MBA em Projetos Mudança Organizacional
MudanMudançça Organizacionala Organizacional
MBA em Projetos
Prof. Lucio Chaves,Prof. Lucio Chaves, MScMSc..
MBA em Projetos Mudança Organizacional
OBJETIVOSOBJETIVOS
• Entender os princípios e conceitos das transições
organizacionais e o seu impacto no sucesso dos
Projetos de Mudanças nas organizações
• Conhecer algumas metodologias e ferramentas
utilizadas no gerenciamento de mudanças
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
MBA em Projetos Mudança Organizacional
PROJETOS DE MUDANÇA
ESTADO PRESENTE
TRANSIÇÃOESTADO FUTURO
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PROJETOS DE MUDANÇA
O objetivo de qualquer projeto
mudança é a melhoria de
performance no estado
futuro:
• Aumento de Receita
• Redução de Custos
• Aumento de Eficiência
• Redução de Riscos
• Cumprir regulamentações
• Atender expectativas dos clientes
realizar mudanças em:
• Processos
• Sistemas
• Ferramentas
• Funções
• Estrutura Organizacional
Para atingir esta melhoria será necessário
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O sucesso de um projeto de mudança
• Atingir objetivos do Projeto
• Concluir projeto no prazo e orçamento
• Obtenção do Retorno do Investimento (ROI)
Fatores de Risco “comportamentais”
� Resistência dos afetados pela mudança
� Compromisso dos executivos patrocinadores
� Inconsistência com a cultura
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Mudança x Transição
A
B
Estado Presente
Estado Futuro
TRANSIÇÃO
EMPRESA
MUDANÇA
PESSOAS
MELHORIA
ESPERADA
$
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O valor (ROI) da melhoria
Fatores “pessoais” afetam o resultado final obtido na mudança
Qual o nível de eficácia obtido na mudança?
Efetividade de adoção
Quantos terão mudado efetivamente?
Nível de utilização
Quão rápido a mudança seráimplementada?
Velocidade de adoção
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Efeitos dos fatores “pessoais”
A
B
Estado Presente
Estado Futuro
B’
B’’
B’’’
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• Medo do desconhecido, das falhas e das consequências adversas• Práticas, hábitos e relacionamentos enraizadas (“sempre fizemos assim”)
• Sair da zona de conforto, sair do familiar, seguro e controlável• Falta de confiança em si e nos outros• Aversão a mudanças impostas• Aversão a surpresas• Relutância dos gerentes em lidar com dificuldades • Interesses próprios e alterações no poder e influência tais como perda ou mudança do papel na organização
• Falta de respeito e confiança no promotor da mudança• Ceticismo do resultado pelas experiências e falhas passadas
RESISTÊNCIA ÀS MUDANÇAS
Comportamento apresentado pelos individuos, grupos ou categorias de funcionários que não suportam as mudanças que as organizações pretendem implementar
É um sintoma, originário de diferentes causas:
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• Atingir Objetivos do Projeto
• Concluir projeto no prazo e orçamento
• Obtenção do Retornodo Investimento (ROI)Gerenciamento
de Projetos Gerência da
Mudança
Organizacional
Liderança /
Patrocínio
PROJETOS DE MUDANÇA
FOCO no
COMPORTAMENTO
FOCO no
RESULTADO
FOCO no
ESCOPO
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COMUNICAÇÃO
Gerenciamento
de ProjetosGerência da
Mudança
Organizacional
Liderança /
Patrocínio
Comunicação x Stakeholders
• Sociedade
• Clientes
• Fornecedores
• Equipe do projeto
• Executivos
• Gerentes Funcionais
• Funcionários
• Agentes de Mudança
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O Processo de Mudança
ESTADOPRESENTE TRANSIÇÃO
DESCONGELAR RECONGELAR
• Gerar DESCONFORTO• Contestar STATUS-QUO
CONFORTO INSTABILIDADE INCERTEZA
((KurtKurt LewinLewin) )
Gerencia da DOR
Gerencia de CONSEQÜÊNCIA
DESCONFIRMAR REMEDIAR
• Aplicar PRESSÃO / PUNIÇÃO• Mostrar RECOMPENSA/ RECONHECIMENTO
ESTADOFUTURO
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PATROCINADOR (SPONSOR)PATROCINADOR (SPONSOR)
AGENTE DE MUDANÇAAGENTE DE MUDANÇA
ALVOS (TARGETS)ALVOS (TARGETS)
Poder de legitimar a mudança
Responsável pela mudança
Afetados pela mudança
Papéis dos Stakeholders em uma Mudança
GERENTES/ SUPERVISORESGERENTES/ SUPERVISORES(Quando atuam como (Quando atuam como patrocinadores) patrocinadores)
“COACH ’s” da mudança
São os indivíduos e organizações que estão ativamente envolvidos no projeto, ou cujos interesses podem ser afetados, positiva ou negativamente, pela implementação do Projeto.
