ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO........................................................................................................................................4 2. REQUISITOS PARA UTILIZAÇÃO DO SEFIP.......................................................................................5 3. INICIANDO O SEFIP..............................................................................................................................7 4. IMPORTAÇÃO DE ARQUIVO DE FOLHA ...........................................................................................8 4.1 IMPORTAÇÃO DO ARQUIVO SEFIP.RE............................................................................................8 4.2 IMPORTAÇÃO DA BASE DE DADOS DO SEFIP DOS.....................................................................11 5. CADASTRO..........................................................................................................................................12 5.1 CADASTRO DE RESPONSÁVEL......................................................................................................12 5.1.1 ALTERAR RESPONSÁVEL.............................................................................................................13 5.2 CADASTRO DE EMPRESA................................................................................................................14 5.2.1 INCLUIR EMPRESA........................................................................................................................14 5.2.2 ALTERAR DADOS DA EMPRESA NO SEFIP.................................................................................15 5.2.3 EXCLUIR EMPRESA.......................................................................................................................16 5.3 CADASTRO DE TRABALHADOR.....................................................................................................17 5.3.1 INCLUIR TRABALHADOR.............................................................................................................17 5.3.2 ALTERAR TRABALHADOR...........................................................................................................18 5.3.3 EXCLUIR TRABALHADOR............................................................................................................19 5.4 CADASTRO DE TOMADOR/OBRA...................................................................................................21 5.4.1 INCLUIR TOMADOR/OBRA...........................................................................................................21 5.4.2 ALTERAR TOMADOR/OBRA.........................................................................................................22 5.4.3 EXCLUIR TOMADOR/OBRA..........................................................................................................24 6. ALOCAÇÃO DE TRABALHADOR NO TOMADOR............................................................................25 6.1 ALOCAÇÃO VISÃO TRABALHADOR..............................................................................................27 6.1.1 ALOCAR..........................................................................................................................................27 6.1.2 DESALOCAR...................................................................................................................................30 6.2 ALOCAÇÃO VISÃO TOMADOR/OBRA............................................................................................32 6.2.1 ALOCAR / DESALOCAR.................................................................................................................32 7. MOVIMENTO......................................................................................................................................34 7.1 ABERTURA ........................................................................................................................................34 7.2 MOVIMENTO DA EMPRESA.............................................................................................................35 7.2.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO.....................................................................................35 7.2.2 MARCAR/DESMARCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODAS..............................................................36 7.2.3 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO EMPRESA............................................................................37 7.2.4 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE EMPRESA....................................................................38 7.2.5 ALTERAÇÃO CADASTRAL DE EMPRESA...................................................................................40 7.3 MOVIMENTO DE TRABALHADOR..................................................................................................42 7.3.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO.....................................................................................42 7.3.2 MARCAR/DESMARCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS..............................................................43 7.3.3 INFORMAR A MODALIDADE PARA O TRABALHADOR............................................................44 7.3.4 MANTER NUMA NOVA ABERTURA A MODALIDADE DO TRABALHADOR..........................46 7.3.5 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO DE TRABALHADOR..........................................................47 7.3.6 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE TRABALHADOR........................................................48 7.3.7 INCLUIR MOVIMENTAÇÃO (AFASTAMENTO) DE TRABALHADOR.......................................50 7.3.8 EXCLUIR MOVIMENTAÇÃO DE TRABALHADOR......................................................................52 7.3.9 INCLUIR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR PARA O FGTS..............................53 7.3.10 ALTERAR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR....................................................54 7.3.11 EXCLUIR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR.....................................................55 7.3.12 INCLUIR ALTERAÇÃO DE ENDEREÇO DE TRABALHADOR...................................................56 7.3.13 ALTERAR ALTERAÇÃO ENDEREÇO DE TRABALHADOR......................................................57 7.3.14 EXCLUIR ALTERAÇÃO ENDEREÇO DE TRABALHADOR.......................................................58 7.4 MOVIMENTO DO TOMADOR/OBRA...............................................................................................59 7.4.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO.....................................................................................59 7.4.2 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO DE TODOS.................................................................60 7.4.3 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO TOMADOR..........................................................................61 7.4.4 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO TOMADOR........................................................................62 8. SIMULAÇÃO DO FECHAMENTO.......................................................................................................63 9. EXECUTAR FECHAMENTO................................................................................................................65
