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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS - GESTÃO

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

AISSATÚ JULDÉ BALDÉ

DESENVOLVIMENTO DE UM MANUAL DE ATRIBUIÇÕES DOS FUNCIONÁRIOS PARA A EMPRESA ACERVO

COMÉRCIO E SERVIÇOS LTDA

São José 2009




Trabalho de Conclusão de Estágio apresentado como requisito

parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração

da Universidade do Vale do Itajaí.

Professora Orientadora: Evelize Mara de Souza Gomes

Martins

São José 2009




Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em sua forma final

pela Coordenação do Curso de Administração da Universidade do Vale do Itajaí, em 01 de

dezembro de 2009.

Profª MSc. Luciana Merlin Bervian UNIVALI – Campus São José

Coordenador(a) do Curso

Banca Examinadora:

Profª MSc. Evelize Mara de Souza Gomes Martins

UNIVALI – Campus São José Professora Orientadora

Profº MSc. Kellen da Silva Coelho UNIVALI – Campus São José

Membro

Profº Dr. Sidnei Vieira Marinho

UNIVALI – Campus São José Membro

Dedico este trabalho aos meus exemplos de vida:

Ao meu pai Mamadú Baldé pela confiança que

sempre depositou em mim, pelo esforço que fez

para que eu chegasse até aqui.

A minha querida mãe e aos meus manos.

AGRADECIMENTOS

Agradeço muito a Deus pela saúde, força e coragem de superar as tristezas e a

distância de estar longe da minha querida família e iluminar o meu caminho para conquistar

os meus objetivos.

Ao meu herói, meu exemplo de vida, meu querido pai Mamadú Baldé por ser um pai

sempre presente na minha vida apesar de toda a distância que houve entre nós.

A minha deusa, minha mãe Nhima Embaló Baldé por me fazer enxergar que o

conhecimento é a maior riqueza da vida.

Aos meus queridos manos Ibraima Fali Baldé, Adúl Baldé, Bobó Baldé Serifo Baldé e

ao meu anjo Amadú Baldé por uma amizade impagável e por me levar a enxergar muitas

vezes que o verdadeiro esforço é a chave para o sucesso.

Ao meu namorado William Cecil Vieira Vaz por ter sido um anjo na minha vida, pela

preocupação e paciência durante estes anos.

Aos meus tios Bacar Baldé Tcherno Baldé e Djibairo Baldé pela força confiança que

depositaram em mim.

A minha mana Tchaima Zita Baldé e a minha sobrinha Rania Cadija Baldé.

A minha orientadora professora Evelize Mara de Souza Gomes Martins pela dedicação

e paciência.

À empresa Acervo Comércio e Serviços Ltda pela oportunidade de fazer a pesquisa.

Aos professores, principalmente a Maria Mlbertina pela preocupação e a amizade que

tem demostrado e a professora Kellen da Silva Coelho pela simpatia.

À Universidade do Vale do Itajai pelo conhecimento intelectual e pessoal que obtive

durante a graduação. Excluído: <sp>

RESUMO

Este trabalho de Conclusão de Estágio tem por objetivo geral propor um manual de

atribuições dos funcionários para empresa Acervo Comércio e Serviços Ltda. e como

objetivos específicos descrever a estrutura organizacional existente na empresa, levantar as

atividades desenvolvidas pelos funcionários da referida empresa, verificar os requisitos

necessários para que os funcionários desempenhem tais atividades, identificar as principais

responsabilidades envolvidas no desempenho das suas funções e elaborar um funcionograma

para a empresa Acervo Comércio e Serviços Ltda. Para a realização desta pesquisa, foi

necessário o levantamento de uma fundamentação teórica que abrangeu os assuntos gestão de

pessoas, análise de cargos, desenho do cargo, descrição do cargo, organização sistemas e

métodos, elaboração do manual administrativo e tipos de manuais. Quanto à metodologia,

tratou-se de uma pesquisa com abordagem qualitativa, com finalidade descritiva e que

empregou no seu desenvolvimento a pesquisa bibliográfica e configurou-se como um estudo

de caso. A população compreendeu todos os funcionários da empresa e pesquisou-se uma

amostra de 19 funcionários, utilizando os critérios da tipicidade e antiguidade. Utilizou-se um

questionário contendo perguntas abertas e fechadas e os dados obtidos foram organizados por

categorização e interpretados confrontando-os com a revisão teórica estudada. Com o

levantamento dos dados realizados, obteve-se a descrição da estrutura organizacional, a

elaboração do funcionograma e descrição dos cargos dos funcionários e foi possível criar um

manual que contém as informações para auxiliá-los em relação às atividades realizadas e ao

entendimento do funcionamento da empresa.

Palavras-chave: Análise de cargo. Descrição de cargo, Manual administrativo.

ABSTRACT

Este trabajo de Conclusión de Estágio tiene por objetivo general proponer un manual de las

atribuições de los operarios de la empresa Acervo Comercio y Servicios Ltda y como objetivos

específicos describir la estructura organizacional existente en la empresa, levantar las actividades

desarrdas por los operarios de la referida empresa, verificar los requisit desempeñen tales

actividades, identificar las principales responsabilidades envueltas en el desempeño de sus

funciones y elaborar un funcionograma para la empresa Acervo Comercio y Servicios Ltda Para la

realización de esta investigación fue necesario el levantamiento de una fundamentação teórica que

comprendió los asuntos gestión de personas, análisis deorganización sistemas y mtodos,

elaboración del manual administrativo y tipos de manuales Cuánto la metodologia se trató de una

investigación con abordagem qualitativa, con finalidad descriptiva y que empleó en su desarrollo

la investigación bibliográfica y configurou-se como un estudio de caso La población comprendió

todos los operarios de la yutilizando los criterios de la tipicidade y antiguidade Se utilizó un

questionário conteniendo preguntas abiertas y cerradas y los datos obtenidos fueron organizados

por categorização e interpretados confrontándolos con la revisión teórica estudiada Con el

levantamiento de los datos realizados, se obtuvo la descripción de la estructura organizacional, la

elaboraçÀuncionários y fue posible crear un manual que contiene las informaciones para auxiliá-

los en relación las actividades realizadas y a la comprensión del funcionamiento de la empresa

operarios y fue posible crear un manual que contiene las informaciones para auxiliá-los en

relación las actividades realizadas y a la comprensión del fucionamento de la empresa

Palabras-llave: Análisis de cargo, Descripción de cargo, Manual administrativo.

LISTA DE ILUSTRAÇÕES

Figura 1 – Organograma...........................................................................................................36

Figura 2 - Funcionograma…………………………………………………………………….38

Quadro 1 - Categorias de análise……..………………………………………………………38

Quadro 2 - Setores responsáveis e funcionários envolvidos………………………….………38

Quadro 3 - Descrição de cargo: diretor administrativo…...………………………………..…39

Quadro 4 - Descrição de cargo: gerente administrativo………....…………..………………..41

Quadro 5 - Auxiliar administrativo e financeiro……….....…………………………………..42

Quadro 6 - Auxiliar de serviços gerais…………………………………………........……..…43

Quadro 7 - Auxiliar de processamento de dados (microfilmagem de documento).............…..43

Quadro 8 - Auxiliar de processamento de dados ( digitalização)…………...............….…….44

Quadro 9 - Gerente de gerenciamento eletrõnico de documentos produção (GED).................45

Quadro 10 - Auxiliar de processamento de dados (indexador de documentos digitados)........46

Quadro 11 - Auxiliar de processamento de dados (arquivo)........………………………...…..46

Quadro 12 - Auxiliar de processamento de dados (suporte de GED)…...................…………47

Quadro 13- Auxiliar de processamento de dados (coodenador de arquivo)…….....................47

Quadro 14 - Auxiliar de processamento de dados (gerente de microfilmagem e

laboratório)………………………………………………………………………………........48

Quadro 15 - Auxiliar de processamento de dados (controle de qualidade dos documentos

digitalizados).............................................................................................................................49

Quadro 16 - Auxiliar de processamento de dados ( preparação)…..…………………………49

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO…………………………………………………………....……………….9

1.1 PROBLEMA DE PESQUISA……………………………………………………..……10

1.2 PERGUNTAS DE PESQUISA………………………….……………………….……..10

1.3 OBJETIVOS………………………………………………………………………….….10

1.3.1 Objetivo geral……………………………………………………...……………………10

1.3.2 Objetivos específicos…………………………………………………………………..11

1.4 JUSTIFICATIVA……………………………………………………………………….11

1.5 APRESENTAÇÃO GERAL DO TRABALHO………………………………………….11

2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA…………………………………………………… .…13

2.1 GESTÃO DE PESSOAS…..……...........………………………………………………13

2.1.1 Análise de cargo…………………………………...……………………………..…….16

2.1.2 Desenho do cargo………………………………………………………………………18

2.1.3 Descrição do cargo………………………………………………………….………….19

2.2 ORGANIZAÇÃO SISTEMAS E MÉTODOS...………………………………………21

2.2.1 Elaboração do manual administrativo………….………………………………………23

2.2.2 Tipos de manuais………………………………....……………………………………27

3 ASPECTOS METODOLÓGICOS…………………………………………………….…30

3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PEQUISA…………………………………………………....30

3.2 CONTEXTO E PARTICIPANTES………………………......……………………….….31

3.3PROCEDIMENTOS E INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS…………………31

3.4 TRATAMENTO E ANÁLISE DOS DADOS…………………………………..………..33

4 RESULTADO DOS ESTUDOS………………………………………………………….35

4.1 CARACTERZAÇÃO DA EMPRESA……………………………………………….…..35

4.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL…………………………………………………....36

4.3 INVENTÁRIO DOS CARGOS E FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS E

OPRERACIONAIS………………………………………………………………………..….38

4.4 DESCRIÇÃO DOS CARGOS…………………………...…………………………….39

4.4.1 Descrição dos cargos administrativos…………………………………………………..39

4..4.2 Descrição dos cargos operacionais……………………………………......................…39

4.5 MANUAL DE PROCEDIMENTOS……………………………………………………..49

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS……………………………………………………………..68

REFERÊNCIAS …………………………………………………………………………………………...71

APÊNDICE A - CARTA DE APRESENTAÇÃO DO QUESTIONÁRIO ……………...74

APÊNDICE B - QUESTIONÁRIO PARA FUNCIONARIOS DA ÁRE A

ADMINSTRATIVA…………………………… ....…………………………………………75

APÊNDICE C QUESTIONÁRIO PARA FUNCIONÁRIOS DA AREA

OPERACIONAL………………………… ..………………….........………………………..77

9

1 INTRODUÇÃO

As empresas passam por um processo de transformação no ambiente organizacional.

Devido à globalização dos mercados, a crise econômica, ao avanço da tecnologia entre outros,

a competitividade entre as empresas vem aumentando e as pessoas sentem os efeitos dessa

mudança. Alguns desses problemas, na área de gestão de pessoas são: a instabilidade no

emprego, a redução do número de empregados, a privatização e a terceirização. Isso tudo faz

com que as pessoas demonstrem fragilidade diante do ambiente de trabalho.

O desafio para manutenção das empresas competitivas é de criar novas formas de

gerenciar pessoas, formando equipes com profissionais qualificados, motivados que passem a

desenvolver competências, isto é, conhecimentos, habilidades e atitudes. Desta forma, vão

poder colaborar e interagir com a empresa.

É importante que a área de recursos humanos esteja preocupada em entender e

compreender os funcionários como parceiros internos e não como realizadores de

determinados tarefas. Por isso muitas empresas tem adotado estratégias de gerenciamento,

buscando garantir a qualidade do serviço prestado. O crescimento das organizações leva a

uma preocupação com o gerenciamento das pessoas. Também, clientes cada vez mais

esclarecidos aumentam o nível de exigência com relação aos funcionários da empresa.

É relevante que as empresas busquem a adequação as mudanças impostas pelo

mercado revendo a sua estrutura, as tecnologias empregadas no processo produtivo e a

adequação do próprio processo e sobretudo a qualificação profissional de seus fncionários.

A área de recursos humanos representa um pilar capaz de sustentar e promover

mudanças. Chiavenato (2004) explica que a gestão de pessoas favorece a integração do

trabalhador com a empresa, a cooperação e o aumento da produtividade.

Posto isso, pretendeu-se neste estudo formalizar as rotinas de cada trabalhador na

Acervo Comércio e Serviços Ltda, uma empresa que atua na guarda de documentos e mídias

eletrônicas. Na seqüência se esclarece o problema de pesquisa relacionado a essa empresa.

1.1 PROBLEMA DE PESQUISA

A Acervo Comércio e Serviços Ltda é uma empresa que está há quatorze anos no

mercado e, desde então desenvolveu-se agregando novos serviços, aumentando o número de

clientes e conseqüentemente sua estrutura organizacional.

10

Sua dinâmica de crescimento e necessidades decorrentes das mudanças

organizacionais ocorridas, confunde-se com a história de tantas outras micro e pequenas

empresas. Há necessidade de formalizar as rotinas de cada funcionário e para isso,

desenvolveu-se neste trabalho uma análise organizacional por meio da descrição de cargos

gerando uma proposta de manual de atribuições para ser utilizado pelos atuais e futuros

funcionários da empresa.

Desta forma, a pergunta que se buscou responder neste estudo é a seguinte:

Como formalizar as rotinas de cada funcionário dentro da empresa Acervo

Comércio e Serviços Ltda?

1.2 PERGUNTAS DE PESQUISA

● Qual a estrutura organizacional existente na empresa Acervo Comércio e Serviços

Ltda?

● Quais as atividades desenvolvidas pelos funcionários da referida empresa?

● Quais os requisitos necessários para que estes funcionários desempenhem tais

atividades?

● Quais as principais responsabilidades envolvidas no desempenho de suas funções?

● Como elaborar um funcionograma para a empresa Acervo Comércio e Serviços

Ltda?

1.3 OBJETIVOS

A seguir são apresentados os objetivos geral e específicos desta pesquisa.

1.3.1 Objetivo geral

Propor um manual de atribuições dos funcionários para a empresa Acervo Comércio e

Serviços Ltda.

1.3.2 Objetivos específicos

● Descrever a estrutura organizacional existente na empresa Acervo Comércio e

Serviços Ltda.

● Elaborar um funcionograma para a empresa Acervo Comércio e Serviços Ltda.

11

● Levantar as atividades desenvolvidas pelos funcionários da referida empresa.

● Verificar os requisitos necessários para que os funcionários desempenhem tais

atividades.

● Identificar as principais responsabilidades envolvidas no desempenho de suas

funções.

1.4 JUSTIFICATIVA

A realização desta pesquisa foi importante para a empresa Acervo Comércio e

Serviços Ltda porque os resultados poderão contribuir para a valorização dos funcionários e

para a melhoria da qualidade dos serviços prestados. Ela poderá favorecer nas atividades de

recrutamento, seleção e motivação dos funcionários, favorecendo a integração dos mesmos,

auxiliando na compreensão do funcionamento da empresa com um todo e como as atividades

desenvolvidas afetam o trabalho um dos outros. O momento em que realizou-se foi oportuno,

pois a empresa está em crescimento, não possuía as rotinas de cada funcionário formalizadas e

a área de Recursos Humanos não é estruturada. Desta forma, surgiu a oportunidade de

realização deste Trabalho de Conclusão de Estágio que buscou auxiliar para o desempenho

organizacional.

O trabalho foi relevante para a pesquisadora, pois agregou conhecimentos,

principalmente na área Recursos Humanos e, além disso, a acadêmica pretende no futuro ser

empreendedora e com este trabalho pode ganhar experiência. Na percepção da pesquisadora

um trabalho de conclusão de curso deve contribuir com informações, sugestões e resultados

teoricamente comprovados para auxiliar no desenvolvimento de um país e de sua sociedade e

a vivência demonstra que seu país de origem necessita de profissionais nesta área .

O estudo foi viável pelo fato de que não acarretou custos e foi possível realizá-lo no

período de um ano. A empresa facilitou à acadêmica o acesso às informações, pois tinha

interesse nos resultados já que não havia nenhum estudo semelhante.

Também é uma forma da universidade cunprir com sua missão que resume-se em

produzir e difundir o conhecimento pelo ensino, pesquisa e extensão, por meio de parcerias

com a comunidade, em busca de soluções coletivas para problemas locais e globais, visando à

formação do cidadão crítico e ético (UNIVALI, 199-).

