônio. Política de Formação de Preços. 2a Ed. São Paulo - Atlas - 1998 - Pág. 161

29

CAPÍTULO III

UM ESTUDO DE CASO: EMPRESA PRESTADORA DE

SERVIÇOS

3.1 - Características de Empresa

Para examinar com mais detalhes a Contabilidade como Instrumento

de Gestão, uma ferramenta de apoio ao empresário, trouxe na forma de

estudo de caso, o que está ocorrendo com uma empresa do setor de

prestação de serviços.

A empresa é uma franqueada, no ramo de ensino de idiomas,

estabelecida e atuante no mercado há 6 anos, com muitos concorrentes no

mercado. Com sérios problemas de caixa, enfrentando dificuldades de gestão,

a empresa está questionando a viabilidade do seu negócio. Necessita

conhecer sua real situação para tomada de decisão.

São várias as questões:

• A empresa está dando lucro ou prejuízo?

• O capital empregado está sendo remunerado satisfatoriamente?

• A empresa deve continuar nas condições atuais?

• A empresa deve ser ampliada?

• A empresa deve mudar o foco dos negócios?

3.2 - A Forma de Desenvolvimento

O trabalho desenvolveu-se da seguinte forma :

• � Coleta geral de dados,

30

• � elaboração de relatórios gerenciais,

• � apresentação de diagnóstico preliminar,

• � ampliação da base de dados,

• � apresentação de diagnóstico final e

• �apresentação de alternativas para solução dos problemas

detectados.

Para tanto, fiz uso da Contabilidade através de vários instrumentos

integrados, para fornecer um quadro da situação e de alguns elementos em

particular, para possibilitar um diagnóstico para apoio a tomada de decisão.

3.3 - O Modo de Desenvolvimento

Optei pelo regime de lucro presumido e obrigada a escriturar em Livro

Caixa os recebimentos e pagamentos ocorridos em cada mês, a empresa não

possuía nenhum tipo de relatório gerencial.

O primeiro passo foi criar um Plano de Contas. Em seguida iniciou-se a

coleta geral de dados através de levantamento de alguns registros básicos já

existentes: saldos de caixa / bancos, contas a pagar e receber, impostos

recolhidos e a recolher, despesas fixas e variáveis etc. Adequando os dados

ao Plano de Contas, foi possível montar o Demonstrativo de Resultados do

mês de agosto. Em seguida, preparou-se um Balancete de Verificação com a

data de 31/08/2009.

3.4 - Análises dos Relatórios Contábeis

A análise do Balancete de Verificação apontou, de imediato, o montante

negativo do Capital de Giro Próprio. A Demonstração de Resultado do mês de

agosto mostrou que, aparentemente, a empresa estava operando no seu

Ponto de Equilíbrio.

31

Para que as análises pudessem ser mais detalhadas, a base de dados

foi ampliada, foram incluídos também os meses de maio, junho, julho. Os

meses de setembro e outubro foram incluídos posteriormente.

Dos seis meses de dados foram tiradas três médias, para o cálculo do

Ponto de Equilíbrio:

- Opção 1 - Incluindo todos os meses exceto julho,

- Opção 2 - Somente os meses setembro e outubro e

- Opção 3 - Todos os meses sem exceção.

Na opção 1, o mês de julho não foi incluído por ser um mês atípico.

É mês de férias, quando o faturamento é drasticamente reduzido. Verificou-se

a média sem a queda brutal de faturamento por férias.

Na opção 2, foram considerados somente os meses de setembro e

outubro porque, nesses meses, o total dos custos dos serviços prestados foi

bastante reduzido, resultado já da implantação de algumas medidas de gestão,

visando essa redução. Mantendo-se essas medidas, a média passará a

apresentar um lucro líquido maior.

Na opção 3, foram considerados todos os meses do levantamento, sem

exceção. Observa-se o baixo valor do lucro líquido.

Na análise horizontal, percebe-se que em relação ao faturamento, os

custos dos serviços prestados têm peso elevadíssimo. Vale notar que, com a

implementação de medidas de redução de custos, nos meses de setembro e

outubro, houve aumento da margem bruta de contribuição e do lucro líquido.

Aplicando-se nos próximos meses (novembro e dezembro) as médias

obtidas na opção dois, haverá lucro líquido. Tal lucro deverá cair drasticamente

em janeiro, devido a férias escolares. Os valores positivos dos meses de

32

novembro e dezembro deverão ser suficientes para cobrir os valores negativos

do próximo mês de férias.

