Organizacao de Eventos - Aulas 2009-1[1]

Prof. Aluísio Gomes Aulas 1º semestre 2009

Organização de Eventos

Aulas 1 e 2Organização de Eventos

Palestra/aula interativaOrganização de Eventos

Aulas 3 e 4Organização de Eventos

Apresentação

do Plano de Curso.

Sistema de avaliação.Organização de Eventos

Para refletir:

“Sempre se ouvirão vozes em discordância, expressando oposição sem alternativa,

descobrindo o errado e nunca o certo, encontrando a escuridão

em toda parte e procurando exercer influência, sem aceitar

responsabilidade”. (John F. Kennedy)

Lista de abreviaturas

ABAV - Associação Brasileira de Agências de Viagens

ABBTUR - Associação Brasileira de Bacharéis em Turismo

ABEOC – Associação Brasileira das Empresas de Eventos

ABRACEFF - Associação Brasileira de centros de Convenções, Exposições e Feiras

IACVB – Internacional Associatino of Convention and Visitors Bureau

ICCA – Internacional Congress and Convetion Association

NOWEA – Sociedade Noroeste Alemã de Exposições

PCMA – Professional Convention Management Association

AIPC – Assciation Iternationale des Palis de Congres

SPCVB – São Paulo Covention and Visitors Bureau

UBRAFE – União Brasileira dos Promotores de Feiras

UFI – União de Feiras Internacionais

Atualmente, o evento, em função dos objetivos fixados, do grande número de pessoas que

envolve e das diversas expectativas e necessidades que

estas pessoas apresentam, tornou-se uma importante atividade econômica e social, que deve ser tratada de forma profissional. Isto é, para o sucesso da atividade é imprescindível que associação e/ou empresa promotora do

evento contrate os serviços de um “organizador de eventos”.

Assim, para maior segurança e

eficiência na prestação dos serviços, é aconselhável que seja contratada

uma empresa organizadora de eventos.

Para contratação da empresa organizadora de eventos, é

recomendável abertura de um processo de licitação e/ou

concorrência em que estarão previstos os critérios e requisitos

necessários para participação. Organização de Eventos

Definida a empresa

organizadora de eventos, esta, em conjunto com a associação e/ou

empresa promotora do evento, irá

estabelecer os procedimentos e técnicas do planejamento e

organização do evento. Os termos acordados entre as partes deverão ser firmados mediante contrato de

prestação de serviço.Organização de Eventos

Após esses passos iniciais, o evento realmente começa a ser

planejado e organizado, culminando na sua realização.

“Evento é um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação

dirigida, com finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de

organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas, por meio de um

acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo

com aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de

recursos da tecnologia”.(G.M. F)

Anterior ao surgimento da palavra turismo, os homens

haviam descoberto que existia um grande espaço no seu

entorno e que nele poderiam deslocar-se pelos mais diversos

motivos.

As origens dos primeiros eventos

Os primeiros registros que identificaram esses

deslocamentos, que podemos considerar como origens do

turismo, mais especificamente do turismo de ventos, foram os

jogos olímpicos da Era Antiga,datados de 776 a.C.

Outro tipo de acontecimento identificado na antiguidade foram as festas Saturnálias, instituídas em 500 a.C. , das

quais derivam o carnaval.

Aulas 7 e 8

Evolução dos eventos: os eventos religiosos e os eventos comerciais

Esse tipo de evento acontecia na Grécia de quatro em quatro anos e

possuía caráter religioso. No período em que estavam ocorrendo os jogos, estabelecia-se uma trégua e nenhum

tipo de combate era travado.

O primeiro evento realizado, denominado congresso, aconteceu

em 377 a.C., em Corinto, este congresso reuniu todos os delegados

das cidades gregas, que elegeram Felipe o generalíssimo da Grécia nas

lutas contra Pérsia.

A civilização antiga deixou de herança para o turismo e para o turismo de eventos o espírito de hospitalidade, a infra-estrutura de acesso e

os primeiros espaços de eventos.

Eventos religiosos

Os principais ConcíliosRepresentações teatrais

Eventos comerciais

As feiras comerciais

Os principais concílios O primeiro concílio registrado nessa época

foi o Concílio de Elvira. Aconteceu em 300 d.C., foi convocado por são Gregório e tinha por missão evangelizar a Armênia. Em 325, o imperador Constantino convocou os bispos de todas as partes do mundo romano para a primeira assembléia de uma série de vinte e uma.

Essa reunião denominou-se Concílio de Nicéia e visava resolver

problemas que estavam ocorrendo dentro da religião. O evento

aconteceu Na Ásia Menor, e tinha por objetivo defender a unidade

religiosa como fator de força política. Em 381 em que se firmou o dogma da santíssima trindade. Em

431, o Concílio de Éfeso, que marcou o inicio da grande cisão da Igreja

cristã, o monofisismo. Organização de Eventos

O VI Concílio de Latrão em que Inocêncio II foi Bispo Universal e reuniu um dos mais importantes concílios ecumênicos que jamais

havia sido congregado, foi o primeiro evento em que encontramos

registros que identificam o local onde aconteceu e também o número de

participantes.

Representações teatrais

Com relação a esse tipo de evento, deve ser ressaltada a

manifestação de teatro medieval, que acontece na

cidade alma de Oberammergan, desde 1634, que é a encenação da Paixão

de Cristo. Organização de Eventos

Eventos religiosos

Para o Turismo de Eventos, a Idade Média foi bastante significativa, pois

praticamente plantou as bases para o desenvolvimento desse tipo de turismo. Foi marcada por uma série de eventos

religiosos e comerciais, que causaram o deslocamento de um grande número de

pessoas, como membros do clero, mercadores e outros.

Aulas 9 e 10

Os eventos comerciais

As feiras comerciais eram uma das formas de comércio mais importantes da Idade

Média. Durante o período de realização das feiras, eram concedidas liberdades e

privilégios especiais, tais como suspensão de hostilidades e das guerras, liberdade para organizar jogos proibidos e outras

liberdades para garantir as trocas, assegurando, assim, a subsistência.

A revolução industrial operou grandes mudanças na sociedade

transformando a economia manual em mecanizada.

