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AULA 01 – 1.Arquivística: princípios e conceitos. 3.2
Classificação de documentos de arquivo.
SUMÁRIO PÁGINA
Sumário
Apresentação ................................................................................................. 1
Meus Pãezinhos ............................................................................................. 3
Considerações sobre o Curso ........................................................................ 4
Porque estudar Arquivologia? ........................................................................ 5Bibliografia Básica .......................................................................................... 6
1. Arquivística: princípios e conceitos ............................................................. 6
Documentos ................................................................................................... 8
Órgãos de Documentação .............................................................................. 9
Arquivos (Conceitos Iniciais) ........................................................................ 15
Classificação dos arquivos ........................................................................... 17
Estágios da Evolução ................................................................................... 20
Princípios ..................................................................................................... 22
3.2 Classificação de documentos de arquivo ................................................ 29
Tipos de Correspondências (Espécies Documentais) ................................... 35
Questões Comentadas ................................................................................. 37
Questões Propostas ..................................................................................... 70
Apresentação:
Olá a todos. Eu me chamo Felipe e serei o responsável pelo curso de
Arquivologia para este concurso.
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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Tenho 24 anos e atualmente exerço o cargo de Auditor Fiscal de Tributos do
Município de São Paulo. Sou formado em Direito pela Universidade de São Paulo,
mais conhecida como Largo São Francisco. E sim, isso significa que perdi horas de
sono ao longo de meses a fio para fazer a FUVEST. Bons tempos aqueles... :P
Ingressei no serviço público em 2009, no cargo de Assistente Técnico
Administrativo do Ministério da Fazenda. Fiquei mais de dois anos no cargo, onde
aprendi desde furar papel até os meandros mais específicos da ciência do Direito
Tributário. De tanto choramingar, a partir de fevereiro comecei a supervisionar parte
do setor onde trabalhava, ganhando um aumento singelo (sim, essas coisas existem
no serviço público se você for ambicioso).
Em abril de 2012 fui nomeado para o cargo de Técnico Judiciário Área
Administrativa do Tribunal Regional do Trabalho. Lembro até hoje que mesmo
estando na posição 1237, e já passados mais de três anos da prova, ainda assim
chegou minha vez. Mas lógico, se tivesse ido melhor, teria sido chamado mais cedo
:P.
Passei em 16º lugar no concurso de AFTM de São Paulo, onde atualmente
estou, ingressando na Prefeitura lá para agosto de 2012.
E, para terminar, é com grande alegria que comunico que passei no concurso
do ICMS-SP de 2013, dentro da lista (embora no fim da lista :P), para onde estou
considerando ir!
Fora isso, fui chamado para ser Oficial de Justiça do Tribunal de Justiça de
São Paulo (não lembro a posição de cabeça, mas demorou pacas pra chamar e eu
já estava na Prefeitura quando isso aconteceu) e Escrevente Técnico Judiciário naCircunscrição de Mauá, que também é longe pacas de onde eu moro. Fiquei na lista
de excedentes de Técnico do INSS (8º lugar em Atibaia) e da ANAC (que nem
lembro que colocação eu fiquei, mas fui bem mal :P). Também fiquei em 4º lugar no
concurso de Assistente de Licitação para a FURP (Fundação do Remédio Popular),
concurso este do qual também não pude assumir e, fui chamado para ser Técnico
da SPPREV, em um concurso bastante peculiar :P (se tiver a curiosidade, pegue a
lista de aprovados e veja as notas do pessoal, coisa de louco :P), e, por fim, fui
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nomeado em 2010 (ou 11 :P) para exercer o cargo de Técnico do Ministério Público
da União.
Mas pra fazer tudo isso, não precisa ser gênio. Alias, boa parte dos meus
conhecidos me tomam por alguém bastante "desligado", de maneira que alguns
ainda se espantam em saber que eu ainda não esqueci de respirar. O que eu sou,
em verdade é teimoso.
E pra ser bem sincero, já levei fumo também em concurso :P. Fui tão mal na
prova do BACEN da época que fiz que fiquei com vergonha (ué, acontece meu caro,
mais vezes do que se imagina :P). Mas foi só vergonha, não desisti por causa disso,
nem você deve se sua vez ainda não chegou. Alias, o desastre da época foi o que
me animou a estudar mais profundamente disciplinas como contabilidade geral, que
me auxiliaram anos depois na obtenção do cargo de Auditor Fiscal, o qual exerço
hoje, e também permitiu que, anos depois, o Estratégia confiasse esta disciplina a
mim.
A vaga está lá disponível para quem quiser pegar, e já adianto: não é
necessário nenhum lampejo de genialidade ou dom divino (embora ambos ajudem
muito). Eu tive a oportunidade de conhecer pessoas muito talentosas, e a maiorparte delas não quer virar funcionário público. Para o resto de nós, sobra a certeza
de que a dedicação e o empenho são os únicos fatores que fazem a diferença entre
passar ou não.
Quer dizer, quase. Material também é bom ter. Não adianta nada estudar
feito um condenado se você não estiver estudando a matéria certa. Você confiou
neste material para aplicar o seu esforço. Eu vou te dar uma dor de cabeça que
valha o gasto :P.
Chega de conversa, mãos a obra.
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Considerações sobre o Curso
A aula 00 e a aula 01 são, em essência, a mesma aula, mas com pequenas
diferenças:
Enquanto a aula 00 era só o teste, esta aqui já se encontra completa,
prontinha para transformar você em um mestre da arquivologia até o dia da prova
(pelo menos, da parte da disciplina que as bancas lembram-se de explorar :P).
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Porque estudar Arquivologia?
Arquivologia é uma das únicas matérias que me orgulho em dizer que você,
futuro funcionário público, com certeza usará no desempenho de suas funções,
ainda que não seja sua área de formação.
Nada como um exemplo: se você é de São Paulo, notará que seu a foto de
seu RG possui diversos furos, formando a sigla IIRGD.
Esta sigla corresponde ao Instituto de Identificação Ricardo Gumbleton
Daunt, responsável, entre outras coisas, pela identificação de todos os cidadãos que
moram no município de São Paulo.
E, a fim de auxiliar nesta tarefa, eles possuem TODAS as digitais dos
habitantes do Estado de São Paulo. Mas não estamos nos EUA, nem a Policia Civil
é o CSI: as minhas digitais e de meus conterrâneos estão decalcadas em uma
papeleta de papel cartão e arquivadas em uma infinidade de gavetas dentro do
instituto.
Sim, é uma infinidade de “dedos” e “mãos” sem nenhum tipo recurso da
informática para auxiliar na pesquisa. Ainda assim, quando apresentamos as digitais
de um investigado ao instituto, eles são capazes de procurar rapidamente nas
gavetas e encontrar a papeleta que confere, o que, na minha modesta opinião, é
algo simplesmente mágico.
Eles não procuraram em todas as gavetas. O instituto só é capaz de fazer
isto porque as fichas estão adequadamente arquivadas e catalogadas, de maneira
que ao invés de procurar feito um louco em um monte de gavetas, o funcionário vaidireto naquela que sabe que contém as digitais pretendidas.
Eu até sei como eles fazem isso, mas não é o propósito do seu curso :P. Isto
é uma mostra de que você deve se animar ao ler este material, porque ele além de
importante para sua prova, será vital para sua vida funcional. E por incrível que
pareça, não é uma matéria chata (pode acreditar).
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Bibliografia Básica
Não meu caro, você não precisará comprar livros para fazer esta disciplina
(só faltava esta, comprar este curso para saber que livros comprar :P). O curso e
várias questões de treino te deixarão afiado para sua prova. Entretanto, existem
ferramentas que sugiro que você utilize com o curso. Você já vai entender o que
quero dizer. Veja só:
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf
O link acima te dá acesso ao Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística. É o seu grande livro. Ninguém lê o grande livro inteiro, mas sempre que
encontrar dúvidas quanto a algum termo, dê uma consultada rápida. Muitas
questões serão resolvidas com a simples consulta deste dicionário, e, a medida que
você consulta, seu conhecimento sedimenta.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/recomendaes_p
ara_a_produo.pdf
Este, por outro lado, é um livro possível de ler inteiro, mas, não recomendo
que o faça. Trata dos cuidados que devemos ter com a guarda de documentos. É
mais um livro de consulta. Alguns tópicos são óbvios, outros causam arrepio no
espírito até hoje.
E você professor, vai encostar na cadeira enquanto eu me viro para achar a
resposta? Lógico que não! :P. Eu irei desvendar a Arquivologia com vocês, de
maneia que os conceitos se tornem claros, e pareça que você já nasceu sabendo. E
se mesmo os mecanismos de consulta que recomendei a vocês não funcionarem, oseu professor vai funcionar, ou morrerá tentando :P.
1. Arquivística: princípios e conceitos
Aqui começa a longa jornada de descobrimento que você, caro aluno, irá
trilhar nos meandros da Arquivologia (ou pelo menos, da parte que cai em prova).
Para quebrar um pouco o gelo, vamos visitar a história.
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O termo “arquivo” não tem uma origem precisa. Entretanto, aquela
frequentemente apontada na doutrina nos remete à antiga Grécia, com a
denominação “arché”, que denominava o “palácio dos magistrados”.
Com a evolução do conceito, chegamos à palavra “archeion”, que denomina
o “local de guarda e depósito de documentos” (este conceito já está mais
próximo de um dos atuais conceitos de arquivo usados em concursos).
Outra parcela da doutrina remete-nos ao termo latino “archivum”, que
também identifica o “lugar de guarda de documentos e outros títulos”
Qualquer semelhança com um certo capitão fictício é mera coincidência...
Cuidado para não explodir o turno todo :P.
Falaremos sobre os arquivos propriamente ditos um pouco mais a frente,
devemos tratar antes do objeto de seus estudos: a arquivologia.
Pois bem, saiba que não se trata de nenhum mostro dos concursos (é uma
matéria bem legal e útil).
É uma disciplina, no entanto, que exigirá de você cuidado e atenção,principalmente quando você for apresentado a conceitos próprios, o seu estudo não
é difícil, embora bastante teórico.
As primeiras noções sobre o assunto você verá já na aula de hoje.
E pode acreditar: seu examinador quer saber o que é arquivologia. E sem
este tópico, as demais aulas serão ininteligíveis (tanto quanto a própria palavra
ininteligível :P).
A arquivologia é uma ciência. Já a arquivística é o nome que se dá ao
conjunto de princípios e técnicas empregados justamente no desempenho desta
ciência. No Brasil, a definição da política nacional de arquivos está a cargo do
CONARQ.
“O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado,
vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidadedefinir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um
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Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à
gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.” 1
Para você obter acertos em uma prova de arquivologia é fundamental
que você conheça o significado de muitos termos utilizados nessa disciplina.
Muitas vezes, a resolução das questões se resumirá a isto. Durante as aulas
estes termos serão explicados, revistos, analisados e colocados na sua cabeça com
o mesmo desvelo com o qual se põe um recém-nascido no berço.
Documentos
Nós comentamos que a arquivística é um conjunto de técnicas voltadas ao
atendimento dos objetivos da ciência arquivologia. Só que toda ciência tem um
objeto de estudo (é da essência de todo estudo direcionar seus esforços a algum
objeto :P). A arquivologia volta sua atenção ao estudo dos arquivos (que você já
está ansioso para saber por que demoro tanto para chegar nele). Ok, mas existe
ainda uma partícula neste contexto, que merece atenção redobrada.
Arquivos, quando a palavra é usada no sentido de “instituição”, operam um
elemento básico: o Documento.
Documento é todo e qualquer registro de informação,
independentemente de sua forma ou suporte físico. Ou seja, um documento
pode ser uma foto, um papel, um mapa, um cartão, um filme, fitas, CDs, disquetes,
enfim, tudo aquilo que sirva como registro de um fato, de um acontecimento, de um
momento.
Veja que, ao falarmos simplesmente documento, estamos abordando a
acepção ampla da palavra, não estamos detalhando a sua forma ou o meio
material em que ele é disponibilizado. Basta que haja registro de informação,
qualquer que seja e pelo meio que melhor convier ao usuário, estaremos falando de
documento.
1FONTE:http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
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Logo mais a frente veremos, no entanto, como deve ser tratado um
“documento de arquivo”.
Falei que documento é um registro, se é um registro deve haver um meio
físico (material) onde este registro é feito, não é mesmo?
Em arquivologia este meio material onde a informação é registrada se
denomina suporte (olha os termos importantes começando a aparecer). Como
exemplos de suportes temos o papel; o papel fotográfico; a película fotográfica; fitas
de vídeo; as mídias digitais, como um CD, um DVD, ou seja, tudo aquilo fisicamente
palpável e que permite o registro de informações.
Simplificando as coisas para você, caro aluno:
Suporte (meio material) + Registro (ideia, informação) = Documento
E, meu caro, você pode puxar da sua cabeça as aulas de história, e ainda
apontar como exemplos os papiros, pergaminhos, tábuas de argila, e até em pedra
se achar melhor.
Segundo relatos históricos preservados por Lívio, no início da República Romana as leis eram guardadas em segredo
pelos pontífices e por outros representantes da classe dos patrícios, sendo executadas com especial severidade contra
os plebeus. Um plebeu chamado Terentílio (GaiusTerentilius) propôs em 462 a.C. a compilação e publicação de um
código legal oficial, de modo que os plebeus pudessem conhecer a lei e não serem surpreendidos pela sua execução.
