REDESENHO DO PROCESSO DE GESTÃO
DE EVENTOS
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PESQUISASAVALIAÇÕES CERTIFICAÇÕESSELEÇÕES
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Do Cespe ao Cebraspe
NOVOS DESAFIOS COMO ORGANIZAÇÃO
SOCIAL
DESAFIOS DE GESTÃO
NECESSIDADE DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL
Reestruturação Organizacional
1. Planejamento Estratégico e elaboração da
Cadeia de Valor
2. Redesenho da Estrutura Organizacional
3. Redesenho de processos críticos
Redesenho do processo de Gestão de Eventos
Objetivos do redesenho do processo de Gestão de Eventos:
1. Transformar a gestão do evento em gestão de projeto;
2. Aumentar a satisfação dos clientes institucionais com relação à
comunicação;
3. Diminuir o índice de atrasos e retrabalho nas etapas de
operação;
4. Otimizar o acompanhamento das etapas;
5. Otimizar a comunicação interna entre as áreas de operação.
Estrutura da Diretoria de Eventos
Diretoria de Eventos
Coordenação de Eventos
Coordenação de Negócios
Supervisão de Relacionamento
com Participantes
Supervisão Comercial
Supervisão de Editais
Supervisão de Avaliações
Supervisão de Certificações e
Pesquisas
Supervisão de Seleções
Supervisão de Mercado
Supervisão de Comunicação
Coordenação de Marketing
Evento 1
Evento 2
Evento 3
Evento 4
Evento 5
Papéis e responsabilidades
Principais atividades da Coordenação de Eventos
Planejar a execução do evento
Monitorar o andamento dos eventos
Controlar o desempenho dos eventos
Atuar como ponto focal do cliente
Gerir portfólio de eventos
Gestores de Eventos
Estrutura da Diretoria de Eventos
Diretoria de Eventos
Coordenação de Eventos
Coordenação de Negócios
Supervisão de Relacionamento
com Participantes
Supervisão Comercial
Supervisão de Editais
Supervisão de Avaliações
Supervisão de Certificações e
Pesquisas
Supervisão de Seleções
Supervisão de Mercado
Supervisão de Comunicação
Coordenação de Marketing
Evento 1
Evento 2
Evento 3
Evento 4
Evento 5
Gestores de Eventos
Gestor de Eventos
Planejamento do EventoÁreas de conhecimento priorizadas: escopo, tempo, riscos e comunicações.
Monitoramento o EventoMonitorar o andamento das atividades, relacionamento com o cliente e interface com as outras áreas. Acompanhar o desempenho dos indicadores do evento.
Encerramento o EventoRealizar a comunicações de encerramento com o cliente, pesquisa de satisfação e assegurar a finalização das atividades do evento.
GESTORES DE EVENTOS
Gestor de Eventos – Objetivos do Cargo
“
Garantir o sucesso dos eventos através do seu gerenciamento desde o planejamento até o
encerramento, acompanhando a execução do escopo estabelecido e o progresso das rotinas, a
fim de cumprir metas, prazos e custos estabelecidos.
Os principais objetivos são de maximizar os resultados do Cebraspe, a satisfação dos
clientes e participantes e minimizar os riscos e problemas de execução.
“
Gestão de Eventos no Cebraspe
NEGOCIAÇÃO E PLANEJAMENTO
MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTO
Gestão de Eventos no Cebraspe
Análise da viabilidade do evento
Preenchimento e acompanhamento do registro do processo
Elaboração e validação do cronograma em dias
Atualização do plano de execução
Organização da documentação do evento
Planejamento dos riscos
NEGOCIAÇÃO
PLANEJAMENTO
Gestão de Eventos no Cebraspe
MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTONEGOCIAÇÃO
E PLANEJAMENTO
Gestão de Eventos no Cebraspe
MONITORAMENTO E EXECUÇÃO
Atualização e acompanhamento do plano de execução
Realização de reuniões com a equipe
Coleta de lições aprendidas
Resolução de problemas
Produção de relatórios para o cliente
Mensuração e análise de indicadores de desempenho do evento
Participação em reuniões da Diretoria de Eventos
Gestão de Eventos no Cebraspe
MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTONEGOCIAÇÃO
E PLANEJAMENTO
Gestão de Eventos no Cebraspe
ENCERRAMENTO
Finalização do plano de execução
Finalização da mensuração e análise dos indicadores de desempenho
Elaboração de relatório de encerramento
Reunião de encerramento com o cliente
Coleta de lições aprendidas
Análise da pesquisa de satisfação com o cliente
Suporte Ferramental
MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTONEGOCIAÇÃO
E PLANEJAMENTO
Ritos de Gestão
Plataforma Sharepoint
RITOS DE GESTÃOSuporte ao
gerenciamento da Diretoria de Eventos
REUNIÕES
ATIVIDADES DE GESTÃO
ALÇADAS DE DECISÃO
Reuniões
As reuniões possuem os seguintes objetivos:
• Gerenciar e acompanhar a execução das atividades;
• Planejar e acompanhar a resolução de problemas;
• Manter o alinhamento com a equipe;
• Otimizar processos e métodos além de corrigir anomalias dos processos e
interfaces que estejam desconexas;
• Divulgar informações importantes da empresa;
• Informar sobre as decisões tomadas por outras instâncias ou outras áreas.
