UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO NAS ORGANIZAÇÕES.

Por: Tatiane Moraes Farias

Orientador

Prof. Carlos Cereja

Rio de Janeiro

2010

2

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO NAS ORGANIZAÇÕES.

Apresentação de monografia à Universidade

Candido Mendes como requisito parcial para

obtenção do grau de especialista em gestão

empresarial.

Por: . Tatiane Moraes Farias

3

AGRADECIMENTOS

Agradeço, aos meus pais, pelo o amor,

apoio, incentivo e por ter demonstrado

que a educação é primordial e que

permite vislumbrar novos horizontes.

4

DEDICATÓRIA

Dedico, aos familiares, amigos e a

todos que de alguma forma

Contribuíram para o desenvolvimento

desta monografia.

5

RESUMO

As organizações buscam alcançar os objetivos desejados, por isso que

administrar o tempo, é imprescindível dentro das organizações, onde as

incertezas e as mudanças acontecem rapidamente. Porém é necessário por

em prática os conhecimentos científicos da administração, como o

planejamento, organização, delegação de tarefas e comunicação, pois são

fatores que ajudam as empresas a administrar o tempo e se desenvolverem

com eficiência em busca dos resultados pretendidos. Assim, verificar os

fatores, os quais ajudam a economizar o tempo, dividir o trabalho, analisar as

tarefas e definir prioridades das atividades, são algumas soluções para

aproveitar, da melhor maneira possível, o tempo dentro das tarefas a serem

executadas, proporcionando as empresas mais oportunidades de realizarem

seus objetivos determinados, com mais eficiência ao alcance da maximização

do lucro empresarial.

6

METODOLOGIA

Este trabalho trata de uma pesquisa bibliografica.

Os principais autores utilizados na realização deste trabalho, foram Idalberto

Chiavenato, Stephen P. Robbins e James A. F. Stoner.

7

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I

O conceito da Administração 10

CAPÍTULO II

A importância da administração

do tempo nas empresas. 18

CAPÍTULO III

O aperfeiçoamento do tempo

nas organizações. 25

CONCLUSÃO 45

BIBLIOGRAFIA 47

ÍNDICE 48

8

INTRODUÇÃO

Administração do tempo nas organizações, é o tema desta monografia,

e a importância desse fator, é o problema que no qual será desenvolvido no

decorrer deste estudo.

A justificativa para tal problema, está nas mudanças que ocorrem

rapidamente, nas novas tecnologias e regras, que vão surgindo no segmento

empresarial que é tão instável, nas leis que são criadas e inseridas dentro das

empresas, ou seja, uma série de fatores que vão influenciando o desempenho

organizacional. Assim, torna-se necessário o conhecimento científico, de

algumas questões da administração, como o planejamento, organização,

delegação das tarefas, comunicação, controle, entre outros. Pois obtendo

essas informações, dará o início a administração do tempo. Que está na

identificação de como utilizar o tempo, em como descobrir o que se deseja

mudar e o que realmente é importante dentro das tarefas a serem realizadas.

Então a boa administração do tempo é provavelmente o fator mais importante

nas tarefas a serem executadas, pois o tempo não pode ser prolongado, mas

sabendo aproveitar da melhor maneira possível, proporciona grandes

oportunidades. Obtendo então, eficácia nos resultados pretendidos. Por isso, a

administração do tempo dentro das empresas, torna-se cada vez mais

imprescindível, definir prioridades e planejar atividades para conquistar um

melhor aproveitamento do tempo, com o foco em metas.

Analisar a administração do tempo nas organizações e definir tal

importância, são os objetivos propostos deste estudo.

A verificação de fatores, os quais ocorrem o desperdício de tempo e a

solução de problemas através de novos hábitos e costumes com o objetivo da

maximização do lucro empresarial, são alguns fatores que possivelmente

resolve e dão resposta ao problema exposto nessa monografia.

O estudo delimita-se em Administração do tempo, as chaves para o

sucesso, do autor Paulo Barreto dos Santos; em Chiavenato, Administração de

9empresas, em Administração do tempo do artigo de Eduardo Chaves; em

artigos do site: administradores.com.br, entre outros.

A gestão do tempo nas organizações, é constituída através dos

princípios básicos de administração, na identificação de como utilizar o tempo,

na atribuição das atividades e o que realmente é importante dentro das tarefas

a serem executadas. O aperfeiçoamento do tempo é, também, um fator

importante que ajuda as empresas a desenvolver procedimentos e atividades

com mais agilidade, favorecendo o crescimento organizacional e eficácia nos

resultados pretendidos.

O conceito da administração e seus meios básicos para uma empresa

ser bem sucedida, é desenvolvida no capítulo I, no qual mostra a relevância

desse fator.

O capítulo II, analisa a importância da administração do tempo nas

empresas. Que é apresentada através de fatores como: atribuição de tarefas,

utilização do tempo e tecnologia.

O capítulo III mostra, de que maneira pode aperfeiçoar o tempo nas

organizações, pelos métodos, estruturas, delegação de autoridade, analise de

tarefas, gerenciamento do tempo e motivação.

Entretanto, cada capítulo expõe e analisa a grande importância do

tempo nas organizações e como pode tornar mais produtiva as atividades,

aproveitando as oportunidades que o tempo proporciona.

10

CAPÍTULO I

1- O conceito da administração

“A palavra administrar tem sua origem no latim, e seu

significado original implica subordinação e serviço: ad,

direção para, tendência; minister, comparativo de

inferioridade; e sufixo ter, que serve como termo de

comparação, significando subordinação ou obediência,

isto é, aquele que realiza uma função abaixo do comando

de outro, aquele que presta serviço a outro”

( CHIAVENATO, 1982, p.3).

Pode-se dizer, que a definição da administração é o processo de

planejar, organizar, controlar e dirigir as atividades a serem executadas pelos

colaboradores e de utilizar todos os recursos da melhor maneira possível, para

alcançar os resultados pretendidos.

Para tanto, a administração precisa mapear o ambiente externo e dar

condições de eficiência à tecnologia utilizada através da estratégia

empresarial, integrando os recursos, e os esforços em todas as áreas e níveis

da empresa.

Basicamente, a administração interpreta os objetivos, utilizando o

planejamento, organização, direção e controle de maneira mais apropriada, em

prol de alcançar tais objetivos.

Provavelmente, uma das melhores maneiras de informar, a ampliação

do significado de administrar, seria citar os estudos das teorias da

administração que auxilia na compreensão da organização, abrangendo a

visão sobre os seus processos. E um dos estudos de grande importância,

dentro dos passos gradativos da teoria administrativa, seria a científica.

1.1- A história da administração do tempo nas organizações.

11

O controle do tempo nas empresas, começou com a primeira

abordagem da teoria administrativa, que foi a administração científica. Ela

recebeu esta denominação por causa da tentativa de aplicação de métodos

aos problemas da administração, a fim de alcançar, com eficiência, as metas.

Possuía ênfase nas tarefas, onde se procurava reduzir o desperdício de tempo

e elevar o índice de produtividade. O fundador desta teoria foi Frederick W.

Taylor (1903). A maior preocupação de Taylor, foi tentar eliminar o desperdício

de tempo e elevar os níveis de produtividade através da aplicação de métodos

e técnicas da engenharia industrial.

Uma das decorrências do estudo do tempo foi a divisão do trabalho e a

especialização do operário a fim de elevar sua produtividade. Ao verificar que o

trabalho pode ser feito de maneira mais econômica por meio da subdivisão das

tarefas. chegou-se a conclusão de que o trabalho de cada pessoa deveria, ser

uma tarefa predominante. Com isto, cada operário passou a ser especializado

na execução de uma única tarefa e utilizar os padrões descritos e as normas

de desempenho estabelecidas por métodos. A limitação de cada operário à

execução de uma única operação, de maneira continua e repetitiva, encontrou

a linha de produção (ou linha de montagem) como sua principal base de

aplicação.

A essa análise do trabalho seguia-se o estudo do tempo, ou seja, a

determinação do tempo médio que um operário comum levaria para a

execução da tarefa, para resultar o chamado "tempo padrão". Com isto

padronizava-se o método de trabalho e o tempo destinado à sua execução.

Método é a maneira de se fazer alguma coisa para obter um determinado

resultado.

O estudo dos tempos e movimentos, além de permitir a racionalização

dos métodos de trabalho do operário e a fixação dos tempos padrões para a

execução das operações e tarefas, trouxe ainda outras vantagens, como

utilizar o planejamento, a organização, controle, entre outros, para modernizar,

o conceito do tempo nas organizações.

