ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
Prof. Cesar Fernandes5/2011
ÍNDICEPARTE 1 – CONCEITOS DE ADMINISTRAÇÃO, ESTRUTURAÇÃO E
SEUS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
1. CONCEITOS DE OSM1.1 Conceitos de Administração, objetivos e metas organizacionais1.2 Breve histórico, introdução1.3 Organização, Sistema e Método/OSM1.4 Sistemas Administrativos
2. ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS2.1 Estruturação2.2 Departamentalização2.3 Linha e Assessoria
ÍNDICEPARTE 2 - ESTUDO DOS MÉTODOS E TÉCNICAS DE OSM
Hierarquia, Autoridade, Responsabilidade, Centralização e Descentralização
3. MANUAIS ADMINISTRATIVOS ORGANIZACIONAIS3.1 Formulários3.2 Manualização
4. GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO
4.1 Organograma4.2 Fluxograma
5. ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
5.1 Princípio de Organização do Trabalho5.2 Análise da Distribuição do Trabalho5.3 QDT - Quadro de Distribuição do Trabalho
6. ARRANJO FÍSICO OU LAYOUT
6.1 Aplicação de Layout na Organização6.2 Arranjo Físico
ÍNDICEPARTE 3 - INOVAÇÕES ARQUITETURAIS NA ÁREA DE OSM
7. ATUALIDADES EM OSM E SEU PROFISSIONAL
7.1 O papel do profissional de OSM7.2 Intervenção de OSM no processo produtivo7.3 Ferramentas de inovação de OSM
8. PESQUISA COMO TÉCNICA ADMINISTRATIVA DE OSM
8.1 Entrevista8.2 Questionário8.3 Observação pessoal8.4 Registro por foto e filmagem
9. APLICABILIDADE DA ERGONOMIA COMO FERRAMENTA DE OSM
ÍNDICEPARTE 4 – CONCLUSÃO E AVALIAÇÃO DA DISCIPLINA E DO
APRENDIZADO
10. Avaliação10.1 Prova escrita e apresentação de trabalhos/ seminários10.2 Avaliação geral da disciplina e docente/ discente10.3 Conclusão e encerramento da disciplina
Competências
Conhecer e habilitar-se em:
•Conceitos de administração,
• Objetivos e metas das organizações empresariais e sua estruturação,
• Aplicação de técnicas administrativas de comunicação e tomadas de informação e decisão,
•Níveis hierárquicos e de autoridade, •Análise da distribuição do trabalho e
•Uso de gráficos organizacionais;
Conteúdo Programático: 1- Estudo dos conceitos de administração, objetivos e metas organizacionais;
2- Empresa, estruturação e departamentalização (formal e informal);
3- Hierarquia, autoridade, responsabilidade, centralização e descentralização;
4- Manualização, formulários empresariais e relatórios de comunicação;
5- Gráficos organizacionais (organograma, diagrama, cronograma e fluxograma);
6- Análise da distribuição do trabalho e o QDT e a reengenharia;
7-Técnicas de pesquisa (objetivo, metodologia, operacionalização): entrevista, questionário e observação pessoal;
NÍVEIS DE PLANEJAMENTO,
ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO E
CONTROLE
Foco Conteúdo Prazo AmplitudeEstratégico -Genérico
-Sintético-Abrangente
Longo-Macro orientada-Aborda a empresa como um todo
Tático -Menos genérico-Detalhado
Médio -Médio orientada-Aborda cada unidade
Operacional -Específico-Analítico-Mais detalhado
Curto-Micro orientada-Aborda tarefas ou operações
Os 3 níveis de Planejamento
Abrangência Foco ConteúdoInstitucional Na Organização Toda a
empresaIntermediário No Departamento Deptos.
isoladosOperacional Em Cargos e
TarefasOperações e tarefas
Os 3 níveis de Organização
Foco Nível hierárquico
Cargos envolvidos
Abrangência
Institucional Direção Diretoria - Empresa- Área
Intermediário Gerência Gerência - Departamento- Unidade
Operacional Supervisão Supervisão - Grupo- Tarefa
Os 3 níveis de Direção
Controle Conteúdo Tempo AmplitudeEstratégico -Genérico
-Sintético-Abrangente
Longo prazo - Empresa- Área
Tático -Menos genérico-Detalhado
Médio prazo - Departamento- Unidade
Operacional -Específico-Analítico-Mais detalhado
Pequeno prazo - Grupo- Tarefa
Os 3 níveis de Controle
PARTE 1 – CONCEITOS DE ADMINISTRAÇÃO, ESTRUTURAÇÃO E SEUS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
1. CONCEITOS DE OSM1.2 Breve histórico, introdução
ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
1985 A 1997 Crise da OSM
MOTIVOS
• Mudanças no modelo de gestão.
