ARQUIVOLOGIA

ÉLVIS MIRANDA

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documentos informáticos,filmográficos e sonoros são modalidades de classificaçãoquanto à natureza do assunto.

Escritos ou textuais Iconográficos Filmográficos Cartográficos Sonoros Micrográficos Informáticos

Classificação quanto ao gênero:

Sigilosos – documentos de acesso restrito e que,por isso, exigem cuidados especiais quantoà guarda e divulgação;

Ostensivos – documentos cuja divulgação nãoprejudica a administração.

Classificação quanto à natureza do assunto:

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documentos informáticos,filmográficos e sonoros são modalidades de classificaçãoquanto à natureza do assunto.

(CESPE-UNB/DPU/2016) O gênero documentaliconográfico é aquele que reúne documentoseletrônicos e digitais.

Escritos ou textuais Iconográficos Filmográficos Cartográficos Sonoros Micrográficos Informáticos

Classificação quanto ao gênero:

(CESPE-UNB/DPU/2016) O gênero documentaliconográfico é aquele que reúne documentoseletrônicos e digitais.

(CESPE-UNB/DPU/2016) Formulário é exemplo de tipodocumental.

ESPÉCIES:

- Alvará- Certidão- Declaração

- Boletim- Diploma- Contrato

- Ata

- Alvará de construção- Certidão de casamento- Declaração de imposto

de renda- Boletim escolar- Diploma de graduação- Contrato de prestação

de serviços- Ata de reunião

TIPO/TIPOLOGIAS:

(CESPE-UNB/DPU/2016) Formulário é exemplo de tipodocumental.

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Todo documento que tenhaesgotado seu valor primário pode ser eliminado.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Valor primário ou administrativo

Valor secundárioou histórico

Eliminação ouDescarte

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Todo documento que tenhaesgotado seu valor primário pode ser eliminado.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) O inventário, instrumentoque descreve a documentação a ser descartada, auxilia arealização do processo de avaliação para reduzir a massadocumental produzida, é utilizado para preservarapenas a documentação essencial e indispensável para aentidade produtora.

TABELA DE TEMPORALIDADE

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) O inventário, instrumentoque descreve a documentação a ser descartada, auxilia arealização do processo de avaliação para reduzir a massadocumental produzida, é utilizado para preservarapenas a documentação essencial e indispensável para aentidade produtora.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Na avaliação documental, osdocumentos fisicamente deteriorados devem terredução do prazo de arquivamento.

TABELA DE TEMPORALIDADE

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Na avaliação documental, osdocumentos fisicamente deteriorados devem terredução do prazo de arquivamento.

(CESPE-UNB/DPU/2016) O fato de o documento ter suafrequência ou possibilidade de uso diminuída éindicativo de que ele deverá ser recolhido ao arquivocorrente.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Valor primário ou administrativo

Valor secundárioou histórico

Eliminação ouDescarte

(CESPE-UNB/DPU/2016) O fato de o documento ter suafrequência ou possibilidade de uso diminuída éindicativo de que ele deverá ser recolhido ao arquivocorrente.

(CESPE-UNB/DPU/2016) Os arquivos permanentes têmrestrição de acesso ao público em geral.

Documentos de valor histórico; Seus documentos já possuíram valor administrativo

anteriormente; Não elimina seus documentos; Deve disponibilizar seus documentos para consulta tanto

pelo público interno quanto ao público externo e aconsulta não depende de autorização da área acumuladora.

3ª IDADE: FASE PERMANENTE

(CESPE-UNB/DPU/2016) Os arquivos permanentes têmrestrição de acesso ao público em geral.

(CESPE-UnB/ANVISA/2016) A aplicação da tabela detemporalidade resulta na definição do destino final dosdocumentos de arquivo, que pode ser a guarda correnteou intermediária.

TABELA DE TEMPORALIDADE

(CESPE-UnB/ANVISA/2016) A aplicação da tabela detemporalidade resulta na definição do destino final dosdocumentos de arquivo, que pode ser a guarda correnteou intermediária.

(CESPE-UNB/FUB/2016) Cabe ao servidor, quandoencontrar um documento que não tem mais uso, adecisão de eliminá-lo para garantir espaço físico no setorde trabalho.

TABELA DE TEMPORALIDADE

(CESPE-UNB/FUB/2016) Cabe ao servidor, quandoencontrar um documento que não tem mais uso, adecisão de eliminá-lo para garantir espaço físico no setorde trabalho.

(CESPE-UNB/FUB/2016) A operação de transferência dosdocumentos do arquivo corrente para o arquivointermediário denomina-se recolhimento.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Valor primário ou administrativo

Valor secundárioou histórico

Eliminação ouDescarte

(CESPE-UNB/FUB/2016) A operação de transferência dosdocumentos do arquivo corrente para o arquivointermediário denomina-se recolhimento.

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) As atividades de protocolo sedesenvolvem na fase do arquivo intermediário.

PROTOCOLO

É o controle da tramitação dos documentos, que permiteprestar informações ao usuários em tempo real; É uma atividade típica da fase corrente.

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) As atividades de protocolo sedesenvolvem na fase do arquivo intermediário.

(CESPE-UNB/ANVISA/2016) Os procedimentos derecebimento, registro, distribuição e movimentação dedocumento de arquivo são realizados, em regra, pelosetor de arquivamento intermediário.

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Autuação, distribuição edescarte são responsabilidades do protocolo.

