0 1 - Apostila - Auxiliar Administrativo Sesi.pdf

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A comunicao efetiva

no trabalho

Quem no se comunica, se trumbica!

FFOORRMMAAOO PPAARRAA OO TTRRAABBAALLHHOO

AAUUXXIILLIIAARR AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOO

SERVIO SOCIAL DA INDSTRIA Departamento Regional do Esprito Santo

EDUCAO CONTINUADA

CURSOS NAS REAS DE: FORMAO PARA O TRABALHO GERAO DE EMPREGO E RENDA INCLUSO DIGITAL

Informe-se no SESI mais prximo:

Serra Laranjeiras _________ 3328-3884 Civit ______________ 3341-1824

Vila Velha Aras ____________ 3329-8656 Cobilndia _________ 3326-1971

Cariacica Campo Grande _____ 3336-6738 Porto de Santana ____ 3336-4573

Vitria Centro de Vitria ____ 3223-4587 Jardim da Penha ____ 3334-7300 Marupe ___________ 3324-8088

Interior Linhares ___________ (27) 3264-1591 Colatina ___________ (27) 3722-5070 Cachoeiro _________ (28) 3521-3055 Anchieta ___________ (28) 3536-3088 Aracruz ___________ (27) 3256-2333 So Mateus ________ (27) 3767-9444 Venda Nova ________ (28) 3546-1780

Servio Social da Indstria - DR/ES

Formao para o Trabalho Auxiliar administrativo 3

SUMRIO 1 INTRODUO .......................................................................................................................................... 7

1.1 RESUMO DA PROFISSO DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO ......................................................................... 7 1.2 QUAIS SO AS TAREFAS E RESPONSABILIDADES DA PROFISSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO? ............................... 7 1.3 QUAIS SO OS REQUISITOS PARA SER UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO ................................................................ 8

1.3.1 Habilidades Necessrias ..................................................................................... 8 1.3.2 Conhecimentos Necessrios ............................................................................... 8 1.3.3 Qualidades Pessoais ........................................................................................... 8 1.3.4 Requisitos Fsicos .............................................................................................. 8

1.4 COMO INICIAR NA PROFISSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO? .......................................................................... 9 1.5 ATIVIDADES ........................................................................................................................................... 10

2 PESSOA FISICA X PESSOA JURDICA ....................................................................................................... 11

2.1.1 Pessoa fsica ..................................................................................................... 11 2.1.2 Pessoa jurdica.................................................................................................. 11

3 EMPRESAS OU PESSOAS JURDICAS ....................................................................................................... 12

3.1 CLASSIFICAO DAS EMPRESAS .................................................................................................................. 12

3.1.1 Setor Econmico .............................................................................................. 13 3.1.2 Quantidade de scios ....................................................................................... 13 3.1.3 Micro Empresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP) .............................. 14

4 COMO NASCE UMA EMPRESA? .......................................................................................................... 16

4.1 FIRMA OU RAZO SOCIAL .......................................................................................................................... 17 4.2 DENOMINAO ....................................................................................................................................... 18 4.3 NOME FANTASIA ..................................................................................................................................... 18 4.4 CONTRATO SOCIAL .................................................................................................................................. 18

4.4.1 MODELO DE CONTRATO SOCIAL ............................................................ 19 4.4.2 CARTO DE CNPJ Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas ..................... 22 4.4.3 CARIMBO DE CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica ...................... 23

5 COMO SE ORGANIZA UMA EMPRESA? .................................................................................................. 23

5.1 MISSO, VISO, VALORES E OBJETIVOS ....................................................................................................... 24

5.1.1 Misso .............................................................................................................. 24 5.1.2 Viso ................................................................................................................ 25 5.1.3 Objetivos .......................................................................................................... 26 5.1.4 Valores ............................................................................................................. 26

5.2 RESPONSABILIDADE SOCIAL....................................................................................................................... 27 5.3 DESENVOLVIMENTO SUSTENTVEL ............................................................................................................. 27 5.4 ATIVIDADES ............................................................................................................................................ 28 5.5 ORGANOGRAMA ..................................................................................................................................... 28

5.5.1 Hierarquia......................................................................................................... 29 5.5.2 Modelo de organograma I ................................................................................ 29 5.5.3 Modelo de organograma II ............................................................................... 30

5.6 FLUXOGRAMA ........................................................................................................................................ 30

5.6.1 objetivos ........................................................................................................... 30 5.6.2 Vantagens ......................................................................................................... 31 5.6.3 Anlise da rotina pelo fluxograma ................................................................... 31 5.6.4 Smbolos........................................................................................................... 32 5.6.5 Exemplos de fluxogramas ................................................................................ 35 5.6.6 Atividade .......................................................................................................... 37

5.7 CRONOGRAMA ........................................................................................................................................ 38

5.7.1 Exemplos de cronogramas ............................................................................... 38


Formao para o Trabalho AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4

5.7.2 Atividade .......................................................................................................... 39 6 COMO UMA EMPRESA GERENCIADA .................................................................................................. 39

6.1 CONCEITO DE CONTABILIDADE ................................................................................................................... 40 6.2 DBITO X CREDITO ................................................................................................................................... 40 6.3 RELATRIOS CONTBEIS GERENCIAIS ........................................................................................................... 40

6.3.1 Dirio ............................................................................................................... 40 6.3.2 Razo ................................................................................................................ 41 6.3.3 Caixa ................................................................................................................ 42 6.3.4 Balancete de verificao .................................................................................. 42 6.3.5 Balano Patrimonial ......................................................................................... 43

7 PROGRAMAS DE QUALIDADE ................................................................................................................ 44