Reuniões Internas
Reuniões Externas
Reuniões Extraordinárias
Reuniões Internas
Reuniões Internas
Acompanhamento da gestão de eventos(Supervisor e Gestor do Evento)
Reunião da Supervisão(Supervisor e Gestores dos Eventos)
Reunião da Coordenação
Reunião de Eventos
Reunião da Diretoria de Eventos
Envolvem somente os colaboradores do Cebraspe.
Boletim de Eventos
São realizadas com skateholders.
Reuniões Externas
Reuniões Externas
Para a definição dos participantes, deve-se observar a motivação de envio do ofício.
PARTICIPANTES
Operacional • Coordenador de Eventos • Supervisor de Eventos responsável
Negociação • Coordenador de Negócios• Coordenador de Eventos
Mídia• Coordenador de Marketing e
Comunicação• Coordenador de Eventos
Reuniões Extraordinárias
Reuniões Extraordinárias
São reuniões voltadas para a resolução de
problemas urgentes.
Dado o objetivo da reunião, os participantes
devem ser definidos a partir das orientações das
Alçadas de Decisão.
A ocorrência dessas reuniões não substitui a
necessidade de realização das reuniões internas.
RITOS DE GESTÃOSuporte ao
gerenciamento da Diretoria de Eventos
REUNIÕES
ATIVIDADES DE GESTÃO
ALÇADAS DE DECISÃO
Atividades de Gestão
Mensuração dos indicadores de
desempenho dos eventos
Análise dos indicadores de
desempenho dos eventos
Banco de Boas Práticas
Gestor do Mês
CRITÉRIOS DE ESCOLHA
• Capacidade de resolver problemas• Influência e penetração nas áreas de operação • Assiduidade com a atualização do Sharepoint e
reuniões • Relacionamento com o cliente • Planejado X realizado do plano de execução
RITOS DE GESTÃOSuporte ao
gerenciamento da Diretoria de Eventos
REUNIÕES
ATIVIDADES DE GESTÃO
ALÇADAS DE DECISÃO
Alçadas de Decisão
TIPOS DE PROBLEMAS
IMPACTO DO PROBLEMA
Supervisores de Eventos
+Supervisores de Operação
PRIMEIRA instância de resolução
Coordenadores de Eventos
+Coordenadores de Operação
SEGUNDA instância de resolução
Alçadas de Decisão
TIPOS DE PROBLEMAS
IMPACTO DO PROBLEMA
Diretor de Eventos
+Diretores de Operação
MÍDIA
JUCIDICAL
CLIENTE
Alçadas de Decisão
TIPOS DE PROBLEMAS
IMPACTO DO PROBLEMA
SUPORTE FERRAMENTAL:
Matriz de exemplos de problemas X
Alçadas de decisão
Suporte Ferramental
MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTONEGOCIAÇÃO
E PLANEJAMENTO
Ritos de Gestão
Plataforma Sharepoint
Plataforma Sharepoint
Próximos Passos
1. Treinamentos dos Gestores de Eventos e Recursos Operacionais
2. Execução de pilotos da nova Gestão de Eventos
3. Implantação da nova Estrutura Organizacional
4. Implantação do novo Modelo de Gestão
5. Segunda onda de implantação da nova lógica de Gestão de
Eventos com os seguintes objetivos:
– Tornar o cliente mais independente do Gestor de Eventos;
– Implantar melhorias das lições aprendidas na primeira onda.
Obrigado!
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