Quando as exigências do mercado e o desempenho dos concorrentes crescem mais rapidamente que a capacidade de melhoramento do Gerenciamento da Rotina em sua organização, é necessário introduzir o Gerenciamento pelas Diretrizes, para responder a estes desafios.
2.1 CONCEITO DE GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES
CONDIÇÕES VITAIS:
a. Liderança (comprometimento, fé e participação intensa) da Alta Administração.
b. Focalização da emoção, do entusiasmo e do conhecimento de todos os funcionários nos temas estabelecidos para solução.
Figura 2.1: Conceituação do Gerenciamento pelas Diretrizes
Nível do Resultado
da Empresa
Tempo
Prazo
Meta Atingível pelo Gerenciamento da Rotina
Meta necessária à sobrevivência
SituaçãoAtual
Diferença
• Busca das causas que impossibilitam o atingimento• Ideias de medidas
Medidas de rompimento com a situação atual
(Breakthrough)
Desdobramento das medidas
GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES
Melhoria dos produtos e processos existentes
Novos produtos e novos processos (nova tecnologia)
Análise
*
*
*
Numa época como a que estamos vivendo, em que as organizações têm sido forçadas a fazer grandes mudanças em sua estrutura para atender às exigências do mercado, é muito importante:
2.2 CONCEITO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
a. Um planejamento de médio e longo prazo, referente à inovação de sua estrutura, considerando novas tecnologias de fabricação e de administração.
b. Um planejamento de médio e longo prazos, referente à inovação de sua linha de produtos, considerando novas tecnologias e novos materiais.
Portanto, o estabelecimento de um Plano Estratégico torna-se a tarefa mais importante da Alta Administração.
PDCA, significa:
P – Estabelecimento das Diretrizes para todos os níveis gerenciais.
D – Execução das Medidas prioritárias e suficientes.
C – Verificação dos resultados e do grau de avanço das medidas.
A – Reflexão (análise da diferença entre as metas e os resultados alcançados, determinação da causas deste desvio e recomendações de medidas corretivas [contramedidas]).
2.3 MÉTODO DE GERENCIAMENTO
Esta reflexão significa analisar através de informações (fatos e dados) a diferença entre o resultado obtido e o valor previsto no plano, identificar as CAUSAS que geraram tal diferença e apresentar as CONTRAMEDIDAS a essas causas.
A base do trabalho de uma empresa é o Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-A-Dia. Todo o faturamento da organização decorre de trabalho executado através deste gerenciamento.
2.4 RELACIONAMENTO ENTRE O GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES E O GERENCIAMENTO DA ROTINA
O relacionamento entre estes dois tipos de gerenciamento é retratado na Figura 2.2. Observa-se que existem dois tipos de melhorias: a incremental (dentro do Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-A-Dia) e a rompedora (dentro do Gerenciamento pelas Diretrizes).
Figura 2.2: Relacionamento entre o Gerenciamento pelas Diretrizes e o Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia
DIRETRIZES ANUAIS DA ORGANIZAÇÃO
ATIVIDADE PARA MELHORAR (ROMPEDORA)
GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES
PROBLEMAS IMPORTANTES
A S
C D
A P
C D
A P
C D
PROBLEMAS
PROBLEMAS DA ROTINA
GER
ENCI
AMEN
TO D
A RO
TIN
A
ATIV
IDAD
ES
PA
RA M
ANTE
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PAR
A M
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R (IN
CREM
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L)
INICIATIVAS DE CADA GERENTE PARA MELHORAR O NÍVEL DE CONTROLE
PADRÃO ATUAL
PADRONIZAÇÃO
PRODUTOS
NORMAS DA ORGANIZAÇÃO
O Gerenciamento pelas Diretrizes baseia-se na inovação. É uma busca permanente da melhor forma de se fazerem as coisas.
2.6 FILOSOFIA DO GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES
O mercado impõe metas desafiadores, de difícil atingimento. Se nada for feito no processo que gera o resultado, a meta não será atingida. Atingir estas metas implica CONDUZIR MUDANÇAS RIGOROSAS na organização.