Todas essas mudanças que se processaram refletiram também nos tipos de eventos realizados,

causando o surgimento dos eventos científicos e técnicos.

Eventos Científicos e Técnicos

São aqueles promovidos por entidades ligadas aos ramos das ciências naturais

e biológicas. Conforme suas características, podem denominar-se:

mesas-redondas, simpósios, seminários, conferências, cursos, painéis,

congressos e outros. Os eventos técnicos são aqueles realizados por

entidades ligadas às ciências exatas e sociais.

O primeiro congresso científico

ocorreu em 1681, em Roma. Foi um congresso de Medicina Geral, que deu início a eventos de cunho não

religioso. Posteriormente surgem os eventos técnicos. O primeiro deles

foi o Congresso de Viena, que aconteceu em 1815, após a derrota

de Napoleão

O surgimento do Turismo e do Turismo de Eventos

O Turismo e o turismo de eventos como atividade organizadora surgiram no século XIX, quando o inglês Thomas Cook organizou a ida de um grupo de pessoas para participar de um congresso.

Turismo, que teve suas origens nas feiras comerciais da Idade Média, tornou-se atividade organizadora no século XIX. Recebeu contribuição de outros tipos de evento, como eventos esportivos, feiras de amostras e, principalmente, das exposições universais.

Compreendendo o que é evento...

Evento significa: Ação do profissional mediante

pesquisa, planejamento, organização, coordenação,

controle e implantação de um projeto, visando atingir seu público – alvo com medidas

concretas e resultados projetados;

Conjunto de atividades profissionais desenvolvidas

com o objetivo de alcançar o seu público-alvo pelo

lançamento de produtos, apresentação de uma pessoa,

empresa ou entidade, visando estabelecer o seu

conceito ou recuperar a sua imagem;

Realização de um ato comemorativo, com finalidade mercadológica ou não, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu público-alvo;

Soma de ações previamente planejadas com o objetivo de alcançar resultados definidos perante seu público-alvo;

O evento utiliza recursos orais

(discursos, debates, explanações), escritos (anais,

programas, folders), auxiliares (audiovisuais) e aproximativos

com objetivo de atingir resultados almejados pelas

organizações.

Diferenciação entre evento, cerimônia e solenidade.

Cerimônia: sinônimo de evento

Solenidade: é um evento, no qual a pompa é a característica; sessão solene.

O que é um evento?

Um evento pode ser definido como acontecimento que tem:

Um momento definido para começar

Um tempo de duração estabelecido e

um ou mais objetivos a serematingidos.Organização de Eventos

Aulas 11 e 12Podemos classificar os eventos

Quanto à sua natureza

Esportivo – Competição, apresentação.

Cultural-Teatro (Apresentação) Concurso, Festival, Mostra).

Político- Apresentação, comemoração, lançamento.

Empresarial - Palestras, Seminários, Cursos, Oficinas, Encontros Profissionais, Congressos, Convenções.

Quanto ao universo de participantes

Fechados (Quando todos os participantes devem fazer parte de um determinado grupo específico -funcionários de uma mesma empresa ou grupo empresarial, profissionais de um mesmo segmento, sócios de uma determinada entidade...)

Abertos

(quando os participantes não

precisam preencher nenhum pré-requisito para participar, a não ser fazer a inscrição).

Quanto ao custo de inscrição (para o participante)

As pessoas que participam de um evento o fazem por interesse próprio, por oportunidade ou por precisão. Seja como for, haverá sempre um custo (de tempo, de energia ou de dinheiro) envolvido na inscrição para o evento. A participação de uma pessoa pode, dessa maneira, ser classificada em:

Participação gratuita e compulsória (quando o participante não tem escolha. Ele é obrigado pelas circunstâncias, a participar do evento.).

Participação gratuita e livre -neste caso, existe, quase sempre, algum interesse por parte do promotor ou dos patrocinadores.

Participação paga e livre -quando a inscrição para o evento tem um custo para o participante que fará desembolso por conta própria.

Quanto à abrangência geográfica

Local (quando os participantes são da mesma cidade)

Regional (quando os participantes são da mesma cidade ou de cidades próximas).

Estadual (quando os participantes são de varias cidades de outras regiões do mesmo estado).

Nacional (quando os participantes são provenientes de varias cidades de outros estados do país).

Internacional (quando os participantes são provenientes de vários outros países do mundo)

Quanto ao tamanho

O tamanho de um evento é definido

pela quantidade de pessoas

pela sua abrangência geográfica e;

pela quantidade de recursos envolvidos.

Pequeno evento - número de participantes inferiores a 250

pessoas.

abrangência local ou regional, recursos envolvidos na

ordem de US$ 10.000.

Médio Evento - número de

participantes entre 250 e 1000 pessoas.

Abrangência estadual ou nacional.

recursos envolvidos na ordem de US$ 100.000.

Grande evento – número de participantes entre 1000 e

10.000 pessoas.

abrangência estadual ou nacional. recursos envolvidos

na ordem de US$ 500.000.

Super Evento - número de participantes entre 10.000 e 100.000 pessoas.

abrangência nacional ou internacional.recursos envolvidos na ordem de US$

1.000.000. Mega evento -número de participantes acima de 100.000 pessoas.

abrangência internacional.

recursos envolvidos na ordem de milhões de dólares.

Evento especial quando essas condições não são presentes ou simultâneas, mas o evento

reveste-se de uma importância reconhecida, devido aos seus

participantes ou as conseqüências decorrentes de

seus resultados. Exemplo. Reunião G7.

Aulas 13 e 14

O que se pode tirar de um evento?

Devemos extrair de um evento muito mais coisas do que os benefícios contidos nos seus

objetivos principais:

Alguns exemplos de coisas que podem ser feitas para extrair um “algo mais” dos eventos:

Vendas de livrosLançamento ou divulgação de outros produtos

Merchandising de mercadorias ou serviços

Uso do espaço físico para fixação

de material de divulgação (cartazes, banners, faixas).

Utilização do público presente para execução de uma pesquisa

de marketing

O que é afinal um evento empresarial?

É todo evento que envolve profissionais, com objetivos de aprimoramento técnico ou gerencial.

Um evento empresarial se caracteriza por seu público alvo (empresários ou seus prepostos, profissionais liberais ou autônomos, estudantes de áreas profissionalizantes) e pelos temas centrais (desenvolvimento profissional, aquisição de informações...).

