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MANUAL DO SISTEMA INOVA GESTÃO DE PROJETOS

MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO Subprocuradoria-Geral de Justiça de Planejamento Institucional

CENTRO DE GESTÃO ESTRATÉGICA

MPSP

SÃO PAULO | 2018 Emissão Inicial

“A disciplina de gerência de projetos articulada em nível organizacional é competência fundamental para a realização das estratégias corporativas, através da contínua entrega de projetos bem-sucedidos” (Albert Schlichter, 2001)

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA Gianpaolo Poggio Smanio SUBPROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA DE PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL Paulo Sérgio de Oliveira e Costa SUBPROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA DE POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS E INSTITUCIONAIS José Antônio Franco da Silva SUBPROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA JURÍDICA E COMPETÊNCIA ORIGINÁRIA Nilo Spinola Salgado Filho SUBPROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA DE POLÍTICAS CRIMINAIS E INSTITUCIONAIS Mário Luiz Sarrubbo DIRETOR DO CENTRO DE ESTUDOS E APERFEIÇOAMENTO FUNCIONAL Antônio Carlos da Ponte SECRETÁRIO EXECUTIVO DA PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA Fábio Ramazzini Bechara SECRETÁRIO ADMINISTRATIVO DA PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA Fernando Pastorelo Kfouri SECRETÁRIA DE INTEGRAÇÃO DA PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA Lídia Helena Ferreira da Costa dos Passos CENTRO DE GESTÃO ESTRATÉGICA Fernando Ferreira Fernandes Ribeiro Edson Amaral dos Reis Mário Amaral Vieira Neto Raphael de Matos Rodrigues Erika Tereza Perdigao Claudio Fernando dos Reis

Ministério Público DO ESTADO DE SÃO PAULO

Manual do Sistema

Gestão de Projetos

CENTRO DE GESTÃO ESTRATÉGICA

SÃO PAULO |Julho/2018

MPSP

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Sumário

Sumário

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Apresentação Bem-vindo ao Sistema de Gestão de Projetos INOVA, este Manual tem por objetivo ilustrar as funcionalidades do sistema INOVA.

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Nome: MANUAL DO SISTEMA DE GESTÃO DE PROJETOS

Código:

CONTROLE DE EMISSÃO E REVISÕES

Nº Revisão – Descrição da Revisão: 00 – Emissão Inicial.

Elaborado por: EDSON AMARAL DOS REIS

Área: CGE

Data: 23/07/2018

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ACESSO AO SISTEMA

Para este Sistema Recomendamos utilizar o Navegador Google Chrome

Na Barra de comandos do Navegador entrar no portal do MPSP “www.mpsp.mp.br“ No canto superior direito clicar na opção "Internet":

Entrar com usuário e senha institucional e clicar <Login>;

No Canto superior direito do navegador clicar em "Portal da Comunicação"

Ao lado direito da página acessar clicando no ícone do INOVA. O Sistema INOVA solicitará o login e a senha, que será o seu usuário institucional é o mesmo do ponto eletrônico. Depois clique no botão ACESSAR.

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Pronto, você está no Sistema INOVA e poderá visualizar os seus projetos e também outros projetos de acesso comum.

INOVA – VISÃO GERAL DO SISTEMA

Após o login de acesso, o sistema INOVA será apresentado com uma interface bem intuitiva. Você estará visualizando um Painel com vários acessos no sistema.

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2.1 Menu Lateral de Opções – Painel

2.2 Menu Lateral de Opções – Portfólio

Clicando na opção Painel é listado ao lado todos os seus projetos e iniciativas que estão no portfólio de projetos. Após o login de acesso já vem com esta lista como default. Clicando na opção (retângulo azul) onde está nomeado como “Planos, Projetos e Iniciativas” tem o mesmo efeito, sendo listado todos os seus projetos e iniciativas que estão no portfólio de projeto

Portfólio é a consolidação dos projetos da instituição ou de uma área com o intuito de gerenciar melhor os recursos compartilhados e obter melhores resultados. Clicando na opção Portfólio é listado ao lado todos os Planos, projetos e iniciativas que estão no portfólio de projetos. Será listado o total destes registros e clicando na lupa será apresentado todos os detalhes de cada registro e suas eventuais pendências.