12

1.5 APRESENTAÇÃO GERAL DO TRABALHO

Na introdução, apresenta-se o tema, distinguem-se as perguntas e os objetivos de

pesquisa, além da justificativa para a realização do trabalho.

No capítulo dois, trata-se sobre a fundamentação teórica que relaciona a teoria

necessária, para a realização da pesquisa e a sua análise, possiblitando colocar em prática o

que se estudou na teoria. Menciona-se os seguintes assuntos gestão de pessoas, objetivos da

área de gestão de pessoas, análise de cargo, desenho do cargo, descrição do cargo, elaboração

de manual administrativo e tipos de manuais.

No terceiro capítulo, explica-se sobre os procedimentos metodológicos, apresentando

a caracterização da pesquisa, o contexto em que foi realizada, quem foram os entrevistados, os

procedimentos de coleta de dados e de que forma foi realizada a análise para se chegar as

conclusões.

No quarto capítulo, são apresentados os resultados e no quinto capítulo as conclusões

sobre o estudo nas considerações finais. Por último, são apresentadas as referências

bibliográficas, apêndices e anexos que se julgou necessário.

13

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Abrange o pensamento de vários autores sobre o tema trabalhado, procurando trazer

as informações necessárias para que se alcance o objetivo geral desta pesquisa. Optou-se por

uma revisão da literatura que contém os seguintes assuntos: gestão de pessoas, análise de

cargo, descrição de análise de cargo e, por fim, manuais de organização com suas rotinas e

procedimentos.

2.1 GESTÃO DE PESSOAS

Conforme Chiavenato (2004), gestão de pessoas é um conjunto de medidas aplicadas

nas organizações que influenciam a eficácia dos empregados. Ela tem como função o

treinamento, o desenvolvimento, a motivação e a manutenção dos empregados.

Chiavenato (2004, p.6) afirma que

A gestão de pessoas é uma área muito sensível à mentalidade que predomina nas organizações. Ela é contingencial e situacional, pois depende de vários aspectos, como a cultura existente em cada organização, da estrutura organizacional adotada, das características do contexto ambiental, do negócio da organização, da tecnologia dos processos internos e de uma infinidade de outras variáveis importantes.

Na mesma linha, Gil (1994, p.13) salienta que gestão de pessoas “envolve todas as

ações que têm como objetivo a integração do trabalhador no contexto da organização e o

aumento de sua produtividade”. Para Gil (2001, p. 15 )” gestão de pessoas é a função

gerencial que visa à cooperação das pessoas que atuam nas organizações para o alcance dos

objetivos tanto organizacionais quanto individual.”

Ribeiro (2006) afirma que a área gestão de pessoas ultimamente sofreu muitas

alterações. O profissional de recursos humanos faz a avaliação do perfil dos candidatos

perante o que a empresa procura e acha necessário no momento.

Entretanto, Ferreira (1979) indica que a gestão de pessoas não pode ser uma função

única de um serviço ou departamento, mas um orgão especializado que ocupa algumas áreas

das atividades de administração. Por isso é que se entende que a gestão de pessoas vai se

repetindo, por vários setores da empresa, assim será desincumbida pela responsabilidade de

chefia.

14

Segundo Fidelis (2006, p. 17), “administração de recursos humanos é uma área focada

às políticas e práticas empresariais para administrar as pessoas em seu ambiente de trabalho.”

Para Limongi-França (2007), a gestão de pessoas relaciona-se com os mais diversos

espaços organizacionais analisado pelos enfoques comportamental e administrativo:

• novas tecnologias;

• reduções ou novas posições na empresa;

• contratação incluindo recrutamento e seleção de pessoas;

• treinamento e desenvolvimento;

• banco de talentos;

• segurança, saúde e qualidade de vida;

• comunicação com os empregados;

• engenharia de produção e ergonomia;

• sistema de gestão de qualidade;

• inovação tecnológica;

• desenvolvimento sustentável ou marketing social;

• competência integrada aos aspectos socioenômicos e pessoais.

Limongi-França (2007) indicam que o conjunto destes conceitos, práticas, relatos e

fontes teêm os objetivos de:

● instruir aos gestores – aprendizes e profissionais – de maneira que seja descritiva e

integrada em relação aos conceitos comportamentais integrados à prática administrativa de

recursos humanos;

● colaborar com a evolução da gestão de pessoas e organizações;

● favorecer conceitualmente uma gestão adaptada de pessoas e organizações;

através de exercícios práticos exemplificar os conceitos e idéias;

● citar fontes bibliográficas e sites especializados;

● incentivar uma visão crítica e de contínuo aprefeiçoamento na gestão de pessoas.

● filiar o conceito de competências em gestão de pessoas a questões práticas.

A administração de recursos humanos congrega a sociologia organizacional, a

psicologia do trabalho, o direito trabalhista, a medicina do trabalho, a engenharia do trabalho,

o serviço social, entre outros por ser multidisciplinar (FIDELIS, 2006, p. 17).

Chiavenato (1999, p. 12) escreve que “administração é fazer as coisas por meios das

pessoas, com melhores resultados. Em qualquer organização humana, busca-se o alcance de

determinados objetivos com eficiência e eficácia.”

15

Segundo Chiavenato (1999) nas próximas décadas haverão alguns desafios que ainda

continuam atuais para a administração que são:

● crescimento das organizações: o crescimento é uma decorrência inevitável do êxito

organizacional. As organizações bem sucedidas tendem ao crescimento e a ampliação de suas

atividades, seja no crescimento de tamanho e de recursos, seja na expansão de mercados, seja

no volume de operações;

● concorrência mais aguda: o produto ou serviço superior ou melhor será mais

procurado, porém à medida que aumentam os mercados e os negócios, crescem também os

riscos na atividade organizacional;

● sofisticação da tecnologia: a tecnologia proporciona eficiência maior, precisão maior

e liberação da atividade humana para tarefas complicadas e que exijam planejamento e

criatividade. Devido aos progressos dos computadores das comunicações e dos transportes, as

empresas estão internacionalizando as suas atividades e operações;

● globalização da economia e internacionalização dos negócios: o intercâmbio global

faz com que a competição se torne mundial;

● visibilidade maior das organizações: a visibilidade da organização, seu poder de

chamar atenção dos outros, pode ser de forma positiva ou negativa. Mesmo assim, as

empresas jamais deixarão de ser ligadas pelos outros. E o que influenciará no seu

comportamento é a relação com os fornecedores, os consumidores, a imprensa, os sindicatos,

o governo, entre outros.

Com relação aos objetivos da área de gestão de pessoas Chiavenato (2004, p. 10)

destaca que “para que os objetivos de gestão de pessoas sejam alcançados, é necessário que as

pessoas sejam tratadas como elementos básicos para a eficácia organizacional.”

Ribeiro (2006) enfatiza que a área de gestão de pessoal tem como objetivo principal

dirigir as relações das organizações com os funcionários. Assim, as empresas passarão a ter

mais desafios internos.

Knapik (2006) comenta que os principais objetivos da área de gestão de pessoas são

demonstrados da seguinte forma:

● proporcionar aos funcionários motivação: saber reconhecer o mérito dos

colaboradores;

● desenvolver um programa de treinamento e desenvolvimento profissional: ensinar os

funcionários que a missão da empresa é o resultado;

16

● assegurar à empresa uma vantagem competitiva: tentar saber sempre o que o

mercado oferece e aperfeiçoar sempre;

● manter qualidade de vida dos colaboradores: fazer da empresa um ambiente

agradável;

● gerenciamento de mudanças: devido à globalização e a competitividade as mudanças

estão cada vez mais rápidas;

● assegurar uma política da ética e de abertura: é fazer com que haja confiança de

ambas as partes (tanto dos chefes como dos funcionários);

● desenvolver liderança: saber desenvolver a capacidade de um líder.

Chiavenato (1999) revela que os principais objetivos da área de recursos humanos

resumem-se em criar, manter e desenvolver um relacionamento de recursos humanos com

habilidade e motivação para assim conseguir realizar os objetivos da organização;criar,

manter e desenvolver condições para que a organização seja um lugar agradável para se

trabalhar e, por último, alcançar eficiência e eficácia através dos recursos humanos que a

empresa disponibiliza. Salienta que os objetivos da administração de recursos humanos

devem estar em congruência com os objetivos da organização interna.

É função da área de recursos humanos analisar os cargo para saber se o funcionário

tem condições ou não de desempenhá-lo e para isso se apresenta o levantamento teórico, a

seguir.

2.1.1 ANÁLISE DE CARGOS

Ballestero-Alvarez (1997, p.132) explica que “cargo é conjunto de funções de natureza

e requisitos iguais”.

Para Chiavenato (1989), a análise de cargo concentra-se em quatro áreas de requisitos

que são os mentais que explicam as exigências do cargo no que tange aos requisitos mentais

para que se possa desempenhar o cargo. Os fatores de especificação de requisitos mentais são

a instrução essencial, experiência anterior e essencial, adaptabilidade ao cargo, iniciativa

necessária e aptidões necessárias.

O requisitos físicos que traduzem-se na energia de esforços físicos e mentais e a

constituição física exigida para que o ocupante desempenhe o cargo. Os seguintes fatores de

especificações são o esforço físico necessário, concentação visual, destreza ou habilidade e

compleição física necessária.

17

As responsabilidades envolvidadas que explicam as responsabilidades que o

ocupante do cargo irá desempenhar e suas funções. Os fatores específicos envolvidos são a

supervisão de pessoal, material de ferramental ou equipamento, dinheiro, títulos ou

documentos, contatos internos ou externos e informações confidenciais.

As condições de trabalho que explicam as condições do ambiente e os locais onde o

trabalho irá ser feito, para que ambiente seja agradável. Os fatores específicos são o ambiente

de trabalho e riscos.

Carvalho (2004, p.19) conceitua que “cargo é o conjunto de funções assemelhadas

e/ou com tarefas, executadas por um ou mais indivíduos na instituição. Cargo é pulular, ou

seja, para cada cargo pode haver uma ou várias pessoas numa mesma empresa”.

Segundo Ribeiro (2006), só se pode recrutar ou selecionar pessoas com a especificação

da função ou do cargo. Para isso, as informações deverão ser claras no sentido de que se deve

fazer neste cargo e os requisitos necessários para o bom desempenho deste cargo. Uma boa

seleção é selecionar a pessoa certa que conheça bem aquela função.

Para Oliveira (2007, p. 5), “como o cargo é a ocupação oficial do empregado, para

descrevê-lo é necessário entender as várias operações da empresa e estabelecer a necessidade

ou objetivo de cada função” .

Para Chiavenato (2004, p. 189), “o cargo é uma composição de todas as atividades

desempenhadas por uma pessoa ocupante que podem ser englobadas em um todo unificado e

que figura em certa posição formal do organograma”. A análise de cargo fornece informações

que possibilitam acompreensão das atividades do cargo.

Compreende-se desta forma que o cargo representa a posição hierárquica que um

funcionário ocupa dentro da empresa.

Chiavenato (2004, p. 209) explica que a “análise de cargo significa detalhar o que o

cargo exige do seu ocupante em termos de conhecimentos, habilidades e capacidade para que

possa desempenhá-lo adequadamente”.

Gil (2001, p.175) evidencia que “análise de cargo é o estudo que se faz para obter

informações sobre as tarefas ou atribuições de um cargo”.

Conforme Dessler (2003, p. 4), a “análise de cargo é o procedimento pelo qual se

determinam as obrigações desses cargos e as características das pessoas que devem ser

contratadas para eles. A análise gera informações sobre os requisitos do cargo”.

18

Entende-se que a análise do cargo compreende as condições necessárias que o

ocupante deve possuir para exercer o cargo, como responsabilidades que o cargo vai ter, os

requisitos físicos e mentais, a complexidade envolvida e as expriências.

As pessoas trabalham numa empresa e exercem determinado cargo. Quando se quer

saber qual é o cargo que uma pessoa ocupa dentro da empresa, basta saber o que a pessoa faz.

Através destas informações sabe-se o nível hierárquico que ocupa. Para os funcionários o

cargo é uma das fontes de motivação dentro de uma empresa (CHIAVENATO, 2004, p. 188).

A seguir, trata-se sobre o desenho do cargo nas organizações.

2.1.2 DESENHO DO CARGO

Conforme Chiavenato (2004, p.192), o desenho do cargo “envolve a especificação do

conteúdo de cada cargo, dos métodos de trabalho e das relações com os demais cargos”.

Ressalta ainda que o desenho do cargo significa definir quatros condições básicas, que são o

conjunto de tarefas que o ocupante deverá desempenhar; como as tarefas deverão ser

desempenhadas; quem é o superior do ocupante e quem são as pessoas que dele dependem

para trabalhar.

Através do desenho dos cargos, os administradores protegem os seus cargos. Neste

caso, o desenho do cargo conceitua o grau de responsabilidade ou liberdade que é dada ao

ocupante (CHIAVENATO, 2004).

O desenho do cargo, muitas vezes fica nas mãos do órgão de engenharia industrial,

que tem a função de desenhar os cargos de fábricas. O departamento de Organização Sistemas

e Métodos desenha os cargos para escritórios (CHIAVENATO, 2004).

A maior parte das empresas se responsabiliza pelo planejamento da divisão das tarefas

atribuídas. Por meio do desenho dos cargos, as empresas começaram a procurar o

posicionamento que irão ocupar através de acompanhamento, orientação e avaliação de

desempenho (CHIAVENATO, 2004).

Para Gil (1994, p.101), o desenho de cargo “baseia-se no enriquecimento da tarefa,

que consiste em ampliar a responsabilidade, os objetivos e o desafio das tarefas do cargo, na

pressuposição de que a motivação para o trabalho decorre da satisfação no cargo e da

liberdade pessoal”.

19

Chiavenato (1989) escreve que o desenho do cargo representa a maior produtividade e

baixo custo unitário se a tarefa for dividida cuidadosamente, porque o desenho do cargo foi

orientado para que a tecnologia venha primeiro e as pessoas depois.

Conforme Chiavenato (1989), uma pesquisa acerca dos critérios a respeito do desenho

dos cargos, chegou a conclusão que as práticas correntes de desenho do cargo procuram

minimizar a dependência da organização, também reduz a contribuição da pessoa ao trabalho

da empresa e ao processo de produção. Os princípios correntes de desenho do cargo pesam as

práticas da produção em massa, da repetição constante do trabalho e da especialização dos

cargos.

As práticas do desenho do cargo reduzem a movimentação do individual sobre a

empresa no que diz respeito as faltas do empregado entre outros. Existem cargos que exigem

baixos requisitos de talento individual e pouco tempo de treinamento são especificados,

também a falta de mão de obra permite um custo mínimo de salário (CHIAVENATO, 1989).

A aplicação do desenho do cargo é constituída sem critérios de teste a sem avaliação

sobre a produção ou custo em longo prazo. As políticas e as práticas de desenho dos cargos

são políticas de administração de recursos humanos, isso faz com haja pouca motivação dos

funcionários nas empresas (CHIAVENATO, 1989).

É importante que dentro de uma empresa os cargos sejam descritos, assim cada

ocupante de um determinado cargo saberá o que deve fazer e como fazer as suas tarefas.

2.1.3 DESCRIÇÃO DO CARGO

Segundo Chiavenato (2004) descrever um cargo quer dizer o que o ocupante faz,

como faz, em que condição o faz e porque o faz. Chiavenato (2004, p. 207) enfatiza que

“essa definição é utilizada para definir as especificações do cargo, a qual relaciona os

conhecimentos, habilidades e capacidade necessárias ao desempenho satisfatório do cargo”.

Oliveira (2007) considera que descrição do cargo determina os elementos ou fatos que

compõem a natureza de um cargo, que o diferencia dos outros cargos existentes na empresa.

Resumindo, ela define algumas responsabilidades principais que o ocupante do cargo deve

desempenhar numa lista de tarefas.

Na mesma linha, Oliveira (2007, p. 4) considera que a descrição do cargo ”fornece

informações que servirão de base para obter o máximo de dados possível que serão utilizados

para fins de remuneração, seleção, treinamento etc.”.

20

Gil (1994) salienta que a descrição do cargo consiste na ordenação das tarefas de um

cargo ou atribuição de cargo e em explicar bem os requisitos que serão necessários para o

desempenho de tal tarefa.