7.1 ISO ...................................................................................................................................................... 45 7.2 O QUE A SRIE ISO 9000?................................................................................................................... 45 7.3 QUAL A FINALIDADE DO CERTIFICADO ISO 9000? ............................................................................... 46 7.4 O QUE A SRIE ISO 14000?................................................................................................................. 46 7.5 QUEM EMITE OS CERTIFICADOS DA ISO? ........................................................................................... 47 7.6 5 S .................................................................................................................................................... 47

7.6.1 ORIGEM .......................................................................................................... 47 7.6.2 Significado ....................................................................................................... 48

8 EQUIPAMENTO DE UM ESCRITRIO ...................................................................................................... 51

8.1 O QUE ERGONOMIA? ............................................................................................................................. 51 8.2 DOENA OCUPACIONAL ............................................................................................................................ 51 8.3 SAUDE OCUPACIONAL .............................................................................................................................. 51 8.4 EPI EQUIPAMENTO DE SEGURANA INDIVIDUAL .......................................................................................... 52

9 ATENDIMENTO AO CLIENTE ................................................................................................................... 53

9.1 FORMAS DE ATENDIMENTO TELEFNICO COM QUALIDADE ................................................................. 54

10 COMPORTAMENTO NO AMBIENTE DE TRABALHO E ETIQUETA EMPRESARIAL ...................................... 55

10.1 ETIQUETA NA VIDA PROFISSIONAL ............................................................................................................... 56 10.2 MARKETING PESSOAL ............................................................................................................................... 56

10.2.1 Atividade .......................................................................................................... 57 11 DOCUMENTOS COMERCIAIS .................................................................................................................. 57

11.1 CHEQUE ................................................................................................................................................. 58

11.1.1 Formas de emisso ........................................................................................... 58 11.1.2 Prazo de prescrio .......................................................................................... 59 11.1.3 Prazos de liberao de depsitos em cheques de outros bancos ...................... 59 11.1.4 Quais os principais motivos para devoluo de cheque? ................................. 59

11.2 DUPLICATA ............................................................................................................................................ 60 11.3 FATURA ................................................................................................................................................. 60 11.4 TRIPLICATA ............................................................................................................................................. 60 11.5 NOTA FISCAL .......................................................................................................................................... 60 11.6 CUPOM FISCAL ........................................................................................................................................ 60 11.7 BORDER .............................................................................................................................................. 61 11.8 FACTORING ............................................................................................................................................ 61 11.9 CAMBIAL ................................................................................................................................................ 61 11.10 NOTA PROMISSRIA ................................................................................................................................. 61 11.11 TRIBUTOS ............................................................................................................................................... 62 11.12 IMPOSTO ............................................................................................................................................... 62 11.13 TAXA ..................................................................................................................................................... 64 11.14 CONTRIBUIO DE MELHORIA .................................................................................................................... 64 11.15 EMPRSTIMO COMPULSRIO ..................................................................................................................... 64 11.16 CONTRIBUIO PARAFISCAIS OU ESPECIAIS ................................................................................................... 64



11.17 CONTRIBUINTE ........................................................................................................................................ 64 11.18 DARF ..................................................................................................................................................... 64

12 ARQUIVO ............................................................................................................................................... 65

12.1 FUNES DO ARQUIVO ............................................................................................................................. 66 12.2 TIPOS DE ARQUIVO .................................................................................................................................. 66 12.3 METODOS DE ARQUIVAMENTO ................................................................................................................... 66

12.3.1 Mtodo alfabtico ............................................................................................ 66 12.3.2 Mtodo numrico simples ................................................................................ 67 12.3.3 Mtodo alfabtico numrico ............................................................................ 68 12.3.4 Mtodo especfico ou por assunto .................................................................... 68 12.3.5 Mtodo geogrfico ........................................................................................... 68 12.3.6 Atividade .......................................................................................................... 69

12.4 ARQUIVAMENTO ..................................................................................................................................... 69 12.5 GUIA DE CONTROLE E EMPRSTIMO OU PROTOCOLO ...................................................................................... 69 12.6 TABELA DE TEMPORALIDADE ............................................................................................................. 70

12.6.1 Atividade .......................................................................................................... 70 12.6.2 exerccios ......................................................................................................... 70

13 PORTUGUS PRTICO EMPRESARIAL E COMUNICAO ........................................................................ 72

13.1.1 Dicas de como se habituar a falar corretamente .............................................. 74 13.1.2 Curiosidades da lngua portuguesa .................................................................. 74

13.2 PRONONES DE TRATAMENTO ..................................................................................................................... 77 13.3 ABREVIAOES ......................................................................................................................................... 78 13.4 REDAO ............................................................................................................................................... 79 13.5 DICAS PARA ESCREVER UMA BOA REDAO .................................................................................................. 79

14 CORRESPONDNCIAS COMERCIAIS ........................................................................................................ 80

14.1 TIPOS DE CORRESPONDNCIAS ................................................................................................................... 80

14.1.1 E-mail ............................................................................................................... 81 14.1.2 ATA ................................................................................................................. 82 14.1.3 CERTIFICADO OU ATESTADO .................................................................. 83 14.1.4 CIRCULAR ..................................................................................................... 83 14.1.5 DECLARAO .............................................................................................. 84 14.1.6 MEMORANDO ............................................................................................... 85 14.1.7 OFCIO ............................................................................................................ 85 14.1.8 PROCURAO .............................................................................................. 86 14.1.9 REQUERIMENTO .......................................................................................... 86

14.2 QUADRO DE RECURSOS DOS DOCUMENTOS E CORRESPONDNCIAS ................................................................... 87

15 SERVIOS POSTAIS ................................................................................................................................ 88

16 MERCADO DE TRABALHO ...................................................................................................................... 90

16.1 O QUE AS EMPRESAS ESPERAM? ................................................................................................................. 90 16.2 O PERFIL DO NOVO COLABORADOR ............................................................................................................. 90 16.3 OS PROCESSOS SELETIVOS.......................................................................................................................... 91 16.4 ENTREVISTAS .......................................................................................................................................... 91 16.5 NETWORKING ......................................................................................................................................... 92

