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1.0 11/12/2008 Luiz Fernando Menta Versão inicial
2.0 27/04/2009 Ellen Ramos Atualização
3.0 24/08/2011 Moisés Ferreira Atualização
4.0 18/01/2012 Leandro Cassitas Atualização
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ÍNDICE
1. VISUALIZAR COTAÇÃO ................................................................................................................... 5
2. RESPONDER COTAÇÃO .................................................................................................................... 6
2.1. PREENCHENDO OS IMPOSTOS CORRETAMENTE ..................................................................................... 8 2.2. INFORMAÇÕES DOS PARTICIPANTES ..................................................................................................... 9 2.3. TERMOS DE ENTREGA ........................................................................................................................ 90 2.4. NOTES ................................................................................................................................................ 10
3. OFERTA OFF LINE ................................................................................................................................ 12
3.1. PREENCHIMENTO DA PLANILHA XLS ................................................................................................. 13 3.2. PREENCHIMENTO DOS IMPOSTOS PELA PLANILHA XLS ...................................................................... 14 3.3. IMPORTAR PLANILHA DE QUOTE OFERTA .......................................................................................... 16
4. DECLINAR COTAÇÃO ......................................................................................................................... 20
4.1. DECLINAR COTAÇÃO NA MINHA ÁREA DE TRABALHO ....................................................................... 20 4.2. DECLINAR COTAÇÃO NO RESUMO DA OFERTA ................................................................................... 21 4.3. DECLINAR ITEM DE UMA COTAÇÃO .................................................................................................... 22
5. PESQUISAR COTAÇÃO RESPONDIDA ............................................................................................. 24
6. ATENDIMENTO QUADREM ................................................................................................................ 26
1. Visualizar Cotação
Uma solicitação de Cotação (RFQ) é enviada por um comprador para solicitar
informações de preços de um ou mais itens. Este dispositivo normalmente é usado para
solicitações simples, que podem ser facilmente respondidas pelo fornecedor através de uma
Cotação.
Clicar em “RFQ - Coleta de preços”.
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Após clicar em “RFQ’s – Coletas de Preços”, será listado na parte inferior todas as cotações novas.
2. Responder Cotação
Para responder a cotação, siga os procedimentos abaixo:
Clicar no número da cotação desejada
1º - A aba “Notes” possui informações relevantes para a cotação. Neste campo o fornecedor deve inserir informações
2º - Abrir o item para responder a cotação.
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Observações do Preenchimento dos Campos:
Código da Mercadoria – Preencher no formato XXXX.XX.XX.
Esse campo é de preenchimento obrigatório e representa o NCM.
Prazo de entrega – Preencher em dias corridos, utilizando apenas números
Preço Unitário – Preencher o preço unitário com ICMS incluso.
Preço baseado em quantidade – Preencher a quantidade por preço.
1º - Campos a serem preenchidos nesta tela pelo fornecedor: “Prazo de entrega”, “Preço Unitário” e
Notas de item que o fornecedor poderá preencher e enviar ao comprador.
Notas de item que o comprador envia para o fornecedor.
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2.1. Preenchendo os impostos
2.1.1 - Itens de serviço e fornecedores participantes do simples.
Para estes casos, o preço unitário deve ser o preço bruto e manter a alíquota “0”.
2.1.2 - Itens de Material.
O ICMS sempre deve estar incluso no preço unitário.
O IPI e ICMS Substituição tributária sempre devem ser destacado.
Os impostos devem ser preenchidos item a item (Através da tela “Informações gerais”)
ou de uma única vez (Acessando o menu “Opções Multi-linhas”).
Para preencher os impostos é preciso clicar no botão “Habilitar impostos”.
1º - Clicar HABILITAR IMPOSTOS
2º - Na janela de informação do ICMS
de substituição, clicar em OK se for
necessário informar o valor, caso
contrario, CANCELAR.
3º - Informe a sigla do Estado do
Imposto
4° - Informar alíquota do imposto
(Cheia). 5º - Caso o fornecedor tenha que
informar a redução da base de cálculo
deverá preencher o campo
"Percentual de redução da base de
cálculo" Ex.: Se a redução for de 25%
deve ser inserido a diferença para 100
que é igual a 75 sem o sinal de (%).
Obs.:
- Os Impostos inseridos através da
opção multi-linhas serão aplicados
para todos os itens, caso precise
alterar alguma linha, clique no item
desejado na tela de informações
gerais.
- Caso os impostos não sejam
preenchidos corretamente, conforme
procedimentos abaixo, a Votorantim
não receberá a oferta, pois não será
aceita pelo sistema Votorantim.
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2.2. Informações dos Participantes
Nesta área o portal disponibiliza informações sobre o comprador e fornecedor.
2.3. Termos de Entrega
Em “Termos de Entrega”, na aba Informação de pagamento selecionar o Código
dos termos de pagamento e na aba Termos de entrega Selecionar o Termos de
transporte.
Preencher o campo dias para pagamento
Selecione o Tipo de Frete (Incoterm). Caso não exista o incoterm desejado poderá selecionar a opção OUTRO.
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2.4. Notes
Para verificar informações enviadas pelo comprador sobre esta cotação, deve-se clicar
no campo Notas do comprador. Nesta área possuem diversas informações colocadas pelo
Comprador, fundamentais para ajudar o fornecedor nas respostas das Cotações, como: As
regras da Cotação, Qual documento vai ser gerado a partir desta Cotação (contrato
de fornecimento ou uma compra SPOT), dados da transportadora e condições de
Pagamento.
No campo “Notas para o comprador” adicione informações sobre a cotação para o
comprador, como por exemplo: nº da sua proposta, contato (nome, tel e e-mail), termos de
garantia, validade da proposta, reajuste cambial caso seja cotação com base em moeda
estrangeira, informações técnicas e demais particularidades que o fornecedor achar relevante
informar ao comprador.
Observação: O Comprador pode desconsiderar a proposta do fornecedor se alguma regra ou
informação que tiver em Notas do Comprador não for seguida. Se a Cotação gerar um
contrato de compra, o fornecedor não pode alterar a quantidade. Se for SPOT ele deve seguir
todas as regras solicitadas pelo Comprador.
Clique em “Notes” para verificar todas as informações do Comprador referentes a esta cotação.
Verifique aqui os comentários enviados pelo Comprador
Adicione informações técnicas e demais particularidades que achar relevante informar ao comprador.
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Após inserir a sua proposta para os itens, clique no botão “Atualizar” e em seguida em
“Submeter” para enviar sua oferta para a Votorantim.
Caso o fornecedor queira, ele poderá salvar a oferta e não submeter, esta Quote
(Resposta da RFQ) ficará na lista de documentos pendentes de envio na “Minha área de
trabalho”. Sendo possível imprimir a oferta para conferir os impostos inseridos antes de
enviar.
O fornecedor poderá clicar na Quote pendente e terminar de preencher e submetâ-la,
caso não faça isso e a mesma expire o status da Quote ficará como "to be deleted" e a RFQ
ficará com status "expired".
Aparecerá uma mensagem confirmando que a oferta foi enviada. Clique em Ok para
confirmar a ação.
Caso a cotação seja submetida sem o preenchimento das informações de impostos o
portal irá apresentar a mensagem abaixo:
Clique em “ok” para preencher os impostos, ou em “Cancelar” para submeter sua
resposta.
1. Clique em Atualizar. 2. Clique em Submeter para enviar sua proposta à Votorantim.
Clique em imprimir antes de submeter para conferir os impostos inseridos.
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3. Oferta Off Line
A funcionalidade oferta Off Line permite que o fornecedor exporte sua RFQ – Coleta de
Preço para uma planilha, no formato XLS (Excel) e faça o preenchimento da sua resposta
através desta planilha. Em seguida, poderá importar sua resposta para o portal criando assim
um documento pendente (Quote – Oferta)
Clique em Exportar XLS para preencher sua oferta off line.
Salve a planilha em Excel em alguma pasta para preenchimento posterior.
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3.1. Preenchimento da Planilha XLS
Click em opções para habilitar as macros.
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Os campos a serem preenchidos na planilha são:
1. Número da Coleta: Preencher com o número interno de controle do fornecedor, na coluna
B.
2. Datas de Validades (opcional): Com a data inicio no formato DD/MM/AAAA, na coluna E e com a data fim no mesmo formato, na coluna F. 3. Número do produto do fornecedor (opcional): Preencher com o código do produto do
fornecedor separado por “-“. Preencher nas colunas E e G.
4. Prazo de entrega: Preencher com o prazo de entrega em dias úteis, na coluna K.
5. Preço Unitário: Preencha o preço unitário com ICMS incluso dos itens, separando as casas
decimais por vírgula, na coluna P.
6. Notas do fornecedor (opcional): Utilize a coluna R para adicionar seus comentários ao
comprador, caso necessário.
3.2. Preenchimento dos impostos pela Planilha XLS
Se desejar inserir os impostos pela planilha selecione imposto “sim”, na coluna U. O
Excel irá lhe transferir automaticamente para a pasta “ Tax Detail”, onde deverá ser informado
os impostos da mesma forma orientada no item 2.1. deste Manual, clicar no botão “Save” a
direita da tabela. Conforme abaixo.
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Atenção:
Para que o envio de sua oferta off-line seja realizado com sucesso, é necessário que algumas medidas
sejam tomadas.
1. As macros do Excel deve ser ativadas ao abrir a planilha.
2. Não pode deixar espaço nas células.
3. O prazo deve ser maior que "0" em todos os itens aceitos.
4. O preço deve ser maior que "0,00" em todos os itens aceitos.
selecione imposto “sim”
Selecione primeiro
ICMS
Segundo IPI
Terceiro ICMS- ST
Caso possua
Para ICMS
selecionar sempre “YES”
Para IPI, ICMS-ST sempre selecionar “NO”
OBS: Para os campos
adicionais, imposto e base,
selecionar “YES”
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3.3. Importar Planilha de Quote Oferta
Após o preenchimento off line da planilha, clique em “Importar” referente a RFQ para
importar sua resposta para a cotação.
Ao clicar em “Importar XLS”, aparecerá a tela abaixo para seleção da planilha que
deseja importar.
Clique em Importar XLS para importar sua oferta.
Clique em Procurar para pesquisar o documento.
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Quando a importação for concluída, aparecerá uma mensagem de confirmação,
conforme tela abaixo.
Após a importação da sua oferta, será criada uma Quote – Oferta para essa RFQ e
para visualizá-la, clique em “Quotes - Ofertas”, em documentos pendentes.
Selecione o documento e clique em Abrir.
Em seguida, clique em “Importar” para realizar a importação da sua oferta.
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Ao abrir sua oferta, os dados importados já aparecerão na tela, para finalizar,
preencha as informações de termos de entrega
Clique em “Quotes – Ofertas” para verificar sua oferta, finalizá-la e submetê-la.
Selecione a sua oferta, clicando no número do documento.
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Em “Termos de Entrega”, na aba Informação de pagamento selecionar o Código dos
termos de pagamento e na aba Termos de entrega Selecionar o Termos de transporte.
Preencher o campo dias para pagamento
Selecione o Tipo de Frete (CIF / FOB).
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4. DECLINAR COTAÇÃO
4.1. Declinar cotação na Minha Área de Trabalho
Selecione a cotação que deseja rejeitar e clique no link Decline a direita da tela.
Abrirá uma tela para que o fornecedor informe o motivo da não participação na Cotação. Após
inserir os comentários, clicar em “Submeter” para confirmar o declínio, ou em “Cancelar” para
retornar para a tela anterior.
Para declinar toda a Cotação, o usuário deve clicar em “Decline” na Área de Trabalho.
Inserir os comentários: Motivo pelo qual não irá participar.
Clicar em Submeter
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4.2. Declinar Cotação no Resumo da oferta
Clique no link do número da cotação.
Abrirá a tela Resumo da Oferta. Clique no botão “Decline” na parte superior da tela.
Abrirá uma tela para informar o motivo da rejeição da cotação. Após incluir as informações,
clique no botão Submeter.
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Aparecerá uma mensagem confirmando que a cotação foi declinada.
4.3. Declinar item de uma Cotação
1. Para declinar um item da Cotação, marque a opção “Rejeitar”, referente ao item. ATENÇÃO: Ao rejeitar qualquer item da cotação, não deverão ser preenchidos os campos: Quantidade, preço unitário e os impostos.
2. Clique em Atualizar
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Abrirá uma tela para o fornecedor informar o motivo da rejeição da Cotação. Após inserir os
comentários, clicar em “Salvar” para confirmar o declínio, ou em “Cancelar” para retornar para
a tela anterior.
Após Atualizar, clique no botão “Submeter” na parte superior da tela para enviar a resposta
para a Votorantim.
Aparecerá uma mensagem confirmando que a oferta foi enviada. Clique em Ok para confirmar
a ação.
OBS.: Lembramos que é de extrema importância para a Votorantim a justificativa do declínio
de uma cotação e/ou de um item, por isso sempre quando o fornecedor for declinar deve
justificar o motivo pelo qual não irá participar, utilizando o campo “Decline Note”.
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5. PESQUISAR COTAÇÃO RESPONDIDA
Para visualizar as cotações respondidas, clique em “Procurar > Document Search” ou em
“Documento History Report”.
Selecionando a opção “Document Search” aparecerá a tela de busca abaixo, defina seus
critérios e clique em “Procurar”
Selecione a opção “Oferta” no campo Tipo de Processamento e “Respondido” no campo Status do Processamento. Utilize os campos “Procurar Data Inicial e Procurar Data Final” se desejar definir um período especifico.
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Após clicar em “Procurar”, os documentos com essas características serão listados abaixo.
A outro opção de busca é selecionando a opção “Document history Resport”. Ao clicar
nesse link aparecerá a tela de busca abaixo.
No campo “Nº do Documento” preencha com o número da cotação e no tipo do
documento selecione a opção “Oferta”.
Após preencher os campos acima, clique em “Gerar Relatório”.
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Após clicar em “Gerar Relatório” o resultado da pesquisa será apresentado abaixo:
6. ATENDIMENTO QUADREM
Em caso de dúvidas não hesite em nos contatar, através da nossa central de
atendimento 0800-604-7171 ou e-mail para [email protected], de segunda à sexta-feira
das 8h às 20h.
Clique no número da Quote para visualizá-la.
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