2
9.1 DADOS DA RETIFICAÇÃO MODALIDADE 07 OU MODALIDADE 08 NO MOVIMENTO .........68 9.1.1REPLICAR RETIFICAÇÕES PARA FILIAIS/TOMADORES............................................................69 9.2 DADOS DA CONFISSÃO....................................................................................................................70 10. IMPRESSÃO DOS RELATÓRIOS ......................................................................................................71 10.1 SALVAR O SELO APÓS TRANSMISSÃO DO ARQUIVO SEFIP....................................................71 10.1.1IMPRESSÃO DA GRF PELO SEFIP................................................................................................75 10.1.2 IMPRESSÃO DO COMPROVANTE/PROTOCOLO DE RETIFICAÇÃO, EXCLUSÃO, CONFISSÃO OU ALTERAÇÃO CADASTRAL........................................................................................78 11. Recolhimento recursal para o FGTS (Código 418) e Recolhimento ao FGTS de entidades com fins filantrópicos (Código 604)..........................................................................................................................81 11.1 MOVIMENTO...................................................................................................................................82 11.1.1 ABERTURA....................................................................................................................................82 11.1.2 INCLUIR NOVA EMPRESA...........................................................................................................83 11.1.3 ALTERAR EMPRESA....................................................................................................................84 11.1.4 EXCLUIR EMPRESA.....................................................................................................................85 11.1.5 INCLUIR NOVO TRABALHADOR...............................................................................................86 11.1.6 ALTERAR TRABALHADOR.........................................................................................................87 11.1.7 EXCLUIR TRABALHADOR..........................................................................................................88 11.1.8 EXECUTAR FECHAMENTO.........................................................................................................89 12. SOLICITAÇÃO DE EXCLUSÃO.........................................................................................................92 13. AUSENCIA DE FATO GERADOR – SEM MOVIMENTO..................................................................94 14.CÓPIA DE SEGURANÇA – BACKUP.................................................................................................95 14.1GERAR CÓPIA DE SEGURANÇA.....................................................................................................95 14.2RESTAURAR CÓPIA DE SEGURANÇA...........................................................................................96 15. CONFIGURAÇÃO DE IMPRESSORA................................................................................................98 16. LIMPEZA DE BASE..........................................................................................................................100 17. ORIENTAÇÕES TÉCNICAS – RESOLVENDO OCORRÊNCIAS ....................................................101
3
1. INTRODUÇÃO
O Decreto n.º 2.803/98, de 20/10/1998, estabeleceu a obrigatoriedade da utilização da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – GFIP, sendo exigida a partir da competência 01/1999.
Para facilitar o cumprimento dessas obrigações foi criado o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – SEFIP, que pode ser obtido gratuitamente na internet nos sites www.caixa.gov.br ou www.mpas.gov.br.
O SEFIP permite a geração da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – GFIP, da Guia da Previdência Social – GPS e os Comprovantes/Protocolos de Confissão, Retificação e Exclusão de informações anteriores, ainda que o empregador/contribuinte opte pela importação de dados do arquivo de folha de pagamento, ou ainda quando os dados forem inseridos por meio de digitação no próprio SEFIP.
A Portaria Interministerial MT/MPAS nº. 326, de 19 de janeiro de 2000 estabeleceu a obrigatoriedade da entrega da GFIP em meio eletrônico para todos os empregadores sujeitos ao recolhimento do FGTS e/ou informações à Previdência Social.
A Circular CAIXA nº. 321, de 25/05/2004, estabeleceu a obrigatoriedade da transmissão do arquivo gerado pelo SEFIP por meio da Internet, a partir de 11/2004. A Portaria Interministerial MTE/MPS nº. 227, de 25/02/2005, também determinou esta obrigatoriedade, a partir de 03/2005.
As informações a seguir têm o intuito de sanar possíveis dúvidas sobre a operacionalização do SEFIP: 1 Para obter maiores informações e esclarecimentos sobre o preenchimento
dos dados, consulte os arquivos (Manual da GFIP/SEFIP para usuários do SEFIP e ERROAÇÃO.DOC).
2 Para obter informações e esclarecimentos sobre a legislação do FGTS e da Previdência, utilizada no SEFIP, consulte o Manual da GFIP/SEFIP para usuários do SEFIP disponível no site www.caixa.gov.br, www.previdenciasocial.gov.br e na opção ajuda do aplicativo SEFIP.
3 Caso persistam dúvidas referentes à Legislação Previdenciária a empresa deve recorrer à Central de Orientação ao Contribuinte INSS local ou à Central de Atendimento Telefônico pelo número 0800780191. Dúvidas relativas ao FGTS serão respondidas pela CAIXA, em suas agências locais ou nas Centrais de Telemarketing – 08005740101.
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4
2. REQUISITOS PARA UTILIZAÇÃO DO SEFIP
Informações sobre o aplicativo
O SEFIP em plataforma gráfica foi desenvolvido em linguagem DELPHI e utiliza o banco de dados FireBird versão 1.5.
Configuração
Com o intuito de proporcionar a utilização adequada dos recursos sistêmicos agregados ao SEFIP, apresentamos abaixo as configurações mínimas recomendadas que garante a execução de forma consistente e adequada.
Ø Software: Windows 98, ME, NT 4, 2000 e XP com suas devidas atualizações.
Ø Hardware: Monitor 14” VGA Placa de vídeo VGA, compatível com o monitor. Mouse Teclado HD com 50Mb livres para instalação + espaço necessário para crescimento do banco de dados que vai variar de acordo com a quantidade de informações inseridas no mesmo + espaço necessário ao arquivo de paginação de memória do Windows.
Requisitos de equipamento e software para utilização do aplicativo
Os requisitos recomendados para utilização do aplicativo, foram divididos em três grupos:
GRUPO 1 arquivo contendo aproximadamente 20 empresas, 40
tomadores e 5.000 trabalhadores.