17 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS .............................................................................................................. 94

18 ANEXOS EXERCICIOS E TEXTOS ........................................................................................................... 95

18.1 EXERCCIOS COMPLEMENTARES PARA A O PERFIL DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO ................................................... 95 18.2 EXERCCIOS COMPLEMENTARES PARA CONTABILIDADE ..................................................................................... 96 18.3 EXERCCIOS COMPLEMENTARES PARA REDAO EMPRESARIAL .......................................................................... 97 18.4 EXERCCIOS E TEXTOS COMPLEMENTARES PARA POSTURA NO AMBIENTE DE TRABALHO E ETIQUETA EMPRESARIAL. 99



18.5 TEXTOS .............................................................................................................................................. 100

NO DEIXE PARA AMANH O QUE PODE E DEVE SER FEITO HOJE! ............................................................... 101

TODO MUNDO, ALGUM, QUALQUER UM, NINGUM E CADA UM. ............................................................. 101

19 CONCEITOS IMPORTANTES .................................................................................................................. 101

19.1 RESILINCIA ...................................................................................................................................... 101 19.2 PROATIVIDADE ................................................................................................................................. 102 19.3 ASSERTIVIDADE ................................................................................................................................ 102



1 INTRODUO 1.1 RESUMO DA PROFISSO DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Executar tarefas administrativas dirias.

1.2 QUAIS SO AS TAREFAS E RESPONSABILIDADES DA PROFISSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO?

Digitar cartas, relatrios, comunicao interna, atas de reunio e outros documentos.

Preparar apresentaes e planilhas.

Organizar reunies, apresentaes, jantares e outros eventos. Elaborar atas nas reunies (caso no haja na empresa um (a) secretrio (o)). Organizar viagens.

Manter organizado os arquivos da empresa ou setor.

Solicitar mveis, papis, formulrios e outros materiais usados no escritrio.

Ajudar na recepo se necessrio. Elaborar oramentos e relao de estoque.

Pagar contas, faturas bancrias e fazer faturamento.

Manter organizado o escritrio e com bom layout.

Sugerir e implementar novos mtodos de trabalho.

Contratar e treinar novos auxiliares de escritrio.

Conscientizar os funcionrios para os procedimentos de segurana.



1.3 QUAIS SO OS REQUISITOS PARA SER UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.3.1 Habilidades Necessrias

- Boa habilidade de comunicao escrita e oral.

- Boa habilidade em usar computadores, processadores de textos e planilhas eletrnicas.

- Boa habilidade em resoluo de problemas, planejamento e organizao. - Habilidade em clculos bem como raciocnio dinmico.

- Saber trabalhar sob presso, priorizar tarefas e honrar compromissos de datas trmino de servios.

- Saber manter informaes confidenciais.

1.3.2 Conhecimentos Necessrios

- Conhecer mtodos, sistemas, procedimentos, equipamentos de trabalho em um escritrio.

- Deve se empenhar em saber o funcionamento dos diversos setores da empresa.

- Deve saber elaborar oramentos e elaborar relatrios.

- Deve saber manter registros e controles.

1.3.3 Qualidades Pessoais

- Ser pr-ativo

- Bem organizados.

- Pacientes.

- Habilidade de relacionar-se com pessoas diferentes.

- Saber adaptar-se a novas tarefas.

- Ser resiliente

- Ter controle emocional

- Ser assertivo

- Disponibilidade para aprender novos conhecimentos e manter-se atualizado.

1.3.4 Requisitos Fsicos

- Boa aparncia



1.4 COMO INICIAR NA PROFISSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO? - Segundo grau.

- Ter boa digitao.

- Curso de informtica.

- Curso de auxiliar administrativo.

- Experincia em servios de recepo ou administrativos.

- Noes de contabilidade e recursos humanos fazem um bom diferencial.

- Noes de lngua estrangeira valoriza seu currculo.

ATENO

Estes so alguns requisitos necessrios, porm se voc ainda no possui alguns deles, ainda h tempo para voc se desenvolver e buscar uma destas oportunidades que o mercado oferece, seja persistente!



1.5 ATIVIDADES

Falamos at o momento do que importante para o exerccio desta atividade, mas alm de conhecermos a funo importante saber se temos perfil para ela, pois caso contrrio hora de desenvolv-lo imediatamente, ento vamos l:

1. Liste trs pontos fortes que voc possui?

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

3. Defina voc em uma palavra e cite o motivo.

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

4. Quais so seus objetivos para os prximos meses, e o que voc tem feito para alcan-los?

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

5. O que um dia perfeito pra voc?

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

6. Preencha o quadro abaixo, com as suas informaes e lembre-se que voc um conjunto de sentimentos e habilidades que caminham sempre juntos por isso devemos buscar o equilbrio na vida pessoal e profissional, pois uma estar sempre refletindo na outra.

CONDIES Profissional Social Familiar Quais so os conhecimentos que preciso adquirir?

Quais so as habilidades que preciso desenvolver?

Quais so os sentimentos que tenho que desenvolver?

Qual o comportamento adequado para aprimoramento continuo de minhas relaes?



2 PESSOA FISICA X PESSOA JURDICA Muitas pessoas no sabem de fato quais as principais diferenas entre pessoa fsica e pessoa jurdica, e quais suas implicaes na sociedade civil atual. Para esclarecer de uma vez, aqui esto os conceitos institudos no Cdigo Civil de 2002.

2.1.1 Pessoa fsica

todo e qualquer indivduo, homem ou mulher, capaz de perceber o mundo atravs de seus sentidos e razo. Todo indivduo um ser humano, e est sujeito s leis fsicas da natureza. Tambm chamado de "pessoa natural", pois a denominao do ser que possui personalidade, desde o seu nascimento at sua morte. Para exercer uma atividade econmica, a pessoa fsica pode atuar como autnoma ou como scia de uma empresa ou sociedade simples.

