Volpe ERP - PWI · 2013. 11. 28. · Volpe ERP – Módulo de Cadastros Versão 3.6 14 Ambiente...

Volpe ERP – Módulo de Cadastros Versão 3.6

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Índice

1. Cadastro de Empresas_______________________________________________ 7

1.1. Como o Volpe gerencia Empresas? _____________________________________ 7

1.2. Incluindo uma empresa ______________________________________________ 8

1.3. Dados Gerais – Endereço ____________________________________________ 8

1.4. Faturamento de Produtos ____________________________________________ 8

1.5. Faturamento de Serviços _____________________ Erro! Indicador não definido.

2. Configuração _____________________________________________________ 11

2.1. Tributação (Módulo Faturamento) ____________________________________ 12

2.2. DIRF (Módulo Financeiro) ___________________________________________ 13

2.3. Configurando NF-E (Módulo Faturamento) _____________________________ 13

3. E-mail do remetente de envio XML de NF-e _____________________________ 15

3.1. Alterando uma empresa ____________________________________________ 15

3.2. Excluindo uma empresa ____________________________________________ 16

4. Tipos de Cadastro _________________________________________________ 17

4.1. Incluindo um tipo de cadastro central _________________________________ 17

Como especificar que um cadastro não é definitivo? __________________________ 17

4.2. Como determinar os campos obrigatórios? _____________________________ 18

4.3. Alterando um tipo de cadastro central _________________________________ 19

4.4. Excluindo um tipo de cadastro central _________________________________ 19

5. Cadastro Central __________________________________________________ 20

5.1. O que é? ________________________________________________________ 20

5.2. Incluindo um cadastro central _______________________________________ 20

5.3. Alterando um cadastro central _______________________________________ 20

5.4. Excluindo um cadastro central _______________________________________ 21

6. Buscar CEP _______________________________________________________ 21

7. Consultar SERASA _________________________________________________ 21

8. Outros endereços _________________________________________________ 22

9. Informações complementares _______________________________________ 22

10. Comercial _______________________________________________________ 25

10.1. Incluindo informações do comercial no cadastro central _________________ 25

10.2. Definindo comercial para clientes do PDV (ponto de venda varejo) ________ 27


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11. Atividades _______________________________________________________ 28

12. Impostos ________________________________________________________ 29

12.1. Isenção _______________________________________________________ 29

12.2. Notas fiscais de serviços __________________________________________ 29

12.3. Destino da mercadoria ___________________________________________ 29

12.4. Regime tributário _______________________________________________ 30

12.5. DIRF (Declaração de imposto de renda retido na fonte) _________________ 30

13. Observações (Módulo Vendas) _______________________________________ 30

14. Contatos ________________________________________________________ 31

14.1. Incluindo um contato no cadastro central ____________________________ 31

14.2. Incluindo dados bancários no cadastro central (favorecidos) _____________ 31

15. Contas Correntes __________________________________________________ 32

15.1. O que é? ______________________________________________________ 32

15.2. Incluindo uma conta _____________________________________________ 32

15.3. Alterando uma conta ____________________________________________ 33

15.4. Excluindo uma conta _____________________________________________ 33

15.5. O sistema preenche o próximo número de cheque/pagamento eletrônico automaticamente? ____________________________________________________ 33