Os patrícios opuseram-se à proposta por vários anos, mas em 451 a.C. um decenvirato (um grupo de dez homens) foi
designado para preparar o projeto do código. Supõe-se que os romanos enviaram uma embaixada para estudar o sistema
legal dos gregos, em especial as leis de Sólon, possivelmente nas colônias gregas do sul da Península Itálica, conhecida
então como Magna Grécia.
Os dez primeiros códigos foram preparados em 451 a.C. e, em 450 a.C., o segundo decenvirato concluiu os dois últimos.
As Doze Tábuas foram então promulgadas, havendo sido literalmente inscritas em doze tabletes de madeira que foramafixados no Fórum romano, de maneira a que todos pudessem lê-las e conhecê-las. Fonte:
http://pt.wikipedia.org/wiki/Lei_das_Doze_T%C3%A1buas
Órgãos de Documentação
Os nossos queridos arquivos não são os únicos locais dedicados ao
manuseio e guarda de documentos.
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Desta forma, para que separemos muito bem aquilo que é objeto de nosso
estudo (os arquivos) dos demais órgãos de documentação, é essencial que
definamos cada um deles.
E você não terá maiores dificuldades. Cada órgão de documentação possui
suas características peculiares, de maneira que dificilmente você tomará um pelo
outro.
Acompanhe o quadro para as noções iniciais:
• •Locais onde a informação documentada pode ser
conservada (instituições de custódia)
1. Museu
2. Biblioteca
3. Arquivos
4. Centros deDocumentação
• São instituições que colocam à disposição do públicocoleções de peças e objetos culturais.
•Relaciona-se a objetos de valor cultural, podendotambém estar presentes objetos tridimensionais.
•O suas finalidades são o estudo, a pesquisa, a cultura.• Os documentos estão associados a ideia de coleção
(foram reunidos por vontade de alguém)
•Pode haver vários exemplares.• Ocorre acumulação de documentos, tem uma
natureza orgânica, atingem a sua situação por um
processo natural.•Não são documentos colecionados. Normalmente odocumento é único, tendo sido produzido e acumulado
apenas conforme o necessário.
• São locais que agrupar os mais diversos tipo dedocumento.
O que podemos reparar do estudo do quadro acima? A primeira coisa é queestas instituições se distinguem pela característica principal de cada acervo, e o
propósito dado por cada instituição ao mesmo (finalidade a que se propõem).
Entretanto, também podemos chamar a atenção à maneira como os
acervos são formados.
Embora o nosso estudo faça referência ao arquivo, é importante também que
você saiba diferenciá-lo dos outros lugares apresentados (museus, bibliotecas,
centros de documentação). E adivinha meu caro: cai em prova!
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ACESPE (2011 Correios) já fez a seguinte afirmação: “A distinção entre
documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o
emprego desses documentos.”
Pois bem, vamos às definições mais específicas:
Museu: Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse
público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos
de peças e objetos de valor cultural. Veja que o museu não se importa nem
mesmo com o fato de o objeto por ele custodiado se enquadrar na definição de
documento. Um sarcófago, muito embora tenha informações grafadas no mesmo,
não é “consultado” pelo público com o propósito de obter informações.
Centros de Documentação: Esses daqui agrupam documentos de todos
os gêneros, qualquer que seja a fonte. A primeira vista, é como se os centros de
documentação não mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto,
isto não é de todo verdade. O centro de documentação tem uma finalidade:
informar . Normalmente estes centros possuem alguma especialização.
Meio vago? Pense em uma base de dados de uma instituição de ensino,
aonde estão dispostas todas as informações das... hum... revistas de Direito da
Universidade de São Paulo... Esta base de dados somente se presta a informar as
revistas que estão ali disponíveis.
Biblioteca: Esse é bem mais legal (passei mais tempo que o recomendado
nesses ambientes :P), e frequentemente cobrado em prova.
Comecemos pela doutrina:
“Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, e não
produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para
estudo, pesquisa e consulta”. Bem compacto :P.
A biblioteca se caracteriza pela acumulação de documentos com
finalidades de estudo, pesquisa, e principalmente, consulta. Outro fator
importante que distingue a biblioteca de um arquivo é que os documentos
custodiados pela biblioteca não são por elas produzidos no decorrer de suas
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atividades administrativas, mas sim obtidos através de doação, permuta ou
aquisição.
E, tão importante quanto: as bibliotecas frequentemente têm mais de um
exemplar de cada livro. Nós veremos mais a frente que o princípio da unicidade
enxerga cada documento como único. Entretanto, bibliotecas não são arquivos e
não dão a mínima pra isso :P.
A biblioteca acumula documentos com o propósito de formar uma coleção.
A palavra propósito também é importante: a acumulação de documentos na
biblioteca é intencional, e desta forma, não espontânea. A biblioteca deseja
educar o seu público.
Mais a frente no curso, veremos que os documentos de um arquivo podem
adquirir caráter cultural. Mas não se engane: a função precípua dos documentos em
um arquivo é administrativa, de maneira que eventual valor cultural dos documentos
é puramente acidental e só virá a ocorrer uma vez exaurida a finalidade
administrativa do mesmo.
Existem mais algumas diferenças interessantes entre arquivos e bibliotecas.
Vou mencioná-las em tópicos e logo depois da menção, explica-los:
- Modo como os documentos entram para a custódia da organização:
guarde bem esta frase: “arquivos são órgãos receptores, enquanto bibliotecas
são órgãos colecionadores”. O que exatamente isto quer dizer?
O arquivo é uma instituição com o objetivo de preservar documentos de uma
organização a qual está vinculado. Assim o sendo, todo documento que adentra o
arquivo é fruto das atividades daquela instituição. O arquivo simplesmente
recebe os documentos que custodia. E, quase sempre, somente receberá os
documentos daquela instituição.
Nos idos tempos em que eu era ATA no Ministério da Fazenda, quando
concluía um processo, eu o encaminhava à GRA (que era o arquivo do Ministério).
A GRA, embora recebesse os processos que eu os encaminhava quando na
Receita Federal, se recusaria terminantemente a receber os documentos que eu os
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enviasse, com o mesmo propósito, da Prefeitura de São Paulo (onde trabalho
atualmente), ainda que pudessem ter exatamente o mesmo assunto.
A GRA faz isso, pois se encontra vinculada ao Ministério da Fazenda, e
assim, não tem razão alguma para armazenar documentos de outra instituição.
A biblioteca, por outro lado, busca sempre novas aquisições. Em sendo uma
instituição predominantemente cultural, onde quer que haja um livro ou documento
sobre o assunto que ela deseja armazenar, lá estará o nobre funcionário da
biblioteca adquirindo livros. E pouco importa se, para preencher a seção de “como
plantar bananas”, os livros vierem do consulado iraniano em Madri ou da coleção
particular do José das Couves, serão igualmente benvindos.
Alias, segredo nosso: um arquivista que se preze sente arrepio quando nos
referimos aos documentos do arquivo como uma “coleção” :P
- Diferença no método de organização: Talvez pareça bobagem, mas
existem diferenças vitais na organização de uma biblioteca e de um arquivo.
Embora a diferença em si não seja tão relevante, o fundamento que a justifica
advém de um dos princípios da arquivologia: a organicidade (fica tranquilo meu filho,
ao fim dessa aula você não terá dúvida alguma).
Os documentos de uma biblioteca são peças avulsas. Um livro é dotado de
individualidade, e ainda que possa ser agrupado em uma coleção, não perde seu
caráter individual. Tome como exemplo o bestseller “A plantação de Brócolis na
República Democrática do Congo”. Este sucesso de vendas é um exemplar com um
propósito. Se eu compra-lo na livraria, terei um documento completo, que possui
sentido, ainda que deslocado de qualquer outro agrupamento.
Mas eu ainda posso pegar este mesmo livro e coloca-lo em uma coleção
chamada “República Democrática do Congo”. Ficaria muito bem lá, e me ajudaria a
entender o país. Por outro lado, de um dia para o outro, eu poderia removê-lo desta
coleção e inseri-lo na coleção “Plantação de Brócolis”, o que permitiria ao estudioso
do tema saber como Brócolis são plantados ao longo do mundo.
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O método biblioteconômico (que não é objeto de nossos estudos) é
direcionado à catalogação de peças avulsas. E tal método seria um desastre
quando utilizado por arquivistas.
Os arquivos possuem uma característica interessante: seus documentos
estão ligados por um contexto institucional. Desta forma, o documento de um
arquivo só possui sentido completo quando unido a outros do mesmo arquivo. Se
tentássemos agrupar os documentos de arquivo por assunto, por exemplo,
estaríamos cometendo uma heresia e destruindo a finalidade de toda a instituição
(dramático, não? :P).
Um documento do arquivo, quando retirado de seu contexto inicial, perde
grande parte de seu valor de prova (testemunho da verdade).
Arquivo: A razão de estarmos aqui hoje.
Comecemos do jeito que gosto de começar: com doutrina :P:
“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que
poderão oferecer no futuro”.
E aqui vai mais uma, também cobrada em prova:
“a principal finalidade dos arquivos é servir a administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da
história”.
Destrinchemos.
O Arquivo tem como função a guarda e a preservação de documentos,
para que as informações nele registradas também sejam preservadas e possam,
primordialmente, servir adequadamente aos usuários destas informações.
Além disso, os documentos e informações precisam estar organizados, para
que possam ser acessados e a sua informação compreendida.
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A finalidade do arquivo é funcional. O arquivo acumula documentos como
mera decorrência das atividades da instituição a que está ligado. É um
processo natural e gradativo.
Outro ponto: os documentos que se encontram no arquivo estão unidos por
sua proveniência. Ao contrário dos livros em uma biblioteca, os documentos de um
arquivo são mantidos juntos para que, desta forma, reflitam o funcionamento e as
atividades da instituição a que estão ligados.
Os documentos do arquivo dão testemunho das atividades da
instituição.
Arquivos (Conceitos Iniciais)
O próprio termo arquivo teve diversos significados ao longo do tempo. E para
nossa infelicidade, atualmente também designa um conjunto diferente de “coisas”. A
mesma palavra “arquivo” compreende diversas ideias, e todas elas serão vistas
agora e no transcorrer das aulas.
Veja os significados mais utilizados em provas:
- Arquivo é o con junto de documentos criados ou recebidos por uma
instituição, no decorrer de suas atividades, preservados para garantir a
consecução de seus objetivos;
- Arquivo é a denominação dada ao móvel que se dedica à guarda de
documentos;
- Arquivo é o local físico (prédio, edifício) onde o acervo de documentos
encontra-se conservado.
- Arquivo é o nome dado à instituição cujo objetivo seja o de guardar e
conservara os documentos.
E não para por aí meu caro colega. Existem mais dois conceitos que eu,
sinceramente, recomendo que você tenha em mente quando for buscar a sua vaga:
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“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e
recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas
atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos
futuros”
Essa primeira definição é de Marilena Leite Paes, doutrinadora pela qual a
CESPE tem carinho especial :P (nem queira saber quantos livros estão na minha
mesa agora para montar sua aula).
Mas nem mesmo a CESPE, no alto de sua torre de marfim, poderá
negligenciar a definição legal. Aí temos a Lei 8.159 de 08 de janeiro de 1991, a qual
dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Lá, em seu artigo 2º, temos também uma definição de arquivo:
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
O arquivo, ao contrário do futebol, não existe para atender a um clamor
popular. A população em geral não se veria atormentada se o governo, de uma hora
para a outra, resolvesse triturar e encaminhar para a reciclagem todos os
documentos de todos os arquivos públicos do país (ambientalistas, inclusive,
vibrariam com a medida).
Mas quem pensa assim se esquece (ou nunca conheceu) a beleza e poesiada função dos arquivos. O arquivo serve à administração, e desta forma, mantém
viva a história da instituição. O acúmulo de documentos, desde que preservada a
proveniência e organicidade dos mesmos, dará testemunho das atividades da
instituição, pois de certo modo, espelhará a própria estrutura organizacional.
Vou dar um exemplo a vocês. Desde que entrei no serviço público, mantenho
várias pastas com cópias de meus holerites, portarias de nomeação, designações
para chefia e outros dados funcionais. Conforme este meu arquivo vai recebendo
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Ainda é possível decompor as funções desempenhadas pelo arquivo em
novos documentos, ele vai espelhando o meu histórico funcional, e de certo modo,
refletindo minha vida laboral desde 2009. Quem consultar as informações da minha
pasta conhecerá o Felipe enquanto profissional e tudo que ele fez e significou para
as instituições públicas deste país (ok, meio metido, mas grave a ideia).
“Que sua eminência ordene em todas e em cada uma das províncias que se
reserve um prédio público no qual o magistrado (defensor) guarde os documentos,
escolhendo alguém que os mantenha sob custódia, de forma que não sejam adulterados
e possam ser encontrados rapidamente por quem os solicite; que entre eles haja
arquivos e seja corrigido tudo que foi negligenciado nas cidades ." Imperador Justiniano
outras, mais específicas.
- Promover a guarda de documentos que circulam na instituição,
utilizando, para tal finalidade, técnicas que permitam o arquivamento ordenado e
eficiente (lembra-se do IIRGD?)
- Garantir a preservação dos documentos, acondicionando-os
adequadamente, levando em consideração que fatores ambientais são capazes de
destruir o suporte onde a informação encontra-se registrada (a gente chega lá), taiscomo temperatura e umidade.
- Atender aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos
pelos diversos setores da instituição, atendendo à demanda de informações.