Documentos que as identificam:

* CPF Cadastro Nacional de Pessoa Fsica

* C.I Carteira de identidade, podendo ser substituda por um documento com foto ( Carteira nacional de habilitao(CNH), carteira de trabalho e previdncia social(CTPS) ou passaporte.

* Certido de Nascimento

2.1.2 Pessoa jurdica A pessoa jurdica no se relaciona ao indivduo em si, mas em entidades. Essas entidades possuem responsabilidades jurdicas perante a lei, conforme o artigo 40 do Cdigo Civil. E so conhecidas por ns como empresas.

Documentos que as identificam:

-Contrato Social*;

-CNPJ Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas*.

*Esclareceremos mais sobre estes itens nos prximos tpicos



3 EMPRESAS OU PESSOAS JURDICAS As empresas so organizaes econmicas particulares, pblicas ou mistas que oferecem bens e ou servios tendo, em geral, o lucro como objetivo (em uma viso mais moderna, o lucro uma conseqncia, ou retorno esperado pelos investidores, do processo produtivo e, para as empresas pblicas ou entidades sem fins lucrativos representado pela rentabilidade social). Para que uma empresa consiga atingir seu objetivo, necessria a unio de quatro elementos ou recursos, a saber:

1. Humanos: so os funcionrios organizados em uma hierarquia. o elemento mais importante para que a empresa alcance seus objetivos. 2. Materiais: so as mquinas que se destinam a produzir bens e servios.

3. Tcnicos: so as habilidades para desenvolver o objeto social da empresa, ou seja, saber lidar com o que se prope a fazer.

4. Financeiros: de fundamental importncia, o capital empregado na produo dos bens, na atividade comercial e/ou servios.

As empresas podem ser:

Pblica A empresa oriunda de rgos governamentais, podendo ser municipal, estadual ou federal, seu capital 100% pblico, sem a participao do capital privado.

Privada Originada de uma firma individual ou de Sociedade, onde o capital social de origem particular. A empresa privada poder individual, denominada como empresrios ou sociedade, formada por duas ou mais pessoas.

Mista a juno das Empresa Pblicas com a Empresas Privadas, neste caso a empresa Pblica detm a maior parte das Aes, assumindo os controles Administrativos, cabendo Empresa Privada os servios de utilidade pblica.

3.1 CLASSIFICAO DAS EMPRESAS Vamos conhecer algumas classificaes das empresas que nos facilite entender o papel desta estrutura no cenrio econmico.



3.1.1 Setor Econmico

Quanto ao setor econmico as empresas so divididas em:

- Setor primrio: setor agrcola produzem a matria-prima;

- Setor secundrio: indstrias transformam a matria-prima em bens de consumo ou em mquinas industriais;

- Setor tercirio: servios envolve a comercializao de produtos em geral e o oferecimento de servios comerciais, pessoais e comunitrios a terceiros.

3.1.2 Quantidade de scios

O proprietrio da empresa pode ser apenas uma pessoa, casos das empresas individuais, como podem ser mais de uma, formando sociedades.

Vamos conhecer as mais comuns:

- Empresa em nome individual quando o proprietrio da empresa apenas uma pessoa; geralmente, neste tipo de organizao o capital particular do proprietrio se confunde com o da empresa;

- Empresa de Responsabilidade Limitada ou Sociedade por quotas - o tipo mais comum, onde os scios so responsveis pela empresa de acordo com a quantidade de quotas.

Exemplo: Moveis aliana Ltda.

- Sociedade Annima, (SA - terminao no nome da empresa) - tem seu capital distribudo em aes e a responsabilidade de cada scio, ou acionista, correspondente a quantidade e valor das aes que ele possui.

Exemplo: Petrobrs S/A.

- Cooperativas, (CRL - terminao no nome da empresa) - um sistema econmico que faz das cooperativas a base de todas as atividades de produo e distribuio de riquezas, tendo como objetivo difundir os ideais em que se baseia, no intuito de atingir o pleno seu desenvolvimento econmico e social.

a unio de pessoas voltadas para um objetivo comum, visando alcanar os objectivos propostos na sua constituio estatutria.

Exemplo: Coopercred cooperativa de crdito



- Em Comandita Dois tipos: comandita por aes - So regidas pelas normas das sociedades annimas porque tem seu capital dividido em aes;

- Comandita Simples: tipo de sociedade onde, ao lado dos scios de responsabilidade ilimitada e solidria, existem aqueles que entram apenas com o capital, no participando da gesto do negcio, tendo, portanto, sua responsabilidade restringida ao capital subscrito;

- Sociedade Simples: aquela formada por pessoas que exercem profisso de natureza intelectual, cientfica, artstica ou literria, mesmo sem contar com colaboradores;

- Sociedade em nome Coletivo: constituda apenas por pessoas fsicas que respondem ilimitada e solidariamente pelas obrigaes da sociedade;

3.1.3 Micro Empresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP) Atualmente no Brasil feita uma definio para a micro empresa e empresa de pequeno porte em virtude da unificao de alguns impostos que o governo oferece e algumas vantagens burocrticas das quais as empresas com essa qualificao so dispensadas sendo:

1. Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurdica (IRPJ); 2. Contribuio para os Programas de Integrao Social e de Formao do Patrimnio do Servidor Pblico - PIS/Pasep;

3. Contribuio Social sobre o Lucro Lquido (CSLL); 4. Contribuio para Financiamento da Seguridade Social (Cofins); 5. Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI); 6. Contribuies para a Seguridade Social, a cargo da pessoa jurdica, de que tratam o art. 22 da Lei no 8.212, de 1991 e o art. 25 da Lei no 8.870, de 1994.