Stakeholders
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Custo do Custo do FracassoFracasso
BAIXO ALTO
ALTO
CUSTO
CUSTO
RISCORISCO Fatores de Fatores de Risco para o Risco para o FracassoFracasso
•Problema / Oportunidade•Custo do Projeto•Queda de Moral•Perda de confiança
• Compromisso dos
Sponsors
• Resistência dos Alvos
• Inconsistência com a
cultura
• Histórico de mudanças
• Capacidade dos
Agentes de Mudança
Análise dos riscos associados à mudança
Gerência de Mudança não é CUSTO, é INVESTIMENTO !
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O Papel do Gerente de Projeto na Mudança
Projeto
Necessidade de Mudança
�Tecnologia�Processos�Organização
Time deProjeto
Projeto de Mudança
Agente deMudança
Time deMudança
�Estratégia de Mudança
�Negociar�Operacionalizar
�Avaliação do Impacto
� Interação com grupos/ pessoas
Gerenciar� Recursos� Plano� Orçamento� Qualidade� Implementação
� Execução� Controle
Aspectos Técnicos
Implementabilidade =
Aspectos Humanos e Comportamentais
Resultado
�Integração�Sinergia
Gerente do Projeto
Especialistas
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Um Gerenciamento Eficaz requer duas perspectivas:
Como fazer o Gerenciamento de Mudanças?
Perspectiva Organizacional:
Que processo e ferramentas nós (*) temos que usar para auxiliar os indivíduos a realizarem de forma bem sucedida a Mudança?
Como cada indivíduo consegue fazer a sua mudança de forma eficaz?
Perspectiva Individual
Uma metodologia estruturada, alinhada com as fases do projeto:
Módulos: Preparação, Planejamento, Implementação e Controle da Mudança
Atividades: Patrocínio, Comunicação, Coaching, Treinamento, Gerência de Resistências
Uma metodologia estruturada para trabalhar as resistências e desenvolver o comprometimento dos Alvos
Processo EDCAS : Entendimento, Desejo, Conhecimento, Aptidão e Sustentação
(*) nós= Gerentes de Projeto e Mudança, Membros dos times, Recursos Humanos, Treinamento, Comunicações, Exccutivos, Gerentes e Supervisores
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Metodologia de Gerência de Mudanças
COMUNICAÇÃO
PATROCÍNIO
TREINAMENTO
GER. DE RESISTÊNCIAS
COACHING
Fases do Projeto Técnico
Planejamento Implementação Pós- implementaçãoIniciação
Planejamento Implementação ControlePreparação
Módulos de Gerência de Mudanças
Tipos de Atividades
DESEJO
ENTENDIMENTO
APTIDÃO
SUSTENTAÇÂO
CONHECIMENTO
Processo de Comprometimento (EDCAS)
1 2 3 4
Gerência
de
Mudanças
GP
Perspectiva Organizacional
Perspectiva Individual
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Módulo 1 – Preparação da Mudança
Dimensionamento da mudança
(Diagnóstico A)
Alocação dos recursos
(time de mudança)
Identificação dos Stakeholders ePatrocinadores
Estratégia de gerenciamento da mudança
Time degerenciamento de mudança
Modelo de patrocínio
Avaliação daorganização
(Diagnóstico B)
Avaliando competências
do time de mudança
Análise dos Stakeholders
(Diagnóstico C)
Atividades / Ferramentas Resultados
SUPORTE
RISCOS
AGENTES
A
A Os Riscos identificados a partir destes Diagnósticos devem ser incluídos na Matriz de Riscos, para desenvolvimento da Gerência de Riscos do Projeto
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Médio Risco Alto Risco
Baixo Risco Médio Risco
Dimensionando a Mudança(Diagnóstico A)
Avaliando a Organização
(Diagnóstico B)
OrganizaçãoResistente à mudança
Organizaçãoapta à mudança
-
• Pequena• Incremental
• Grande• Radical• Desruptiva
Riscos da Mudança
10pontos
30 pontos
50 pontos
30 pontos
50 pontos
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CONTRANível de Interesse / SuporteNível de Interesse / Suporte
(Diagnóstico C)(Diagnóstico C)
PATROCINADORESAlto grau de
Influência sobre os recursos do Projeto
A FAVOR
Análise dos Stakeholders
NEUTRO
Membros Membros da rededa rede(rede (rede política)política)
AliadosAliados(base de (base de suporte)suporte)
BloqueadoresBloqueadores(fonte de (fonte de ameaças)ameaças)
DesaceleDesacele--RadoresRadores(negociação)(negociação)
ALVOSGrupos que sofrerão alto impacto com o
projeto
50 pontos
30 pontos
10 pontos
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Presidente (A)
Diretor Vendas (A) Dir Adm/ Financ/ (B) Dir Industrial
Ger Mktg(A)
Ger Vendas(A)
Ger Contab(B)
Ger Admin(B)
Tesoureiro
Superv Vendas
Superv Contab
SupervRH
SupervAdmin
PI
PS PS
PS PS PS PS
Superv Vendas
Superv Vendas
Alvos(Membros da rede)
Alvos(Desaceleradores)
AM
AMAM
AM
Modelo de Patrocínio (Exemplo)
(A) = Aliado
(B) = Bloqueador
PI = Patrocinador Iniciador
PS = Patrocinador de Sustentação
AM = Agente de Mudança
= Reporte Direto
= Influência/
Projeto : Implementação de um Sistema de Objetivos
