8/20/2019 Jc eBook Como Manter a Produtividade de Um Escritorio de Advocacia

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O Jurídico Correspondentes conecta

profissionais da área jurídica que atuam

como Correspondentes Jurídicos a

escritórios de advocacia e empresas que

necessitam de apoio rápido e qualificado

em qualquer localidade do Brasil.

Ebook produzido pelo portal Jurídico Correspondentes

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INTRO

DUÇÃOToda empresa, independente do segmento, quer ser reconhecida

pela prestação de um serviço de qualidade e atingir um patamar deautossustentabilidade, suprindo as despesas e operando com uma

boa margem de lucro. Por isso, todo o empreendimento necessita de

algumas técnicas para manter a produtividade e a competitividade

no mercado. E isso não é diferente nos escritórios de advocacia.

 As difculdades encaradas pelos escritórios de advocacia podem

ser solucionadas através do pensamento corporativo com o suporte

de mecanismos a fm de simplifcar as atividades e buscar soluções

corretas para os problemas enfrentados.

 A administração específca é uma alternativa para dar conta, não

apenas das exigências momentâneas, mas também do cotidiano

de um escritório de advocacia. Assim, através da organização e da

produtividade, o trabalho ui adequadamente, mantendo um ambiente

propício para o desenvolvimento das atividades com excelência.

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Sem se prender as estratégias desenvolvidas por uma ou outra

empresa, é necessário que todo empreendedor tenha a consciência

de qual é a sua concepção das metas de sua companhia. Afnal, se

certo procedimento não está atingindo as metas, está no momentode repensá-lo e, se for o caso, alterá-lo. Essa visão é muito importante

para o seu escritório de advocacia.

É fundamental que as estratégias desenvolvidas e implantadas no

ambiente de trabalho estejam adaptadas ao perfl do escritório e

tenham sido bem assimiladas por todos os seus colaboradores, queserão os responsáveis por manter a efciência e o bom andamento

de todos os processos.

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RELAÇÃO

E AMBIENTE

INTERNO

Criar um escritório de advocacia do nada e desenvolver credibilidade

no mercado cada vez mais competitivo não é nada simples. E atingir

bons resultados para alcançar essa realização profssional é algo

ainda mais difícil.

Desta forma, é fundamental compreender que existem inúmeros

elementos que podem facilitar o crescimento e o reconhecimento do

seu escritório diante de sua área de atuação.

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Conra a seguir algumas dicas para melhorar o desempenho do seu

escritório de advocacia e, consequentemente, angariar mais recursos

para o seu negócio:

FUNCIONÁRIOS

um julgamento ou um tratamento diferenciado devido à aparência

de alguém que procura o seu escritório. Infelizmente, ainda é uma

realidade em diversos empreendimentos brasileiros, o tratamento

com preconceito para alguns clientes e regalias para outros.

 Além da possibilidade de perder o cliente ser gigantesca, já que a

pessoa que não foi recebida da maneira esperada vai buscar por

outra empresa e ainda sairá fazendo uma péssima propaganda a

respeito do seu empreendimento, ainda a ação preconceituosa pode

ser levada de forma mais séria e enquadrada como crime.

Sendo assim, é essencial orientar e qualicar os seus funcionáriospara tratar todas as pessoas de forma sempre educada e respeitosa.

Para o escritório de advocacia, o cliente é, basicamente, a única

forma de ganhar dinheiro, já que não importa quem seja, o valor da

causa pode ser gigantesco. Por isso, respeito e atenção nunca são

demais para o tratamento dos clientes.

Os seus colaboradores precisam ser receptivos,

educados e ágeis no atendimento aos clientes. Por

mais que possa parecer simples, jamais deve ocorrer

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Normalmente, os estagiários do setor jurídico são chamados para

efetuar serviços de suporte jurídico, isso signica que as solicitaçõespara esses colaboradores devem realmente servir como uma forma

de prepará-los para atuar no universo do direito.

Um escritório de qualidade sabe tirar o maior proveito de seus

estagiários, a m de agilizar o tempo e conceder mais dinâmica para

os processos em andamento.

No momento em que um advogado decide trabalhar para um

escritório, é preciso que se tenha o pensamento de colaboração e

trabalho em conjunto. Anal, o fato de um advogado ter atuado e

auxiliado um escritório a se desenvolver e rmar-se no mercado será

um grande diferencial no seu currículo, podendo ser um destaque

até maior que o ganho de alguns processos isolados.

 As pessoas costumam chegar aos seus postos de

trabalho já tendo uma boa noção de suas obrigações

para aquele dia. É importante priorizar os compromissos

urgentes e sistematizar todas essas atividades ao longo do

dia, semana e mês.

ESTAGIÁRIOS

 ADVOGADOS

PRIORIDADES PARA METAS

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Basicamente, se você colocou uma meta para a sua equipe ou para

si mesmo, não deve procrastinar ou encontrar desculpas para lhe

afastar ou reduzir o objeto. Dedique-se de verdade e execute a tarefa

de maneira efcaz.