Figura 2.3: Sistema de Gerenciamento pelas Diretrizes
PDCA
DIRETRIZES DE LONGO PRAZO• VISÃO• ESTRATÉGIAS
DIRETRIZES DE ANUAIS• METAS• MEDIDAS (TÁTICAS)
EXECUÇÃO DOS
PLANOS DE AÇÃO
VERIFICAÇÃO• ITENS DE CONTROLE• ACOMPANHAMENTO DA
IMPLEMENTAÇÃO DO PLANO• DIAGNÓSTICOS
REFLEXÃO
Uma META é constituída de três partes:
a. um objetivo gerencial;
b. um valor;
c. um prazo.
3.1 CONCEITO DE META
O entendimento de que todas as coisas estão ligadas entre si por um relacionamento meio-fim (abordagem holística) é fundamental para o domínio do gerenciamento.
3.2 CONCEITO DE PROBLEMA
Para compreender melhor, considere o seguinte: o que é um problema?
“Um problema é um resultado indesejável de um processo”.
Tem sido observado, em todos os níveis gerenciais de uma organização, que grandes erros e desperdícios são evitados quando se define perfeitamente o problema. As pessoas devem ser educadas e treinadas para isto.
+
Figura 3.1: Conceito de Diretriz e Problema
PROCESSO PESSOAS
SOCIEDADEPRODUTO
SATISFAÇÃO E SEGURANÇA DAS
PESSOAS DO PROCESSO
AQUI SÓ EXISTEM CAUSAS
AQUI ESTÃO OS PROBLEMAS
MEDIDAS META
DIRETRIZ
Se você quiser manter sua organização viva e rentável é bom que comece a tomar providências para desenvolver um gerenciamento cada vez mais científico. É disto que trata o Gerenciamento pelas Diretrizes.
3.4 MÉTODO DE PLANEJAMENTO
É imperioso que se aprenda que TUDO que é feito dentro de uma organização faz parte de um plano de ação (mesmo que este não tenha sido escrito) para se atingir uma meta.
É imperioso que se aprenda que o estabelecimento de um plano se inicia pelo anúncio da meta e do problema que se deseja resolver.
O planejamento consta das etapas básicas (observe a estrita obediência ao relacionamento meio-fim) mostradas na figura 3.2:
1. Conhecer a meta e, portanto, o problema (fins);2. Analisar o fenômeno (fins);3. Analisar o processo (meios);4. Estabelecer o plano (meios);
Figura 3.2: Roteiro do Planejamento
ANÁLISEDO
PROCESSO
ANÁLISEDO
FENÔMENOSOCIEDADE
PESSOAS(MERCADOS)
INÍCIO
3 2
4 1PLANO META
SATISFAÇÃO E SEGURANÇA
DAS PESSOAS (SUA EQUIPE)
PRODUTO
PROCESSO(SEU NEGÓCIO)
DIRETRIZ
A análise transforma a informação em conhecimento que pode, então, ser utilizado na tomada de decisões.
3.4 MÉTODO DE PLANEJAMENTO
DIRETRIZ = META + PLANO
Cada pessoa, em cada nível hierárquico, deverá ter seu próprio Plano de Ação.
3.5 MÉTODOS DE DESDOBRAMENTO DE DIRETRIZES3.5.2 CARACTERÍSTICAS DAS MEDIDAS DE UMA DIRETRIZ
No método A, em cada nível, para cada meta, são estabelecidas as medidas prioritárias e suficientes para seu atingimento, das quais se originam as novas metas em níveis hierárquicos inferiores.
3.5 MÉTODOS DE DESDOBRAMENTO DE DIRETRIZES3.5.3 MÉTODOS DE DESDOBRAMENTO
No método B é feito o desdobramento da metas em todos os níveis hierárquicos, para depois ser feito o estabelecimento das medidas em cada nível.
Figura 3.3: Métodos de Desdobramento
META
MEDIDAS
META
MEDIDAS
META
MEDIDAS
DesdobramentoOrientaçãoAnálise
Diretriz
META
MEDIDAS
META
MEDIDAS
META
MEDIDAS
(A)
(B)
Figura 3.4: Desdobramento das Diretrizes pelo Método A
Medida 3 + Valor + Prazo = META
MEDIDASMedida 1Medida 2
.