12

1.2- Planejamento

O planejamento é de fato, um dos pontos mais importantes para

controlar o tempo. Pois são os planos que dão à organização seus objetivos e

que definem o melhor procedimento para alcança-los. Além disso, os planos

permitem que a organização aplique os recursos necessários para a execução

das tarefas, que os membros da organização realizem atividades em prol dos

métodos escolhidos e que o procedimento feito, rumo aos objetivos seja

acompanhado e medido, para que se possam ser corrigidos.

Os primeiros passos do Planejamento envolvem a seleção de objetivos

para a organização e verificar se as propostas são viáveis. Depois, passa para

os departamentos as decisões. Uma vez determinados os objetivos, se

estabelece processos para a executa-los.

Portanto, é necessário ter planejamento para alocar os desejos

estipulados dentro do tempo determinado, que varia de acordo com o objetivo

e nível gerencial. Os planos elaborados para a empresa em geral, podem ter

prazos que podem ir de cinco a dez anos. O Planejamento em níveis mais

baixos, tem prazos mais curtos.

As funções de planejar, são:

• Definir o objetivo;

• Desenvolver os cenários;

• Identificar meios para;

• Alcançar os objetivos;

• Implementar os planos de ação necessários.

Existem os planos relacionados com métodos, no qual tem

procedimentos a seguir, os relacionados com o dinheiro que é observar as

receitas e despesas em um dado espaço de tempo, os relacionados com o

tempo, que interliga as atividades com o fator tempo, por meios de

programações e os relacionados com o comportamento, que ajuda os

funcionários a agir de maneira certa em uma determinada função através de

regras.

13

1.3- Organização

A organização é um ponto do processo administrativo, no qual serve

para agrupar e estruturar todos os recursos, a fim de atingir os objetivos

determinados.

Segundo Stoner e Freeman (1985, p.6), “organizar é o processo de

arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros de

uma organização de modo que eles possam alcançar eficientemente os

objetivos da mesma”.

É através da organização que a empresa reúne e integra os seus

recursos, estabelece a divisão de trabalho, proporciona os meios de coordenar

as diferentes atividades através da integração e ajuda a minimizar o tempo

utilizadas nas funções.

As funções de organizar são:

• Dividir o trabalho;

• Agrupar as atividades em uma estrutura lógica;

• Alocar os recursos;

• Coordenar as tarefas.

1.4- Direção

A finalidade da direção é fazer com que a empresa alcance seus

objetivos, através da definição do planejamento e das atividades bem

organizadas e estabilizadas. Assim a direção é a função administrativa que se

refere as relações interpessoais dos gestores em todos os níveis da empresa.

A função de direção se relaciona com a maneira pela qual o objetivo

deve ser alcançado através da atividade das pessoas que compõe a

organização. Para que o planejamento e a organização possam ser eficazes, é

14necessário ser complementado pela orientação passada para cada membro da

empresa, através de uma adequada comunicação e habilidade de liderança.

Os funcionários precisam ser aplicadas em seus cargos e papéis, com

treinamento, porém é preciso conhecer o que é esperados por eles e como vão

desempenhar as atividades correspondente ao cargo inserido. Por isso

Interpretar os planos e dar as instruções sobre como executá-los, em prol dos

objetivos que se deseja atingir, também são funções de direção. Que pode ser

a nível global, no qual envolve toda a empresa, pode ser à nível departamental,

que abrange cada unidade da empresa e operacional que reúne as pessoas e

sua tarefas.

Cada teoria administrativa se fundamenta de algumas concepções

sobre a maneira pela qual os membros da empresa se comportam e

desenvolvem suas atividades.( Douglas M. McGregor, 1971, p. 45).

A teoria x, é uma concepção de estilo de direção, que representa a

administração cientifica de Taylor, pois baseia-se de algumas pressuposições,

que são:

• As pessoas precisam ser controladas e dirigidas;

• As pessoas evitam responsabilidade, a fim de se sentir mais seguras.

Em função dessa premissas, que a teoria X, desenvolve uma forma de

dirigir, que tem como finalidade controlar os funcionários, para que eles

possam desenvolver o máximo possível dentro dos seus respectivos setores,

em prol aos objetivos da organização.

Assim, essa teoria é um forma de dirigir. Porém exige maior controle, já

que analisa a execução das tarefas, através de métodos e procedimentos e

avalia as regras e regulamentos no qual as atividades devem ser exercidas.

Entretanto, para que todos os níveis hierárquicos da empresa, consiga

desenvolver de acordo com que foi planejado e organizado, a fim de atingir os

objetivos determinados, é caracterizado pela função de direção.

1.5- Controle e Desempenho

15O controle é um processo de garantir que as atividades planejadas

sejam realizadas com eficácia. Por isso que é necessário haver o controle nas

organizações, para poder corrigir erros e evitar desperdício de tempo nas

tarefas.

O controle é dividido em quatro etapas:

1. Estabelecer padrões e métodos para medir o desempenho:

A técnica do tempo e movimento, desenvolvida por Taylor, determinou o

tempo padrão, isto é, o tempo médio que um operário normal deverá levar para

executar uma determinada tarefa. E esse é um dos vários padrões a serem

executados para analisar e controlar os métodos utilizados, proporcionando

bons padrões de desempenho organizacional.

2. Medir o desempenho:

Obter um bom planejamento desde o começo da tarefa é de muita importância,

pois se a base de medição não estiver bem definida, o processo não será

eficiente. Por isso, para se controlar e medir o desempenho, é necessário que

o processo seja bem estruturado.

3. Observar se o desempenho está de acordo com os padrões:

Se as atividades executadas estiverem sendo efetuadas com um desempenho

dentro do padrão estipulado, significa que tudo está sob controle, que tudo

está acontecendo no tempo planejado.

4. Ações corretivas:

Verificando que o desperdício de tempo ou que as atividades exercidas não

ocorrem como o esperado, é necessário então iniciar as ações corretivas, que

provavelmente, acarretará em fazer mudanças em uma ou mais atividades das

operações da organização, ou pode envolver uma mudança nos padrões

estabelecidos.

Assim sendo, o controle e o desempenho, depende e contribui para as

outras funções administrativas, e se relaciona com todas elas. Pois sem o

planejamento para especificar os objetivos e as atividades, o controle não teria

importância. Sem organização e direção, a orientação sobre quem deve fazer

as avaliações, tomar as decisões cabíveis e organizar todas as atividades, as

16ações corretivas e as análises de desempenho não teriam propósitos na

organização.

1.6- Mudanças

As mudanças são necessárias, para atualizar, reformar e retificar os

erros cometidos em algum processo administrativo. Porém, ao mesmo tempo

em que as mudanças podem trazer novos desafios e novas tecnologias,

também podem gerar instabilidade e incertezas. Pois as organizações querem

se manter competitivas no mercado, mas resistem a mudar porque desejam

Ter estabilidade, e isso, não permite que a adaptação da empresa acompanhe

as transformações que ocorrem com rapidez.

As mudanças podem ser planejadas de forma gradativa, ou seja que

acontecem ao longo do tempo e não afeta todos os membros da empresa ao

mesmo tempo. Ou imediata, que é utilizada em tempos de crise e requer

mudanças na estrutura e nos processos organizacionais. Podem também,

envolver relacionamentos, processos produtivos e de estrutura organizacional.

Um processo planejado de mudança organizacional pode ser realizados

em doze etapas, que ocorrem na seguinte ordem de tempo:

1. Exploração do ambiente e das condições internas da organização;

2. Reconhecimento da diferença entre as condições atuais e as condições

desejadas;

3. Percepção e avaliação;

4. Planejamento e análise;

5. Determinação dos objetivos de mudança;

6. Determinação do programa e das táticas de mudança;

7. “Descongelamento” de comportamentos, ou seja, desaprender modos

antigos de fazer as coisas e aprender novos métodos.

8. Avaliação do plano de mudança;

9. Ajuste ou modificação do plano;

10. Implementação do plano;

11. Acompanhamento da implementação do plano;

12. “Congelamento” e consolidação dos comportamentos e atitudes (focados

17no novo modo de fazer as coisas, através de treinamento, sistemas de

incentivo e outros).

As organizações, para evitar problemas deve continuar a monitorar os

esforços de mudança por um longo tempo após a implementação. O controle

contínuo pode ajudar, a descobrir, de forma precoce, alguns problemas. Assim

não será preciso fazer mudanças imediatas, pois isso ocorre transtorno a

empresa em geral.