15.6. Como especificar que uma conta possui pagamento eletrônico? __________ 35

15.7. Como restringir acesso a uma determinada conta? (Direitos por conta) ____ 36

15.8. Como especificar contas de terceiros (dívidas)? ________________________ 37

16. Como configurar cheques no sistema? _________________________________ 38

16.1. Configuração de cheque avulso ____________________________________ 38

16.2. Configuração de cheque formulário _________________________________ 39

17. Segmento _______________________________________________________ 40

17.1. O que é? ______________________________________________________ 40

17.2. Incluindo um segmento ___________________________________________ 41

17.3. Alterando um segmento __________________________________________ 41

17.4. Excluindo um segmento __________________________________________ 41

18. Centros de custos _________________________________________________ 42

18.1. O que é? ______________________________________________________ 42

18.2. Incluindo um centro de custos _____________________________________ 42

18.3. Alterando um centro de custos _____________________________________ 43

18.4. Excluindo um centro de custos _____________________________________ 43


4

19. C.A.F. ___________________________________________________________ 44

19.1. O que é? ______________________________________________________ 44

19.2. Incluindo um CAF _______________________________________________ 44

19.3. Alterando um CAF _______________________________________________ 44

19.4. Excluindo um CAF _______________________________________________ 45

20. Tipos de documentos ______________________________________________ 46

20.1. O que é? ______________________________________________________ 46

20.2. Incluindo um documento _________________________________________ 46

20.3. Alterando um documento _________________________________________ 47

20.4. Excluindo um documento _________________________________________ 47

21. Bancos __________________________________________________________ 48

21.1. O que é? ______________________________________________________ 48

21.2. Incluindo um Banco ______________________________________________ 48

21.3. Alterando um Banco _____________________________________________ 48

21.4. Excluindo um Banco _____________________________________________ 49

22. Rateios__________________________________________________________ 50

22.1. O que é? ______________________________________________________ 50

22.2. Incluindo um rateio ______________________________________________ 50

22.3. Alterando um rateio _____________________________________________ 50

22.4. Excluindo um rateio _____________________________________________ 51

23. Impostos e deduções _______________________________________________ 52

23.1. O que é? ______________________________________________________ 52

23.2. Incluindo um imposto ____________________________________________ 52

23.3. Alterando um imposto ___________________________________________ 53

23.4. Excluindo um imposto ____________________________________________ 53

24. Formas de pagamento _____________________________________________ 54

24.1. O que é? ______________________________________________________ 54

24.2. Incluindo forma de pagamento ____________________________________ 54

24.3. Alterando forma de pagamento ____________________________________ 55

24.4. Excluindo forma de pagamento ____________________________________ 55

25. Produtos ________________________________________________________ 56

25.1. O que é? ______________________________________________________ 56

25.2. Incluindo um produto ____________________________________________ 56


5

25.2.1. Classificação do Produto ________________________________________ 56

25.2.2. Impostos/Tributação ___________________________________________ 57

25.2.3. Controles ____________________________________________________ 57

25.2.4. E-commerce _________________________________________________ 57

25.3. Alterando um produto ___________________________________________ 58

25.4. Excluindo um produto ____________________________________________ 58

26. Tipos de Produtos _________________________________________________ 59

26.1. Incluindo um tipo de produto ______________________________________ 59

26.2. Alterando um tipo de produto _____________________________________ 59

26.3. Excluindo um tipo de produto ______________________________________ 60

27. Família __________________________________________________________ 60

27.1. O que é? ______________________________________________________ 60

27.2. Incluindo uma família ____________________________________________ 60

27.3. Alterando uma família ___________________________________________ 61

27.4. Excluindo uma família ____________________________________________ 61

28. Unidades ________________________________________________________ 62

28.1. O que é? ______________________________________________________ 62

28.2. Incluindo uma unidade ___________________________________________ 62

28.3. Alterando uma unidade __________________________________________ 62

28.4. Excluindo uma unidade ___________________________________________ 63

29. Classificação Fiscal ________________________________________________ 64

29.1. O que é? ______________________________________________________ 64

29.2. Incluindo uma classificação fiscal ___________________________________ 64

29.3. Alterando uma classificação fiscal __________________________________ 65

29.4. Excluindo uma classificação fiscal __________________________________ 65

30. Situação Tributária ________________________________________________ 66

30.1. O que é? ______________________________________________________ 66

30.2. Incluindo uma situação tributária___________________________________ 66

30.3. Alterando uma situação tributária __________________________________ 66

30.4. Excluindo uma situação tributária __________________________________ 67

31. CFOP ___________________________________________________________ 68

31.1. O que é? ______________________________________________________ 68

31.2. Incluindo um CFOP ______________________________________________ 68

31.3. Alterando um CFOP ______________________________________________ 69


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31.4. Excluindo um CFOP ______________________________________________ 69


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1. Cadastro de Empresas 1.1. Como o Volpe gerencia Empresas?

O Volpe é um sistema multiempresas, ou seja, permite o gerenciamento de diversas empresas em um mesmo banco de dados – desde que essas atuem no mesmo ramo de atividade. As informações alimentadas podem ser analisadas por empresa ou de forma consolidada. Podemos também restringir o acesso dos usuários a determinadas empresas.


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1.2. Incluindo uma empresa

Acesse a guia Cadastros > tela Empresas.

Clique com o botão direito na grade e selecione a opção “Incluir”, ou use a tecla

“I” para chamar a tela de inclusão.

Preencha os campos solicitados e clique em OK.

As informações desta tela influenciarão diversos módulos do sistema.

1.3. Dados Gerais – Endereço

Os dados preenchidos serão exibidos em:

Cabeçalho dos relatórios (Razão social, CNPJ, Endereço, etc.)

Boletos bancários (Razão social, CNPJ, Endereço, etc.)

1.4. Isenção

Isento de IPI/ICMS (imposto sobre produtos industrializados)

Caso sua empresa seja isenta de IPI e/ou ICMS, selecione a opção ISENTO DE IPI.

No campo Inf. Complementar, é possível selecionar uma observação padrão que será impressa na Nota Fiscal. Ex.: “Empresa isenta de ICMS conforme Artigo 33 do anexo I do Decreto 45.490/2000”.

No campo Situação Tributária, selecione a situação tributária padrão que justifique a isenção. Ex.: 52- Saída Isenta.

1.5. Produtos

Modelo de documento fiscal

Selecione o tipo de documento fiscal e o número de série a ser emitido de acordo com as operações de venda e prestações de serviços realizadas pela sua empresa. Ex.: 55- Nota Fiscal Eletrônica.


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Observações a serem impressas na NF

O preenchimento destes campos permite determinar um texto padrão a ser impresso em todas as Notas Fiscais emitidas pela empresa em questão. Exemplo: "PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$...; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE...%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LC 123".

Critério para apuração de FCI

1 – B.O.M 2 – Entrada de Produtos 3 – Custo médio

1.6. Tributação

Impostos de produtos

Especificar alíquotas de impostos retidos às empresas prestadoras de serviços, conforme regulamentação vigente.

Impostos de serviços

A classificação do serviço padrão determina as regras de tributação que serão aplicadas na criação das notas fiscais de serviços (impostos retidos, alíquotas e a que tipo de serviço se refere).


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Quantidade máxima de itens na nota fiscal

Determinando a quantidade máxima de itens por nota fiscal (conforme o tamanho de seu formulário), o sistema efetua uma quebra na impressão, dividindo a impressão da nota fiscal em quantas notas forem necessárias.


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2. Configuração

Cobrança bancária (Módulo Financeiro)

A especificação de cobrança bancária padrão (operação CNAB, que automatiza a comunicação da empresa com o banco através do envio e/ou recebimento de arquivos contendo títulos a receber) serve para facilitar o processo de faturamento e cobrança.

Ainda assim, o sistema permite que o usuário alterne entre cobranças bancárias de diferentes bancos.

Para mais informações consulte o manual de Cobrança Eletrônica.

Controle de estoque (Módulo Estoque)

O sistema permite o cadastro de um ou mais estoques. Cada empresa deve estar vinculada a um estoque padrão, para controle das movimentações de entrada e saída.

No entanto, o sistema permite que o usuário altere qual estoque deseja movimentar nas operações de venda ou de recebimento de notas fiscais.

