O que é um Projeto?
Um empreendimento único e não-repetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos preestabelecidos.
Darci Prado
É o processo de reunir e liderar uma equipe de pessoas e outros recursos, para estimar, planejar, acompanhar e controlar um número de tarefas relacionadas entre si, que resulta num produto final específico, que deve ser criado num prazo, dentro de um orçamento e de acordo com as especificações.
American Management Association
Diferença entre Projeto e Operação
Projetos • É um esforço temporário e único.
• A equipe planeja e executa o projeto
• Enfrenta escopos que podem ser desconhecidos
• Utiliza equipe multidisciplinar
• Termina com um resultado único e específico
• Exemplo: A minha mudança de residência
Operações • É um esforço contínuo , estável,
repetitivo e consistente.
• As pessoas desempenham as mesmas tarefas a cada ciclo do processo
• Não exige uma equipe multidisciplinar
• O controle de produtividade é estabelecido em torno de metas de produção
• Exemplo: O trabalho da empresa de mudanças
Projetos e Planejamento Estratégico
Projetos são normalmente iniciados para alcançar um objetivo estratégico das organizações, como resultado de uma ou mais das seguintes razões:
• Demanda do mercado
• Necessidade do negócio
• Pedido de um cliente
• Avanço tecnológico
• Requisito legal
Gerência de Projetos
• É a sistematização e a organização dos processos de Definição, Planejamento, Execução, Controle e Conclusão de Projetos.
• São técnicas e métodos de Administração, aplicados para estimar, planejar e controlar atividades com o objetivo de alcançar um resultado final dentro de determinado prazo, custo e de qualidade.
Onde se utiliza GP
• Implantação de TI e Telecomunicações
• Desenvolvimento de Novos Produtos e Serviços
• Projetos de Engenharia
• Projetos de Marketing
• Projetos de Manutenção
• Melhoria de Processos
Papel de um Gerente de Projetos
• Responsável por atingir os objetivos do projeto
• Seu papel difere do Gerente Funcional e do Gerente de Operações
• Em alguns casos se reporta ao Gerente Funcional
As principais vantagens de GP
• Maior satisfação do Cliente
• Ciclo de desenvolvimento mais curto
• Custos menores
• Decisões mais eficazes
• Menos improviso
Outras vantagens de GP
• A entrega é feita dentro do prazo contratado
• O orçamento é respeitado
• A identificação antecipada dos problemas permite planejar e realizar ações corretivas
• Criar um produto ou prestar um serviço de qualidade na primeira vez
Mais vantagens de GP
• O planejamento e o compartilhamento de recursos aprimora a eficiência (reduz custos).
• A comparação do Realizado com o Planejado melhora o desempenho dos projetos.
Vantagens adicionais de GP
• A utilização de procedimentos, formulários e modelos amigáveis sistematiza o trabalho.
• A comunicação previamente planejada facilita a entrada, saída, distribuição, freqüência e no arquivamento de dados do projeto.
Como implantar GP ?
• Disseminar em toda a organização os princípios e a metodologia de Gerência de Projetos
• Implementar normas e procedimentos com as quais os patrocinadores e as equipes de projeto se nortearão.
• Formar as Equipes de Projeto e desenvolver as habilidades pessoais
• Disponibilizar orientadores internos ou externos capazes de apoiar as equipes.
• Constituir um comitê definidor de prioridades para os projetos.
Quais as restrições à aplicação da GP ?
• Um bom gerenciamento de projetos exige um investimento inicial de tempo e esforço • Não há tempo para Planejar, mas sempre há tempo
para improvisar e fazer de novo.
• A organização não está comprometida • Estimativas de prazo e de custo não são realistas.
• A organização não sabe como utilizar GP • Utiliza algumas ferramentas por pressão do
mercado.
Por que algumas empresas não se utilizam de GP ?
• A organização utilizou a GP de modo inadequado. • Não há integração: diferentes grupos têm
objetivos diferentes
• A organização tem medo de controle. • Cultura do improviso
• Orientação para o produto e não para o processo.
PRODUTO
porque
As quatro restrições em GP
Escopo
O que
Qualidade
Quanto bom
Custo
Por quanto
Tempo
Quando
Desempenho
Esforço
Competitividade Viabilidade
As cincos fases de GP
• Definição
• Planejamento
• Execução
• Controle
• Conclusão
Definição Planejamento
Controle Execução
Conclusão
Definição
• Estudar a viabilidade de realizar um projeto
• Determinar o objetivo e as metas que o projeto deve alcançar.
• Determinar as expectativas dos envolvidos no projeto – usuários, clientes, direção e outros.
• Definir o escopo geral do projeto.
• Selecionar os primeiros integrantes da equipe do projeto.
• Formalizar a constituição do projeto.
Planejamento
• Detalhar o escopo do projeto em termos de resultados, prazo e recursos.
• Listar as atividades necessárias para alcançar os objetivos do projeto.
• Seqüenciar as atividades de maneira mais eficiente possível.
• Elaborar um cronograma e um orçamento viável para alocar recursos às atividades necessárias para concluir o projeto.
• Obter a aprovação dos envolvidos e interessados no projeto.
Execução
• Gerenciar a equipe do projeto
• Reunir-se com os integrantes da equipe do projeto.
• Comunicar-se com os envolvidos e interessados no projeto.
• Solucionar conflitos ou problemas que surgem durante a execução.
• Assegurar os recursos necessários – dinheiro, pessoal e equipamentos – para executar o projeto aprovado.
Controle
• Monitorar os desvios do programado.
• Tomar ações corretivas para harmonizar o executado com o programado.
• Avaliar as solicitações de alteração do projeto que envolvam escopo, prazo e custo.
• Quando necessário, reprogramar o projeto.
• Quando necessário, ajustar o nível de recursos.
• Proceder os ajustes necessários e obter a aprovação dos patrocinadores do projeto.
Controle
• Monitorar os desvios do programado.
• Tomar ações corretivas para harmonizar o executado com o programado.
• Avaliar as solicitações de alteração do projeto que envolvam escopo, prazo e custo.
• Quando necessário, reprogramar o projeto.
• Quando necessário, ajustar o nível de recursos.
• Proceder os ajustes necessários e obter a aprovação dos patrocinadores do projeto.
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