Quanto a burocracia as microempresas e as empresas de pequeno porte so dispensadas:

I - da afixao de Quadro de Trabalho em suas dependncias;

II - da anotao das frias dos empregados nos respectivos livros ou fichas de registro;

III - de empregar e matricular seus aprendizes nos cursos dos Servios Nacionais de Aprendizagem;



IV - da posse do livro intitulado "Inspeo do Trabalho"; e

V - de comunicar ao Ministrio do Trabalho e Emprego a concesso de frias coletivas.

Entretanto, o disposto no art. 51 desta Lei Complementar no dispensa as microempresas e as empresas de pequeno porte dos seguintes procedimentos:

I - anotaes na Carteira de Trabalho e Previdncia Social - CTPS;

II - arquivamento dos documentos comprobatrios de cumprimento das obrigaes trabalhistas e previdencirias, enquanto no prescreverem essas obrigaes;

III - apresentao da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo

de Servio (FGTS) e Guia de Recolhimento do FGTS e de Informaes Previdncia Social- GFIP;

IV - apresentao das Relaes Anuais de Empregados e da Relao Anual de Informaes Sociais - RAIS e do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED.

Esta unificao recebeu o nome de: SIMPLES NACIONAL.

Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuies das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples) um regime tributrio diferenciado, simplificado e favorecido, aplicvel s pessoas jurdicas consideradas como microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), nos termos definidos na Lei no 9.317, de 1996, e alteraes posteriores, estabelecido em cumprimento ao que determina o disposto no art. 179 da Constituio Federal de 1988. Constitui-se em uma forma simplificada e unificada de recolhimento de tributos, por meio da aplicao de percentuais favorecidos e progressivos, incidentes sobre uma nica base de clculo, a receita bruta (toda receita arrecadada pela empresa em um determinado perodo).



Desta forma definiu-se que:

Micro empresa (ME) - Considera-se ME, para efeito do Simples, a pessoa jurdica que tenha auferido, no ano-calendrio, receita bruta igual ou inferior a R$120.000,00 (cento e vinte mil reais). Empresa de Pequeno Porte (EPP) - Considera-se EPP, para efeito do Simples, a pessoa jurdica que tenha auferido, no ano-calendrio, receita bruta superior a R$120.000,00 (cento e vinte mil reais) e igual ou inferior a R$1.200.000,00 (um milho e duzentos mil reais). O Micro Empreendedor Individual (MEI) foi criado no Brasil para que os trabalhadores informais estejam dentro da Legalidade e principalmente para provar que o trabalho formal muito mais rentvel do que trabalho informal. Foi criado a partir de 01 de Julho de 2009. Os profissionais autnomos e micro empresrios podem optar por se legalizar abrindo uma MEI.

O MEI foi introduzido pela Lei Complementar 128/08 e inserido na Lei Geral da Micro e Pequena Empresa (Lei Complementar 123/06) que possibilita a formalizao de empreendedores por conta prpria como costureiras, salgadeiras, quitandeiros, quiosqueiros, aougueiros, verdureiro, mecnicos entre outros.

As principais caractersticas da MEI so:

* Empresa individual (sem scios) * Faturamento mensal at 3 mil reais

* Ter um empregado que receba salrio de somente um salrio mnimo ou piso da categoria

* A atividade da empresa tem que se enquadrar no simples nacional

* No ter empresa em seu nome nem participar de outra empresa como scio

Nota: estes valores so definidos de acordo com o Governo Federal e so passveis de alteraes, neste caso importante estar atento as mudanas da legislao.

4 COMO NASCE UMA EMPRESA?

Para registrar uma empresa existe um processo burocrtico, exigido por lei, para que as mesmas possam entrar em funcionamento, para tanto vale ressaltar a importncia de uma



boa assessoria contbil, pois existem registros indispensveis a serem feitos. Informaremos alguns passos importantes onde trataremos da abertura de uma empresa Limitada (Ltda.) por ser o tipo mais comum utilizado. aconselhvel consultar previamente toda a legislao referente ao negcio. A exigncia de documentos varia muito, de acordo com os seguintes aspectos: ramo de atividade; tipo de empresa (sociedade comercial ou firma individual); regio geogrfica; Estado e, s vezes, at mesmo de um Municpio para outro.

Os procedimentos bsicos esto relacionados nas etapas a seguir:

1. Registro na Junta Comercial ou Cartrio (dependendo do ramo de atividade, registra-se em um ou outro rgo) nesta etapa o *contrato social da empresa j deve estar pronto para ser arquivado neste rgo.

2. Registro na Receita Federal somente aps o registro na JUCEES (Junta Comercial do Estado Esprito Santo) pode-se solicitar a inscrio da empresa na receita federal para obteno do CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas

3. Registro na Receita Estadual para obteno da Inscrio Estadual (se sua atividade for sujeita ao ICMS - Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios, como por exemplo, comrcio, transporte ou indstria), nesta fase ser solicitado o contato social e o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica). 4. Registro na Prefeitura Municipal, incluindo Alvars de Localizao e Alvars de Licena Sanitrios, mesmo que a empresa j esteja registrada preciso deste documento, pois a ausncia dele impede o seu funcionamento e dependendo da atividade da empresa pode haver a necessidade de outras licenas isto depende da sua atividade.

Apenas o registro nestes rgos, porm, pode no ser suficiente. Pode ser que o ramo de atividade obrigue o registro em rgos especficos, por exemplo, escritrios contbeis, devem fazer o registro no CRC Conselho Regional de Contabilidade.

4.1 FIRMA OU RAZO SOCIAL E o nome comercial adotado pela sociedade, formado com base no nome civil ou patronmico ( sobrenome derivado do nome do pai) dos scios, seguido da expresso indicativa de seu tipo.. Ex. JOS SILVA E CIA LTDA. Neste caso usar sempre o nome por inteiro ou de forma abreviada. Embora no possua nome de fantasia, poder justapor ao seu nome uma expresso capaz de melhor identific-lo. Ex. JOS SILVA- SAPATARIA.