Para mais informações consulte o manual de Vendas, Compras e Estoque.


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SPED

O sistema possibilita que o Perfil da empresa seja definido

A – Apuração Detalhada

B – Apuração Simplificada

C – Perfil ainda não utilizado

2.1. Tributação (Módulo Faturamento)

Impostos de produtos

Alíquota dos impostos dos produtos a serem calculados e impressos na nota fiscal.

Impostos de serviços

Alíquota dos impostos de serviços a serem calculados e impressos na nota fiscal.

Regime tributário

Os regimes de tributação previstos em lei determinam o modo de apuração dos tributos de sua empresa.

Exemplo:

1- Lucro Presumido;

2- Simples Nacional;

3- Lucro Real;

4- Outros (Ex.: Lucro arbitrado);

5- Simples Nacional - Excesso de sublimite de receita Bruta.


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Aproveitamento de ICMS para Super Simples

Especificar alíquota para a transferência de créditos do ICMS.

Alíquota S.S (Super Simples)

Especificar alíquota do imposto conforme serviço e setor que a empresa atua.

2.2. DIRF (Módulo Financeiro)

O preenchimento dos dados do sócio e responsável pela declaração é necessário para emissão do arquivo DIRF, destinado a informar à Receita Federal o valor do Imposto de Renda Retido na Fonte, dos rendimentos pagos ou creditados.

Para mais informações consulte o manual do Financeiro.

2.3. Configurando NF-E (Módulo Faturamento)

Para mais informações, consulte o manual de Faturamento.


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Ambiente Homologação (testes) / Produção

No período de adequação do sistema de emissão de NF-e, deve-se utilizar o ambiente de HOMOLOGAÇÃO (os documentos enviados para o ambiente de homologação NÃO têm validade jurídica).

Depois dos testes efetuados e não havendo nenhum outro impedimento, deve-se alterar o ambiente para PRODUÇÃO.

As NF-e enviadas para o ambiente de produção têm validade jurídica junto à SEFAZ e substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A.

Certificado Padrão

O certificado digital utilizado na Nota Fiscal Eletrônica deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, devendo conter o CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz.

IMPORTANTE: Para instalar o certificado digital, siga as instruções do manual do fornecedor.

Após instalação do certificado digital:

Acesse a guia Cadastros > tela Empresas > Guia NF-e.

Clique no botão “Certificado Padrão”.

Selecione o certificado para assinatura do arquivo XML e confirme.


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3. E-mail do remetente de envio XML de NF-e

Trataremos aqui do preenchimento do campo com endereço do remetente (padrão) a ser exibido nos e-mails enviados automaticamente para os clientes.

Obs.: O e-mail ao cliente será enviado após confirmação da SEFAZ com arquivo XML e DANFE (formato PDF) em anexo, desde que:

O e-mail do cliente esteja preenchido na tela Cadastro Central > contatos > opção: enviar arquivo XML da NF-e.

Na guia Faturamento > tela Parâmetros de Faturamento > Configurações de NF-e > esteja selecionada a opção: Envio de e-mail automático de NF-e após a transmissão (XML+DANFE).

Texto padrão de envio de e-mail de NF-e

Para personalizar as mensagens enviadas automaticamente e instruir os seus clientes, selecione/crie um texto padrão para envio de e-mails de NF-e.

3.1. Alterando uma empresa

Acesse a guia Cadastros > tela Empresas.

Clique com o botão direito na linha da empresa a ser alterada.

Selecione a opção “Alterar”, ou use a tecla “A” para chamar a tela de alteração.

Altere os campos desejados e clique em OK.


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3.2. Excluindo uma empresa

O Volpe só permitirá a exclusão de uma empresa caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) a mesma.

Para excluir uma empresa:

Clique na linha da empresa a ser excluída.

Clique com o botão direito e selecione a opção “Excluir”, ou ainda a tecla Delete

do teclado.


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4. Tipos de Cadastro

Antes de iniciar a utilização do Cadastro central, é necessário definir os Tipos de cadastro e os campos obrigatórios para cada tipo de cadastro.

4.1. Incluindo um tipo de cadastro central

Acesse a guia Cadastros > tela Tipos de Cadastro.




Exemplos de tipos de cadastros:

Cliente

Fornecedor

Transportadoras

Colaboradores

Prospect (Pré-Cadastro)

Outros

Como especificar que um cadastro não é definitivo?

Nos primeiros contatos e períodos de negociação com clientes e fornecedores, é comum não possuirmos todos os dados necessários para cadastrá-los corretamente no sistema. Para esta situação, é indicado utilizar um Tipo de Cadastro classificado como Pré-Cadastro.


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Desta maneira, o sistema permitirá o cadastro com o mínimo de informações, e não permitirá a utilização destes cadastros em operações fiscais.

Após a revisão do cadastro, o seu tipo deve ser alterado e os campos obrigatórios preenchidos.

4.2. Como determinar os campos obrigatórios?

É possível determinar os campos obrigatórios conforme os critérios de maior importância para cada tipo de cadastro.

Para determinar os campos obrigatórios, basta transferir os campos exibidos na coluna da direita (Campos não obrigatórios) para a esquerda (Campos obrigatórios).

Note na tela de cadastro que os campos obrigatórios variam conforme o tipo de

cadastro, e são diferenciados pela cor amarela.


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4.3. Alterando um tipo de cadastro central


Clique com o botão direito na linha do tipo de cadastro a ser alterado.

Selecione a opção “Alterar”, ou use a tecla “A” para chamar a tela de alteração.


4.4. Excluindo um tipo de cadastro central

O Volpe só permitirá a exclusão de um tipo de cadastro caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) ao mesmo.

Para excluir um tipo de cadastro:


Clique na linha do tipo de cadastro a ser excluída.

