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Recebimento de Equipamentos de

Informática

Comitê de Tecnologia da Informação (CTI) – UFRPE

Recife, Outubro de 2017

Ministério da Educação

Universidade Federal Rural de Pernambuco

Comitê de Tecnologia da Informação

RESOLUÇÃO No 001/2017 - CTI

EMENTA: Aprova o Processo de Recebimento de

Equipamentos de Informática.

O Presidente do Comitê de Tecnologia da Informação da

Universidade Federal Rural de Pernambuco - CTI/UFRPE, no uso de suas atribuições e tendo em vista a

decisão do CTI sobre o processo UFRPE No 23082.025736/2016-07, registrada em ata da reunião ordinária

de Agosto de 2017 deste comitê,

RESOLVE

Art. 1o - Aprovar, o Processo de Recebimento de Equipamentos de

Informática, elaborado por servidores representantes da PROAD e NTI, conforme consta do Processo acima

mencionado.

Art. 2o - Revogam-se as disposições em contrário.

Em 02 de Outubro de 2017,

__________________________

Prof. Marcelo Brito Carneiro Leão Presidente do Comitê de Tecnologia da Informação

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Modelo de Processos de Negócio

Recebimento de Equipamentos de Informática

O processo de negócio referente ao recebimento de equipamentos de informática é apresentado na Figura 2, e pelo subprocesso da Figura 3, Figura 4 e Figura 5. A Figura 3 apresenta o subprocesso Monitorar Execução do Contrato; a Figura 4 apresenta o subprocesso referente ao Recebimento Provisório; e a Figura 5 apresenta o subprocesso referente ao Recebimento Definitivo. Para efeito desse processo, equipamentos de informática são equipamentos de uso geral pelos

órgãos da UFRPE, os quais são: computadores desktop, notebooks e impressoras.

Para desenho do processo foi utilizada a linguagem padrão para modelagem de processos de negócio BPMN (Business Process Model and Notation) [1]. Os Diagramas desse processo são constituídos por um conjunto de objetos gráficos os quais estão resumidos na Figura 1. Tais objetos representam o comportamento e fluxo (workflow) de execução das atividades do processo de

negócio. Para tanto, tais objetos gráficos são divididos em quatro categorias [2]:

(1) Objetos de Fluxo – principais elementos que descrevem a estrutura de um processo de

negócios. Podem ser do tipo evento, atividade ou gateway;

(2) Objetos de Conexão – são os conectores dos objetos de fluxo. Podem ser do tipo fluxo de

sequencia, fluxo de mensagem, associação;

(3) Swimlanes - organizam as atividades em categorias visuais separadas para ilustrar diferentes capacidades ou responsabilidades funcionais. Podem ser do tipo pool (piscina) ou

lane (raia);

(4) Artefatos - mecanismos de extensão que permitem adicionar um contexto mais apropriado para uma situação específica de modelagem. Podem ser do tipo objeto de dado,

grupo ou anotação.

Figura 1: Quadro resumo – objetos gráficos BPMN. Fonte: [3]

O processo de negócio recebimento de equipamentos de informática foi elaborado a partir de solicitação do Comitê de Tecnologia da Informação (CTI) da UFRPE e baseado nas recomendações e boas práticas da Instrução Normativa (IN) nº 04/2014, a qual disciplina o processo de contratação

de soluções de TI pelos órgãos da Administração Pública Federal (APF) [4].

A especificação completa para o processo apresentado na Figura 2 é descrito a seguir.

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1. Recebimento de Equipamentos de Informática

1.1 Encaminhar Ordem de Fornecimento de Equipamentos

Responsável: Pró-Reitoria de Administração (PROAD)

Objetivo: Início do processo; atividade com objetivo de encaminhar formalmente a contratada solicitação de fornecimento de equipamentos de informática (computadores desktop, notebooks e impressoras)

Entrada(s): Licitação homologada com documentos assinados entre as partes; e autorização para fornecimento de bens

Tarefa(s): • Elaboração e emissão de documentos para Ordem de Fornecimento de Equipamentos;

• Encaminhamento (por ofício ou e-mail) da Ordem de Fornecimento de Equipamentos.