Alguns objetivos possíveis em um evento empresarial:

‘Obter resultado financeiro com a’ venda das

inscrições, cotas de patrocínios, produtos direta ou indiretamente ligados ao evento (livros, roupas, alimentação e bebidas e até mesmo, ingressos para outros eventos).

Lançar ou apresentar novos produtos ao mercado;

Divulgar a marca da organização promotora;Revelar novos talentos;Disseminar um conhecimento, estimular a

pratica de uma determinada atividade.

Características dos eventos associativos e

corporativosEventos Associativos

Ligados a áreas de interesse, como: científica, técnica, comercial, profissional e outras

Participação voluntáriaNúmero maior de

participantes, porém sem nenhuma garantia de presença;

Recursos econômicos iniciais escassos.

Reuniões anuais.

Eventos coorporativosReferem-se às áreas de

alta gerência, vendas, acionistas, produção etc

Comparecimento obrigatório

Número menor de participantes, porém com presença garantida;

Evento financiado por recursos econômicos preestabelecidos pela empresa

A estrutura jurídica das organizações promotoras de eventos

ASSOCIAÇÃO EMPRESA

Estrutura jurídica da associação

Organograma e estrutura administrativa

Objetivos fundamentais da associação

Objeto social e tipo negócio

Número de associados da entidade

Políticas e normas da empresa

ASPECTOS DIFERENCIAIS DA ESTRUTURA JURÍDICA

Distribuição geográfica dos associados

Distribuição geográfica das sucursais, agentes

representantes, distribuidores e outros

Recursos econômicos, materiais técnicos e humanos não estão disponíveis para realização do

evento

Recursos econômicos, técnicos e humanos disponíveis para a

realização do evento

Características econômicas, culturais, sociais e outras dos

associados

O que é DIREITO DE ARENA?

O dono de um evento é o promotor. Ele adquire, mediante contratos específicos, os direitos de uso e de espaço físico e de

utilização do nome e das imagens dos protagonistas. Qualquer outra pessoa ou organização que queira fazer uso de uma dessas coisas precisa “negociar” com o

promotor. Esse é o direito de arena.

Marketing de Eventos

Chamamos de Mix de marketing ao conjunto de elementos ou

variáveis que interferem direta ou INDIRETAMENTE na relação de

uma organização com o seu mercado.

Cada evento é afetado mais ou menos pelos seguintes elementos:Organização de Eventos

Atratividade do Tema

Data/ Horário

Reputação do protagonista (ou dos protagonistas)

Preço final para o participante

Diferença do preço final e preço com desconto

Facilidade/ Dificuldade para inscrição

Tempo para inscrição antecipadaReputação do Promotor, do Patrocinador e do Apoiador.

Qualidade e quantidade do material de divulgação

Mídia escolhida para divulgaçãoCronograma de divulgaçãoQualidade e quantidade de eventos acessórios

Aulas 15 e 16

O profissional de eventos

Promover eventos é uma arte. Exige esforço, energia, disciplina, dedicação e ainda sintonia entre os organizadores e o público para que tudo saia perfeito.

Muitos falam sobre um promotor de eventos como profissional de eventos. Mas essa é uma atividade e não uma profissão.

Para se tornar um organizador de eventos é necessário se tornar um especialista em públicos, conhecer o público da organização. Essa é a base necessária para o organizador de eventos.

Quem é Quem na promoção de um Evento?

A ficha técnica de um evento pode ser resumida em uma única linha, quando uma única pessoa faz tudo acontecer.

Essa condição, no entanto, não é a mais comum. A organização de

qualquer evento, mesmo os menores, conta com a participação e o trabalho de mais de uma pessoa. Normalmente,

muita gente.

Algumas funções importantes que podemos relacionar:

Idealizador A concepção do evento e o seu planejamento

inicial caracterizam o idealizador. De uma forma simplificada, podemos dizer que o idealizador é aquele que apresenta o PROJETO do evento. Não apenas quem tem a idéia, mas a pessoa ou a entidade que formata a idéia, filtrando absurdos e descrevendo público alvo, objetivos, previsão de custos, previsão de resultados, benefícios para os promotores, para os patrocinadores e para os participantes;

Promotor

O promotor do evento é a pessoa ou entidade que “compra” a idéia do idealizador. E assume, daí para frente, todos os riscos e todos os benefícios. O promotor pode, e é até comum que aconteça, dividir esses riscos e benefícios com outras entidades, mas, intrinsecamente, o risco é todo dele.

O promotor é o dono do evento. É a pessoa ou a entidade que

toma as decisões fundamentais. É a pessoa ou entidade que

responde, financeira e juridicamente pelos resultados ou conseqüências do evento.

Organizador

Organizar um evento consiste em dar forma aos acontecimentos.

Fazer uma definição no que diz respeito ao

quanto, como e por quem devem ser feitas.

Ao Organizador do evento cabe o trabalho de dar detalhamento ao

projeto do evento.

Produtor A produção do evento é

responsável pela execução daquilo que ficou definido pelo

organizador. É o produtor (ou a entidade responsável pela

produção) que toma as providências, faz compras, contrata

serviços, enfim, materializa o evento, naquilo que diz respeito à

estrutura física.Organização de Eventos

O produtor é, em última análise, o responsável pela materialização do evento.

Patrocinador O patrocínio se caracteriza pela

“compra” do direito de veiculação de um produto, de uma marca ou de uma idéia, associado à realização de um determinado grupo. O pagamento é feito em dinheiro, cujo promotor utiliza da maneira que achar conveniente.

Apoiador

O apoio é freqüentemente confundido com patrocínio. Ambos, Apoiador e Patrocinador contribuem para que o evento seja realizado, mas existe uma diferença importante: o patrocinador contribui em dinheiro, que o promotor usa como bem entender. Já o apoiador contribui com produtos (mercadorias e serviços) que sejam utilizados no evento.

Por exemplo, uma companhia aérea pode apoiar um evento fornecendo passagens para os protagonistas (palestrantes, convidados...) ou

patrocinar o mesmo evento, pagando em dinheiro que será utilizado onde e como o promotor considerar mais

interessantes.

O resultado, para a pessoa que apóia ou patrocina um evento é muito semelhante. Para o Promotor do Evento, no entanto a diferença é muito importante: enquanto o apoio viabiliza a realização daquele evento em especial, o patrocínio viabiliza a realização de tudo o que o Promotor faz, inclusive outros projetos, porque é uma contribuição mais ampla e pode ser considerado como um resultado financeiro do evento.

Aulas 17 e 18

Como atingir sucesso numa empresa de eventos

Palestra/ convidadoOrganização de equipe/ divisão de tarefas

Aulas 19 e 20Por tiposEventos baseados nas reuniões dialogais

Brainstorming (sessão de criatividade) - Técnica de reunião,

com objetivo de se atingir um resultado por meio de discussões das idéias dos participantes, com

liberdade de imaginação e criatividade. Muito utilizada nas

agências de publicidade.Organização de Eventos

Conferência

Apresentação de um tema informativo, técnico ou científico por uma autoridade em determinado assunto, para um grande número de pessoas, platéia. Ela é mais formal que a palestra. A duração ideal é de no máximo uma hora e meia. E deve-se dividir o tempo em apresentação e sessão de perguntas e respostas.

CONFERÊNCIA

Palestra- apresentação de um tema pré-determinado a um

grupo pequeno, que já possui informação sobre o assunto. É

menos formal que a conferência.

Conclave – evento de caráter religioso em que são discutidos temas de ordem

ética e moral.

ColóquioApresentado por um profissional de renome e tem como objetivo o esclarecimento de um tema ou

a tomada de uma decisão. Ë mais utilizado em classes específicas. Semelhante à

conferência.

PALESTRA

Videoconferência ou Teleconferência

Apresentação de um tema a grupos de

pessoas, que tem interesse sobre o assunto, estando ele dispostos em espaços diferentes e distantes. São utilizados recursos audiovisuais e eletrônicos.

Workshop - É uma palestra divida em partes teórica e prática.

Seminário – É uma discussão de um tema proposto, do qual se estuda

todo o seu aspecto, pesquisados por grupos e apresentados por

representantes, não havendo tomada de decisão. A duração do seminário é de um dia inteiro; se

realizado em mais de um dia é jornada.

Simpósio – Apresentação de um tema geral de grande interesse, que é dividido em subtemas, por especialistas de renome, sendo seu objetivo final o

intercâmbio de informações, com tomada de decisão. Os trabalhos são resumidos e compilados em anais, e entregues aos participantes ao final do evento. A duração do simpósio é, em média, de três

Congresso – Reunião formal e periódica de pessoas, pertencentes a grupos profissionais com o mesmo interesse, objetivando estudar, debater e chegar a conclusões sobre um tema geral, que é exposto em subtemas. As apresentações, trabalhos e propostas são regidos em um documento único e entregues aos congressistas juntamente com as conclusões do evento. Tem duração de cinco dias, é realizado anual ou bienalmente.Organização de Eventos

CONGRESSO

Encontro- Reunião de pessoas de uma mesma categoria profissional para debater temas polêmicos, apresentados por representantes dos grupos participantes. As características do encontro são semelhantes às do congresso, porém com menor abrangência de público e menor período de duração – de um a três dias.

Convenção – Evento interno de uma organização, empresa, entidade ou partido objetivando o treinamento, reciclagem, avaliação, troca de experiências entre os participantes. São utilizados vários tipos de reuniões na convenção. Geralmente ocorre anualmente e dura de três a cinco dias.

Semana- Acontecimento realizado com sete dias de duração nos segmentos acadêmico e empresarial.

Debate- Discussão entre duas pessoas defendendo o seu ponto de vista, geralmente antagônico e polêmico. Pode ser aberto ao público ou transmitido por veículos da mídia.

Mesa-redonda – Debate com quatro a oito pessoas, sentadas em semicírculo, sobre um assunto polêmico, controvertido e de interesse, tendo cada debatedor dez minutos para sua apresentação inicial. A mesa-redonda pode ser aberta ou fechada.

Painel- Evento caracterizado por um quadro de apresentações, no qual o orador principal e até quatro painelistas explanam sua visão sobre um tema determinado. Ele é dividido em duas partes distintas:

Primeira parte: apresentação do tema individualmente, obedecendo às regras da conferencia.

Segunda parte: debate entre os painelistas entre si e repostas à platéia.

Fórum- Evento caracterizado pela troca de informações e debate de idéias, com a presença de grandes audiências. Objetiva a participação da platéia, sempre numerosa.

Entrevista coletiva- evento caracterizado pela presença de um especialista em determinado assunto ou representante de uma organização que será questionado sobre tema de seu conhecimento. Os questionadores são formados pela imprensa. Se houver somente um questionador, a entrevista será exclusiva.

Curso – evento educativo onde se apresenta um tema específico, objetivando o conhecimento, treinamento ou reciclagem dos participantes, que não deve ultrapassar 35 pessoas. A duração do curso depende de vários fatores, variando entre mínimo de oito horas e máximo de doze meses.

Exposição – exibição pública de produção artística, industrial, técnica e científica.

Feira – exibição pública com o objetivo de venda direta ou indireta, constituída de vários estandes.

Aulas 21 e 22 Eventos baseados nas reuniões

coloquiais sociais

Brunch – Um café da manhã-almoço, servido em estilo buffet, realizado das 10 às 14 horas. É um tipo de encontro muito indicado para reuniões empresarias no período da manhã.

Coffe-break – É o tradicional lanche que tanto pode ocorrer pela manhã como a tarde no intervalo dos eventos. Serve-se me mesa decorada e estrategicamente colocada.

Coquetel- É uma reunião de pessoas para confraternização de um acontecimento. Salgadinhos e bebidas diversas são cardápio do coquetel party; acrescentando um prato quente temos o coquetel souper e em estilo americano, o coquetel buffet. O vin d’honneur é o coquetel servido por diplomatas em comemoração à data nacional de seu país.

Happy hour – Evento caracterizado por um drinque ao fim da tarde – 17:30 às 19:00 - em bares, galerias, restaurantes.

Café da manhã – Trata-se do tradicional café da manhã oferecido em encontros profissionais. Deve ser servido em buffet, durando 45 minutos e não atrapalhando a dinâmica dos trabalhos.

Almoço network – Almoço reunião onde se discute a pauta durante o aperitivo e utiliza-se do restante do tempo para fechamento do assunto.

Jantar – O jantar é mais formal que o almoço, com planejamento e cerimoniais adequados à ocasião. Os tipos de serviço mais habituais no Brasil são o serviço à francesa, o serviço à inglesa e o serviço americano (buffet).

Eventos competitivos

Concurso – Evento competitivo que se adapta a várias áreas de interesse: artística, cultural, científica. Possui um regulamento.

Torneio- Evento esportivo competitivo e de grande complexidade na organização. Deverá seguir o regulamento específico a modalidade esportiva escolhida.

Eventos demonstrativos ou expositivos

Excursão – Formação de grupos de pessoas, com objetivo de viagem para conhecimento cultural ou de lazer em lugares diferentes. Recomenda-se a contratação de uma agência especializada no setor.

Show- Apresentação ao público-alvo de entretenimento, com fim cultural ou não, baseado na música, teatro ou outra modalidade. Os shows incluem-se em qualquer uma das categorias e auxilia na alavancagem das campanhas .

Festival- Festa de variedades, com diferentes apresentações sobre o tema do evento ao público-alvo.

Desfile- É a apresentação e lançamento de produtos, geralmente ligados à moda, com utilização de modelos e manequins. A sua duração não deve ultrapassar uma hora e meia.

CONCURSO OU DESFILE

Desfile cívico – Os desfiles cívicos têm sua organização regulamentada por meio de normas e regulamentos definidos pelo cerimonial de cada instituição.

Manhã/ Tarde/ Noite de Autógrafos – Lançamento de uma obra literária, objetivando a venda e divulgação para o público segmentado e com a presença do autor para autografá-la.Organização de Eventos

Inauguração – Apresentação ao público-alvo da organização de suas novas instalações ou unidades, com um cerimonial específico, com descerramento de placa ou desenlace de fita inaugural.

Pedra fundamental – Cerimônia que assinala o início de uma obra, utilizada como estratégia para divulgação e registro para posteridade.Organização de Eventos

Visitas empresariais- Apresentação da empresa a público segmentado, em dia específico, através de visitação. Existem dois tipos de visitação:

Open day ou política de portas abertas – Visita de grupos de interesse da empresa.

Visitas especiais: missões oficiais, visitas estrangeiras, comitivas, autoridades e personalidades.

Evento lançado recentemente no Brasil, como uma alternativa para feiras. O showcasing insere o Showcasing – conceito de vitrine interativa. Os produtos ou serviços são expostos em vitrines fechadas, e os participantes não tem nenhum contato direto com os expositores.

Roadshow – consiste na demonstração itinerante, montada sobre um ônibus ou carreta, que se desloca para áreas geoeconômicas de determinado país ou estado.

Megaevento – evento de lazer e turismo em larga escala, como os Jogos olímpicos ou as feiras mundiais.

Aulas 23 e 24 Organização e planejamento de técnicas de

eventos

Planejamento O planejamento é fator fundamental

ao desenvolvimento de qualquer atividade, e de modo especial, para a organização de eventos.

Levando-se em conta a decisão política da organização em realizar o evento, três elementos são determinantes ao seu planejamento:

1. Objetivos É o que se pretende alcançar com o

evento. Estabelecido o objetivo, serão definidos os públicos-alvos e as estratégias.

2. Públicos São aqueles que se pretendem atingir

com a realização dos eventos. A identificação dos públicos, ver gráfico

1, mostra o universo de públicos para qualquer organização, que poderá variar em número de acordo com a magnitude do evento programado.

EM PRESAEVENTO

PÚBLIC OM ISTO

PÚBLIC OINTERNO

PÚBLIC O EXTERNO

FO RNEC E

DO RES

DIRETO RES

FUNC IO NÁRIO S

FAMILIA

C O M UN IDADEFINAC EIRA

C O M UN IDADEG ERAL

OVERNO

C O NC O RRENTES

SINDICATO

SOrganização de Eventos

3. Estratégias São as ações desenvolvidas e executadas

para se alcançar os objetivos propostos e atingir os resultados desejados, atraindo o público de interesse do evento. Consideram-se estratégias:

Análise de variáveis sócios- ambientais – os aspectos sócio-culturais, políticos ou legais interferem na concepção de um evento. Por isso devem ser levada em consideração a história, a simbologia, os ritos, as cores, as tradições para não se cometer nenhuma gafe. Bem como os fatores climáticos, geográficos e ambientais.

Alocação de recursos financeiros O evento deve ser planejado para

a sua otimização com recursos, humanos, materiais e financeiros.

Assim, a organização depois de definida a política estratégica ou institucional do evento, deverá dispor dos meios necessários ao

empreendimento.

O processo de captação de eventos

A captação de eventos pode ser realizada pelo poder público, iniciativa privada e Convention & Visitors Bureau – CVB.

Este processo é bastante complexo e divide-se em três etapas distintas: preparação da captação, captação e pós-captação.

Captação de eventos internacionais

Preparação da captaçãoA equipe da captação do CBV fará um

levantamento dos eventos internacionais (congressos, seminários, simpósios e outros).

Essas informações são coletadas em varias fontes, tais como: International Congress and Convetion Association – ICCA,

International Association of convention & Visitors Bureau

– IACVB, associações de classe e calendários do trade turístico (companhias aéreas,

centro de convenções, hotéis), entre outras.

A principal fonte utilizada é a ICCA, uma organização que possui membros em quase

todos os países, fornecendo a estes, em caráter exclusivo,

todas as referências sobre os congressos mundiais.

Para efetuar a seleção de Eventos que serão captados, a equipe do CBV procede da seguinte forma:

analisa o histórico do rodízio do evento em termos de cidade, país-sede e datas;

verifica as estimativas do número de participantes e acompanhantes, face à infra-estrutura da cidade;

verifica se a associação é constituída no país e quantos membros possui; se a associação nacional está filiada à entidade internacional e , ainda, se há brasileiros na diretoria da entidade internacional;

contatada a entidade de classe nacional ou membro nacional associado à entidade internacional;

procura motivar a entidade/associação/presidente/membros do Brasil a liderar o processo de captação.

Aulas 25 e 26

A captação

A captação pode ocorrer durante o evento da categoria que antecede àquele que se objetiva captar. Nos casos de eventos mundiais, a antecedência costuma ser de, no mínimo, três anos(há casos de captações ocorrerem até dez anos antes). Nos eventos pan-americanos e latino-americanos, a antecedência é menor.

Os veículos de comunicação utilizados nessa apresentação são:

Folders;Vídeo;Revista especializada (showcase);

Microcomputador (CD-ROM);Outros.

Pós-captação Primeiramente, a entidade promotora irá selecionar e contratar uma empresa organizadora de eventos, que ficará responsável pela organização e operacionalização do evento.

Captação de Eventos Nacionais

A captação de eventos nacionais acontece nos mesmos moldes que a dos eventos internacionais, apresentando diferenças em apenas algumas de suas etapas.

Preparação da captação Na preparação da captação, além da pesquisa nas diversas fontes, como companhias aéreas, ABRACCEF, calendários de eventos de órgãos oficiais de turismo do Estado, as associações e os organismos oficiais procuram o CVB, solicitando ajuda e orientações para apresentar a candidatura do seu Estado.

A captação

A captação dos eventos nacionais ocorre exatamente do mesmo modo que nos eventos internacionais, como foi apresentado anteriormente, mas diferencia-se no que se refere aos veículos de comunicação utilizados durante a apresentação.

As mídias são as mesmas, só que a utilização de outros veículos também é muito freqüente na captação de eventos nacionais.

Pós-captação A pós-captação

desencadeia o processo de organização do evento, que

ocorre de forma semelhante ao processo

dos eventos internacionais.

A contratação da empresa organizadora de eventos

A grande maioria dos eventos que são realizados atualmente exige a contratação de uma empresa organizadora de ventos para agilizar o processo de planejamento. Nenhuma associação e/ou empresa promotora pode prescindir da contratação de uma empresa para cuidar de todos os procedimentos referentes à organização do evento.

Definição do Local – A definição do local depende diretamente do tipo do evento a se realizar.

Definição de data e hora – A escolha da data e do horário deve se adequar ao tipo de evento e a expectativa de público.

Programação visual

A programação visual objetiva registro e identificação do evento. Deve captar a atenção do público por meio de uma mensagem clara, direta, limpa, bonita

e agradável.Organização de Eventos

Aulas 27 e 28Traje

Após a definição do estilo do evento – formal ou informal - estabelece-se o traje que será sugerido aos convidados. Os trajes são divididos em:

Gala e rigor – Usado em ocasiões especiais.

Homens- casaca, fraque ou smoking.

Mulheres- vestidos longos, sedas e tecidos nobres, brilhos, jóias, bolsas pequenas e sapatos altos. Cabelos presos ou semi-presos.

Social – Usado em ocasiões especiais mas não tão solenes quanto às em que se usam trajes de gala e rigor.

Mulheres- tecidos finos, os brilhos podem ser substituídos por jóias. Os sapatos de salto altos e bolsas finas.

Homens- terno escuro – azul marinho, cinza chumbo, preto - , liso ou risca de giz. Camisa social clara, gravata discreta, sapatos de cromo ou pelica.

Passeio completo – É aquele que se usa a toda hora, para várias ocasiões.

Mulheres- tailleur, bolsas e sapatos de qualidade.

Homens- ternos de cor clara – cinza, bege e azul – durante o dia; durante a noite, roupas de cor escura. Também se recomenda o blazer ou o paletó esporte, sempre usados com gravata.

Passeio – Menos formal que o passeio completo

Mulheres- conjuntos de calça comprida, saia e blusa, vestidos, menos formais que o tailleur.

Homens- Mais informal que o passeio completo, não se usa gravata.

Esporte – Utilizado em ocasiões descontraídas.

Tanto para homens e mulheres é o momento de usar calças jeans, brim, bermudas, tênis.

Divulgação A divulgação tem duas premissas básicas:

Informar sobre o evento como um todo;

Criar uma expectativa junto a diversos públicos.

Para que isso ocorra o organizador poderá dispor dos seguintes materiais:

Estratégia de comunicação e marketingMeios de comunicação

Jornais, revistas, rádios e TV

CartazesFolhetos Mala direta Diálogo

☞ briefing sobre o evento, programa e regulamento,

material publicitário, promocional do evento.

Painéis, outdoors e backlights

Press releaseInternetBus – doorsMídias alternativasParajetOrganização de Eventos

As fases do processo de planejamento e organização são:

Concepção – incorporação da idéia;

Pré-evento – planejamento e organização;

Per ou transevento – realização;

Pós-evento – avaliação e encerramento; Organização de Eventos

Concepção Reconhecimento das necessidades

desse evento;

Elaboração de alternativas para suprir as suas necessidades;

identificação dos objetivos específicos;

coleta de informações sobre os participantes, patrocinadores, entidades e outras instituições em potencial;

Listagem dos resultados desejados;estimativas de exeqüibilidade

econômica e técnica;estimativas de tempo e recursos

necessários;estabelecimento de diretrizes;elaboração dos contornos do

projeto.Organização de Eventos

Pré-evento serviços iniciais; serviços de secretaria; detalhamento do projeto; outras.

Serviços iniciaisSão as providências imediatas após a decisão

de realizar o evento:Identificação de órgãos governamentais,

entidades e empresas com interesses voltados à execução do governo para fornecer patrocínio, subvenções, doações e outros;

Levantamento de nomes e confirmação de convidados, conferencistas, autoridades e outros;

Aulas 29 e 30Definição de responsabilidades de todos os profissionais e prestadores de serviços envolvidos nas fases do pré-evento, per ou transevento e pós-evento;

Abertura de conta bancária especial para o evento (receita e despesa) sob a inteira responsabilidade da empresa organizadora.

Serviços de SecretariaAs principais atividades desenvolvidas são:

Preparação da correspondência preliminar;

Expedição da correspondência preliminar para as entidades governamentais, empresas e pessoas que possam colaborar de alguma forma com o evento;

Tomada de preço e confecção de material administrativo (papel de carta , envelopes, impressos em geral e outros) necessários ao evento;

Controle e arquivo da correspondência recebida e expedida;

Remessa de circulares e cartas informativas para os participantes potenciais e outros;

Recebimento, controle e classificação (sob supervisão da comissão técnica) dos trabalhos a serem apresentados, enviados pelos participantes e convidados;

Recebimento, controle e confirmação das inscrições e adesões (participantes e convidados);

Obtenção dos cadastros de pessoas que poderão se inscrever como participantes (mailing list);

Criação e execução do fluxograma de informações;

Identificação, seleção e contratação de prestadores de serviços necessários para a organização do evento. È aconselhável utilizar serviços de empresas especializadas.

Detalhamento do projetodefinição do produto;escolha do local;definição da data;elaboração de temário e calendário;

identificação e análise dos participantes;

estratégia de comunicação e marketing;infra-estrutura de recursos audiovisuais,

materiais e serviços;serviço de transportes para participantes e

convidados;programação social, cultural e turística;agência de viagem e turismo;recursos financeiros;cronograma básico;

Definição do produto

Escolha do local

Definição de data

Definição de tema e elaboração de calendário

Aulas 31 e 32

Realização da 1a. Avaliação

Aulas 33 e 34

Entrega das avaliações e comentários

Aulas 35 e 36

Providências e apoios para um evento de sucesso

Parte mais complexa do processo de preparação e montagem de um evento, exigindo condições de comando do profissional responsável para coordenar e controlar todas etapas.

A organização de um evento depende de: apoio operacional, logístico, de pessoal, e externo.

Apoio Operacional

É toda infra-estrutura física necessária para atender direta e indireta a realização do evento.

Espaço físico do local do evento A definição do espaço físico de um evento está relacionada à sua formatação e montagem. Divide-se em:

Eventos de Plenário Auditório – Para eventos informativos e

solenidades, que não necessitam de anotações por parte dos convidados. A mesa diretora deve ser central e as cadeiras em fila ou intercaladas.

Escolar – Para eventos informativos e questionadores, que necessitam de anotações por parte do convidados. As cadeiras devem ser acompanhadas de mesas ou pranchas. O número de participantes se restringe a 40% em relação ao auditório.Organização de Eventos

Evento estilo linear

Para eventos que permitam diálogo e interação entre os participantes, sem platéia. Utilizado em reuniões e sessões de comissões técnicas, em congressos ou eventos similares. Caracteriza-se pela montagem e arrumação de várias mesas, com os participantes sentados, de acordo com o protocolo do evento.

Eventos abertos

Para eventos nos quais os participantes permaneçam de pé. O cálculo de capacidade-

espaço/participante – é 1 metro quadrado por pessoa.

Pela formatação do evento, em alguns casos, o local deverá

conter mesas de apoio.

Sala vip Local destinado a recepcionar

autoridades, convidados especiais e palestrantes, pelos organizadores do evento. Ela deve possuir uma decoração

discreta, serviços e pessoal de apoio, material informativo sobre

o evento, sofás e poltronas e proximidade ao local.

Sala de imprensa

Local montado e equipado para atender à imprensa e fornecer informações sobre o evento, onde são feitos as entrevistas e

encontros com os jornalistas. Ela deverá estar equipada com mesa de reunião e

cadeiras, computadores com impressora, máquinas copiadoras, telefone e fax,

material de apoio e informativos sobre o evento e serviços de apoio.

Sala de segurança

Local para servir de apoio aos elementos e serviços de

segurança do evento. Poderá ser utilizado como posto policial

destacado para cobrir o acontecimento. Deve conter

mesas e cadeiras, armários para guarda de armamento, telefone,

serviços de rádio e apoio. Organização de Eventos

Sala médica ou ambulatória Os eventos com mais de 100

pessoas, de acordo com a Legislação vigente, devem possuir uma sala médica ou ambulatório.

Recomenda-se um contato com a Secretaria de Saúde e/ou empresa de saúde para sua montagem.

Cabine de luz, som e tradução. Local para serviços de sonorização,

iluminação e tradução do evento. Pela sua generidade recomenda-se a contratação de empresas especializadas em cada ramo.

Apoio Logístico É formado pelos equipamentos necessários

à operacionalização do evento.

MODELO DE CRONOGRAMA

Evento Cliente LocalData / / HorárioProfissional responsável

ATIVIDADES DATA DATA DATA RESPONSÁVEL OBSERV. INÍCIO LIMITE FINAL1.Planejamento2.Programação visual3.Divulgação4.Mailing List5.Organização6.Instalações físicas7.Recursos humanos8.Recursos materiais9.Recursos audiovisuais e equipamentos10.Avaliação

MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS

1.Título2.Entidade e/ou empresa promotora 3.Entidade e/ou empresa organizadora4.Cidade – sede5.Local do evento6.Tema do evento7.Objetivos 8.Justificativa9.Público – alvo e número previsto de participantes10.Descrição do evento11.Período de realização do evento e horário12.Inscrições e informações13.Taxa de inscrição e/ou ingresso14.Recursos necessários15.1 – recursos humanos16.2 – recursos materiais (administrativo)17.3 – materiais de divulgação18.4 – recursos audiovisuais e equipamentos19.5 – diversos20.Instalações21.Serviços (transporte, hospedagem, alimentação, sonorização, decoração e outros)22.Previsão orçamentária23.1 – receitas24.2 – despesas25.Cronograma26.Considerações gerais

MODELO DE CHECKLIST

Evento: semana de turismoLocal: auditório da Instituição OrganizadoraData: 22/03 á 27/09 de 200 Horário: das 19h30 ás 22h30Responsável; João Carlos Azevedo

DISCRIMINAÇÃO UNIDADE/SETOR RESPONSÁVEL SITUAÇÃO

1 – reserva do local Coordenação de curso Carla matos Em andamento

2 – reunião para montagem da comissão organizadora da semana

Coordenação de curso Carla matos Ok

3 – distribuição de atividades para as diversas comissões de trabalho

Coordenação geral do evento Sandra regina Ok

4 – definir tema e programa do evento

Comissão organizadora

5 – contratar pessoas e/ou profissional autônomo p/ criação de material de divulgação

Comissão financeira, de divulgação e marketing

6 – buscar patrocínio e apoio cultural

Comissão financeira, de divulgação e marketing

7 – definição do material de divulgação

8 – contratação de gráfica p/ impressão do material de divulgação e administrativo

9 – fazer listagem de convidados e palestrantes

Secretaria do evento

10 – enviar carta convite p/ autoridades, palestrantes,diretoria da instituição e demais funcionários

11 – fazer reserva de equipamentos de audiovisual no departamento responsável

12 – fazer solicitação de serviço de copa (café,água, chá)

14 – fazer folow up dos convidados, autoridades e outros

15 – fazer a divulgação na mídia Comissão financeira,de divulgação e marketing

16 – fazer a divulgação do evento na instituição

Comissão financeira, divulgação e marketing

17 – mostrar as pastas dos participantes e convidados

Comissão de recepção

18 – definição de recepcionistas e escala de trabalho

Comissão de recepção

19 – verificação e liberação de estacionamento

20 – elaborar carta de agradecimento p/ os palestrantes

21 – providenciar os certificados dos participantes

22- definir mestre de cerimônia Comissão organizadora

23 – treinar as recepcionistas Coordenação geral do evento

25 – convocar reunião de avaliação do evento

Coordenação geral do evento

26 – elaborar relatório de avaliação

Coordenação geral

Implantação É a fase final e executiva do evento, na qual a

organização e os profissionais envolvidos têm a responsabilidade de ter ou não sucesso no evento.

Para a correta implantação, é preciso conhecer todas as leis de protocolo e regras de cerimonial como:

Uso de símbolosTratamento de precedênciaLugaresAtrasosAusênciasRepresentações de autoridades

Aulas 37 e 38Apoio de pessoal

Trata-se do pessoal necessário ao evento, quer seja da organização quer de

uma empresa contratada, ficando de incumbência da coordenadoria setorial e

pessoal. Tanto os profissionais autônomos como

os da própria organização precisam de:coordenaçãotreinamentoresponsabilidadeuniformes

Relação de pessoal necessário ao evento

digitador eletricistaencanadorfotógrafogarçomintérpretejornalistamaîtremanobrista

mestre de cerimôniasmotoristaOffice boyOperador para audiovisualOperador de som e luzPessoal para serviços geraisRecepcionistaRepresentante religiosoSecretáriaSegurançaTradutorOutros

O pagamento para contratação direta deve ser feito mediante nota fiscal ou recibo,

após o evento ou como estiver disposto no contrato de prestação de serviços. Para

empresas, devem ser observadas as cláusulas contratuais, sendo as mais usuais:

30% no ato da assinatura do contrato

30% um mês antes do evento40% após o evento, na entrega do relatório final.

Em todos os casos, observar a Legislação Tributária de cada atividade, empresa, profissional e tipo de serviço.

Profissionais de destaque em eventos

Recepcionistas

Profissionais encarregadas de recepcionar os participantes de um evento e atender à organização, mesa-diretora, palestrante e mestre de cerimônias. Deve atuar de forma sincronizada com o mestre de cerimônias.

Requisitos básicos para recepcionistas:

Aparência pessoal: UniformizadasMaquiagem sóbriaCabelos presosPostura:Educação, cordialidade, simpatiaPostura corporal adequada e correta

profissionalismo:competência no trabalhotreinamentoconhecimento do programa do evento

conhecimento da pauta do dia

conhecimento do local e suas facilidades.

Mestre de cerimôniaO mestre de cerimônias deve preencher

certos requisitos para falar melhor e se apresentar bem. Ele deve possuir:

boa memóriahabilidade e agilidade com as palavrascriatividadeentusiasmoobservaçãosíntese

ritmoboa vozvocabulárioexpressão corporalnaturalidadeconhecimento sobre o assuntotraje adequadojogo de cinturaum bom roteiroscript

ManobristaO serviço de manobrista é

recomendado para oferecer aos participantes mais comodidade. Recomenda-se a contratação de uma empresa especializada nesse serviço.

Maîtres, garçons e comins

Maîtres- coordena todo o serviço de mesa. Possui a responsabilidade de recepcionar os convidados, oferecer o cardápio e anotar pedidos.

Garçon – atende o cliente, servindo, retirando os pratos e oferecendo a sobremesa.

Comin- auxiliar do garçom, encarregado das bebidas e de limpeza da mesa.

SegurançaO sistema de segurança é essencial a

qualquer tipo de evento. A sua implantação divide-se em: segurança fornecida pela Polícia Civil (investigativa), pela Polícia Militar(ostensiva) e por meio de empresa especializada (próprio evento).

Apoio ExternoSão os serviços desenvolvidos fora do local da realização do evento.

Aeroportos e pontos e desembarques

Os recepcionistas devem receber os convidados, participantes, autoridades, orientando-os e encaminhando-os para hotéis ou para o local do evento.

HotelOs profissionais destacados para recepcionar

os convidados em hotéis devem:alojar os visitantes de acordo com as

reservas;resolver algum imprevisto;fazer a ligação com os setores do aeroporto,

social e transporte;coordenar o deslocamento dos participantes.

Social A programação social é um complemento do

evento. Recomenda-se um programa de acordo com o nível e porte do evento, por meio de uma empresa especializada. Pode ou não ser oferecida aos participantes.

Transporte Os serviços de transporte devem ser executados

por empresas especializadas, com supervisão e presença de um representante da organização.

A identificação dos transportes deverá ser feita por meio de número, ou mesmo da própria placa, fornecida aos participantes.

Aulas 39 e 40Planejamento para programa de visitasAulas 41 e 42Distribuição de tarefas para programa de

visitasAulas 43 e 44Realização de programa de visitas

Aulas 45 e 46Avaliação do programa de visitas/

atividade em sala.Aulas 47 e 48Participação na Feira da Pequena

EmpresaAulas 49 e 50Avaliação da feira da Pequena Empresa/

entrega de relatório

Aulas 51 e 52Planejamento para um evento

empresarialAulas 53 e 54Apresentação de projeto para realização

do evento empresarial.Aulas 55 e 56Execução de tarefas para o evento

empresarial

Aulas 57 e 58Execução de tarefas para o evento

empresarialAulas 59 e 60Realização do evento empresarialAulas 61 e 62Avaliação do evento empresarial/ entrega

de relatório

2ª Avaliação

3ª Avaliação

Avaliação Final

Organizacao de Eventos - Aulas 2009-1[1]

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