Clique com o botão direito e selecione a opção “Excluir”, ou ainda a tecla Delete.


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5. Cadastro Central

5.1. O que é?

É o cadastro com as informações de seus clientes, fornecedores, prestadores de serviços e demais contatos.

Antes de iniciar a sua utilização, é necessário definir os Tipos de cadastro e os campos obrigatórios para cada tipo de cadastro.

IMPORTANTE: As informações cadastradas e parametrizadas neste módulo impactarão o funcionamento do sistema como um todo. Portanto, neste momento é

imprescindível estabelecer todas as entradas, processamentos e saídas de informações referentes aos processos produtivos da empresa, antes de qualquer procedimento

utilizando o sistema.

5.2. Incluindo um cadastro central

Acesse a guia Cadastros > tela Cadastro Central.




5.3. Alterando um cadastro central


Clique com o botão direito na linha do cadastro a ser alterada.

Selecione a opção “Alterar”.

Altere os campos desejados e clique em OK.


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5.4. Excluindo um cadastro central

O Volpe só permitirá a exclusão de um cadastro central caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) ao mesmo. Para excluir um cadastro central:

Clique na linha do cadastro a ser excluído.


6. Buscar CEP

Para consulta de endereço no site dos Correios (www.correios.com.br), basta digitar o CEP e clicar no botão “Buscar CEP”. O sistema exibirá o endereço encontrado, permitindo ao usuário editar o texto e aplicá-lo no cadastro.

Para consulta do CEP no site dos Correios, é necessário possuir acesso à internet.

Se visualizar a mensagem “aplicativo necessário para funcionamento não instalado”,

basta clicar no link indicado e realizar download e instalação do aplicativo. Clique no

botão “Buscar” novamente, e o endereço será exibido.

7. Consultar SERASA

Para consulta de SERASA do cliente no Volpe, é necessário criar um cadastro no Serasa para consulta WebService. Digite o CPF e clique no botão “Consultar Serasa”. O sistema alimentará os dados cadastrais disponíveis na base de dados do Serasa, além de manter o histórico da situação do cliente para futuras consultas comerciais.

Se visualizar a mensagem “aplicativo necessário para funcionamento não instalado”,

basta clicar no link indicado e realizar download e instalação do aplicativo. Clique no

botão “Buscar” novamente, para consultar o endereço.

Consulte o Serasa sobre custos e taxas destes serviços.


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8. Outros endereços

Permite o cadastro de endereços adicionais, na ausência deste é utilizado o endereço principal.

Cobrança é o endereço exibido na emissão de cobrança bancária.

Entrega é o endereço utilizado para preenchimento dos campos de entrega da

Nota fiscal.

Faturamento é endereço utilizado para preenchimento do endereço principal do

destinatário da Nota fiscal.

9. Informações complementares

A guia de informações complementares permite acrescentar ao cadastro do cliente dados como:

Cliente desde: é o campo que deve receber a data da primeira negociação

comercial com o cliente e/ou contato com o cliente em questão.

Como nos conheceu: é o campo onde devemos informar como foi feita a captação

do cliente (Ex.: Internet, indicação, anúncios em jornais/revistas, etc.)


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Informações úteis para o relatório “Estatísticas de meios de captação”:

Fundação/Aniversário: pode ser utilizado como critério para liberação de limite de

crédito, conceito, etc.

Deseja receber e-mails promocionais: será uma informação útil para o envio ou

não envio de mala direta.

Informações úteis para o módulo CRM > Mala direta

Grupo Econômico: esta informação permite que clientes/fornecedores com

diversas filiais sejam exibidos nos relatórios agrupados pelo código do cadastro

principal (matriz).


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Ex.: Exibição nos relatórios detalhada por cadastro (CNPJ/CPF)

Ou

Exibição consolidada por Grupo Econômico

É necessário que a opção “Agrupar código do cliente” esteja selecionada para que

os relatórios exibam o consolidado por Grupo Econômico. Caso contrário os dados

serão exibidos detalhadamente.


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10. Comercial

A guia Comercial na tela de cadastros fica disponível apenas para consulta.

Importante: Não é possível alterar ou excluir um cadastro Comercial. Para atualizar esta informação, basta incluir o novo cadastro comercial. O sistema irá considerar sempre o mais atualizado.

As informações desta tela influenciarão diversos módulos do sistema.

10.1. Incluindo informações do comercial no cadastro

central


Clique com o botão direito na grade e selecione a opção “Comercial”.


Opções do Comercial:

Operador

Especificar o operador padrão para ações comerciais.

Vendedor

Especificar o vendedor padrão deste cliente.

Tipo de preço

Especificar o tipo de preço (tabela Varejo, atacado, especial, etc.) praticado para o cliente.

Forma de pagamento


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Especificar a forma de pagamento padrão. Exemplo: à vista, 2x sem juros, 0/30/60, etc.

Meio de pagamento

Especificar o meio de pagamento padrão. Exemplo: Dinheiro, cheque, cartão, etc.

Transportadora

Especificar a transportadora do cliente.

Frete por conta do cliente

Especifica por padrão “frete por conta do destinatário”, se esta opção estiver selecionada. No entanto, o sistema permite alterações no momento da criação de novos pedidos.

Limite de crédito

Especifique o valor limite de crédito a ser utilizado pelo cliente. Caso o cliente ultrapasse o valor especificado, novos pedidos devem ter liberação comercial para prosseguir no processo de vendas.

Mínimo Mensal

Especifique o valor mínimo mensal a ser faturado para o cliente.

Conceito

Especifique qual conceito comercial de seus clientes (Exemplo: A-Excelente, B-Bom, C-Regular, D-Ruim, E-Péssimo). Através desta classificação além de realizar filtros baseados no conceito comercial de seus clientes é possível determinar formas de pagamento restritas a determinados conceitos. Por exemplo: Pagamentos a prazo são restritos a clientes com conceito A e B.