1.7- Comunicação

Para os gestores, a comunicação é importante, pois é através dela que

realizam as funções de planejar, organizar, dirigir e controlar. E interliga toda a

atividade administrativa para os funcionários da organização, que no qual

produz de acordo com as informações.

Então é necessário avaliar as informações com bastante minuocidade,

para serem comunicadas, aos demais, com clareza, e assim uma

produtividade maior.

Para buscar o resultado pretendido, a comunicação eficaz é

imprescindível, pois a organização como um todo, saberá o que fazer, como

fazer, no momento e na hora certa. Evitando então a perda de tempo.

Na verdade, o tempo é um investimento, quando se trata do fator

comunicação, pois a falta de informação acarretará em grande prejuízo para a

empresa, ainda mais em tempos de mudança em um ambiente que é tão

instável.

Entretanto, a Comunicação é essencial para influenciar os membros da

organização a seguirem os padrões e regras definida, para coordenar com

eficácia as atividades e para desempenhar todas as funções administrativas.

18

CAPÍTULO II

2- A importância da administração do tempo nas

empresas.

Em meios a globalização, as mudanças, as instabilidades no mundo

organizacional, o tempo é um fator no qual devemos levar em consideração,

pois o tempo não para e as coisas acontecem com muita velocidade. As

empresas tem que agir sempre com eficiência e se adequar a essas

transformações de forma rápida e se modificar quando necessário. O objetivo

de qualquer organização com fins lucrativos é obter lucro. Por essa questão é

que as empresas buscam soluções, praticas processos que sejam rápidos e

que dêem resultados. Assim sendo se as empresas tiverem os seus objetivos,

metas determinadas e fazer a comunicação entre os membros da empresa de

forma eficaz, o tempo será um aliado , pois as organizações estará funcionado

conforme o tempo. E então a possibilidade das empresas atingirem seus

objetivos de forma eficaz, será enorme.

È importante que haja integração entre os funcionários, pois se um

indivíduo não cumprir com sua tarefas dentro do prazo estipulado, irá

atrapalhar outros membros que estejam interligados a função no qual esse

indivíduo está inserido. Então quando não existe programação, planejamento

das atividades no qual tem que exercer, os resultados provavelmente não será

satisfatório, pois todas as funções estão interligadas e portanto se um atrasa,

todos atrasarão ou farão suas atividades com correria que pode acarretar em

erros.

Administrar o tempo, cumprir e estipular prazos, é fundamental quando

se quer ter produtividade com qualidade.

2.1- Administração do tempo e produtividade A administração do tempo é saber organizar, programar e controlar o próprio

tempo, de modo que se torne mais eficaz e produtivo todas as funções

impostas.

19Obter planejamento é essencial para produzir melhor, pois atividades

importantes podem deixar de ser feitas, se não houver um controle de tudo que

dever ser realizado dentro de um determinado prazo.

Entretanto, o tempo é um recurso que dever ser usado com inteligência

e criatividade. Por isso é indispensável, que todos os membros da organização

considerem que o fator tempo, pode ser um grande aliado, quando

programado corretamente.

As técnicas e as formas de produzir mudam frequentemente diante a

tecnologia que cada vez mais evolui, por essa razão, é que o tempo se torna

um recurso fundamental para se ter uma produtividade com qualidade, ou seja,

fazer as funções com a menor quantidade de ferramentas possíveis, com

eficácia.

A produtividade está relacionada com à capacidade que a empresa tem

para gerar produtos com eficiência, mas os meios desse processo não se

restringe somente a produção em si, engloba também, a forma como é

produzido. Algumas questões são de grande importância para produzir mais

em menos tempo:

• A tecnologia inserida na empresa;

• Os funcionários motivados e especializados devidamente;

• O ambiente do trabalho se está de acordo.

Com isso, as etapas de produção serão desenvolvidas com mais

desempenho, ocasionando então, uma produtividade com eficiência.

2.1.1- A utilização do tempo

Para a empresa ter uma excelente produção é necessário utilizar o

tempo corretamente. Por essa questão que o tempo é, atualmente, o recurso

mais escasso, já que quando há um aumento das atividades, o consumo do

tempo é maior. Por isso para controlar o tempo, é necessário saber em

20primeiro lugar, onde ele será empregado, já que cada setor da empresa tem

uma maneira de utilizar o tempo.

No processo de mudança, é imprescindível ter um controle e

planejamento das tarefas, pois ajuda a dar prioridade e seguir uma

determinada ordem dentro das atividades, ou seja, ter uma padronização na

função.

A padronização das tarefas é um método de grande relevância para a

organização pois o fluxo seqüencial do trabalho é previamente estabelecido e o

tempo de sua duração também. E isso permite algumas vantagens, que são:

• Admissão de empregados com qualificações mínimas e salários

menores, reduzindo os custos de produção;

• Minimização dos custos de treinamento e aprendizagem do método de

trabalho;

• Redução da possibilidade de erros na execução das tarefas;

• Aumento da eficiência do funcionário, permitindo uma produtividade

maior.

No entanto, a padronização das atividades, reduz a diversidade no processo

produtivo e consequentemente a eliminar o desperdício e aumentar a

eficiência.

2.2- Atribuição de tarefas

Atribuir responsabilidade a outra pessoa para realizar uma determinada

atividade, é a definição de delegação.

A delegação de superiores para subordinados é necessária para o

funcionamento eficiente em qualquer organização, já que nenhum superior

pode pessoalmente realizar ou supervisionar completamente todas as tarefas

da empresa. Assim os gestores ganharam tempo para executar atividades

mais importantes.

Atribuir com eficácia também acelera a tomada de decisões, pois ajuda

ganhar tempo, quando os subordinados tem autorização para tomar as

21decisões necessárias assim que preciso for. Pois perde-se muito tempo,

quando os subordinados tem que checar com seus superiores se pode ou não

resolver determinado assunto.

Existem projetos de trabalho, que amplia e enriquece as atividades no

qual foram delegadas aos subordinados, que são programas de horários

alternativos, e tipicamente tem haver com o chamado horário flexível, que é um

sistema que permite aos empregados organizar suas horas de trabalho de

modo a atender suas necessidades pessoais. Esse sistema se torna uma

vantagem da delegação, pois faz com que as organizações reduza os custos

de horas extras e permite que seus funcionários trabalhem mais motivados,

uma vez que atingem suas metas dentro do tempo determinado com eficiência

e alcançando aos resultados esperados, ou seja, fazer com qualidade

aproveitando o tempo da melhor maneira possível.

Devido o aumento de carga de trabalho, pressões por resultados,

mudanças no mercado e falta de planejamento organizacional, é necessário

saber quais as atividades são mais importantes. Esse é um dos grandes

problemas que os funcionários percebem na administração do tempo é não

saber qual tarefa dar prioridade. Existem aquelas tarefas no qual tem urgência,

que está ligado ao prazo de execução e de início da tarefa e aquelas no qual

são consideradas de grande Importância. Então dar Prioridade as atividades

mais importante, é essencial para que se possa planejar e organizar com mais

tranquilidade, podendo aumentar a probabilidade de atingir as metas. Essa

questão é um motivo, que impedem os gestores de administrar o tempo de

forma eficiente e eficaz.

2.3- Tecnologia

A tecnologia é um componente empresarial, inserida dentro da

organização e influencia nas tarefas, pois se não utilizar corretamente as

ferramentas oferecidas pela tecnologia em questão, pode prejudicar o

funcionamento das atividades, afetando o desempenho organizacional.

A tecnologia é essencial para as tarefas serem desempenhadas com

rapidez e com qualidade, porém é necessário um conhecimento, uma

22profissionalização do sistema no qual será inserido na empresa, para as

funções serem efetuadas com sucesso. Caso contrario, atrasará todo o

procedimento que era para ser realizado, em um determinado prazo,

ocorrendo perca de tempo e provocando stress no funcionário, pois não

consegue realizar a tarefa porque o sistema não funciona como o esperado ou

porque não utiliza de forma correta. Acarretando também, dependendo do

segmento da empresa, perca de cliente, porque se ocorrer um erro grave de

sistema, ele pode desistir de efetuar uma determinada compra, e por essa

questão, a empresa perderá dinheiro.

Mesmo as incertezas que a tecnologia pode trazer à organização, ela se

torna imprescindível para o desenvolvimento da empresa, pois oferece mais

habilidade na execução das atividades e também facilita o desenvolvimento

da tarefa, pois pode ser realizado com eficiência.

