OTIMIZAÇÃO DO TEMPO
Flávio Botana
Mai 2014
TEMPO
Não se acumula Não se estoca Não se recupera
OTIMIZAÇÃO DO TEMPO
Otimizar o tempo não significa trabalhar demais, trabalhar correndo ou trabalhar errado.
Otimizar o tempo é trabalhar certo, trabalhar com inteligência, trabalhar com organização
Exercício - material
2 blocos 3 canetas 1 pasta 1 texto 4 pessoas
Exercício - tarefa
Cada participante do grupo deverá copiar o texto em uma folha do bloco, “que não poderá ser destacada do bloco”.
Cada participante deverá escrever o seu nome completo e assinar a capa interna da pasta
Todo o material deve ser entregue ao instrutor Vence quem primeiro terminar a tarefa
Exercício - avaliação
Qual a diferença entre os grupos? O que o grupo vencedor fez para conseguir
este resultado? Foi desempenho ou organização? Qual o melhor jeito de fazer este trabalho?
Agregar valor
Agregar valor
Tarefas que agregam valor– Tarefas de transformação do produto
A empresa compra matérias primas A empresa entrega as matérias primas transformadas em
um produto que interessa ao cliente Agregar valor significa cobrar do cliente um valor maior do
que a soma do que se gastou para fazê-lo.
Agregar valor
Tarefas que agregam valor– Tarefas de atendimento– Tarefas de planejamento
Agregar valor
Tarefas que não agregam valor– Tarefas que isoladamente não mudam o produto
nem a visão do produto para o seu cliente
Agregar valor na Produção
Transformar o produto
É o que o cliente paga.
Está normalmente ligado ao tempo de máquina
Fluxo de Processos
Máquina x Pessoas Linha do tempo.
Exemplo:– Abastecimento num posto de gasolina– Lanche num Fast Food
Fluxo de Processos - Exercício
Desenhe um dos fluxos de seu trabalho
Fluxo de Processos - Exercício
Vocês viram problemas, ou possibilidades de melhoria, no processo que vocês desenharam?
Otimização do Tempo na Produção
Otimização do Tempo na Produção
Eliminação de tarefas que não agregam valor Se não puderem ser eliminadas, que não
interfiram no desempenho das atividades que agregam valor
Otimizar a utilização dos recursos que agregam valor
Otimizar o desempenho dos recursos que agregam valor
Otimização do Tempo na Produção
Na prática:– Linha do Tempo do Recurso que agrega valor– Linha do tempo dos Recursos auxiliares– Linha do tempo dos Recursos Humanos
– Reestruturar / Reorganizar os recursos auxiliares e os recursos humanos para diminuir interrupções e aumentar o desempenho do recursos que agrega valor
Otimização do Tempo em linhas de produção
Teoria das Restrições– Livro “A Meta” – Elyiahu Goldratt
Otimização do Tempo em linhas de produção
Gargalo: é o recurso que tem uma capacidade menor que a demanda disponível
– A capacidade da linha gerar dinheiro é conduzida pelo gargalo.
– A velocidade da linha é a velocidade do gargalo
Otimização do Tempo em linhas de produção
GARGALO
– Não pode parar!– Não pode processar peças defeituosas!– Não pode processar peças que não são
necessárias!
Otimização do Tempo em linhas de produção
CUIDADOS!– Processos dependentes– Variações do Processo
Otimização do Tempo em linhas de produção
Na Prática:– A velocidade que importa é a velocidade do recurso
gargalo– Os outros recursos devem trabalhar para que o
recursos gargalo não pare– Devemos otimizar o FLUXO, não as
CAPACIDADES
Otimização do Tempo em linhas de produção
Na Prática:– Os recursos auxiliares e os recursos humanos
devem trabalhar para que o recursos gargalo não pare.
Otimização do Tempo em linhas de produção
Discussão– Qual é o recurso gargalo da sua linha?– Como é estruturado o trabalho na linha?– Os recursos auxiliares e os recursos humanos
trabalham para o gargalo não parar?– Como deveria ser a organização do trabalho para o
recursos gargalo não parar?
Princípios da Administração do Tempo
Princípios da Administração do Tempo
PRINCÍPIO DO OBJETIVO– As metas foram bem estabelecidas?– Existe uma sequência de trabalho programada?– Os tempos estimados estão corretos?– As tarefas foram bem planejadas?– Existe espaço para possíveis flutuações de
desempenho?
Princípios da Administração do Tempo
PRINCÍPIO DO OBJETIVO
METAS
ORGANIZAÇÃO
PLANEJAMENTO
TREINAMENTO
Princípios da Administração do Tempo
PRINCÍPIO DA CONCENTRAÇÃO– Sei quais são as minhas prioridades?– Me concentrei nas minhas prioridades?– Sei quais são as atividades críticas que me levarão
aos resultados que quero atingir?– Concentrei-me numa tarefa por vez?
Princípios da Administração do Tempo
PRINCÍPIO DA CONCENTRAÇÃO
FOCO
PRIORIDADES
Princípios da Administração do Tempo
PRINCÍPIO DA PROTEÇÃO DO TEMPO– Tenho todas as informações que preciso para fazer
bem o meu trabalho?– Evitei adiamentos? Evitei Indecisões?– Finalizei os trabalhos que comecei?– Evitei distrações?– Evitei interrupções?– Deleguei o que podia ser delegado?
Princípios da Administração do Tempo
PRINCÍPIO DA PROTEÇÃO DO TEMPO
INTERRUPÇÕES
DISTRAÇÕES
ADIAMENTOS
Princípios da Administração do Tempo
PRINCÍPIO DO CONTROLE– Sei quando o tempo está sendo bem utilizado?– Avaliei no final do dia os resultados alcançados
versus os resultados planejados?– Tomei as medidas corretivas necessárias?
Princípios da Administração do Tempo
PRINCÍPIO DO CONTROLE
AVALIAÇÃO
MELHORIA
Os desperdiçadores de tempo
Falta de Planejamento Começar várias coisas e não terminar
nenhuma emails / chamadas / torpedos / whatsapp Interrupções Comunicação ruim
Os desperdiçadores de tempo
Não saber dizer não “Você tem um minuto?” Socialização x Concentração Desorganização Falta de disciplina
Os desperdiçadores de tempo
Efeitos dos “desperdiçadores de tempo”:
CANSAÇO
DESMOTIVAÇÃO
Trabalho em grupo
Reuniões efetivas Saber dividir o trabalho Delegação de atividades
– Passar instruções – Suporte– Acompanhamento / Controle
Prioridades
Palavras Chave
PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO PRIORIDADES FOCO CONTINUIDADE
Filme
Pit Stop
http://www.youtube.com/watch?v=aHSUp7msCIE
Texto
Bendito quem inventou o belo truque do calendário, pois o bom da segunda-feira, do dia 1º do mês e de cada ano novo é que nos dão a impressão de que a vida não continua, mas apenas recomeça...
Mario Quintana
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