ATIVIDADES DE PROTOCOLO

Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Autuação, distribuição edescarte são responsabilidades do protocolo.

(CESPE-UNB/DPU/2016) Expedição e microfilmagem dedocumentos são tarefas do protocolo.

ATIVIDADES DE PROTOCOLO

Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação

(CESPE-UNB/DPU/2016) Expedição e microfilmagem dedocumentos são tarefas do protocolo.

(CESPE-UNB/DPU/2016) O registro de documentos éuma atividade de responsabilidade do arquivopermanente.

ATIVIDADES DE PROTOCOLO

Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação

(CESPE-UNB/DPU/2016) O registro de documentos éuma atividade de responsabilidade do arquivopermanente.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Para zelar pela preservaçãodas informações, a manutenção de arquivos digitaisdeve seguir as mesmas condições de arquivamento dosdocumentos em papel.

OBSERVAÇÕES NA CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS:

O arquivo deve criar ambientes separados e climatizadospara cada tipo de suporte (material)

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Para zelar pela preservaçãodas informações, a manutenção de arquivos digitaisdeve seguir as mesmas condições de arquivamento dosdocumentos em papel.

(Cespe-UnB/SEE-DF/2017) O material utilizado naconfecção das caixas que acondicionam documentos dearquivo é irrelevante na preservação documental.

OBSERVAÇÕES NA CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS:

O material utilizado na confecção das embalagensdestinadas à guarda dos documentos deve ser,preferencialmente, de pH neutro.

(Cespe-UnB/SEE-DF/2017) O material utilizado naconfecção das caixas que acondicionam documentos dearquivo é irrelevante na preservação documental.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Recomenda-se que sejamdeixados espaços vazios nas caixas onde os documentosestão armazenados, para evitar danos aos documentosquando de sua retirada das caixas.

OBSERVAÇÕES NA CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS:

Deve-se evitar espaços vazios nas caixas onde sãoarmazenados documentos em papel, a fim de evitar que osmesmos se dobrem e amassem.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Recomenda-se que sejamdeixados espaços vazios nas caixas onde os documentosestão armazenados, para evitar danos aos documentosquando de sua retirada das caixas.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documento resultante doprocesso de digitalização deve ser considerado comodocumento original.

Art. 6º. Os registros públicos originais, ainda quedigitalizados, deverão ser preservados de acordo com odisposto na legislação pertinente.

LEI 12.682/12 - DIGITALIZAÇÃO

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documento resultante doprocesso de digitalização deve ser considerado comodocumento original.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Em razão do aumento damassa documental acumulada pela SEE/DF, é permitidaa digitalização de todos os seus documentos e aeliminação dos originais, principalmente aquelesconsiderados de valor permanente.

Art. 6º. Os registros públicos originais, ainda quedigitalizados, deverão ser preservados de acordo com odisposto na legislação pertinente.

LEI 12.682/12 - DIGITALIZAÇÃO

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Em razão do aumento damassa documental acumulada pela SEE/DF, é permitidaa digitalização de todos os seus documentos e aeliminação dos originais, principalmente aquelesconsiderados de valor permanente.

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Deve-se organizar adocumentação arquivística nas fases intermediária epermanente, para evitar o tratamento de informaçãoque pode ter sido descartada na fase corrente.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO:

Alfabético (por NOME); Geográfico (por LOCAL ou PROCEDÊNCIA); Numérico (por NÚMERO); Ideográfico (por TEMA ou ASSUNTO).

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Deve-se organizar adocumentação arquivística nas fases intermediária epermanente, para evitar o tratamento de informaçãoque pode ter sido descartada na fase corrente.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos por instituições de caráterpúblico e por entidades privadas encarregadas deserviços públicos não são considerados arquivospúblicos.

LEI 8.159/1991

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, porórgãos públicos de âmbito federal, estadual, do DistritoFederal e municipal em decorrência de suas funçõesadministrativas, legislativas e judiciárias.

LEI 8.159/1991

Art. 7º ...§ 1º São também públicos os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos por instituições de caráter público,por entidades privadas encarregadas da gestão de serviçospúblicos no exercício de suas atividades.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos por instituições de caráterpúblico e por entidades privadas encarregadas deserviços públicos não são considerados arquivospúblicos.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) É facultada a divulgação, naInternet, de informações de interesse coletivo ou geralpor órgãos e entidades públicas, caso estes disponhamde outros meios ou instrumentos legítimos paradivulgação desse tipo de informação.

LEI 12.527/2011

Art. 8º Art. 8o É dever dos órgãos e entidades públicaspromover, independentemente de requerimentos, adivulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suascompetências, de informações de interesse coletivo ou geralpor eles produzidas ou custodiadas.

LEI 12.527/2011

Art. 8º - § 2o Para cumprimento do disposto no caput, osórgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios einstrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatóriaa divulgação em sítios oficiais da rede mundial decomputadores (internet).

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) É facultada a divulgação, naInternet, de informações de interesse coletivo ou geralpor órgãos e entidades públicas, caso estes disponhamde outros meios ou instrumentos legítimos paradivulgação desse tipo de informação.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A Lei nº 8.159/1991estabelece categorias de sigilo para documentos.

Art. 24§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação,conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partirda data de sua produção e são os seguintes:I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;II - secreta: 15 (quinze) anos; eIII - reservada: 5 (cinco) anos.

LEI 12.527/2011

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A Lei nº 8.159/1991estabelece categorias de sigilo para documentos.