OPORTUNIDADES

Ver 1 – 01 de Dezembro de 2016

GERENCIAMENTO DE OPORTUNIDADES

Uma oportunidade é a junção de um ponto forte (seu produto) com uma condição favorável do

mercado (a intenção de compra por parte de seu (futuro) cliente). Em resumo: É A CHANCE DE

SE VENDER ALGO A ALGUÉM.

Para não se perder as evidências que essas chances de venda que são geradas no dia-a-dia do

comercial da empresa, faz-se necessário o cadastro destas informações no CRM Senior, pois, a

partir deste registro, é possível efetuar todos os acompanhamentos necessários até o eventual

fechamento (ou não) desta oportunidade.

O Módulo de Oportunidades é o “coração” do CRM Senior. É impossível manter um controle

sobre seu relacionamento com seus clientes e prospects sem alimentar devidamente este

módulo no sistema.

O CRM Senior permite vincular a uma oportunidade todas as informações estratégicas de

negócios que auxiliam no entendimento e acompanhamento desta chance de venda, agregando

num único local dados relacionados a:

Concorrentes (informe quem são e por quanto estão oferecendo seus produtos);

Ações/Etapa (Cadastre todo o histórico das atividades que você efetua com o

potencial cliente para manter a negociação avançando – E-mails, visitas, ligações,

almoços, etc...);

Follow-ups (Agende para você ou para outras pessoas qualquer acompanhamento

que seja necessário para a oportunidade, onde então o CRM Senior se encarregará de

lhe avisar que este acompanhamento precise ser tomado);

Produtos (informe quais produtos estão sendo negociados na oportunidade);

Serviços (informe quais serviços estão sendo negociados na oportunidade);

Documentos (Pode-se incluir a cópia digital de qualquer documento que faça parte

desta oportunidade, como os pedidos, o contrato, uma cópia da NF digitalizada, etc...

Tudo ficará hospedado e será de acesso imediato sempre que consultar a

oportunidade).

Propostas (É possível gerar uma proposta automática a partir de produtos e serviços

vinculados a oportunidade).

FLUXOGRAMA DO PROCESSO COMERCIAL COM GERENCIAMENTO DE OPORTUNIDADE

Salvo em raros casos específicos, o processo comercial que envolve o monitoramento de uma

oportunidade que deve ser alimentada no CRM Senior segue o seguinte fluxo de trabalho:

Prospecção de Venda

(Interno/Externo)

Oportunidades

"Paraquedas"

(Email, site, ligação, etc)

Cria uma tarefa ao

vendedor com os dados

do contato

Consulta a Conta no

Work CRM verificando se

já existe.

Efetuou a tarefa ?

Não

Sim

Conta Cadastrada ?

Cadastra a Conta no

Work CRM

Não

Abre uma nova

oportunidade no Work CRM

Sim

Lançamento dos

dados da

negociação.

Concorrentes

Ações/Etapas (Histórico)

Follow-ups

Documentos (GED)

Fechou a Venda ?

Motivo do Fechamento Motivo da Perda

Encerra a Oportunidade

Sim Não

GESTÃO DE OPORTUNIDADESRev. 00 - 14/06/2011

ADICIONANDO UMA NOVA OPORTUNIDADE:

A navegação padrão nos módulos do CRM Senior é feita através de duas maneiras: Utilizando a

opção “NOVA OPORTUNIDADE” diretamente no menu dos favoritos (área superior esquerda da

tela), ou através do menu suspenso, escolhendo o menu “OPORTUNIDADES NOVA

OPORTUNIDADE”. Em ambos os casos, teremos a seguinte tela:

OS SUB-MÓDULOS (FILHOS) DA OPORTUNIDADE

Uma oportunidade de venda pode possuir diversos “filhos”, os quais fazem parte diretamente

da chance de venda. Esses “filhos” são informados na parte inferior da tela, e estão subdivididos

entre as abas disponíveis.