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Conta cobrança

Caso utilize cobrança eletrônica determine a conta padrão para cobrança. Se utilizar várias contas e desejar manter a flexibilidade de escolha no momento da emissão do boleto então deixe esta opção em branco.

Não enviar cobrança

Esta opção bloqueia o envio de cobranças para este cliente (cobrança registrada/emissão de boletos).

Bloquear cliente

Esta opção bloqueia qualquer ação comercial para este cliente (módulo de venda, faturamento e venda varejo).

Bloquear fornecedor

Esta opção bloqueia qualquer ação comercial para este fornecedor (módulo de compras).

Observação

Mensagem que será exibida na tela do usuário no momento em que tentar realizar uma ação comercial para cliente ou fornecedor bloqueado.

10.2. Definindo comercial para clientes do PDV (ponto de

venda varejo)

Opções do Comercial-PDV:

Correntista

Especifique se o cliente possui conta corrente, dia de fechamento e limite de crédito de compra.


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Desconto

Especifique desconto para cliente preferencial.

Cartão fidelidade

Esta opção permite vincular ao cadastro do cliente o código do cartão fidelidade.

11. Atividades

Aqui será feita a vinculação de seus clientes e fornecedores com seus respectivos ramos de atividade (setores que compreendem as atividades econômicas exercidas).

Permite pesquisas do cadastro para envio de mala direta por nicho econômico.


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12. Impostos

Regras de cálculo de impostos fundamentais para o faturamento.

12.1. Isenção

ICMS: se esta opção estiver selecionada, não é calculado ICMS na emissão da NF.

IPI: se esta opção estiver selecionada, não é calculado IPI na emissão da NF.

Observação de isenção na nota: Preencha o texto que deve ser impresso na nota

fiscal em caso de isenções de ICMS e/ou IPI.

12.2. Notas fiscais de serviços

Preencha estas informações para os clientes que possuam algum tipo de exceção à regra de faturamento da sua empresa.

Reter impostos: Retém impostos sobre NF de serviços.

Reter ISS sobre NF de serviços: Percentual (alíquota) de ISS a ser retida sobre as

notas fiscais de serviços emitidas para este cliente.

12.3. Destino da mercadoria

É importante selecionar qual será o destino da mercadoria comercializada para o cliente em questão, pois esta opção afeta os cálculos de IPI, ICMS e de substituição tributária.

Industrialização, comercialização: IPI não é somado na base do ICMS.

Uso e consumo: IPI é somado na base do ICMS.

Importador/Industrialização: IPI não é somado na base do ICMS / não se aplica

substituição tributária.


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12.4. Regime tributário

Empresa optante do simples: Identifica cliente como optante pelo simples.

12.5. DIRF (Declaração de imposto de renda retido na fonte)

Contribuinte com retenção de impostos

13. Observações (Módulo Vendas)

Instruções internas é uma observação que tem como objetivo orientar o operador de vendas. Será exibida na tela (pop-up) quando o operado digitar o código do cliente em um orçamento/pedido de venda.

Obs. para pedido de venda é a observação que será copiada e impressa no pedido de venda. Tem o intuito de comunicar e instruir o cliente.

Algumas informações do cadastro como endereço e impostos são

extremamente importantes para a emissão da NF-e (nota fiscal eletrônica). O

não preenchimento ou preenchimento incorreto de tais informações podem

impedir a emissão de notas fiscais eletrônicas.


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14. Contatos

Um único cadastro no Volpe pode ter diversos contatos separados por nome, e-mail, telefone, departamento, etc.

14.1. Incluindo um contato no cadastro central

Acesse a guia Cadastros > tela Cadastro Central> guia Contatos.

Clique com o botão direito na grade e selecione a opção “Incluir”.


Obs.: Para que o contato receba o arquivo XML da nota fiscal eletrônica, marque

a opção Enviar arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica.

14.2. Incluindo dados bancários no cadastro central

(favorecidos)


Clique com o botão direito na grade e selecione a opção “Dados bancários”.

A tela de inclusão dos dados da conta aparecerá.


É possível incluir diversas contas diferentes.

As informações desta tela serão úteis na tela de pagamento eletrônico.


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15. Contas Correntes

15.1. O que é?

É o cadastro onde serão arquivados os nomes das instituições, os locais onde a empresa guarda ou aplica o dinheiro (Bancos, investimentos, caixas internos), etc.

Há 6 tipos diferentes de contas no sistema:

Conta Banco: conta corrente tanto de pessoa física como jurídica.

Aplicação: relativa a aplicações realizadas no mercado financeiro.

Caixa: relativa ao dinheiro em caixa da sua empresa.

Adiantamentos: para controle de adiantamentos feitos a fornecedores.

Descontos: relativo a descontos de duplicatas.

Outros: para controle de outras movimentações, como por exemplo, despesas e

pagamentos realizados através de cartão de crédito.

As contas Adiantamentos e Descontos são usadas para valores que ainda não

entraram/saíram efetivamente da conta principal da empresa.

15.2. Incluindo uma conta

Acesse a guia Cadastros > tela Contas correntes;




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15.3. Alterando uma conta

Acesse a guia Cadastros > tela Contas correntes.

Clique com o botão direito na linha da conta a ser alterada.



15.4. Excluindo uma conta

O Volpe só permitirá a exclusão de uma conta corrente caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) a mesma.

Para excluir uma conta corrente:

Clique na linha da conta corrente a ser excluída.


15.5. O sistema preenche o próximo número de

cheque/pagamento eletrônico automaticamente?

Sim. O sistema armazena o número da última baixa realizada com cheques (CH) ou pagamentos eletrônicos (PE) a fim de facilitar a baixa de novos pagamentos.