• Windows: 98 se • Processador: 200 Mhz. • Memória: 64Mb.
GRUPO 2 – arquivo contendo aproximadamente 500 empresas, 500 tomadores e 20.000 trabalhadores.
• Processador: 1.0 Ghz. • Memória: 256Mb.
5
GRUPO 3 arquivo contendo aproximadamente até 5.000 empresas, 5.000 tomadores e 150.000 trabalhadores.
• Processador: 2.0 Ghz. • Memória: 384Mb.
Importante: embora o aplicativo possa, eventualmente, funcionar em algum ambiente não citado acima e com configurações ligeiramente inferiores, ocorrerá uma perda significativa de performance.
6
3. INICIANDO O SEFIP
v Após instalar o SEFIP, seguir as instruções abaixo para iniciar a utilização do sistema:
Utilizando o atalho criado na área de trabalho: • Clicar duas vezes no ícone de atalho do SEFIP.
Utilizando o Windows Explorer: • Selecionar, na unidade onde foi instalado o SEFIP, o arquivo
SEFIP.EXE (ex.: C:\Arquivos de Programas\CAIXA\SEFIP);
v No primeiro acesso, a empresa poderá optar por uma das opções apresentadas na tela abaixo para carregar as informações no SEFIP.
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4. IMPORTAÇÃO DE ARQUIVO DE FOLHA
4.1 IMPORTAÇÃO DO ARQUIVO SEFIP.RE
v Caso a empresa opte pela importação do arquivo SEFIP.RE, gerado por programa de Folha de Pagamento, será apresentada a seguinte tela para captura do arquivo:
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8
v Posteriormente, para a importação de arquivos SEFIP.RE, o usuário poderá optar pelas duas formas abaixo:
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9
Menu Arquivo / Importar Folha
Barra de Ferramentas Importar Folha
v Será necessário indicar o caminho onde se encontra o arquivo SEFIP.RE , conforme tela abaixo:
v Após a carga do arquivo, corrigidas as inconsistências porventura apresentadas, seguir os passos dos itens 8 e 9 deste manual para fechar o movimento.
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10
4.2 IMPORTAÇÃO DA BASE DE DADOS DO SEFIP DOS
v Caso a empresa faça a opção por importação da base do SEFIP DOS, será apresentada a seguinte tela para captura dos dados:
v Indicar o caminho onde se encontra o programa SEFIP DOS
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11
5. CADASTRO
5.1 CADASTRO DE RESPONSÁVEL
v Caso a opção da empresa no primeiro acesso tenha sido o cadastramento de Responsável, será apresentada a tela abaixo:
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12
5.1.1 ALTERAR RESPONSÁVEL
v Para ALTERAR os dados do Responsável optase por uma das três formas abaixo:
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13
Menu – Arquivo / Alterar
Botão Alterar
Clicar com o botão direito do mouse
Alterar
5.2 CADASTRO DE EMPRESA
5.2.1 INCLUIR EMPRESA
v Para INCLUIR uma Empresa, optase por uma das quatro formas abaixo:
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14
Menu Arquivo / Novo / Empresa
Botão Nova Empresa
Barra de Ferramentas Novo
Clicar com o botão direito do mouse – Novo / Empresa
5.2.2 ALTERAR DADOS DA EMPRESA NO SEFIP
v Para ALTERAR uma Empresa, optase por uma das três formas abaixo:
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15
Menu Arquivo / Alterar
Clicar com o botão direito do mouse
Alterar
Botão Alterar
5.2.3 EXCLUIR EMPRESA
v Para EXCLUIR uma Empresa, optase por uma das quatro formas abaixo:
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16
Menu Arquivo / Excluir
Barra de Ferramentas Excluir
Clicar com o botão direito do mouse
Excluir
Botão Excluir
5.3 CADASTRO DE TRABALHADOR
5.3.1 INCLUIR TRABALHADOR
v Para INCLUIR um Trabalhador, optase por uma das quatro formas abaixo:
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17
Botão Novo Trabalhador
Menu – Arquivo / Novo /
Trabalhador
Barra de Ferramentas Novo Trabalhador
Clicar com o botão direito do mouse Novo
/ Trabalhador
5.3.2 ALTERAR TRABALHADOR
v Para ALTERAR um Trabalhador, optase por uma das três formas abaixo:
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18
Menu – Arquivo / Alterar
Clicar com o botão direito do mouse
Alterar
Botão Alterar
5.3.3 EXCLUIR TRABALHADOR
v Para EXCLUIR um Trabalhador do banco de dados do SEFIP, optase por uma das quatro formas abaixo:
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19
Botão Excluir
Menu – Arquivo / Excluir
Barra de Ferramentas
Excluir
Clicar com o botão direito do mouse
Excluir
5.4 CADASTRO DE TOMADOR/OBRA
5.4.1 INCLUIR TOMADOR/OBRA
v Para INCLUIR um Tomador/Obra, optase por uma das quatro formas abaixo.
