FUNDAMENTOSPlanejamento de Projetos & Gestão LUCAS T. FARIA

NOVA REALIDADE

• Cenários mais competitivos

• Segmento de Edificações: atrasado

• Baixa qualidade em gestão

• Baixa qualidade dos produtos finais

O copo está meio vazio ou meio cheio?

OBJETIVOS

1ª Parte

Planos Riscos #Partiu!1º Passo!

2ª Parte 3ª Parte 4ª Parte

OBJETIVOS

Metas do ProjetoOs 3 Objetivos de Todo Projeto

PrioridadesOrganização

1ª Parte

1º Passo!

OBJETIVOS

1ª Parte

Planos Riscos #Partiu!1º Passo!

2ª Parte 3ª Parte 4ª Parte

OBJETIVOS

Planos

2ª Parte

Os escopos do ProjetoDependênciasAgendamento

Trade-off

OBJETIVOS

1ª Parte

Planos Riscos #Partiu!1º Passo!

2ª Parte 3ª Parte 4ª Parte

OBJETIVOS

Riscos

3ª Parte

Gerenciando Riscos&

Planejando ambiguidades

OBJETIVOS

1ª Parte

Planos Riscos #Partiu!1º Passo!

2ª Parte 3ª Parte 4ª Parte

OBJETIVOS

#Partiu!

4ª Parte

Modos de Execução&

Aqueles que Executam

O que é um projeto?

1ª

O quê todos esses projetos têm em comum?

Criam um produto ou serviço único

Temporários

Requerem coordenação multi-disciplinar

Restritos pelo tempo, custos ou recursos

Por quê é relevante?

• Com ferramentas certas, planejamos e executamos melhor

• Processos de Projetos: • Objetivos distintos • Diferentes critérios de sucesso

• Projetos são únicos

Por quê é relevante?

Definições do Projeto

• Qual a meta?

• Os Três Objetivos • Escopo • Tempo • Orçamento

• Estabelecendo Organização

Os 3 objetivos

Escopo

OrçamentoTempo

Os 3 objetivos

Escopo

OrçamentoTempo

Organização de um Projeto• Quem estará fazendo o trabalho?

• Quem é o gestor do projeto?

• Quem está pagando pelo projeto?

• Quem estará usufruindo do produto ou serviço?

• Quem será afetado pelo projeto?

Motivos de Fracasso• Pouco ou nenhum planejamento

• Meta, escopo ou cronograma não claros

• Falta de liderança

• Falta de treinamento na tecnologia empregada

• Nenhuma lição adquirida de erros de projetos passados

• Falta de gerenciamento de projetos

• Tendências: otimismo, custos menores, etc.

Medindo Sucesso

Escopo

OrçamentoTempo

Medindo Sucesso

Escopo

OrçamentoTempo

Consegui atender o que era desejado?

O consumidor está satisfeito?

Medindo SucessoEscopo

OrçamentoLucro ou prejuízo?

Em quanto?

Medindo Sucesso Escopo

TempoCumpri com o prazo?

Ciclo de Vida de um Projeto

Início

Estabelecer organização

Definições do projeto

Plano

Escopo

Recursos

Trade-off

Riscos

Execução

Monitorar

Comunicar

Corrigir & Controlar

Final

Finalizar

Realizar um pós-mortem

Ciclo de Vida de um Projeto

Início Plano Executar Finalizar

Plano Executar

Plano Executar

Planejando um Projeto

2ª

O Executivo Eficaz

• Declaração de intenções ≠ comprometimento

• Não é uma camisa de força

• Deve ser revisado com frequência

• Deve ser flexível

• Requer um sistema de controle de resultados vs. expectativas

Um Plano de Ação é…

Ciclo de Vida de um Projeto

Início

Estabelecer organização

Definições do projeto

Plano

Escopo

Recursos

Trade-off

Riscos

Executar

Monitorar

Comunicar

Corrigir & Controlar

Finalizar

Finalizar

Realizar um pós-mortem

Ciclo de Vida de um Projeto

Plano

Escopo

Recursos

Trade-off

Riscos

• Identificaremos nosso escopo

• Formularemos um cronograma

• Planejaremos nossos recursos

• Analisaremos ganhos versus perdas

• Desenvolver gerenciamento de riscos

Estrutura de Divisão de Trabalho

• Visualmente divide o escopo do projeto

• Projetos • Subprojetos

• Módulos de Trabalho • Atividades & Tarefas

Work Breakdown Structure – WBS

Estrutura Analítica de ProjetoWork Breakdown Structure – WBS

Estrutura Analítica de ProjetoWork Breakdown Structure – WBS

Work Breakdown Structure – WBS

Dicas• Usar Sticky Notes / Quadro

• Desenvolver equipes

• Usar software automatizado, e.g. MS Project

• Detalhamento não menos que 5 a 10% de cada recurso

Estrutura Analítica de Projeto

Planejando Vínculos

Planejando Vínculos

Planejando Vínculos

Atividade, descrição, antecessores

Planejando Vínculos

Gráfico de Gantt

Gráfico de Gantt

Gráfico de Gantt

Problemas no Cronograma…

• Lei de Parkinson • A Síndrome do Estudante • Excesso de Confiança • Sensações Tendenciosas