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2.3 Menu Lateral de Opções – Add Projetos

2.4 Menu Lateral de Opções – Operador

Ao clicar nesta opção será possível cadastrar um novo Plano, projeto ou uma iniciativa que estão no portfólio de projetos Registre um nome para iniciar o cadastro e depois clique em “Incluir”, entre com as informações conforme explanado abaixo no módulo: INOVA - DADOS GERAIS

O módulo “Usuário” apresentará o módulo de informações do usuário para preenchimento. É a mesma opção clicado em “Meu Perfil” (retângulo Amarelo) que descreve dados do usuário.

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2.5 Opção: Planos, Projetos e Iniciativas Clicando na opção (retângulo azul) onde está nomeado como “Planos, Projetos e Iniciativas” é listado abaixo todos os seus projetos e iniciativas que estão no portfólio de projeto. Após o login de acesso já vem com esta lista como default.

Visualizando seus projetos você poderá clicar na lupa e visualizar mais detalhes do projeto. 2.6 Opção: Minhas Ações Pendentes Na opção (retângulo vermelho) onde está nomeado como “Minhas Ações Pendentes“ será listado todas as ações de seus projetos com alguma ausência de informação.

Será possível verificar a pendência clicando na lupa (do lado direito), que te direcionará diretamente para o projeto, exatamente onde indica a pendência.

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2.7 Opção: Indicadores de Desempenho Os indicadores de desempenho servem para visualizar a performance de cada projeto, como forma de acompanhar os objetivos traçados pelo planejamento estratégico, analisando o que já foi alcançado e o que precisa ser ajustado para atingir as metas.

O desenvolvimento do projeto pode ser fortemente influenciado pela demonstração destes indicadores, que devem ser utilizados nas diferentes atividades que agregam valor ao negócio. Com essas análises, também é possível conhecer os pontos de melhorias, necessários em cada processo. IN Na opção (retângulo verde) serão apresentados os projetos que tem seus indicadores de desempenho cadastrados.

Será possível acessar os detalhes do Indicador clicando na lupa (do lado direito), que te direcionará diretamente para o projeto indicado onde poderá na aba “Indicadores” acessar os índices cadastrados. 2.8 Opção: Meu Perfil Em “Meu Perfil” (Amarelo) descreve o perfil do usuário.

Neste módulo será atualizado os dados do usuário.

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INOVA – DADOS GERAIS Este módulo é apresentado em dois cenários: 3.1 Ao registrar um novo projeto:

3.2 Quando realizamos a consulta de um Plano, Projeto ou Iniciativa já existente:

Neste módulo registramos informações objetivas do projeto e lembrando que ao término do preenchimento de um campo, clicando em outro o sistema solicitará que salve as informações digitadas.

No campo “Tipo” nos deparamos com os tipos de ação “Projeto” e “Iniciativa”; No próximo campo preencher com o “Nome do projeto”; No Campo Status do projeto temos:

Em elaboração - este status representa a construção do planejamento; Em execução - quando este projeto já foi planejado e está sendo aplicado seu plano de ação; Suspenso - o projeto está parado até segunda ordem, temporariamente; Finalizado - Fim do projeto.

Após clicar no botão incluir, será registrado o projeto com as informações mínimas registradas anteriormente:

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Em cada campo para preenchimento já está sua descrição, onde já vem especificado em detalhes no corpo de cada campo:

INOVA – ARQUIVOS O objetivo aqui será o upload de arquivos que deseja anexar ao projeto. Também poderá registrar um link de acesso.