Segundo Gil (1994), a especificação e a descrição do cargo consistem num trabalho

de redação. Por este motivo recomenda a observância dos seguintes princípios:

● clareza, pois deve ser simples e bastante claro. Só é considerada clara uma

descrição quando alguém que nunca conheceu o cargo foi capaz de entendê-la logo na

primeira leitura;

● precisão devendo-se dar-se preferência a termos que sejam passíveis de qualquer

tipo de mensuração;

● concisão dando-se preferência a frases curtas, evitando as minúcias;

● impessoalidade onde os verbos devem iniciar no infinitivo ou na terceira pessoa do

singular do presente do indicativo.

Para Gil (2001, p.175) “ descrição de cargo é a exposição ordenada das tarefas ou

atribuições de um cargo. Ela procura descrever o que o ocupante do cargo faz, como faz,

como faz, por que faz”.

Oliveira (2007) afirma que a descrição do cargo deve visualizar um conjunto enorme

de tarefas e os resultados finais sem muitos detalhes. A pessoa que faz a descrição deve ser

cuidadosa, porque caso não esclareça o caminho organizacional, isso até pode comprometer o

comportamento dos funcionários com os objetivos da empresa e não conseguir definir bem as

atividades.

Para Carvalho (2004, p. 19), “ descrição de cargo é o registro das funções, tarefas e

responsabilidades, de forma organizada, e atribuída a uma ou mais pessoas”. Descrição de

cargo é a sistemática de todos os dados que fazem a análise de cargo.

A descrição de cargo tem por objetivos a padronização dos títulos dos cargos de uma

estrutura, assim como a padronização dos conteúdos dos cargos. Também define as

características básicas do ocupante de um cargo; estabelece a complementaridade das funções

e, por último, estabelece os requisitos para cada cargo de uma estrutura (CARVALHO, 2004).

Para Gil (2001), a análise e a descrição de cargo pode ser entendida como a solução

para mediar a maioria dos problemas, no campo dos recursos humanos. Orienta a ordenação

do tipo do ocupante para explicar os procedimentos para a seleção do pessoal; possibilita a

captura dos dados necessários para o levantamento de necessidade e seleção dos programas

de treinamento de pessoal, assim como os dados para subsidiar os programas de higiene e

21

segurança no trabalho; concede informações para o supervisionar e o emprego sobre os

padrões de desempenho; apresenta subsídios para a avaliação de cargo e a determinação da

faixa salarial; informa a ordenação das linhas de autoridade e responsabilidade na

organização e, desta forma, dá subsídios para a criação de um sistema de avaliação por

mérito.

Gil (2001) relata que o processo de análise e descrição de cargo assemelha-se ao de

uma pesquisa social, pois abrangente as etapas de determinação dos dados necessários, a

coleta dos mesmos, seguida de sua análise, e ao final a descrição e especificação do cargo.

Segundo Marras (2000), a descrição de cargo é sequência de sumarização das

comunicações recebidas e prospectadas no passo anterior de exame das funções,

uniformalizado do o registo dos dados de modo a admitir um rápido e fácil entrada aos

contornos de cada um dos cargos da empresa.

Além de citar muitas tarefas que possui um cargo, a descrição transcreve a análise

dos vários requisitos exigidos pelo cargo, como por exemplo a escolaridade, as

responsabilidades, a experiência, as condições de trabalho, a complexidade das tarefas, os

conhecimentos entre outros (MARRAS 2000).

2.2 ORGANIZAÇÃO SISTEMAS E MÉTODOS

Segundo Cury (2000), organização é onde um número de determinados indivíduos se

dedicam as tarefas complexas, se relacionam entres si por um consciente e por um único

objetivo.

Para que isso ocorra é necessário o emprego de sistema e métodos de modo a

favorecer o andamento das atividades, com eficiência e eficácia.

Para Silva (2004) “uma organização é definida como duas ou mais pessoas

trabalhando juntos cooperativamente dentro de limites identificáveis, para alcançar um

objetivo ou meta comum”.

Organização, Sistemas e Métodos (OSM) é uma tarefa administrativa utilizada para

melhorar a produtividade possível dos recursos humanos e recursos materiais, recorrendo as

técnicas científicas que junta os aspectos comportamentais e instrumentais no ambiente

interno ou externo da organização (TIBOR, 1992).

22

Para Ballestero (1990, p.30) os objetivos de OSM básico “é a eliminação do inútil e

supérfluo, tanto na forma como na substância a fim de possibilidade de um resultado maior

e/ou melhor dentro de uma mesma unidade de tempo.

Segundo Chinelato (2000, p.39) a função do analista de OMS “ é conseguir a

eficiência e a eficácia da estrutura administrativa através da aplicação de certas técnicas de

redução de tempo, esforço e custos”.

Para Cury (2000), entretanto, OSM tem como objetivo final a renovação

organizacional, através de manobra da empresa como sistema social aberto, em constante

sintonia com a procura de seu ambiente externo e interno. OSM tem a função de conceder um

melhor entendimento da empresa, de sistemas, de seus ambientes e da reciprocidade existente

entre eles.

Há inúmeras ferramentas que favorecem o desenvolvimento das atividades da

organização, sistemas e métodos e entre elas está o fluxograma. Para Chinelato (2000 p. 60)

fluxograma é “a representação gráfica do movimento e operação de pessoas, documentos ou

materiais entre diversas unidades da organização”.

Segundo Oliveira (2000) o fluxograma mostra lógica, clareza em rotinas ou

procedimentos onde os documentos estejam envolvidos, informações processadas e emitidas

pelos respectivos responsáveis ou pela organização.

Ballestero (1997) apresenta como principais características do fluxograma a

objetividade e a clareza. É o instrumento e ferramenta mais utilizados pelos analistas.

O organograma é outra ferramenta utilizada com freqüência nas organizações. Para

Cury (2000, p. 219) organograma “é conceituada como a representação gráfica e abreviada da

estrutura da organização. Existem vários tipos de organogramas, alguns simples e outros

sofisticados e até complexos.

Para Chinelato (2000), organograma é o gráfico que mostra a posição e a hierarquia

dos órgãos. Existem vários maneiras de se apresentar o gráfico, por exemplo: organograma

clássico ou vertical é o tipo utilizado em instituições religiosas e militares porque deixa bem

claro os níveis de hierarquia. O organograma radial ou circular é usado nas instituições

modernas, nas consultorias que trabalham com grupos. Já o organograma horizontal tem os

mesmos objetivos que o organograma clássico. O organograma funcional preocupa-se com as

linhas indicativas dos funcionários e entre os órgãos. Por fim, o organograma matricial é

usado em caso de grupos temporários. (CHINELATO, 2000).

23

Rocha (1987) define funcionograma como a descrição e o posicionamento das tarefas

realizadas nos diversos órgãos assim vão-se aumentando as partes setoriais de um

organograma simples.

Para Cury (2000) funcionograma é um gráfico de organização de uso limitado ao

órgãosrespectivos , tem como objetivo principal o particularizar as atividades que compõem

uma função que se origina no organograma. Para que as tarefas de cada órgãos estejam claras

e regulamentadas , proposta e a interligação dos setores que compõem em um oraganograma ,

utiliza-se funcionograma para analisar e elaborar rotinas e fluxograma.

Para Chinelato (2000), fluxograma é quando as diversas unidades da organização

movem operação de pessoas, documentos ou materiais e isto é representado graficamente. É

importante para compreensão e análise do funcionamento dos sistemas, pode-se verificar

também se as operações estão sendo executadas da maneira mais eficiente, pelas pessoas e

órgãos adequados.

O objetivo principal deste estudo é propor um manual das atribuições dos funcionários

da empresa Acervo Ltda. Para a sua elaboração é necessário conceituá-lo, conhecer os tipos e

características dos mesmos. Na seqüência apresenta-se o levantamento teórico realizado a

respeito dos manuais administrativos.

2.2.1 ELABORAÇÃO DO MANUAL ADMINISTRATIVO

Existem vários tipos de manuais, pois cada empresa tem um objetivo e cada manual

obedece a um estilo diferente para cada necessidade da empresa.

Segundo Rocha (1987), cada vez mais se torna inevitável catalogar e manter

atualizadas determinadas informações técnicas ou administrativas. Por isso, surgiu a

necessidade da criação de manuais que se encontra diretamente relacionado com a perda da

visão sistemática por parte dos dirigentes.

Para Chinelato (2000) manual é um conjunto de regras, instruções e documentos que

diz respeito a políticas, diretrizes e operações sistemáticas. Ele esclarece qualquer dúvida,

após a sua admissão.

Oliveira (2000) define o manual com sendo qualquer conjunto de regras,

procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que os

funcionários e os gerentes devem aceitar e cumprir dentro de uma empresa.

24

Araujo (1994, p.142) afirma que “de maneira geral percebe-se o manual como uma

coleção de instruções, com o propósito de comunicar informações sobre políticas e práticas”.

Os manuais demonstram como benefício a facilidade que criam para os funcionários

propor inovações, observou-se que constituem uma importante bibliografia técnica e fonte de

pesquisa. Facilitam também o treinamento, não só pelo fato de permitir cursos padronizados,

mas alargam os instrumentos da exposição de detalhes, assim os treinados vão em busca de

pormenores no manual (ARAUJO, 1994).

Salienta que o manual tem como objetivo permitir a reunião de informações dispostas

de formas sistematizadas, criteriosas e segmentadas de forma que atue com instrumento

facilitador do funcionamento da empresa (ARAUJO, 1994).

Os manuais são documentos elaborados pelos membros de uma organização com a

finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de

atividades. Funcionam como um instrumento de racionalização de métodos, de

aperfeiçoamento de sistema de comunicações, favorecendo, finalmente, a integração dos

diversos subsistemas organizacionais quando elaborados cuidadosamente com base na

realidade de cultura organizacional (CURY, 2000).

Segundo Cury (2000), os manuais são ferramentas de gerência, para longa duração,

com capa de simples identificação, classificados, codificados, designados de índices e

arrumados a fim de fazer o máximo para que a obra seja de referência.

Chinelato afirma (2000) que o manual deve possuir características bem claras e

simples para facilitar o entendimento.

É importante a sua permanente utilização e atualização para que não leve os

funcionários a erros espontâneos. Convém encaminhá- lo a todas as pessoas que se julgue

necessários utilizá-lo (CHINELATO 2000).

O manual contribui para a economia da empresa pelo fato de substituir o telefone, os

serviços de som, os quadros de avisos e as intrusões particularizadas. Os funcionários

precisam acreditar no manual, para que a sua existência seja útil na empresa (CHINELATO,

2000).

Chinelato (2000) explica que existem muitas razões que se justificam para a

elaboração e distribuição dos manuais. Entre elas estão o crescimento da organização, pois a

empresa tornando-se grande, dificulta o repasse das informação dada aos funcionários, assim

deve-se engrossar cada tarefa num manual.

25

Também a complexidade da operação justifica a criação de um manual, pois em vez de

perder-se tempo com explicações individuais de detalhes das tarefas convém utilizar o manual

onde estão previstos todos os casos. Outro fator, segundo Chinelato (2000) é a taxa de

rotatividade que faz com que o treinamento intensivo se torne impraticável.

Araujo (1994, p. 145) salienta que elaboração do manual “é a colocação em prática dos

estudos realizados anteriormente. A elaboração vai depender evidentemente, do modelo

escolhido. Cada modelo apresenta a sua exigência”.

Segundo Oliveira (2000, p. 395), “para a elaboração de um manual administrativo,

devem ser seguidas fases, que podem representar um procedimento basicamente padrão.”

Apresenta-se, a seguir, um modelo de fases de elaboração de um manual, conforme

Saroka e Gaitán (1979 p. 97):

● definição do objetivo do manual;

● escolha do (s) responsável (eis) pela preparação;

● análise preliminar da empresa;

● planejamento;

● levantamento de informações;

● elaboração propriamente dita;

● distribuição;

● instrução aos usuários;

● acompanhamento do uso.

Conforme Oliveira (2005, p. 410) “cada vez mais as empresas estão procurando

apresentar os manuais de normas e procedimentos com fluxogramas bem elaborados. É

dispensada a parte descritiva dos procedimentos administrativos”.

Rocha (1987) escreve que a validade e a credibilidade dos manuais encontram-se na

razão direta da sua constante atualização. Os manuais que se encontram desatualizados e

ultrapassados não têm valor consultivo e muito menos decisório, servindo somente como

elemento decorativo.

Tibor (1992) informa que manuais são conjuntos de regras que mostram as atividades

que serão feitas pelos funcionários que exercem funções na empresa. Os manuais incluem os

ambientes interno e externo da empresa desde compradores, prestadores de serviço,

empregados, diretores e a comunidade em geral. Em síntese, pode-se afirmar que as regras

inseridas nos manuais têm a metodologia de OMS (Organização Metódos e Sistema) e um dos

26

trabalhos do profissional de OMS é analisar o manual de normas existentes ou providenciar

um.

Segundo Tibor (1992) um dos primeiros passos que se deve seguir é avaliar a situação

da empresa no gráfico de evolução de marketing: no caso que o gráfico esteja em fixação,

expansão, maturidade ou inclinação. Através desta posição consegue-se saber qual é o tipo de

manual e normas que se deve desenvolver, inserir ou eliminar. A aplicação rígida dos manuais

pode não render nos dois extremos do gráfico, porque as fases precisam de maior agilidade,

isso deve a situação competitiva que a empresa enfrenta.

No caso em que a empresa atua com alta rotatividade de pessoal, devido às políticas

contingenciais de mercado ou outro motivo, o que torna o treinamento um trabalho quase

impossível. Os problemas que surgirão no decorrer do trabalho serão resolvidos com a ajuda

da pesquisa em manuais (TIBOR, 1992).

Com relação à complexidade do trabalho se as tarefas estiverem bem explícitas,

menos condições de dúvidas e incertezas se terá. No caso dos manuais estarem completos e

possam ser consultados por todos os funcionários não serão necessárias explicações

individuais (TIBOR, 1992).

A função do manual de organização é apresentar a estrutura orgânica da empresa,

através da definição clara, racional e objetiva de autoridades, responsabilidades, atividades e

relações criadas (oficialmente ou mesmo oficiosamente), a fim de coordenar os esforços de

pessoas para que sejam atingidos objetivos comuns. O manual funciona como um guia, mas

não é uma garantia (WALTER, 1992).

Walter (1992) descreve um modelo para apresentação do manual. Uma pasta contendo

o organograma geral da empresa e a descrição de tarefas para todos os cargos apresentados no

organograma. Outra pasta contendo organograma do nível A e a descrição de tarefas para

todos os cargos apresentados no organograma; e uma última pasta contendo o organograma

do nível C e a descrição de tarefas para todos os cargos apresentados no organograma.

Os cargos devem ser codificados e as páginas numeradas e o organograma conter o

título, data, código e gráfico de organização (organograma); a descrição de tarefas deve trazer

o objetivo do cargo; a autoridade e responsabilidade; as tarefas básicas; o código de cargo. A

codificação deve compreender os níveis: A B C. O primeiro dígito identificando o primeiro

nível hierárquico, o segundo dígito identificando possivelmente o segundo nível hierárquico.

Exemplificando:

11- principal executivo do nível A

27

12 - executivo do nível A

13 - executivo do nível A

O terceiro dígito identifica o posicionamento dentro do segundo nível hierárquico.

Exemplificando:

São subordinados de 12:

121

122

123


131

132

133

O quarto dígito identifica o posicionamento dentro do terceiro nível hierárquico.

Exemplificando:


1211

1212

1213

Quanto a distribuição o manual só é entregue a quem realmente necessitar dele e os

manuais devem conter números para que o controle seja eficiente. É necessário ter uma lista

de funcionários que irão receber os manuais afim de enviar os documentos já revisados; saber

quem tem o manual e para facilitar o controle de devolução caso o funcionário seja

transferido ou demitido (WALTER 2000).

No caso de alguém ser transferido ou admitido para um cargo que seja necessário o

uso do manual será necessário enviar um. Recomenda-se informatizar todos os trabalhos de

elaboração e aculturamento sobre manuais de organização e seus subprodutos (WALTER

2000).

2.2.2 TIPOS DE MANUAIS

Para Araujo (1994) existem vários tipos de manuais, e lê-se, a seguir, o significado de

cada um na sua aplicação.