Análise de Cronograma

• Redução de projetos ocorre apenas encurtando os caminhos críticos

• Talvez seja interessante ($$$) reduzir o cronograma de um projeto

• Novos caminhos críticos ocorrerão

É um mundo muito arriscado

3ª

Fontes de Incerteza

Incertezas Previsíveis

Complexidades

Incertezas Imprevisíveis

Fontes de Incerteza

Incertezas Previsíveis

Complexidades

Incertezas Imprevisíveis

Variabilidade

Caminhos AlternativosIncertezas

Fontes de Incerteza

Incertezas Previsíveis

Complexidades

Incertezas ImprevisíveisTarefas do Projeto

Partes interessadasRiscos

Fontes de Incerteza

Incertezas Previsíveis

Complexidades

Incertezas Imprevisíveis

Novas Tecnologias

Novos Mercados

Ambiguidade

Gerenciamento de Risco

Identificação Avaliação Resposta Controle

Gerenciamento de Risco

Identificação Avaliação Resposta Controle

Brainstorming, Lista de tarefas,

projetos anteriores

Registrar riscos

Gerenciamento de Risco

Identificação Avaliação Resposta Controle

Qual o impacto? Qual probabilidade?

Registrar prioridades

Gerenciamento de Risco

Identificação Avaliação Resposta ControleIdentificar respostas

Estratégias p/ cada risco Deliberar responsabilidades

Gerenciamento de Risco

Identificação Avaliação Resposta ControleAtualizar riscos

Atualizar probabilidades Executar estratégias

Gerenciamento de Risco

Identificação Resposta ControleAvaliação

Avaliação de Riscos

Quase Certeza >75%

Provável 50-75%

Moderado 25-50%

Improvável 10-25%

Raro <10%

Insign

ifican

teBaix

o

Modera

do Alto

Catastr

ófico

Avaliação de Riscos

0,8

0,6

0,4

0,2

0,05 0,1 0,2 0,4 0,8

Pontuação de Risco = Probabilidade x Impacto

Registro de Riscos

ID Área Risco Tipo Risco Probab. Impacto Pontuação Quem?

1 OP01 Operações Cronograma 4 4 16

2 W01 Time Escopo 3 3 9

3 E09 Engenharia Custo 3 3 12

Registro de Riscos

Análise de Riscos

# ATV Descrição Predesc. D. Mín. D. Provável D. Máx.

1 Criativo - 3 5 7

2 Estratégia - 1 2 6

3 Marketing 1;2 2 4 8

4 Vendas 3 1 2 7

Análise de Riscos

Duração

Operaç

ão

Gráfico Tornado

Análise de Riscos – CronogramaOracle Crystal Ball

Análise de Riscos – CronogramaOracle Crystal Ball

Análise de Riscos – CronogramaOracle Crystal Ball

Cenários para Cronogramas

• Analisar estimativas em trios: tempo adiantado, normal, e atrasado

• Considerar dados históricos • Perguntar diferentes opiniões • Imaginar o projeto como uma faixa de

tempo ou invés de uma data específica

Riscos Orçamentários

• Estimativas de custos variam muito • Riscos previsíveis podem onerar os custos do

projeto • Estabelecer um plano de contingência

orçamentário (PCO) • PCO deve ser alocado para o projeto e não

para uma tarefa – isso o torna mais flexível parar o gestor do projeto.

Riscos Orçamentários

#Partiu!

4ª

Execução de Projeto

Execução

Corrigir &

ControlarRelatar

Monitorar

Execução de Projeto

Execução

Monitorar

Físico ou Virtual? Frequência?

Escritório de Gerenciamento de Projeto? Que informações serão monitoradas?

Execução de Projeto

Relatar

Frequência? De quem?

Para quem?

Execução de Projeto

Execução

Corrigir &

Controlar

Monitorar

Que decisões serão feitas? Que decisões serão tomadas?

Quem está liderando a execução? Como comunicar os resultados?

Índices de DesempenhoÍndice de Desempenho de Cronograma & Orçamentário

SPI CPI

Tempo

O ideal é que o SPI e o CPI sejam iguais ou maiores que 1 (100%).

Índices de DesempenhoPor quê multi-tarefar é ruim?

Podemos superar?

• Times pequenos de dedicação exclusiva

• Tarefas específicas curtas

• Trabalho em equipe

Considerações Finais