Para upload de um arquivo clicar no botão . Será apresentado um formulário para anexo e preenchimento das informações do arquivo:

Selecione qual será o Tipo do arquivo para anexo, entre eles, verifique se o arquivo é uma apresentação (power point), um artigo (poderia ser em word, pdf,...), áudio, vídeo, foto (imagem), conforme a lista. Caso não encontre o tipo desejado, utilize a opção “outros” na lista. Caso queira mandar a sua sugestão para inclusão, encaminhe para o CGE (cge@mpsp.mp.br).

Em Descrição do Arquivo, faça um breve comentário sobre conteúdo do arquivo ou para que fim será.

Selecione o arquivo desejado. Neste campo clicando no botão , pesquise o caminho

da pasta onde está o arquivo para selecioná-lo. Clique no botão .

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O Arquivo poderá ser visto nesta grid, com a opção de exclusão do arquivo e também download.

Para adicionar um link clicar no botão . Será apresentado um formulário para escolha do tipo do arquivo onde apontará o link:

Selecione qual será o Tipo do conteúdo do link, entre eles, verifique se o conteúdo do link é uma apresentação (Power Point), um artigo (poderia ser em word, pdf,...), áudio, vídeo, foto (imagem), conforme a lista. Caso não encontre o tipo desejado, utilize a opção “outros” na lista. Caso queira mandar a sua sugestão para inclusão, encaminhe para o CGE (cge@mpsp.mp.br).

Em Link cole o endereço do link. Em Descrição do Link, faça um breve comentário sobre conteúdo do Link.

Clique no botão .

O Link poderá ser visto nesta grid, com a opção de exclusão do arquivo e também download.

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INOVA – STAKEHOLDERS Stakeholders são os interessados, público estratégico, envolvidos no projeto.

No sistema separamos em dois tipos Stakeholders, o Interno e o Externo

Clicando no botão , apresentará uma tela de inclusão de integrantes da equipe:

Entre com o nome do Membro da equipe, entrando com o primeiro nome o sistema sugere a lista com este nome. Entre com a “função” (função na equipe) selecionando uma da lista;

Clicar no botão , finalizando, apresentará uma mensagem (em verde, Membro Incluído com sucesso!).

Clique no botão para incluir um contato externo (lembrando que este não terá acesso no sistema, apenas para registro):

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Entre com o nome do contato da equipe, entrando com o primeiro nome o sistema sugere a lista com este nome. Digitar o nome do órgão, número de telefone e e-mail.

Clicar em no botão , finalizando, apresentará uma mensagem (em verde, Registro realizado com sucesso!).

Caso queira Excluir um envolvido é só clicar no botão da lixeira em vermelho e depois confirmar,

apresentará uma mensagem de confirmação, confirme (botão ), o sistema apresentará um mensagem de “Contato excluído com sucesso!” ou no caso do Membro “Membro excluído com sucesso!”.

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INOVA – INDICADORES Neste módulo é possível listar metas e indicadores de desempenho que auxiliem na medição e acompanhamento do projeto. As metas podem ser prazos ou subprodutos que, somados, conduzam ao objetivo do projeto;

Clique no botão aparecerá um formulário para preenchimento de informações sobre o indicador:

Selecione na lista um tipo de indicador; posicionando o mouse sobre a opção será apresentado um descritivo deste item (tootip);

Entre com um nome para o indicador;

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Descreva a iniciativa, ou seja, faça um descritivo deste indicador; Descreva uma Meta, seria um alvo, propósito; (por ex.: diminuir algum índice, Melhorar algum processo..., aumento na produtividade, ...); Entrar com um valor de unidade, este número poderá ser em quantidade ou porcentual; Entrar com a descrição da fórmula, esta fórmula poderá ser desenvolvida para constatar um cálculo que resulte em um número indicador; A Frequência é a periodicidade da medição do indicador; Preencher com o nome do responsável pela medição do indicador;

Após o preenchimento clicar no botão :

Após será apresentado uma mensagem “Registro realizado com sucesso! ”.