28

O manual de instruções ou manual de normas e procedimentos é manual de rotinas, de

procedimentos, de serviços e tem por objetivo explicar detalhadamente como fazer o trabalho

de natureza burocrática e estabelecer regras e diretrizes. O manual de normas é um

documento percebido como legal e que reúne leis, normas de funcionamento.

O manual de formulário é aquele que explica à finalidade, o procedimento, a

destruição e o uso dos formulários na empresa.

O manual de sequência administrativa ou métodos operacionais prestam-se a explicar

as fases e as operações de cada rotina, descrevendo os orgãos e as pessoas que os realizam.

Este manual junta informações conquistadas pelo QTD (quadro de distribuição de trabalho) e

do fluxograma;

Cury (2000) por sua vez apresenta três tipos possíveis de manuais. O manual de

política que estabelece o modo de agir na empresa e tem como objetivo principal encaminhar

a ação dos executivos e responsáveis por função de direção e de assessorias.

Este manual explica as decisões tomadas pelos altos executivos da administração e

responsáveis pelas áreas operacionais da organização. Possibilita aos departamentos

descentralizados da organização tomarem as medidas necessárias conforme as condições

estipuladas evitando também que os executivos operacionais submetam tudo à decisão da alta

administração. Orienta os esforços de todos para que o objetivo geral da empresa seja

alcançado.

O manual de procedimentos explica as atividades que interessam aos diversos órgãos

da empresa e descreve como elas devem ser desenvolvidas.

Este manual tem como objetivo propor instrumento certo aos que preparam as

informações que devem ser processadas por um centro de serviços; propor através de seu

intermédio um ou mais departamentos de maneira que possibilitem a execução igual dos

serviços; atribuir aos órgãos, competência para explicação das informações que irão ser

aumentadas no manual; orientar as atividades dos departamentos deixando a consecução

racional dos objetivos da empresa.

O manual de organização é o manual de estrutura que tem que como o objetivo a

exposição da própria empresa. O manual de organização tem as seguintes finalidades: explicar

aos gerentes interessados de todos os níveis, as linhas de autoridade de toda a organização;

tratar o plano organizacional da empresa, mostrando as regiões em que ela opera de uma

maneira simples, as linhas de produtos, o controle central dos serviços e a coordenação das

funções; colocar de forma clara no documento como a empresa está organizada e qualquer

29

alteração que se faça necessária é preciso informar no devido tempo; os documentos

referentes a empresa devem ser elaborados conforme as políticas e os objetivos da empresa.

Um manual de organização bem elaborado permite que os executivos de quaisquer

órgãos fiquem sabendo, com exatidão, quais suas responsabilidades e qual seu relacionamento

com os demais gerentes da organização, evitando-se em consequência, conflitos de jurisdição,

sobreposição da autoridade, agilizando, assim a tomada de decisão programada, e indicando,

finalidade de modo inequívoco, quem está investido de poder para aprovar, bem como os

graus de autoridade atribuídos aos diferentes níveis administrativos (CURY, 2000, p. 418).

A elaboração da fundamentação foi de grande valia, acrescentando conhecimento a

respeito do tema proposto e contribuindo para a solução do problema de pesquisa. Desta

forma, possibilitou o desenvolvimento do capítulo três , que trata sobre os aspectos

metodológico que envolvem esta pesquisa.

30

3 ASPECTOS METODOLÓGICOS

Apresenta-se, a seguir, a metodologia empregada neste estudo, que trata da

caracterização da pesquisa, do contexto e participantes, dos procedimentos e instrumento de

coleta de dados, e for fim, como foram realizados o tratamento e a análise dos dados.

3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA

Quanto á abordagem, esta é uma pesquisa predominantemente qualitativa. Richardson

(1999) escreve que a pesquisa qualitativa “é caracterizada como a experimentação de um

entender bem explicado dos significados e características situacionais apresentadas pelos

entrevistados, em lugar da produção de medidas quantitativas e características ou

comportamentos”.

Pesquisa qualitativa é a escolha certa de métodos e teórias que reconhece a analise as

diferentes perspectivas , a pesquisada reflete a respeito de sua sobre a sua pesquisa como

parte do processo de produção de conhecimento ( FLICK, 2004).

Cervo (1996) explica que a pesquisa descritiva é aquela que procura conhecer as várias

situações que se passa na vida social, política, econômica e comportamento geral da

humanidade. Desta forma, quanto a finalidade trtaou-se de uma pesquisa descritiva pois,

relacionou fatos através da observação, registro e análise.

Quanto aos meios de investigação primeiramente utilizou a pesquisa bibliográfica que

se concretizou a partir do levantamento das referências teóricas publicadas e procurou

resolver o problema de pesquisa (CERVO, 1996). Para Roesch (1999) a revisão da literatura é

uma das seções mais longas e trabalhosas da pesquisa e ela precede a coleta de dados.

Na sequência utilizou-se a pesquisa documental para obter informações sobre o

número de funcionários, cargo que cada funcionário ocupa na empresa, entre outras. Segundo

Marconi (2007, p. 62) pesquisa documental “ é a fonte de coleta de dados está restrita a

documentos escritos ou não, constituindo o que se denomina de fontes primárias. Estas podem

ser recolhidas no momento certo em que o fator ou fenômeno ocorre, ou depois”.

Essa pesquisa também é um estudo de caso, isto é “ uma análise profunda e exaustiva

de um ou de poucos objetos de modo a permitir o seu amplo e detalhado conhecimento”

(RAUEN, 2002 , p. 210).

31

Para Yin apud Roesch (1999), estudo de caso é uma estratégia de pesquisa que procura

observar um fenômeno atual dentro de seu contexto. São diferentes dos delineamentos

experimentais, pois estes deliberadamente separam o fenômeno em estudo do de seu

contexto.

3.2 CONTEXTO E PARTICIPANTES DA PESQUISA

A presente pesquisa foi realizada na empresa Acervo Comércio e Serviços Ltda

localizada na Rua Osni João Vieira, 205, no bairro Campinas em São José, estado de Santa

Catarina, CEP 88101-270.

A população da pesquisa foi constituída dos cinquenta e dois funcionários da empresa,

dois sócios diretores, dois gerentes e dois coordenadores. População” é um conjunto de

indivíduos ou objetos que apresentam pelo menos uma característica em comum. A população

pode ser finita ou infinita” (FONSECA, 1996)

No entanto a pesquisa utilizou-se de uma amostra. Amostra é “ considerando-se a

impossibilidade, na maioria das vezes, do tratamento de todos os elementos da população,

retira-se uma amostra” (FONSECA 1996). A amostra formada utilizou os critérios da

tipicidade, acessibilidade e antiguidade. Deste modo, foram pesquisados pelo menos um

funcionário ocupante de cada cargo e sempre privilegiando o mais antigo no cargo,

totalizando 19 funcionários pesquisados.

3.3 PROCEDIMENTOS E INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS

Em um primeiro momento foi realizada uma visita a empresa e explicado o propósito

do estágio e o objetivo da pesquisa, assim como as etapas que necessitariam ser cumpridas

para a sua concretização. Obtida a autorização e assinados os documentos necessários para

que o estágio pudesse ser realizado, Termo de Convênio e Termo de Compromisso, deu-se o

levantamento de dados para compor a caracterização da empresa seguido do levantamento dos

dados para descrever a estrutura organizacional. Basicamente os dados foram coletados pela

observação cotidiana da rotina organizacional, pesquisa documental e conversas informais

com o supervisor de campo do estágio no mês de agosto de 2009.

O restante dos dados foram coletados no mês de setembro no período compreendido

entre os dias 24 a 30 de setembro de 2009, porém realizou-se antes um pré-teste com

funcionários da área administrativa e operacional.

Utilizou-se o instrumento de coleta de dados denominado questionário que exige

32

esforço intelectual com base na definição do problema e ao do plano da pesquisa, (ROESCH,

1999).

O instrumento continha perguntas abertas e fechadas e buscou investigar aspectos

sobre o cargo que o funcionário ocupa, a sua rotina diária, eventual, os requisitos necessários

para ocupar o cargo, as responsabilidades envolvidas entre outros. Os questionários foram

entregues ao supervisor de campo que ficou encarregado de distribui-los a cada pesquisado

selecionado de acordo com os critérios definidos anteriormente. Foram confeccionados dois

modelos de questionário, um voltado aos empregados da área administrativa e outro voltado

aos empregados da área operacional, envolvidos com a atividade fim da empresa, ou seja,

com a digitalização e guarda de documentos. Pode-se compreender como o instrumento foi

construído a partir da observação do Quadro 1, a seguir.

CATEGORIAS DE ANÁLISE

DEFINIÇÃO CONSTITUTIVA

DEFINIÇÃO OPERACIONAL

DESCRIÇÃO DO CARGO

Conjunto de tarefas que o ocupante do cargo deverá desempenhar.Como as tarefas deverão ser desempenhadas; quem é o superior do ocupante; quem são as pessoas que dele dependem para trabalhar (CHIAVENATO, 2004).

Tarefas diárias, ou seja, aquelas que se repetem constantemente (o que é feito, como é feito e porque é feito – ordem de apresentação segundo a sequência ou importância) Tarefas periódicas, aquelas que se repetem com intervalo de tempo semanal, mensal etc (o que é feito, como é feito e porque é feito – ordem de apresentação segundo a sequência ou importância).

REQUISITOS MENTAIS Instrução essencial, experiência anterior e essencial, adaptabilidade ao cargo, iniciativa e aptidões necessárias (CHIAVENATO, 1989).

Escolaridade necessária para ocupar o cargo. Tempo mínimo necessário de treinamento para desempenhar as tarefas relacionadas ao cargo. Necessidade de experiência prévia a contratação. Conhecimentos necessários para realizar as tarefas relacionadas ao cargo. Frequência com que o trabalho é controlado pelo superior hierárquico Autonomia para tomar decisões sem necessitar recorrer a chefia. Supervisão exercida sobre o trabalho de outras pessoas, quantidade de pessoas e os cargos supervisionados.

33

CATEGORIAS DE ANÁLISE

DEFINIÇÃO CONSTITUTIVA

DEFINIÇÃO OPERACIONAL

REQUISITOS FÍSICOS Esforço físico necessário, concentação visual, destreza ou habilidade e compleição física necessária (CHIAVENATO, 1989).

Posição em que se executa o trabalho. Necessidade de carregar peso. Esforço visual

RESPONSABIIDADES Obrigações que o ocupante do cargo assume quando aceita a delegação de tarefas. Os fatores específicos envolvidos são a supervisão de pessoal, material de ferramental ou equipamento, dinheiro, títulos ou documentos, contatos internos ou externos e informações confidenciais (CHIAVENATO, 1989).

Responsabilidade sobre dinheiro, títulos, acesso a dados e/ou documentos confidenciais, máquinas, equipamentos utilizados, contatos internos e externos necessários e quais os cargos, instituições, assuntos tratados e finalidade dos contatos.

CONDIÇÕES DE TRABALHO

Explicam as condições do ambiente e os locais onde o trabalho irá ser feito, para que o ambiente seja agradável. Os fatores específicos são o ambiente de trabalho e riscos (CHIAVENATO, 1989).

Acidentes possíveis, equipamentos de segurança necessários, elementos que podem causar desconforto

Quadro 1: Categorias de análise Fonte: Adaptado de Chiavenato (1989) e Chiavenato (1994)

3.4 TRATAMENTO E ANÁLISE DOS DADOS

Para organizar os dados foi necessário, primeiramente, separar os questionários por

cargo ocupado na empresa. Na sequência, procedeu-se a análise referente as perguntas abertas

aplicando-se a técnica de análise de conteúdo que consiste em pesquisar na literatura, os

dados referentes as perguntas fechadas foram tabulados para que se procedesse a análise e em

ambos os casos respeitou-se as categorias de análise eleitas para esta pesquisa.

34

Logo após, confeccionou-se para cada cargo um quadro que foi construído segundo a

adaptação da metodologia de Pontes (2007) para a realidade da empresa. Construiu-se

também o organograma e o funcionograma da empresa, e, por último, o manual de acordo

com a literatura estudada sobre o assunto.

35

4 RESULTADOS DO ESTUDO

Apresentam-se neste capitulo os resultados da pesquisa que compreendem a descrição

da estrutura organizacional, a elaboração de um funcionograma, o levantamento das

atividades desemvolvidas pelos funcionários e a verificação dos requisitos necessários, além

das principais responsabilidades no desempenho de suas funções na empresa Acervo

Comércio e Serviços LTDA.

4.1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

Para compreender a realidade da empresa estudada tornou-se importante inicialmente

caracterizá-la e, desta forma, os dados foram coletados pela observação cotidiana da rotina

organizacional, pesquisa documental e conversas informais com o supervisor de campo do

estágio no mês de agosto de 2009.

A Acervo Comércio e Serviços Ltda localiza-se na Rua Osni João Vieira, 205 em

Campinas, na cidade de São José no estado de Santa Catarina, CEP: 88101-270. Está inscrita

no CNPJ: 72.317.266/0001-73 e para comunicação com os seus clientes possui um site,

www.acervonet.com.br, que possibilita o contato dos clientes com a empresa, também e-mail

[email protected] e o telefone e fax (48)3241-2019 (ACERVO, 2009).

Há mais de 14 anos no mercado acumula recordes de produção com qualidade. Nesse

longo período de história, a empresa adquiriu números expressivos diante do mercado nos

segmentos de microfilmagem e digitalização, contando com uma equipe de profissionais

experientes. Além disso, a Acervo possui o serviço de guarda de documentos e mídias

eletrônicas, estes podendo estar em papéis, microfilmes, CD´s e DVD’s. A parte que se refere

a guarda de mídias localiza-se em uma sala de segurança, onde através de modernos

equipamentos são controlados desde a temperatura até a umidade relativa do ar, a fim de

conservar seu acervo sempre em condições ideais prolongando a vida útil (ACERVO, 2009).

O fornecimento de equipamentos, software e manutenção, são diferenciais de

mercado, sendo a única empresa catarinense, a fornecer serviços de Microfilmagem

(Convencional, COM e COLD), Digitalização, Gerenciamento Eletrônico de Documentos

(GED), Guarda de Documentos e Mídias Eletrônicas, Equipamentos e Suporte Técnico nas

tecnologias mencionadas (ACERVO, 2009).

36

A Acervo presta serviços em digitalização de documentos sendo possível repassar as

imagens em papel ou em microfilmes por scanner, assim torna-se rápido e fácil as pesquisas

das informações arquivadas num software e além disso, permite o envio e os documentos são

visualizadas com rapidez (ACERVO, 2009).

Possui um ambiente adequado e seguro para guardar os documentos arquivados

propiciando a durabilidade, além disso, a organização facilita a pesquisa dos documentos e o

processo empregado torna a mão de obra econômica. A qualquer hora que o cliente solicitar

algum documento a Acervo já tem um sistema onde os mesmos estão guardados e entrega por

e-mail, fax ou documento original. O processo empregado facilita a procura de documentos e

a busca de soluções (ACERVO, 2009).

A guarda de mídias contém um ambiente climatizado com temperatura e humidade

controlada e na microfilmagem armazena e preserva com segurança os documentos e as

imagens são vistas por um processo de fotografias (ACERVO, 2009).

A Acervo tem parceria com as empresas Canon e Prodimage, pois é revendedora de

seus os produtos.Os principais clientes da Acervo são as empresas BADESC, CELESC,

COLÉGIO CEPU, CIASC, CRCSC, CREA-SC, DEINFRA, ELETROSUL, FUCAS,

EMBRACON, FIESC, FUSESSC, HEMOSC, INCRA, SESI SC E TRACTEBEL ENERGIA.

(ACERVO, 2009).

4.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Atualmente a empresa possui os seguintes departamentos descritos, a seguir.

A diretoria administrativa é responsável pela captação de novos clientes e pela tomada

de decisão na administração da empresa. A ênfase concentra-se no acompanhamento das

atividades financeiras e comercial. O responsável é um dos proprietários da empresa.

O setor administrativo é responsável pelo gerenciamento das atividades no cotidiano

da empresa, responde pela emissão de notas fiscais, compra e venda de suprimentos e também

cuida do gerenciamento da equipe. Há um gerente responsável pelo setor e quatro

funcionários.

A preparação é o setor responsável pela organização, higienização dos documentos

para posteriormente serem microfilmados e digitados. Trabalham neste setor dez funcionários.

A microfilmagem é o setor responsável pela microfilmagem de documentos e trabalham neste

setor cinco funcionários.