Saída(s): Ordem de Fornecimento de Equipamentos

1.2 Encaminhar Documentação da Contratação

Responsável: Pró-Reitoria de Administração (PROAD)

Objetivo: Encaminhar documentação da contratação ao Fiscal Técnico (NTI) para apoio no processo de recebimento provisório de equipamentos de informática

Entrada(s): Ordem de Fornecimento de Equipamentos

Tarefa(s):

• Envio (por e-mail) da documentação (cópia da nota de empenho ou termo de contrato) referente à contratação.

Saída(s): Documentação da Contratação

1.3 Receber Documentação da Contratação

Responsável: Fiscal Técnico (NTI)

Objetivo: Receber documentação da contratação para apoio no processo de recebimento e conferência dos equipamentos de informática

Entrada(s): Documentação da Contratação

Tarefa(s):

• Dar ciência (por e-mail) sobre recebimento de documentação da contratação.

Saída(s): Documentação da Contratação

1.4 Fazer Download dos demais Documentos da Contratação


Objetivo: Acesso e conhecimento aos demais documentos da contratação para apoio no processo de recebimento e conferência dos equipamentos de informática


Tarefa(s): • Acessar portal de compras do governo federal http://www.comprasgovernamentais.gov.br/;

• Fazer download dos demais documentos da contratação (termo de referência, proposta do fornecedor, ata, etc.).

5 Saída(s): Documentação da Contratação

1.5 Monitorar execução do contrato


Objetivo: Subprocesso responsável pelo acompanhamento da execução da entrega dos equipamentos de informática.


Tarefa(s): Tarefas deste subprocesso serão detalhadas a seguir em suas atividades

Saída(s): Documentação da Contratação;

1.5.1 Dar ciência ao almoxarifado sobre documentação da contratação


Objetivo: Comunicar ao almoxarifado sobre uma nova documentação de aquisição de equipamentos de informática


Tarefa(s): • Encaminhar (por e-mail) documentação ao almoxarifado sobre a nova aquisição de equipamentos, com

informativo da previsão de entrega dos mesmos.


1.5.2 Acompanhar entrega do equipamento de informática


Objetivo: Garantir o cumprimento dos prazos e termos estabelecidos no contrato.

Entrada(s): Documentação da Contratação;

Tarefa(s):

• Manter contato junto à contratada para execução dos prazos estabelecidos.


1.5.3 Notificar Empresa Contratada Sobre Não Cumprimento dos Termos Contratuais


Objetivo: Informar empresa contratada sobre identificação de não cumprimento dos termos contratuais referentes a entregas e prazos estabelecidos.

Entrada(s): Documentação da Contratação;

Tarefa(s): • Comunicar (por e-mail ou ofício) a empresa contratada sobre não conformidade;

• Solicitar a empresa correção das não conformidades encontradas.

Saída(s): Documentação da Contratação; E-mail ou ofício comunicando não conformidade.

6 1.6 Realizar Recebimento Provisório


Objetivo: Subprocesso responsável pelo recebimento provisório de equipamentos de informática.



Saída(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; Termo de Recebimento Provisório (TRP)

1.6.1 Conferir equipamento de informática recebido


Objetivo: Realizar procedimento de verificação (conferência) dos equipamentos de informática recebidos


Tarefa(s): • Verificar conformidade dos equipamentos de informática quanto a: defeitos aparentes, quantidade, tamanho,

cor, marco/modelo e documentos de garantia;

• Carimbar e assinar “canhoto” da Nota Fiscal com data do recebimento provisório.

Saída(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal

1.6.2 Preencher e assinar Termo de Recebimento Provisório (TRP)


Objetivo: Realizar preenchimento e assinatura do TRP. O TRP é a declaração formal do Fiscal Técnico de que os bens foram entregues, para posterior análise das conformidades de qualidade, baseado nos termos da contratação.

Entrada(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal

Tarefa(s):

• Realizar preenchimento e assinatura do TRP; com registro de informações pertinentes ao recebimento provisório e de acordo com orientações descritas no TRP.