Será que você precisa mesmo realizar reuniões todas as semanas, a

cada 15 dias ou todo início de mês? De fato, reunir toda sua equipe

para discutir os próximos desafos, escutar sugestões ou esclarecer

dúvidas é uma excelente iniciativa. Mas, só faça com um motivo

específco, não marque reuniões somente para dar segmento a um

cronograma. Faça valer cada encontro.

 As distrações estão por todos os lados hoje em dia. Por isso, o seu

funcionário, o seu patrão ou até mesmo o seu cliente podem perder

algum detalhe importante de uma reunião de negócios por causa de

tanta informação ao mesmo tempo.

Dedique toda a sua atenção ao trabalho durante o seu expediente.

 As redes sociais, os aplicativos e a sua necessidade de saber o que

está acontecendo no mundo podem esperar por um momento de

folga ou de calmaria no escritório. Quando estiver no trabalho, esteja

rendendo realmente.

MOTIVOS CERTOS

 ATENÇÃO NO TRABALHO

PARA AS REUNIÕES

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RELAÇÃO COM O

CLIENTE

O cliente é a fonte de renda do escritório

advocatício, por isso, ele está no centro de todas

as atenções e a sua relação com ele deve ser

construída de maneira ética, profssional, educada

e serena.

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Normalmente, os escritórios contam com

alguém para atender os clientes em um primeiro

momento. Conforme a área solicitada existe uma forma de

abordagem passiva ou ativa.

Essa primeira fase na construção do vínculo entre advogado ecliente é muito importante, porém, muitas vezes, não conta com a

atenção devida. Na contramão dessa prática incorreta, os grandes,

os de mais destaque no mercado têm a preocupação em instruir

adequadamente os prossionais que fazem esse primeiro contato

com os possíveis clientes.

PERÍODO ANTES

 AO LONGO DO

DO PROCESSO

PERÍODODO PROCESSO

Uma característica essencial para o andamento do trabalho de um

advogado é ser ético e prossional em suas atividades. Isso parece

algo bastante simples, no entanto, muitos escritórios acabam por

deixar escapar alguns clientes por se portarem de maneira amadora

ou sem dar a devida atenção aos clientes no decorrer do processo.

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Desta forma, é essencial compreender que o cliente tem a vontade

de saber tudo o que está acontecendo com o seu caso regularmente.

Ser solicito e responder as dúvidas do seu cliente é imprescindível.

Uma excelente sugestão é elaborar um levantamento a cada 7, 15 ou

mesmo 30 dias a respeito do desenvolvimento dos processos. Essa

iniciativa pode repassar a sensação de importância e cuidado ao seu

cliente.

Existem vários escritórios capacitados em todo o país, porém o

diferencial está naqueles que cultivam a preocupação com seu cliente

depois da conclusão do projeto. Após o pagamento dos serviços

do advogado e todas as etapas encerradas, está no momento do

prossional parar para ouvir o feedback do seu cliente.

É importante que o prossional compreenda que um escritório de

advocacia é exatamente como uma empresa e, por isso, necessita

da avaliação do cliente a respeito da qualidade do trabalho oferecido.

DEPOIS DA

CONCLUSÃO DO PROCESSO

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RELAÇÃO COM A

TECNOLOGIA 

O mais importante de todos os itens de um escritório de advocacia

é a sua produtividade. É essencial que o cliente seja bem recebido

e representado, que os funcionários sejam qualicados e estejam

aptos a cumprir suas obrigações e que o ambiente conte com as

ferramentas necessárias para otimizar os trabalhos.

Desta maneira, a tecnologia pode ser uma ótima aliada, desde que

utilizada com foco em dar mais agilidade aos processos. Conra

abaixo alguns aplicativos que podem facilitar a vida dos funcionários

e dos advogados do seu escritório.

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 Aqui estão descritos alguns

aplicativos para facilitar a rotina no

escritório de advocacia:

O ProJuris é um programa para administração e acompanhamento

de processos judiciais e administrativos. Por meio desse software, há

como gerenciar o desenvolvimento do caso, seus desdobramentos,

pedidos, pagamento pelos serviços, garantias, despesas edocumentos. Através do ProJuris é possível atingir mais produtividade

no ramo de controle de ações do seu escritório.

O DocuSign se trata de uma assinatura eletrônica de documentos.

De uma forma muito fácil e rápida, esse aplicativo torna possível que

qualquer pessoa assine digitalmente um documento, não fazendo a

menor diferença do seu destino no momento. É necessário somente

abrir a documentação no formato PDF, assinar e enviar. E o mais

bacana desse programa é que pode ser utilizado sem pagar nenhum

centavo.