Uma série de vantagens e desvantagens a tecnologia pode trazer à

organização, mais as mudanças e o tempo acontecem numa velocidade

tamanha, fazendo então com que as organizações obtenha uma tecnologia

correspondente as sua exigências internas, para ter um desempenho maior,

um desenvolvimento mais intenso e uma qualidade melhor nos resultados

pretendidos, por cada função da empresa, obtendo então um aproveitamento

de tempo elevado, oferecendo oportunidade para ser concretizado todos os

deveres diários, assim dando andamento rumo aos seus objetivos esperado.

Enfim, a tecnologia é um fator que tornou qualquer organização

dependente dela, já que trás praticidade, facilidade para desenvolver uma

questão, objetividade, e rapidez, fazendo então com que o tempo seja bem

aproveitado.

2.4- Fatores que ocorrem o desperdício do tempo

O Desperdício do tempo acontece dentro de qualquer setor nas

empresas, e surge decorrentes de vários fatores, que prejudica toda a

organização, já que as funções, na maioria das empresas, estão interligadas.

23O excesso de tarefa, é um fator que no qual prejudica o mau uso do

tempo, e isso provoca um desgaste no funcionário, já que há uma diversidade

de tarefas a serem cumpridas em um determinado prazo. Isso faz com que o

funcionário

abandone uma tarefa antes de terminá-la para fazer outra, ocorrendo

então um grande desperdício de tempo, já que algumas tarefas não são

efetuadas completamente, causando ineficiência nas atividades.

A responsabilidade e autoridade, não claramente definidas, faz com os

funcionários fiquem sem saber o que exatamente tem que ser feito e como

fazer uma determinada atividade, causando a falta de iniciativa, e

consequentemente perda de tempo, já que as atividades não são delegadas

adequadamente.

A ausência de objetivos, prioridades e prazos nos trabalhos, é um

grande desperdiçador de tempo, pois prejudica a organização de ter uma

produtividade com eficiência.

A falta de treinamento dos funcionários, prejudica a realização das

atividades estipuladas, já que não tem o conhecimento adequado para

desenvolver corretamente e com eficiência, as tarefas. Ocorrendo então, o

desperdício do tempo na empresa.

O armazenamento de mercadorias, a falta de organização de todos os

recursos e produtos utilizados dentro da empresa, também é um fator que

ocorre o desperdício do tempo, pois prejudica a realizar uma tarefa com

rapidez.

Portanto, a falta de planejamento, de clareza no que realmente deve

ser feito, de organização no armazenamento de mercadorias e peças, dos

assuntos importantes não Informadas corretamente, o não cumprimento com

todas as tarefas determinadas diariamente, assim irá acumular o trabalho, a

Indefinição de prioridades, a ausência de delegação de tarefas, a má utilização

dos equipamentos, a tecnologia interna não integrada corretamente, pois

resulta em erros e perda de tempo, são causas do desperdício de tempo.

24É deste modo, que o tempo não é aproveitado de maneira eficaz, por

isso é importante ter controle e criar um hábito de identificar as necessidades

de uso do tempo.

25

CAPÍTULO III

3- O aperfeiçoamento do tempo nas organizações.

Valorizar o tempo nas empresas com foco em metas, é imprescindível já

que as transformações no mundo empresarial são constantes. Há várias ações

para alcançar a meta desejada, porém é importante criar um processo no qual

toda a organização se integre e faça com que todos os membros acompanhem

as regras determinadas para a execução das tarefas, através de algumas

atividades administrativas como organização, sistema e métodos, estruturas

organizacionais, divisão e análise das atividades. Esses fatores entre outros

faz com que o tempo seja utilizado da melhor maneira possível e ajuda

identificar o que tem que ser feito e como fazer.

Assim o fator tempo será bem aprimorado, se for gerenciado com mais

disciplina, fazendo com que a organização consiga atingir os objetivos

pretendidos.

3.1- Organização, sistema e métodos

A concorrência e as mudanças, fazem com que as empresas realizem

estratégias e estruturas, não perdendo os seus princípios e seus objetivos.

“A Empresa é uma associação de pessoas

caracterizada por ter a função de produzir bens, prestar

serviços à sociedade e atender necessidades de seus

próprios participantes; possuir uma estrutura formada por

pessoas que se relacionam colaborando e dividindo o

trabalho para transformar insumos em bens e serviços e

ser duradouro no tempo.” (BERNARDES, 1993, p. 17).

26Conforme as transformações vão acontecendo, a complexidade para

solucionar questões que facilita a produtividade, aumenta. Por isso elaborar

novas estratégias, implantar novas tecnologias, delegar atividades, reorganizar

as tarefas de acordo com as mudanças e priorizar o que realmente é

importante dentro da organização com o foco no objetivo, colabora para que as

organizações se desenvolvam com disciplina, dentro do segmento empresarial.

Porém sem uma administração do tempo eficiente, as implantações de todos

os processos da gestão, provavelmente não conseguirão ser desenvolvidas

com rapidez e qualidade.

A organização, que é dispor de recursos materiais, humanos e

tecnológicos com eficiência e eficácia, de modo a integrar as tarefas tornando

capaz de produzir com qualidade, com menor custo possível e esforço

humano, tem como funções, elaborar normas e regulamentos necessários para

as atividades serem desempenhadas, acompanhar a execução das tarefas e

analisar as alternativas de ação para ajudar a empresa se desenvolver.

O sistema é uma integração de processos com o objetivo de obter um

resultado com uma estrutura organizada e tem como principal finalidade

identificar e definir todos os processos que a empresa tem, estabelecendo um

controle e observar o desempenho rumo aos objetivos.

Os métodos é economizar tempo, esforço e movimento, através da

simplificação e divisão das tarefas, gerando então um aumento de

produtividade e redução nos custos e despesas da empresa.

A aplicação do método através de processos, ajuda a encontrar a

melhor maneira de solucionar determinados problemas dentro da empresa e a

integrar de forma organizada todas as atividades, através de procedimentos e

regras, que são impostos quando ocorre mudanças, pois são inseridos novos

hábitos organizacionais, ocorre então a padronização.

Esse fatores então, formam uma atividade administrativa que ajuda a

empresa em todos os recursos que ela dispõe, a obter a melhor produtividade

possível através de técnicas científicas.

Estudar a organização por meio de análise de cada uma das suas

atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma

27globalizada, é uma forma de tornar eficazes e produtivos, os processos e os

meios para a utilização do tempo.

3.1.1- Estruturas organizacionais

A estrutura organizacional, é um item importante pois ajuda a empresa a

alcançar os objetivos almejados e faz com que a organização tenha mais

controle e planejamento das funções, proporcionando então, uma interligação

funcional eficiente e o melhor aproveitamento do tempo.

“Estrutura organizacional é a forma pela qual as atividades de uma

organização são divididas, organizadas e coordenadas. (Stoner, 1992, p. 230).

A medida que as organizações crescem e tem atividades diversificadas,

se torna necessário dividir as tarefas, para obter maior controle e assim um

desenvolvimento mais propicio ao sucesso.

Alguns benefícios de grande potencialidade a estrutura oferece a

organização que são:

• Ajuda a diferenciar as atividades;

• Facilita a comunicação e o controle;

• Colabora para Ter uma melhor tomada de decisão;

• Ajuda a identificar as tarefas necessárias;

• Possibilita dar aos funcionários um feedback, proporcionando então, uma

motivação.

Devido as mudanças constantes no mundo empresarial, é importante

reorganizar e fazer estratégias necessárias para obter uma estrutura

adequada, e se manter no mercado, ou seja, as organizações precisam ter

mais habilidade para desenvolver as funções, assim conseguirão atingir suas

metas, com eficiência e eficácia.

Identificar as atividades, as tecnologias e verificar se os funcionários

estão bem preparados para desempenhas as tarefas com mais habilidade, são

fatores que facilita um melhor aproveitamento do tempo.

28Segundo Peter Drucker, uma das análises necessárias para determinar

a estrutura organizacional, é a análise das atividades.

3.2- Divisão do trabalho

A divisão do trabalho é um procedimento que causa à especialização de

tarefas com funções específica. Esse processo produz eficiência e rapidez no

sistema produtivo.

Decompor uma tarefa complexa em diversos pontos, tem algumas

vantagens:

• Ajuda a definir o que é prioridade;

• Facilita a realização da tarefa;

• Aumento de produtividade.