Na figura abaixo temos a parte referente aos sub-módulos da oportunidade:

É MUITO importante entender o conceito dos “filhos”:

Cada aba disposta na figura acima permite adicionar múltiplos “filhos” a oportunidade-pai. Por

exemplo: Uma oportunidade pode ter diversos concorrentes (e não apenas 1), assim como

durante a negociação, acontecem diversas ações/etapas/histórico (dia X é feito uma visita, dia

Y é feito uma ligação, etc...). Isso se repete para todos os sub-módulos da oportunidade, onde

então se podem ter “N” registros vinculados a oportunidade-pai.

Desta maneira, abaixo temos a representação gráfica de como seria um processo de negociação

um pouco mais elaborado.

Vamos tomar por exemplo que iremos vender um computador...

OS SUB-MÓDULOS (FILHOS) DA OPORTUNIDADE

COMO INSERIR UMA NOVA OPORTUNIDADE

A tela abaixo mostra uma nova oportunidade preenchida. Para o exemplo utilizamos a mesma

informação que aplicamos no fluxograma anterior (Licenciamento WorkCRM).

O Vendedor efetua os

passos descritos no

fluxograma de

oportunidades

Oportunidade de Venda de

Microcomputador

Concorrente 1 (Submarino)

01/06/2011 - Visita de Prospecção

GESTÃO DE OPORTUNIDADES - SUB-MÓDULOSRev. 00 - 14/06/2011

Vendedor "José"Potencial Cliente

Vendedor

verifica a

chance de

venda de um

produto

Concorrente 2 (Americanas)

Concorrente 3 (Outra empresa)

Aba [CONCORRENTES]

02/06/2011 - Envio da Proposta

03/06/2011 - Ligação de Acompanhamento

04/06/2011 - Envio de Email

05/06/2011 - Fechamento da Venda

Aba [AÇÕES/ETAPAS]02/06/2011 - Enviar Proposta para o Cliente

03/06/2011 - Ligar para Cobrar Proposta

Aba [FOLLOW-UPS]

04/06/2011 - Cliente não estava. Enviar e-mail então.

CPU Core i5 4GB RAM 500HD

Monitor LCD 22" LG

Mouse e Teclado Wireless

Aba [PRODUTOS]

Hora Técnica

Aba [SERVIÇOS]

Proposta Comercial

Pedido

Cópia da NF

Aba [DOCUMENTOS]

Cabe notar que, como em todas as telas de inserção de dados do CRM Senior, os campos que

iniciarem com a tarja em vermelho são de preenchimento obrigatório.

A seguir veremos as informações que devem ser informadas em cada campo da tela: Note que

em campos que possuem a “lupa”, esta informação deve estar previamente cadastrada na área

de cadastros do sistema.

DATA DE ABERTURA: A data que a oportunidade está sendo aberta. Por padrão

do CRM Senior já informa a data atual do sistema.

HORA DE ABERTURA: A hora que a oportunidade está sendo aberta. Por padrão

do CRM Senior já informa a hora atual do sistema.

USUÁRIO: O usuário que está abrindo a oportunidade.

Automaticamente vincula ao usuário do login atual.

DESCRIÇÃO: Uma descrição para identificar facilmente esta

oportunidade na hora de uma consulta.

CONTA: A empresa (ou pessoa) que está tentando vender esta

oportunidade.

TIPO DE OPORTUNIDADE:

Determina o tipo de oportunidade em questão. (Ex: Venda

de computador, etc... conforme definido no cadastro de

tipos de oportunidade).

ORIGEM DA OPORTUNIDADE:

Informe de onde esta oportunidade surgiu (Ex: indicação,

prospecção, feira, etc... conforme definido no cadastro de

origens de oportunidade).

ROTEIRO:

Caso for uma venda por telemarketing, é possível associar

um roteiro (script) pré-definido, e clicando sobre o botão

“Exibir Roteiro”, traz o script para que o operador siga o

que está definido.

ETAPA DA NEGOCIAÇÃO: Informe a etapa do funil de oportunidade que a

oportunidade se encontra no momento.

PROBABILIDADE:

Informe a probabilidade de fechamento da oportunidade

de acordo com o feeling do vendedor. Este campo é de

extrema importância e deve ser alimentado com o

sentimento REAL sobre o que o vendedor entende que a

negociação está seguindo.

NÚMERO DA PROPOSTA: Número da proposta do sistema.