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21
Menu Arquivo / Novo Tomador /
Obra
Barra de Ferramentas Novo / Tomador / Obra
Clicar com o botão direito do mouse Novo
Tomador/ Obra
Botão Novo Tomador / Obra
5.4.2 ALTERAR TOMADOR/OBRA
v Para ALTERAR um Tomador/Obra, optase por uma das três formas abaixo.
22
Menu Arquivo / Alterar Clicar com o botão
direito do mouse Alterar
Botão Alterar
5.4.3 EXCLUIR TOMADOR/OBRA
v Para EXCLUIR um Tomador/Obra do banco de dados, optase por uma das quatro formas abaixo.
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24
Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramenta
Excluir
Clicar com o botão direito do mouse
Excluir
Botão Excluir
6. ALOCAÇÃO DE TRABALHADOR NO TOMADOR
v Visão Cadastro
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25
Empresa COM Tomador/Obra cadastrado
Empresa SEM Tomador/Obra cadastrado
v Visão Alocação
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26
O item “Trabalhadores não Alocados” só aparecerá quando a Empresa em questão estiver com Tomador/Obra cadastrado.
Trabalhadores não alocados
6.1 ALOCAÇÃO VISÃO TRABALHADOR
6.1.1 ALOCAR
v Para ALOCAR um Trabalhador a um Tomador/Obra, optase por uma das quatro formas abaixo.
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27
Menu Arquivo / Alocação
Clicar com o botão direito do mouse clicar no trabalhador e Mostrar
Alocação
Após selecionar o Trabalhador a ser alocado, arrasteo para o Tomador/Obra desejado. Obs: Neste caso a tela “Alocação Visão Trabalhador” não será apresentada.
Bo
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Al
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v Após clicar em Alocação, será apresentada a seguinte tela para alocação nos Tomadores:
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29
Alocar Todos
Alocar
6.1.2 DESALOCAR
v Para se DESALOCAR um Trabalhador de um Tomador/Obra, optase por uma das duas formas abaixo.
Obs.: o Trabalhador volta a fazer parte do item “Trabalhadores Não Alocados”.
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30
Clicar com o botão direito do mouse
clicar no trabalhador e Desalocar
B
ot ã o D
es al o
ca
v Após clicar em Alocação, será apresentada a seguinte tela para a desalocação nos Tomadores:
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31
Desalocar
Desalocar Todos
6.2 ALOCAÇÃO VISÃO TOMADOR/OBRA
6.2.1 ALOCAR / DESALOCAR
v Para ALOCAR ou DESALOCAR um Tomador/Obra, optase por uma das três formas abaixo:
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32
Menu Arquivo / Alocação
Clicar com o botão direito do mouse Mostrar Alocação
Botão Alocação
v Após clicar em Alocação, a seguinte tela será apresentada:
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33
Alocar Todos
Alocar
Desalocar
Desalocar Todos
7. MOVIMENTO
7.1 ABERTURA
v Para ABERTURA de um Novo Movimento, optase por uma das quatro formas abaixo.
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34
Menu – Arquivo / Novo / Recolhimento / Declaração
Barra de Ferramentas Novo / Recolhimento
Clicar com o botão direito do mouse
Novo / Recolhimento / Declaração
Botão Novo
7.2 MOVIMENTO DA EMPRESA
v Os dados do Movimento da Empresa só poderão ser informados se a mesma estiver participando do Movimento.
7.2.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO
v Para marcar a participação da empresa optase por uma das três formas abaixo:
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35
Menu Editar / Marcar / Desmarcar participação
Barra de Ferramentas – Marcar / Desmarcar
Participação
Clicar com o botão direito do mouse – Marcar / Desmarcar
Participação
7.2.2 MARCAR/DESMARCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODAS
v Para MARCAR/DESMASCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODAS as empresas cadastradas no banco de dados, optase por uma das três formas abaixo:
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36
Menu Editar / Marcar ou Desmarcar
Participação Todos
Barra de Ferramentas – Marcar / Desmarcar Participação Todos
Clicar com o botão direito do mouse – Marcar / Desmarcar Participação Todos
7.2.3 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO EMPRESA
v Para INCLUIR OS DADOS DO MOVIMENTO EMPRESA, optase por uma das três formas abaixo:
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37
Menu – Arquivo / Dados Movimento Clicar com o botão
direito do mouse Dados Movimento
Botão Dados do Movimento
7.2.4 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE EMPRESA
v Para se ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE EMPRESA, optase por uma das três formas abaixo:
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38
Botão Dados do Movimento
Menu Arquivo / Dados Movimento
Clicar com o botão direito do mouse Dados
Movimento
7.2.5 ALTERAÇÃO CADASTRAL DE EMPRESA
v Para se comandar uma ALTERAÇÃO CADASTRAL DE EMPRESA, proceda conforme abaixo:
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40
Botão Alteração Cadastral
v Após clicar na ALTERAÇÃO CADASTRAL, surgirá a tela Alteração Cadastral de Empresa, onde informarseá os dados da empresa a serem alterados.