Estas funções são as mais importantes, mas desde que você pegue a ideia
principal do curso (que é o que tento transmitir de maneira mais poética), você
simplesmente não conseguirá errar questões de arquivologia, já que as alternativaserradas terão de se afastar dos fundamentos da disciplina.
Classificação dos arquivos
Um professor meu, ainda na faculdade, me disse algo importante: não
existem classificações boas ou ruins, mas existem classificações úteis ou inúteis.
Assim, toda classificação tem um propósito, e enquanto este propósito for
alcançado, a classificação permanece útil (merecendo ser estudada).
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Pois bem, aqui não tem muito segredo. As classificações dos arquivos mais
lembradas na doutrina (e cobradas em prova) são as seguintes:
- quanto às entidades mantenedoras;
- quanto aos estágios da evolução do arquivo (esta classificação é vital para
a aula de gestão de documentos);
- quanto à extensão de sua atuação;
- quanto à natureza do documento.
No que se refere às entidades mantenedoras, sugiro a memorização do
quadro abaixo, descrevendo as entidades que mais costumam ser cobradas em
prova.
##93-628.648.270##
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Fonte: PAES, Marilena Leite
Naquilo que é pertinente à extensão de sua atuação, as classificações são
bem intuitivas e simples:
- Arquivos Setoriais: aqueles estabelecidos junto a órgãos operacionais,
servindo como arquivo corrente. Não entendeu nada? O órgão operacional dessa
história é a sua repartição, que produz os documentos ou os recebe. Entretanto, ao
invés de colocar os documentos produzidos em um armário para cada funcionário,
pode-se resolver juntar todos eles em um... arquivo :P... próximo ao setor, para que
fiquem mais fáceis de serem localizados e trabalhados.
- Arquivos gerais ou centrais: estes recebem os documentos correntes
provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura da instituição ,
centralizando as atividades do arquivo corrente. Pensando na estrutura do
Ministério da Fazenda: a Receita Federal do Brasil e a Procuradoria da Fazenda
Nacional produzem documentos ao longo de suas atividades. Uma vez encerrada a
fase administrativa, estes processos são todos, indistintamente, encaminhados à
SAMF, que nada mais é que um arquivo geral, um órgão inteiramente dedicado a
receber processos e armazenar documentos.
Quase terminando...
No tocante à natureza dos documentos, depois de muita briga entre os
integrantes da profissão, sobre o que comporia esta classificação, chegaram a um
acordo sobre o assunto (como eu disse, classificações devem ser úteis, do
contrário, não tem razão de existir).
Especial cuidado aqui, os termos têm nomes parecidos, e a chance do
examinador tirar vantagem disso pra te passar rasteira é enorme:
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- Arquivo Especial: este arquivo tem sob sua guarda documentos com
variados suportes (diz pro seu professor que você lembra o que significa suporte
:P). A forma como a informação é armazenada varia bastante. Podem ser
fotografias, discos, fitas, microfilmes, disquetes... encontra-se basicamente de
tudo.
Merecem tratamento especial em seu armazenamento, bem como em
seu registro, controle e conservação.
- Arquivo Especializado: Não tem absolutamente nada a ver com o outro
arquivo (que nem vou escrever o nome para você não ficar com ele na cabeça).
Chama-se de arquivo especializado aquele que possui sob sua custódia
documentos oriundos de um campo específico da ciência humana. Só com
exemplo mesmo: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos de direito...
acredito que você tenha entendido a ideia.
Mas essas foram bobinhas :P. A próxima é uma classificação que vai te
assombrar pelo resto do curso.
Estágios da Evolução
Esta classificação é tão importante que merece um capítulo a parte. Ela é
toda elaborada em cima da “Teoria das Três Idades”. Veremos uma parte desta
teoria agora, e o resto na Aula 02, já relacionado tudo com o tópico “Gestão de
Documentos”.
Veja o quadro:
Arquivo de Primeira
Idade (corrente)
Arquivo de Segunda
Idade (intermediario)
Arquivo de Terceira
Idade (permanente)
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Na próxima aula veremos porque estes três arquivos podem ser arranjados
neste esquema de etapas. Mas por enquanto, é bom que você já aprenda a
seguinte diferenciação:
Quando um documento é criado, ele possui valor primário. Associe esse valor
com a ideia de importância administrativa, ou valor administrativo. O documento é
criado ou recebido pela instituição para que ela cumpra suas finalidades.
Por outro lado, quando perder este valor, é possível (embora nem sempre
ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundário, de
interesse para outros indivíduos que não o usuário inicial. O valor secundário mais
lembrado em provas é o valor histórico. Embora a Constituição Imperial do Brasil
não possua mais nenhum interesse administrativo (como funcionário público, eu não
respondo mais à Coroa Portuguesa já tem um tempinho...), o seu valor histórico é
inquestionável, uma vez que retrata a estrutura estatal da época.
Assim sendo, atente às suas definições:
- Arquivos Correntes (Primeira Idade): Estes arquivos são constituídos de
documentos frequentemente consultadospela instituição. Uma vez que são
necessários constantemente, seus documentos devem ser armazenados próximos
aos escritórios e repartições que a eles recorrem. Sua principal característica
deve ser o fácil acesso.
Quando você chegar à repartição, o melhor exemplo deste tipo de arquivo é o
seu próprio armário de processos :P (você também vai sonhar com ele, acredite).
Como os processos (que, por favor, em arquivologia, são os nossos documentos)
são frequentemente consultados, precisam estar muito próximos da repartição.
- Arquivos Intermediários (Segunda Idade): Agora, os documentos
deixaram de ser frequentemente consultados, mas a instituição que os produziuou recebeu ainda pode precisar deles. Ainda assim, como seu uso não é
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constante, não há necessidade de que estes arquivos estejam próximos à
instituição, e nem mesmo precisam ser facilmente acessados. Alias, é bom que se
diga que os documentos do arquivo intermediário nem mesmo ficarão ali para
sempre, o que lhes garantiu a alcunha de “purgatório”. O melhor exemplo deles
também são processos :P. Quando eu trabalhava no TRT, os processo ainda em
curso ficavam em prateleiras, bonitinhos e no lugar. Entretanto, quando eram
arquivados, iam para caixas de papelão e eram empilhados em uma sala que
permanecia trancada. Se eu precisasse de algum processo dali (que apenas eram
armazenados para aguardar o decurso de prazo prescricional), eu teria de procurar
a caixa, e pegar o processo dali de dentro.
- Arquivos Permanentes (Terceira Idade): Até agora, todos os documentosque citei possuíam algum valor administrativo (os processos que ficavam comigo
estavam ali para serem trabalhados). Entretanto, veremos na próxima aula que os
documentos, assim que cumprem sua finalidade, perdem este valor de natureza
administrativa. Entretanto, se os documentos ainda possuam algum valor
histórico ou documental, serão armazenados no arquivo permanente da
instituição.
Cada uma destas fases corresponde a uma maneira diferente de conservar
os documentos, daí a importância desta classificação. E fique tranquilo, a Aula 02
será forçada a abordar estes temas de novo, com muito mais profundidade.
Princípios
Princípios são enunciações normativas de valor genérico, que
condicionam e orientam a compreensão e determinada ciência em sua
aplicação e integração ou mesmo para a elaboração de novos conhecimentos
pertinentes a esta mesma ciência.
O conceito de princípio acima foi adaptado de um autor chamado Miguel
Reale, e martelavam isso na minha cabeça o primeiro ano da faculdade inteiro. Eu
precisava desabafar :P.
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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Não, você não precisa saber o que significa “princípio”, entretanto precisa
conhecer as tais enunciações normativas de valor genérico na arquivologia, pois
são estes princípios que regem toda a maneira de pensar arquivologia.
Alias, o estudo dos princípios é tão importante e vital que você acertará
questões em prova simplesmente porque a alternativa desrespeita algum dos
princípios que vou relacionar.
Entenda: nenhuma regra de arquivologia ou arquívistica poderá entrar
em conflito com estes princípios, justamente porque as regras são construídas
tendo os princípios como guia. Isto, meu caro aluno, não quer dizer que os
princípios não possuam exceções, só quer dizer que a exceção não pode virar regra
:P.
Mãos a obra:
Proveniência
Também denominado princípio do respeito aos fundos, este princípio tem
a seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa
devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem
diver sa.”
disto:
A definição do Dicionário de Terminologia Arquivística não se afasta muito
“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivoproduzido
por uma coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras.”
Também chamado princípio do respeito aos fundos
E faz todo o sentido, como veremos abaixo.
Eu sei que “ jamais” é uma palavra meio forte para concurso, mas este
princípio é a viga mestra da arquivística, então, é um dos poucos “ jamais” e
“nuncas” que você deve ponderar antes de excluir a alternativa.
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Lembre-se: o arquivo busca demonstrar, através do acúmulo de
documentos, o modo de funcionamento da instituição. Não faz sentido, tendo
este objetivo em vista, misturar documentos de vários órgãos e entidades, pois
descaracterizaria aquilo que PAES chamou de “base do conhecimento da história”.
E as bancas adoram estes assunto, veja só:
ESAF (ANA 2009): “A base teórica das intervenções arquivísticas, que
garante a constituição e a plena existência da unidade fundamental em Arquivística
é o princípio da proveniência”
Já a FCC (2011 TRE- AP) assim o definiu: “Quando os arquivos originários
de uma instituição mantêm sua individualidade, não sendo misturados aos de
origem diversa, diz-se que foi respeitado o princípio da proveniência.”
Você também encontrará este princípio como “princípio do respeito aos
fundos”, ou similar francês :P.
Organicidade
Está relacionado ao termo “orgânico”. Todos os seres vivos (e portanto, seresorgânicos) possuem diversos órgãos, cada qual com uma função específica, que,
apenas em conjunto, cumprem sua função (no caso, manter você vivo e estudando
para virar funcionário público).
Conforme nosso querido, e sempre tido em maior conta, Dicionário de
Terminologia Arquivística:
“
Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência dasatividades da entidade produtora”.
Os documentos mantêm relações entre si, como partes de um
organismo. Ou, melhor ainda, os documentos são produzidos e recebidos,
naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma
organização, seja ela pública ou privada.
A organicidade garante que a organização dos documentos, de maneiraque estes reproduzam, da maneira mais fiel possível, a própria estrutura da
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entidade que os produziu. Também é frequentemente associado com o princípio
da proveniência, sendo enxergado como decorrência lógica deste.
Trata-se de relação natural entre os documentos de um arquivo, em
decorrência das atividades da entidade produtora.
CESPE 2011 Correios: “A organicidade do arquivo se verifica na relação
que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades do sujeito
acumulador , seja ele pessoa física ou jurídica.”
E aqui tinha pegadinha para quem só memoriza :P. Veremos mais tarde o
princípio da cumulatividade. Você deve ter muito cuidado pois as bancas podem
citar algum termo próximo a um princípio (como foi o caso de acumulador nesta
afirmação) sem, no entanto, estar se referindo necessariamente a ele
(cumulatividade). Você precisa estar atento para o contexto da afirmação.
CESPE (2011 EBC):“O caráter orgânico dos documentos de arquivo decorre
do fato de que esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como
resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou
privada.”
FCC (2011 TRT-23ª): “Ao definir arranjo como o processo de agrupamento
dos documentos singulares em unidades significativas e também o de
agrupamento de tais unidades entre si, numa relação igualmente significativa,
Schellenberg evoca o princípio da organicidade.”
Pertinência
Leva em consideração o assunto (o tema), independentemente da
proveniência ou classificação original. É um princípio utilizado em determinadas
classificações de um documento, quando o tema tem uma relevância.
Macete: Lembre-se de que, quando você vai fazer uma redação, ela precisa
ser pertinente (apropriada) ao tema requerido .
Alguns pontos da doutrina veem este princípio como conflitante com o
princípio da proveniência. E de fato, ele é. Como o critério de acumulação aqui é
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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o “assunto”, e não “documentos produzidos ou recebidos pela instituição”,
dificilmente se conseguirá atentar a ambos.
Alguns vão mais longe: afirmam sem medo algum que o princípio da
pertinência não tem mais aplicação na Arquivística. O próprio dicionário de
Dicionário de Terminologia Arquivística Brasileira afirma em suas referências que tal
princípio já não encontra mais uso, preservado apenas para conhecimento das
gerações futuras a respeito da evolução da nossa disciplina. Eu não sou tão
corajoso :P. A CESPE pode, ou não, partilhar deste entendimento, então, vou nos
proteger o ensinando.
Entretanto, o princípio da proveniência é a viga mestra da arquivística.
Tudo que existe e existirá é elaborado com esse princípio em mente. Qualquer
conflito entre pertinência e proveniência, fique com este.
(CESPE 2011 Correios): Quando há necessidade de se reclassificar os
documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a
classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência.
Cumulatividade
Segue a o pensamento do acúmulo natural dos documentos. A ideia de que
o arquivo é uma formação espontânea, natural, progressiva e sedimentar. (FCC
2011)
Nem poderia ser diferente: o arquivo é gerado a partir do acúmulo de
documentos produzidos e recebidos por uma instituição. É através do próprio
acúmulo que se obtém o arquivo.
Muito importante:
Lembre-se que os documentos de arquivo não são coleções.
Da ordem original (ou da ordem primitiva)
Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o
qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa oufamília que o produziu.” (ESAF 2010).
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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Alias, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos
documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o
arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve.
Da territorialidade
Este princípio estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos
serviços de arquivo do território em que foram produzidos.
Acaba por ter dois desdobramentos:
Proveniência territorial: os documentos deveriam permanecer nos arquivos
do território onde foram produzidos. Lembre-se proveniência nos remete a origem,quando territorial esta ligada ao local de origem, ou seja, onde foram produzidos.