A diferenciação refere-se a divisão do trabalho organizacional mais

adequada para as organizações conseguirem alcançar os objetivos

pretendidos. O trabalho organizacional pode ser dividido em três maneiras

diferentes:

1. Diferenciação horizontal, ou seja, dividir a s tarefas através da

departamentalização.

2. Diferenciação vertical, que se dá por níveis hierárquicos, criando maior

escalão de autoridade.

3. Divisão do trabalho, através de desenvolvimento em tarefas especializadas.

A forma pela qual, essas maneiras de divisão do trabalho organizacional

desenvolvem, se torna importante para definir a estrutura organizacional.

A divisão do trabalho faz com que o trabalhador adquira, com a tarefa

repetitiva, uma agilidade maior na execução das atividades, provocando assim

uma diminuição no tempo gasto, resultando o aumento da produção em todo

período de trabalho. Com isso o funcionário torna-se eficiente na função

29estipulada, porém é ideal que os funcionários tenham capacidades diferentes,

pois favorece a atividade funcional.

A necessidade de integração entre os departamentos dentro da

organização, aumenta de acordo com a divisão das tarefas, pois quanto mais

divido for os setores dentro da organização, aumenta o grau de complexidade,

já que haverá mais departamentos diferentes e mais níveis hierárquicos. Por

isso a identificação dos objetivos departamental e a orientação para ser

realizados as atividades em um tempo, a curto ou longo prazo, se tornam

relevantes.

3.2.1- Integração

È importante que haja, uma integração dentro da organização, pois se

todos os funcionários tiverem bem interligados, as atividades serão efetuada

com mais eficiência, proporcionando uma maior produtividade e um melhor

aproveitamento do tempo na empresa.

A integração entre os departamentos dentro da organização aumenta de

acordo com a divisão das tarefas, pois a estrutura da empresa fica mais

separada e subdivida, portanto, há maior necessidade de coordenação e

interligação das atividades, para que a empresa atue como um todo a fim de

atingir os objetivos.

Na divisão do trabalho, o foco é dividir as tarefas em partes menores,

por essa questão, as atividades devem ser bem coordenadas, para obter uma

integração eficaz.

A coordenação tem dois aspectos essenciais, para ser eficiente, no qual

se refere as atividades desempenhadas e a oportunidade de aproveitar o

tempo através de um processo de comunicação. Assim a coordenação torna-

se indispensável, na relação de onde as atividades devem ser inseridas e em

quanto tempo será desenvolvida, para atingir o objetivo.

A integração é responsável pelos meios de coordenação, já que todas

as atividades da organização fundamentaliza em varias tarefas a serem

30executadas, em um determinado tempo e na coordenação dessas funções

para serem desempenhadas com eficiência.

“A estrutura de uma organização pode ser definida

simplesmente como a soma total das maneiras pelas

quais ela divide o seu trabalho em tarefas distintas e

obtém coordenação entre elas”. (Henry Mintzberg, 1979,

p. 2).

Para solucionar alguns problemas de interligação organizacional, que

varia de acordo com a complexidade, é necessário utilizar alguns esquemas de

integração, para adquiri a coordenação necessária. Esses esquemas são:

a) Hierarquia administrativa: Quanto maior número de hierarquia tiver, maior

será a redução do tempo para executar algumas atividades. Por isso é a

solução mais ideal para os problemas de integração, entre a divisão de

departamentos da empresa, já que facilita as comunicações, ajuda a

resolver conflito, coordenar as atividades e proporciona com eficiência uma

ligação entre as unidades funcionais da organização.

b) Objetivos e planos: Tem a função de interligar as regras e procedimentos,

em um espaço limitado de tempo, pois é um esquema que pode ser

utilizado para conciliar alguns departamentos que operam entre si, mais

que precisam atingir seus objetivos integrados. Os planos e objetivos facilita

a integração, desde que eles não sejam imprevisíveis, ou seja, difícil de ser

alcançado. Porém é necessário ter planos e objetivos que sejam claros,

para as atividades serem executadas com mais eficiência e proporcionar

redução no tempo.

c) Departamentalização: Ajuda a solucionar os problemas de integração, pois

permite analisar as funções e mudar as atividades dos departamentos,

quando forem necessário e quando a empresa for se expandindo. É um

processo de diferenciação organizacional, no qual a divisão do trabalho,

provoca a especialização das atividades, pois facilita a integração dentro

31das funções, e assim ajuda a empresa a aproveitar o tempo da melhor

maneira possível e consequentemente maior produtividade.

d) Regras e procedimentos: Proporciona um meio de economizar o tempo, já

que constitui uma integração entre assuntos de rotina, porém é necessário

estabelecer regras e procedimentos capazes de serem utilizados durante

um período, considerável de tempo. As regras e procedimentos

proporcionam o melhor aproveitamento do tempo, já que as atividades são

realizadas com mais facilidade.

e) Cargos de integração: As organizações podem criar cargos que fazem com

que os departamentos se interagem com mais facilidade. Porém é

necessários ter um membro especialista para poder fazer a integração com

eficiência e com a devida compreensão das suas atividades.

f) Seleção e desenvolvimento de pessoas: Esse esquema, pode resolver

alguns tipos de problemas, com mais eficiência, já que proporciona, dentro

da organização, que os indivíduos selecionados sejam capazes de

desempenhar as tarefas determinadas, e ajuda a criar processos de

treinamento que faça melhorar as relações entre os funcionários, que no

qual precisam de integração, para conseguir realizar os resultados

pretendidos.

Então, quanto mais complexo for os problemas de integração, é

necessário ser utilizados todas as soluções propostas acima, para obter uma

produtividade com eficiência e eficácia, em menor tempo possível, com a

finalidade de conquistar os objetivos.

3.2.2- Formalização

A formalização é a técnica organizacional que determina como, quando

e por quem as tarefas deverão ser executadas, e se refere como as regras e

regulamentos estão definidos de modo que seja analisado o comportamento

dos funcionários da empresa.

32A formalização representa o uso de normas, procedimentos, instruções

e comunicações inseridos na organização, de modo que ajude definir as

funções dos funcionários.

Uma formalização eficiente, assegura que as tarefas sejam executadas

de acordo com as necessidades existentes e de maneira padronizada, de

forma que os processos de trabalho, proporcione a melhor utilização do tempo.

Segundo Mintzberg, a formalização pode ser feita: (Henry Mintzberg,

1979, p. 81)

• Através de especificações relacionadas com a descrição do cargo;

• Com procedimentos detalhados sobre como executar as tarefas;

• Através de regras determinadas para todos os departamentos, que ajudem

a especificar quem pode fazer e quando pode ser desenvolvidas algumas

tarefas.

Entretanto, é pela formalização, que se pode controlar o comportamento

dos funcionários perante as realizações das atividades, com o objetivo de

conquistar os desejos determinados e produzir mais em menos tempo.

3.2.3- Centralização e descentralização

A organização depende das decisões e, também, de colocá-las em

prática por meio de ações. As decisões podem ser centralizadas ou

descentralizadas, dependendo de cada organização.

Segundo VASCONCELLOS (1979: 101), à medida que a organização

cresce, torna-se difícil para a alta administração manter o mesmo nível de

centralização da decisão. O crescimento traz como conseqüência a

diversificação e o aumento da complexidade dos problemas técnicos e

administrativos. Assim, certas decisões precisam ser tomadas em níveis

hierárquicos inferiores, a fim de aliviar a alta administração e tornar mais

dinâmica a operação da organização.

A centralização é um nível de concentração, desenvolvida de acordo

com a distribuição de atividades e como a autoridade está dividida na

33empresa, ou seja, qual o grau de concentração que se insere, de modo que

faça exigir que a tarefa seja executada com eficiência.

Na centralização, as mais importantes decisões, são tomadas por uma

pessoa ou por um grupo pequeno de funcionários, já que o auto grau de

deveres e autoridade é maior nos níveis mais altos da organização.

A descentralização é quando a delegação, os deveres e autoridade são

maiores e dirigidos aos níveis mais baixos da organização. Isso torna mais

rápido as tomadas de decisão, proporcionando perder tempo, pois dando

autonomia aos líderes de cada departamento, para resolver algumas questões,

faz com que as tarefas sejam executadas com mais rapidez.