4.2 DENOMINAO a designao tpica da sociedade que no possui scios de responsabilidade ilimitada. Comumente constituda pelo chamado nome de fantasia, o qual ser sempre acrescido da expresso designativa do tipo da sociedade ( basicamente Ltda ou S/A). Consiste no emprego de uma ou mais palavras indicadoras da espcie de negcio ou atividade que caracteriza a sociedade. Ex. Floricultura Paulista Ltda.; Textil Paraba Ltda;

Um ponto bsico para a formao de uma razo social o emprego do "&" que denomina "e" comercial. No se deve usar o "e" mas sim "& ".

4.3 NOME FANTASIA

Alm da firma ou razo social, a sociedade pode designar-se com um ttulo de propaganda ou marca da casa. Ex.: Mapim, Jumbo, Droga Viva.

4.4 CONTRATO SOCIAL

O contrato entre os scios o instrumento que reger a empresa, mostrando as responsabilidades, direitos e deveres de seus membros e de terceiros. Algumas clusulas so obrigatrias, outras facultativas. O contrato social tambm faz referncia aos dados cadastrais da empresa e das pessoas que compem a sociedade, bem como as atividades que sero desenvolvidas pela mesma.

O corpo do contrato social dever contemplar, obrigatoriamente, o seguinte:

a) nome empresarial, que poder ser firma social ou denominao social; b) capital da sociedade, expresso em moeda corrente, a quota de cada scio, a forma e o prazo de sua integralizao; c) endereo completo da sede (tipo e nome do logradouro, nmero, complemento, bairro/distrito, municpio, unidade federativa e CEP) bem como o endereo das filiais; d) declarao precisa e detalhada do objeto social; e) prazo de durao da sociedade; f) data de encerramento do exerccio social, quando no coincidente com o ano civil; g) as pessoas naturais incumbidas da administrao da sociedade, e seus poderes e atribuies; h) qualificao do administrador no scio, designado no contrato; i) participao de cada scio nos lucros e nas perdas; j) foro ou clusula arbitral.



O que pode ser facultativo, por exemplo:

a) regras das reunies de scios (art. 1.072 CC/2002); b) excluso de scios por justa causa (art. 1.085 CC/2002); c) outras, de interesse dos scios.

4.4.1 MODELO DE CONTRATO SOCIAL

MODELO BSICO DE CONTRATO SOCIAL DE SOCIEDADE LIMITADA de acordo com o Cdigo Civil/2002

CONTRATO DE CONSTITUIO DA EMPRESA EXEMPLO OBJETO LTDA (denominao) ou A & B LTDA ou A & CIA LTDA (exemplo de firma ou razo social)

Pelo presente Instrumento Particular de Contrato Social:

SCIO A, nacionalidade, estado civil (indicar o regime de bens - art. 977, da Lei n 10.406/2002), data de nascimento (se solteiro), profisso, n do CPF..................., n do RG ........................(se apresentado como documento de identificao: certificado de reservista, carteira de identidade profissional, carteira de trabalho e previdncia social, carteira de habilitao, devendo ser indicado o seu nmero, rgo expedidor e a Unidade da Federao onde foi emitida), residente e domiciliado na................................... (tipo e nome do logradouro, n, complemento, bairro/distrito, municpio, UF e CEP),

SCIO B, nacionalidade, estado civil (indicar o regime de bens - art. 977, da Lei n 10.406/2002), data de nascimento (se solteiro), profisso, n do CPF..................., n do RG ........................(se apresentado como documento de identificao: certificado de reservista, carteira de identidade profissional, carteira de trabalho e previdncia social, carteira de habilitao, devendo ser indicado o seu nmero, rgo expedidor e a Unidade da Federao onde foi emitida), residente e domiciliado na................................... (tipo e nome do logradouro, n, complemento, bairro/distrito, municpio, UF e CEP),

Tm entre si justa e contratada a constituio de uma sociedade limitada, nos termos da Lei n 10.406/2002, mediante as condies e clusulas seguintes:

DO NOME EMPRESARIAL, DA SEDE E DAS FILIAIS

CLUSULA PRIMEIRA. A sociedade gira sob o nome empresarial................................ (denominao social, firma ou razo social). (art. 997, II, CC/2002)

CLUSULA SEGUNDA. A sociedade tem sede na (endereo completo: tipo e nome do logradouro, nmero, complemento, bairro ou distrito, CEP, Municpio e Estado).

CLUSULA TERCEIRA. A sociedade poder, a qualquer tempo, abrir ou fechar filial ou outra dependncia, mediante alterao contratual, desde que aprovado pelos votos correspondentes dos scios, no mnimo, a trs quartos do capital social, nos termos do art. 1.076 da Lei n 10.406/ 2002.



DO OBJETO SOCIAL E DA DURAO

CLUSULA QUARTA. A sociedade tem por objeto social a (industrializao, comrcio, produo, prestao de servio etc - de qu?). (art. 997, II, CC/2002) Declarao precisa e detalhada das atividades a serem desenvolvidas, mencionando gnero e espcie. (art. 56, II, da Lei n 8.884, de 11.7.94).Ver Cdigo de Classificao de Atividades CNAE FISCAL (www.cnae.ibge.gov.br)

CLUSULA QUINTA. A sociedade iniciar suas atividades na data do arquivamento deste ato e seu prazo de durao indeterminado. (art. 997, II, CC/2002)

CAPITAL SOCIAL E DA CESSO E TRANSFERNCIA DAS QUOTAS

CLUSULA SEXTA. A sociedade tem o capital social de R$ .................................. (............................... reais), dividido em .............. quotas no valor nominal de R$ .............. (................ reais) cada uma, integralizadas, neste ato , em moeda corrente do Pas, pelos scios, da seguinte forma:

Scio N de Quotas % Valor R$ A B

Total 100

CLUSULA STIMA. As quotas so indivisveis e no podero ser cedidas ou transferidas a terceiros sem o consentimento do(s) outro(s) scio(s), a quem fica assegurado, em igualdade de condies e preo direito de preferncia para a sua aquisio, se postas venda, formalizando, se realizada a cesso delas, a alterao contratual pertinente. (art. 1.056, art. 1.057, CC/2002)

CLUSULA OITAVA. A responsabilidade de cada scio restrita ao valor de suas quotas, mas todos respondem solidariamente pela integralizao do capital social. (art. 1.052, CC/2002)

DA ADMINISTRAO E DO PRO LABORE

CLUSULA NONA. A administrao da sociedade caber ................................................. com os poderes e atribuies de representao ativa e passiva na sociedade, judicial e extrajudicialmente, podendo praticar todos os atos compreendidos no objeto social, sempre de interesse da sociedade, autorizado o uso do nome empresarial, vedado, no entanto, faz-lo em atividades estranhas ao interesse social ou assumir obrigaes seja em favor de qualquer dos quotistas ou de terceiros, bem como onerar ou alienar bens imveis da sociedade, sem autorizao do(s) outro(s) scio(s). (arts. 997, Vl; 1.013. 1.015, 1064, CC/2002)

Pargrafo nico. No exerccio da administrao, o administrador ter direito a uma retirada mensal a ttulo de pro labore, cujo valor ser definido de comum acordo entre os scios.

OU

CLUSULA NONA. A administrao da sociedade ser de todos os scios, em conjunto ou separadamente, com os poderes e atribuies de representao ativa e passiva na sociedade, judicial e extrajudicialmente, podendo praticar todos os atos compreendidos no objeto social, sempre de interesse da sociedade, sendo vedado o uso do nome empresarial em negcios estranhos aos fins sociais, nos termos do art. 1.064 da Lei n 10.406/2002.

1 Fica facultada a nomeao de administradores no pertencentes ao quadro societrio, desde que aprovado por dois teros dos scios, nos termos do art. 1.061 da Lei n 10.406/ 2002.



2 No exerccio da administrao, os administradores tero direitos a uma retirada mensal, a ttulo de pro labore, cujo valor ser definido de comum acordo entre os scios.

DO BALANO PATRIMONIAL DOS LUCROS E PERDAS

CLUSULA DCIMA. Ao trmino de cada exerccio social, em 31 de dezembro, o administrador prestar contas justificadas de sua administrao, procedendo elaborao do inventrio, do balano patrimonial e do balano de resultado econmico, cabendo aos scios, na proporo de suas quotas, os lucros ou perdas apurados. (art. 1.065, CC/2002)

CLUSULA DCIMA PRIMEIRA. Nos quatro meses seguintes ao trmino do exerccio social, os scios deliberaro sobre as contas e designaro administrador(es), quando for o caso. (arts. 1.071 e 1.072, 2o e art. 1.078, CC/2002)

DO FALECIMENTO DE SCIO

CLUSULA DCIMA SEGUNDA. Falecendo ou interditado qualquer scio, a sociedade continuar sua atividade com os herdeiros ou sucessores. No sendo possvel ou inexistindo interesse destes ou do(s) scio(s) remanescente(s), o valor de seus haveres ser apurado e liquidado com base na situao patrimonial da sociedade, data da resoluo, verificada em balano especialmente levantado.

Pargrafo nico. O mesmo procedimento ser adotado em outros casos em que a sociedade se resolva em relao a seu scio. (arts. 1.028 e 1.031, CC/2002)

DA DECLARAO DE DESIMPEDIMENTO

CLUSULA DCIMA TERCEIRA. O(s) Administrador(es) declara(m), sob as penas da lei, que no est(o) impedido(s) de exercer(em) a administrao da sociedade, por lei especial ou em virtude de condenao criminal, ou por se encontrar(em) sob os efeitos dela, a pena que vede, ainda que temporariamente, o acesso a cargos pblicos, ou por crime falimentar, de prevaricao, peita ou suborno, concusso, peculato ou contra a economia popular, contra o sistema financeiro nacional, contra normas de defesa da concorrncia, contra as relaes de consumo, f pblica ou propriedade. (art. 1.011, 1, CC/2002)

DOS CASOS OMISSOS

CLUSULA DCIMA QUARTA. Os casos omissos no presente contrato sero resolvidos pelo consenso dos scios, com observncia da Lei n 10.406/2002.

DO FORO

CLUSULA DCIMA QUINTA. Fica eleito o foro de............. para o exerccio e o cumprimento dos direitos e obrigaes resultantes deste contrato.

E, por estarem assim justos e contratados, lavram este instrumento, em 03 (trs) vias de igual forma e teor, que sero assinadas pelos scios. Recife, -- de --------- de 200- .

______________________________________________

SCIO A ______________________________________________

SCIO B



Visto ______________ Nome: OAB/------ ) (dispensado para o contrato social de microempresa e de empresa de pequeno porte)

Testemunhas: opcional

_________________________________________ ______________________________________ Nome, Identidade, Org. Exp. e UF Nome, Identidade, Org. Exp. e UF

Observaes: 1. Inserir clusulas facultativas desejadas. 2. Assinatura dos scios ou dos seus procuradores no fecho do contrato social, com a reproduo de seus nomes: Observao: scio menor de 16 anos, o ato ser assinado pelo representante do scio; scio maior de 16 e menor de 18 anos, o ato ser assinado, conjuntamente, pelo scio e seu assistente; 3. Visto de advogado: visto/assinatura de advogado, com a indicao do nome e o do numero de inscrio na OAB/Seccional. O visto dispensado para o contrato social de microempresa e de empresa de pequeno porte, conforme art. 6, pargrafo nico, da Lei n 9.841/.99 4. Rubricar as demais folhas no assinadas, conforme art. 1, I, da Lei 8.934/94). 5. Assinatura das Testemunhas (facultativa): sero grafadas com a indicao do nome do signatrio, por extenso e de forma legvel, com o numero da identidade, rgo expedidor e UF. 6. O documento no pode conter rasuras, emendas ou entrelinhas. (deletar) 7. Inserir clusulas facultativas desejadas.

