Gerência de Projetos – Riscos
Níkolas Mesquita
Gerência de Projetos
Riscos
Grupo de Processo Processo
Planejamento
Planejar o gerenciamento de riscosIdentificar os riscosRealizar a análise qualitativa dos riscosRealizar a análise quantitativa dos riscosPlanejar as respostas a riscos
Monitoramento e Controle Monitorar e controlar os riscos
Gerência de Projetos
Riscos x Problemas
Início Hoje Sinistro Solução Término
RISCO PROBLEMA
Indicadores(Probabilidade)
Conseqüências(Impacto)
Plano de AçãoPlano de
Contingência
Gerência de Projetos
Gerência de riscos
Riscos são eventos incertos que podem trazer impactos (- ou +) ao projeto ou à organização Gerir pelo menos os 10 riscos mais importantes
Probabilidade de Ocorrência:
Possibilidade de ocorrência do sinistro (materialização do risco) Impacto:
Na hipótese de ocorrência do sinistro, qualificar e quantificar o impacto dele para o projeto Qualificação x Quantificação:
Valor Monetário Esperado = Probabilidade x Impacto
Risco Probabilidade Impacto
Atraso Baixo 2 dias
Inundação 20% 30k
Burocracia Média Aluguel
Qual risco é mais significativo?
Probabilidade Impacto Nível de Risco
1/3 = 33% 2 x 5k = 10k 33% x 10k = 3,3k
20% 30k 20% x 30k = 6,0k
2/3 = 66% 8k 66% x 8k = 5,3k
Gerência de Projetos
Gerência de riscos
Indicadores (gatilhos): Sinais que indicam o nível de probabilidade de ocorrência da materialização do risco Recomendado:
• 1 valor para cada nível de Probabilidade (Baixa, Média e Alta) Exemplos:
• Risco 1: Atraso num processo de importação• Probabilidade:
– Baixa: Us$ alto e aumento recente dos servidores– Média: Us$ média e servidores sem aumento há x anos– Alto: Us$ baixo e servidores falando em operação tartaruga
• Risco 2: Inundação do depósito de materiais• Probabilidade:
– Baixa: Estamos na seca (estiagem) e sem sinais de chuva– Média: Estamos nas águas (verão) e sem sinais de tempestade– Alto: Estamos nas águas com previsões de tempestades
Gerência de Projetos
Gerência de riscos
Plano de Ação: O que podemos fazer para maximizar as oportunidades e reduzir as ameaças? Recomendado: 1 para cada nível de Probabilidade Exemplo:
• Risco 1: Atraso num processo de importação• Probabilidade:
– Baixa: Vamos correr o risco, ou seja, sem ação– Média: Acompanhar o processo e a situação dos servidores– Alto: Contratar um despachante e procurar ajuda na alfândega
Plano de Contingência: Após o sinistro, o que devemos fazer?
• Exemplo:– Risco 1: Atraso num processo de importação– Plano: Alugar um equipamento até a chegada do equipamento importado
Tolerância aos riscos: Nível de aceitação das partes interessadas aos riscos
Gerência de Projetos
Planejar o gerenciamento de riscos
Gerência de Projetos
Planejar o gerenciamento de riscos
Missão: Decidir como conduzir as atividades de gestão de riscos
• Deve-se definir tempo, recursos e importância para esta gestão
Fatores ambientais da empresa: Níveis de risco que a empresa pode suportar
Ativos de processos: Categorias, padrões, formatos, papéis e responsabilidades, lições
aprendidas, etc. já conhecidos
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Declaração de escopo do projetoPlano de gestão dos custosPlano de gestão do cronogramaPlano de gestão das comunicaçõesFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais
Reuniões e análise de planejamento Plano de gestão dos riscos
Gerência de Projetos
Reuniões e análise de planejamento: Empresa e cliente devem
definir como serão geridos os riscos (categorias, relatórios, etc.)