Caso queira alterar um registro de um indicador já existente, na grid abaixo onde é localizado todos

os indicadores cadastrados do projeto, clique no botão da imagem do lápis “Alterar mensagem” que está relacionada ao indicador desejado;

Apresentará o registro do indicador e após alteração da mensagem clique no botão , assim apresentará uma mensagem “registro realizado com sucesso”;

Caso queira Excluir um dos indicadores já cadastrados é só clicar no botão da lixeira em

vermelho relacionado ao item desejado e depois confirmar , apresentará uma mensagem de confirmação, “Indicador excluído com sucesso!”

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INOVA – CUSTOS Neste módulo é possível registrar os custos necessários para a execução do projeto;

Para registrar um novo custo, clique no botão onde aparecerá um formulário para preenchimento de informações.

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No formulário, entre com a descrição da despesa no campo “Descrição da Despesa”; Após selecione o tipo de despesa entre as categorias listadas no combo “Tipo de Despesa”;

Caso a opção do tipo de despesa seja de pessoal, os campos de unidade e valor unitário serão desabilitados;

Caso a opção do tipo de despesa não for de pessoal, o campo cargo será desabilitado.

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No campo cargo, digitando uma palavra chave do cargo desejado, o sistema trará as combinações para seleção do cargo;

No campo “Unidade” selecionar o tipo da unidade que se enquadra na opção apontada; posicionando o mouse sobre a opção será apresentado o descritivo do item (tootip);

Custo unitário, digitar o valor unitário da despesa; Entrar com a quantidade da despesa especificada. O sistema calculará o Valor previsto. Entrar com a data de previsão de desembolso; Abaixo vem a data real do desembolso e o valor real do gasto.

Finalizado o preenchimento clicar no botão , onde será apresentado uma mensagem “Registro realizado com sucesso! ”.

Caso queira alterar um registro de um custo já existente, na grid abaixo, onde é localizado todos os

custos cadastrados do projeto, clique no botão da imagem do lápis “Alterar mensagem” que está relacionada ao custo desejado; Apresentará o registro do custo e após alteração da

mensagem clique no botão , assim apresentará uma mensagem “registro realizado com sucesso”;

Caso queira excluir um registro de custos já cadastrados é só clicar no botão da lixeira em

vermelho relacionado ao item desejado e depois confirmar , apresentará uma mensagem de confirmação, “Custo excluído com sucesso! ”

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INOVA – RISCOS Risco de um projeto é um evento com uma probabilidade de ocorrer no futuro impactando o projeto de forma negativa (ameaça) ou positiva (oportunidade). O objetivo da análise de riscos é maximizar a exposição aos eventos positivos e minimizar a exposição aos eventos negativos. O Gerente do Projeto deve tomar as devidas ações corretivas, identificar as causas, e tomar ações preventivas para que o problema não ocorra novamente. Neste módulo é possível registrar em tópicos os riscos iniciais identificados no projeto;

Para registrar um novo risco, clique no botão onde aparecerá um formulário para preenchimento de informações;

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Selecione na lista um tipo de risco que se enquadra com seu objetivo de risco; Entre com a descrição do risco no campo “Descrição do Risco”; Após selecione na lista o nível de Incidência do risco; Selecione na lista a gravidade do risco; Abaixo um descreva as ações para reduzir a Incidência e a Gravidade do Risco: Entre com o responsável pela ação. Lembrando que clicando e digitando no campo o primeiro/parte do nome, o sistema trará as combinações deste nome para seleção; Exemplo: digitando “eds”

Finalizando, entre com a data do prazo para executar a ação.