A descentralização pode ser de autoridade, de atividade ou funcional,

conforme VASCONCELLOS (1979: 101). A descentralização de atividade é

também chamada de dispersão geográfica, com o objetivo de interagir

localmente. Quando a organização se dispersa de maneira geográfica e possui

pessoas que se subordinam ao responsável desse local e não ao chefe

central, diz-se que há descentralização funcional. A organização necessita que

as pessoas tomem a decisão certa e, para que isso aconteça, é preciso que o

responsável pela tomada de decisão disponha das informações necessárias.

Uma das razões da descentralização numa organização é delegar as decisões

aos níveis hierárquicos inferiores que detêm informações.

No entanto, se os funcionários estiverem bem concentrados nas sua

atividades estipuladas, o desperdício de tempo será evitado, pois estarão

focados e desempenharam suas tarefas, com mais rapidez.

3.3- Delegação de autoridade (Empowerment)

A delegação de autoridade é o instrumento gerencial mais eficaz para

fazer com que as pessoas se desenvolvam, pois é mais produtivo o processo

de execução das tarefas, já que ocorre a descentralização de poderes pelos

vários níveis hierárquicos da organização, o que permite a criação de maior

motivação nos funcionários proporcionada por uma maior liberdade de

iniciativa. Cada indivíduo deverá ter o poder necessário e suficiente para

34controlar o seu próprio trabalho, reduzir custos e aumentar a eficiência, porém

acompanhado pelos níveis mais altos da organização.

O empowerment ou delegação de autoridade, é um método de projeto

de trabalho, no qual se baseia na delegação de poderes de decisão,

autonomia e participação dos funcionários na administração das empresas.

O desenvolvimento do empowerment, na organização, é avaliar o

processo de evolução em cada departamento da empresa, os processos

organizacionais, as estratégias competitivas e a gestão de recursos humanos,

proporcionando então uma liberdade que permite os funcionários tomar

decisões e participar ativamente da organização, com mais eficiência.

A utilização de equipes com maior autoridade, favorece uma integração

maior entre os membros da empresa e torna-se uma solução viável que

promove mais rapidez, flexibilidade e capacidade de decisão na organização.

O empowerment tem quatro bases principais, para ser mais eficiente, que são:

• Poder: Dar poder às pessoas, delegando autoridade e responsabilidade em

todos os níveis da organização. Isso significa dar importância e confiar nos

funcionários pessoas e oferecer maior liberdade e autonomia de ação.

• Motivação: Proporcionar motivação às pessoas para haver mais incentivo

na execução das atividades. Com isso, o reconhecimento do bom

desempenho e a recompensa por lucros, permite que as pessoas

participem dos resultados de seu trabalho e o alcance de metas.

• Desenvolvimento: Dar recursos às pessoas em termos de capacitação e

desenvolvimento pessoal e profissional, ou seja, proporcionar um

treinamento necessário aos funcionários, oferecer informações e

conhecimento e ensinar novas técnicas para a realização das tarefas serem

mais eficientes na organização.

• Liderança: Proporcionar liderança na organização. Isso significa orientar as

pessoas, definir objetivos e metas, abrir novos horizontes, avaliar o

desempenho e proporcionar mais desempenho.

35No entanto, o empowerment funciona em um em processo que vai

desde um baixo até um elevado grau de delegação de poder. Quando esse

grau é elevado, as equipes estarão com maior desempenho, conquistados

através dos resultados proporcionados pela delegação de responsabilidade,

compostas de tarefas.

É importante que as organizações deleguem autoridade, pois

proporciona uma economia de tempo, já que os processos ficam mais eficazes

e os colaboradores se sentem mais úteis, fazendo parte diretamente das

tomadas de decisão.

3.4- Análise das tarefas

As tarefas podem ser desenvolvidas de várias maneiras, pois não há

uma única forma de realizá-la. Muitos métodos oferecem diversos tipos de

informações sobre as atividades e processos para desenvolve-las.

È importante os gestores, informarem com precisão qual o processo

correto que devem realizar, pois é com base desses dados que os funcionários

irão desenvolver a tarefa. Assim, é de grande relevância, tentar identificar qual

é o meio mais propicio para ser realizado uma determinada tarefa, saber o

que fazer e como fazer.

A análise da tarefa é um método que facilita identificar o que realmente

é necessário ser desenvolvido e ajuda a solucionar os problemas causados

pelos funcionários.

As tarefas podem ser analisadas, observando o que realmente é

realizado dentro das funções e se os funcionários tem potencialidade para

desenvolver a tarefa com eficiência.

No entanto, para que cada função seja desempenhada com êxito, é

necessário ter um planejamento e um padrão de processo, visto que cada

cargo da organização tem uma principal função, e essa tarefa pode ser dividida

em ações especificas, ou seja, cada tarefa poder ser subdividida em

atividades, assim facilita identificar as prioridades e a desenvolver com mais

36eficiência toda a função.

3.5- Gerenciamento do tempo

Gerenciar o tempo é fundamental, em meios as incertezas do mundo

empresarial. Com isso a possibilidade de haver mais tarefas a serem exercidas

e complexidade de resolver todas as questões dentro de um prazo estipulado

aumenta. Por isso que muitos funcionários não conseguem resolver ou

terminar uma tarefa, pois não tem conhecimento do que realmente é

importante para ser realizado.

Para administrar o tempo com eficiência e ter mais produtividade é

necessário diferenciar o que é mais importante e o mais urgente a ser feito.

Tarefas mais importantes são aquelas, que ajudam a atingir os objetivos de

longo prazo e consequentemente as mais urgentes são aquelas que tem um

prazo mais curto para ser realizado. È importante saber se as tarefas de

urgências estão interligadas com as tarefas importantes, por essa questão que

se torna indispensável priorizar, conforme o prazo, o que é considerado mais

urgente, dentro de todas as tarefas, rumo ao objetivo.

Analisar o que é importante e urgente dentro das tarefas e a planejar o

uso do tempo com inteligência e eficácia, ajuda a definir estratégias de acordo

com as situações:

• Para as tarefas importantes e urgentes que precisam ser feitas

rapidamente, a melhor estratégia é, resolver o mais breve possível todas as

questões.

• Para as tarefas importantes mais não urgentes e que necessitam ser feitas

com planejamento, o melhor método a seguir é preparar um roteiro para as

atividades no qual precisam ser realizadas.

• Para as tarefas urgentes mais não importantes e que podem ser delegadas,

a estratégia é delegar a tarefa, pois assim as atividades serão distribuídas e

ajuda a eliminar tempo.

37• Para as tarefas sem importância e não urgentes, a solução é aproveitar o

tempo com coisas mais significativas, já que nesse caso haverá mais tempo

livre.

No entanto, classificar as atividades ressalta o que é importante, ajuda

a evitar a aplicação do tempo em fatores sem valor e a priorizar o que

realmente tem que ser feito.

3.6- Soluções para economizar tempo

Analisar os problemas encontrados na produtividade da empresa, que

no qual prejudica o processo para alcançar os objetivos pretendidos, é de

extrema importância, pois ajuda a organização se desenvolver de acordo com

as mudanças no mundo empresarial.

O tempo, é um item de grande relevância, já que é através dele, que

definimos as atividades diárias, as metas e os objetivos da empresa. Pois obter

uma noção do tempo e espaço no qual será efetuado todas as tarefas, facilita

o desenvolvimento da organização, já que as atividades serão realizadas com

mais rapidez e eficiência.

Planejar é o primeiro passo, para economizar o tempo, já que esse fator

administrativo envolve o que realmente a empresa quer realizar, quais as

atividades devem ser efetuadas para concretizar o objetivo, o que são

prioridades e quanto tempo cada atividade irá requerer.

Definindo os objetivos de longo prazo da empresa, ajuda os membros

da organização a criarem metas, estabelecer o que realmente é importante a

ser executado nas tarefas e certificar se as estimativas do tempo são

proporcionais as atividades a serem efetuadas, ou seja, verificar se o tempo

determinado para a excussão das atividades são de acordo com os objetivos.

Criar metas dentro dos setores e estabelecer regras de como deve ser

realizado as funções, ajuda os funcionários terem programação e

planejamento das tarefas, já que as metas tem um prazo a cumprir.

38Cada membro da organização deve estabelecer prazos pada cada

tarefa, assim, obterá o controle do tempo e irá desenvolver as tarefas de

acordo com essas metas.

È necessário que os líderes, discutem com seus subordinados, o que é

prioridade.

Observar os processos ajuda a localizar com mais rapidez se há algum

erro. Se houver algum problema, gerenciar o tempo adequadamente é a

melhor solução, pois tentar resolver o problema, dependendo do tamanho, sem

um planejamento, os erros aumentarão.