Isto é feito através de reuniões de planejamento
Projeto
Técnicos
Requisitos
Tecnologia
Complexidade e interfaces
Desempenho e confiabilidade
Qualidade
Gerenciais
Estimativas
Planejamento
Controle
Comunicação
Externos
Fornecedores e parceiros
Legislação
Mercado
Clientes
Naturais
Organizacionais
Dependências de projetos
Recursos
Financiamento
Priorização
Planejar a gestão de riscosEAR de Tipos de Riscos:
Gerência de Projetos
Planejar a gestão de riscos - saídas
Plano de gestão de riscos: Metodologia:
• Abordagens, ferramentas e fontes de dados que podem ser utilizadas Papéis e responsabilidades:
• Define o líder, o suporte e os membros da equipe de gestão de riscos Orçamento:
• Atribui recursos e estima os fundos necessários para a gestão de riscos
Prazos:• Define quando e a freqüência de atualização dos riscos, os
procedimentos de aplicação das contingências e as atividades que entram no cronograma
Categorias:• Define a estrutura de categorização dos Riscos, pode incluir uma EAR:
Estrutura Analítica dos Riscos (RBS: Risk Breakdown Structure)
Gerência de Projetos
Planejar a gestão de riscos - saídas
Plano de gestão de riscos: Probabilidades e Impactos:
• Define as unidades e as escalas (qualitativas) que serão utilizadas
• Exemplo:
ObjetivoExemplo de escala a ser utilizada para análise do Impacto do risco
Muito Baixo (5%) Baixo (10%) Médio (20%) Alto (40%) Muito Alto (80%)
Custo Aumento ≤ 5% Aumento ≤ 10% Aumento ≤ 20% Aumento ≤ 40% Aumento ≤ 80%
Tempo Aumento ≤ 2% Aumento ≤ 5% Aumento ≤ 10% Aumento ≤ 20% Aumento ≤ 40%
Escopo IrrelevanteÁrea menos importantes afetadas
Áreas importantes afetadas
Alteração inaceitável pelo patrocinador
Inutilização do item no projeto
Qualidade IrrelevanteBaixo impacto no negócio
Alteração requer aprovação do patrocinador
Alteração inaceitável pelo patrocinador
Inutilização do item no projeto
Gerência de Projetos
Planejar a gestão de riscos - saídas
Plano de gestão de riscos: Tolerância das partes revisada:
• Níveis de tolerância das partes revisadas Formatos de relatórios:
• Como os riscos serão documentados, analisados e apresentados
Acompanhamento:• Definem as necessidades de acompanhamentos e como as
lições aprendidas serão capturadas e auditadas
Gerência de Projetos
Identificar os riscos
Gerência de Projetos
Identificar os riscos
Missão: Identificar e documentar os riscos do projeto
Documentos do projeto: Premissas, desempenho, diagrama de rede, linhas de bases, etc.
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão dos riscosEstimativas de custos das atividadesEstimativas de duração das atividadesLinha de base do escopoRegistro das partes interessadasPlano de gestão dos custosPlano de gestão do cronogramaPlano de gestão da qualidadeDocumentos do projetoFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais
Revisões de documentaçãoTécnicas de coleta de informaçõesAnálise de listas de verificaçãoAnálise das premissasTécnicas de diagramasAnálise SWOT (forças, fraquezas,oportunidades e ameaças)Opinião especializada
Registro dos riscos
Gerência de Projetos
Identificar os riscos - entradas e técnicas
Entradas: Fatores ambientais da empresa:
• Dados publicados, bancos de dados comerciais, listas de verificação publicadas, benchmarking, estudos do setor, etc.
Ativos de processos organizacionais:• Controles organizacionais e de processos do projeto, modelos
de riscos e lições aprendidas de outros projetos, arquivos do projeto, etc.
Técnicas: Técnicas de coleta de informações:
• Brainstorming, Delphi, entrevistas e análise da causa-raiz Lista de verificação (checklist):
• Comparar o projeto com riscos de projeto similares (nossos ou externos)
Gerência de Projetos
Identificar os riscos – técnicas
Análise de premissas: Identificação dos riscos decorrentes de premissas, hipóteses ou cenários assumidos
Técnicas com diagramas: Causa e efeito (Ishikawa), sistema (fluxogramas) e influência
Análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças): Identificação das forças e fraquezas da organização em relação aos objetivos do projeto (feito normalmente através de brainstorming) e conseqüente análise das oportunidades e ameaças decorrentes
Gerência de Projetos
Identificar os riscos – saídas
Registro dos riscos (planilha de riscos): Lista de riscos identificados:
• Nome e descrição que pode ser completa ou simples como:– Se CAUSA, o EVENTO pode ocorrer gerando o IMPACTO– Se o EVENTO ocorrer, teremos o IMPACTO
• Categorização:– Tipo do risco: técnico, gerencial, organizacional, externo, etc.