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41
Poderão ser solicitadas alterações de CNAE Fiscal e/ou
Endereço
7.3 MOVIMENTO DE TRABALHADOR
v Os dados do Movimento de Trabalhador só poderão ser informados se o mesmo estiver participando do Movimento.
7.3.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO
v Para MARCAR/DESMARCAR a participação do Trabalhador optase por uma das três formas abaixo:
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42
Menu Editar / Marcar / Desmarcar Participação
Barra de Ferramentas – Marcar / Desmarcar
Participação
Clicar com o botão direito do mouse – Marcar / Desmarcar
Participação
7.3.2 MARCAR/DESMARCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS
v Para MARCAR/DESMARCAR a Participação de Todos os Trabalhadores da Empresa, optase por uma das três formas abaixo:
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43
Menu Editar Marcar / Desmarcar Participação
Todos
Barra de Ferramentas – Marcar / Desmarcar Participação Todos
Clicar com o botão direito do mouse – Marcar / Desmarcar Participação Todos
7.3.3 INFORMAR A MODALIDADE PARA O TRABALHADOR
v Para INFORMAR A MODALIDADE para o trabalhador, optase por uma das quatro formas abaixo:
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44
Menu Arquivo / Modalidades
Barra de Ferramentas / Modalidades
Clicar com o botão direito do mouse Modalidades
Após selecionar o Trabalhador, arrasteo para a modalidade
desejada.
v Após clicar na Modalidade, surgirá a seguinte tela, onde deverá ser escolhida a modalidade desejada e incluir o trabalhador, conforme abaixo:
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45
Incluir o trabalhador
Clicar para escolher a modalidade
Incluir todos
7.3.4 MANTER NUMA NOVA ABERTURA A MODALIDADE DO TRABALHADOR
v Para MANTER A MODALIDADE numa nova abertura, proceda conforme abaixo:
Obs.: Por padrão, esta opção já vem selecionada.
v Para que o trabalhador permaneça na modalidade definida anteriormente, deverão ser respeitadas as seguintes condições:
Mesmo código de recolhimento; Competência igual ou posterior à 10/1998; Backup de versão igual ou posterior a 8.0;
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46
Menu – Ferramentas / Opções
Opção “Manter numa nova abertura a modalidade do
trabalhador”.
7.3.5 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO DE TRABALHADOR
v Para INCLUIR os Dados do Movimento de Trabalhador, optase por uma das três formas abaixo:
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47
Botão Dados do Movimento
Menu Arquivo / Dados do Movimento
Clicar com o botão direito do mouse Dados do Movimento
7.3.6 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE TRABALHADOR
v Para ALTERAR os Dados do Movimento de Trabalhador, optase por uma das três formas abaixo:
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48
Menu Arquivo / Dados do Movimento
Clicar com o botão direito do mouse Dados do Movimento
Botão Dados do Movimento
7.3.7 INCLUIR MOVIMENTAÇÃO (AFASTAMENTO) DE TRABALHADOR
v Para INCLUIR a Movimentação de Trabalhador, optase por uma das quatro formas abaixo:
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50
Menu / Arquivo / Novo / Movimentação Barra de Ferramentas /
Novo / Movimentação
Clicar com o botão direito do mouse /
Novo / Movimentação
Botão Nova Movimentação
v Após clicar na MOVIMENTAÇÃO, surgirá a seguinte tela, onde os dados serão informados.
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51
7.3.8 EXCLUIR MOVIMENTAÇÃO DE TRABALHADOR
v Para EXCLUIR a Movimentação de Trabalhador do banco de dados, optase por uma das quatro formas abaixo:
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52
Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramentas
Excluir
Clicar com o botão direito do mouse –
Excluir
Botão Excluir
7.3.9 INCLUIR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR PARA O FGTS
v Para INCLUIR a solicitação Alteração Cadastral de Trabalhador no cadastro do FGTS, optase por uma das quatro formas abaixo:
53
Menu Arquivo / Novo / Alteração
Cadastral Barra de Ferramentas
Novo / Alteração Cadastral
Clicar com o botão direito do mouse
Novo / Alteração Cadastral
Botão Nova Alteração Cadastral
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7.3.10 ALTERAR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR
v Para ALTERAR a Alteração Cadastral de Trabalhador, optase por uma das três formas abaixo:
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54
Menu Arquivo / Alterar
Clicar com o botão direito do mouse Alterar
Botão Alterar
7.3.11 EXCLUIR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR
v Para EXCLUIR a Alteração Cadastral de Trabalhador, optase por uma das optase por uma das quatro formas abaixo:
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55
Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramentas Excluir
Clicar com o botão direito do mouse
Excluir Botão Excluir
7.3.12 INCLUIR ALTERAÇÃO DE ENDEREÇO DE TRABALHADOR
v Para INCLUIR a Alteração de Endereço de Trabalhador, optase por uma das quatro formas abaixo:
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56
Menu Arquivo / Novo Alteração de Endereço
Barra de Ferramentas Novo / Alteração de
Endereço
Clicar com o botão direito do mouse Novo / Alteração de
Endereço Botão Nova Alteração de Endereço
7.3.13 ALTERAR ALTERAÇÃO ENDEREÇO DE TRABALHADOR
v Para ALTERAR a Alteração Endereço de Trabalhador, optase por uma das quatro formas abaixo:
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57
Menu Arquivo / Alterar
Barra de Ferramentas Novo / Alteração de
Endereço
Clicar com o botão direito do mouse
Alterar
Botão Alterar
7.3.14 EXCLUIR ALTERAÇÃO ENDEREÇO DE TRABALHADOR
v Para EXCLUIR a Alteração Endereço de Trabalhador, optase por uma das quatro formas abaixo:
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58
Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramentas
Excluir
Clicar com o botão direito do mouse
Excluir
Botão Excluir
7.4 MOVIMENTO DO TOMADOR/OBRA
v Os dados do Movimento de Tomador/Obra só poderão ser informados se o mesmo estiver participando do Movimento.