• Desenvolvimento da tecnologia de
informação.
EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO História, relacionamento sistêmico.
Escola Clássica de Administração - desenvolvimento dos métodos de trabalho a serem cumpridos rigidamente por seus executores, Ênfase - forma de se fazer o trabalho e à forma final do produto.
Objetivo – desenvolver sistema "entre quatro paredes" para as várias unidades organizacionais da Empresa, às quais cabia a implantação.
EVOLUÇÃO DA FUNÇÃOHistória, relacionamento sistêmico.
A prática mostrou inviável esta forma de atuação uma vez que:
•não havia comprometimento das unidades com o sistema implantado;•o sistema era imposto "de cima para baixo" e, não raras vezes, deixado de lado depois de algum tempo;•os empregados não se sentiam parte integrante da Empresa, uma vez que não eram ouvidos no desenvolvimento de sistemas que afetavam diretamente suas atividades;•depois de implantado, verificava-se que o sistema não atendia ao usuário, cuja visão e conhecimento específico não eram levados em consideração;•choque de poder entre as unidades, com a área de OSM sendo vista como impostora.
EVOLUÇÃO DA FUNÇÃOHistória, relacionamento sistêmico.
Objetivos:Na atualidade:
•Analisa-se o homem como peça fundamental do processo, •Estuda-se o comportamento das funções e o comportamento do indivíduo.
•As normas ou métodos de trabalho deixam de ser trilhos rígidos e passam a ser trilhas orientadoras.
•Abre-se espaço para a criatividade e para as metas desafiadoras, jogando-se com estes mecanismos motivacionais para o atingimento dos propósitos da Organização, aliado ao desenvolvimento pessoal e profissional dos empregados.
EVOLUÇÃO DA FUNÇÃOHistória, relacionamento sistêmico.
Na atualidade:
•Considerado ideal que os sistemas sejam desenvolvidos "pelas“ várias unidades organizacionais usuárias, sob a atuação efetiva do princípio sistêmico da área de Sistemas, Organização e Métodos, porque proporciona:•melhor entrosamento entre as unidades;•maior qualidade do sistema, pois os próprios usuários estarão atuando;•maior facilidade de implementação;•menor nível de resistência à aceitação do sistema, pois os usuários o conhecem desde o início do desenvolvimento;•maior nível de conhecimento e treinamento automático dos usuários do sistema;•menor custo no desenvolvimento e implementação do sistema.
1. CONCEITOS DE OSM
1.3 Organização, Sistema e Método/OSM
OSM
Definição
“Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, afim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.”
(CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
•Atividade administrativa
• voltada para a obtenção da melhor produtividade dos
recursos necessários (RH, RM e RT),
• através de técnicas científicas que envolvem os aspectos
comportamentais e instrumentais,
• no ambiente interno ou externo da empresa.
ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
Antigo setor de O&M:Apenas aconselhamento, muito isoladoPouca preocupação com o “o que” e o “por que”, mais com o “como”
Pouco ligado ao objetivo da empresa“Organizava, por organizar”“Focava excesso de formulários”“Mero desenho de fluxogramas”
ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
Atualmente mais focada em processos:Mais estratégicaNão planeja pela organizaçãoAnalisa métodos para alcançar os objetivos da organizaçãoAuxilia na elaboração (ou melhoria) dos procedimentos
Consultoria: melhorar os processos da empresaFormulários, organogramas e fluxogramas são ferramentas de
informação
Objetivos básicos:Eliminar o inútil ou supérfluoMaximizar os resultadosOtimizar recursos e minimizar custos
Funções de OSM
Introduzir métodos de trabalho mais eficazes:Bom nível de produtividadeMinimização de ociosidade
Ao menor custo possível
Focar em eficiência - eficácia
Proporcionar melhores resultados com:PessoalMaterial
Espaço físicoTempo
Funções de OSMPessoal:
Racionalização na distribuição de tarefasFerramentas mais adequadasEliminação de atividades desnecessárias
Material:Padronização de documentosEvitar desperdício (formulário e cópias)
Espaço:Melhor distribuição do espaço
Tempo:Evitar desperdício de tempo e re-trabalho
Aplicações de OSM
Estrutura organizacional:• Descrever o objetivo e as funções de cada uma das unidades
empresariais• Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, e
acompanhar a execução• Elaborar e divulgar e manter as normas, regulamentos e
manuais necessários
Desenvolvimento organizacional:• Estudar e definir os ciclos organizacionais• Analisar ações alternativas visando a maturidade• Avaliar os impactos decorrentes de ações• Estruturar o treinamento, adequando-o às necessidades
Aplicações de OSM
Racionalização do trabalho:• Definir a movimentação de documentos• Definir os fluxos gerais de trabalho• Estudar os sistemas e rotinas administrativas• Melhorar os métodos de trabalho através da análise e criação
de formas alternativas• Definir os formulários e demais instrumentos que
acompanham as soluções adotadas• Pesquisar evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas
pela empresa em suas áreas• Desenvolver internamente novas soluções tecnológicas
Aplicações de OSM
Controle de sistemas:Elaborar análise de viabilidadeElaborar cronogramas físicos, financeiros e de pessoalAvaliar equipamentos disponíveis
Sistemas de informação:Analisar a amplitude dos níveis organizacionaisDefinir e estruturar os dadosDefinir e estruturar as atividadesDefinir e estruturar as informações
• Projeta e monitora a concepção, união ou eliminação de unidades;
• Define os objetivos e as funções de cada unidade organizacional;
• Elabora, emite e divulga as políticas administrativas;
• Analisa as alternativas de ação para promover a maturidade;
• Estuda os ciclos organizacionais;
• Avalia os impactos ou desgastes provenientes das ações e dos
ciclos;
• Auxilia a estruturar as necessidades e formas de treinamentos de
pessoal;
• Visa o desenvolvimento organizacional.
Organização como atividade de OSM:
Sistemas como atividade de OSM:• Analisa a viabilidade econômica no desenvolvimento de
sistemas a serem adotados pela empresa, inclusive os
informatizados;
• Avalia desempenho de equipamentos, instrumentos e
ferramentas disponíveis;
• Elabora cronogramas físicos, financeiros e pessoal para
desenvolvimento organizacional;
• Analisa e define a amplitude dos níveis organizacionais
contemplados;
• Auxilia na definição e estruturação dos sistemas de
informação para integração e planejamento gerenciais (SIG).
Métodos como atividade de OSM:• Promove a racionalização do trabalho:
• Analisa a movimentação de documentos e processos
produtivos;
• Auxilia da definição do fluxo de decisões dos sistemas
administrativos das áreas;
• Analisa e sugere a implantação de mudanças dos métodos de
trabalho;
• Mantém atualizada as técnicas administrativas e os sistemas
de trabalho;
• E outros.
1. CONCEITOS DE OSM
1.4 Sistemas Administrativos
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMO FERRAMENTA DE OSM
É um processo ou esquema de trabalho estruturado para
orientar a tomada de decisão visando alcançar os objetivos
preestabelecidos da melhor maneira possível.
SISTEMA FECHADO:
é aquele que não
influencia externamente
nem sofre interferências
do meio ambiente.
SISTEMA ABERTO:
é aquele que influencia e
sofre interferências do
meio ambiente. Todo os
Sistemas ADM são abertos.
OS COMPONENTES DO SISTEMA E SUAS APLICAÇÕES
São os recursos físicos necessários para sua operacionalização.
HUMANOS
EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÕES
MATERIAIS
Insumos Processo de conversão
Influências
e restrições
Subsistema de controle
Produtos e/ou serviços
OS COMPONENTES DO SISTEMA E SUAS APLICAÇÕES
MAPA DE FLUXO DE PROCESSO
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