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Módulos 2 , 3 e 4 – Planejamento, Implementação e Controle
Desenvolver planos de gerenciamento
da mudança
Módulo 2 - Planejamento
� Plano de Patrocínio
� Plano de Comunicação
� Plano de Coaching
� Plano de Treinamento
� Plano de Gerenciamento de Resistência
Executar e implementar os planos
Módulo 3Implementação
Monitoramento,Avaliação e Ajustes
Módulo 4Controle
Mudança Implementada
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Módulo 4 - Controle
Ouvir os funcionários e obtendo feedback
Identificar causas raiz e focos deresistência
Implementar ações
de correção
Analisar a efetividade
do gerenciamento
PrepararStakeholders
para gerenciar resistências
Conduzir revisões e “passar o bastão”
Avaliar aderência aos
novos processos, sistemas e papéis
Desenvolver planos de açãocorretivos
Celebrarsucessos iniciais e reforçara mudança
Atividades
TRANSIÇÃO
PATROCÍNIO
COACHING
AVALIAÇÃO
Encerramento
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ENTENDIMENTO: Envolve informação sobre a natureza da mudança, por quê ela estásendo feita e os riscos para de negócio de não mudar. Deve incluir ainda informação sobre os fatores internos e externos que criaram a necessidade da mudança bem como o QIDPAM, “Qual a Importância Disso Para Mim”.
DESEJO: Representa a decisão de suportar e engajar-se na mudança. Reflete uma escolha pessoal baseada em um numero de fatores que incluem a natureza da mudança e como a mudança irá impactar os funcionários, sua percepção da organização, sua situação pessoal e seus motivadores próprios.
CONHECIMENTO: Inclui a informação, treinamento e educação necessários para conhecer como mudar. Envolve informação sobre modelos, processos, sistemas, ferramentas, comportamentos, habilidades, papéis e técnicas necessárias para implementar a mudança nas operações.
APTIDÃO: é a que permite a realização ou execução da mudança, transformando conhecimento em ações. É alcançada quando os funcionários demonstram a capacidade real de implementar a mudança.
SUSTENTAÇÂO: representa os fatores internos e externos que sustentam a mudança. Podem incluir reconhecimento, recompensas e celebrações baseadas no atingimento bem sucedido dos objetivos de negócio ou de marcos-chave do projeto. Pode incluir uma satisfação pessoal pelo seu próprio resultado.
ENTENDIMENTO: Envolve informação sobre a natureza da mudança, por quê ela estásendo feita e os riscos para de negócio de não mudar. Deve incluir ainda informação sobre os fatores internos e externos que criaram a necessidade da mudança bem como o QIDPAM, “Qual a Importância Disso Para Mim”.
Processo EDCAS – Gerenciamento individual
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Em desenvol-vimento
ENTENDIMENTO DESEJO CONHECIMENTO APTIDÃO SUSTENTAÇÃO
Processo EDCAS – Gerenciamento individual
Nivel
5
4
3
2
1
E D C A S
Insuficiente
Adequado
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Comunicação
Contato
Percepção positiva
DESEJO
Adoção
SUSTENTAÇÃO
Internalização
Desconhecimento Confusão Percepção negativa
Não quer tentar a mudança
Abandona no início
Abandona após algum tempo
“Check-outs”
Modelo de Comprometimento com a Mudança
ENTENDIMENTO
Fases do Projeto
Iniciação
Planejamento
Implementação
Pós-implementação
Anúncio da Mudança
Nível de Desejo(Diagnóstico F)
Nível deEntendimento(Diagnóstico E)
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Gerentes patrocinadores – “Coaching” da Mudança
Importância do “Coaching”
• Torna mais eficaz a INFLUÊNCIA que o Gerente ou Supervisor exerce sobre o funcionário (subordinado direto)
• Permite uma via de comunicação face-a-face e em grupos entre os funcionários e as pessoas que eles MAIS CONFIAM, seus superiores imediatos.
• Facilita a transmissão de mensagens ou esclarecimento sobre aspectos PESSOAIS da mudança
• Cria uma oportunidade de FEEDBACK dos funcionários sobre os esforços de mudança
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Trabalhe as causas-raiz de resistência – ação proativa
�Falta de percepção da necessidade da mudança?
�Resultado de pouco desejo pela mudança?
�Falta de conhecimento (ou medo) de não ter a capacidade (competência) para realizar a mudança?
�Barreiras de habilidade provocando a resistência?
�Pouco reconhecimento ou sustentação da mudança?
Espere resistênciaNão se surpreenda, é inevitável, planeje e aja prontamente
Eliminar muitas causas de resistência antes que aconteçam
Faça a Gerência de Mudanças “certo” desde o início
Incorporar gerência de resistência em todas as fases da estratégia e do planejamento
Enfoque-a formalmente
Conclusões
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