Pertinência territorial: os documentos deveriam ficar nos arquivos do
território para o qual remete o assunto (o tema) neles tratados. Lembre-se
pertinência nos remete ao assunto, ao conteúdo do documento.
Os tópicos seguintes ora são tratados como princípios, ora como meras
características dos documentos, relacionadas aos princípios apresentados. Quersejam tratados como uma coisa quer como outra é importante que você os conheça:
Imparcialidade- está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros,
livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos
quais são usados hoje. Os arquivos não tem interesses, paixões, vontades ou
ambições, eles simplesmente registram.
Organicidade- Os documentos refletem características da organizaçãoque o produziu. Esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente,
como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública
ou privada.
Naturalidade – Decorre da maneira como os arquivos se originam,
naturalmente, em decorrência da acumulação de documentos.
Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenadose conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser
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comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo
conteúdo do documento original.
Perceba que não se deve associar autenticidade à veracidade como
fazemos usualmente. Um documento autêntico não garante a veracidade de um
fato, apenas atesta que o conteúdo do documento está de acordo com o original.
Acessibilidade - Característica que está relacionada apossibilidade de
localização, recuperação, apresentação e interpretação do documento.
Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único,
independentemente da existência de outro documento semelhante ou tido
como igual (como uma outra via). Os documentos são únicos na medida em que
cada um deles sofreu um processo de produção diferente de todos os demais.
Pense em um RG e sua cópia fiel. O RG em si é um documento produzido
normalmente pela Secretaria de Segurança, ao passo que a cópia, com as mesmas
informações, foi produzida através de um processo de fotocópia.
Desta forma, cada documento do arquivo normalmente é produzido em
uma única via, ou então, em número limitado de cópias.
Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, ligando os documentos
uns aos outros através de uma relação complementar. Quando um documento é
separado de seu conjunto ele perde muito do seu significado.
Eu quase fiquei sem cores agora. Estes são os princípios mais prováveis de
ser cobrados em prova. Existem uma infinidade de muitos outros surgindo enquanto
a doutrina se desenvolve, mas que eu nunca vi serem cobrados (nem quando fazia
provas da matéria, nem agora que pesquiso sobre o assunto).
Não faz sentido reproduzi-los aqui. A você, meu bom aluno, recomendo o
bom senso. Arquivologia e Arquivística, embora sejam matérias de muito conteúdo,
não podem ser tratadas como matérias de pura memorização. Se uma questão de
prova abordar algum princípio que não esteja aqui, antes de simplesmente cortá-lo,
pense um pouco se ele faz sentido dentro do que expliquei na aula.
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:P.
E lógico que se só restar uma alternativa capenga, pode passar a caneta nela
3.2 Classificação de documentos de arquivo.
Você talvez estranhe o fato de eu ter colocado a classificação dos
Documentos quase no fim da aula, ao invés de explica-la logo depois do capítulo
“Documentos”. Fiz isso, pois somente agora você já sacou a ideia do curso (depois
de três ou quatro citações e um discurso efusivo acerca da importância de arquivar).
E agora, estando pronto para o próximo passo, passemos a ele.
As classificações adotadas normalmente pelo seu examinador são as
seguintes.
- Quanto ao gênero do documento.
- Quanto à espécie documental
- Quanto à forma
- Quanto ao formato
- Quanto à natureza do assunto
Pois bem, embora o seu primeiro impulso deva ser o de memorizar as
classificações, eu acredito que você as considerará bastante intuitivas quando eu
mostrar os exemplos. Olha só:
A classificação quanto ao gênero procura separar os documentos do arquivo
conforme a forma na qual a informação se manifesta. Haverá tantos gêneros de
documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação.
Veja a tabela abaixo:
Documentos Definição
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Escritos ou textuais
São documentos no qual a informação se manifesta naforma escrita ou textual. É o tipo de documento maiscomum atualmente, cujos exemplos compreendem oscontratos, relatórios, certidões e o que mais você
conseguir imaginar :P
Iconográficos
Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra"ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Destaforma, estão compreendidos aqui os documentos cujainformação se manifeste através de uma imagemestática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.
Sonoros
Tranquilo :P, são documentos cujas informações estãoarmazenadas na forma de áudio. São raros osexemplos ultimamente de documentos puramentesonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.
Filmográficos
Falamos de documentos na forma de "imagem emmovimento", independentemente de apresentaremáudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo dedocumento.
Digitais
Gravados em meio digital, demandando, em funçãodesta característica, equipamentos eletrônicos parasua consulta. Esta aula é um exemplo de documentodigital :P
Cartográficos
Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantasarquitetônicas são documentos cartográficos. Atravésdo uso de escala, representam grandes áreas atravésde imagens reduzidas.
Micrográficos
Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego.A microfilmagem é um processo que será vistoposteriormente no curso, sendo o microfilme e amicroficha exemplos deste tipo.
Sem muito segredo. Em frente.
A espécie documental é definida através do aspecto externo do
documento, assumido através das informações que nele estejam contidas. Não
tem nada a ver com o suporte do documento, mas com a natureza da
informação que ele pretende passar .
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Ensinemos pelo exemplo: Quando eu contemplo uma certidão de tempo de
serviço, eu sei que se trata de uma certidão e não de um contrato, pois as certidões,
como todo documento, apresentam um conjunto próprio de características
que as permitem distinguir de outras espécies de documentos. A certidão
normalmente atesta uma situação fática passada ou presente, ao passo que o
contrato enuncia um conjunto de direitos e obrigações entre as partes que irão
assina-lo.
Assim sendo, contrato é contrato e certidão é certidão. E cada qual é uma
espécie documental.
A partir do momento que unimos o conceito de espécie documental a uma
função a ser por ele exercida, teremos o tipo documental. Quando uma certidão
atesta não qualquer informação, mas a informação da minha contagem de tempo no
serviço público que determinada repartição possui em seus assentamentos, esta
classificação se torna um tipo documental :P.
só:
Não me fiz claro? Também pudera, é esta parte é o ápice da abstração. Veja
Contrato
(Espécie)
Certidão
(Espécie)
Contrato de
Prestação deServiços (Tipo
Documental)
Certidão de
Tempo de Serviço
(Tipo Dcumental)
Contrato de Venda(Tipo Documental)
Certidão deDistribuição de
Feitos (TipoDocumental)
O tipo é um detalhamento da espécie, assim como a espécie é um
detalhamento do gênero.
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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Graficamente:
Gênero
(Documento)Espécie (Certidão)
Tipo (Certidão de
Tempo de Serviço)
Passando adiante.
A forma do documento também é objeto de classificação. Esta classificação
se atenta ao estágio de produção do documento (se completo ou ainda em fase
de elaboração). Veja as classificações mais comuns:
- Minuta (Rascunho)
- Original
- Cópia
Formato, por outro lado, é classificação atinente ao seu aspecto físico. Está
bastante ligada ao suporte do documento, embora o mesmo suporte possa dar
origem a diferentes formatos. Por exemplo: apesar de servirem-se do suporte
“papel”, livros, cadernos e cartões constituem diferentes formatos de documentos.
E para terminar, deixamos a classificação mais complicada para o fim: a
classificação quanto à natureza do assunto.
Em outros tempos, este tema seria tão simples quanto qualquer outro. Eu
enunciaria os níveis de sigilo dos documentos e faria alguma piadinha sobre cada
um, passando adiante.
Entretanto, a Lei 12.527 de 2011 (mais conhecida como Lei de Acesso às
Informações), alterou a disciplina dada à matéria. E, de brinde, permite que seu
salário seja divulgado na internet :P.
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Bom, apesar da Lei de Acesso ter alterado tanto prazos como classificações,
o correspondente Decreto 4.553 de 2002 ainda apresenta a classificação anterior. O
que fazer? Jogar fora o Decreto 4553 de 2002, uma vez que ele foi revogado :P.
Fiquem de olho no seu material para saber se ele se encontra atualizado (no caso
da nossa aula, a atualização foi feita na aula extra de legislação arquivística, e só
agora aqui).
A primeira noção que você deve ter sobre este tema é a distinção entre
documentos ostensivos e sigilosos.
Os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não prejudica a
administração. As informações contidas nestes documentos podem ser divulgadas,
exibidas e publicadas sem que isto traga qualquer embaraço ou dificuldade à
entidade (no seu caso, a Administração Pública).
Em contrapartida, os documentos sigilosos, em razão de sua natureza,
devem ser de conhecimento restrito, demandando cuidados especiais no trato,
custódia e divulgação de suas informações.
Veja a classificação atual:
Nível de Sigilo
Período Máximo
de Manutenção
do Sigilo
Prorrogação do
Período
Tipo de Informações do
Documento Exemplos
Ultrassecreto 25 anos
Não há
previsão deprorrogação
Excepcional grau de
segurança. Só devem ser
conhecidos por pessoasintimamente ligadas ao
seu manuseio.
Segredos de Estado,Planos de Guerra.
Secreto 15 anos
Não há
previsão de
prorrogação
Alto grau de Segurança.
Podem ser do
conhecimento de pessoas
autorizadas
funcionalmente a tanto.
Informações parciais
extraídas de assuntos
ultrassecretos.
Operações militares,
operações
econômicas.
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Reservado 05 anos
Não há
previsão de
prorrogação
Informações capazes de
comprometer planos e
operações
governamentais
Projetos, programas
governamentais e suas
respectivas ordens de
execução.
Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais
prevista e a classificação “confidencial” foi suprimida. Anteriormente, um documento
poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de
Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a
interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual).
Ah sim, caso dois documentos de níveis de sigilo diferentes estiverem
reunidos, o nível de sigilo do conjunto segue o do documento mais restrito.
Sim, o tio disse que não havia previsão de prorrogação naquela tabela.
Entretanto, existe uma disposição específica na Lei 12.527/2011, lá nas disposições
finais e transitórias:
Art. 35 (VETADO)
§ 1o
É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito daadministração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá
competência para:
[...]
III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre
por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça
externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações
internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24.
§ 2o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.
Observe que é uma disposição bastante específica, pois: 1- Somente a
Comissão Mista de Reavaliação de Informações poderá prorrogar o prazo de sigilo
e; 2- Apenas nas hipóteses descritas no inciso III do artigo 35.
E não sinto vergonha nenhuma em admitir: foi um aluno que chamou minha
atenção a isto :P. Eis o porquê desta disposição não ser incorporada ao resto da
tabela.
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Tipos de Correspondências (Espécies Documentais)
Apresento a vocês, textualmente, as espécies documentais mais comuns que
aparecem em prova. De todas elas, preste especial atenção nos ofícios e
memorandos. O manual do qual retirei as definições pode ser encontrado neste link:
http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/redacao-
oficial-e-normalizacao-tecnica-dicas/texto-31-apostila-completa-de-redacao-
oficial.pdf
Tem alguns tópicos interessantes para quem gosta de redação oficial (ou que
precisará conhecer para quando começar a trabalhar :P). E tem todos os tipos
imagináveis de documentos (eu só relacionarei os que são importantes para a
prova, imaginando que seu examinador não vai inventar justo desta vez):
ATA: É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos
fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por
comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo
com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em
livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade queredige os termos de abertura e de encerramento.
ATESTADO: Documento firmado por servidor em razão do cargo que
ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem
conhecimento, a favor de uma pessoa.
CARTA: Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou
jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações,convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações.
CERTIDÃO: Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou
assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em
repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também
chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do
original.
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7/25/2019 Noções de Arquivologia Aula 01
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CIRCULAR: Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para
diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.
CONTRATO: É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando
criar direitos e obrigações recíprocas.
CORRESPONDÊNCIA INTERNA: É o instrumento de comunicação para
assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo
órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a
criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem
pessoal.
DECLARAÇÃO: Declaração é o documento de manifestação
administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato.
EDITAL: Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao
público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc.
MEMORANDO: O memorando é a modalidade de comunicação entre
unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma
forma de comunicação eminentemente interna.
OFÍCIO: Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de
informações a respeito de assunto técnico ou administrativo , cujo teor tenha
caráter exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações
realizadas entre dirigentes de entidades públicas, podendo ser também dirigidos à
entidade particular. Trata-se de comunicação eminentemente externa.
PARECER: Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos
submetidos à sua consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos
necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente.
Estes são os tipos recorrentes em prova e que pouca gente conhece o real
significado (você é um desses felizardos agora). Se tiver a curiosidade de ver o link,
verá que decretos, leis, instruções normativas também são documentos, mas não os
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7/25/2019 Noções de Arquivologia Aula 01
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coloquei aqui porque são documentos que todo cidadão conhece (ou ao menos,
deveria conhecer :P).
Lógico que se você tiver dúvidas, DEVE perguntar para seu querido professor
no fórum que ele te dirá até o que raios seria uma Instrução Normativa segundo em
seus mínimos detalhes :P.
Questões Comentadas
1. CESPE - EPF/PF/2009O documento de arquivo somente adquire sentido
se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura
e as funções do órgão que acumulou esse documento.
Comentário: Pois bem. Esta questão quer saber se você entendeu a
matéria. Ela trabalha com os princípios da proveniência e da organicidade ao
mesmo tempo. Lembre-se que o arquivo, através da gradual acumulação de
documentos ao longo do tempo, passa a representar a estrutura de onde estes
documentos provêm.
Vamos rever as definições, começando pela proveniência:
“Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua
individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa.”