É possível alterar esta informação no momento da baixa dos pagamentos, caso

exista cheques cancelados ou pagamento não sequenciais.


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Para alimentar o número da última folha de cheque ou pagamento eletrônico:




Na guia Pagamentos, clique no botão ao lado de último cheque e/ou último

pagamento eletrônico.

Digite o número do último cheque emitido pela empresa e clique em OK.

Clique em OK na tela de contas.


35

15.6. Como especificar que uma conta possui pagamento

eletrônico?

Para alimentar o número de identificação no banco para geração de pagamento eletrônico:




Na guia Pagamentos preencha o campo Identificação no banco (pagamento

eletrônico).

Clique em OK.

Antes de utilizar pagamentos eletrônicos no sistema Volpe, é necessário contratar

estes serviços com o seu banco e certificar-se de que o sistema possui layout de

pagamento eletrônico compatível com o banco escolhido.

Para mais informações, consulte o manual de pagamento eletrônico da PWI e

layout de integração e pagamento eletrônico do seu banco.


36

15.7. Como restringir acesso a uma determinada conta?

(Direitos por conta)

No Volpe é possível criar contas restritas, ou seja, o acesso a estas contas só será permitido aos usuários autorizados.

Para criar uma conta restrita:

Acesse a guia Cadastros > tela Contas correntes > Configurações.



Marque a caixa Conta restrita na guia Dados do Banco.


37

Para delegar direitos de acesso a uma conta restrita:



Selecione a opção Direitos por conta.

Em seguida selecione os usuários autorizados.

15.8. Como especificar contas de terceiros (dívidas)?

A fim de controlar valores emprestados ou endividamento com terceiros é possível criar novas contas como Conta de terceiros (dívidas).

Acesse a guia Cadastros > tela Contas correntes > Configurações.



Marque a opção Conta de terceiros.


38

16. Como configurar cheques no sistema?

16.1. Configuração de cheque avulso

Para impressão de cheque avulso em impressora Chronos, é necessário configurar o layout de cheque.



Selecione a opção Config.cheque avulso.

Configure as posições de acordo com o seu layout.

Clique em Salvar.

Caso seja necessário alterações de layout, como inclusão ou exclusão de

informações, comunique a equipe de desenvolvimento da PWI.


39

16.2. Configuração de cheque formulário

Para impressão de cheque formulário, é necessário configurar o layout de cheque.



Selecione a opção Config.cheque formulário.

Configure as posições de acordo com o seu layout.

Clique em Salvar.

Caso seja necessário alterações de layout como inclusão ou exclusão de

informações, comunique a equipe de desenvolvimento da PWI.


40

17. Segmento

17.1. O que é?

Segmento é uma referência para identificar o tipo do lançamento no tocante a Receitas e Despesas, a fim de facilitar o seu controle financeiro. O segmento define o agrupamento das transações nos relatórios gerenciais.

Receitas são as entradas em conta (Exemplo: vendas, contratos, lucros de investimentos, etc.)

Despesas são as saídas em conta (Exemplo: pagamento de salários, água, telefone, luz, aluguel, impostos, etc.)

Exemplo de segmentos:


41

É indicado que o código dos segmentos tenha 3 níveis. Ou seja:

17.2. Incluindo um segmento

Acesse a guia Cadastros > tela Segmentos.


Digite o código do segmento e descrição.

17.3. Alterando um segmento

Acesse a guia Cadastros > tela Segmentos.

Clique com o botão direito na linha do segmento a ser alterado.



17.4. Excluindo um segmento

O Volpe só permitirá a exclusão de um segmento caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) ao mesmo.

Para excluir um segmento:

Clique na linha do segmento a ser excluído.


1º Nível Sintético X.

2º Nível Sintético X.XX.

3º Nível Analítico X.XX.XXX


42

18. Centros de custos

18.1. O que é?

A segunda maneira que o Volpe oferece para agrupar seus lançamentos é através do Centro de Custo. Este campo é obrigatório e não substitui o segmento.

O Centro de Custo é uma unidade da empresa, ou seja, uma seção, um departamento, ou um processo com custos diretos. Também é possível atribuir determinadas percentagens dos custos gerais da empresa, permitindo o resultado de cada unidade isoladamente.

Exemplos de Centros de Custos:

Presidência

Recursos Humanos

Jurídico

Administração

Comercial

Produção

TI

Obs.: Cada empresa define seus Centros de Custos conforme deseja agrupar seus lançamentos para futura avaliação gerencial.

18.2. Incluindo um centro de custos

Acesse a guia Cadastros > tela Centro de custos.


Digite o código do centro de custos e descrição.

Para concluir clique em OK.


43

18.3. Alterando um centro de custos

Acesse a guia Cadastros > tela centro de custos.

Clique com o botão direito na linha do centro de custos a ser alterado.



18.4. Excluindo um centro de custos

O Volpe só permitirá a exclusão de um centro de custos caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) ao mesmo.

Para excluir um centro de custos:

Clique na linha do centro de custos a ser excluído.



44

19. C.A.F.

19.1. O que é?

A terceira maneira que o Volpe oferece para agrupar seus lançamentos é através do CAF (Código de avaliação financeira).

O CAF pode ser utilizado para acompanhamento de projetos, obras, eventos, etc. Este código não é obrigatório, sendo utilizado apenas quando há necessidade de controles complementares ao centro de custos.

19.2. Incluindo um CAF

Acesse a guia Cadastros > tela CAF.



19.3. Alterando um CAF

Acesse a guia Cadastros > tela CAF.

Clique com o botão direito na linha do CAF a ser alterado.




45

19.4. Excluindo um CAF

O Volpe só permitirá a exclusão de um CAF caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) ao mesmo.