• Solicitar assinatura no TRP do responsável pela entrega (transportadora) dos equipamentos. • Encaminhar (por e-mail) TRP assinado para Contratada.

Saída(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado.

1.6.3 Solicitar recebimento definitivo do equipamento de informática

Responsável: Fiscal Técnico (NTI).

Objetivo: Solicitar formalmente o recebimento definitivo do equipamento de informática pela Comissão Permanente de Recebimento (CPR).

Entrada(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado.

Tarefa(s):

• Solicitar (por e-mail) a CPR o recebimento definitivo do equipamento de informática.

Saída(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Solicitação (por e-mail) a CPR

Observação: A CPR será instituída através de Portaria do Comitê de Tecnologia da Informação (CTI) da UFRPE,

7 com a seguinte composição: 02 membros do Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI) com respectivos substitutos eventuais, 01 membro do Setor de Patrimônio com respectivo substituto eventual.

1.6.4 Encaminhar documentação para CPR


Objetivo: Encaminhar documentação para CPR com finalidade de apoio no processo de recebimento definitivo do equipamento de informática

Entrada(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Solicitação (por e-mail) a CPR

Tarefa(s):

• Enviar (por e-mail) documentação para apoio no processo de recebimento definitivo do equipamento de informática.

Saída(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Solicitação (por e-mail) a CPR 1.7 Realizar Recebimento Definitivo

Responsável: Comissão Permanente de Recebimento (CPR)

Objetivo: Subprocesso responsável pelo recebimento definitivo de equipamentos de informática

Entrada(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Listas de Verificação


Saída(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; Termo de Recebimento Provisório (TRP); Listas de Verificação; Termo de Recebimento Definitivo (TRD).

1.7.1 Realizar Avaliação Detalhada do Equipamento de Informática Recebido


Objetivo: Realizar procedimento de verificação detalhada do equipamento de informática recebido.

Entrada(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Listas de Verificação

Tarefa(s): • Realizar avaliação detalhada do equipamento de informática de acordo com as especificações do termo de

referência; • Preencher Lista de Verificação (checklist) para cada equipamento de informática avaliado;

• Assinar Listas de Verificação.

Saída(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Listas de Verificação preenchidas e assinadas.

Observação: Avaliação detalhada deverá ser realizada no local de entrega do equipamento, a partir da verificação (técnica) de cada equipamento de informática feita por dois (2) membros do NTI, com supervisão e acompanhamento de um (1) membro do setor de Patrimônio. Avaliação detalhada será baseada nas especificações do termo de referência e orientada pela Lista de Verificação.

1.7.1.1 Preencher e assinar Termo de Recebimento Definitivo (TRD) Responsável: Comissão Permanente de Recebimento (CPR)

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Objetivo: Realizar preenchimento e assinatura do TRD, quando equipamento está em conformidade com o que foi licitado.

Entrada(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Listas de Verificação preenchidas e assinadas.

Tarefa(s):

• Realizar preenchimento e assinatura do TRD.

Saída(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Listas de Verificação preenchidas e assinadas; TRD preenchido e assinado.

1.7.1.2 Atestar Nota Fiscal


Objetivo: Realizar procedimento de ateste da Nota Fiscal

Entrada(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Listas de Verificação preenchidas e assinadas; TRD preenchido e assinado.

Tarefa(s):

• Atestar Nota Fiscal com carimbo e assinatura.

Saída(s): Documentação da Contratação; TRP preenchido e assinado; Listas de Verificação preenchidas e assinadas; TRD preenchido e assinado; Nota Fiscal com carimbo/assinatura do ateste.

1.7.1.3 Encaminhar Documentação de Recebimento de Equipamentos ao Requisitante


Objetivo: Encaminhar documentação e dar ciência ao requisitante sobre conclusão do processo de recebimento de equipamentos de informática.

Entrada(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Listas de Verificação preenchidas e assinadas; TRD preenchido e assinado.

Tarefa(s):

• Enviar documentação e dar ciência ao requisitante sobre conclusão do processo de recebimento.

Saída(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Listas de Verificação preenchidas e assinadas; TRD preenchido e assinado.