.
.Medida n
META
Medida 3 + Valor + Prazo = META
MEDIDASMedida 1Medida 2
.
.
.Medida n
MEDIDAS
WHAT
Medida 1Medida 2...Medida n
WHO WHEN WHERE WHY HOW
PLANO DE AÇÃO DO GERENTE
DIRETRIZ DO GERENTE
DIRETRIZ DO DIRETOR
DIRETRIZ DO PRESIDENTE
DESDOBRAMENTODAS
DIRETRIZES
Figura 3.5: Desdobramento das Diretrizes pelo Método B
META META META
Medida 1Medida 2...Medida n
Diretriz do Presidente
Medida 1Medida 2...Medida n
Diretriz do Diretor
Medida 1Medida 2...Medida n
Diretriz do Gerente
1
2DESDOBRAMENTO
DASMEDIDAS
DESDOBRAMENTODAS
METAS
A Estrutura Organizacional é a maneira de se distribuir o trabalho e delegar a autoridade na organização.
3.6 DESDOBRAMENTO DAS DIRETRIZES E A ESTRUTURA DAS ORGANIZAÇÕES
3.6.1 TIPOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
Várias destas opções podem ser utilizadas conjuntamente. No entanto, é conveniente ressaltar que são apenas formas de estruturar o trabalho. Não são sistemas gerenciais. Sistema gerencial é um sistema voltado para atingir as metas necessárias à sobrevivência de uma organização, como o Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia e o Gerenciamento pelas Diretrizes.
Figura 3.6: Alguns Tipos de Estrutura Organizacional
ESTRUTURA VERTICALGerenciamento por função ocupacional
Compras Produção . . . . . . Vendas
Novo Produto Gerenciamento por Projeto
ESTRUTURA HORIZONTAL
:
Qualidade
Gerenciamento Interfuncional
Custo
Quantidade: : : : :
AGerenciamento por
Unidades de Negócios
B
C: : : : :
(Modelo Especializado) (Modelo Multiforme)
VERTICAL
HORIZONTAL
Figura 3.7: Procedimento de Desdobramento das Diretrizes com Métodos e Estruturas Diferentes
2
Método de Desdobramento
Tipo de Estrutura
Meta
Medida
Meta
Medida
Meta
Medida
Meta
Medida
Meta
Medida
Meta
Medida
Método A Método B
1
3
Faixa Branca Faixa Marrom
Faixa Preta
A análise é a essência do Planejamento. O conhecimento é fundamental para a análise.
3.8 FATORES PARA UM BOM PLANEJAMENTO3.8.1 CONHECIMENTO DAS PESSOAS
Solicita-se a especial atenção do empresário brasileiro para o fato de que suas empresas faturam cada vez mais este conhecimento, que está contido em seus produtos e processos.
Quanto melhor o gerenciamento (busca incessante do atingimento das metas), melhor a utilização da capacidade mental das pessoas. Quando o gerenciamento é fraco, a capacidade mental é desperdiçada.
Figura 3.8: Esquema mostrando o domínio da informação ao transformá-la em conhecimento e ao utilizar este para atingir metas
UNIVERSO DAS INFORMAÇÕESFATOS = Informações Qualitativas DADOS = Informações Numéricas
CONHECIMENTO DOS FATORES ATUAIS DO PROBLEMA• QUE?• ONDE?
• QUEM?• QUANTOS?
• COMO?• QUANDO?
CONHECIMENTO TÉCNICO ACUMULADO• PSCICOLOGIA• ECONOMIA• ENGENHARIA, ETC
META PROBLEMA
ANÁLISE DO
FENÔMENO
ANÁLISE DO
PROCESSO
PLANOSDE
AÇÃOATINGIR A META
Várias Ferramentas da Administração e do
Planejamento
Estatística e Ferramentas da
EstatísticaPROCESSAMENTO
COLETA
DISPOSIÇÃO
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