Após o preenchimento clicar no botão , onde será apresentado uma mensagem “Registro realizado com sucesso! ”. Caso queira alterar um registro de risco já existente, na grid abaixo, onde é localizado todos os riscos

cadastrados do projeto, clique no botão da imagem do lápis “Alterar mensagem” que está relacionada ao risco desejado; Apresentará o registro do risco e após alteração da mensagem

clique no botão , assim apresentará uma mensagem “registro realizado com sucesso”;

Caso queira excluir um registro de Risco já cadastrado é só clicar no botão da lixeira em

vermelho relacionado ao item desejado e depois confirmar , apresentará uma mensagem de confirmação, “Risco excluído com sucesso! ”

INOVA – PLANO DE AÇÃO Em Gestão de projetos a EAP (Estrutura analítica do Projeto) é uma boa prática para o planejamento das ações. A EAP te dá uma visão de todas as atividades Neste módulo é possível registrar todas as ações do projeto. Na opção de “Status do Projeto” é possível filtrar planos listados na Grid abaixo: No Check caso clicado, apresentará apenas a minhas a ações onde estão registradas como o próprio responsável.

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Para registrar um novo Plano de Ação, clique no botão onde aparecerá um formulário para preenchimento de informações;

Selecione um item da lista (lista dos Processos de gerenciamento) que se enquadra a ação a cadastrar. Essa classificação são processos de gerenciamento que fazem parte de todo o ciclo de vida de um projeto, desde a iniciação do projeto, passando pelo planejamento, execução, controle/acompanhamento até o encerramento/finalização do projeto.

Selecione também em que status está essa ação (À Fazer, Fazendo e Feito). Em cada ação terá um status indicando se a mesma já foi concluída, está em andamento ou se a ação está aguardando para ser realizada. Entre com a descrição da ação no campo “Descrição da Ação”; Após, selecione na lista o nome do responsável pela execução da ação; Lembrando que digitando no campo o primeiro nome o sistema trará as combinações deste nome para seleção; Entre com as datas de Início Previsto da ação e Data Final prevista da ação. A data de conclusão será a data real Final. Preencher com o campo Andamento/Observações, caso seja interessante registrar alguma observação durante a esta ação.

Após o preenchimento clicar no botão , após será apresentado uma mensagem “Registro realizado com sucesso! ”.

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Caso queira alterar um registro do plano já existente, na grid mostrada anteriormente, onde é

localizado todos os planos cadastrados do projeto, clique no botão da imagem do lápis “Alterar mensagem” que está relacionada a ação desejado; apresentará o registro da ação e após

alteração da mensagem clique no botão , assim apresentará uma mensagem “registro realizado com sucesso”;

Caso queira excluir um registro da ação já cadastrada é só clicar no botão da lixeira em

vermelho relacionado ao item desejado e depois confirmar , apresentará uma mensagem de confirmação, “Ação excluído com sucesso! ”

INOVA – MENSAGENS Neste módulo é possível registrar mensagens que serão visualizadas e interagidas entre os stakeholder (partes envolvidas/interessadas do projeto). A princípio, estas mensagens estão sendo visualizadas por todos os usuários.

Para registrar uma nova Mensagem clique no botão onde aparecerá um formulário para preenchimento;

Digite o conteúdo da mensagem;

Após o preenchimento clicar no botão , será apresentado uma mensagem “Registro realizado com sucesso! ”.

Caso queira responder uma das mensagens, nas colunas das mensagens clique no botão da

imagem “seta para esquerda”; Aparecerá um formulário para o preenchimento da resposta;

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Após o preenchimento clicar no botão , será apresentado uma mensagem “Registro realizado com sucesso! ”. Caso queira alterar uma mensagem já existente, na grid abaixo, clique no botão da imagem do

lápis “Alterar mensagem”; Apresentará o registro da Mensagem e após alteração da

mensagem clique no botão , assim apresentará uma mensagem “registro realizado com sucesso”;

Caso queira Excluir uma mensagem já cadastrada é só clicar no botão da lixeira em vermelho

e depois confirmar clicando no botão , apresentará uma mensagem de confirmação da Exclusão, “Mensagem excluído com sucesso!” Observamos que, para excluir uma mensagem que tenha respostas inclusas (salvas), será necessário excluir primeiro essas respostas, depois excluir as mensagens.