E agora, organicidade:
“Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das
atividades da entidade produtora”.
Como vimos, os documentos perdem muito de seu valor probatório quando
separados, razão pela qual a necessidade mencionada pela questão de que
estejam se relacionando “com os meios que o produziu”.
Item Certo.
2. CESPE - PPF/PF/2012 A organização de documentos, atividade cada vez
mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o
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7/25/2019 Noções de Arquivologia Aula 01
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atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,
julgue o próximo item, referente a arquivologia.
O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos
colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão.
Comentário: Temos dois problemas nesta questão. Primeiro, como dissemos
anteriormente, arquivista que se preza tem horror ao termo “coleção”, mas não
fosse por este detalhe, a questão peca pela generalização. Não é qualquer
documento de interesse de servidor do órgão que comporá o arquivo. Imagine o
extrato bancário da conta do Sr. Delegado da PF, ou do Sr. Procurador da
República. São documentos de interesse dessas pessoas, servidores do órgão?
Sim! Devem ser colocados junto aos processos da unidade? Certamente que não.
Ademais, seria também um desrespeito ao princípio da proveniência, já que
estes documentos certamente terão origem em instituições diversas.
Por outro lado, a certidão de tempo de serviço do Sr. Procurador é
documento de interesse do servidor, e comporá o arquivo da unidade. Mas não
confunda as coisas :P.
Item errado.
3. FCC - TJ TRE SP/TRE SP/Administrativa/"Sem Especialidade"/2012
Original, cópia, minuta e rascunho − diferentes estágios de preparação e
transmissão de documentos − correspondem ao conceito de:
a) espécie.
b) formato.
c) forma.
d) suporte.
e) tipo.
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Comentário: Lembrai-vos que, quando falarmos de original, cópia e minuta,
falamos de estágios da preparação de um documento, e assim, estamos falando da
forma por ele assumida. Letra c)
4. ESAF - ATA MF/MF/2012 Indique o que distingue o arquivo do centro de
documentação, da biblioteca e do museu.
a) O objetivo cultural.
b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel.
c) A coleção feita por compra ou doação.
d) O conjunto orgânico de documentos.
e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza.
Comentário: Excelente pergunta. Você deve ser capaz de diferenciar o
arquivo dos três outros tipos de órgãos de documentação. Assim, o arquivo deve
apresentar a característica única, não compartilhada pelos demais.
Lembra-se ainda de como o arquivo é formado? Através do progressivorecebimento de documentos produzidos ela unidade, que além de tudo, estão tão
ligados entre si, que acabam formando um todo orgânico. O traço peculiar do
arquivo é que seus documentos, mais do que quaisquer outros dos demais centros
de documentação, formam um conjunto orgânico que não deve ser separado.
Falamos do princípio da organicidade de novo (e não será a última vez).
Letra d)
5. ESAF - ATA MF/MF/2012 A principal finalidade dos arquivos é
a) a conservação de documentos para a história.
b) servir à administração.
c) manter os documentos de valor secundário.
d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória.
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e) preservar os documentos de valor patrimonial.
Comentário: Pelo visto não é só a CESPE que é fã da Marilena Paes.
Questão da ESAF que cobra o posicionamento doutrinário do tema:
“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que
poderão oferecer no futuro”
E não para por aí: “a principal finalidade dos arquivos é servir a
administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da história”.
Não precisa falar mais nada né? :P. Mas falo mesmo assim: o arquivo existe
com um propósito utilitário. Ponha isso na sua cabeça, ninguém monta um arquivo
porque é bonitinho. Quem faz isto, o faz porque precisa preservar as informações
que estão neles contidas, a fim de que estas informações sejam úteis e estejam
disponíveis aos membros da instituição.
Letra b)
6. ESAF - ATA MF/MF/2012São características do documento de
arquivo, exceto,
a) a emulação
b) a naturalidade
c) a imparcialidade
d) a autenticidade
e) a interrelação
Comentário: Olha as características vistas em aula:
Imparcialidade- está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros,
livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos
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quais são usados hoje. Os arquivos não têm interesses, paixões, vontades ou
ambições, eles simplesmente registram.
Naturalidade – Decorre da maneira como os arquivos se originam,
naturalmente, em decorrência da acumulação de documentos.
Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenados
e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser
comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo
conteúdo do documento original.
Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, liga os documentos
uns aos outros. Quando um documento é separado de seu conjunto ele perde
muito do seu significado.
Todos falados em aula, só ficou faltando a “emulação”. E justamente porque
emulação não é característica de um documento. O termo emulação está
associado à capacidade de um sistema de dados de imitar o funcionamento de
outro. Quando aplicamos este conceito aos documentos, normalmente nos
referimos ao processo de preservação digital do documento (que é simplesmente
“imitar” o modelo original em papel).
Letra a)
CESPE - TJ TRE RJ/TRE RJ/Administrativa/2012 Acerca da legislação, dos
princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item a seguir.
7. Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como
cartográfico.
Comentário: Nem tem como comentar. Mas eu tento: cartografia é a ciência
dedicada à concepção, produção, difusão, utilização e estudo dos mapas. E acredite
você ou não, plantas também são mapas :P.
Cartográficos
Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantasarquitetônicas são documentos cartográficos. Através
do uso de escala, representam grandes áreas atravésde imagens reduzidas.
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Item certo.
8. Os arquivos de uma organização podem conter diversos gêneros
documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico.
Comentário: Não confundir o princípio da proveniência com esta proposição.
Não há nada de errado em um arquivo possuir diversos gêneros documentais,
desde que sejam decorrentes das atividades da mesma instituição.
Item Certo
9. Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de
documentação, precisamente por tratarem de documentos com característicasfísicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros
documentais sob sua responsabilidade.
Comentário: A partir do momento em que a biblioteca e o arquivo conferem
funções distintas a seus documentos, o emprego de métodos de organização (só
para ficar no exemplo mais básico) não pode ser o mesmo. O método
biblioteconômico, por partir do pressuposto de que as unidades documentais são
autônomas e separáveis, quando empregado em um arquivo, acaba em desastre.
Apenas tenha em mente que bibliotecas e arquivos empregam tratamentos e
processos diferentes ao tratar seus gêneros documentais.
Item errado.
CESPE - EPF/PF/2009 A respeito do gerenciamento da informação e da
gestão de documentos, julgue o item seguinte.
10. Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição
pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como
parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor
secundário.
Comentário: Enquanto o documento possuir valor administrativo, legal ou
fiscal, ele não será capaz de adquirir valor secundário, mesmo que esteja no arquivo
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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intermediário da instituição (documentos que já não são consultados com
frequência). Só para relembrar você da definição:
“documentos deixaram de ser frequentemente consultados, mas a
instituição que os produziu ou recebeu ainda pode precisar deles.
Se a administração ainda pode precisar deles, é porque ainda possuem valor
primário.
Item errado.
11. FGV - AL (SEN)/SEN/Apoio Técnico e
Administrativo/Arquivologia/2008 Integridade arquivística é um objetivodecorrente:
a) do sistema de arquivos.
b) da teoria das três idades.
c) do princípio da proveniência.
d) da organicidade.
e) da totalidade arquivística.
Comentário: Aqui não tem jeito meu caro. Isto foi arrancado diretamente do
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o qual, pelo seu tamanho, é pura
picaretagem da minha parte transcrever em aula :P. Lógico que sempre
trabalhamos os conceitos segundo os ditames do dicionário (afinal, não estou
escrevendo o curso da minha cabeça :P), mas você vai aprender melhor no caso acaso:
Integridade Arquivística:
“Objetivo decorrente do princípio da proveniência que consiste em
resguardar em fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações
indiscriminadas. Também chamado integridade do fundo.”
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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Entretanto, sempre que esbarrar em um termo que não conheça, caso queira
consultar diretamente o dicionário, aí vai o link:
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf
E claro, se não entender algo, seu professor existe para isso.
Voltando à questão, letra c)
12. FGV - AL (SEN)/SEN/Apoio Técnico e
Administrativo/Arquivologia/2008 Assinale a alternativa que indique as três
formulações do princípio da proveniência, segundo Martin Pozuelo (1988), aceito
como um princípio básico da Arquivologia.
a) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1831; a formulação alemã
do Regulamento de 1881 (Registratur); a formulação das normas 1, 2 e 16
doManual dos holandeses
b) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação alemã
do Regulamento de 1881 (Registratur); a formulação das normas 1, 2 e 16
doManual dos holandeses
c) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação inglesa
do Public Record Office Act de 1877; a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual
dos holandeses
d) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação francesa
da Table Ronde desArchives de 1855; a formulação inglesa do Public Record Office
Act de 1877
e) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação inglesa
do Public Record Office Act, de 1877; a formulação norte-americana do Records
Management andAdministration, de 1900
Comentários: Gente, respira, coloquei esta questão aqui apenas por
curiosidade histórica. O Senado estava exigindo bibliografia bastante específica
para o tema, então, vamos resumir o livro do Sr. Pozuelo. Em seus estudos, ele
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firmou a opinião de que o princípio da proveniência é fruto de três formulações
encontradas na literatura mundial:
- francesa, manifestando-se no termo “respect dos fonds”, em 1841;
- alemã, através do Registratur, regulamento que data de 1881;
- holandesa, através das normas 1, 2 e 16 do que foi chamado de “Manual
dos Holandeses”.
Como seu professor querido, recomendo que nem tente memorizar esses
marcos. Deixe que fluam na sua cabeça naturalmente, por prazer, ou passe a outro
tema, pois outra questão dessa dificilmente vai cair na prova. Por outro lado, seestiver com tempo e espaço no disco rígido, pelo amor de Deus, vai fundo :P;
Letra b)
CESPE - TJ TRE ES/TRE ES/Administrativa/"Sem
Especialidade"/2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos e da legislação
arquivística, julgue o item a seguir.
13. Todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu
interesse particular, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança
da sociedade e do Estado.
Comentário: Excelente pergunta... de Direito Constitucional :P. Veja o que
diz o nosso artigo 5º (sim, aquele da lenda), inciso XXXIII:
XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado.
Citação quase literal do inciso. Eu nem precisaria comentar mais nada, mas
vou comentar assim mesmo :P.
Peguei este trecho do site do planalto, e logo do lado tem um link escrito
“Regulamento”. É uma ocorrência bastante incomum. Pois bem, clicando no link,
veremos que ele nos remete à Lei 12.527 de 2011 (Lei de Acesso à Informação). Eolha só que legal: nós já falamos dela em aula.
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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Mas o que a Lei 12.527 tem a ver com isso tudo? Ela regulamentou este
inciso da Constituição, o que é bom que você saiba:
Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados,
Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previstono inciso
XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.
Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei:
I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público;
II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia
mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e
Municípios
Item certo.
14. Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em
exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de
cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si.
aula:
Comentário: Enunciado que leva em conta o princípio da unicidade, visto em
Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único,
independentemente da existência de outro documento semelhante
Preste bem atenção que a questão faz diferença entre o que entende ser
“exemplares múltiplos” e “número limitado de cópias”, e esta diferenciação ficou
bem subjetiva. O que seu examinador quis dizer é que os documentos do arquivo
não são produzidos para existirem “aos montes”, mas quando muito, com talvez
duas ou três vias.
Item Certo.
15. De acordo com o princípio do respeito à ordem original, os documentos
devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua
proveniência.
Comentário: já disse e irei repetir: o princípio da proveniência é a viga mestra
do curso. Tudo que existe, existiu e existirá em arquivologia respeita, preserva e
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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defende este princípio. A questão já está errada por mencionar qualquer
desconsideração do princípio da proveniência.
Mas, não bastasse isto, o princípio do respeito à ordem original não
corresponde ao apontado no enunciado. Veja só a definição que vimos em aula:
Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o
qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou
família que o produziu.” (ESAF 2010).
O enunciado descreveu o princípio da pertinência (que vem encontrando
resistência na doutrina atual para se manter enquanto princípio):
Pertinência: Leva em consideração o assunto (o tema),
independentemente da proveniência ou classificação original. É um princípio
utilizado em determinadas classificações de um documento, quando o tema tem
uma relevância.
Item Errado.
16. A produção de documentos de arquivo não tem por finalidade o registroda história da instituição, mas o atendimento das suas necessidades
administrativas, entre as quais se inclui a informação aos cidadãos, caso se trate de
órgão público.
Comentário: Que maravilha! A questão aborda diretamente a função primária
dos documentos do arquivo, que é a de servir a administração com informações.
Isto pode incluir o cidadão, nas situações em que a informação contida no
documento não for de caráter sigiloso. Só para deixar bem claro: o caráter ostensivo
do documento é regra atualmente, ainda mais depois da regulamentação oferecida
pela Lei de Acesso às Informações.
E não nos esqueçamos do artigo 2º da Lei 8.159/1991, visto bem no
comecinho da aula:
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Item Certo.
17. ESAF - ATA MF/MF/2012 O princípio arquivístico que fundamenta as
atividades nos arquivos é o
a) princípio da pertinência.
b) princípio da ordem original.
c) princípio da proveniência.
d) princípio da territorialidade.
e) princípio da ordem primitiva.
Comentário: Você já conhece as definições expostas aqui. E também já sabe
queo princípio da proveniência é a base de todo conteúdo teórico da disciplina da
arquivologia. Então, só posso supor que marcou a letra c) e está aqui lendo isso
apenas para ter certeza daquilo que já sabe :P
19. FCC - AJ TRF2/Apoio Especializado/Arquivologia/2007 Na
organização dos documentos de arquivo, constitui medida coerente com o princípio
da proveniência levar em conta:
a) os remetentes da correspondência recebida.
b) os temas e assuntos tratados.
c) as espécies e tipos mais frequentes.
d) a competência e as atividades do órgão produtor.
e) o gênero, o formato e os suportes.