• Qualificação:– Probabilidade e Impacto
• Indicadores (gatilhos):– Sinais que indicam a probabilidade de ocorrência do risco
Lista de respostas potenciais:• Ocorrendo a identificação de possíveis respostas aos riscos (Planos de Ação ou Planos de Contingência) neste momento, elas devem ser registradas na lista de respostas para serem utilizadas depois nos processos de Análise Qualitativa e Quantitativa
Identificar os riscos
IdentificaçãoCategoria
Nome Descrição
R1 Se causa ... Técnico
R2 Se evento ... Externo
R3 Se causa ... Gerencial
Gerência de Projetos
Realizar a análise qualitativa de riscos
Gerência de Projetos
Realizar a análise qualitativa de riscos
Missão: Priorizar os riscos por probabilidade e impacto para análises
quantitativas detalhadas e ações preventivas Matriz de probabilidade e impacto:
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Registro dos riscosPlano de gestão dos riscosDeclaração de escopo do projetoAtivos de processos da empresa
Avaliação probabilidade e impactoMatriz de probabilidade e impactoAvaliação da qualidade dos dados sobre riscosCategorização de riscosAvaliação da urgência dos riscosOpinião especializada
Registro de riscos atualizado
Probabilidade Impacto Risco Nível de Risco
3-Alta 3-Alto3 x 3 = 9
Alto3 x 2 ou 2 x 3 = 6
2-Média 2-Médio2 x 2 = 4
Médio3 x 1 ou 1 x 3 = 3
1-Baixa 1-Baixo2 x 1 ou 1 x 2 = 2
Baixo1 x 1 = 1
Gerência de Projetos
Realizar a análise qualitativa de riscos
Avaliação da qualidade dos dados sobre riscos: Verifica premissas, se os dados são confiáveis e imparciais, envolve precisão, qualidade, confiabilidade e integridade
Categorização dos riscos: Pode ser feita por fonte de risco (utilizando a EAR), por área do projeto (utilizando a EAP), por fase, etc.
Avaliação da urgência: Pode ser necessário avaliar a urgência dos riscos, isto pode ser feito usando escalas qualitativas de 3 (baixa, média e alta), 5, ...
Risco Urgência Risco x Urgência Nível de Urgência
6 ou 9 – Alto 3-Alta9 x 3 = 27
3-Urgente..
3 ou 4 – Médio 2-Média4 x 2 = 8
2-Normal...
1 ou 2 – Baixo 1-Baixa...
1-Sem Pressa1 x 1 = 1
Gerência de Projetos
Realizar a análise qualitativa de riscos - saídas Registro de riscos atualizado:
Matriz de classificação dos riscos (classificação relativa ou lista de prioridade dos riscos do projeto)
Riscos agrupados por categorias Causas de riscos ou áreas do projeto que requerem mais atenção Lista de riscos que requerem respostas a curto prazo Lista de riscos para análise e resposta adicional Lista de observação de riscos de baixa prioridade Tendências nos resultados da análise qualitativa de riscos
Probabilidade Impacto A: I3M: I2B: I1
R2 Se evento ... Externo ... 2- Média 3- Alto 3- Alto 3- Alta 3- Urgente R3 Se causa ... Gerencial ... 1- Baixa 2- Médio 1- Baixo 2- Baixa 2- Normal
Nível deRisco(PxI)
Urgência Nome
Nível deUrgência(NRxU)
Identificar os riscos
Descrição
R1 Se causa ... Técnico
Identificação Categoria
Análise Qualitativa
3- Alto 2- Média 3- Urgente3- Alta 2- Médio
Indicadores(Gatilho)
Qualificação
Gerência de Projetos
Realizar a análise quantitativa de riscos
Gerência de Projetos
Realizar a análise quantitativa de riscos
Missão: Fazer a análise numérica do efeito dos riscos
identificados nos objetivos gerais do projeto Técnicas coleta e apresentação de dados:
Entrevistas e distribuição de probabilidades (beta e triangular na forma normal, uniforme e lognormal) quando a quantificação não for possível
Nas distribuições: em x ficam o custo ou o tempo e em y a probabilidade de ocorrência
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Registro dos riscosPlano de gestão dos riscosPlano de gestão dos custosPlano de gestão do cronogramaAtivos de processos da empresa
Técnicas de coleta e apresentação de dadosTécnicas de modelagem e análise quantitativaOpinião especializada
Registro de riscos atualizado
Gerência de Projetos
Realizar a análise quantitativa de riscos - técnicas
Técnica de modelagem e análise quantitativa Análise de sensibilidade:
• Determinar os riscos de maior impacto no projeto• Utiliza o Diagrama de Tornado, onde o valor de uma variável é calculado para todo o intervalo considerando as outras variáveis como fixa• Exemplos de Diagrama de Tornado:
Gerência de Projetos
Realizar a análise quantitativa de riscos - técnicas
Técnica de modelagem e análise quantitativa Análise do valor monetário esperado (VME):
• De forma simples: VME = Probabilidade x Impacto• Para uma Árvore de Decisão:
– Previsão do valor médio em cenários de incerteza, é obtido pela somatória do produto da probabilidade x impacto– Esta análise é feita normalmente numa Árvore de Decisão– Exemplo:
Gerência de Projetos
Realizar a análise quantitativa de riscos - técnicas
Técnica de modelagem e análise quantitativa Modelagem e simulação:
• Construa o modelo [equação, ex: impacto = f(incerteza)] que represente a relação do impacto (custo, prazo, etc.) à partir da definição da incerteza (dias, recursos, etc.)• Use simulação de Monte Carlo para definir o valor da incerteza• Use o modelo para calcular o Impacto e a distribuição de probabilidade para definir o Nível de Confiança (Probabilidade de estar certo)• Plote os resultados num gráfico de frequência acumulada do Nível de Confiança e deduza o valor mais provável
Gerência de Projetos
Realizar a análise quantitativa de riscos - saídas
Registro de riscos atualizado: Análise probabilística do projeto & Lista priorizada de riscos quantificados:
• Deve ser feita uma análise que gere uma lista priorizada dos riscos que foram quantificados, ou seja, os mais relevantes do projeto, considerando:– Probabilidade de provocar problemas, de afetar o caminho crítico, que precisam de mais reservas de contingência
Probabilidade de realização dos objetivos de custo e prazo:• Apresenta a probabilidade de cumprir o prazo do projeto e/ou o custo
Tendências nos resultados das análises quantitativa dos riscos:• À medida que as análises são repetidas, a observação de tendências torna-se possível, facilitando inclusive a gestão de mudanças
Probabilidade Impacto Probabilidade Impacto A: I3M: I2B: I1 ... 2- Média 3- Alto 3- Alto 3- Alta 3- Urgente 60% 10.200 6.120... 1- Baixa 2- Médio 1- Baixo 2- Baixa 2- Normal 30% 4.500 1.350
Nível deRisco(PxI)
Urgência Nível deUrgência(NRxU)
Análise Qualitativa Análise Quantitativa
80% 4.0005.000
QuantificaçãoVME
(Reserva deContingência)
3- Alto 2- Média 3- Urgente3- Alta 2- Médio
Indicadores(Gatilho)
Qualificação
Gerência de Projetos
Planejar respostas - processo
Gerência de Projetos
Planejar as respostas aos riscos
Missão: Desenvolver as ações para aumentar as oportunidades e reduzir as
ameaças aos objetivos do projeto Estratégias para riscos negativos ou ameaças:
Eliminar (eliminar a causa, prevenção):• Mudar os planos para que o risco não exista. Ex: Excluir uma entrega
Transferir (desviar):• Passar a responsabilidade do impacto para outros. Ex: Seguro
Mitigar (eliminar gatilhos, indicadores, etc.):• Executar ações para reduzir a probabilidade. Ex: Prova de conceito
Aceitar:• Aceitar a existência e convivência com o risco. Ex: Chuva
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Registro de riscosPlano de gestão de riscos
Estratégias para riscos negativos ou ameaçasEstratégias para riscos positivos ou oportunidadesEstratégias para respostas de contingênciasOpinião especializada
Registro de riscos atualizadoDecisões contratuais relacionadas a riscosPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado
Gerência de Projetos
Planejar as respostas aos riscos - técnicas
Estratégias para riscos positivos ou oportunidades: Explorar:
• Atuar para a oportunidade acontecer. Ex: Jogar na loteria Compartilhar:
• Dividir a propriedade da oportunidade. Ex: Produção “à meia” Melhorar:
• Identificar os impulsionadores e atuar para melhorá-los. Ex: Fazer vários jogos na loteria Aceitar:
• Aceitar a oportunidade sem trabalhar pela ocorrência dela.
Estratégias para respostas de contingências: O que vamos fazer se o sinistro ocorrer? É melhor pensar nisto agora ou no momento do sinistro?