PREVISÃO DE FECHAMENTO: Data de previsão para o fechamento da oportunidade.

EFETIVAÇÃO FECHAMENTO:

Data da efetivação do fechamento da oportunidade. Este

campo torna-se obrigatório quando uma oportunidade for

marcada como “Fechada”.

PREVISÃO DE ENTREGA: Data de previsão de entrega dos produtos da

oportunidade.

EFETIVAÇÃO DA ENTREGA: Data de efetivação de entrega dos produtos da

oportunidade.

VALOR PREVISTO: O Valor previsto desta oportunidade.

VALOR FECHADO:

O valor fechado desta oportunidade. Este campo torna-se

obrigatório quando uma oportunidade for marcada como

“Fechada”.

DADOS DA NEGOCIAÇÃO: Qualquer dado importante referente a negociação.

OBS. COMPLEMENTARES: Campo extra para informações diversas.

É importante salientar que alguns campos dos demonstrados acima podem não conter

informação no momento da abertura da oportunidade (Ex: o número da proposta – que só

saberemos mais para frente na negociação).

Estes campos podem ser deixados em branco.

Para salvar a oportunidade, clique em [SALVAR OPORTUNIDADE].

Note que, após salvar a oportunidade, esta fica com alguns campos bloqueados. Para modificar

estes campos, deve-se posteriormente alterar a oportunidade ou avançar a oportunidade

através das [AÇÕES/ETAPAS] (recomendado).

Note que, após salvar a oportunidade, torna-se possível adicionar informações nos módulos

“filhos”, que até o momento não estavam disponíveis.

Veremos abaixo cada uma das abas disponíveis para alimentar e suas funcionalidades:

CONCORRENTES

Nesta aba é possível informar quais os concorrentes estão atuando com (ou contra) a empresa

numa oportunidade específica. Os campos disponíveis para preenchimento são os seguintes:

CAMPOS DA ABA CONCORRENTES:

CONCORRENTE: Selecione qual o concorrente que deseja adicionar. Deve

estar previamente cadastrado na tabela de concorrentes.

STATUS: O Status deste concorrente na oportunidade. Se foi o

vencedor, o perdedor ou não definido.

VALOR OFERECIDO: Caso souber esta informação, é possível informar o valor

que o concorrente está praticando nesta oportunidade.

OBSERVAÇÕES: Detalhes adicionais que julgar importante.

Após informar os dados do concorrente, clique em [ADICIONAR CONCORRENTE] que o sistema

irá incluí-lo e este irá aparecer na consulta logo abaixo da tela de digitação acima.

Caso optar em adicionar mais de um concorrente, apenas escreva por cima das informações

informadas nos campos e clique novamente em [ADICIONAR CONCORRENTE]. Esta operação

pode ser repetida quantas vezes forem necessárias.

AÇÕES/ETAPAS

Nesta aba, informamos todo o histórico de ações e etapas das atividades que realizamos no

decorrer da oportunidade. Normalmente nesta área cadastramos todas as ligações efetuadas,

e-mails enviados, visitas, almoços, envio de proposta, etc... de forma a manter num único local

todas as atividades realizadas para o fechamento (ou não) da oportunidade.

CAMPOS DA ABA AÇÕES/ETAPAS:

DATA DA AÇÃO: Selecione qual o concorrente que deseja adicionar. Deve

estar previamente cadastrado na tabela de concorrentes.

HORA: O Status deste concorrente na oportunidade. Se foi o

vencedor, o perdedor ou não definido.

TIPO DE AÇÃO:

Selecione o tipo de ação que está sendo executado. Deve-

se estar previamente cadastrado no cadastro de [Tipos de

Ação].

MODIFICA OPORTUNIDADE:

Este campo optativo deve ser utilizado para definir se a

etapa que está sendo cadastrada modificará a

oportunidade pai, ou seja: se com esta ação tomada

alguma coisa mudou, levando a oportunidade para frente

ou não. (Vide Obs.)

DETALHES/OBSERVAÇÕES: Detalhes adicionais que julgar importante.

Após informar os dados da ação, clique em [ADICIONAR AÇÃO] que o sistema irá incluí-lo e esta

irá aparecer na consulta logo abaixo da tela de digitação acima.