37

O laboratório é o setor responsável pelo processamento, revelação e duplicação de

microfilmes enviados para os clientes quando os mesmos realizam solicitação. Há um

funcionário que trabalha neste setor.

A revisão é o departamento responsável pelo controle de qualidade dos microfilmes

produzidos pelo departamento de microfilmagem. Há dois funcionários no setor para executar

essa atividade.

O setores de preparação, microfilmagem, laboratório e revisão possuem um único

funcionário que é responsável pelo gerenciamento das atividades

O arquivo é o setor responsável pela guarda de documentos bem como buscar e

entregar documentos nas empresas que são clientes da Acervo. Trabalham nesse setor três

funcionários sendo um deles o responsável pelas atividades.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é o setor responsável pela

digitalização e controle de qualidade das imagens, indexação (digitação), conferência,

consolidação e instalação das imagens. Há um funcionário responsável e outros dezoito fque

realizam essas atividades.

Na figura 1, apresenta-se o organograma da empresa Acervo Comércio e Serviços

Ltda.

Figura 1: Organograma da empresa Fonte: Dados primários (2009)

38

A seguir, apresenta-se o Quadro 1, que demonstra os setores, número de empregados e

responsável pelo andamento das atividades.

SETORES RESPONSÁVEL

NÚMERO DE FUNCIONÁRIOS ENVOLVIDOS

Diretoria Administrativa Carlos Rudnei Laurindo 01 Setor Administrativo Marcos Filipe Castilho 04 Preparação Rubens Marcos 10 Microfilmagem Rubens Marcos 05 Laboratório Rubens Marcos 01 Revisão Rubens Marcos 02 Arquivo Félix Humberto Martins 03 Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Octávio Pereira 18

Quadro 2: Setores, responsável e funcionários envolvidos Fonte: Dados primários (2009)

Na sequência está o funcionograma da empresa. Segundo Rocha (1987)

funcionograma é a descrição e o posicionamento das tarefas realizadas nos diversos orgãos,

assim vai-se aumentando as parte setoriasis de organograma simples.

Figura 2: Funcionogrma da Acervo Comércio e Serviços LTDA Fonte: dados primários (2004)

39

4.3 INVENTÁRIO DOS CARGOS E FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS E

OPERACIONAIS

Os cargos que foram descritos e analisados na empresa alvo do estudo de caso são:

• Diretor administrativo;

• Gerente administrativo, financeiro e de recursos humanos;

• Assistente administrativo e financeiro;

• Auxiliar de serviços gerais;

• Gerente de microfilmagem e laboratório;

• Auxiliar de processamento de dados (preparação);

• Auxiliar de processamento de dados (microfilmagem de documentos);

• Auxiliar de processamento de dados (revisão de microfilmes);

• Gerente GED (Gerenciamento eletronico de documento) de produção;

• Auxiliar de processamento de dados (digitalização);

• Auxiliar de processamento de dados (controle qualidade dos documentos digitalizados);

• Auxiliar de processamento de dados (indexador de documentos digitalizados);

• Auxiliar de processamento de dados (suporte de GED);

• Coordenador de arquivos;

• Auxiliar de processamento de dados (arquivo e pesquisa).

Após o levantamento do inventário dos cargos e funções adiministrativas e

opreacionais, na continuidade desta pesquisa descrevem-se os quinze cargos existentes na

empresa Acervo Comércio e Serviços LTDA.

4.4 DESCRIÇÃO DOS CARGOS

A seguir,apresenta-se a descrição dos cargos administrativos e operacionais da empresa

Acervo Comércios Serviços Ltda seguindo a orientação de Pontes (2007).

40

4.4.1 DESCRIÇÃO DOS CARGOS ADMINISTRATIVOS

Título do cargo: Diretor Administrativo Unidade: Escritório Descrição Sumária: Planejar, organizar, dirigir e controlar a empresa assumindo integralmete as responsabilidades pelo setor comercial Descrição Detalhada:

● Realizar o acompanhamento da agenda referente os compromissos assumidos pela organização diariamente

● Verificar o controle de produção diariamente. ● Averiguar as contas a pagar e a receber diariamente. ● Verificar a necessidade de contatos internos e externos diariamente ● Verificar a abertura de novos editais para participar de licitações diariamente. ● Acompanhar as licitações em andamento semanalmente

Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Curso superior Curso: Administração 2. Conhecimentos Conhecimentos na área de administração, em especial, finanças, recursos humanos e em marketing 3. Experiência Sim é necessária experiência prévia a contratação. O tempo mínimo de treinamento para que uma pessoa consiga realizar as atividades relacionadas ao cargo é de seis meses a um ano. 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas com muitos elementos variáveis. Exige iniciativa e possui autonomia para tomar quase todas as decisões sem recorrer ao seu sócio. Frequentemente troca informações com o mesmo. 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Responsabilidade sobre equipamentos de escritório como notebook, telefone e celular 6. Responsabilidade por Numerários e Dados Confidenciais O ocupante do cargo possui acesso irrestrito a numerários e acesso a todas as informações e documentos confidenciais que circulam oficialmente pela organização 7. Responsabilidade por Contatos Internamente o ocupante do cargo possui contato com o ocupante dos cargos gerenciais. Externamente o ocupante do cargo possui contato com os responsáveis nas organizações que são clientes e realiza o gerenciamento desses contratos com externos. 8. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Supervisiona e coordena a atividades dos gerentes. Quadro 3: Descrição de cargo – Diretor Administrativo Fonte: Dados primários (2009)

Título do cargo: Gerente Administrativo Unidade: Escritório Descrição Sumária: Planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades administrativas,

41

financeiras e relacionadas aos recursos humanos Descrição Detalhada:

● Efetuar o pagamento de contas diariamente ● Realizar o recebimento de valores sempre que necessário ● Realizar o acompanhamento dos pagamentos ao fisco junto ao escritório de contabilidade ● Recrutar, selecionar, contratar e demitir funcionários ●Acompanhar diariamente as atividades do auxiliar administrativo e financeiro para que a

documentação dos funcionários esteja em ordem ● Manter contato com os clientes sempre que a empresa tem necessidade ● Atender as necessidades dos clientes sempre que solicitado ● Determinar a compra de materiais necessários para o andamento do serviço sempre que necessário ● Coordena as atividades da funcionária encarregada dos serviços gerais Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Curso superior Curso: CiênciasContábeis ou Administração 2. Conhecimentos Conhecimento das rotinas administrativas e conhecimento fiscal 3. Experiência Sim é necessária experiência prévia a contratação. O tempo aproximado de treinamento para que uma pessoa consiga realizar as atividades relacionadas ao cargo é de seis meses de experiência 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas com muitos elementos variáveis. Exige iniciativa e possui autonomia para admitir e demitir funcionários e efetuar compra de materiais 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Responsabilidade sobre equipamentos de escritório como computador, fax, telefone, impressora e celular 6. Responsabilidade por Numerários e Dados Confidenciais O ocupante do cargo possui acesso a numerários e a dados e documentos confidenciais que circulam oficialmente pela organização 7. Responsabilidade por Contatos Internamente o ocupante do cargo possui contato com os ocupantes dos cargos da área administrativa e serviços gerais. Externamente o ocupante do cargo possui contato com os responsáveis por contratos das organizações que são clientes e realiza o gerenciamento desses contratos para fins de renovação e visitas decorrentes das questões administrativas. Também faz contatos com os funcionários que serão demitidos e candidatos a admissão. 8. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Supervisiona e coordena a atividades de dois auxiliares administrativos e financeiros e também da pessoa responsável pelos serviços gerais Quadro 4: Descrição de cargo – Gerente Administrativo Fonte: Dados primários (2009)

Título do cargo: Auxiliar administrativo e financeiro Unidade: Escritório Descrição Sumária: Atender as demandas repassadas pelo gerente administrativo referentes as rotinas administrativas Descrição Detalhada:

42

• Realizar o atendimento telefônico diarimente • Organizar o roteiro do funcionário que ocupa o cargo no Arquivo auxiliar de

processamento de dados diariamente para verificar os locais onde necessita visitar e levar os documentos solicitados

• Organizar os documentos internos diariamente • Preencher os cheques que necessitam ser emitidos diarinamente para providenciar o

pagamento de contas • Preencher o cadastro dos funcionários admitidos e manter atualizado o cadastro do

funcionários, principalmente quando querem ser inscrever no plano de saúde, sempre que necessário

• Realizar o pedido de material sempre que necessário • Emitir notas fiscais sempre que necessário • Realizar orçamento para compra de materiais sempre que necessário

Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Conhecimento em informática e noções de administração de recursos humanos 3. Experiência Sim é necessária experiência prévia a contratação em rotinas administrativas.O tempo aproximado de treinamento para que uma pessoa consiga realizar as atividades relacionadas ao cargo é de seis meses 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas rotineiras com alguns elementos variáveis, mas a atividade exige iniciativa. Possui autonomia para organizar o roteiro do funcionário que visita e leva os documentos solicitados para as organizações que são clientes 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Responsabilidade sobre equipamentos de escritório como computador, fax, telefone, impressora e celular. 6. Responsabilidade por Numerários e Dados Confidenciais O ocupante do cargo não possui acesso a numerários, mas tem acesso a dados e documentos confidenciais referentes a cheques, cobranças e notas fiscais 7. Responsabilidade por Contatos Internamente o ocupante do cargo possui contato com o ocupante dos cargos de gerência e operacionais, além dos funcionários da área administrativa. Externamente o ocupante do cargo possui contato com correios, fornecedores, clientes para dar alguma informação ou fazer o encaminhamento necessário. 8. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros O ocupante não possui responsabilidade sobre trabalhos de terceiro Quadro 5: Descrição de cargo – Auxiliar administrativo e financeiro Fonte: Dados primários (2009) Título do cargo: Auxiliar de Serviços Gerais Unidade: Escritório e Produção Descrição sumária: Realizar serviços relacionados a limpeza e conservação, além de fornecimento de café Descrição detalhada:

43

• Varrer o escritório e a área da produção diariamente • Tirar o pó do escritório e da área de produção diariamente • Fazer a limpeza das vidraças do escritório e da área de produção sempre que

necessário • Recolher o lixo produzido na organização diariamente e dar a devida destinação • Promover a limpeza dos banheiros diariamente • Fazer o café e servi-lo diariamente

Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino fundamental 2. Conhecimentos Nenhum conhecimento específico 3. Experiência Não é necessário experiência prévia a contratação, mas recomenda-se treinamento de até três

meses 4. Complexidade/iniciativa Atividades rotineiras, mas exige iniciativa, porém antes de tomar qualquer decisão necessita consultar seu chefe 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Não possui responsabilidade sobre as máquinas somente pelos materiais de limpeza e

equipamentos da cozinha 6. Responsabilidade por Numerários e Dados Confidenciais Não possui acesso a numerários e dados confidenciais 7. Responsabilidade por Contatos Não tem responsabilidade por contatos. Internamente comunica-se com o funcionário da área administrativa que coordena as suas atividades 8. Responsabilidade Sobre Trabalho de Terceiros Não tem responsabilidade por trabalho de terceiros 9. Esforço físico mental e visual A ocupante do cargo manuseia peso médio com frequência, trabalha em pé e isso leva a desgaste físico.Exige esforço visual freqüentemente para prestar atenção em detalhes. Pouco esforço mental 10. Risco/segurança Existe probabilidade de acidentes como queimaduras ocasionadas pelo manuseio de água quente, fogão, pequenos cortes e alergias ocasionadas por produtos de limpeza 11. Ambiente O ambiente está sujeito a elementos desconfortáveis tais como calor, poeira e odores Quadro 6: Descrição de cargo – Auxiliar de serviços gerais Fonte: Dados primários (2009)

4.2 DESCRIÇÃO DOS CARGOS OPERACIONAIS

Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados (Preparação de Documentos) Unidade: Preparação – Setor de Produção Descrição Sumária: Preparar e organizar documentos para digitalização Descrição Detalhada: ● Organizar documentos por tipo e data, ordem alfabética ou numérica diariamente

44

● Etiquetar documentos diariamente ● Higienizar documentos retirando grampos, clipes e desamassando folhas de papel. Esse processo é feito para facilitar a digitalização e microfilmagem dos documento, sendo que a etiqueta serve para que não sejam digitalizados duas folhas juntas. Atividade executada diariamente. Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino fundamental 2. Conhecimentos Nenhum conhecimento específico. 3. Experiência Não é necessário experiência prévia a contratação, mas recomenda-se treinamento de até três

meses 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas rotineiras com poucos elementos variáveis.O ocupante não toma decisões sem consultar o seu chefe e as atividades exigem atenção e agilidade 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos O ocupante não tem nenhuma responsabilidade sobre as máquinas e equipamentos 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Não possui responsabilidade sobre trabalho de terceiros, mas o ocupante mais antigo no cargo orienta os funcionários quando o superior não estiver na sala 8. Esforço físico: Manuseia peso leve com frequência e trabalha sentado 9. Esforço mental e visual – Exige esforço visual e pouco esforço mental 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes 11.Ambiente – O ambiente está sujeito a poeira e odores e por este motivo eles utilizam máscaras e luvas Quadro 7: Descrição de cargo – Auxiliar de processamento de dados (preparação de documentos) Fonte: Dados primários (2009)

Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados ( Digitalização) Unidade: GED – Setor de Produção Descrição Sumária: Digitalizar documentos Descrição Detalhada:

• Digitar lotes de documentos em um scanner de produção diariamente • Controlar a qualidade dos documentos que passam pelo scanner diariamente • Supervisionar o setor de controle de qualidade para que se mantenha o mais alto nível

de qualidade dos documentos Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Conhecimento em Windows e programas 3. Experiência Não é necessário experiência prévia a contratação, mas recomenda-se treinamento de até um

mês

45

4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas rotineiras com poucos elementos variáveis.O ocupante não toma decisões sem consultar o seu chefe 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Responsabilidade sobre equipamentos como scanners e computadores 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Não possui responsabilidade sobre trabalho de terceiros 8. Esforço físico: Manuseia peso leve com frequência e trabalha sentado 9. Esforço mental e visual – Exigi esforço visual e pouco esforço mental 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes, mas o ocupante corre o risco de desenvolver doenças relacionadas ao esforço repetitivo 11.Ambiente – O ambiente está sujeito a poeira e odores e por este motivo eles utilizam máscaras e luvas Quadro 8: Descrição de cargo – Auxiliar de processamento de dados (digitalização) Fonte: Dados primários (2009) Título do cargo: Gerente de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e de Produção Unidade: GED – Setor de Produção Descrição Sumária: Gerenciar o departamento de produção Descrição Detalhada:

• Controlar a produção diariamente • Consolidar lotes diariamente • Controlar a gravação de CD´S diariamente • Efetuar levantamento de informações para o gerenciamento da produção diariamente • Inplementar sistemas sempre que necessário • Gerenciar projetos sempre que necessário • Levantar informação para elaboração de projeto sempre que necessário • Dar suporte ao cliente sempre que necessário • Customizar e manter banco de dados diariamente • Prestar manutenção de hardware e software sempre que necessário • Acompanhamento e dar suporte ao sistema de gerenciamento eletrônico de

documentos diariamente • Promover a instalação de scanners, alimentação de banco de dados e servidores de

imagens sempre que necessário • Dar treinamento de gerenciamento eletrônico de documentos e sistemas sempre que

necessário • Programar scripts diariamente

Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino superior 2. Conhecimentos Conhecimento em sistema de informação Conhecimento em banco de dados Conhecimento em gerenciamento de produção Conhecimento em análise de sistemas 3. Experiência

46

Não é necessário experiência prévia a contratação, mas recomenda-se treinamento de até um anos 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas com muitos elementos variáveis. O ocupante toma decisões referentes a produção, a instalação de software e hardware e a clientes no que se referentes a produção, a instalação do software ( vendidos por nossa empresa) e hardware aos clientes O ocupante não toma decisões sem consultar o seu chefe 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Responsabilidade sobre equipamentos como scanners e computadores 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Responsabilidade sobre o trabalho dos funcionários do setor 8. Esforço físico: Não necessita esforço físico e trabalha sentado 9. Esforço mental e visual – Exigi esforço visual e esforço mental constante 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes 11.Ambiente – O ambiente está sujeito a poeira Quadro 9: Descrição de cargo – Gerente de gerenciamento eletrônico de documentos e de produção Fonte: Dados primários (2009) Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados (Indexador de Documentos Digitados) Unidade: GED – Setor de Produção Descrição Sumária: Coordenar as atividades referentes a indexação de documentos digitados Descrição Detalhada:

• Determinar o que cada funcionário deve fazer no setor de produção diariamente • Fazer conferência do material indexado diariamente • Liberar lotes para funcionário trabalhar diariamente • Criar lotes com os microfilmes digitalizados fora da empresa cada duas semanas • Enviar uma planilha de produção diária de todos os funcionários para os proprietários

da empresa • Dar manutenção em scanners da empresa e de clientes sempre que necessário

Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Conhecimento em noção de banco de dados Conhecimento em informática Conhecimento em software de produção em geral 3. Experiência É necessário experiência prévia a contratação e recomenda-se treinamento de até seis meses 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas rotineiras com poucos elementos variáveis. O ocupante toma decisões referentes a delegação de tarefas 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos

47

Responsabilidade sobre equipamentos como scanners e computadores 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros O ocupante não possui responsabilidade por trabalho de terceiros 8. Esforço físico: Não necessita carregar peso e trabalha sentado 9. Esforço mental e visual – Exigi esforço visual e esforço mental freqüentemente 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes 11.Ambiente – O ambiente está sujeito a poeira Quadro 10: Descrição de cargo – Auxiliar de processamento de dados (indexador de documentos digitados) Fonte: Dados primários (2009)

Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados (Arquivo) Unidade: GED – Setor de Produção Descrição Sumária: Acessar o arquivo e relizar pesquisa dos documentos solicitados pelos clientes Descrição Detalhada:

• Fazer pesquisas nos documentos dos clientes • Enviar cópia dos documentos para os clientes

Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Conhecimentos em arquivologia 3. Experiência É necessário experiência prévia a contratação e recomenda-se treinamento de até três meses 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas rotineiras com poucos elementos variáveis. O ocupante não toma decisões sem consultar seu chefe 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Não possui responsabilidade sobre máquinas e equipamentos 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Não possui responsabilidades por trabalho de terceiros 8. Esforço físico: O ocupante do cargo manuseia peso leve ocasionalmente 9. Esforço mental e visual Exige esforço visual e mental ocasionalmente 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes 11.Ambiente – O ambiente está sujeito a poeira e odores,por issoo ocupante do cargo usa luvas e máscara Quadro 11: Descrição de cargo – Auxiliar de processamento de dados (arquivo) Fonte: Dados primários (2009)

48

Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados (Suporte de GED) Unidade: GED – Setor de Produção Descrição Sumária: Auxiliar o Gerente de Produção em suas necessidades Descrição Detalhada:

• Elaborar planilhas diárias a respeito da produção para apresentação a Diretoria Administrativa

• Auxiliar o gerente na coordenação da produção Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Conhecimento em informática Conhecimento emsoftware de GED 3. Experiência Não há necessidade de experiência prévia a contratação e recomenda-se treinamento de até um ano 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas com muitos elementos variáveis e o ocupante do cargo necessita ter iniciativa 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Possui responsabilidade sobre computadores e scanners 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Possui responsabilidades por trabalho efetuado pelos indexadores quinze funcionários 8. Esforço físico: O ocupante do cargo não faz esforço físico 9. Esforço mental e visual Exige esforço visual e mental freqüentemente 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes 11.Ambiente – O ambiente está sujeito a poeira Quadro 12: Descrição do cargo - Auxiliar de processamento de dados (suporte de GED) Fonte: Dados primários (2009) Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados (coordenador de arquivo) Unidade: GED – Setor de Produção Descrição Sumária: Coordenar as atividades realizadas no arquivo Descrição Detalhada:

• Controlar todos os trâmites realizados no arquivo diariamente solicitações , pesquisa e arquivamento dos documentos dos clientes da acervo

• Atender as demandas do clientes diariamente Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Não necessita de conhecimento específico 3. Experiência Não há necessidade de experiência prévia a contratação e recomenda-se treinamento de três meses 4. Complexidade/Iniciativa

49

O ocupante executa tarefas rotineiras sem elementos variáveis e não toma decisão sem consultar seu chefe 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Possui responsabilidade sobre computadores e carro da empresa 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Possui responsabilidades por trabalho efetuado pelos seus auxiliares dois funcionários 8. Esforço físico: O ocupante do cargo não faz esforço físico 9. Esforço mental e visual Exige esforço visual e mental freqüentemente 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes 11.Ambiente O ambiente está sujeito a poeira Quadro 13: Descrição do cargo – Coordenador de arquivos Fonte: Dados primários (2009) Título do cargo: Gerente de Microfilmagem e Laboratório Unidade: Operação e Laboratório Descrição Sumária: Gerenciar as atividades relativas a microfilmagem e laboratório Descrição Detalhada:

• Revelar e duplica os microfilmes em laboratório • Controlar a produção dos funcionários referentes as atividades de microfilmagem e

laboratório Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Conhecimento em microfilmagem e revelação de microfilmes 3. Experiência Há necessidade de experiência prévia em laboratório de microfilmesa contratação e recomenda-se treinamento de três meses 4. Complexidade/Iniciativa O ocupante executa tarefas com vários elementos variáveis e a atividade exige iniciativa 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Possui responsabilidade sobre máquina processadora e duplicadora de filmes 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Possui responsabilidades por trabalho efetuado pelo auxiliar operacional um funcionário 8. Esforço físico: O ocupante do cargo não faz esforço físico 9. Esforço mental e visual Exige esforço visual e mental freqüentemente 10. Riscos/segurança Existe probabilidade de acidentes ao manusear produtos químicos 11.Ambiente O ambiente está sujeito a odores dos produtos químicos Quadro 14: Descrição do cargo – Gerente de microfilmagem e laboratório Fonte : Dados primários (2009)

50

Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados (Microfilmagem de Documentos) Unidade: Microfilme e laboratório Descrição Sumária: Preparar e organizar os documentos para digitalização Descrição detalhada:

• Executar troca de microfilmes diariamente • Microfilmar documentos • Fazer imagem de abertura e encerramento

Especificação 1. Instrução Formação escolar: ensino fundamental 2. Conhecimentos Conhecimento em microfilmagem 3. Experiência Não há necessidade de experiência prévia a contratação e necessita de treinamento de até um

mês 4. Complexidade/ iniciativa Ocupante executa tarefas rotineiras com poucos elementos variáveis e não pode tomar nenhuma decisão sem consultar o seu chefe 5. Responsabilidade por máquinas e equipamentos O ocupante não possui nenhuma responsabilidade sobre máquinas e equipamentos 6. Responsabilidade por trabalho de terceiro O ocupante tem responsabilidade por trabalho de terceiros quando o seu chefe se ausentar 7. Esforço físico O cargo exige manuseio de peso leve com frequência 8. Esforço mental e visual O cargo exige esforço mental e visual frequentemente 9. Riscos / segurança Não existe probabilidade de risco 10.Ambiente Sujeito a poeira Quadro 15: Descrição do cargo – Auxiliar de processamento de dados (revisão de microfilmes) Fonte: Dados primários (2009) Título do cargo: Auxiliar de processamento de dados (controle de qualidade) Unidade: Descrição sumaria: controle de qualidade dos documentos digitalizados Descrição detalhada:

• Conferir qualidade das imagens digitalizados • Substituir imagens com problemas • Conferir etiquetas em ordem numérica crescente

Especificação: 1. Instrução Formação escolar: ensino médio 2. Conhecimentos Conhecimento em informática e scanner 3. Experiência

51

Não tem necessidade prévia a contratação e necessita de treinamento até de seis meses 4. Complexidade / iniciativa O cargo não tem complexidade mas exige iniciativa. O ocupante não toma nenhuma decisão sem consultar o super visor de imediato 5. Responsabilidade por maquinas e equipamentos O ocupante possui responsabilidade por computadores e scanner 6. Responsabilidade sobre trabalho de terceiro O ocupante não possui nenhuma responsabilidade sobre trabalho de terceiro 7. Esforço físico O cargo não exige esforço físico 8. Esforço mental e visual O cargo possui esforço mental e visual 9. Riscos e segurança O cargo não possui risco 10. Ambiente Sujeito a poeira Quadro 16: descrição do cargo – auxiliar de processamento de dados( controle de qualidade) Fonte: Dados primários (2009)

Por meio dos questionários aplicados aos funcionários das áreas administrativas e

operacionais da empresa Acervo Comércio e Serviços LTDA foi possível elaborar a

descrição sumária e detalhada de cada cargo, assim como as especificações necessárias para a

atuação.

4.5 MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Na seqüência apresenta-se o manual de procedimentos que apresenta as atribuições

dos funcionários da empresa Acervo Comércio e Serviços Ltda.

52

ACERVO COMÉRCIO E SERVIÇOS LTDA

MANUAL DE ORGANIZAÇÃO

São José (2009)

53

Prezados funcionários!

É com grande prazer e honra que a empresa Acervo Comércio de Serviços Ltda

apresenta a você este manual de organização. Ele foi elaborado pela acadêmica Aissatu Juldé

Baldé sob a orientação da Profª Evelize Mara de Souza Gomes Martins que compõem o corpo

de docentes da Universidade do Vale do Itajaí.

Conforme ensina Cury (2000), o manual é um documento elaborado dentro de uma

empresa com o objetivo de igualar os procedimentos que devem ser desenvolvidos nas várias

áreas de atividades.

O manual favorece a integração dos diversos subsistemas organizacionais e facilita o

sistema de comunicação. Este manual de organização tem como o objetivo a exposição da

própria empresa. Ele tem como finalidades:

● explicar aos gerentes e interessados de todos os níveis, as linhas de autoridade de toda

a organização;

● mostrar de uma maneira simples as características da empresa, os serviços que

oferece, o controle central dos serviços e a coordenação das funções;

● colocar de forma clara no documento como a empresa está organizada.

Enfim, ele descreve as atividades rotineiras de cada cargo e busca ajudar na segurança

e qualidade dos serviços prestados. Não é um produto pronto e as informações que

necessitarem serem acrescentadas devem ser levadas a sua chefia imediata.

Contamos com o seu comprometimento para torná-lo um instrumento que auxilie a

integração de novos funcionários na empresa e favoreça a sua comprensão com relação a

forma como a atividades estão estrturadas. Boa leitura!

54

UM POUCO DA NOSSA HISTÓRIA

A Acervo Comércio e Serviços Ltda localiza-se na Rua Osni João Vieira, 205 em

Campinas, na cidade de São José no estado de Santa Catarina, CEP: 88101-270. Está inscrita

no CNPJ: 72.317.266/0001-73 e para comunicação com os seus clientes possui um site,

www.acervonet.com.br, que possibilita o contato dos clientes com a empresa, também e-mail

[email protected] e o telefone e fax (48)3241-2019. (ACERVO, 2009).

Há mais de 14 anos no mercado acumula recordes de produção com qualidade. Nesse

longo período de história, a empresa adquiriu números expressivos diante do mercado nos

segmentos de microfilmagem e digitalização, contando com uma equipe de profissionais

experientes. Além disso, a Acervo possui o serviço de guarda de documentos e mídias

eletrônicas, estes podendo estar em papéis, microfilmes, CD´s e DVD’s. A parte que se refere

a guarda de mídias localiza-se em uma sala de segurança, onde através de modernos

equipamentos são controlados desde a temperatura até a umidade relativa do ar, a fim de

conservar seu acervo sempre em condições ideais prolongando a vida útil. (ACERVO, 2009).

O fornecimento de equipamentos, software e manutenção, são diferenciais de

mercado, sendo a única empresa catarinense, a fornecer serviços de Microfilmagem

(Convencional, COM e COLD), Digitalização, Gerenciamento Eletrônico de Documentos

(GED), Guarda de Documentos e Mídias Eletrônicas, Equipamentos e Suporte Técnico nas

tecnologias mencionadas. (ACERVO, 2009).

A Acervo presta serviços em digitalização de documentos sendo possível repassar as

imagens em papel ou em microfilmes por scanner, assim torna-se rápido e fácil as pesquisas

das informações arquivadas num software e além disso, permite o envio e os documentos são

visualizadas com rapidez. (ACERVO, 2009).

Possui um ambiente adequado e seguro para guardar os documentos arquivados

propiciando a durabilidade, além disso, a organização facilita a pesquisa dos documentos e o

processo empregado torna a mão de obra econômica. A qualquer hora que o cliente solicitar

algum documento a Acervo já tem um sistema onde os mesmos estão guardados e entrega por

55

e-mail, fax ou documento original. O processo empregado facilita a procura de documentos e

a busca de soluções. (ACERVO, 2009).

A guarda de mídias contém um ambiente climatizado com temperatura e humidade

controlada e na microfilmagem armazena e preserva com segurança os documentos e as

imagens são vistas por um processo de fotografias. (ACERVO, 2009).

A Acervo tem parceria com as empresas Canon e Prodimage, pois revende os seus

produtos. Os principais clientes da Acervo são as empresas BADESC, CELESC, COLÉGIO

CEPU, CIASC, CRCSC, CREA-SC, DEINFRA, ELETROSUL, FUCAS, EMBRACON,

FIESC, FUSESSC, HEMOSC, INCRA, SESI SC E TRACTEBEL ENERGIA. (ACERVO,

2009).

CONHEÇA COMO ESTAMOS ESTRUTURADOS PARA ATENDER NOSSOS

CLIENTES

Na figura 1, apresenta-se o organograma da empresa Acervo Comércio e Serviços

Ltda.

Figura 1: Organograma da empresa Fonte: Dados primários (2009)

56

Atualmente a empresa possui os seguintes departamentos descritos, a seguir.

A diretoria administrativa é responsável pela captação de novos clientes e pela tomada

de decisão na administração da empresa. A ênfase concentra-se no acompanhamento das

atividades financeiras e comercial. O responsável é um dos proprietários da empresa.

O setor administrativo é responsável pelo gerenciamento das atividades no cotidiano

da empresa, responde pela emissão de notas fiscais, compra e venda de suprimentos e também

cuida do gerenciamento da equipe. Há um gerente responsável pelo setor e quatro

funcionários.

A preparação é o setor responsável pela organização, higienização dos documentos

para posteriormente serem microfilmados e digitados. Trabalham neste setor dez funcionários.

A microfilmagem é o setor responsável pela microfilmagem de documentos e

trabalham neste setor cinco funcionários.

O laboratório é o setor responsável pelo processamento, revelação e duplicação de

microfilmes enviados para os clientes quando os mesmos realizam solicitação. Há um

funcionário que trabalha neste setor.

A revisão é o departamento responsável pelo controle de qualidade dos microfilmes

produzidos pelo departamento de microfilmagem. Há dois funcionários no setor para executar

essa atividade.

O setores de preparação, microfilmagem, laboratório e revisão possuem um único

funcionário que é responsável pelo gerenciamento das atividades

O arquivo é o setor responsável pela guarda de documentos bem como buscar e

entregar documentos nas empresas que são clientes da Acervo. Trabalham nesse setor três

funcionários sendo um deles o responsável pelas atividades.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é o setor responsável pela

digitalização e controle de qualidade das imagens, indexação (digitação), conferência,

consolidação e instalação das imagens. Há um funcionário responsável e outros dezoito fque

realizam essas atividades.

A seguir apresenta-se o Quadro 1, que demonstra os setores, número de empregados e

responsável pelo andamento das atividades.

