Disciplina: OS&M

AULA 6

Assunto: Métodos de trabalho (Formulários)

Prof Ms Keilla LopesMestre em Administração pela UFBA

Especialista em Gestão Empresarial pela UEFSGraduada em Administração pela UEFS

Contatos:E-mail: keillalopes@ig.com.br

MSN: keilla.lopes2@hotmail.comBlog: keillalopes.wordpress.com

Conceitos“Formulário é um documento padronizado, estruturado

segundo sua finalidade específica, possuindocaracterísticas e campos apropriados, destinado areceber, preservar e transmitir informações, cujoslançamentos são necessários para definir a naturezaou cobrir fluxos de trabalho”

Jacqueline Maciel Pombo

“Formulário é um instrumento do processo administrativo constituído de:

- Palavras e números compostos- Espaços ou campos- Linhas, colunas e formato.”

Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira

Conceito

“ Formulário é um documento com campos pré-impressos onde são preenchidos os dados e asinformações, que permite a formalização do fluxodas comunicações nas organizações.”

Luiz Carlos M. D`Ascenção

Tipificação

• Planos• Jatos• Contínuos• Eletrônicos/Virtuais

Seminário OSM - Formulários

Tipificação

∎ Formulários Planos:- Correspondem aos formulários cujos campos são

desenhados e pré-impressos em papel padronizado pela ABNT.

Modelos de Formulários Planos

Formulários Contínuos

São elaborados em papel, porém destinadosa serem preenchidos por impressoras decomputador, em larga escala.

Tipificação

∎ Formulários Eletrônicos/ Virtuais:- São elaborados por softwaresaplicativos, que tramitam naorganização por meio das redes decomputador; dispensando a utilizaçãode papel.

Modelos de Formulários Eletrônicos

Formulários on-line e seus 5 erros de utilização:

• Identificação não sugestiva

• Baixa acessibilidade

• Campos desnecessários

• Ausência de confirmação

• Ineficiência estratégica

Funções dos formulários

• Uniformizar procedimentos• Dar caráter de legalidade aos procedimentos• Filtrar informações por nível de relevância• Controle de operações e tarefas• Viabilizar o fluxo e processamento de

informações• Controlar e armazenar dados e informações

relevantes• Auxílio e suporte na execução de tarefas.• Reduzir custos operacionais

Tipificação

• Planos• Jatos• Contínuos• Eletrônicos/Virtuais

ATENÇÃOOs formulários Planos e jatossão confeccionados em papel,de acordo com os padrõesinternacionais ISO e nacionaisABNT.

Padronização

• Formatos : NT 49/95. “A” e seus múltiplos

A0 – 840 x 1188

A1 – 594 x 840

A2 – 420 x 594

A3 – 297 x 420

A4 – 210 x 297

A5 – 148 x 210

A6 – 105 x 148

A7 – 74 x 105

Padronização• Papel: O papel é o suporte físico da informação e é

necessário escolhê-los adequadamente em cada caso.

Detalhes a observar:PreenchimentoQuantidade de CópiasImagem do Formulário ArquivamentoMicrofilmagemImpressão frente e verso

Padronização

PARTES:

1 – CABEÇALHO

2 - CORPO

3 - RODAPÉ

Seminário OSM - Formulários

O QUE SERIAM INDICADORES DE PROBLEMAS COM FORMULÁRIOS???

OSM - Formulários

Como identificar problemas com formulários?

– Relatos de dúvidas ou dificuldades contínuas na compreensão e preenchimento dos formulários.

– Longas filas de espera para a análise ou liberação dos documentos.

– Permanência de problemas após a implementação do formulário

– Morosidade no processamento coletivo dos dados.OBS:A percepção de tais indicadores, não inplica necessariamente o

cancelamento do formulário, mas talvez somente anecessidade de revisão dos formulários ou do processo de usoou de aproveitamento dos dados.

5 dicas para um bom formulário

• Criar uma atitude mental favorável do executor para aatividade de preenchimento.

• Estar adequado à ferramenta através da qual oexecutor o preencherá (escrita manual, digitação,execução automática, etc.)

• Ser de fácil utilização no preenchimento e pós-preenchimento.

• Reduzir a tendência de erro no preechimento e nautilização dos registros.

• Permitir economia de papel e impressões, claro, semprejuízo de sua eficiência.

Referências

• http://www.abntcatalogo.com.br/normagrid.aspx• http://www.oficinadanet.com.br/artigo/webmarketing

/sete_pecados_na_utilizacao_de_formularios• http://www.dalete.com.br/aulas/formularios.pdf• http://www.moderniz.ufc.br/manuais/manteform.htm• D`ASCENÇÃO, Luis Carlos M. . Organização, sistemas e

métodos: análise, redesenho e informatização de processos administrativos. São Paulo: Atlas, 2001.

• OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 16 ed. São Paulo: Atlas, 2006.

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