Ao término do semestre, os cálculos relativos ao Ponto de Equilíbrio

deverão ser refeitos. Uma vez que os valores de faturamento, dos custos dos

serviços prestados sejam mantidos em novembro e dezembro, semelhantes a

setembro e outubro, poderá ser feito um novo cálculo levando-se em

consideração outro mês atípico que é janeiro, chegando-se a um novo ponto

de equilíbrio que poderá ser considerado para projeções para o próximo ano.

33

CAPÍTULO IV

PROBELMAS E ALTERNATIVAS

4.1 - Problemas Encontrados

O primeiro problema encontrado logo no início do trabalho, foi um caixa

extremamente deficitário, com saldos bancários negativos e com débitos de

empréstimos contratados vencidos e não pagos e a vencer.

O segundo, foi o montante de impostos vencidos e não pagos. O

correspondente ao INSS, parte do empregado, por exemplo, foi retido e não

repassado ao estado. Essa situação poderá ser considerada apropriação

indébita, na eventual possibilidade da empresa vir a ser fiscalizada.

Outro problema: o fato de não haver distinção entre pessoa jurídica e

pessoa física, os caixas se mesclam não havendo separação entre eles.

A inexistência de relatórios gerenciais, seguramente devido ao total

desconhecimento de sua importância, foi também observado. Haviam vários

registros, obtidos através de constantes lançamentos em livro específico, mas

que não eram transformados em informações. Por exemplo, há vários grupos

abertos e com curso em andamento, dando prejuízo.

A falta de conhecimento da utilidade da contabilidade não possibilitou

que se fizesse ao longo do tempo uma provisão para atender riscos:

conhecidos ou calculáveis, encargos ou outros desembolsos que poderiam vir

no futuro, como por exemplo, provisão para férias, 13º salários, verbas

rescisórias.

Voltando-se ao Demonstrativo de Resultados, percebe-se como foram

elevados os valores do item salários de maio a agosto. Aparentemente não

34

houve provisão para essas saídas. Naqueles meses houve rescisões de

contratos de trabalho.

O prédio onde a empresa está localizada, pertence à sócia majoritária.

Foi feita uma reforma nesse prédio, mas não foi considerada a distinção de

caixa entre pessoa jurídica e física. Mesmo sendo o prédio de propriedade de

uma das sócias, foi a sociedade empresarial que pagou a reforma. A partir

desse momento, o déficit já existente ampliou-se enormemente, inclusive por

inexistência de relatórios contábeis que pudessem mostrar as falhas

existentes.

4.2 - Alternativas Propostas

Durante o desenvolvimento do trabalho de assessoria, a sócia

majoritária demonstrou forte inclinação para o encerramento das atividades da

empresa. Devido a tão alto déficit, o puro e simples encerramento traria

enormes prejuízos. Após análise dos Relatórios Contábeis Gerenciais, foram

oferecidas algumas alternativas:

• Manter a empresa aberta, fazendo uso de uma estratégia agressiva

para gerar aumento de receita,

• manter custos e despesas em seu nível mínimo,

• só manter abertos grupos que dêem lucro,

• fragmentar, dissecar as dívidas e montar estratégias de negociação

com as entidades que forneceram crédito,

• fazer um planejamento para pagamento dos tributos em atraso

(denúncia espontânea / parcelamento dos pagamentos),

• a médio prazo, implementar ações visando a venda do negócio,

fusão ou sucessão, não descartando nenhuma dessas hipóteses.

35

CONCLUSÃO

O assunto tratado nessa monografia deve fazer parte do dia a dia das

empresas, sobretudo no atual momento de intensa competição entre os vários

ramos de negócio.

Outras formas de uso para essa monografia poderão ser encontradas,

por de ser uma ferramenta de auxílio ao gestor na elaboração de relatórios

gerenciais: úteis, objetivos, eficientes e motivadores para tomada de decisão.

Sei que o teor deste estudo não esgota as possibilidades do uso da

Contabilidade. Abre somente uma porta para que este tema possa ser aplicado

de forma rápida e fácil na gestão de pequenas e médias empresas, auxiliando-

as a gerir seus empreendimentos, objetivo este que nos propusemos a

atender.

Não pode haver ciência sem um modelo adequado de percepção e

representação da realidade. Neste inicio do século XXI, já se tornou obvio que

no ambiente moderno dos negócios uma contabilidade gerencial, que tenha

por base um modelo exclusivamente financeiro, não mais consegue propiciar

as informações necessárias para dar apoio à gestão das empresas nas suas

mais importantes decisões. Para manter sua relevância decisorial, o modelo

contábil-financeiro precisa ser estendido e flexibilizado, incorporando e

integrando novas dimensões e novos instrumentos de pesquisa e avaliação.