Gerência de Projetos
Planejar as respostas aos riscos - saídas
Registro de riscos atualizado: Plano de Ação e Plano de Contingência com os respectivos responsáveis Riscos Residuais:
• São riscos que continuam após a execução do Plano de Ação Riscos Secundários:
• São riscos resultantes da aplicação das respostas planejadas Gatilhos de riscos:
• Eventos que disparam um determinado Plano de Ação Contratos Planos Alternativos:
• Planejamento alternativo ao Plano de Contingência Reservas (para contingências)
Gerência de Projetos
Planejar as respostas aos riscos - saídas
Registro de riscos atualizado:
Probabilidade Impacto A: I3M: I2B: I1
R2 Se evento ... Externo ... 2- Média 3- Alto 3- Alto 3- Alta 3- Urgente R3 Se causa ... Gerencial ... 1- Baixa 2- Médio 1- Baixo 2- Baixa 2- Normal
Nível deRisco(PxI)
Urgência Nome
Nível deUrgência(NRxU)
Identificar os riscos
Descrição
R1 Se causa ... Técnico
Identificação Categoria
Análise Qualitativa
3- Alto 2- Média 3- Urgente3- Alta 2- Médio
Indicadores(Gatilho)
Qualificação
Probabilidade Impacto A: PA3M: PA2B: PA1
60% 10.200 6.120 ... ... Beltrano30% 4.500 1.350 ... ... Cricrano
Responsávelpelo Risco
Fulano
Respostas aos riscos
Plano deAção
Plano deContingência
Plano de RespostasAnálise Quantitativa
80% 4.0005.000
QuantificaçãoVME
(Reserva deContingência)
PC1
Gerência de Projetos
Planejar as respostas aos riscos - saídas
Decisões contratuais relacionadas a riscos: As decisões transferência de riscos normalmente envolvem contratos que precisam ser identificados neste momento
Plano de gestão do projeto atualizado: Podem ocorrer atualizações na EAP (WBS) e nos Planos de Gestão de: Cronograma (e linha base), Custos (e linha base), Qualidade, Aquisições e Recursos Humanos
Documentos do projeto atualizado: Podemos atualizar premissas, documentos técnicos, etc.
Gerência de Projetos
Monitorar e controlar os riscos - processo
Gerência de Projetos
Monitorar e controlar os riscos
Missão: Acompanhar os riscos identificados, monitorar os residuais,
identificar novos, executar planos de respostas e avaliar a eficácia da gestão de riscos
No monitoramento e controle devemos responder: As premissas continuam válidas? O risco mudou de estado ou de tendência? Os procedimentos e políticas estão sendo seguidos? As reservas de contingência precisam ser modificadas? As respostas aos riscos continuam adequadas?
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Registro de riscosPlano de gestão do projetoInformações sobre desempenhoRelatórios de desempenho
Reavaliação de riscosAuditorias de riscosAnálise de tendências e variaçõesMedição do desempenho técnicoAnálise de reservasReuniões de andamento
Registro de riscos atualizadoAtivos de processos atualizadoSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado
Gerência de Projetos
Monitorar e controlar os riscos - técnicas
Reavaliação de riscos: Atualização do registro de riscos, que pode ser periódica ou eventual
Auditorias de riscos: Verificação da eficácia da identificação, gestão de causas-raízes e
aplicação dos planos Análise de tendências e variações:
O acompanhamento periódico permite a percepção de tendências e atuação do gestor em relação à elas
Medição do desempenho técnico: O desempenho técnico deve ser previsto de forma quantitativa para ser
controlado eficientemente Análise de reservas:
As reservas precisam ser atualizadas nas ocorrências de sinistro ou alterações de probabilidade
Reuniões de andamento: São utilizadas para fazer as análises e atualizações
Gerência de Projetos
Monitorar e controlar os riscos - saídas
Registro de risco atualizado: Os resultados das avaliações, auditorias, revisões, etc.
Ativos de processos atualizado: Melhorias no modelos de gestão de riscos, lições
aprendidas, mudanças na EAR, etc. Solicitações de mudanças:
Ações corretivas e preventivas recomendadas Plano de gestão do projeto atualizado:
O plano de gestão de riscos pode ser atualizado Documentos do projeto atualizado:
Podemos atualizar premissas, documentos técnicos, etc.
Gerência de Projetos
Exemplos de questões
1) Se um evento de risco tem 90% de probabilidade de ocorrer e as conseqüências serão no valor de R$ 10.000, o que R$ 9.000 representam? A. Valor do risco B. Valor presente C. Valor monetário esperado D. Orçamento para contingências.
2) Os riscos serão identificados durante qual ou quais processos de gerenciamento de riscos? A. Realizar a análise quantitativa dos riscos e Identificar riscos. B. Identificar os riscos e Monitorar e controlar os riscos C. Realizar a análise qualitativa dos riscos e Monitorar e controlar riscos D. Identificar os riscos
Respostas: C e B
Gerência de Projetos
Obrigado!
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