Observações sobre a modificação da oportunidade.

Durante o cadastro da uma ação, o CRM Senior solicita que o usuário informe se esta ação que

está sendo executada irá ou não modificar a oportunidade-pai. Caso o usuário optar que a ação

IRÁ modificar a oportunidade, serão exibidos os campos onde deve-se informar o que da

oportunidade se modificou com esta ação executada.

Na figura abaixo temos a representação de uma ação que modifica a oportunidade:

Note que, na ação demostrada na imagem, a qual se refere a ação de envio da proposta, esta

ação modificou a oportunidade, colocando a etapa da negociação atual em [Em

Proposta/Cotação], bem como com esta ação foi possível já informar qual a data prevista para

o fechamento e também o valor previsto de fechamento (pois com a proposta gerada, em tese

já teremos estas informações).

Deve-se proceder desta mesma maneira para todas as ações efetuadas no decorrer da

negociação da oportunidade.

FOLLOW-UPS

Na aba de follow-ups é possível adicionar acompanhamentos para você ou para outro usuário

de modo que o sistema irá lhe lembrar sobre quaisquer atividades que se façam necessários a

fim de facilitar a negociação da oportunidade.

É neste módulo que informarmos todos os “lembretes” dos afazeres relacionados a

oportunidade.

CAMPOS DA ABA FOLLOW-UPS:

DATA PARA FOLLOW-UP:

Informe a data para que o sistema emita o aviso para

efetuar este follow-up. (será exibido no [Meu Portal –

Área de follow-ups]).

HORA: Informe a hora para efetuar o follow-up.

AGENDAR:

Campo optativo para agendar o follow-up para o usuário

que está adicionando o follow, ou se deve agendar para

outro usuário do sistema.

STATUS:

Informe o status deste follow. Se ainda está em aberto

(opção padrão), ou se já foi efetuado/concluído (ao optar

por concluído, campos para informar a data de conclusão

e outras observações irão aparecer).

DETALHES/OBSERVAÇÕES: Detalhes adicionais que julgar importante.

Após informar os dados do follow-up, clique em [ADICIONAR FOLLOW-UP] que o sistema irá

incluí-lo e este irá aparecer na consulta logo abaixo da tela de digitação acima.

Repita os passos acima para adicionar quantos follows forem necessários.

PRODUTOS & SERVIÇOS

Estas duas abas tem funcionamento idêntico, então serão explicadas em conjunto.

Nesta parte, deve-se informar todos os produtos e serviços que compõe a oportunidade.

Os produtos e serviços devem estar previamente cadastrados no cadastro de produtos e

serviços.

CAMPOS DAS ABAS PRODUTOS/SERVIÇOS:

PRODUTO/SERVIÇO:

Selecione o produto ou serviço (dependendo da aba em

questão) que deseja adicionar a oportunidade. Devem

estar previamente cadastrados no cadastro de produtos e

serviços.

Após selecionar um produto ou serviço, sua categoria é

exibida automaticamente no campo [Categoria], bem

como a Unidade de comercialização do produto/serviço.

CATEGORIA: É alimentado automaticamente ao escolher um produto

ou serviço.

QUANTIDADE: Informe a quantidade do produto/serviço que está sendo

ofertado na oportunidade.

VALOR UNITÁRIO:

Informe o valor unitário do produto/serviço. Note que,

caso o produto/serviço do cadastro já possuir um valor de

tabela cadastrado no módulo, ele irá trazer o preço

padrão ao escolher um produto/serviço, porém, mesmo

assim é possível modificar os valores para uma

oportunidade específica, apenas mudando o valor padrão

que é trazido para este campo.

DETALHES/OBSERVAÇÕES: Detalhes adicionais que julgar importante.

Após informar os dados do produto/serviço, clique em [ADICIONAR PRODUTO] ou [ADICIONAR

SERVIÇO] (conforme o caso) que o sistema irá incluí-lo e este irá aparecer na consulta logo

abaixo da tela de digitação acima.

Repita os passos acima para adicionar quantos produtos/serviços forem necessários.

