Técnicas de Levantamentos de Informações

Cesf

OSM

Júlio Morais

Técnicas de Levantamento de Informações

O profissional de O&M tem à sua disposição instrumentos que possibilitam o cumprimento da análise organizacional. São eles: a entrevista, o questionário, a observação pessoal (ou direta) e a consulta a dados históricos. Todos podem ser utilizados dentro de um mesmo estudo.

Técnicas de Levantamento de Informações

Essas técnicas de investigação estão direcionadas a fornecer à equipe de análise as informações necessárias para que o estudo possa ser desenvolvido com base em dados reais e verdadeiros.

Sistemática de ação geral

É indispensável que em todo estudo de O&M seja conhecida a situação atual ou vigente e, para que se conheça esta situação com segurança é necessária a realização de um levantamento completo de todos os procedimentos que envolvem determinado trabalho.

Sistemática de ação geral

Como técnica para realização do levantamento de informações são recomendados os seguintes cuidados, os quais deverão ser obedecidos ou não, dependendo do estudo específico a ser realizado:

Identificar o órgão em estudo, no organograma da empresa;

Identificar as relações entre o órgão em estudo com outros órgãos (formais e informais);

Sistemática de ação geral

Identificar os cargos dos funcionários que serão consultados;

Identificar detalhadamente as tarefas de cada funcionário e o tempo respectivo de execução;

Identificar os impressos (formulários) utilizados em cada tipo de serviço, discriminando o número de vias de cada um e anexando modelos;

Testar a idoneidade e/ou necessidade de cada informação recebida;

Sistemática de ação geral

Analisar o layout do escritório ou a distribuição dos móveis e equipamentos e sua relação com as pessoas e o fluxo de trabalho;

Analisar as condições ambientais de trabalho, ou seja, iluminação, temperatura, higiene, segurança etc.;

Incentivar os funcionários para a apresentação de sugestões que possam contribuir para o estudo.

Entrevista pessoal

Consiste em fazer contatos com pessoas que estão em condições de fornecer informações de valor sobre a organização formal e informal.

A entrevista é um dos métodos mais recomendados no levantamento de informações.

Com o pessoal de nível estratégico poderão ser conhecidos os objetivos, políticas, responsabilidades etc.

Com o pessoal operacional pode-se obter informações relativas a normas, procedimentos, métodos de trabalho etc.

Recomendações

Entrevistar primeiramente o titular da unidade a ser estudada (Diretor, Gerente, Chefe);

Identificar, mediante consulta prévia, qual a melhor hora ou ocasião para serem feitas as entrevistas;

Entrevistar de forma a obter a confiança dos entrevistados;

Transmitir qual a finalidade do estudo; Sempre que possível dar a entender ao entrevistado

que se deseja ajudar e não criticar;

Recomendações

Dar prioridade a perguntas simples, evitando complexidade e termos excessivamente técnicos;

Falar pouco, evitar contradizer o entrevistado e omitir a opinião própria sempre que possível;

Anotar cuidadosamente as informações do entrevistado por melhor que seja a memória;

Obter do entrevistado uma confirmação das informações prestadas e consultar o superior imediato a título também de confirmação;

Manter sigilo das declarações considerando-as confidenciais.

Limitações:

Algumas pessoas por inibição deixam de prestar boas informações ao entrevistador, este fato ocorre nas organizações altamente formais;

Desconhecimento do assunto, mas respondem aos questionamentos, dando palpites ou advinhações;

O registro das informações as vezes pode ser realizado às pressas induzindo o entrevistador ao erro

Questionário

Consiste em instrumento de coleta de dados com questões elaboradas de acordo com a finalidade do estudo, sendo apresentado de forma impressa ou por meio eletrônico.

Uma das vantagens do questionário é reduzir o tempo de aplicação, pois geralmente é entregue ou encaminhado ao responsável pelo fornecimento das informações da unidade envolvida e recebido posteriormente para tabulação.

Questionário

É um elemento útil quando bem preparado. Em mãos não habilidosas poderá ser

desastroso, criando muitos problemas. A pessoa responsável pelas informações

prestadas também deverá ter consciência da importância de sua participação no processo, fornecendo dados consistentes e reais.

Utiliza-se quando:

não há tempo para entrevistar todas as pessoas ou quando o número dessas pessoas não comporte entrevistar todos;

as informações possam ser utilizadas para fins estatísticos;

as pessoas estão situadas em outras regiões, inviabilizando a entrevista.

Dificuldades:

Uma fobia natural do pessoal ao preenchimento de formulários;

preenchimento inadequado, por não encontrar palavras apropriadas;

como são instrumentos frios, impedem o desabafo ou a confidência.

Observações:

Obter apoio e colaboração dos chefes mais graduados;

Planejamento, perguntas claras e precisas; Perguntas que visem respostas simples e diretas; Propiciar respostas com o mínimo de redação; Perguntas cujas respostas possam ser tabuladas; Quando dirigido para um grande número de pessoas,

fazer testes prévios para eliminar má interpretação.

Observação Pessoal (ou direta)

Consiste em observar a aplicação de métodos e técnicas de O&M na organização, tais como: o cumprimento de normas pelos empregados, a disciplina, disposição dos móveis e equipamentos, utilização de arquivos e formulários etc.

Algumas cautelas:

Em razão do tempo longo é uma técnica de custo alto;

Se realizada em períodos anormais pode acarretar interpretações errôneas, considerando algumas falhas;

Pode causar certo constrangimento a equipe, assim pode não representar de forma precisa as condições de trabalho.

Consiste na averiguação de estudos e emissões do passado que eventualmente tenham ocorrido na empresa, demonstrando o que foi feito sobre o assunto até então.

Neste caso não é muito importante o fato de constatar-se que o material está desatualizado, mas sim conhecê-lo e apurar por que houve obsolescência, que controles falharam etc.

A consulta pode ser realizada através da análise de documentos como: registros diversos, manuais de procedimentos, estatutos, organogramas, regulamentos internos, relatórios, dentre outros.

Consulta a informações (dados históricos e literatura

Portanto...

Uma alternativa para a realização de um trabalho eficaz é a utilização simultânea de consultas, entrevistas, questionários e observação direta, tornando mais completa a possibilidade de bons resultados. Neste caso, um recurso complementa o outro.

TIPO DE TÉCNICA FORTE FRACO

CONSULTA A REGISTROS

PROVÊ PERSPECTIVA HISTÓRICA DE LONGO PERIODO

FATOS E FIGURAS CONFIRMAM OU REFUTAM AS INTENÇÕES

CONSOME MUITO TEMPO MANUTENÇÃO INCORRETA DO

ARQUIVO (DADOS DESATUALIZADOS)

ENTREVISTA O CONTATO FACE A FACE É REVELADOR

QUESTÕES PODEM SER INSERIDAS NO MOMENTO

OS ENTREVISTADOS TENTAM PARECER BONS AOS OLHOS DO ENTREVISTADO

HÁ CONSUMO DE TEMPO E CUSTO, SE UMA GRANDE AMOSTRA É EXIGIDA

QUESTIONÁRIO ADEQUADO PARA GRANDES AMOSTRAS

A ADMINISTRAÇÃO É EFICIENTE EM TEMPO E CUSTO

QUANDO PRÉ-ELABORADOS PODEM FORMULAR QUESTÕES ERRADAS

É LIMITADO E FRIO, ÀS VEZES IMPEDINDO AS CRÍTICAS

OBSERVAÇÃO DIRETA

PROBLEMAS DESCONHECIDOS PODEM SER IDENTIFICADOS

OS COMPORTAMENTOS FALAM POR SI

PROVOCA COMPORTAMENTOS ANORMAIS

CONSUMO DE TEMPO E CUSTO

PONTOS FORTES E FRACOS DAS TÉCNICAS DE LEVANTAMENTO

Referências

CURY, Antônio. Organização e Métodos: uma visão holística. 7ª edição revisada e ampliada. Ed.: Atlas. São Paulo. 2000

SILVA, Reinaldo O. da. Teorias da Administração. São Paulo. Ed. Pioneira. 2002