INOVA – ADMINISTRAÇÃO Neste módulo é possível registrar informações administrativas do projeto, como: validação e assinatura do ciclo de vida do projeto, Alinhamento estratégico e o Encerramento que serão visualizadas pelos stakeholder, os envolvidos do projeto. Com exceção da aba “Assinaturas”, para acesso a este módulo será necessário o perfil de “ADMINISTRADOR” do sistema. 11.1 Assinaturas

Clicando na aba será apresentado todas as fases do ciclo de vida do projeto;

Após o término da fase do projeto, o responsável deverá clicar no botão da imagem do lápis “Assinar Etapa”; Aparecerá um formulário indicando a assinatura, apresentando o usuário e solicitando a senha (que é a senha do seu usuário institucional);

Após clique no botão , assim apresentará uma mensagem “Assinatura inserida com sucesso! ”;

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11.2 Complementos

Clicando na aba apresentará informações complementares do projeto. No campo “Número” será preenchido um número do projeto. Este número o próprio sistema controlará (você não precisa preencher) será um número sequencial que segue a cada projeto criado. Por exemplo PROJ-018.2017 é o número do projeto “Promover – Programa de gestão das Promotorias de Justiça”.

O campo “Apelido” é um nome fantasia ou o próprio nome do projeto. No Campo órgão externos, selecione sim caso o projeto tenha o envolvimento de órgãos externos; A complexidade do projeto é uma avaliação que influencia entre custo, prazo e risco. Selecione um nível que seja nitidamente a sua percepção em relação aos atributos propostos; Replicabilidade interna e externa (é o nível de execução/implantação do Projeto) selecione o nível “Baixa, Alta, Média, Alta e Muito alta”; Após selecione o Nível do acesso:

o Público – Todos que tem usuário institucional poderá ver o projeto; o Restrito - Restrito entre os Stakeholders (usuários) cadastrados; o Sigiloso – Apenas o Próprio Gerente do projeto acessa

Então, clique no botão , assim apresentará uma mensagem “registro realizado com sucesso”; 11.3 Alinhamentos

Clicando na aba será apresentado os objetivos relacionado ao projeto e também os projetos relacionados a este projeto. Objetivos Relacionados:

Todo projeto institucionalizado e cadastrado no INOVA estará relacionado ao Plano Estratégico do MPSP, PGA, PGN, nesta seara teremos um guarda-chuva de programas/projetos/iniciativas embaixo. Também teremos os Prémios CNMP/Inovare (e outros possíveis) que este projeto poderá estar participando/inscrito. Relembrando que estes módulos serão acessados apenas para usuários com perfil de administrador.

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Projetos Relacionados:

Aqui serão registrados os projetos relacionados ao projetos que está sendo registrado, ou seja, os projetos que complementam, que tratam o mesmo segmento/assunto/faz parte, interagem/comunicam-se entre eles,... Ao registrar um projeto relacionado deverá ser preenchido o tipo de relação e o selecionar o projeto.

O tipo de relação poderá ser complementar quando o projeto interagir com outros projetos, poderá ser concorrente quando tiver objetivos parecidos ou descendente quando gerado outros projetos do mesmo projeto.

Ao digitar o nome do projeto relacionado você poderá entrar com apenas as letras iniciais do nome do projeto desejado que o Sistema Inova identificará os nomes de projetos referentes a estas letras iniciais.

Após clique no botão “Seta para direita” onde apresentará uma mensagem: Relacionamento incluído com sucesso! 11.4 Encerramento

Clicando na aba , aqui responderemos alguns questionamentos sobre lições aprendidas.

Após o preenchimento clicar no botão .