DOCUMENTOS

Nesta aba pode-se adicionar todos os documentos que julgarem necessários estarem vinculados

a oportunidade (Ex: Propostas, Pedido, Nota Fiscal, Contratos, etc...).

Qualquer formato de arquivo pode ser adicionado, e este ficará hospedado diretamente no

servidor de FTP definido pela empresa e configurado no CRM Senior.

CAMPOS DA ABA DOCUMENTOS:

DATA: Informe a data que está inserindo o documento na

oportunidade.

HORA: Informe a hora que está inserindo o documento na

oportunidade.

TITULO: Informe o título do documento.

TIPO DE DOCUMENTO:

Selecione o tipo de documento que está inserindo. Esta

informação deve estar previamente cadastrada no

cadastro de [Tipos de Documento].

NÚMERO DO DOCUMENTO: Informe o número do documento.

REVISÃO: Informe o número da revisão do documento.

DETALHES/OBSERVAÇÕES: Detalhes adicionais que julgar importante.

ANEXO:

Selecione o tipo de anexo que desejar incluir. É possível

escolher um arquivo que esteja armazenado localmente

(ou na rede) e enviá-lo para o FTP, ou também incluir um

link externo da internet ao documento (útil para colocar

os links de manuais ou datasheet de equipamentos).

Após informar os dados do documento, clique em [ADICIONAR DOCUMENTO] que o sistema irá

incluí-lo e este irá aparecer na consulta logo abaixo da tela de digitação acima.

NOTA IMPORTANTE:

Quando for adicionar um documento que contenha um anexo, uma etapa adicional faz-se

necessária: Ao escolher que o anexo será enviado para o ftp, o sistema irá exibir o campo para

escolha do documento.

Após escolher o documento a ser enviado ao FTP, deve-se clicar no botão [ENVIAR PARA FTP]

ANTES de clicar em [ADICIONAR DOCUMENTO]. Caso contrário o anexo não será vinculado.

PROPOSTAS

Nesta aba é possível gerar uma Proposta automática a partir dos Produtos e Serviços

vinculados à oportunidade.

CAMPOS DA ABA DOCUMENTOS:

DATA: Informe a data que está inserindo a proposta na

oportunidade.

HORA: Informe a hora que está inserindo a proposta na

oportunidade.

NÚMERO DA PROPOSTA: Informe o número da proposta.

REVISÃO: Informe o número da revisão da proposta.

DESTINATÁRIO: É alimentado automaticamente após salvar a

oportunidade.

PRAZO DE PAGAMENTO: Informe o prazo de pagamento da proposta.

GARANTIA: Detalhes adicionais que julgar importante.

TIPO DE FRETE: Selecione o tipo de Frete que deseja incluir na Proposta.

VALOR DO FRETE: Informe o valor do Frete.

IPI: Informe o valor do IPI.

ICMS: Informe o valor do ICMS.

VALIDADE DA PROPOSTA: Informe uma validade para a Proposta.

PRAZO DE ENTREGA: Informe um prazo de Entrega para a Proposta.

OPÇÕES:

O sistema tem 2 opções para serem selecionadas, e mais

alguns campos para ser preenchido conforme sua

necessidade.

PREMISSAS/OBSERVAÇÕES: Detalhes adicionais que julgar importante.

Após informar os dados a Proposta, clique em [ADICIONAR PROPOSTA] que o sistema irá incluí-

la e esta irá aparecer na consulta logo abaixo da tela de digitação acima.

Após ADICIONAR PROPOSTA logo abaixo da tela de digitação irá aparecer a tela acima,

com o status de AGUARDANDO ENVIO, esta opção foi criada para que o usuário possa Visualizar

a Proposta antes de enviar ao cliente, afim de verificar possíveis erros de digitação entre outros.

Para alterar alguma informação da Proposta, basta clicar em cima da mesma, em

seguida irá aparecer a tela abaixo:

Após abrir esta tela o usuário precisa clicar em EDITAR PROPOSTA para que o mesmo consiga

alterar as informações necessárias, por fim não esquecer de SALVAR ALTERAÇÃO.

MODELO DE PROPOSTA

Após realizar os passos acima você pode visualizar o layout antes de enviar ao Cliente.