7.4.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO
v Para MARCAR a Participação do Tomador/Obra, optase por uma das quatro formas abaixo:
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59
Menu Editar / Marcar Participação
Barra de ferramentas Marcar / Desmarcar
participação
Clicar com o botão direito do mouse Marcar / Desmarcar
7.4.2 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO DE TODOS
v Para MARCAR a Participação de Todos Tomador/Obra, optase por uma das três formas abaixo:
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60
Menu Arquivo / Editar / Marcar / Desmarcar Participação Todos
Barra de Ferramentas Marcar/ Desmarcar Participação todos
Clicar com o botão direito do mouse no
tomador Marcar / Desmarcar participar todos
Clicar com o botão direito do mouse na
empresa Marcar / Desmarcar participação todos
7.4.3 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO TOMADOR
v Para INCLUIR Dados do Movimento Tomador/Obra, optase por uma das três formas abaixo:
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61
Menu Arquivo / Dados Movimento
Clicar com o botão direito do mouse Dados Movimento
Botão Dados do Movimento
7.4.4 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO TOMADOR
v Para ALTERAR os Dados do Movimento Tomador/Obra, optase por uma das três formas abaixo:
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62
Menu Arquivo / Dados Movimento
Clicar com o botão direito do mouse Dados Movimento
Botão Dados do Movimento
8. SIMULAÇÃO DO FECHAMENTO
v Para SIMULAR o Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo:
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63
Botão Simular
v Para visualizar os relatórios da SIMULAÇÃO do Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo:
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Menu Relatórios / Movimento
9. EXECUTAR FECHAMENTO
v Para EXECUTAR o Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo:
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65
Botão Executar
Obs.: Quando da geração do arquivo de saída (SEFIPCR), será apresentada a tela abaixo, solicitando indicação de caminho para a gravação e informando onde estará gravada cópia do arquivo.
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66
Copia do arquivo gravado
v Para visualizar os relatórios após EXECUÇÃO do Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo
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Menu Relatórios / Movimento
9.1 DADOS DA RETIFICAÇÃO MODALIDADE 07 OU MODALIDADE 08 NO MOVIMENTO
v Quando existir a informação de modalidade 07 Retificação de Recolhimento ao FGTS e Declaração à Previdência ou 08 Retificação de Declaração para o FGTS e à Previdência para trabalhador no movimento, será exibida tela para preenchimento, conforme abaixo:
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Informação correta, que está sendo gerada pelo SEFIP.
Dados da GFIP a retificar. Somente os campos incorretos
devem ser marcados e preenchidos com a informação
da GFIP incorreta.
Campos obrigatórios para códigos de Recolhimento com Tomador
Campos opcionais, deve ser observado a Circular CAIXA, que referenda o “Pedido de Devolução para o FGTS”.
Campos obrigatórios para o código de Recolhimento 660 650
Campos para informação de alteração em dados de trabalhador.
9.1.1 REPLICAR RETIFICAÇÕES PARA FILIAIS/TOMADORES
v Caso as retificações sejam idênticas para várias filiais/tomadores de uma mesma empresa, é possível replicar os dados incorretos digitados na tela DADOS DA RETIFICAÇÃO marcandose a opção “Replicar a retificação para todas filiais/tomadores vinculados ao mesmo CNPJ Básico” no menu FERRAMENTAS/OPÇÕES.
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Opção “Replicar as retificações para todas filiais/ tomadores vinculados ao mesmo CNPJ
Básico”
Menu Ferramentas / Opções
9.2 DADOS DA CONFISSÃO
v Após o fechamento, deverá ser informada a data de posição da confissão. Esta data referese aos trabalhadores constantes no movimento com modalidade 1 – Declaração ao FGTS e à Previdência.
Obs.: a data deverá estar compreendida entre a data limite para pagamento da competência em questão e a data atual.
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10. IMPRESSÃO DOS RELATÓRIOS
10.1 SALVAR O SELO APÓS TRANSMISSÃO DO ARQUIVO SEFIP
v Após a transmissão do arquivo SEFIP pelo Conectividade Social, serão disponibilizados o SELO e o PROTOCOLO de transmissão. O SELO é o arquivo que possibilitará a geração e impressão da Guia de Recolhimento do FGTS – GRF e dos comprovantes/protocolos de retificação, exclusão, confissão e alteração cadastral.
