Manual de Utilização do Fundo Rotativo
MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO FUNDO ROTATIVO
DR-RR Orientação sobre a utilização de valores e prestação de contas de fundo rotativo
Este documento apresenta as orientações a serem aplicadas aos
procedimentos de concessão, utilização e prestação de contas
referentes aos fundo rotativo instituído no Senac-RR.
Manual de Utilização do Fundo Rotativo
Manual de Utilização do Fundo Rotativo O R I E N T A Ç Ã O S O B R E A U T I L I Z A Ç Ã O D E VA L O R E S E P R E S T A Ç Ã O D E C O N T A S D E F U N D O R O T A T I V O
APRESENTAÇÃO
O presente Manual tem como objetivo auxiliar e orientar os gestores e colaboradores quanto à
concessão, utilização e prestação de contas de valores utilizados por meio do Fundo Rotativo, instituído
pelo Senac-RR.
Este documento estabelece regras para a concessão e para a utilização dos recursos financeiros
destinados ao atendimento de pequenas despesas administrativas, que sejam indispensáveis ao
funcionamento das unidades beneficiadas e das atividades institucionais.
Ele apresenta conceitos básicos, critérios para concessão, destinação e administração do Fundo Rotativo,
bem como, prazos, responsabilidades dos portadores e documentos necessários para composição das
prestações de contas.
Este manual será atualizado sempre que necessário, não só em decorrência de alterações das normas
que o regem, mas também com o objetivo de moldá-lo continuamente às melhores práticas
administrativas, orçamentárias e financeiras.
1 CONCEITO E FINALIDADE
Fundo Rotativo consiste em processos especiais de despesa, através dos quais se coloca numerário à
disposição de um responsável, a fim de dar-lhe condições de realizar gastos que, por sua natureza, não
possam obedecer ou depender de trâmites normais.
Em síntese, um responsável é designado para responder e responsabilizar-se pela importância do Fundo
Rotativo, de cujos valores prestará contas à Contabilidade, dentro dos prazos e na forma regulamentar,
funcionando desse modo como um agente pagador.
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O Fundo Rotativo é um instrumento de descentralização financeira, que consiste no repasse de recursos
financeiros do orçamento do Senac-RR à Unidades Operativas e/ou Gerências, com o objetivo de dar
maior agilidade e dinamismo à realização de despesas de pequeno valor, com manutenção das
instalações e atividades institucionais.
O Fundo Rotativo foi implantado no Regional por meio da Portaria Senac nº 539/2008, de 09 de junho
de 2008.
2 JUSTIFICATIVA
Há uma necessidade de dotar o Departamento Regional de instrumentos legais, com vistas ao
desempenho racional e efetivo de suas atividades, para isso é fundamental otimizar os processos de
operacionalização dos recursos financeiros disponíveis para realizar despesas urgentes e de pronto
pagamento em setores da Administração Regional.
Sendo assim, o fundo rotativo será utilizado como instrumento administrativo cuja finalidade é assegurar
maior rapidez e objetividade às decisões, situando-as na proximidade dos fatos, pessoas ou problemas
a atender.
3 ADMINISTRAÇÃO DO FUNDO ROTATIVO
Serão selecionadas para portar e administrar fundo rotativo as Gerência e as Unidades Operativas,
de acordo com a autorização da Direção Regional.
Sempre deverão ser apresentadas justificativas para a concessão de fundo rotativo e nomeação de
portador, levando em consideração a necessidade da área.
As Gerências poderão delegar às Coordenações, se entenderem que as atividades desenvolvidas
necessitam de numerário disponível para o pagamento de despesas urgentes, sendo sempre
imprescindível a apresentação de justificativa da Gerência e autorização da Direção Regional.
Poderá a Direção Regional não conceder fundo rotativo à determinada Unidade Operativa ou
Gerência/Coordenação, se entender que não há demanda para a utilização de tal fundo.
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3.1 Administrador do fundo rotativo
Serão nomeados administradores do fundo rotativo no âmbito de Gerência, o Gerente, no âmbito de
Coordenação, o Coordenador e no âmbito de Unidade Operativa, o Coordenador ou Supervisor
(quando houver), sendo os mesmos, responsáveis pera operacionalização e prestação de contas do
fundo rotativo.
O Administrador do fundo rotativo será designando formalmente, por meio de Portaria assinada pelo
Presidente do Conselho Regional do Senac-RR, onde constará o valor mensal.
O administrador do fundo rotativo, poderá ser substituído a qualquer momento, devendo prestar contas
dos valores utilizados no período em que ficar responsável, ficando o numerário restante para o novo
administrador, até o final do período.
Compete ao administrador do Fundo Rotativo:
a) Receber numerário por adiantamento, na Coordenação de Contabilidade e Finanças, para
posterior prestação de contas;
b) Responder pela guarda, segurança e prestação de contas do numerário recebido;
c) Controlar os gastos, de forma que não extrapolem os limites autorizados;
d) Observar e exigir que os comprovantes das despesas atendam as prescrições de ordem legal,
fiscal e administrativa, os quais deverão conter os elementos que possibilitem a correta
classificação contábil da operação quanto a sua natureza e destinação;
e) Organizar e submeter à Coordenação de Contabilidade e Finanças, até o antepenúltimo dia
útil de cada mês, ou quando necessário, a prestação de contas do Fundo Rotativo;
f) Dar acesso às inspeções de auditoria, a qualquer tempo, em relação aos comprovantes e ao
numerário sob sua responsabilidade; e
g) Manter sob sua guarda cópia integral das prestações de contas.
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4 UTILIZAÇÃO DO FUNDO ROTATIVO
Os recursos do Fundo Rotativo provém de créditos consignadas no orçamento, e utilizados para
custearem despesas urgentes de pronto pagamento, sendo os mesmos alocados nos códigos
orçamentários das áreas solicitantes.
Tais recursos serão liberados até o 5º dia útil do mês, pela Coordenação de Contabilidade e Finanças,
em espécie, ao administrador do fundo que assinará o termo de adiantamento de fundo rotativo (Anexo
III).
As liberações de recursos estarão condicionadas à inexistência de pendência de prestação de contas
do Fundo Rotativo.
4.1 Valor do Fundo Rotativo
Ficam instituídos os seguintes valores do Fundo Rotativo, destinados exclusivamente ao atendimento das
despesas de urgência e de pronto pagamento nas Gerências, Coordenações e Unidades Operativas
da Administração Regional do Senac-RR:
VALORES:
R$ 2.000,00
R$ 1.000,00
R$ 500,00
R$ 400,00
Os valores acima citados, serão concedidos a critério da Direção Regional, devendo ser utilizado o
limite máximo de R$ 400,00 (quatrocentos reais) para pagamento de despesas através do Fundo de
Rotativo, por Nota Fiscal/Cupom Fiscal.
Despesas que excedam os valores autorizados para utilização do fundo rotativo, serão custeados por
meio de outras modalidades de aquisição/contratação, normatizadas em instrumento próprio.
4.2 Manutenção do Fundo Rotativo
Os recursos do Fundo Rotativo serão mantidos em cofre, onde a senha de acesso é de responsabilidade
do administrador do fundo, sendo vedada a sua transferência para terceiros.
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A movimentação dos valores, a guarda e zelo pelo numerário e conferência de notas/cupom e valores
utilizados, são de inteira responsabilidade do Administrador.
No caso de perda, roubo ou furto de qualquer valor, deverá o Administrador do Fundo Rotativo
registrar a ocorrência junto à autoridade policial, como prevê o Código de Contabilidade e Orçamento
– CODECO.
4.3 Solicitação do Fundo Rotativo
O colaborador que necessitar de recursos financeiros para realizar despesas urgentes e de pronto
pagamento em setores da Administração Regional, solicitará ao Administrador do Fundo Rotativo de
sua unidade, através de formulário próprio (Anexo II), que deverá obrigatoriamente conter as seguintes
informações:
Descrição da despesa;
Valor;
Justificativa; e
Código Orçamentário.
Cada formulário será analisado pelo administrador do fundo rotativo, que terá autonomia para solicitar
informações sobre possibilidade de utilização de fundo rotativo e ainda, deverá verificar se há a
dotação orçamentária para a execução da despesa.
Sendo possível liberará o recurso ao solicitante.
4.4 Realização e Comprovação da Despesa
As despesas executadas através de recursos do Fundo Rotativo destinam-se às aquisições de materiais
e/ou serviços que não exigem procedimento licitatório, cujo limite não ultrapasse R$ 400,00
(quatrocentos reais) por Nota ou Cupom Fiscal, conforme dispõe o item 4.1.
Poderão ser adquiridos materiais de consumo ou expediente, desde que observados os seguintes
critérios:
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I – inexistência comprovada do referido material em estoque no almoxarifado e caracterizada a
urgência da despesa, sob pena de paralisação dos serviços;
II – limitar-se ao atendimento das necessidades imediatas, não podendo ser adquirido com o objetivo
de estocar, qualquer que seja a finalidade;
III – não estar o material listado em contrato oriundo de processo licitatório.
Somente poderão ser contratados serviços, quando houver a impossibilidade de contratação do mesmo
por meio de processo licitatório, compra direta, dispensa e inexigibilidade, desde que limitando-se ao
atendimento das necessidades imediatas e os critérios estabelecidos neste manual, sendo
expressamente vedado o pagamento de pessoa física.
Toda aquisição de produtos ou contratação de serviços através de Fundo Rotativo, deverão ser
precedidas de Formulário (Anexo II) contendo código orçamentário da área solicitante, descrição do
produto/serviço, destinação de mercadoria ou serviço e assinatura legível do solicitante.
Ressalta-se que, tanto as despesas comprovadas por nota fiscal quanto por ticket de máquina
registradora, será obrigatória a discriminação nominal das mercadorias adquiridas, quantidades e
valores individualizados, bem como forma de pagamento, que deverá constar “em espécie”.
Empresas beneficiadas com isenção de impostos e outros benefícios fiscais não estão dispensadas da
emissão de nota ou cupom fiscal.
As notas fiscais devem apresentar todos os campos devidamente preenchidos e todos os comprovantes
de despesas deverão ser apresentados sem emendas ou rasuras que comprometam sua autenticidade,
devendo estar dentro do prazo de validade.
O administrador do fundo rotativo utilizando seu dever de controlar gastos que não extrapolem os
limites definidos, poderá verificar a autenticidades do comprovante da despesa, poderá consultar o
fornecedor, a fim de evitar fraudes.
Não serão aceitos documentos de despesa sem identificação, com alterações e/ou rasuras (notas
calçadas), com emendas ou entrelinhas que prejudiquem sua clareza ou legitimidade.
Todos os comprovantes de despesas deverão ser devidamente atestadas pelo solicitante, com os seus
respectivos códigos orçamentários e assinatura do colaborador que solicitou/utilizou o valor.
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Os cupons e notas fiscais devem ser apresentados dentro do mês de utilização do fundo rotativo, sendo
vedada a aceitação por parte do administrador, de nota ou cupom fiscal com data fora do mês de
competência.
O não cumprimento do prazo por parte do administrador, ou por colaborador que solicitou ou utilizou
o fundo e não apresentou documento comprobatório de utilização do numerário, culminará na
devolução do dinheiro.
5 PRESTAÇÃO DE CONTAS
A prestação de contas dos recursos alocados no Fundo Rotativo deverá ser apresentada à Coordenação
de Contabilidade, impreterivelmente até o antepenúltimo dia útil do mês, sendo facultada, se
necessário, a apresentação de mais de uma prestação de contas no mesmo período.
O administrador do fundo rotativo, apresentará processo que deverá conter todas as notas ou tickets,
conforme o disposto no item 4.3, em formulários específicos (Anexo I), detalhando as despesas por
ordem cronológica e apresentando as notas na mesma sequência.
Todo processo de prestação de contas deverá conter capa identificadora, formulário de prestação de
contas constando a unidade do Senac-RR que utilizou o fundo, nome completo do administrador, período
de utilização, nome completo do solicitante, nº da nota ou cupom fiscal, estabelecimento no qual utilizou-
se o numerário com nº CNPJ, valor solicitado, valor da nota ou cupom fiscal, valor devolvido, e saldo
disponível do fundo rotativo do período, se houver, além das assinaturas do administrador do fundo, do
conferente (Coordenação de Contabilidade e Finanças), Gerente de Administração e Finanças e Diretor
Regional.
No processo de prestação de contas deverão estar os formulários de solicitação e concessão de fundo
rotativo, juntamente com as notas/cupons fiscais originais que comprovem a utilização do valor
solicitado.
Todas as páginas da prestação de contas deverão ser numeradas e deverá constar a rubrica do
administrador.
Os complementos de adiantamentos serão feitos pelo valor da diferença entre o montante do Fundo
Rotativo e o saldo da prestação de contas apresentada, de modo a manter-se o valor inicial.
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A prestação de contas de fundo rotativo que não estiver de acordo serão devolvidas ao administrador,
que deverá realizar as devidas correções para então receber o valor referente a seu adiantamento
mensal.
Em caso de não utilização do fundo rotativo, o administrador deverá mesmo assim, encaminhar o
formulário devidamente assinado, assinalando o campo “Declaro que este mês não houve necessidade
de utilização do fundo rotativo”, dentro do mês de competência.
Todos os processos de prestação de contas deverão ficar arquivados na Coordenação de
Contabilidade Finanças.
6 PROCESSO DE UTILIZAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS DO FUNDO
ROTATIVO
O processo de utilização do fundo rotativo se inicia no ato do pagamento do numerário, ao
administrador do fundo rotativo, por parte da Coordenação de Contabilidade e Finanças.
Tal pagamento se dará no 5º (quinto) dia útil do mês subsequente e estará condicionado a
regular prestação de contas do mês anterior.
Ressalta-se que, quando se tratar do primeiro pagamento de fundo rotativo, a Coordenação de
Contabilidade e Finanças realizará o pagamento do valor estipulado após a assinatura da
Portaria de nomeação de administrador do fundo (Anexo IV) e assinatura do termo de
responsabilidade (Anexo V).
O administrador do fundo rotativo guardará e manterá o fundo rotativo, permanecendo inerte
até a manifestação de interesse. Em algumas situações o administrador do fundo rotativo poderá
ocupar também a posição de solicitante/usuário do fundo rotativo. Nesse caso o administrador
do fundo deverá seguir os requisitos de utilização como qualquer outro solicitante, inclusive
fazendo os registros em seu nome.
Quando houver a necessidade de aquisição ou serviço de urgência, seguindo os critérios
estabelecidos neste manual, o solicitante/usuário solicitará via formulário ao administrador do
fundo, valor para realizar o pagamento de bem ou serviço.
O administrador do fundo analisará a possibilidade de utilização do fundo rotativo, todavia,
se não houver a possibilidade de utilização de numerário para a realização de tal despesa,
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comunicará ao solicitante da impossibilidade. Entretanto, se houver a possibilidade de utilização
do fundo rotativo, o administrador autorizará no formulário de solicitação e concessão e
entregará quantia a ser utilizada em espécies, ao solicitante.
O solicitante/usuário utilizará o fundo rotativo para a aquisição de bem ou contratação de
serviço.
Em seguida solicitará a emissão de nota ou cupom fiscal, conforme orientação deste manual.
De posse da nota ou cupom fiscal, conferirá todos detalhes do documento atestará o documento
fiscal, inserindo as informações necessárias para a correta prestação de contas.
Para finalizar, o usuário/solicitante entregará a nota ou cupom fiscal ao administrador do fundo
rotativo que conferirá as informações constantes no documento fiscal.
No caso de sobra de dinheiro, o usuário deverá restituir os valores ao administrador do fundo
no ato da entrega do documento fiscal.
O administrador do fundo rotativo conferirá se os documentos entregues preenchem os requisitos
deste Manual, no entanto, se não preencherem, os mesmos serão devolvidos ao usuário que
deverá solicitar a substituição de nota ou cupom fiscal ao fornecedor, recaindo sobre ele todas
as reponsabilidades com relação à solicitação de troca. Assim que substituído o documento fiscal,
dá-se continuidade ao processo. O administrador do fundo receberá o cupom ou nota fiscal e
lançará em seu formulário de controle, a despesas, bem como sinalizará no formulário de
solicitação assinado pelo usuário, a devida prestação de contas do numerário solicitado.
Finalizando o processo mensal, o administrador do fundo rotativo de posse do formulário de
prestação de contas do fundo rotativo finalizada, organizará as notas e cupons fiscais em forma
de processo, seguindo os passos estabelecidos neste manual.
No antepenúltimo dia útil do mês, após conferência de documentos e coleta de assinaturas, o
administrador do fundo rotativo apresentará o processo à Coordenação de Contabilidade e
Finanças, que realizará a conferência dos requisitos, devolvendo ao administrador do fundo
quando encontrar qualquer divergência, para correção. Ressalta-se que os processos que
voltarem para correção, deverão ser reenviados à CCF impreterivelmente dentro do mês de
competência, para que não haja atraso nos fechamentos dos caixas mensais. Quando não
houver divergência, a Coordenação de Contabilidade e Finanças lançará a prestação de contas
no sistema e arquivará o processo.
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7 DISPOSIÇÕES GERAIS
A aprovação deste Manual disciplinada por Resolução, devidamente aprovada pelo Conselho Regional
do Senac-RR, que também aprovará a revisão de suas disposições, quando necessário, visando seu
aprimoramento e atualização constantes.
O disposto neste Manual segue o que recomenda o artigo 81 do Código de Contabilidade e Orçamento
do Senac – CODECO.
Este Manual entrará em vigor após sua aprovação, devendo ser colocado à disposição para ciência de
todos os colaboradores do Senac-RR.
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Anexo I – Formulário de Prestação de Contas de Fundo Rotativo
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Anexo IV – Portaria de nomeação de Administrador do Fundo Rotativo
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