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SETORES RESPONSÁVEL

NÚMERO DE FUNCIONÁRIOS ENVOLVIDOS

Diretoria Administrativa Carlos Rudnei Laurindo 01 Setor Administrativo Marcos Filipe Castilho 04 Preparação Rubens Marcos 10 Microfilmagem Rubens Marcos 05 Laboratório Rubens Marcos 01 Revisão Rubens Marcos 02 Arquivo Félix Humberto Martins 03 Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Octávio Pereira 18

Quadro 2: Setores, responsável e funcionários envolvidos Fonte: Dados primários (2009)

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OS CARGOS DA EMPRESA ACERVO, SEUS REQUISITOS E

RESPONSABILIDADES

Título do cargo: Diretor Administrativo Unidade: Escritório Descrição Sumária: Planejar, organizar, dirigir e controlar a empresa assumindo integralmete as responsabilidades pelo setor comercial Descrição Detalhada:

● Realizar o acompanhamento da agenda referente os compromissos assumidos pela organização diariamente

● Verificar o controle de produção diariamente. ● Averiguar as contas a pagar e a receber diariamente. ● Verificar a necessidade de contatos internos e externos diariamente ● Verificar a abertura de novos editais para participar de licitações diariamente. ● Acompanhar as licitações em andamento semanalmente

Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Curso superior Curso: Administração 2. Conhecimentos Conhecimentos na área de administração, em especial, finanças, recursos humanos e em marketing 3. Experiência Sim é necessária experiência prévia a contratação. O tempo mínimo de treinamento para que uma pessoa consiga realizar as atividades relacionadas ao cargo é de seis meses a um ano. 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas com muitos elementos variáveis. Exige iniciativa e possui autonomia para tomar quase todas as decisões sem recorrer ao seu sócio. Frequentemente troca informações com o mesmo. 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Responsabilidade sobre equipamentos de escritório como notebook, telefone e celular 6. Responsabilidade por Numerários e Dados Confidenciais O ocupante do cargo possui acesso irrestrito a numerários e acesso a todas as informações e documentos confidenciais que circulam oficialmente pela organização 7. Responsabilidade por Contatos Internamente o ocupante do cargo possui contato com o ocupante dos cargos gerenciais. Externamente o ocupante do cargo possui contato com os responsáveis nas organizações que são clientes e realiza o gerenciamento desses contratos com externos. 8. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Supervisiona e coordena a atividades dos gerentes. Quadro 3: Descrição de cargo – Diretor Administrativo Fonte: Dados primários (2009)

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Título do cargo: Gerente Administrativo Unidade: Escritório Descrição Sumária: Planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades administrativas, financeiras e relacionadas aos recursos humanos Descrição Detalhada:

● Efetuar o pagamento de contas diariamente ● Realizar o recebimento de valores sempre que necessário ● Realizar o acompanhamento dos pagamentos ao fisco junto ao escritório de contabilidade ● Recrutar, selecionar, contratar e demitir funcionários ●Acompanhar diariamente as atividades do auxiliar administrativo e financeiro para que a

documentação dos funcionários esteja em ordem ● Manter contato com os clientes sempre que a empresa tem necessidade ● Atender as necessidades dos clientes sempre que solicitado ● Determinar a compra de materiais necessários para o andamento do serviço sempre que necessário ● Coordena as atividades da funcionária encarregada dos serviços gerais Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Curso superior Curso: CiênciasContábeis ou Administração 2. Conhecimentos Conhecimento das rotinas administrativas e conhecimento fiscal 3. Experiência Sim é necessária experiência prévia a contratação. O tempo aproximado de treinamento para que uma pessoa consiga realizar as atividades relacionadas ao cargo é de seis meses 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas com muitos elementos variáveis. Exige iniciativa e possui autonomia para admitir e demitir funcionários e efetuar compra de materiais 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Responsabilidade sobre equipamentos de escritório como computador, fax, telefone, impressora e celular 6. Responsabilidade por Numerários e Dados Confidenciais O ocupante do cargo possui acesso a numerários e a dados e documentos confidenciais que circulam oficialmente pela organização 7. Responsabilidade por Contatos Internamente o ocupante do cargo possui contato com os ocupantes dos cargos da área administrativa e serviços gerais. Externamente o ocupante do cargo possui contato com os responsáveis por contratos das organizações que são clientes e realiza o gerenciamento desses contratos para fins de renovação e visitas decorrentes das questões administrativas. Também faz contatos com os funcionários que serão demitidos e candidatos a admissão. 8. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Supervisiona e coordena a atividades de dois auxiliares administrativos e financeiros e também da pessoa responsável pelos serviços gerais Quadro 4: Descrição de cargo – Gerente Administrativo Fonte: Dados primários (2009)

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processamento de dados diariamente para verificar os locais onde necessita visitar e levar os documentos solicitados





Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Curso superior Curso: CiênciasContábeis ou Administração 2. Conhecimentos Conhecimento das rotinas administrativas e conhecimento fiscal 3. Experiência Sim é necessária experiência prévia a contratação. O tempo aproximado de treinamento para que uma pessoa consiga realizar as atividades relacionadas ao cargo é de até seis meses 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas com muitos elementos variáveis. Exige iniciativa e possui autonomia para admitir e demitir funcionários e efetuar compra de materiais 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Responsabilidade sobre equipamentos de escritório como computador, fax, telefone, impressora e celular 6. Responsabilidade por Numerários e Dados Confidenciais O ocupante do cargo possui acesso a numerários e a dados e documentos confidenciais que circulam oficialmente pela organização 7. Responsabilidade por Contatos Internamente o ocupante do cargo possui contato com os ocupantes dos cargos da área administrativa e serviços gerais. Externamente o ocupante do cargo possui contato com os responsáveis por contratos das organizações que são clientes e realiza o gerenciamento desses contratos para fins de renovação e visitas decorrentes das questões administrativas. Também faz contatos com os funcionários que serão demitidos e candidatos a admissão. 8. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Supervisiona e coordena a atividades de dois auxiliares administrativos e financeiros e também da pessoa responsável pelos serviços gerais Quadro 4: Descrição de cargo – Gerente Administrativo Fonte: Dados primários (2009)

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processamento de dadosdiariamente para verificar os locais onde necessita visitar e levar os documentos solicitados





Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Conhecimento em informática e noções de administração de recursos humanos 3. Experiência Sim é necessária experiência prévia a contratação em rotinas administrativas.O tempo aproximado de treinamento para que uma pessoa consiga realizar as atividades relacionadas ao cargo é de seis meses 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas rotineiras com alguns elementos variáveis, mas a atividade exige iniciativa. Possui autonomia para organizar o roteiro do funcionário que visita e leva os documentos solicitados para as organizações que são clientes 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Responsabilidade sobre equipamentos de escritório como computador, fax, telefone, impressora e celular. 6. Responsabilidade por Numerários e Dados Confidenciais O ocupante do cargo não possui acesso a numerários, mas tem acesso a dados e documentos confidenciais referentes a cheques, cobranças e notas fiscais 7. Responsabilidade por Contatos Internamente o ocupante do cargo possui contato com o ocupante dos cargos de gerência e operacionais, além dos funcionários da área administrativa. Externamente o ocupante do cargo possui contato com correios, fornecedores, clientes para dar alguma informação ou fazer o encaminhamento necessário. 8. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Não possui responsabilidade sobre trabalho de terceiro Quadro 5: Descrição de cargo – Auxiliar administrativo e financeiro Fonte: Dados primários (2009)

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Título do cargo: Auxiliar de Serviços Gerais Unidade: Escritório e Produção Descrição sumária: Realizar serviços relacionados a limpeza e conservação, além de fornecimento de café Descrição detalhada:

• Varrer o escritório e a área da produção diariamente • Tirar o pó do escritório e da área de produção diariamente • Fazer a limpeza das vidraças do escritório e da área de produção sempre que

necessário • Recolher o lixo produzido na organização diariamente e dar a devida destinação • Promover a limpeza dos banheiros diariamente • Fazer o café e servi-lo diariamente

Especificação: 12. Instrução Formação escolar: Ensino fundamental 13. Conhecimentos Nenhum conhecimento específico 14. Experiência Não é necessário experiência prévia a contratação, mas recomenda-se treinamento de até três

meses 15. Complexidade/iniciativa Atividades rotineiras, mas exige iniciativa, porém antes de tomar qualquer decisão necessita consultar seu chefe 16. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Não possui responsabilidade sobre as máquinas somente pelos materiais de limpeza e

equipamentos da cozinha 17. Responsabilidade por Numerários e Dados Confidenciais Não possui acesso a numerários e dados confidenciais 18. Responsabilidade por Contatos Não tem responsabilidade por contatos. Internamente comunica-se com o funcionário da área administrativa que coordena as suas atividades 19. Responsabilidade Sobre Trabalho de Terceiros Não tem responsabilidade por trabalho de terceiros 20. Esforço físico mental e visual A ocupante do cargo manuseia peso médio com frequência, trabalha em pé e isso leva a desgaste físico.Exige esforço visual freqüentemente para prestar atenção em detalhes. Pouco esforço mental 21. Risco/segurança Existe probabilidade de acidentes como queimaduras ocasionadas pelo manuseio de água quente, fogão, pequenos cortes e alergias ocasionadas por produtos de limpeza 22. Ambiente O ambiente está sujeito a elementos desconfortáveis tais como calor, poeira e odores Quadro 6: Descrição de cargo – Auxiliar de serviços gerais Fonte: Dados primários (2009)

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4.2 DESCRIÇÃO DOS CARGOS OPERACIONAIS

Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados (Preparação de Documentos) Unidade: Preparação – Setor de Produção Descrição Sumária: Preparar e organizar documentos para digitalização Descrição Detalhada: ● Organizar documentos por tipo e data, ordem alfabética ou numérica diariamente ● Etiquetar documentos diariamente ● Higienizar documentos retirando grampos, clipes e desamassando folhas de papel. Esse processo é feito para facilitar a digitalização e microfilmagem dos documento, sendo que a etiqueta serve para que não sejam digitalizados duas folhas juntas. Atividade executada diariamente. Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino fundamental 2. Conhecimentos Nenhum conhecimento específico. 3. Experiência Não é necessário experiência prévia a contratação, mas recomenda-se treinamento de até três

meses 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas rotineiras com poucos elementos variáveis.O ocupante não toma decisões sem consultar o seu chefe e as atividades exigem atenção e agilidade 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos O ocupante não tem nenhuma responsabilidade sobre as máquinas e equipamentos 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Não possui responsabilidade sobre trabalho de terceiros, mas o ocupante mais antigo no cargo orienta os funcionários quando o superior não estiver na sala 8. Esforço físico: Manuseia peso leve com frequência e trabalha sentado 9. Esforço mental e visual – Exige esforço visual e pouco esforço mental 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes 11.Ambiente – O ambiente está sujeito a poeira e odores e por este motivo eles utilizam máscaras e luvas Quadro 7: Descrição de cargo – Auxiliar de processamento de dados (preparação de documentos) Fonte: Dados primários (2009)

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Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados ( Digitalização) Unidade: GED – Setor de Produção Descrição Sumária: Digitalizar documentos Descrição Detalhada:

• Digitar lotes de documentos em um scanner de produção diariamente • Controlar a qualidade dos documentos que passam pelo scanner diariamente • Supervisionar o setor de controle de qualidade para que se mantenha o mais alto nível

de qualidade dos documentos Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Conhecimento em Windows e programas 3. Experiência Não é necessário experiência prévia a contratação, mas recomenda-se treinamento de até um

mês 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas rotineiras com poucos elementos variáveis.O ocupante não toma decisões sem consultar o seu chefe 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Responsabilidade sobre equipamentos como scanners e computadores 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Não possui responsabilidade sobre trabalho de terceiros 8. Esforço físico: Manuseia peso leve com frequência e trabalha sentado 9. Esforço mental e visual – Exigi esforço visual e pouco esforço mental 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes, mas o ocupante corre o risco de desenvolver doenças relacionadas ao esforço repetitivo 11.Ambiente – O ambiente está sujeito a poeira e odores e por este motivo eles utilizam máscaras e luvas Quadro 8: Descrição de cargo – Auxiliar de processamento de dados (digitalização) Fonte: Dados primários (2009) Título do cargo: Gerente de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e de Produção Unidade: GED – Setor de Produção Descrição Sumária: Gerenciar o departamento de produção Descrição Detalhada:

• Controlar a produção diariamente • Consolidar lotes diariamente • Controlar a gravação de CD´S diariamente • Efetuar levantamento de informações para o gerenciamento da produção diariamente • Inplementar sistemas sempre que necessário • Gerenciar projetos sempre que necessário • Levantar informação para elaboração de projeto sempre que necessário • Dar suporte ao cliente sempre que necessário • Customizar e manter banco de dados diariamente • Prestar manutenção de hardware e software sempre que necessário

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• Acompanhamento e dar suporte ao sistema de gerenciamento eletrônico de documentos diariamente

• Promover a instalação de scanners, alimentação de banco de dados e servidores de imagens sempre que necessário

• Dar treinamento de gerenciamento eletrônico de documentos e sistemas sempre que necessário

• Programar scripts diariamente Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino superior 2. Conhecimentos Conhecimento em sistema de informação Conhecimento em banco de dados Conhecimento em gerenciamento de produção Conhecimento em análise de sistemas 3. Experiência Não é necessário experiência prévia a contratação, mas recomenda-se treinamento de até um anos 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas com muitos elementos variáveis. O ocupante toma decisões referentes a produção, a instalação de software e hardware e a clientes no que se referentes a produção, ainstalação de sofware( vendidos por nossa empresa ) e hardware e a clientes O ocupante não toma decisões sem consultar o seu chefe 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Responsabilidade sobre equipamentos como scanners e computadores 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Responsabilidade sobre o trabalho dos funcionários do setor 8. Esforço físico: Não necessita esforço físico e trabalha sentado 9. Esforço mental e visual – Exigi esforço visual e esforço mental constante 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes 11.Ambiente – O ambiente está sujeito a poeira Quadro 9: Descrição de cargo – Gerente de gerenciamento eletrônico de documentos e de produção Fonte: Dados primários (2009) Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados (Indexador de Documentos Digitados) Unidade: GED – Setor de Produção Descrição Sumária: Coordenar as atividades referentes a indexação de documentos digitados Descrição Detalhada:

• Determinar o que cada funcionário deve fazer no setor de produção diariamente • Fazer conferência do material indexado diariamente • Liberar lotes para funcionário trabalhar diariamente • Criar lotes com os microfilmes digitalizados fora da empresa cada duas semanas

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• Enviar uma planilha de produção diária de todos os funcionários para os proprietários da empresa

• Dar manutenção em scanners da empresa e de clientes sempre que necessário Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Conhecimento em noção de banco de dados Conhecimento em informática Conhecimento em software de produção em geral 3. Experiência É necessária experiência prévia a contratação e recomenda-se treinamento de até seis meses 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas rotineiras com poucos elementos variáveis. O ocupante toma decisões referentes a delegação de tarefas 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Responsabilidade sobre equipamentos como scanners e computadores 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros O ocupante não possui responsabilidade por trabalho de terceiro 8. Esforço físico: Não necessita carregar peso e trabalha sentado 9. Esforço mental e visual – Exigi esforço visual e esforço mental freqüentemente 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes 11.Ambiente – O ambiente está sujeito a poeira Quadro 10: Descrição de cargo – Auxiliar de processamento de dados (indexador de documentos digitados) Fonte: Dados primários (2009)

Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados (Arquivo) Unidade: GED – Setor de Produção Descrição Sumária: Acessar o arquivo e relizar pesquisa dos documentos solicitados pelos clientes Descrição Detalhada:

• Fazer pesquisas nos documentos dos clientes • Enviar cópia dos documentos para os clientes

Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Conhecimentos em arquivologia 3. Experiência É necessária experiência prévia a contratação e recomenda-se treinamento de até três meses 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas rotineiras com poucos elementos variáveis. O ocupante não toma decisões sem consultar seu chefe 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos

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Não possui responsabilidade sobre máquinas e equipamentos 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Não possui responsabilidades por trabalho de terceiros 8. Esforço físico: O ocupante do cargo manuseia peso leve ocasionalmente 9. Esforço mental e visual Exige esforço visual e mental ocasionalmente 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes 11.Ambiente – O ambiente está sujeito a poeira e odores,por issoo ocupante do cargo usa luvas e máscara Quadro 11: Descrição de cargo – Auxiliar de processamento de dados (arquivo) Fonte: Dados primários (2009)

Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados (Suporte de GED) Unidade: GED – Setor de Produção Descrição Sumária: Auxiliar o Gerente de Produção em suas necessidades Descrição Detalhada:

• Elaborar planilhas diárias a respeito da produção para apresentação a Diretoria Administrativa

• Auxiliar o gerente na coordenação da produção Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Conhecimento em informática Conhecimento emsoftware de GED 3. Experiência Não há necessidade de experiência prévia a contratação e recomenda-se treinamento de até um ano 4. Complexidade/Iniciativa Executa tarefas com muitos elementos variáveis e o ocupante do cargo necessita ter iniciativa 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Possui responsabilidade sobre computadores e scanners 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Possui responsabilidades por trabalho efetuadopelos indexadores 15funcioáris 8. Esforço físico: O ocupante do cargo não faz esforço físico 9. Esforço mental e visual Exige esforço visual e mental freqüentemente 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes 11.Ambiente – O ambiente está sujeito a poeira Quadro 12: Descrição do cargo - Auxiliar de processamento de dados (suporte de GED) Fonte: Dados primários (2009) Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados (coordenador de arquivo) Unidade: GED – Setor de Produção

