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MANUAL DO SISTEMA INOVA GESTO DE PROJETOS

MINISTRIO PBLICO DO ESTADO DE SO PAULO Subprocuradoria-Geral de Justia de Planejamento Institucional

CENTRO DE GESTO ESTRATGICA

MPSP

SO PAULO | 2018 Emisso Inicial

A disciplina de gerncia de projetos articulada em nvel organizacional competncia fundamental para a realizao das estratgias corporativas, atravs da contnua entrega de projetos bem-sucedidos (Albert Schlichter, 2001)

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIA Gianpaolo Poggio Smanio SUBPROCURADOR-GERAL DE JUSTIA DE PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL Paulo Srgio de Oliveira e Costa SUBPROCURADOR-GERAL DE JUSTIA DE POLTICAS ADMINISTRATIVAS E INSTITUCIONAIS Jos Antnio Franco da Silva SUBPROCURADOR-GERAL DE JUSTIA JURDICA E COMPETNCIA ORIGINRIA Nilo Spinola Salgado Filho SUBPROCURADOR-GERAL DE JUSTIA DE POLTICAS CRIMINAIS E INSTITUCIONAIS Mrio Luiz Sarrubbo DIRETOR DO CENTRO DE ESTUDOS E APERFEIOAMENTO FUNCIONAL Antnio Carlos da Ponte SECRETRIO EXECUTIVO DA PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIA Fbio Ramazzini Bechara SECRETRIO ADMINISTRATIVO DA PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIA Fernando Pastorelo Kfouri SECRETRIA DE INTEGRAO DA PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIA Ldia Helena Ferreira da Costa dos Passos CENTRO DE GESTO ESTRATGICA Fernando Ferreira Fernandes Ribeiro Edson Amaral dos Reis Mrio Amaral Vieira Neto Raphael de Matos Rodrigues Erika Tereza Perdigao Claudio Fernando dos Reis

Ministrio Pblico DO ESTADO DE SO PAULO

Manual do Sistema

Gesto de Projetos

CENTRO DE GESTO ESTRATGICA

SO PAULO |Julho/2018

MPSP

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Sumrio

Sumrio

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Apresentao Bem-vindo ao Sistema de Gesto de Projetos INOVA, este Manual tem por objetivo ilustrar as funcionalidades do sistema INOVA.

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Nome: MANUAL DO SISTEMA DE GESTO DE PROJETOS

Cdigo:

CONTROLE DE EMISSO E REVISES

N Reviso Descrio da Reviso: 00 Emisso Inicial.

Elaborado por: EDSON AMARAL DOS REIS

rea: CGE

Data: 23/07/2018

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ACESSO AO SISTEMA

Para este Sistema Recomendamos utilizar o Navegador Google Chrome

Na Barra de comandos do Navegador entrar no portal do MPSP www.mpsp.mp.br No canto superior direito clicar na opo "Internet":

Entrar com usurio e senha institucional e clicar ;

No Canto superior direito do navegador clicar em "Portal da Comunicao"

Ao lado direito da pgina acessar clicando no cone do INOVA. O Sistema INOVA solicitar o login e a senha, que ser o seu usurio institucional o mesmo do ponto eletrnico. Depois clique no boto ACESSAR.

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Pronto, voc est no Sistema INOVA e poder visualizar os seus projetos e tambm outros projetos de acesso comum.

INOVA VISO GERAL DO SISTEMA

Aps o login de acesso, o sistema INOVA ser apresentado com uma interface bem intuitiva. Voc estar visualizando um Painel com vrios acessos no sistema.

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2.1 Menu Lateral de Opes Painel

2.2 Menu Lateral de Opes Portflio

Clicando na opo Painel listado ao lado todos os seus projetos e iniciativas que esto no portflio de projetos. Aps o login de acesso j vem com esta lista como default. Clicando na opo (retngulo azul) onde est nomeado como Planos, Projetos e Iniciativas tem o mesmo efeito, sendo listado todos os seus projetos e iniciativas que esto no portflio de projeto

Portflio a consolidao dos projetos da instituio ou de uma rea com o intuito de gerenciar melhor os recursos compartilhados e obter melhores resultados. Clicando na opo Portflio listado ao lado todos os Planos, projetos e iniciativas que esto no portflio de projetos. Ser listado o total destes registros e clicando na lupa ser apresentado todos os detalhes de cada registro e suas eventuais pendncias.

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2.3 Menu Lateral de Opes Add Projetos

2.4 Menu Lateral de Opes Operador

Ao clicar nesta opo ser possvel cadastrar um novo Plano, projeto ou uma iniciativa que esto no portflio de projetos Registre um nome para iniciar o cadastro e depois clique em Incluir, entre com as informaes conforme explanado abaixo no mdulo: INOVA - DADOS GERAIS

O mdulo Usurio apresentar o mdulo de informaes do usurio para preenchimento. a mesma opo clicado em Meu Perfil (retngulo Amarelo) que descreve dados do usurio.

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2.5 Opo: Planos, Projetos e Iniciativas Clicando na opo (retngulo azul) onde est nomeado como Planos, Projetos e Iniciativas listado abaixo todos os seus projetos e iniciativas que esto no portflio de projeto. Aps o login de acesso j vem com esta lista como default.

Visualizando seus projetos voc poder clicar na lupa e visualizar mais detalhes do projeto. 2.6 Opo: Minhas Aes Pendentes Na opo (retngulo vermelho) onde est nomeado como Minhas Aes Pendentes ser listado todas as aes de seus projetos com alguma ausncia de informao.

Ser possvel verificar a pendncia clicando na lupa (do lado direito), que te direcionar diretamente para o projeto, exatamente onde indica a pendncia.

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2.7 Opo: Indicadores de Desempenho Os indicadores de desempenho servem para visualizar a performance de cada projeto, como forma de acompanhar os objetivos traados pelo planejamento estratgico, analisando o que j foi alcanado e o que precisa ser ajustado para atingir as metas.

O desenvolvimento do projeto pode ser fortemente influenciado pela demonstrao destes indicadores, que devem ser utilizados nas diferentes atividades que agregam valor ao negcio. Com essas anlises, tambm possvel conhecer os pontos de melhorias, necessrios em cada processo. IN Na opo (retngulo verde) sero apresentados os projetos que tem seus indicadores de desempenho cadastrados.

Ser possvel acessar os detalhes do Indicador clicando na lupa (do lado direito), que te direcionar diretamente para o projeto indicado onde poder na aba Indicadores acessar os ndices cadastrados. 2.8 Opo: Meu Perfil Em Meu Perfil (Amarelo) descreve o perfil do usurio.

Neste mdulo ser atualizado os dados do usurio.

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INOVA DADOS GERAIS Este mdulo apresentado em dois cenrios: 3.1 Ao registrar um novo projeto:

3.2 Quando realizamos a consulta de um Plano, Projeto ou Iniciativa j existente:

Neste mdulo registramos informaes objetivas do projeto e lembrando que ao trmino do preenchimento de um campo, clicando em outro o sistema solicitar que salve as informaes digitadas.

No campo Tipo nos deparamos com os tipos de ao Projeto e Iniciativa; No prximo campo preencher com o Nome do projeto; No Campo Status do projeto temos:

Em elaborao - este status representa a construo do planejamento; Em execuo - quando este projeto j foi planejado e est sendo aplicado seu plano de ao; Suspenso - o projeto est parado at segunda ordem, temporariamente; Finalizado - Fim do projeto.

Aps clicar no boto incluir, ser registrado o projeto com as informaes mnimas registradas anteriormente:

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Em cada campo para preenchimento j est sua descrio, onde j vem especificado em detalhes no corpo de cada campo:

INOVA ARQUIVOS O objetivo aqui ser o upload de arquivos que deseja anexar ao projeto. Tambm poder registrar um link de acesso.

Para upload de um arquivo clicar no boto . Ser apresentado um formulrio para anexo e preenchimento das informaes do arquivo:

Selecione qual ser o Tipo do arquivo para anexo, entre eles, verifique se o arquivo uma apresentao (power point), um artigo (poderia ser em word, pdf,...), udio, vdeo, foto (imagem), conforme a lista. Caso no encontre o tipo desejado, utilize a opo outros na lista. Caso queira mandar a sua sugesto para incluso, encaminhe para o CGE (cge@mpsp.mp.br).

Em Descrio do Arquivo, faa um breve comentrio sobre contedo do arquivo ou para que fim ser.

Selecione o arquivo desejado. Neste campo clicando no boto , pesquise o caminho

da pasta onde est o arquivo para selecion-lo. Clique no boto .

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O Arquivo poder ser visto nesta grid, com a opo de excluso do arquivo e tambm download.

Para adicionar um link clicar no boto . Ser apresentado um formulrio para escolha do tipo do arquivo onde apontar o link:

Selecione qual ser o Tipo do contedo do link, entre eles, verifique se o contedo do link uma apresentao (Power Point), um artigo (poderia ser em word, pdf,...), udio, vdeo, foto (imagem), conforme a lista. Caso no encontre o tipo desejado, utilize a opo outros na lista. Caso queira mandar a sua sugesto para incluso, encaminhe para o CGE (cge@mpsp.mp.br).

Em Link cole o endereo do link. Em Descrio do Link, faa um breve comentrio sobre contedo do Link.

Clique no boto .

O Link poder ser visto nesta grid, com a opo de excluso do arquivo e tambm download.

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INOVA STAKEHOLDERS Stakeholders so os interessados, pblico estratgico, envolvidos no projeto.

No sistema separamos em dois tipos Stakeholders, o Interno e o Externo

Clicando no boto , apresentar uma tela de incluso de integrantes da equipe:

Entre com o nome do Membro da equipe, entrando com o primeiro nome o sistema sugere a lista com este nome. Entre com a funo (funo na equipe) selecionando uma da lista;

Clicar no boto , finalizando, apresentar uma mensagem (em verde, Membro Includo com sucesso!).

Clique no boto para incluir um contato externo (lembrando que este no ter acesso no sistema, apenas para registro):

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Entre com o nome do contato da equipe, entrando com o primeiro nome o sistema sugere a lista com este nome. Digitar o nome do rgo, nmero de telefone e e-mail.

Clicar em no boto , finalizando, apresentar uma mensagem (em verde, Registro realizado com sucesso!).

Caso queira Excluir um envolvido s clicar no boto da lixeira em vermelho e depois confirmar,

apresentar uma mensagem de confirmao, confirme (boto ), o sistema apresentar um mensagem de Contato excludo com sucesso! ou no caso do Membro Membro excludo com sucesso!.

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INOVA INDICADORES Neste mdulo possvel listar metas e indicadores de desempenho que auxiliem na medio e acompanhamento do projeto. As metas podem ser prazos ou subprodutos que, somados, conduzam ao objetivo do projeto;

Clique no boto aparecer um formulrio para preenchimento de informaes sobre o indicador:

Selecione na lista um tipo de indicador; posicionando o mouse sobre a opo ser apresentado um descritivo deste item (tootip);

Entre com um nome para o indicador;

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Descreva a iniciativa, ou seja, faa um descritivo deste indicador; Descreva uma Meta, seria um alvo, propsito; (por ex.: diminuir algum ndice, Melhorar algum processo..., aumento na produtividade, ...); Entrar com um valor de unidade, este nmero poder ser em quantidade ou porcentual; Entrar com a descrio da frmula, esta frmula poder ser desenvolvida para constatar um clculo que resulte em um nmero indicador; A Frequncia a periodicidade da medio do indicador; Preencher com o nome do responsvel pela medio do indicador;

Aps o preenchimento clicar no boto :

Aps ser apresentado uma mensagem Registro realizado com sucesso! .

Caso queira alterar um registro de um indicador j existente, na grid abaixo onde localizado todos

os indicadores cadastrados do projeto, clique no boto da imagem do lpis Alterar mensagem que est relacionada ao indicador desejado;

Apresentar o registro do indicador e aps alterao da mensagem clique no boto , assim apresentar uma mensagem registro realizado com sucesso;

Caso queira Excluir um dos indicadores j cadastrados s clicar no boto da lixeira em

vermelho relacionado ao item desejado e depois confirmar , apresentar uma mensagem de confirmao, Indicador excludo com sucesso!

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INOVA CUSTOS Neste mdulo possvel registrar os custos necessrios para a execuo do projeto;

Para registrar um novo custo, clique no boto onde aparecer um formulrio para preenchimento de informaes.

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No formulrio, entre com a descrio da despesa no campo Descrio da Despesa; Aps selecione o tipo de despesa entre as categorias listadas no combo Tipo de Despesa;

Caso a opo do tipo de despesa seja de pessoal, os campos de unidade e valor unitrio sero desabilitados;

Caso a opo do tipo de despesa no for de pessoal, o campo cargo ser desabilitado.

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No campo cargo, digitando uma palavra chave do cargo desejado, o sistema trar as combinaes para seleo do cargo;

No campo Unidade selecionar o tipo da unidade que se enquadra na opo apontada; posicionando o mouse sobre a opo ser apresentado o descritivo do item (tootip);

Custo unitrio, digitar o valor unitrio da despesa; Entrar com a quantidade da despesa especificada. O sistema calcular o Valor previsto. Entrar com a data de previso de desembolso; Abaixo vem a data real do desembolso e o valor real do gasto.

Finalizado o preenchimento clicar no boto , onde ser apresentado uma mensagem Registro realizado com sucesso! .

Caso queira alterar um registro de um custo j existente, na grid abaixo, onde localizado todos os

custos cadastrados do projeto, clique no boto da imagem do lpis Alterar mensagem que est relacionada ao custo desejado; Apresentar o registro do custo e aps alterao da

mensagem clique no boto , assim apresentar uma mensagem registro realizado com sucesso;

Caso queira excluir um registro de custos j cadastrados s clicar no boto da lixeira em

vermelho relacionado ao item desejado e depois confirmar , apresentar uma mensagem de confirmao, Custo excludo com sucesso!

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INOVA RISCOS Risco de um projeto um evento com uma probabilidade de ocorrer no futuro impactando o projeto de forma negativa (ameaa) ou positiva (oportunidade). O objetivo da anlise de riscos maximizar a exposio aos eventos positivos e minimizar a exposio aos eventos negativos. O Gerente do Projeto deve tomar as devidas aes corretivas, identificar as causas, e tomar aes preventivas para que o problema no ocorra novamente. Neste mdulo possvel registrar em tpicos os riscos iniciais identificados no projeto;

Para registrar um novo risco, clique no boto onde aparecer um formulrio para preenchimento de informaes;

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Selecione na lista um tipo de risco que se enquadra com seu objetivo de risco; Entre com a descrio do risco no campo Descrio do Risco; Aps selecione na lista o nvel de Incidncia do risco; Selecione na lista a gravidade do risco; Abaixo um descreva as aes para reduzir a Incidncia e a Gravidade do Risco: Entre com o responsvel pela ao. Lembrando que clicando e digitando no campo o primeiro/parte do nome, o sistema trar as combinaes deste nome para seleo; Exemplo: digitando eds

Finalizando, entre com a data do prazo para executar a ao.

Aps o preenchimento clicar no boto , onde ser apresentado uma mensagem Registro realizado com sucesso! . Caso queira alterar um registro de risco j existente, na grid abaixo, onde localizado todos os riscos

cadastrados do projeto, clique no boto da imagem do lpis Alterar mensagem que est relacionada ao risco desejado; Apresentar o registro do risco e aps alterao da mensagem

clique no boto , assim apresentar uma mensagem registro realizado com sucesso;

Caso queira excluir um registro de Risco j cadastrado s clicar no boto da lixeira em

vermelho relacionado ao item desejado e depois confirmar , apresentar uma mensagem de confirmao, Risco excludo com sucesso!

INOVA PLANO DE AO Em Gesto de projetos a EAP (Estrutura analtica do Projeto) uma boa prtica para o planejamento das aes. A EAP te d uma viso de todas as atividades Neste mdulo possvel registrar todas as aes do projeto. Na opo de Status do Projeto possvel filtrar planos listados na Grid abaixo: No Check caso clicado, apresentar apenas a minhas a aes onde esto registradas como o prprio responsvel.

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Para registrar um novo Plano de Ao, clique no boto onde aparecer um formulrio para preenchimento de informaes;

Selecione um item da lista (lista dos Processos de gerenciamento) que se enquadra a ao a cadastrar. Essa classificao so processos de gerenciamento que fazem parte de todo o ciclo de vida de um projeto, desde a iniciao do projeto, passando pelo planejamento, execuo, controle/acompanhamento at o encerramento/finalizao do projeto.

Selecione tambm em que status est essa ao ( Fazer, Fazendo e Feito). Em cada ao ter um status indicando se a mesma j foi concluda, est em andamento ou se a ao est aguardando para ser realizada. Entre com a descrio da ao no campo Descrio da Ao; Aps, selecione na lista o nome do responsvel pela execuo da ao; Lembrando que digitando no campo o primeiro nome o sistema trar as combinaes deste nome para seleo; Entre com as datas de Incio Previsto da ao e Data Final prevista da ao. A data de concluso ser a data real Final. Preencher com o campo Andamento/Observaes, caso seja interessante registrar alguma observao durante a esta ao.

Aps o preenchimento clicar no boto , aps ser apresentado uma mensagem Registro realizado com sucesso! .

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Caso queira alterar um registro do plano j existente, na grid mostrada anteriormente, onde

localizado todos os planos cadastrados do projeto, clique no boto da imagem do lpis Alterar mensagem que est relacionada a ao desejado; apresentar o registro da ao e aps

alterao da mensagem clique no boto , assim apresentar uma mensagem registro realizado com sucesso;

Caso queira excluir um registro da ao j cadastrada s clicar no boto da lixeira em

vermelho relacionado ao item desejado e depois confirmar , apresentar uma mensagem de confirmao, Ao excludo com sucesso!

INOVA MENSAGENS Neste mdulo possvel registrar mensagens que sero visualizadas e interagidas entre os stakeholder (partes envolvidas/interessadas do projeto). A princpio, estas mensagens esto sendo visualizadas por todos os usurios.

Para registrar uma nova Mensagem clique no boto onde aparecer um formulrio para preenchimento;

Digite o contedo da mensagem;

Aps o preenchimento clicar no boto , ser apresentado uma mensagem Registro realizado com sucesso! .

Caso queira responder uma das mensagens, nas colunas das mensagens clique no boto da

imagem seta para esquerda; Aparecer um formulrio para o preenchimento da resposta;

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Aps o preenchimento clicar no boto , ser apresentado uma mensagem Registro realizado com sucesso! . Caso queira alterar uma mensagem j existente, na grid abaixo, clique no boto da imagem do

lpis Alterar mensagem; Apresentar o registro da Mensagem e aps alterao da

mensagem clique no boto , assim apresentar uma mensagem registro realizado com sucesso;

Caso queira Excluir uma mensagem j cadastrada s clicar no boto da lixeira em vermelho

e depois confirmar clicando no boto , apresentar uma mensagem de confirmao da Excluso, Mensagem excludo com sucesso! Observamos que, para excluir uma mensagem que tenha respostas inclusas (salvas), ser necessrio excluir primeiro essas respostas, depois excluir as mensagens.

INOVA ADMINISTRAO Neste mdulo possvel registrar informaes administrativas do projeto, como: validao e assinatura do ciclo de vida do projeto, Alinhamento estratgico e o Encerramento que sero visualizadas pelos stakeholder, os envolvidos do projeto. Com exceo da aba Assinaturas, para acesso a este mdulo ser necessrio o perfil de ADMINISTRADOR do sistema. 11.1 Assinaturas

Clicando na aba ser apresentado todas as fases do ciclo de vida do projeto;

Aps o trmino da fase do projeto, o responsvel dever clicar no boto da imagem do lpis Assinar Etapa; Aparecer um formulrio indicando a assinatura, apresentando o usurio e solicitando a senha (que a senha do seu usurio institucional);

Aps clique no boto , assim apresentar uma mensagem Assinatura inserida com sucesso! ;

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11.2 Complementos

Clicando na aba apresentar informaes complementares do projeto. No campo Nmero ser preenchido um nmero do projeto. Este nmero o prprio sistema controlar (voc no precisa preencher) ser um nmero sequencial que segue a cada projeto criado. Por exemplo PROJ-018.2017 o nmero do projeto Promover Programa de gesto das Promotorias de Justia.

O campo Apelido um nome fantasia ou o prprio nome do projeto. No Campo rgo externos, selecione sim caso o projeto tenha o envolvimento de rgos externos; A complexidade do projeto uma avaliao que influencia entre custo, prazo e risco. Selecione um nvel que seja nitidamente a sua percepo em relao aos atributos propostos; Replicabilidade interna e externa ( o nvel de execuo/implantao do Projeto) selecione o nvel Baixa, Alta, Mdia, Alta e Muito alta; Aps selecione o Nvel do acesso:

o Pblico Todos que tem usurio institucional poder ver o projeto; o Restrito - Restrito entre os Stakeholders (usurios) cadastrados; o Sigiloso Apenas o Prprio Gerente do projeto acessa

Ento, clique no boto , assim apresentar uma mensagem registro realizado com sucesso; 11.3 Alinhamentos

Clicando na aba ser apresentado os objetivos relacionado ao projeto e tambm os projetos relacionados a este projeto. Objetivos Relacionados:

Todo projeto institucionalizado e cadastrado no INOVA estar relacionado ao Plano Estratgico do MPSP, PGA, PGN, nesta seara teremos um guarda-chuva de programas/projetos/iniciativas embaixo. Tambm teremos os Prmios CNMP/Inovare (e outros possveis) que este projeto poder estar participando/inscrito. Relembrando que estes mdulos sero acessados apenas para usurios com perfil de administrador.

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Projetos Relacionados:

Aqui sero registrados os projetos relacionados ao projetos que est sendo registrado, ou seja, os projetos que complementam, que tratam o mesmo segmento/assunto/faz parte, interagem/comunicam-se entre eles,... Ao registrar um projeto relacionado dever ser preenchido o tipo de relao e o selecionar o projeto.

O tipo de relao poder ser complementar quando o projeto interagir com outros projetos, poder ser concorrente quando tiver objetivos parecidos ou descendente quando gerado outros projetos do mesmo projeto.

Ao digitar o nome do projeto relacionado voc poder entrar com apenas as letras iniciais do nome do projeto desejado que o Sistema Inova identificar os nomes de projetos referentes a estas letras iniciais.

Aps clique no boto Seta para direita onde apresentar uma mensagem: Relacionamento includo com sucesso! 11.4 Encerramento

Clicando na aba , aqui responderemos alguns questionamentos sobre lies aprendidas.

Aps o preenchimento clicar no boto .