Para excluir um CAF:

Clique na linha do CAF a ser excluído.



46

20. Tipos de documentos

20.1. O que é?

Trata-se da tela em que são cadastrados os documentos relacionados às movimentações financeiras da empresa. Basicamente, há dois tipos de documentos:

Documento de entrada: é o tipo de documento que comprova a origem do lançamento a pagar ou a receber (Exemplo: Nota fiscal de produtos, nota fiscal eletrônica, duplicata, etc.)

Documento de pagamento: é o tipo de documento que comprova a quitação do lançamento a pagar ou a receber. (Exemplo: cheques, pagamento eletrônico, dinheiro, débitos em conta, cartão de crédito, etc.)

No sistema Volpe, tanto documentos de entrada quanto de pagamento são alimentados na mesma tela.

20.2. Incluindo um documento

Acesse a guia Cadastros > tela Tipo de documento.


Digite o código do documento e descrição.

Selecione a opção “Conciliação automática” para documentos que a conciliação

ocorre na baixa do registro (Exemplo: Dinheiro, Débito automático, etc.)

Selecione a opção “Não enviar para a contabilidade” para documentos que não

são enviados para a contabilidade ou lidos pelo Contimatic.



47

20.3. Alterando um documento

Acesse a guia Cadastros > tela Documento.

Clique com o botão direito na linha do documento a ser alterado.



20.4. Excluindo um documento

O Volpe só permitirá a exclusão de um documento caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) ao mesmo.

Para excluir um documento:

Clique na linha do documento a ser excluído.



48

21. Bancos

21.1. O que é?

É a tela onde serão cadastradas as instituições financeiras as quais serão associadas às baixas de contas a pagar, contas a receber e a demais movimentações bancárias.

21.2. Incluindo um Banco

Acesse a guia Cadastros > tela Banco.


Digite o código do banco e descrição.


21.3. Alterando um Banco

Acesse a guia Cadastros > tela Banco.

Clique com o botão direito na linha do banco a ser alterado.




49

21.4. Excluindo um Banco

O Volpe só permitirá a exclusão de um banco caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) ao mesmo.

Para excluir um banco:

Clique na linha do banco a ser excluído.



50

22. Rateios

22.1. O que é?

Rateio financeiro é a proporção do valor atribuído a um ou mais centros de custos e/ou segmentos de acordo com o valor total do lançamento financeiro.

Exemplo de rateio de despesas/receita:

A fim de facilitar esta divisão, o sistema permite o pré-cadastro de rateios especificando apenas o percentual a ser aplicado para cada centro de custos.

22.2. Incluindo um rateio

Acesse a guia Cadastros > tela Rateio.


Digite o código do rateio e descrição.

Clique com o botão direito na grade da tela de inclusão.

Selecione o centro de custo, a porcentagem e clique em OK.

Para concluir o rateio, clique em OK.

22.3. Alterando um rateio

Acesse a guia Cadastros > tela Rateio.

Clique com o botão direito na linha do rateio a ser alterado.


Altere os campos necessários e clique em OK.


51

22.4. Excluindo um rateio

O Volpe só permitirá a exclusão de um rateio caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) ao mesmo. Para excluir um rateio:

Clique na linha do rateio a ser excluído.



52

23. Impostos e deduções

23.1. O que é?

É o cadastro dos tributos (Federais, Estaduais ou Municipais) e suas respectivas alíquotas. Os valores a serem pagos variam conforme as atividades operacionais das empresas e conforme as alternativas de apuração.

23.2. Incluindo um imposto

Acesse a guia Cadastros > tela Imposto.


Digite o código do imposto e descrição.


Indicamos que seja preenchido o nome do órgão que irá recolher o imposto

(Fornecedor) e a forma como este será pago (Tipo de documento). Pois assim o

sistema permitirá a geração de lançamentos dos impostos a pagar

automaticamente.


53

23.3. Alterando um imposto

Acesse a guia Cadastros > tela Imposto.

Clique com o botão direito na linha do imposto a ser alterado.



23.4. Excluindo um imposto

O Volpe só permitirá a exclusão de um imposto caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) ao mesmo.

Para excluir um imposto:

Clique na linha do imposto a ser excluído.



54

24. Formas de pagamento

24.1. O que é?

Este cadastro permite incluir as formas de pagamento a serem utilizadas pelo módulo comercial. Também é possível determinar o número de parcelas e percentual de acréscimo.

24.2. Incluindo forma de pagamento

Acesse a guia Cadastros > tela Forma de pagamento.


Na guia Forma de pagamento, digite a descrição, o fator e a quantidade de

parcelas.


55

Clique no botão “V” para que o sistema faça o rateio do total pela quantidade de

parcelas.

Na guia E-commerce, se necessário, selecione o codinome (que é a referência

dessa forma de pagamento para os pedidos do e-commerce), o tipo de documento

e o valor mínimo.

Na guia Restrições, se necessário, selecione os conceitos dos clientes que podem

utilizar esta forma de pagamento.


24.3. Alterando forma de pagamento

Acesse a guia Cadastros > tela Forma de pagamento.

Clique com o botão direito na linha da forma de pagamento a ser alterado.



24.4. Excluindo forma de pagamento

O Volpe só permitirá a exclusão de uma forma de pagamento caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) a mesma.

Para excluir uma forma de pagamento:

Clique na linha da forma de pagamento a ser excluído.



56

25. Produtos

25.1. O que é?

São os cadastros dos produtos ou serviços a serem oferecidos no mercado, adquiridos ou industrializados.

O cadastro de produtos será utilizado nos módulos comercial, compras, PCP,

ativo fixo, estoque, etc. Por esta razão é preciso definir todos os critérios, assim

como os tipos de produtos e famílias antes de incluir esta informação no sistema.