Esta profunda transformação da gerencial, que levaria à moderna

Controladoria, se faz integrando ao seu modelo explicativo básico, que é de

natureza contábil, a identificação e a avaliação de variáveis, que têm elevado

impacto sobre os resultados das empresas, tais como o valor dos produtos, os

fatores ambientais setoriais e sistêmicos, os processos de trabalho e os

recursos tangíveis e intangíveis mobilizados.

36

O presente estudo veio enriquecer não só o contexto sócio-cultural,

como elucidar os conceitos básicos e da profissão contábil, oferecendo um

novo conhecimento ao leitor.

As preocupações desse trabalho também recaíram sobre a conjugação

do ciclo de vida das entidades a partir das informações contidas nas

Demonstrações Contábeis, procurando alertar de uma forma rápida e prática

para que a Contabilidade serve ao empresarial no sentido de ferramenta de

gestão.

No que tange a importância da informação da demonstração contábil,

foi explanado o que representa e como utilizar e as diversas atividades de um

contabilista.

Uma função por demais depreciada por falta de conhecimento do leigo,

que somente se preocupa com a matéria quando por ocasião de sua prestação

de contas com o fisco Federal, Estadual ou Municipal.

O enfoque educacional, é mostrar quanto é necessário que o

estudante moderno, se engaje na maneira mais fácil de apresentar ao

empresário o seu conhecimento contábil e como integrante de ponta para a

produção de relatórios gerenciais e particularmente evitando prejuízos danosos

ao empreendimento.

A educação contábil deverá obedecer a um constante aprimoramento

em laboratório, apresentando estudos de casos que facilitem sua vida

profissional, evitando-se uma surpresa desagradável pelo desconhecimento

prático da questão.

O profissional de contabilidade presta indiretamente serviços ao

governo, sem nenhuma contrapartida. Cotidianamente, elabora e recolhe

impostos, taxas e contribuições das empresas. Se há arrecadações no país,

ela deve e muito aos contabilistas.

37

Hoje, o mundo por estar vivendo uma economia globalizada e mais

competitiva requer do futuro profissional a busca de novos conhecimentos,

procurando sempre estar bem informado e investir em seu potencial.

38

BIBLIOGRAFIA

BERNARDI, Luiz Antonio. Política de Formação de Preços. 2 ª ed. São Paulo:

Atlas - 1998

GITMAN, Lawrence J. Princípios de Administração Financeira. 3ª ed. São

Paulo: Harper & Row do Brasil, 1984

IUDÍCIBUS, Sérgio de. Contabilidade Gerencial. São Paulo : Atlas 1995

MARION, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 8ª ed. São Paulo: Atlas –

1998

PARANHOS, José Luiz B. Contabilidade Decisorial: Análise Gerencial de

Custos e Resultados. São Paulo: STS, 1992

SCHMIDT, Paulo. História do Pensamento Contábil. Porto Alegre: Bookman -

2000

Site: www.dsscontadores.com.br

39

ÍNDICE

FOLHA DE ROSTO 2

AGRADECIMENTO 3

DEDICATÓRIA 4

RESUMO 5

METODOLOGIA 6

SUMÁRIO 7

INTRODUÇÃO 8

CAPÍTULO I - A HISTÓRIA DA CONTABILIDADE 11

1.1 – Os Períodos 12

1.2 – Resumo das Demonstrações Contábeis 17

CAPÍTULO II - A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE 20

GESTÃO

2.1 - A Visão da Contabilidade Pelo Empresário 20

2.2 - O Regime de Competência Contábil 22

2.3 - A Contabilidade Como Aliada 23

2.4 - A Contabilidade Para Controle Gerencial 25

2.5 - Plano de Contas 25

2.6 - Ponto de Equilíbrio 27

CAPÍTULO III – UM ESTUDO DE CASO: EMPRESA 29

PRESTADORA DE SERVIÇOS

3.1 - Características de Empresa 29

3.2 - A Forma de Desenvolvimento 29

3.3 - O Modo de Desenvolvimento 30

3.4 - Análises dos Relatórios Contábeis 30

CAPÍTULO IV - PROBELMAS E ALTERNATIVAS 33

4.1 - Problemas Encontrados 33

4.2 - Alternativas Propostas 34

40

CONCLUSÃO 35

BIBLIOGRAFIA 38

ÍNDICE 39

FOLHA DE AVALIAÇÃO 41

41

FOLHA DE AVALAÇÃO

NOME DA INSTITUIÇÃO:

TÍTULO DA MONOGRAFIA:

AUTOR:

DATA DA ENTREGA:

AVALIADO POR: CONCEITO: