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LOGÍSTICAEM MESTRADO
MBA / Mestrado em Logística 2005/2006
GESTÃO DE PROJECTOS
Apresentações
José Cruz Filipe
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1José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
LOGÍSTICAEM MESTRADO LOGÍSTICAEM MESTRADO
Uma viagem pela Gestão de Projectos
José Cruz Filipe
2José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
LOGÍSTICAEM MESTRADO LOGÍSTICAEM MESTRADO
Tópicos
• O que é um Projecto• Gestão de Projectos• Factores de sucesso e de fracasso na
Gestão de Projectos• O ciclo de vida de um Projecto
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3José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
LOGÍSTICAEM MESTRADO LOGÍSTICAEM MESTRADO
Uma visão corrente ...
UM PROJECTO• Nunca termina no PRAZO
• CUSTA sempre mais do que o orçamentado
• Fica sempre aquém do QUE SE QUERIA
• O produto tem problemas de QUALIDADE
!
O que é um Projecto
… que os estudos académicos e dos consultores confirmam
4José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
LOGÍSTICAEM MESTRADO LOGÍSTICAEM MESTRADO
Ilustrações recentes• On September 14th, the radios in an air-traffic control centre in Palmdale,
California shut down, grounding hundreds of flights in southern California and Nevada, and leading to five mid-air encounters between aircraft unable to talk to the ground controllers.
• An $4 billion write-off that America's Internal Revenue Service (IRS) had to swallow when a multi-year effort to overhaul its computer system failed completely in 1997.
• A £456m ($844m) project for Britain's Child Support Agency came in over a year late, and has failed to deliver payments to more than half of eligible applicants.
• A study earlier this year by the Standish Group, a technology consultancy, estimated that 30% of all software projects are cancelled, nearly half come in over budget, 60% are considered failures by the organisations that initiated them, and 9 out of 10 come in late.
• A 2002 study by America's National Institute of Standards (NIST), a government research body, found that software errors cost the American economy $59.5 billion annually.
• The Economist - Nov 27th 2004
O que é um Projecto
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5José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Resultado dos projectos de informática
53% - Challenged(past deadline orover budget)
18% - Failed (terminatedbefore completion orcompleted and never used)
29% - Sucessfullycompleted (on time& on budget)
!
STOP
Challenged
Failed
Success
Fonte: PM Network September 2005 Standish Group
O que é um Projecto
6José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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E ainda…
• “The Big Dig” em Boston• O Chunnel (Túnel da Mancha)
E mais perto:• O Centro Cultural de Belém• A Casa da Música• A Barragem do Alqueva• A colocação dos professores em 2004
O que é um Projecto
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7José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Um projecto ...
O que é um Projecto
• É um conjunto de Actividades encadeadas para criar um Produto ou Serviço
• Tem Duração Limitada• Tem um Início e Fim bem definidos• É executado por uma Estrutura Organizacional Temporária criada
para o efeito e desactivada no final do Projecto
Tem como Objectivos :
• Um Prazo• Um Custo• Um “Produto” final
Com
NÍVEL DE RISCOaceitável
8José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Exemplos de projectos
O que é um Projecto
• a construção de um edifício• a campanha de marketing para o lançamento de um
novo produto• a implementação de um Sistema de Informação• a realização de um estudo• a criação de uma empresa• a elaboração de uma proposta• a elaboração de um plano de salários• um processo de selecção de pessoal• a abertura de uma nova loja• a escolha do sortido para um novo espaço comercial• a extensão de uma rede de lojas• a criação de um portal de electrónico• a abertura de um novo canal de vendas
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9José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Definições formais
• Project Management Institute (PMI)PMBOK 2004 - A guide to the project management body of knowledge
“A temporary endeavour undertaken to create a unique product, service or result.”
O que é um Projecto
10José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Definições formais
• ISO 10006:2003 Quality management systems – Guidelines for quality management in projects
“A unique process, consisting of a set of coordinated and controlled activities with start and finish dates, undertaken to achieve an objective conforming to specific requirements, including the constraints of time, cost and resources.”
O que é um Projecto
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11José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Definições formais
• J. Rodney TurnerThe handbook of project based management, London, McGraw-Hill, 1993.
“An endeavour in which human, material and financial resources are organized in a novel way, to undertake a unique scope of work, of given specification, within constraints of cost and time, so as to achieve beneficial change defined by quantitative and qualitative objectives.”
O que é um Projecto
12José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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O “Triângulo Fatal”
Recursos(custo)
Calendário(tempo)
Especificação(objectivos/qualidade)
O que é um Projecto
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13José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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• O que é um Projecto• Gestão de Projectos
14José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Gestão de Projectos ...
• In the late 1990s, Thomas Stewart wrote in Fortune magazine that project management would be the fastest growing career choice in the coming decade.
Gestão de Projectos
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15José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Gestão de Projectos ...
• um FIM• um PROJECTO
• uma ORGANIZAÇÃO
• um LEADER• uma EQUIPA
Gestão de Projectos
MUDANÇA
16José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Mudança versus Operações
Gestão de projectos• No final algo mudou na
organização cliente:– Aumentou-se a
eficiência– Lançou-se novo
produto– Implementou-se um
novo sistema de…• Transfere os resultados
para as operações
Gestão de Projectos
Gestão de operações• Assegura actividades
repetitivas• Foca-se na eficiência e
na melhoria contínua• Cumpre especificações
bem definidas
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17José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Gestão de Projectos
• Disciplina de Gestão da Mudança• Abordagem sistémica com metodologias
estruturadas• Adequada a situações de Complexidade
diversa• Adequada a situações com Níveis de Risco
diversos • Agrega recursos de diversas origens• Permite abordagens multidisciplinares
Gestão de Projectos
18José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Múltiplos objectivos em concorrência
Gestão de Projectos
Custo Tempo
Requisitos
Qualidade
Reduzir Custos só pode ser conseguido:
- Por aumento do prazo- Por diminuição da
qualidade- Por “relaxamento” dos
requisitos
E identicamente para os outros eixos
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19José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Os processos do PMBOK
Gestão de Projectos
Iniciação Planeamento
Controlo Execução
Fecho
20José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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O ciclo do planeamento e controlo
Gestão de Projectos
Controlo• Medir os Resultados Intermédios• Comparar com o Planeado• Elaborar Relatórios de Avanço• Resolver Problemas• Tomar Medidas Correctivas
Planeamento• Definir a Estratégia• Fixar Objectivos Intermédios
e Métricas• Estimar Recursos
Execução• Afectar Recursos• Acompanhar os Trabalhos• Integrar e Coordenar• Motivar a Equipa
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21José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Stakeholders do projecto
• Cliente• Sponsor (‘Patrocinador’)• Gestores funcionais• Fornecedores• … • Gestor do projecto• Membros da equipa de projecto
Gestão de Projectos
22José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Stakeholders do projecto: o CLIENTE
• Três critérios que se complementam:– Quem encomenda / decide que se vai fazer– Quem paga– Quem aceita (ou não) o produto / serviço / resultado
• Não esquecendo:– The golden rule of management:
HE WHO HAS THE GOLD MAKES THE RULE
Gestão de Projectos
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23José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Stakeholders do projecto: o Sponsor
• Apoia o Gestor de Projecto e a Equipa:– Validação de objectivos – Validação de prioridades– Validação do plano do projecto
– Afectação e mobilização de recursos críticos– Resolução de conflitos– Relação com o Project Committee– Relação com os gestores de linha– Remoção de obstáculos
Gestão de Projectos
24José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Atendendo à maturidade da organização
• Os Capability Maturity Models do Software Engineering Institute
Mais informação em: http://www.sei.cmu.edu/sei-home.html
5 níveis de maturidade da organização
4 características gerais:• Commitment to perform• Ability to perform• Directing implementation • Verifying implementation
• Embryonic • Executive management
acceptance• Line management acceptance• Growth• Maturity
(Kerzner, 5th edition, 1995)
Gestão de Projectos
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25José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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• O que é um Projecto• Gestão de Projectos• Factores de sucesso e de fracasso na
Gestão de Projectos
26José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Mas que objectivos / que stakeholders ?
• Customer satisfaction ?• Budget & Schedule ?• Business success ?• Future potential ?
Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos
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27José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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5 TOP Reasons for Project Failure
1. Lack of Leadership2. Lack of Knowledge
• At the top of the organization about what technologists explain
• Among the technologists about business users want
3. Poor Risk Management4. Underestimation of the complexity of business
process change and human change5. Inability to breakdown program into small
chunks
Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos
PM Network, Oct. 2005, p 18
28José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Deficiências de Planeamento
• Falta de planeamento
• Objectivos pouco realistas (e/ou pouco claros)
• Insuficiência de recursos de qualidade
• Insuficiência de meios financeiros
• Falta de gestão eficaz do risco
• Pouca atenção à envolvente
Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos
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29José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Deficiências na Gestão
• Gestão pouco eficaz
• Mau controle de custos
• Incapacidade de mobilizar recursos
• Alargamento do âmbito no decorrer do projecto(“scope creep”, “fuzzy boundaries”)
• Interferências das funções no projecto
• Pouca atenção à envolvente
Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos
!
30José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Deficiências na Comunicação
• Entre o gestor de projecto e os stakeholders
• Entre o gestor de projecto e a equipa
• Entre o gestor de projecto e a envolvente
• Entre os membros da equipa
Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos
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31José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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(Uns) Factores Críticos Sucesso
Factors critical to the project's outcome (frequency of mention)
1. Clear goals / objectives 87%2. Realistic schedule 78%3. Support from senior management 75%4. Adequate funds / resources 69%5. End-user commitment 67%6. Clear communication channels 61%7. Effective leadership / conflict resolution 58%8. Effective monitoring and feedback 57%9. Flexible approach to change 56%10. Taking account of past experience 51%
White e Fortune. (IJPM, Jan 2002. 20(1):1-11).
Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos
32José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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O nível de risco é determinado por ...
Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos
Dimensão do Projecto• Custos• Extensão temporal• Quantidade de Recursos• Número de Actividades• Número de Entidades
Envolvidas • ...
Maturidade e Capacidade de GestãoEstrutura do Projecto
Complexidade• Tecnologia• Envolvente• Constrangimentos
(custos, prazos, escassez de recursos, ...)
• Falta de experiência em projectos semelhantes
• ...
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33José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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• O que é um Projecto• Gestão de Projectos• Factores de sucesso e de fracasso na
Gestão de Projectos• O ciclo de vida de um projecto
34José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Seleccionar uma Alternativa
O processo
O ciclo de vida de um Projecto
Tomar consciência de uma Oportunidade
Estabelecer Objectivos
Identificar Premissas e Constrangimentos
Identificar Alternativas
Elaborar Planos
.A ideia
.O Quê
.Quando
.Quem
.Como
.Quando
.Meio envolvente
.Estudo de mercado
.Análise SWOT
. Importância da Simulação
Importância de experiências
anteriores
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35José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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As fases do projecto
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
20 40 60 80
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
Valores acumulados
Valores mensais
Concepção Desenvolvimento Implementação Operação e manutenção
Avaliação Planeamentoe concepção Construção Operação e
manutenção
O ciclo de vida de um Projecto
36José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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O foco varia ao longo do projecto
O ciclo de vida de um Projecto
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37José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Os processos do PMBOK
Iniciação Planeamento
Controlo Execução
Fecho
O ciclo de vida de um Projecto
38José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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A iniciação…• Baseia-se no estudo de viabilidade:
– Faseamento no tempo de:• Custos e proveitos (e benefícios fiscais)• Cash-flows• Nível de risco antecipado
– “Custo do capital”, “Custo de oportunidade”, “hurdle rate”
– Pay-back, TIR, VAL
– Os “investimentos estratégicos”
O ciclo de vida de um Projecto
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39José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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A iniciação…
• Tomar a decisão sobre a realização do projecto
• Criar a estrutura organizativa–Nomear o Gestor de Projecto–Rever os Objectivos–Escolher a Equipa–Consolidar a informação no “Project Charter”–Aprovar o “Project Charter”
O ciclo de vida de um Projecto
40José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Project Charter
• É: – A consolidação de tudo o que se sabe e decidiu no
ante-projecto e na fase de iniciação – O input fundamental para a fase de Planeamento
• Define:– O objectivo e os deliverables do projecto– Os constrangimentos de tempo (prazo) e custo– Os aspectos de negócio que justificam o projecto
O ciclo de vida de um Projecto
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41José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
LOGÍSTICAEM MESTRADO LOGÍSTICAEM MESTRADO
O planeamento…• Com base em:
– Ante-projecto / estudo de viabilidade– Macro-estimativas de recursos– Orçamento inicial
• Fazer o Plano de Projecto– Definição das actividades– Planeamento de tempos– Estimativa detalhada de recursos– Orçamento detalhado– Planos de gestão do risco– Aprovar o Plano de Projecto
• Definir o Sistema de Informação
O ciclo de vida de um Projecto
42José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
LOGÍSTICAEM MESTRADO LOGÍSTICAEM MESTRADO
Controlar• Medir os Resultados Intermédios• Comparar com o Planeado• Elaborar Relatórios de Avanço• Resolver Problemas• Tomar Medidas Correctivas
Planear• Definir a Estratégia• Fixar Objectivos Intermédios
e Métricas• Estimar Tempos, Recursos e
Custos
Executar• Afectar Recursos• Acompanhar os Trabalhos• Integrar e Coordenar• Motivar a Equipa
O ciclo de vida de um Projecto
Na execução: constantemente...
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43José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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E não esquecer...
Fechar o projecto
– Obter a aceitação pelo cliente– Fechar as contas– Elaborar o relatório final– Consolidar e divulgar o que se aprendeu (*)– Desactivar a equipa
(*) Fundamental na “Learning Organisation”)
O ciclo de vida de um Projecto
44José Cruz Filipe – 2006Introdução à Gestão de Projectos
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Em forma de conclusão...
• As metodologias e as técnicas “só” ajudam• A realidade não pode ser ignorada só porque a
metodologia não a descreve adequadamente (p.ex. feedback e refazer de trabalho)
• A incerteza e o carácter probabilístico de muitos factores não podem ser “varridos para debaixo do tapete”
• A gestão do risco é fundamental na contenção dos danos potenciais
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