Comentário: Vamos ver (mais uma vez :P) o que diz o princípio da
proveniência:
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“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido
por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de
outras entidades produtor as.”
Repare que a definição do dicionário dá bastante ênfase àquilo que a
entidade “produz” (referindo-se aos documentos produzidos, e mesmo recebidos
pela instituição no decurso de suas atividades), como meio de distinguir um arquivo
de outro.
Lembre-se que o arquivo, à medida que recebe e acumula, gradativamente,
os documentos recebidos e produzidos pela instituição vinculada através do tempo,
passa a espelhar a estrutura daquela instituição, principalmente pelo fato de receber
apenas documentos daquela instituição. Assim, é natural, e desejável, que a
organização do arquivo apresente a mesma estrutura da instituição, levando em
conta, além de outros fatores, a competência e as atividades exercidas pelo órgão
produtor.
Letra d)
20. FCC - AJ TRF2/Apoio Especializado/Arquivologia/2007 A renomada
arquivista Luciana Duranti, da Universidade de British Columbia, no Canadá,
reconhece na Diplomática a ciência que, tendo sido originalmente desenvolvida para
determinar a autenticidade de certos diplomas, acabou por implementar um sistema
sofisticado de ideias sobre a natureza dos documentos de arquivo, sua gênese e
composição, seu contexto organizacional, social e jurídico. E estabelece um paralelo
entre a Diplomática, que examina os documentos como entidades individuais, e a
Arquivologia, que os considera como:
a) extensões.
b) agregações.
c) subordinações.
d) parcelas.
e) dependências.
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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49
7/25/2019 Noções de Arquivologia Aula 01
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Comentário: Não expliquei a disciplina da Diplomática no curso porque ela
raramente cai, e quando cai, não se exige conhecimento do que ela seja :P. Veja
que o enunciado já diz como aquela disciplina trata os documentos (como entidades
individuais).
Caso sua curiosidade seja tão grande, a Diplomática se incumbe do estudo
da autenticidade dos documentos (o documento é materialmente verdadeiro?) e de
sua fidedignidade (as informações neles constantes correspondem à verdade?).
Ok, mas você só precisava saber mesmo como a Arquivologia trata os
documentos, e já foi exaustivamente tratado aqui que a disciplina os trata de
maneira orgânica, ou o sinônimo mais próximo constante no enunciado:
agregações, que embora seja palavra que eu nunca tenha ouvido falar, remete ao
verbo “agregar ”, que conforme consta no dicionário (não o de terminologia
arquivística, mas o antigo pai do burro): “Reunir num todo partes sem ligação
natural.”.Letra b)
CESPE - ATI (ABIN)/Administração/2010Com base nos conceitos
fundamentais da arquivologia, julgue o item.
21. O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de
conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos
de valor cultural.
Comentário:
Casca de banana clássica.
Vamos às definições doutrinárias de arquivo, biblioteca e museu:
Museu: Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse
público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos
de peças e objetos de valor cultural.
“Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, e não
produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para
estudo, pesquisa e consulta”
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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7/25/2019 Noções de Arquivologia Aula 01
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“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que
poderão oferecer no futuro”
Não precisa fazer força para memorizar. Deixe fluir. Imagine um arquivo de
um órgão público: um número infindável de documentos organizados
cuidadosamente, no mais das vezes representado por um calhamaço de papéis
encartados em processos. Parece cultural para você? Justamente porque não é
objetivo do arquivo sê-lo :P, mas sim do museu.
Item errado.
22. Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, são produzidos ou
recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica.
Comentários: É a conclusão a que chegamos quando conhecemos os
princípios da proveniência e da organicidade. Veja só:
Proveniência- “Princípio básico da arquivologia segundo o qual o
arquivoproduzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser
misturado aos de outras entidades produtor as.”
Organicidade- Relação natural entre documentos de umarquivo em
decorrência das atividades da entidade produtora
Lembre-se que o arquivo se forma gradualmente, recebendo documentos
produzidos e recebidos no decurso das atividades de uma instituição. Aos poucos, o
próprio arquivo refletirá a estrutura da organização a qual está ligado.
Você talvez me diga que bastaria reproduzir a definição do conceito de
organicidade. Entretanto, é importante que você lembrar que o princípio da
organicidade é visto como mera decorrência lógica do princípio da proveniência.
Assim, é bom que você veja os dois como parte de um mesmo raciocínio.
Item certo.
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7/25/2019 Noções de Arquivologia Aula 01
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23. De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os
documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos
separados, pois não podem ser misturados.
Comentários: Perfeito. Arrancado diretamente do Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística, onde consta:
“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivoproduzido
por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de
outras entidades produtor as.”
Lembre-se que o princípio da proveniência é o princípio mais básico da
arquivologia moderna, sendo que tudo que você respondeu ou irá responder na
vida a respeito de arquivologia não poderá conflitar com este princípio.
Item Certo.
24. De acordo com o princípio da ordem original, todo procedimento ou
tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original.
Comentário: O princípio da ordem original está relacionado ao arranjooriginal os arquivos, é o “princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o
arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.” (ESAF 2010).
Alias, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos
documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o
arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve.
O enunciado tratou do princípio da reversibilidade, o qual orienta que todosos procedimentos do arquivo podem ser revertidos, caso isto venha a ser
necessário.
Item errado.
25. É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova das
transações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às
informações que veiculam.
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Comentário: O arquivo busca, através da acumulação ordenada de
documentos, refletir a estrutura da organização a que está vinculado. Talvez você já
tenha me visto escrever isto várias vezes, e é porque cai em prova.
Pois bem, os documentos do arquivo, além de refletirem as atividades da
instituição, dão o que se chama de "testemunho da verdade". Cada documento
comprova uma fração de tudo aquilo que a instituição fez ao longo de sua
existência. E assim sendo, tais documentos precisam servir como meio de prova
das transações efetuadas.
Alias, é até um contrassenso afirmar o que o enunciado afirma e ainda dizer
que os documentos devem ser autênticos no que se refere às informações que
veiculam. A partir do momento que uma informação se reputa autêntica, ela é capaz
de fazer prova de algo.
Item errado.
26. Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o
documento de arquivo perde muito do seu significado.
Comentário: A questão faz referência a uma característica básica de todo
documento de arquivo: o inter-relacionamento com os demais documentos.
Veja a definição desta característica:
Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, ligando os documentos
uns aos outros através de uma relação complementar. Quando um documento é
separado de seu conjunto ele perde muito do seu significado.
A organicidade, por sua vez, trata-se de relação natural entre os documentos
de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade produtora. Assim, os
documentos produzidos e recebidosmantêm relações entre si, como partes de um
organismo, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma
organização.
Item Certo.
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27. A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à
tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres.
Comentário: A CESPE mostrando suas preferências literárias :P. Bom:
Veja a definição de Marilena Leite Paesa respeito da finalidade dos arquivos:
“a principal finalidade dos arquivosé servir a administração, constituindo-
se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história"
O enunciado apenas faz um desdobramento desta proposição, apontando
ainda que os arquivos permitem a tomada de decisões e a garantia de direitos e
deveres.
E faz todo o sentido: quem se encontra na posição de decidir precisa de
informações a respeito da matéria sobre a qual deve se pronunciar.
O arquivo, em sendo um órgão de documentação voltado a interesses
"práticos" (ou aquilo que Schellenberg chamaria de valor primário, ou ainda,
administrativo, fiscal ou legal), guarda documentos que possuem as informações
que devem ser consultadas.
Quanto à garantia de direitos, os documentos, por comprovarem transações
ocorridas no curso das atividades da instituição, asseguram que a vontade praticada
pelas partes, ou ainda, emanada pelo Estado na forma de leis, não seja deturpada
ao longo do tempo, vítima do esquecimento.
Item Certo.
CESPE - AJ TRE ES/Apoio Especializado/Arquivologia/2011 Acerca dos
conceitos e princípios arquivísticos, julgue o item a seguir.
28. A gênese, a exclusividade e a inter-relação são elementos que
aproximam os documentos de arquivo de todos os outros tipos de documentos.
Comentário: Não vou dizer que esta questão é pegadinha, ela apenas
desvia você um pouco do foco do que se está querendo abordar.
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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A gênese (maneira como o documento “nasce”, ou mais propriamente, como
é produzido), a exclusividade e o inter-relacionamento dos documentos no arquivo é
justamente o que os distingue (e não aproxima) de todos os outros documentos que
podem ser encontrados em outras instituições. Veja só:
- Gênese: os documentos do arquivo são produzidos ou recebidos pelo órgão
no curso de suas atividades. E só os documentos do arquivo encontram essa
gênese. Os documentos da biblioteca, apenas como exemplo, são obtidos através
de permuta, venda ou doação, em nada se referindo às atividades da biblioteca.
Quanto ao inter-relacionamento, sabemos que este decorre do caráter
orgânico, ligando os documentos uns aos outros através de uma relação
complementar. Quando um documento é separado de seu conjunto ele perde
muito do seu significado.
E por fim, no que diz respeito à exclusividade, acredito que o enunciado fez
referência à unicidade, enquanto característica dos documentos do arquivo:
Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único,
independentemente da existência de outro documento semelhante.
Desta forma, os documentos do arquivo existem em uma única via, ou em
número limitado de cópias.
Item errado.
CESPE - AJ TRE ES/Apoio Especializado/Arquivologia/2011 Acerca dos
conceitos e princípios arquivísticos, julgue o item a seguir.
A formulação de políticas públicas parte, fundamentalmente, de um conjunto
de dados que precisa ser transformado em informações relevantes, a fim de
propiciar a execução dessas políticas. Em outras palavras, as políticas públicas nas
áreas de saúde, ciência ou habitação sofrem os impactos das políticas arquivísticas
adotadas pelas organizações governamentais dessas respectivas áreas. A política
pública de arquivo é matricial, pois o sucesso obtido em sua implementação garante
as informações necessárias à formulação de outras políticas públicas.
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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29. Dois tipos de objetivos podem ser alcançados por meio das políticas
públicas de arquivo: os relativos às necessidades da administração e os
concernentes à preocupação com o patrimônio documental.
Comentário: Vou abordar esta questão por um enfoque um pouco diferente
do habitual. Vejamos o que diz o artigo 1º da Lei 8.159 de 1991(Política Nacional de
Arquivos):
Art. 1º - É dever do Poder Públicoa gestão documental e a proteção especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Vamos analisar mais de perto os trechos grifados:
É dever do Poder Público: ou seja, é obrigação do Poder Público perseguir
a consecução dos objetivos ali relacionados;
... a gestão documental e a proteção especial a documentos: este pedaço
corresponde àquilo que o enunciado chamou de “preocupação com o patrimônio
documental”.
... como instrumento de apoio à administração: Lembrai-vos das palavras
de Marilena, quando dizia que a função do arquivo é servir à administração. Neste
excerto, fica evidente o que o enunciado nomeou como as “necessidades da
administração”, que precisa se ver munida de informações para alcançar seus
objetivos.
Como você confiou em mim, vou marretá-lo com mais um conceito aprendido
nos bancos acadêmicos da São Francisco:
“Políticas Públicas são o conjunto de planos e programas de ação
governamentais, voltados à intervenção no domínio social, por meio dos quais são
traçadas as diretrizes e metas a serem fomentadas pelo Estado, sobretudo na
implementação dos objetivos e direitos fundamentais dispostos na Constituição”.
Resumindo a história, políticas públicas são instrumentos do qual o Estado se
serve para intervir no meio social, de maneira a alcançar seus objetivos (e agora
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deve ter feito “clanc” na sua cabeça o porquê da definição “É dever do Poder
Público” ter sido tão “concisa” inicialmente :P).
E veja que a própria CESPE, mais a frente nesta mesma prova, definiu o que
entendia ser como política pública de arquivo (razão pela qual esta questão não
aparecerá nesse nosso simulado):
“Considera-se política pública de arquivo o conjunto de premissas, decisões e
ações − produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais em nome
do interesse social − que contemplam os aspectos administrativo, legal, científico,
cultural e tecnológico relativos à produção, ao uso e à preservação da informação
arquivística de natureza pública e privada.” (item certo).
Por todo o exposto, sim, as políticas públicas de arquivo alcançam os
objetivos propostos.
Item certo
30. O Poder Judiciário pode, em qualquer instância, determinar a exibição
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que isso for indispensável à
defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.
Comentário: Podiasim :P. Como assim?. O ponto aqui é que o trecho de
onde foi retirada esta questão é o do revogado artigo 24 da Lei 8159 de 1991:
Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento
sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. (Revogado
pela Lei nº 12.527, de 2011)
Veja agora o artigo 46 da Lei 12.527 de 2011:
Art. 46. Revogam-se:
I - a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005; e
II - os arts. 22 a 24 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Desta forma, a questão encontra-se, atualmente, desatualizada. Entretanto,
em respeito aos atos emanados de autoridade judicial, e até para não caracterizar o
crime a que se refere o artigo 330 do Código Penal (crime de desobediência),acreditamos que os órgãos da administração pública continuam obrigados a exibir
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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documentos sigilosos, reservadamente, perante o Poder Judiciário, quando
requerido.
Mas este ponto já foge à nossa disciplina.
Item certo, feitas as ressalvas apontadas.