25.2. Incluindo um produto

Acesse a guia Cadastros > tela Produto.


Digite o código do produto e descrição.


25.2.1. Classificação do Produto

Família

Tipo de produto


57

25.2.2. Impostos/Tributação

Classificação fiscal

Situação tributária

25.2.3. Controles

Estoque

Compra

Armazenamento/Transporte

Venda

25.2.4. E-commerce

Otimização de buscas

Promoção

Outras configurações

Fotos do E-commerce


58

25.3. Alterando um produto

Acesse a guia Cadastros > tela Produto.

Clique com o botão direito na linha do produto a ser alterado.



25.4. Excluindo um produto

O Volpe só permitirá a exclusão de um produto caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) ao mesmo.

Para excluir um produto:

Clique na linha do produto a ser excluído.



59

26. Tipos de Produtos

O cadastro dos tipos de produtos é uma forma de agrupar os produtos em níveis e subníveis.

26.1. Incluindo um tipo de produto

Acesse a guia Cadastros > tela Tipo de produto.


Digite o código do tipo do produto e descrição.


26.2. Alterando um tipo de produto

Acesse a guia Cadastros > tela Tipo do produto.

Clique com o botão direito na linha do tipo do produto a ser alterado.




60

26.3. Excluindo um tipo de produto

O Volpe só permitirá a exclusão de um tipo produto caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) ao mesmo.

Para excluir um produto:

Clique na linha do tipo do produto a ser excluído.


27. Família

27.1. O que é?

A família de produtos caracteriza-se por um tipo de grupo a quem o cadastro de produtos pertence (Exemplo: pen drive, PC e impressoras pertencem à família de informática, televisores, aparelhos de som pertencem ao grupo de eletrônicos, etc.)

27.2. Incluindo uma família

Acesse a guia Cadastros > tela Família.


Digite o código da família e descrição.



61

27.3. Alterando uma família

Acesse a guia Cadastros > tela Família.

Clique com o botão direito na linha da família a ser alterado.



27.4. Excluindo uma família

O Volpe só permitirá a exclusão de uma família caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) a mesma.

Para excluir uma família:

Clique na linha da família a ser excluído.



62

28. Unidades

28.1. O que é?

Trata-se das unidades de medida a serem utilizadas nos produtos (Exemplo: peça, caixa, litro, quilo, metro, unidade, etc.)

28.2. Incluindo uma unidade

Acesse a guia Cadastros > tela Unidade.


Digite o código da unidade e descrição.


28.3. Alterando uma unidade

Acesse a guia Cadastros > tela Unidade.

Clique com o botão direito na linha da unidade a ser alterada.




63

28.4. Excluindo uma unidade

O Volpe só permitirá a exclusão de uma unidade caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) a mesma.

Para excluir uma unidade:

Clique na linha da unidade a ser excluído.



64

29. Classificação Fiscal

29.1. O que é?

A classificação fiscal de mercadorias existe para determinar as alíquotas de tributos envolvidos nas operações de importação e exportação, e de entrada e saída de produtos industrializados.

Exceções de alíquotas de ICMS

É o percentual ou valor fixo que será aplicado sobre a base de cálculo para o cálculo do valor de um tributo.

29.2. Incluindo uma classificação fiscal

Acesse a guia Cadastros > tela Classificação fiscal.


Digite o código da classificação fiscal e descrição.

Para configurar Exceções e Substituições tributárias, clique com o botão direito na

grade da guia desejada na tela de inclusão, selecione a opção “Incluir”, preencha

os campos necessários e clique em OK.



65

29.3. Alterando uma classificação fiscal

Acesse a guia Cadastros > tela Classificação fiscal.

Clique com o botão direito na linha da classificação fiscal a ser alterada.



29.4. Excluindo uma classificação fiscal

O Volpe só permitirá a exclusão de uma classificação fiscal caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) a mesma. Para excluir uma classificação fiscal:

Clique na linha da classificação fiscal a ser excluída.



66

30. Situação Tributária

30.1. O que é?

Tem por finalidade identificar a origem da mercadoria e o regime de tributação ao qual a mesma se sujeita na operação realizada. É composta por três dígitos, onde o 1º dígito indicará a origem da mercadoria, e os dois últimos dígitos a tributação pelo ICMS.

30.2. Incluindo uma situação tributária

Acesse a guia Cadastros > tela Situação tributária.


Digite o código da situação tributária e descrição.


30.3. Alterando uma situação tributária

Acesse a guia Cadastros > tela Situação tributária.

Clique com o botão direito na linha da situação tributária a ser alterada.




67

30.4. Excluindo uma situação tributária

O Volpe só permitirá a exclusão de uma situação tributária caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) a mesma.

Para excluir uma situação tributária:

Clique na linha da situação tributária a ser excluída.



68

31. CFOP

31.1. O que é?

Os Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOP) são códigos que identificam as origens das operações de circulação de mercadoria, prestações de serviços de transportes intermunicipal e interestadual e comunicação.

31.2. Incluindo um CFOP

Acesse a guia Cadastros > tela CFOP.


Digite o código do CFOP, a Descrição, a Natureza da operação e o Tipo de

movimento (entrada/saída).

Configure as Parametrizações, Sit. Tributárias, Especificações e as Observações da

nota fiscal em suas respectivas guias.



69

31.3. Alterando um CFOP

Acesse a guia Cadastros > tela CFOP.

Clique com o botão direito na linha da CFOP a ser alterado.



31.4. Excluindo um CFOP

O Volpe só permitirá a exclusão de um CFOP caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) a mesma.

Para excluir um CFOP:

Clique na linha do CFOP a ser excluído.


Volpe ERP - PWI · 2013. 11. 28. · Volpe ERP – Módulo de Cadastros Versão 3.6 14 Ambiente...

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