Desenvolver procedimentos que facilitem a execução das atividades,

ajuda a economizar o tempo, pois serão efetuadas com mais habilidade.

È importante estabelecer hora, para inicio e fim de cada atividade, assim

o funcionário terá controle de quanto tempo vai ter para realizar cada tarefa,

com isso ganhará tempo e alcançara suas metas diárias, e consequentemente

os objetivos. Por isso é necessário que haja motivação e interação entre os

funcionários, principalmente se os setores se interligarem, pois se cada um

seguir seus processos e fazerem no tempo certo as atividades, a empresa vai

produzir com rapidez e eficácia.

Para ter uma administração eficaz e o melhor aproveitamento do tempo,

é importante os líderes das organizações, treinarem seus funcionários de

maneira adequada para delegar mais tarefas, usar técnicas de feedback, dar

iniciativa e liberdade para os membros executarem as atividades, porém não

deixar de verificar os pontos importantes durante o processo, e certificar se a

carga horária de cada área está bem distribuída.

A delegação é um fator que os lideres devem obter para economizar o

tempo, pois ajuda a definir a responsabilidade, a estabelecer controles

apropriados, a esclarecer o resultado pretendido e oferecer os melhores

recursos para seus subordinados.

Tomar decisões com precisão e baseadas em informações seguras, é

uma solução, também, importante para que se possa haver uma comunicação

mais eficiente e uma objetividade no que realmente tem que ser realizado

39dentro de um determinado prazo. Assim irá economizar tempo com mal-

entendidos, por parte dos funcionários, já que as decisões serão claras.

Utilizar os meios de comunicação apropriado para obter a informação

necessária, assim evitará o deslocamento desnecessário, organizar as tarefas

e criar uma lista do que tem que ser realizado, diariamente, são algumas

soluções essenciais para economizar o tempo.

Então encontrando os problemas que causam o desperdício de tempo,

ajuda a definir com mais facilidade as soluções para economiza-lo,

proporcionando um crescimento nos resultados da organização.

3.7- Hábito e costumes

Os Hábitos e costumes, variam de pessoa para pessoa, pois tem

indivíduos que são mais organizados que outros. Definir regras, é a melhor

solução, para obter um resultado eficaz, pois deste modo, os membros da

organização, terão um controle melhor. É ideal que o processo seletivo dos

funcionários seja muito eficiente, pois é através desse setor, que vai definir

quem vai trabalhar onde, ou seja, qual funcionário tem mais habilidades para

desempenhar determinada função. Assim cada membro terá o melhor

aproveitamento nas suas atividades.

È importante estudar o comportamento das pessoas em cada setor,

para compreender a cultura da empresa, e assim analisar o que é preciso ser

feito, para mudar os hábito e costumes dos funcionários nas organizações, que

no qual deve ser acompanhado pela supervisão, já que esse cargo garante o

desempenho e comportamento esperados, através de liderança, da

comunicação e da motivação, capazes de conduzir os esforços individuais em

direção aos objetivos empresariais.

È essencial analisar novas técnicas que ajuda a obter maior controle do

tempo dentro das regras determinadas. Desenvolver o hábito de planejar e

estabelecer um objetivo todo dia, aprender a não desperdiçar o tempo de

maneira que prejudique o trabalho do outro, identificar qual horário do dia tem

um maior desempenho e analisar o tempo disponível para descobrir o que

40fazer e quando realiza-lo, são o que cada membro da organização deve fazer

para economizar o tempo.

È importante os funcionários Identificarem os hábitos que causa o

desperdício do tempo, assim ajuda a procurar desenvolver novos costumes, ao

modo que se adapte da melhor maneira possível, tornando o trabalho mais

produtivo.

3.8- Liderança

A organização para ser bem sucedida, é necessário, ter líderes eficazes,

pois são eles que motivam os funcionários e que permitem gerar meios

propicio, rumo ao objetivo, e ajuda a administrar o tempo com eficiência,

aumentando então, a produtividade empresarial.

Paul Hersey (1976, p. 105.), define a liderança como o processo de

influenciar as atividades de indivíduos ou grupos para a consecução de um

objetivo numa dada situação. Em essência, a liderança envolve a realização de

objetivos através de pessoas. Por consequencia, um líder precisa se preocupar

com tarefas e relações humanas.

É de grande relevância que a liderança das empresas sejam dinâmicas

e eficazes, influenciando os funcionários de várias maneiras. Dentre elas,

compartilhar com eles responsabilidades para executar as tarefas, respeitando

o tempo estipulado e com planejamento. E dizer aos membros o que devem

fazer e como fazer cada atividade. Assim, os lideres precisam estipular

integração entre os funcionários, e motivando-os para realizar todos os

processos necessários, ao alcance dos objetivos da empresa.

No entanto, já que liderar é influenciar os membros da organização, para

criar um ambiente motivador, que proporciona uma maior produtividade e

satisfação nas pessoas em um período de tempo, é necessário observar as

formas de liderar, priorizando as atividades e atitudes que induzem um

comportamento positivo dos funcionários. É importante também que haja

confiança, bom relacionamento e uma comunicação eficaz do líder com

relação a sua equipe. Por isso que estabelecer objetivos claros, porém

41atingíveis e fazer com que cada membro compreenda o seu papel na

realização das tarefas, ou seja, ter uma integração com cada funcionário,

torna-se fundamental, para obter uma boa administração do tempo e grandes

resultados.

3.9- Motivação

O desempenho dos membros da organização, depende não só de

habilidades individuais, mas também da motivação. Pois se houver uma tarefa

adequada para cada indivíduo, os recursos necessários para a realização das

atividades, e motivação, faz aumentar favoravelmente a produtividade e tornar

mais eficaz a utilização do tempo nas empresas.

A motivação é essencial para que o funcionário exerça, da melhor

maneira possível, as atividades estabelecidas, principalmente quando se trata

de aproveitar o tempo para ter maior produtividade, já que há regras e

procedimentos que facilitem a execução das tarefas. Por essa questão que é

importante capacitar os funcionários de modo a torna-los cada vez mais

preparados para assumir responsabilidades.

“ Motivação é um estado profundo que energiza,

ativa, move e dirige o comportamento em direção aos

objetivos” ( BERELSON e STEINER, 1964, p. 240.)

Diversos fatores interferem no estado físico e psicológico do indivíduo. E

isso reflete diretamente no desempenho do trabalho do funcionário e

consequentemente no resultado final do grupo. Por isso motivar a equipe, se

torna um fator decisivo para a otimizar o relacionamento entre as pessoas e

oferecer maior execução das atividades na organização.

Cada membro da organização busca a realização profissional, por isso é

necessário analisar os funcionários e criar desejos que fazem desenvolver

melhor as tarefas determinadas e por tanto se tornarem cada vez mais

eficientes.

42Segundo David McClelland, existem três principais motivos que cria o

desejo no trabalho. A essa proposta deu-se o nome de teoria das

necessidades de McClelland.

1. Necessidade de realização: A busca de fazer o melhor e de realizar as

tarefas em relação aos padrões estipulados, e de lutar pelo sucesso.

2. Necessidade de poder: A necessidade de fazer os funcionários se

comportarem de maneira que fazem serem importantes na organização, já

que é o desejo de ter influencia no grupo, proporcionando mais motivação

para realizar a tarefa.

3. Necessidade de associação: É o desejo de relacionamentos interpessoais,

ou seja, é a integração entre os setores da empresa, pois havendo

cooperação e um maior relacionamento entre os membros, proporcionará

maior produtividade rumo ao objetivo organizacional.

“ O indivíduo pode Ter várias necessidades em

determinado momento: fome, sede, cansaço, mas a

necessidade de maior intensidade é que determinará o

que fará primeiro. Uma necessidade nunca estará

definitivamente satisfeita. Satisfazemos nossas

necessidades apenas por determinado espaço de tempo.”

( HERSEY, Paul, 1976, p.25).

O processo da motivação é basicamente, a necessidade não satisfeita,

ligada a tensão, consequentemente ajuda a criar vontade e comportamentos

para buscar o resultado pretendido. Assim haverá satisfação nas necessidades

e redução da tensão.

À medida que cada uma das necessidades vai sendo realizada, uma

outra torna-se dominante.

Existem várias fundamentos sobre a motivação, porém a teoria de

fixação de objetivos, é considerado o mais viável para melhorar o desempenho

dos membros da organização. Já que quanto mais os funcionários se

43comprometerem com um objetivo específico, maiores serão as chances de

atingir o resultado almejado.