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Descrição Sumária: Coordenar as atividades realizadas no arquivo Descrição Detalhada:

• Controlar todos os trâmites realizados no arquivo diariamente solicitações, pesquisa e arquivamento dos documentos dos clientes da acervo

• Atender as demandas do clientes diariamente Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Não necessita de conhecimento específico 3. Experiência Não há necessidade de experiência prévia a contratação e recomenda-se treinamento de três meses 4. Complexidade/Iniciativa O ocupante executa tarefas rotineiras sem elementos variáveis e não toma decisão sem consultar seu chefe 5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Possui responsabilidade sobre computadores e carro da empresa 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Possui responsabilidades por trabalho efetuado pelos seus auxiliares quinze funcionários 8. Esforço físico: O ocupante do cargo não faz esforço físico 9. Esforço mental e visual Exige esforço visual e mental freqüentemente 10. Riscos/segurança Não existe probabilidade de acidentes 11.Ambiente O ambiente está sujeito a poeira Quadro 13: Descrição do cargo – Coordenador de arquivos Fonte: Dados primários (2009) Título do cargo: Gerente de Microfilmagem e Laboratório Unidade: Operação e Laboratório Descrição Sumária: Gerenciar as atividades relativas a microfilmagem e laboratório Descrição Detalhada:

• Revelar e duplica os microfilmes em laboratório • Controlar a produção dos funcionários referentes as atividades de microfilmagem e

laboratório Especificação: 1. Instrução Formação escolar: Ensino médio 2. Conhecimentos Conhecimento em microfilmagem e revelação de microfilmes 3. Experiência Há necessidade de experiência prévia em laboratório de microfilmesa contratação e recomenda-se treinamento de três meses 4. Complexidade/Iniciativa O ocupante executa tarefas com vários elementos variáveis e a atividade exige iniciativa

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5. Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos Possui responsabilidade sobre máquina processadora e duplicadora de filmes 6. Responsabilidade sobre Trabalho de Terceiros Possui responsabilidades por trabalho efetuado pelo auxiliar operacional um funcionário 8. Esforço físico: O ocupante do cargo não faz esforço físico 9. Esforço mental e visual Exige esforço visual e mental freqüentemente 10. Riscos/segurança Existe probabilidade de acidentes ao manusear produtos químicos 11.Ambiente O ambiente está sujeito a odores dos produtos químicos Quadro 14: Descrição do cargo – Gerente de microfilmagem e laboratório Fonte : Dados primários (2009) Título do cargo: Auxiliar de Processamento de Dados (Microfilmagem de Documentos) Unidade: Microfilme e laboratório Descrição Sumária: Preparar e organizar os documentos para digitalização Descrição detalhada:

• Executar troca de microfilmes diariamente • Microfilmar documentos • Fazer imagens de abertura e encerramento

Especificação 1. Instrução Formação escolar: Ensino fundamental 2. Conhecimentos Conhecimento em micro filmagem 3. Experiência Não há necessidade de experiência prévia a contratação e necessita de treinamento de até um

mês 4. Complexidade/ iniciativa Ocupante executa tarefas rotineiras com poucos elementos variáveis e não pode tomar nenhuma decisão sem consultar o seu chefe 5. Responsabilidade por máquinas e equipamentos O ocupante não possui nenhuma responsabilidade sobre máquinas e equipamentos 6. Responsabilidade por trabalho de terceiro O ocupante tem responsabilidade por trabalho de terceiros quando o seu chefe se ausentar 7. Esforço físico O cargo exige manuseio de peso leve com frequência 8. Esforço mental e visual O cargo exige esforço mental e visual frequentemente 9. Riscos / segurança Não existe probabilidade de risco 10 .Ambiente Sujeito a poeira Quadro 16: Descrição do cargo – Auxiliar de processamento de dados (revisão de microfilmes) Fonte: Dados primários (2009)

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Título do cargo: Auxiliar de processamento de dados (controle de qualidade) Unidade: Descrição sumaria: controle de qualidade dos documentos digitalizados Descrição detalhada:

• Conferir qualidade das imagens digitalizadas • Substituir imagens com problemas • Conferir etiquetas em ordem numérica crescente

Especificação: 1. Instrução Formação escolar: ensino médio 2.Conhecimentos Conhecimento em informática e scanner 3.Experiência Não tem necessidade prévia a contratação e necessita de treinamento até de seis meses 4.Complexidade / iniciativa O cargo não tem complexidade mas exige iniciativa. O ocupante não toma nenhuma decisão sem consultar o super visor de imediato 5. Responsabilidade por maquinas e equipamentos O ocupante possui responsabilidade por computadores e scanner 6. Responsabilidade sobre trabalho de terceiro O ocupante não possui nenhuma responsabilidade sobre trabalho de terceiro 7. Esforço físico O cargo não exige esforço físico 8. Esforço mental e visual O cargo possui esforço mental e visual 9. Riscos e segurança O cargo não possui risco 10. Ambiente Sujeito a poeira Quadro: Descrição do cargo – auxiliar de processamento de dados (controle de qualidade) Fonte: Dados primários (2009)

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PALAVRA FINAL!

Espera-se ter contribuído para a compreensão, a respeito do funcionamento e

organização da empresa Acervo Comércio e Serviços LTDA.Existem situações cotidianas que

geram problemas operacionais e que podem afetar a produtividade sendo possível a

minimização dos efeitos com o conhecimento e a consulta do manual. Recomenda-se que se

faça uso do material, consultando-o regularmente, pois servirá de fonte de instrução aos

funcionários.

Este manual pode trazer vantagens para a empresa, rezudindo os custos com o

treinamento, ajudando na organização da estrutura empresarial e também cada funcionário

saberá quais são suas atividades e como desempenhá-las.

Espera-se que o manual tenha utilidade e o mesmo está sujeito a constantes melhorias,

por isso toda contribuição é bem- vinda. Aconselha-se relatar ao responsável pelo setor as

sugestões para que o mesmo avalie a viabillidade da aplicação.

72

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O trabalho de pesquisa teve por objetivo geral propor um manual das atribuições dos

funcionários para a empresa Acervo Comércio e Serviços Ltda. e para alcançar este objetivo

descreveu-se a estrutura organizacional existente na empresa, elaborou-se um funcionograma

para a empresa, levantou-se as atividades desenvolvidas pelos funcionários da referida

empresa, verificou-se os requisitos necessários para que os funcionários desempenhem tais

atividades e identificaram-se as principais responsabilidades envolvidas no desempenho das

suas funções.

Com relação ao objetivo específico que buscava descrever a estrutura organizacional

existente na empresa, verificou-se que ela é composta pelos departamentos diretoria

administrativa, setor administrativo, preparação, microfilmagem, laboratório, revisão, arquivo

e gerenciamento eletrônico de documentos envolvendo a participação de quarenta e quatro

funcionários.

Elaborou-se um funcionograma que proporcionou apresentar de forma gráfica a

descrição das atividades de cada setor. Também se fez a descrição dos cargos que além de

apresentar a descrição sumária e detalhada das atividades possibilitou o levantamento dos

requisitos necessários e responsabilidades envolvidas no desenvolvimento das atividades e

funções.

Realizou-se desta forma, a descrição da estrutura e funcionamento da empresa

juntamente com a descrição dos cargos existentes. Pretende-se assim, ter contribuído para o

entendimento por parte dos funcionários novos e antigos a respeito da organização que

participam. Também se acredita que a partir da elaboração do manual se possa despertar a

iniciativa e o interesse pelo aprimoramento do instrumento.

A empresa pelo seu porte ainda não sentiu a necessidade de estruturar uma área de

recursos humanos, mas a partir da descrição de cargos realizada é possível dar seguimento a

inúmeras ações voltadas ao aprimoramento do pessoal. Tais ações podem ser realizadas por

meio de consultoria especializada que não trará demasiados ônus a empresa e não representará

custos fixos. Tratando-se de uma empresa na área de serviços a importância se renova devido

às características peculiares deste ramo, onde as pessoas promovem a diferença.

Na elaboração da pesquisa encontraram-se algumas limitações na sua realização. A

principal delas foi o idioma, pois apesar do país de origem da pesquisadora falar português há

algumas diferenças no vocabulário empregado, na grafia das palavras e significado das

73

expressões. Também o comportamento das pessoas é bastante diferente do país de

procedência e apesar dos anos aqui vividos não foi totalmente assimilado pela pesquisadora.

Procurou-se trabalhar com o instrumento de coleta de dados, o questionário, para que se

minimizassem estas limitações, porém a natureza da pesquisa exigiu a complementação de

informações e contato pessoal.

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REFERÊNCIAS

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CERVO, A. Metodologia científica. 4. ed. São Paulo: MAKRON Books, 1996. CHIAVENATO, I. Gestão de pessoas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração. Rio de Janeiro: Campus, 1999. CHIAVENATO, I. Recursos humanos na empresa. São Paulo: Atlas, 1989. CHINELATO, F. O&M integrado a informática . Rio de Janeiro: S.A, 2000. CURY, A. Organização e métodos: uma visão holística. 7. ed. São Paulo : Atlas, 2000. DESSLER, G. Administração de recursos humanos: 2. ed. São Paulo: Prentice Hall, 2003. FERREIRA, P. Administração de pessoal: relações industriais. 5. ed. São Paulo : Atlas, 1979. FIDELIS, G. Gestão de recursos humanos: tradicional e estratégica. São Paulo: Érica, 2006. FLICK, U. Uma introdução à pesquisa qualitativa: 2. ed. Porto Alegre: Bookman, 2004.

Formatado

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76

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APÊNDICE A – Carta de apresentação do questionário

Prezado(a) funcionário(a)

A Acervo Comércio e Serviços Ltda acredita que projetar a empresa dentro de padrões

de qualidade, credibilidade e competência gera a plena satisfação do cliente e o

envolvimento de todos com esta filosofia trará retornos positivos que beneficiará tanto a

empresa como a seus funcionários. Isto, porém, só acontece com a constante preocupação da

empresa com a melhoria contínua na prestação de seus serviços.

Desta forma, a empresa apóia a estudante Aissatú Juldé Baldé do Curso de

Administração da Universidade do Vale do Itajaí na elaboração de seu Trabalho de Conclusão

de Estágio que tem por objetivo a formalização das rotinas dos funcionários da empresa. A

pesquisa resultará em um manual que poderá ser consultado por todos que sentirem

necessidade, além de trazer informações valiosas para a efetivação de políticas de recursos

humamos.

Tanto a empresa como a estudante solicita sua colaboração para o preenchimento dos

questionamentos elaborados.

Muito obrigado pela sua participação!

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APÊNDICE B - Questionário para os Funcionários da Área Administrativa

NOME:_____________________________________________________________________

CARGO:____________________________________________________________________

1. Mencione claramente o que você faz. Primeiro as atividades que devem ser feitas

diariamente.

Depois escreva sobre as atividades que se repetem com intervalo de tempo semanal,

quinzenal, mensal ou outro intervalo qualquer.

É importante dizer o que faz, como faz e porque é que esse serviço deve ser feito. Escreva

obedecendo a sequência com que elas devem ser executadas ou segundo a importância que

elas tem. (Utilize o verso da folha para responder).

2. Qual escolaridade é necessária para exercer o seu cargo. Não mencione a sua escolaridade, mas aquela necessária para o exercício de suas atividades. ( ) ensino fundamental (1ª a 8ª série) ( ) ensino médio ( ) ensino superior ( ) outra escolaridade. Qual?___________________________________________________ 3. Qual o tempo mínimo necessário de treinamento para que uma pessoa consiga realizar as atividades relacionadas ao cargo que você ocupa? Não especifique a sua experiencia. ( ) até uma semana ( ) até seis meses ( ) até um mês ( ) até um ano ( ) até dois meses ( ) não é necessário treinamento ( ) até três meses ( ) outro. Qual?__________________________ 4. Há necessidade de experiência prévia a contratação? ( ) sim ( ) não 5. Quais são os conhecimentos necessários para realizar as atividades relacionadas ao seu cargo?______________________________________________________________________

6. Com que frequência o seu trabalho é controlado pelo seu chefe imediato? ( ) frequentemente ( ) raramente ( ) as vezes ( ) nunca

7. Possui autonomia para tomar decisões sem necessitar recorrer a chefia? ( ) sim. Quais?_______________________________________________________ ( ) não 8. Exerce supervisão sobre o trabalho de outras pessoas? ( ) sim. Quantas pessoas ?____________Quais cargos?______________________________ ( ) não

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9. Que tipo de responsabilidades asume no seu trabalho? ( ) reponsabilidade sobre dinheiro e/ou títulos, ( ) responsabilidade sobre acesso a dados e/ou documentos confidenciais ( ) responsabilidade sobre máquinas e equipamentos utilizados ( ) responsabilidade por contatos internos e externos necessários para realizar suas atividades. Quais os cargos?Quais as instituições?Quais os assuntos tratados e finalidade dos contatos? (Utilize o verso da folha para responder).

Assinatura do funcionário: _____________________________________________________ Assinatura do chefe imediato: ___________________________________________________

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APÊNDICE C - QUESTIONÁRIO PARA OS FUNCIONÁRIOS DA Á REA OPERACIONAL

NOME:_____________________________________________________________________

CARGO:____________________________________________________________________

1. Mencione claramente o que você faz. Primeiro as atividades que devem ser feitas diariamente.

Depois escreva sobre as tarefas que se repetem com intervalo de tempo semanal, quinzenal, mensal ou outro intervalo qualquer.

É importante dizer o que faz, como faz e porque é que esse serviço deve ser feito. Escreva obedecendo a sequência com que elas devem ser executadas ou segundo a importância que elas tem. (Utilize o verso da folha para responder).

2. Qual escolaridade é necessária para exercer o seu cargo. Não mencione a sua escolaridade, mas aquela necessária para o exercício de suas atividades.

( ) ensino fundamental (1ª a 8ª série)

( ) ensino médio

( ) ensino superior

( ) outra escolaridade. Qual?___________________________________________________

3. O seu cargo exige algum curso ou uma formação técnica?

( ) sim. Qual?_____________________________ ( ) não

4. Qual o tempo mínimo necessário de treinamento para que uma pessoa consiga realizar as atividades relacionadas ao cargo que você ocupa? Não especifique a sua experiencia.

( ) até uma semana ( ) até seis meses

( ) até um mês ( ) até um ano

( ) até dois meses ( ) não é necessário treinamento

( ) até três meses ( ) outro. Qual?_______________________

5. Há necessidade de experiência prévia a contratação?

( ) sim ( ) não

6. Quais são os conhecimentos necessários para realizar as atividades relacionadas ao seu cargo?______________________________________________________________________

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7. Com que frequência o seu chefe controla o seu trabalho?

( ) frequentemente ( ) raramente

( ) as vezes ( ) nunca

8. Você toma alguma decisão no trabalho sem consultar seu chefe?

( ) sim. Quais?______________________________________________________________

( ) não

9. Há risco de acidentes ou doenças ocasionadas pelo exercício de suas atividades:

( ) sim. Quais?______________________________________________________________

( ) não

10. Assinale os fatores existem no seu trabalho e que podem causar desconforto:

( ) umidade ( ) frio

( ) poeira ( ) calor

( ) odores ( ) outro, Qual? __________________________

11. Em que posição executa o seu trabalho?

( ) em pé ( ) sentado ( ) outra posição. Qual?____________________

12. Você necessita carregar peso no desempenhode suas atividades?

( ) leve ocasionalmente ( ) leve com frequência

( ) médio ocasionalmente ( ) médio com frequência

( ) pesado ocasionalmente ( ) pesado com frequência

( ) não necessito carregar peso

13. O seu trabalho exige esforço visual?

( ) ocasionalmente ( ) frequentemente

14. Você tem responsabilidade sobre máquinas e equipamentos?

( ) sim. Quais?_____________________________________________________________

( ) não

15. Você tem responsabilidade e supervisão sobre o trabalho de outras pessoas?

( ) sim. Quais?_____________________________________________________________

( ) não

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Assinatura do funcionário: _____________________________________________________

Assinatura do chefe imediato: ___________________________________________________

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