Obs.: Após a transmissão do arquivo SEFIP pelo Conectividade Social será apresentada a tela abaixo:
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Clicar em Salvar Selo
v Ao Clicar em Salvar selo será apresentada a tela abaixo para indicar o caminho (em pasta ou disquete) desejado para salvar o arquivo SELO. Cada SELO é originalmente salvo com o nome que representa o NRA (Número de referencial do Arquivo) de cada Arquivo.
v Indicar o caminho para gravação do arquivo SELO.
Obs.: Caso o arquivo SELO não seja salvo logo após a transmissão, devese proceder conforme abaixo:
v No Conectividade Social deverá ser selecionado o Módulo “Consulta de RE”:
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Clicar em Consulta de RE
v Dentro do módulo Consulta de RE selecionar o arquivo desejado e clicar na opção Salvar Selo ou Protocolo conforme abaixo:
v Ao clicar em Salvar Selo será necessário indicar o caminho (em pasta ou disquete) desejado para salvar o arquivo SELO.
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Clicar em Salvar Selo
v Dentro do módulo Consulta de RE existe também a opção Protocolo conforme abaixo:
v Ao Clicar em Protocolo será visualizada a tela abaixo com Protocolo de Envio de Arquivos para impressão ou Salvar selo.
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Clicar em Salvar Selo
Clicar em Protocolo
10.1.1 IMPRESSÃO DA GRF PELO SEFIP
v Após a transmissão do arquivo, via Conectividade Social, para a impressão da guia GRF, proceda conforme orientações a seguir:
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Clicar em Menu – GRF/ Arquivo Selo
v Será solicitada a indicação do caminho onde se encontra gravado o arquivo “selo” gerado pelo Conectividade Social:
v Será apresentada tela para impressão da guia GRF.
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Selecione o arquivo SELO para impressão da guia GRF
Selecione a Empresa
Selecione a opção desejada
10.1.2 IMPRESSÃO DO COMPROVANTE/PROTOCOLO DE RETIFICAÇÃO, EXCLUSÃO, CONFISSÃO OU ALTERAÇÃO CADASTRAL.
v Após a transmissão do arquivo, via Conectividade Social, para a impressão do comprovante/protocolo de retificação, exclusão, confissão ou alteração cadastral, proceda conforme orientações a seguir:
v Executar o aplicativo SEFIP e na opção Relatórios Comprovante/Protocolo selecionar o comprovante desejado.
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Menu – Relatórios / Comprovante/ Protocolo
v Selecionar o arquivo SELO salvo pelo Conectividade Social que contenha o comprovante/protocolo desejado.
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Selecionar o Arquivo SELO desejado.
v Após seleção do arquivo será apresentada a seguinte tela referente às empresas constantes no arquivo SELO. Somente as empresas que possuem informação referente ao comprovante/protocolo selecionado serão apresentadas.
v Caso o comprovante/protocolo seja de EXCLUSÃO, será apresentada somente a opção para visualização ou impressão do comprovante/protocolo da empresa constante no arquivo SEFIP.
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Lista das empresas constantes no Arquivo SEFIP retificador.
Selecione Visualizar, Imprimir ou Imprimir Todas.
11. Recolhimento recursal para o FGTS (Código 418) e Recolhimento ao FGTS de entidades com fins filantrópicos (Código 604)
v Para acessar a tela de geração de movimento de deposito recursal para o FGTS ou de Recolhimento de Entidades Filantrópicas, proceda conforme abaixo:
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Menu Exibir / GFIP Códigos 418 e 604
11.1 MOVIMENTO
11.1.1 ABERTURA
v Para INCLUIR um Novo Movimento, podese optar por uma das quatro formas abaixo.
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Menu Arquivo / Novo / Recolhimento/ Declaração
Barra de Ferramentas Novo / Recolhimento
Clicar com o botão direito do mouse / Novo
Recolhimento
11.1.2 INCLUIR NOVA EMPRESA
v Para INCLUIR uma Nova Empresa, podese optar por uma das quatro formas abaixo.
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Menu Arquivo / Novo / Empresa
Barra de Ferramentas Novo / Empresa
Clicar com o botão direito do mouse Novo
Empresa
Botão Nova Empresa
11.1.3 ALTERAR EMPRESA
v Para ALTERAR uma Empresa, podese optar por uma das três formas abaixo.
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Menu Arquivo / Alterar
Clicar com o botão direito do mouse
Alterar
Botão Alterar
11.1.4 EXCLUIR EMPRESA
v Para se EXCLUIR uma Empresa do banco de dados, podese optar por uma das quatro formas abaixo
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Menu Arquivo / Excluir
Barra de Ferramentas Excluir
Clicar com o botão direito do mouse
Excluir
Botão Excluir
11.1.5 INCLUIR NOVO TRABALHADOR
v Para INCLUIR um Trabalhador, podese optar por uma das quatro formas abaixo.