Já com o ScannerPro é possível escanear documentos e dados através

do seu telefone celular e em qualquer lugar que o seu advogado ou

PROJURIS

DOCUSIGN

SCANNERPRO

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cliente esteja. O aplicativo conta com um recurso de scanner de boa

qualidade para capturar os documentos e ainda possibilita a união

de inúmeras páginas em um único arquivo, podendo encaminhar

esse arquivo por email ou armazená-lo na nuvem.

O Dropbox é uma espécie de armazém digital, que permite abrigar

e compartilhar qualquer tipo de arquivo na web. O aplicativo possui

o modelo online, com todas as ações centradas no seu browser e a

versão desktop que mescla os arquivos na sua conta através de uma

pasta semelhante a pasta do seu computador. Além disso, o software

oferece um espaço público, no qual os arquivos são guardados ali e

contam com um link para compartilhamento livre.

É importante frisar que você não paga nada por até 2GB de espaço,

mas, se precisar de uma conta maior pode conferir os planos por

menos de 10 reais por mês.

O aplicativo Feedly foi desenvolvido

para a leitura de documentos em

dispositivos eletrônicos, como

tablets e smartphones. Além disso, possibilita que você armazene

todos os sites e portais de notícias que leia diariamente e oferece

DROPBOX 

FEEDLY 

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a opção de categorização por assunto abordado nas suas páginas

favoritas.

Esse aplicativo, o Linkedin Today serve como uma espécie de

portfólio para o advogado. Da mesma forma que o Google Alertas,

esse app também seleciona assuntos através de palavras-chaves e

disponibiliza artigos e notícias diretamente no seu perfl no Linkedin.

Você ainda tem a possibilidade de acessar as

sugestões de especialista em diversos temas.

Vale lembrar que esse aplicativo pode ser

usado gratuitamente.

LINKEDIN TODAY 

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O CamCard captura as informações e organiza todos os dados

de contato em uma espécie de agenda. Para achar o seu contato

guardado, é muito simples. Você só precisa digitar o correspondente

ao seu pedido na busca de uma informação relacionada,

como endereço, nome ou empresa, assim o contato e a

imagem do cartão respectivo aparecem na sua tela.

 Além disso, o app possibilita a elaboração decartões de visitas digitais, com a liberdade

de escolha do design. Basta colocar as

suas informações, selecionar o visual

favorito e o seu cartão está pronto.

O modelo gratuito contacom algumas restrições, como a

quantidade de contatos que podem ser

armazenados e algumas propagandas. Há a

versão paga que não conta com nenhum limite de cartões e

contatos e pode ser adquirida por cerca de 8 dólares.

O Portal do escritório assegura que os seus clientes possam acessar

e encontrar pareceres sobre evolução dos seus processos em seu

escritório, otimizando o atendimento aos clientes e promovendo a

sensação de cuidado e atenção a todos os casos.

 

PORTAL DO ESCRITÓRIO

CAMCARD

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No Portal, você pode criar uma conta e uma senha para cada um

dos seus clientes, que podem acompanhar atualizações dos

processos feitas diretamente pela sua equipe.

O Waze permite que você saia do seu escritório sem

ter a preocupação com a perda de tempo no trânsito

caótico das cidades brasileiras. O aplicativo é um tipo de

GPS colaborativo, já que possibilita que outros motoristas

repassem informações em tempo real com a situação dos

trajetos.

 Além disso, o app informa sobre acidentes e

engarrafamentos. Outro benefício do Waze, o app

oferece um caminho usando o trajeto mais rápido e

liberado de acordo com os dados recebidos em tempo real.

 WAZE

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O alcance de indicadores que possibilitam a

avaliação do desempenho atingido por todos

os envolvidos no andamento das funções

diárias do escritório são importantes para

elaborar uma estratégia de trabalho.

Para ter sempre competitividade em

um mercado cada vez mais concorrido

é necessário elaborar com qualidade,

eciência, organização e clareza todos os

fatores para atender as demandas de seus

clientes e criar um ambiente satisfatório para

seus colaboradores executarem as suas

respectivas funções da maneira desejada.

CONCLUSÃO

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Nesse ponto, conhecer e determinar objetivos

para as ações que formam os processos quedão toda a base para o negócio do escritório de

advocacia é fundamental. Anal, quanto mais

ecientes são as respostas aos processos,

maior será a produtividade do seu escritório.

Todos esses detalhes passam pela

manutenção de uma relação interna

adequada, um contato ético e prossional com

os seus clientes e um conhecimento razoável

das novas possibilidades de aplicativos,

programas e/ou ferramentas digitais que

podem facilitar todo o gerenciamento do

seu ambiente de trabalho. Sendo assim, os

escritórios de advocacias que sabem reunir

todos esses fatores são bem sucedidos e

respeitos em seus respectivos mercados de

atuação.

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COMO MANTER A PRODUTIVIDADE

NO ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA 

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