CESPE - TJ TRE RJ/Administrativa/2012 Acerca da legislação, dos
princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item a seguir.
31. Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a responsabilização
penal, civil e administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou
que sejam considerados de interesse público e social.
Comentário: Nem tem muito o que enrolar aqui caro aluno. Veja a redação
do artigo 25 da Lei 8.159 de 1991:
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse público e social.
Item Certo.
32. Os documentos de arquivo são produzidos e(ou) recebidos para o
atendimento de objetivos culturais e históricos.
Comentário: ERRADO!!! Pela última vez nesta aula, vejao objetivo dos
órgãos de documentação “museu” e “ar quivo”:
Museu: Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse
público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos
de peças e objetos de valor cultural.
“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que
poderão oferecer no futuro”
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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O arquivo não possui objetivos culturais ou históricos, mas sim
administrativos. Os documentos do arquivo estão lá para trabalho, e não diversão :P
(ainda que seja diversão educativa).
Item Errado.
33. CESPE - 2012 - ANAC - Técnico Segundo o princípio de respeito aos
fundos, primeiro princípio de classificação de documentos, os documentos devem
ser agrupados de acordo com sua proveniência.
Comentários: Proveniência
Também denominado princípio do respeito aos fundos, este princípio tema seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa
devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem
diver sa.”.
disto:
A definição do Dicionário de Terminologia Arquivística não se afasta muito
“P
rincípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzidopor uma coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras.”
Também chamado princípio do respeito aos fundos
E faz todo o sentido, como veremos abaixo.
Eu sei que “ jamais” é uma palavra meio forte para concurso, mas este
princípio é a viga mestra da arquivística, então, é um dos poucos “ jamais” e
“nuncas” que você deve ponderar antes de excluir a alternativa.
Lembre-se: o arquivo busca demonstrar, através do acúmulo de
documentos, o modo de funcionamento da instituição. Não faz sentido, tendo
este objetivo em vista, misturar documentos de vários órgãos e entidades, pois
descaracterizaria aquilo que PAES chamou de “base do conhecimento da história”.
Item Certo
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34. CESPE - 2012 - IBAMA - Técnico Administrativo Os documentos
considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e reservados.
Comentários: Veja como os temas se repetem.
A primeira noção que você deve ter sobre este tema é a distinção entre
documentos ostensivos e sigilosos.
Os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não prejudica a
administração. As informações contidas nestes documentos podem ser divulgadas,
exibidas e publicadas sem que isto traga qualquer embaraço ou dificuldade à
entidade (no seu caso, a Administração Pública).
Em contrapartida, os documentos sigilosos, em razão de sua natureza,
devem ser de conhecimento restrito, demandando cuidados especiais no trato,
custódia e divulgação de suas informações.
Veja a classificação atual:
Nível de Sigilo
Período Máximo
de Manutenção
do Sigilo
Prorrogação do
Período
Tipo de Informações do
Documento Exemplos
Ultrassecreto 25 anos
Não há
previsão de
prorrogação
Excepcional grau de
segurança. Só devem ser
conhecidos por pessoas
intimamente ligadas ao
seu manuseio.
Segredos de Estado,
Planos de Guerra.
Secreto 15 anos
Não há
previsão de
prorrogação
Alto grau de Segurança.
Podem ser do
conhecimento de pessoas
autorizadas
funcionalmente a tanto.
Informações parciais
extraídas de assuntos
ultrassecretos.
Operações militares,
operações
econômicas.
Reservado 05 anos
Não há
previsão de
prorrogação
Informações capazes de
comprometer planos e
operações
governamentais
Projetos, programas
governamentais e suas
respectivas ordens de
execução.
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais
prevista e a classificação “confidencial” foi suprimida. Anteriormente, um documento
poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de
Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a
interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual).
Item Certo
35. CESPE - 2012 - ANCINE - Técnico Administrativo O princípio de
proveniência, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de
fundos documentais.
Comentários: Acho que não preciso mais reproduzir o princípio da
proveniência agora (de novo!). Entretanto, o enunciado propõe algo absurdo.
Veja a definição de “fundo”, no nosso sagrado dicionário de terminologia
arquivística: Fundo: “Conjunto de documentos uma mesma proveniência.
proveniência. Termo que equivale a arquivo.”.
Agora, guarde: uma mesma proveniência significa a formação de um único
fundo. Não dois, não três, não quatro, mas apenas um único fundo. Assim, quando
aplicamos o princípio da proveniência à ANCINE, temos apenas um único fundo
formado.
Item Errado
36. CESPE - 2012 - ANCINE - Técnico Administrativo O princípio da ordem
original não faz referência à ordem material; ele faz referência à ordem intelectual
de acumulação dos documentos.
Comentários: Vamos ver o tal princípio:
Da ordem original (ou da ordem primitiva)
Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o
qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou
família que o produziu.” (ESAF 2010).
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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Alias, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos
documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o
arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve.
O que o enunciado tentou propor a você é o seguinte: você, arquivista, deve
manter o arranjo físico utilizado pela instituição. Se a instituição colocou o processo
x antes do processo w, você fará o mesmo.
Não é esta a ideia aqui. Este arranjo não é mais do que uma concepção
intelectual. A organização dispôs os documentos de determinada forma,
relacionando-os uns aos outros, e é isto que deve ser preservado pelo arquivista.
Item Certo
37. CESPE - 2012 - TRE-RJ - Técnico Judiciário - Área Administrativa Os
documentos de arquivo são produzidos e (ou) recebidos para o atendimento de
objetivos culturais e históricos.
Comentários: Básico meu caro, básico! Vamos ver o que a doutrina diz
sobre o assunto:
“A principal finalidade dos arquivos é servir a administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”.
Já fui questionado no fórum uma vez sobre esta afirmação, que desmentiria
tudo que ensino sobre arquivologia a vocês. Mentira!
A finalidade do arquivo é, essencial e primordialmente, servir a
administração. Para isso arquivos existem. Ocorre que este lento e gradualprocesso de acumulação de documentos, com o decorrer do tempo, também
permite o conhecimento da história.
E adoro meus exemplos esdrúxulos: já viu um gato se lambendo? E depois o
citado animal começa a tossir bolas de pelo. Garanto a você que o propósito inicial
do gato não era se lamber a fim de que, ao final, pudesse tossir as tais bolas, mas
tão somente se higienizar. Entretanto, fosse seu objetivo ou não, as bolas de pelo
acabarão acontecendo também :P.
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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Mas, reitero: não se produzem ou recebem documentos para o atendimento
de objetivos culturais ou históricos em um arquivo (não é este o propósito que move
a acumulação de documentos em um arquivo). Este é o propósito pelo qual
bibliotecas normalmente acumulam documentos.
Item Errado
38. CESPE - 2012 - TJ-RR Entre os gêneros documentais considerados
documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais,
audiovisuais e cartográficos.
Comentários: Meu caro, breve aula de geometria espacial. Quando você
ainda estava no Colégio, deve ter feito uso de um plano cartesiano para desenhar
gráficos. Este plano cartesiano possui apenas os eixos x e y, permitindo apenas
uma única rotação dentro do plano (ao longo do próprio eixo x,y).
Agora veja uma folha de papel. O tio sabe que ela tem três dimensões, mas
uma delas é insignificante (chamaremos aqui de “espessura”). Os documentos de
arquivo se manifestam, essencialmente, em duas dimensões (textos, mapas, fotos,
etc.). Se você rodar uma folha fora deste eixo x,y, não vai conseguir ver o texto
escrito nele (pega um pedaço de papel e gira ele no ar em todas as direções
possíveis para entender o que estou dizendo :P) Isso é só um recurso para te ajudar
a lembrar.
Por outro lado, peças de museus são excelentes exemplares de objetos
tridimensionais. Possuem largura, comprimento e altura, ou seja, três eixos (x,y,z) e
três rotações possíveis ao longo dos eixos (x,y y,z e x,z). Dá para girar a peça de
tudo quanto é jeito, e ainda poderemos visualizá-la.
Item Errado
39. CESPE - 2012 - MPE-PI - Técnico Ministerial - Área Administrativa -
Cargo 10 Acerca dos documentos de arquivo, julgue os itens que se seguem.
A autenticidade de um documento é verificada pelo contexto de sua criação e
por sua manutenção, sem, contudo, considerar-se sua custódia.
Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados
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Comentários: Autenticidade – Os documentos são produzidos,
recebidos, armazenados e conservados de acordo com procedimentos regulares
que podem ser comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o
mesmo conteúdo do documento original.
Perceba que não se deve associar autenticidade à veracidade como
fazemos usualmente. Um documento autêntico não garante a veracidade de um
fato, apenas atesta que o conteúdo do documento está de acordo com o original.
Você tem a definição, agora vamos ver o raciocínio. Os tais procedimentos
regulares que podem ser comprovados são o que estabelecem se determinado
documento é autêntico ou não. Pense: você chegou ao cartório, e pediu a matrícula
de um imóvel. O cartorário vai pegar o original, fotocopiar (contexto de criação), e
através de uma rotina (vai conferir os dois, pegar o selo do Colégio Notarial, colar na
cópia, carimbar e assinar, e tudo isso pode ser comprovado), vai autenticar o
documento.
Você vai pegar esta cópia autenticada e apresentar na repartição pública
competente, sem rasurar a cópia, nem remover o selo, nem manchar o carimbo
(contexto de manutenção), e vai entregar na repartição pública competente, paratomar posse em seu cargo público.
A custódia é definida pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:
Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos (1),
independentemente de vínculo de propriedade.
O cartório ficou responsável pela guarda da cópia enquanto executava suas
rotinas, você enquanto levava o documento à repartição competente, e a repartição
ficará responsável por sua guarda a partir de então.
Se eu visualizar toda a cadeia de custódia, posso me certificar de que
nenhum desses órgãos alterou o documento, garantindo sua autenticidade. Agora,
imagine que o citado documento seja roubado. Se ele reaparecer, será necessário
que alguém certifique que não houve alterações no documento, visto que a custódia
foi quebrada, e não pode ser verificada em um dos pontos da cadeia (não sei quem
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7/25/2019 Noções de Arquivologia Aula 01
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pegou o documento quando ele foi roubado, nem o que fez com ele). Inobservada a
custódia, o documento deixa de ser autentico.
Item Errado.
40 CESPE - 2012 - MPE-PI - Técnico Ministerial - Área Administrativa -
Cargo 10 O dossiê e o processo podem ser considerados unidades de
arquivamento. Ambos reúnem documentos relacionados entre si por assunto, que
deve ser o único critério para a classificação desses documentos.
Comentários: Começa bem, e depois alguém chuta o balde. Definições
primeiro:
Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma
ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Ver
também dossiê.
Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação,
evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. Ver
também processo.
Até no dicionário eles estão interligados.
Ambos são unidades de arquivamento. Leve isto para a prova. Entretanto,
repare que o processo reúne documentos em função da atividade administrativa ou
judicial exercida. O que quer dizer que não estará reunindo documentos apenas
pelo critério de assunto, razão pela qual eventual classificação feita destes
documentos não necessariamente levará em conta este critério (por exemplo, no
Poder Judiciário, em uma Vara comum, costuma-se classificar os documentos por
pessoa, assunto, valor da causa, protocolo de entrada, tudo ao mesmo tempo).
O Dossiê, segundo o dicionário, se prende ao assunto dos documentos para
reuni-los, embora alargue bastante o significado do termo (o assunto pode muito
bem ser uma pessoa). Entretanto, se a questão falasse apenas do Dossiê, você
poderia marcar que o item estava correto. Como colocou o processo também nesta
limitação, já não pode mais fazer isto :P.
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Item Errado
41 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Entre a diversidade de
documentos e informações que transitam nos setores do SERPRO, os documentos
de arquivo são aqueles que têm relação direta com a missão institucional desse
órgão.
Comentários: Veja os significados mais utilizados em provas:
- Arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma
instituição, no decorrer de suas atividades, preservados para garantir a
consecução de seus objetivos; (Confere com o do enunciado!);
“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que
poderão oferecer no futuro”. (Confere com o do enunciado!)
E aqui vai mais uma também cobrada em prova:
“A principal finalidade dos arquivos é servir a administração,constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da
história”. (E olhe só, também confere com o do enunciado!).
E o que todas estas definições tem em comum? Todas elas afirmam que o
documento do arquivo existe para satisfazer uma necessidade administrativa da
entidade. Se determinada entidade tem como missão institucional a venda de pasta
de alho no Amazonas, os documentos referentes às suas transações farão parte de
seu arquivo.
Item Certo.
42 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Quando aplicado aos
documentos, o princípio de respeito aos fundos origina o centro de documentação
de uma instituição.
Comentários: Ahm... não :P. O que o enunciado está propondo a você é oseguinte:
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Ele quer dizer que isto: Proveniência dará origem a isto: Centros de
Documentação, quando, na verdade, isto: Proveniência dá origem a isto: Arquivo.
Em outras palavras: a aplicação do princípio da proveniência dará origem à
acumulação de documentos que nós, estudantes da disciplina, conhecemos por
arquivo. Veja as definições para ficar mais claro:
Também denominado princípio do respeito aos fundos, este princípio tem
a seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa
devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem
diver sa.”
disto:
A definição do Dicionário de Terminologia Arquivística não se afasta muito
“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivoproduzido
por uma coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras.”