Os objetivos específicos, ajudam a melhorar o desempenho, a

proporcionar melhor feedback e de aumentar a produtividade com eficiência

em um menor tempo possível.

Segundo Edwin Locke (2002. P. 162), propôs que a intenção de lutar

por um objetivo é a maior fonte de motivação no trabalho.

Entretanto, os objetivos específicos, são uma fonte de motivação que

ajuda os funcionários realizar uma determinada tarefa com mais eficiência,

pois quanto mais autoconfiança tiver cada funcionário, maior será a

possibilidade de realizar a tarefa com sucesso.

3.9.1- Ambiente Físico nas empresas

O desempenho dos funcionários, proporcionando um maior resultado

para empresa, também se dá por um ambiente físico e social dentro das

organizações, ou seja, oferecendo melhores condições e comodidade para

realizar as atividades.

O ambiente de trabalho é composta pela a parte física (instalações,

móveis, decoração etc) e a social (as pessoas que o habitam). Com relação à

parte física do ambiente, é importante levar em consideração itens como:

temperatura, umidade, som, objetos e iluminação, pois são alguns fatores que

ajudam as empresas a obter melhor produtividade dos funcionários no

ambiente de trabalho.

“[influem no conforto pessoal.

Evidentemente, se tais elementos forem precários,

ninguém trabalhará com moral elevado. Conforme a

natureza do trabalho, exigir-se-á uma luminosidade, uma

temperatura, um grau de umidade diferente, o que

também deverá estar de acordo com a região onde se

trabalha e a época do ano.” (MAGALHÃES, 1980, P. 51).

44

Todos os itens anteriormente mencionados são obviamente

compreendidos como facilitadores do desempenho no trabalho, porém muitas

vezes são subestimados pelos empresários. Por isso é necessário observar o

desempenho do funcionário e verificar se o ambiente de trabalho, está de

acordo.

“[O empregado tem ferramentas,equipamentos e

materiais adequados? Ele pode contar com condições

favoráveis de trabalho, colegas cooperativos, regras e

procedimentos facilitadores, informações suficientes para

a tomada de decisões imediatamente relacionadas com

suas tarefas, tempo suficiente para executar um bom

trabalho e coisas assim? Caso contrário seu desempenho

será prejudicado”. ( Robbins. 2002 p.170).

Contudo, se um funcionário não estiver com estas necessidades de

conforto geral satisfeitas dificilmente ele irá desempenhar as atividades com

eficiência, pois um ambiente agradável, facilita o desenvolvimento das tarefa e

ajuda a empresa, a obter uma maior produtividade com mais eficiência em

menos tempo.

45

CONCLUSÃO

Para ter uma administração do tempo eficaz, é preciso, primeiramente,

que a empresa integre seus recursos básicos, através de planejamento,

organização, controle e comunicação, pois é com base nesses itens que a

organização terá mais capacidade de desempenhar as atividades divididas

entre os membros da equipe, fazendo com que haja maior produção em

menos tempo. Porém é importante que a empresa mude conforme suas

necessidades. Que novas estruturas, normas, métodos e objetivos, sejam bem

definidas, para que o processo produtivo seja eficiente, colaborando de forma

que a empresa alcance o resultado esperado.

È essencial analisar novas maneiras que ajuda a obter maior controle do

tempo dentro das regras determinadas. Por isso, que desenvolver hábitos

torna-se fundamental, para que seja utilizado o tempo corretamente, já que

ajuda a organização, alcançar os objetivos estipulados de forma mais eficaz.

Assim, criando metas, padronizando as atividades e estabelecendo o que

realmente é importante dentro das tarefas a serem executadas, são meios que

ajudam a empresa utilizar o tempo da melhor forma possível,

consequentemente, evita o desperdício dele. Proporcionando maiores

oportunidades de desenvolver as funções com mais eficiência, favorecendo

então, o crescimento organizacional e obtendo resultados positivos.

Gerenciar o tempo, ajuda as organizações a se desenvolverem com

mais habilidade, se tiver planejamento e controle perante aos objetivos

determinados. Isso possibilita as empresas a analisarem os problemas que

prejudica o processo para alcançar tais objetivos, permitindo então, encontrar

soluções para economizar o tempo.

46Valorizar o tempo é de grande relevância, já que colabora para que as

organizações tenham mais produtividade, utilizando os métodos e estruturas

organizacionais necessários para a realização das atividades, através de

procedimentos que facilita, com mais rapidez, o processo produtivo, como

dividir e analisar as tarefas. Porém para que todos os procedimentos sejam

eficientes, proporcionando mais agilidade na execução das atividades, e obter

mais aproveitamento do tempo, é importante que os departamentos das

empresas, sejam bem coordenados e integrados. Por isso que a administração

do tempo, é uma ferramenta gerencial, que proporciona as empresas a realizar

as atividades estipuladas com mais eficiência, fazendo com que haja mais

produtividade.

Para haver maior desempenho dos funcionários, fornecendo então, um

crescimento considerável nos resultados, é essencial que o ambiente físico

dentro das organizações sejam adequadas, para que as tarefas sejam

realizadas com mais eficiência. É importante também, que cada membro da

empresa seja motivado, de acordo com suas necessidades, já que esse fator

colabora para ter uma maior produtividade.

Contudo, conclui-se que administrar o tempo torna-se um recurso

fundamental, no mundo organizacional, onde as mudanças ocorrem em uma

grande velocidade, fazendo com que as empresas se adaptem com rapidez,

para não perder seu espaço em um mercado tão competitivo. Assim para uma

empresa ser altamente organizada, é necessário recursos que agilizem o

processo produtivo, para que haja aumento nos resultados. Por em prática os

princípios cientifico da administração, é um método primordial que ajuda a

empresa definir com clareza os objetivos e o que é prioridade. Enfim, os item

apresentados nessa monografia, demonstram como o tempo pode ser bem

utilizado e como é importante esse fator para que as organizações alcancem

seus objetivos e obtenham o lucro esperado, com mais eficiência.

47

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

ALEXANDER, Roy. Guia para a administração do tempo. Rio de Janeiro:

Campus, 1994.

AMORIM, Rose Mary Santos. A importância da administração do tempo dentro

do segmento empresarial. www.administradores.com.br, 2006.

CHIAVENATO, Idalberto. Administração de empresas, uma abordagem

contingencial. São Paulo: McGraw-Hill do Brasil, 1982.

COVEY, Stephen R. Como definir prioridades num mundo sem tempo. Rio de

janeiro: Campus, 1994.

ROBBINS, Stephen P. Fundamentos do comportamento organizacional. 7° ed.,

São Paulo: Person Pretince Hall, 2004.

SANTOS, Paulo Barreto. Administração do tempo as chaves para o sucesso.

www.administradores.com.br, 2008.

STONER, James A. F. e FREEMAN, Edward. Administração. 5° ed., Rio de

Janeiro: Prentice Hall, 1999.

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ÍNDICE

FOLHA DE ROSTO 02

AGRADECIMENTO 03

DEDICATÓRIA 04

RESUMO 05

METODOLOGIA 06

SUMÁRIO 07

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I

O conceito da Administração 10

1.1 - A história da administração do tempo nas empresas 10

1.2- Planejamento 12

1.3- Organização 13

1.4- Direção 13

1.5- Controle e Desempenho 14

1.6- Mudanças 16

1.7- Comunicação 17

CAPÍTULO II

A importância da administração do tempo nas empresas 18

2.1- Administração do tempo e Produtividade 18

2.1.1- A utilização do tempo 19

2.2- Atribuição de tarefas 20

2.3- Tecnologia 21

2.4- Fatores que ocorrem o desperdício do tempo 22

49CAPÍTULO III

O aperfeiçoamento do tempo nas organizações 25

3.1- Organização, sistemas e Métodos 25

3.1.1- Estruturas organizacionais 27

3.2- Divisão do trabalho 28

3.2.1- Integração 29

3.2.2- Formalização 31

3.2.3- Centralização e Descentralização 32

3.3- Delegação de Autoridade (Empowerment) 33

3.4- Análise de tarefas 35

3.5- Gerenciamento do tempo 36

3.6- Soluções para economizar o tempo 37

3.7- Hábitos e Costumes 39

3.8- Liderança 40

3.9- Motivação 41

3.9.1- Ambiente físico nas empresas 43

CONCLUSÃO 45

BIBLIOGRAFIA CITADA 47

ÍNDICE 48