1.7.1.4 Notificar (e-mail ou ofício) empresa contratada sobre não conformidade identificada


Objetivo: Informar empresa contratada sobre identificação de equipamento de informática em desacordo com o que foi licitado.

Entrada(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Listas de Verificação preenchidas e assinadas

Tarefa(s): • Comunicar (por e-mail ou ofício) a empresa contratada sobre não conformidade;

Saída(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; E-mail ou ofício comunicando não conformidade;

1.7.1.5 Solicitar a empresa contratada substituição ou reparação do equipamento

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Objetivo: Solicitar para empresa contratada a substituição ou reparação do equipamento de informática que apresentou não conformidade.

Entrada(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Listas de Verificação preenchidas e assinadas; E-mail ou ofício comunicando não conformidade

Tarefa(s):

• Solicitar (por e-mail ou ofício) da empresa contratada a substituição ou reparação do equipamento de informática que apresentou não conformidade.

Saída(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; TRP preenchido e assinado; Listas de Verificação preenchidas e assinadas; E-mail ou ofício comunicando não conformidade; Solicitação de substituição ou reparo de equipamento

Observação: Observar o prazo de substituição ou reparação do equipamento de informática de acordo com as condições do termo de referência.

1.7.1.6 Comunicar a PROAD sobre não cumprimento pela empresa contratada do prazo de

substituição ou reparação do equipamento


Objetivo: Informar a PROAD, para devidas providências, sobre não cumprimento pela empresa contratada do prazo de envio do equipamento de informática para substituição ou reparo.

Entrada(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; E-mail ou ofício comunicando não conformidade; Prazo de substituição de material de TI de acordo com as condições do termo de referência.

Tarefa(s):

• Informar (por e-mail) a PROAD sobre não cumprimento pela empresa contratada do prazo de envio do equipamento de informática para substituição ou reparo..

Saída(s): Documentação da Contratação; Nota Fiscal; E-mail ou ofício comunicando não conformidade; E-mail enviado para PROAD.

2. Fornecimento de Equipamentos de Informática

2.1 Receber Ordem de Fornecimento de Equipamentos

Responsável: Empresa Contratada

Objetivo: Receber formalmente da contratante solicitação de fornecimento de equipamentos de informática

Entrada(s): Ordem de Fornecimento de Equipamentos de Informática

Tarefa(s): Dar ciência sobre recebimento da Ordem de Fornecimento de Equipamentos de Informática

Saída(s): ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.2 Providenciar Entrega dos Equipamentos

Responsável: Empresa Contratada

Objetivo: Providenciar e entregar os equipamentos de informática de acordo com a Ordem de Fornecimento de Equipamentos

Entrada(s): Ordem de Fornecimento de Equipamentos de Informática

Tarefa(s): Providenciar equipamentos de informática; Providenciar transporte e entrega dos equipamentos de informática.

Saída(s): Documentos referentes aos equipamentos de informática, bem como de transporte e entrega dos mesmos.

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Figura 2: Processo de Recebimento de Equipamentos de Informática

11

Figura 3: Subprocesso Monitorar Execução do Contrato

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Figura 4: Subprocesso Recebimento Provisório de Equipamentos de Informática

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Figura 5: Subprocesso Recebimento Definitivo de Equipamentos de Informática

Referências

[1] OBJECT MANAGEMENT GROUP (OMG). Business Process Model and Notation (BPMN).

Disponivel em: <http://www.bpmn.org/>. Acesso em: novembro 2016.

[2] CAMPOS, A. Modelagem de Processos com BPMN. Rio de Janeiro: Brasport, 2013.

[3] MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO. Guia de Boas Práticas em Contratação de Soluções de

Tecnologia da Informação. Brasilia: Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, 2014.

[4] MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO. Instrução Normativa nº 04 de 11 de setembro de 2014. Processo de contratação de Soluções de Tecnologia da Informação pelos órgãos da Administração Pública Federal, Brasília, 2014. Disponivel em: <http://www.governoeletronico.gov.br/o-gov.br/legislacao/instrucao-normativa>. Acesso em:

novembro 2016.

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