Centros de Documentação: Esses daqui agrupam documentos de todos
os gêneros, qualquer que seja a fonte. A primeira vista, é como se os centros de
documentação não mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto,
isto não é de todo verdade. O centro de documentação tem uma finalidade:
informar . Normalmente estes centros possuem alguma especialização.
Meio vago? Pense em uma base de dados de uma instituição de ensino,
aonde estão dispostas todas as informações das... hum... revistas de Direito da
Universidade de São Paulo... Esta base de dados somente se presta a informar as
revistas que estão ali disponíveis.
“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que
poderão oferecer no futuro”
Item Errado.
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43 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Os documentos de
arquivo podem ser elaborados em um único exemplar ou, em casos específicos,
serem produzidos em um limitado número de cópias.
Comentários: Não é a primeira vez que a CESPE faz pergunta semelhante.
Veja o enunciado abaixo:
“ CESPE - TJ TRE ES/TRE ES/Admi nis trat iva/" Sem Especialidade"/2011
Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em exemplares múltiplos,
mas em um único exemplar ou em um número limitado de cópias. Esses
documentos mantêm uma relação orgânica entre si .”
E conforme visto em aula:
Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único,
independentemente da existência de outro documento semelhante ou tido
como igual (como uma outra via). Os documentos são únicos na medida em que
cada um deles sofreu um processo de produção diferente de todos os demais.
Pense em um RG e sua cópia fiel. O RG em si é um documento produzido
normalmente pela Secretaria de Segurança, ao passo que a cópia, com as mesmas
informações, foi produzida através de um processo de fotocópia.
Por esta razão, não faz sentido a criação de um número enorme de
exemplares de cada documento, visto que cada um é único e basta para o
atingimento de suas finalidades. Desta forma, cada documento do arquivo
normalmente é produzido em uma única via, ou então, em número limitado de
cópias.
Item Certo.
44 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Além dos documentos
produzidos pelo SERPRO, são considerados documentos de arquivos aqueles
colecionados por diversos motivos
Comentários: Seu examinador arrancou esta questão direto da base de
dados da CESPE. Só esqueceu que já tinha pegado dita questão um ano antes, do
mesmo lugar:
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“ CESPE - PPF/PF/2012 O arquivo do Departamento de Polícia Federal
compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos
servidores desse órgão.”
Comentário: Temos dois problemas nesta questão (em ambas :P). Primeiro,
como dissemos anteriormente, arquivista que se preza tem horror ao termo
“coleção”, mas não fosse por este detalhe, a questão peca pela generalização. Não
é qualquer documento de interesse de servidor do órgão que comporá o arquivo.
Imagine o extrato bancário da conta do Sr. Delegado da PF, ou do Sr. Procurador
da República. São documentos de interesse dessas pessoas, servidores do órgão?
Sim! Devem ser colocados junto aos processos da unidade? Certamente que não.
Ademais, seria também um desrespeito ao princípio da proveniência, já que
estes documentos certamente terão origem em instituições diversas.
Por outro lado, a certidão de tempo de serviço do Sr. Procurador é
documento de interesse do servidor, e comporá o arquivo da unidade. Mas não
confunda as coisas :P.
Item errado.
45 CESPE 2013/MPU/Técnico Administrativo A significação orgânica entre
os documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo que um
documento destacado de seu conjunto pode perder valor.
Comentários: Já vimos isso em aula :P. Relembrando:
Está relacionado ao termo “orgânico”. Todos os seres vivos (e portanto, seres
orgânicos) possuem diversos órgãos, cada qual com uma função específica, que,
apenas em conjunto, cumprem sua função (no caso, manter você vivo e estudando
para virar funcionário público).
Conforme nosso querido, e sempre tido em maior conta, Dicionário de
Terminologia Arquivística:
“Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das
atividades da entidade produtora”.
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7/25/2019 Noções de Arquivologia Aula 01
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Os documentos mantêm relações entre si, como partes de um
organismo. Ou, melhor ainda, os documentos são produzidos e recebidos,
naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma
organização, seja ela pública ou privada.
Arranque um pulmão de um ser humano, e o pulmão se tornará inútil, e o
resto do corpo capenga. O mesmo vale para os documentos :P.
Item Certo.
Questões Propostas
1. CESPE - EPF/PF/2009O documento de arquivo somente adquire sentido
se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura
e as funções do órgão que acumulou esse documento.
2. CESPE - PPF/PF/2012 A organização de documentos, atividade cada vez
mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o
atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,
julgue o próximo item, referente a arquivologia.
O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos
colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão.
3. FCC - TJ TRE SP/TRE SP/Administrativa/"Sem Especialidade"/2012
Original, cópia, minuta e rascunho − diferentes estágios de preparação e
transmissão de documentos − correspondem ao conceito de:
a) espécie.
b) formato.
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7/25/2019 Noções de Arquivologia Aula 01
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c) forma.
d) suporte.
e) tipo.
4. ESAF - ATA MF/MF/2012Indique o que distingue o arquivo do centro de
documentação, da biblioteca e do museu.
a) O objetivo cultural.
b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel.
c) A coleção feita por compra ou doação.
d) O conjunto orgânico de documentos.
e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza.
5. ESAF - ATA MF/MF/2012 A principal finalidade dos arquivos é
a) a conservação de documentos para a história.
b) servir à administração.
c) manter os documentos de valor secundário.
d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória.
e) preservar os documentos de valor patrimonial.
6. ESAF - ATA MF/MF/2012São características do documento dearquivo, exceto,
a) a emulação
b) a naturalidade
c) a imparcialidade
d) a autenticidade
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7/25/2019 Noções de Arquivologia Aula 01
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e) a interrelação
7. Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como
cartográfico.
8. Os arquivos de uma organização podem conter diversos gêneros
documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico.
9. Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de
documentação, precisamente por tratarem de documentos com características
físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros
documentais sob sua responsabilidade.
CESPE - EPF/PF/2009 A respeito do gerenciamento da informação e da
gestão de documentos, julgue o item seguinte.
10. Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição
pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como
parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor
secundário.
11. FGV - AL (SEN)/SEN/Apoio Técnico e
Administrativo/Arquivologia/2008 Integridade arquivística é um objetivo
decorrente:
a) do sistema de arquivos.
b) da teoria das três idades.
c) do princípio da proveniência.
d) da organicidade.
e) da totalidade arquivística.
12. FGV - AL (SEN)/SEN/Apoio Técnico e
Administrativo/Arquivologia/2008 Assinale a alternativa que indique as três
formulações do princípio da proveniência, segundo Martin Pozuelo (1988), aceitocomo um princípio básico da Arquivologia.
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a) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1831; a formulação alemã
do Regulamento de 1881 (Registratur); a formulação das normas 1, 2 e 16
doManual dos holandeses
b) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação alemã
do Regulamento de 1881 (Registratur); a formulação das normas 1, 2 e 16
doManual dos holandeses
c) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação inglesa
do Public Record Office Act de 1877; a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual
dos holandeses
d) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação francesa
da Table Ronde desArchives de 1855; a formulação inglesa do Public Record Office
Act de 1877
e) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação inglesa
do Public Record Office Act, de 1877; a formulação norte-americana do Records
Management andAdministration, de 1900
CESPE - TJ TRE ES/TRE ES/Administrativa/"Sem
Especialidade"/2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos e da legislação
arquivística, julgue o item a seguir.
13. Todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu
interesse particular, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança
da sociedade e do Estado.
14. Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em
exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de
cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si.
15. De acordo com o princípio do respeito à ordem original, os documentos
devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua
proveniência.
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16. A produção de documentos de arquivo não tem por finalidade o registro
da história da instituição, mas o atendimento das suas necessidades
administrativas, entre as quais se inclui a informação aos cidadãos, caso se trate de
órgão público.
17. ESAF - ATA MF/MF/2012 O princípio arquivístico que fundamenta as
atividades nos arquivos é o
a) princípio da pertinência.
b) princípio da ordem original.
c) princípio da proveniência.
d) princípio da territorialidade.
e) princípio da ordem primitiva.
19. FCC - AJ TRF2/Apoio Especializado/Arquivologia/2007 Na
organização dos documentos de arquivo, constitui medida coerente com o princípio
da proveniência levar em conta:
a) os remetentes da correspondência recebida.
b) os temas e assuntos tratados.
c) as espécies e tipos mais freqüentes.
d) a competência e as atividades do órgão produtor.
e) o gênero, o formato e os suportes.
20. FCC - AJ TRF2/Apoio Especializado/Arquivologia/2007 A renomada
arquivista Luciana Duranti, da Universidade de British Columbia, no Canadá,
reconhece na Diplomática a ciência que, tendo sido originalmente desenvolvida para
determinar a autenticidade de certos diplomas, acabou por implementar um sistema
sofisticado de ideias sobre a natureza dos documentos de arquivo, sua gênese e
composição, seu contexto organizacional, social e jurídico. E estabelece um paralelo
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entre a Diplomática, que examina os documentos como entidades individuais, e a
Arquivologia, que os considera como:
a) extensões.
b) agregações.
c) subordinações.
d) parcelas.
e) dependências.
21. O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de
conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos
de valor cultural.
22. Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, são produzidos ou
recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica.
23. De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os
documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos
separados, pois não podem ser misturados.
Item Certo.
24. De acordo com o princípio da ordem original, todo procedimento ou
tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original.
25. É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova dastransações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às
informações que veiculam.
26. Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o
documento de arquivo perde muito do seu significado.
27. A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à
tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres.
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CESPE - AJ TRE ES/Apoio Especializado/Arquivologia/2011 Acerca dos
conceitos e princípios arquivísticos, julgue o item a seguir.
A formulação de políticas públicas parte, fundamentalmente, de um conjunto
de dados que precisa ser transformado em informações relevantes, a fim de
propiciar a execução dessas políticas. Em outras palavras, as políticas públicas nas
áreas de saúde, ciência ou habitação sofrem os impactos das políticas arquivísticas
adotadas pelas organizações governamentais dessas respectivas áreas. A política
pública de arquivo é matricial, pois o sucesso obtido em sua implementação garante
as informações necessárias à formulação de outras políticas públicas.
28. A gênese, a exclusividade e a inter-relação são elementos que
aproximam os documentos de arquivo de todos os outros tipos de documentos.
29. Dois tipos de objetivos podem ser alcançados por meio das políticas
públicas de arquivo: os relativos às necessidades da administração e os
concernentes à preocupação com o patrimônio documental.
30. O Poder Judiciário pode, em qualquer instância, determinar a exibição
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que isso for indispensável à
defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.
CESPE - TJ TRE RJ/Administrativa/2012 Acerca da legislação, dos
princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item a seguir.
31. Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a responsabilização
penal, civil e administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou
que sejam considerados de interesse público e social.
32. Os documentos de arquivo são produzidos e(ou) recebidos para o
atendimento de objetivos culturais e históricos.
33. CESPE - 2012 - ANAC - Técnico Segundo o princípio de respeito aos
fundos, primeiro princípio de classificação de documentos, os documentos devem
ser agrupados de acordo com sua proveniência.
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34. CESPE - 2012 - IBAMA - Técnico Administrativo Os documentos
considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e reservados.
35. CESPE - 2012 - ANCINE - Técnico Administrativo O princípio de
proveniência, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de
fundos documentais.
36. CESPE - 2012 - ANCINE - Técnico Administrativo O princípio da ordem
original não faz referência à ordem material; ele faz referência à ordem intelectual
de acumulação dos documentos.
37. CESPE - 2012 - TRE-RJ - Técnico Judiciário - Área Administrativa Os
documentos de arquivo são produzidos e (ou) recebidos para o atendimento de
objetivos culturais e históricos.
38. CESPE - 2012 - TJ-RR Entre os gêneros documentais considerados
documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais,
audiovisuais e cartográficos.
39. CESPE - 2012 - MPE-PI - Técnico Ministerial - Área Administrativa -
Cargo 10 Acerca dos documentos de arquivo, julgue os itens que se seguem.
A autenticidade de um documento é verificada pelo contexto de sua criação e
por sua manutenção, sem, contudo, considerar-se sua custódia.
40 CESPE - 2012 - MPE-PI - Técnico Ministerial - Área Administrativa -
Cargo 10 O dossiê e o processo podem ser considerados unidades de
arquivamento. Ambos reúnem documentos relacionados entre si por assunto, que
deve ser o único critério para a classificação desses documentos.
41 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Entre a diversidade de
documentos e informações que transitam nos setores do SERPRO, os documentos
de arquivo são aqueles que têm relação direta com a missão institucional desse
órgão.
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42 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Quando aplicado aos
documentos, o princípio de respeito aos fundos origina o centro de documentação
de uma instituição.
43 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Os documentos de
arquivo podem ser elaborados em um único exemplar ou, em casos específicos,
serem produzidos em um limitado número de cópias.
44 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Além dos documentos
produzidos pelo SERPRO, são considerados documentos de arquivos aqueles
colecionados por diversos motivos
45 CESPE 2013/MPU/Técnico Administrativo A significação orgânica entre
os documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo que um
documento destacado de seu conjunto pode perder valor.
1 C 11 C 21 E 31 C 41 C2 E 12 B 22 C 32 E 42 E
3 C 13 C 23 C 33 C 43 C
4 D 14 C 24 E 34 C 44 E
5 B 15 E 25 E 35 E 45 C
6 A 16 C 26 C 36 C
7 C 17 C 27 C 37 E
8 C 18 - 28 E 38 E
9 E 19 D 29 C 39 E
10 E 20 B 30 C 40 E
Obs: questão 30 encontra-se desatualizada. Vide comentários.
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