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Menu Arquivo / Novo / Trabalhador
Barra de Ferramentas Novo / Trabalhador
Clicar com o botão direito do mouse Novo /
Trabalhador
Botão Novo Trabalhador
11.1.6 ALTERAR TRABALHADOR
v Para ALTERAR um Trabalhador, podese optar por uma das três formas abaixo.
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Menu Arquivo / Alterar
Clicar com o botão direito do mouse / Alterar
Botão Alterar
11.1.7 EXCLUIR TRABALHADOR
v Para se EXCLUIR um Trabalhador do banco de dados, podese optar por uma das quatro formas abaixo:
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Menu Arquivo / Excluir
Barra de Ferramentas Excluir
Clicar com o botão direito do mouse
Excluir
Botão Excluir
11.1.8 EXECUTAR FECHAMENTO
v Para EXECUTAR o Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo:
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Botão Executar
v Quando da geração do arquivo de saída (SEFIPCR), será apresentada a tela abaixo, solicitando indicação de caminho para a gravação e informando onde
estará gravada cópia do arquivo.
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v Após a transmissão do arquivo, proceder conforme abaixo para a impressão da guia GFIP Recursal ou da guia GFIP Filantrópica
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Menu Relatórios / Movimento / GFIP
12. SOLICITAÇÃO DE EXCLUSÃO
v Verificado o envio indevido de informações e sendo pertinente a exclusão destas informações, deverá ser informada na “ Abertura de Movimento” do SEFIP, conforme demonstrado abaixo, não esquecendo de marcar o item “Pedido de Exclusão de Informações Anteriores”.
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v Após clicar em execução do movimento será aberta tela de “ Exclusão de Recolhimento e/ou Declaração” para preenchimento.
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Dados carregados pelo SEFIP referente ao arquivo incorreto.
Indicativo de Recolhimento e/ ou de Declaração
Campos a serem preenchidos caso seja devida a devolução de FGTS recolhido a maior, e deve ser verificado a Circular Normativa que referenda sobre “Pedido de Devolução para o FGTS”
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13. AUSENCIA DE FATO GERADOR – SEM MOVIMENTO
v Para geração de movimento com informação de ausência de fato gerador, marcar o item “ Ausência de Fato Gerador (Sem Movimento)” .
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14. CÓPIA DE SEGURANÇA – BACKUP
14.1 GERAR CÓPIA DE SEGURANÇA
v O SEFIP gera automaticamente, durante o fechamento, uma cópia de segurança da base de dados atual. Esta cópia pode ser encontrada no diretório C:\Arquivos de Programas\CAIXA\Arquivos\., junto à uma cópia do arquivo de saída (SEFIPCR).
v A opção da geração de Backup do Fechamento vem marcada como padrão e pode ser visualizada no menu Ferramentas / Opções.,
v O usuário pode gerar cópias de segurança sempre que julgar necessário, conforme tela abaixo:
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Opção “Permitir Backup do Fechamento”
Menu – Ferramentas / Fazer Backup
14.2 RESTAURAR CÓPIA DE SEGURANÇA
v Para restaurar cópia de segurança, proceda conforme a tela abaixo:
v É importante sinalizar na tela seguinte se o arquivo a ser restaurado é um Arquivo Compactado (backup feito pelo usuário) ou Backup do Fechamento.
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Menu – Ferramentas /
Restaurar Backup
15. CONFIGURAÇÃO DE IMPRESSORA
v Para configurar Tipo de Impressão proceda conforme tela abaixo:
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Menu Ferramentas / Configurar tipo de
Impressão
v Será apresentada tela para escolha do tipo de impressão
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Escolha o Tipo de Impressão
16. LIMPEZA DE BASE
v Caso seja necessário efetuar uma limpeza de dados no aplicativo SEFIP, proceda conforme abaixo:
Obs: A LIMPEZA DE DADOS apagará todos os dados de empresa, tomador e trabalhador existentes no banco de dados do aplicativo.
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Menu – Ferramentas / Limpar Base de Dados
17. ORIENTAÇÕES TÉCNICAS – RESOLVENDO OCORRÊNCIAS
v Caso o aplicativo SEFIP apresente alguma ocorrência em seu funcionamento ou desempenho, listamos abaixo os procedimentos que sugerimos sejam realizados na tentativa de solução da ocorrência.
Ø Importante: é aconselhável a presença de um técnico, com conhecimentos de configuração e computadores, para a realização dos procedimentos abaixo relacionados.
1 Verificar as configurações regionais do Windows Ø Para verificar se as configurações regionais do Windows estão de
acordo com o exigido pelo SEFIP será necessário definir o formato de data/hora do sistema para os formatos: “ DD/MM/YYYY” e “ HH:MM” .
Para efetuar tal procedimento siga os passos abaixo: 1. Clicar no menu Iniciar 2. Escolher a opção Configurações 3. Escolher a opção Painel de Controle 4. Escolher a opção configurações regionais 5. Definir a hora para o formato “ HH:MM” e definir o separador da
hora para “ :” 6. Definir a data para o formato “ DD/MM/YYYY” e definir o
separador de data para “ /” 7. Clicar no botão OK.
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