4.4.2 CARTO DE CNPJ Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas



Observao: O CNPJ tem a configurao XX.XXX.XXX/XXXX-XX, onde os primeiros oito dgitos so o nmero-base, os quatro seguintes o nmero de ordem das filiais da empresa, o penltimo o DV (Dgito de Verificao)

4.4.3 CARIMBO DE CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica

5 COMO SE ORGANIZA UMA EMPRESA?

Em qualquer tipo de atividade que envolva a participao de muitas pessoas, a comunicao um fator essencial para o bom andamento do que se deseja fazer. Em uma empresa essa comunicao ocorre, geralmente, entre os diferentes departamentos. Se esse quesito, no entanto, falha; h problemas vista.

Dificilmente um setor dentro de uma empresa tem autonomia e independncia totais para executar suas funes. Ele est sempre em contato com outros, trocando informaes, materiais ou conhecimentos.

Caso as relaes entre os departamentos sejam ineficientes ou incompletas, o funcionamento da organizao como um todo fica prejudicado. Uma boa comunicao interdepartamental, feita de maneira eficaz e sistematizada, evita transtornos desnecessrios.

Os departamentos mais comuns encontrados nas empresas so:

- Departamento Financeiro: contabilidade, contas a pagar, contas a receber, tesouraria,

- Departamento Jurdico

- Departamento Comercial: Setor de compras, setor de vendas, Markenting

- Departamento Administrativo: recepo, segurana, servios gerais.



- Departamento Operacional: rea de produo(no caso de indstria), setores que envolvem a fabricao do produto ou servio da empresa.

- Departamento de Recursos humanos: departamento pessoal, treinamento, recrutamento e seleo.

Estes so alguns departamentos que possivelmente podem ser encontrados nas empresas, mas podero haver mudanas em algumas estruturas, o que importante que haja organizao e uma boa diviso de tarefas para garantir o sucesso da estrutura.

5.1 MISSO, VISO, VALORES E OBJETIVOS Sempre que algum na empresa estiver em dvida do que fazer, como agir, ou o que ou como decidir, em que se apoiar numa deciso, deve recorrer a este conjunto: Misso, Viso e Valores. Este o principal papel deste conjunto. Vamos conhecer a importncia de cada palavra deste conjunto: 5.1.1 Misso

A misso deve responder o que a empresa ou a organizao se prope a fazer, e para quem.

O enunciado da misso uma declarao concisa do propsito e das responsabilidades da sua empresa perante os seus clientes:

- Por que a empresa existe?

- O que a empresa faz?

- Para quem?

O propsito algo com muito mais significado do que a simples descrio do que feito internamente; a misso retrata a verdade de que o resultado da empresa maior do que a soma das partes do que feito.

A empresa no se define pelo seu nome, estatuto ou produto que faz, ela se define pela sua misso. Somente uma definio clara da misso, a razo de existir da organizao, torna possvel, claro e realista os objetivos da empresa. (Peter Drucker);



5.1.2 Viso

O enunciado da viso a descrio do futuro desejado para a empresa. Esse enunciado reflete o alvo a ser procurado:

- pelos esforos individuais;

- pelos esforos das equipes e

- pela alocao dos recursos.

Viso, tambm no tem nada a ver com projetos ou sistemas, que devem ou se sonha verem implantados, a viso no deve apontar quaisquer "comos", ou declaraes de intenes ou ainda de boa vontade.

O enunciado da viso, alm dos aspectos de aspirao e inspirao, de ser prtica, realista e visvel, enfim deve facilitar a resposta s seguintes perguntas:

- No que a empresa quer se tornar?

- Qual a direo apontada?

- Onde ns estaremos?

- O que a empresa ser?

- Em que direo eu devo apontar meus esforos?

- Eu estou ajudando a construir o que?

- Os recursos investidos esto levando a empresa para onde?

Articulaes das aspiraes de uma empresa a respeito de seu futuro (Hart)



5.1.3 Objetivos Intenes assertivas e coerentes na busca por algo de valor; de resultados auspiciosos de progresso, lucro, vantagens, melhorias, onde a situao futura almejada seja melhor que a presente. um propsito ou alvo desejado e perseguido pela entidade visando uma situao melhor.

Os objetivos devem surgir da anlise das oportunidades e recursos e no de pensamentos e desejos. (Kotler)

5.1.4 Valores

Valores so princpios, ou crenas, que servem de guia, ou critrio, para os comportamentos, atitudes e decises de todas e quaisquer pessoas, que no exerccio das suas responsabilidades, e na busca dos seus objetivos, estejam executando a Misso, na direo da Viso.

Os valores tambm podem ser vistos como um conjunto de crenas, ou princpios, que: - definem e facilitam a participao das pessoas no desenvolvimento da Misso, Viso e dos prprios Valores;

- definem e facilitam a articulao da Misso, Viso e Valores;

- facilitam a colaborao entre os empregados;

- facilitam o comprometimento dos empregados com o mercado, e

- facilitam o comprometimento dos empregados com a comunidade e a sociedade.

Por fim, o conjunto Misso, Viso e Valores e objetivos servem tambm para facilitar e promover a convergncia dos esforos humanos, materiais e financeiros.

A Misso, Viso e Valores a forma de voc estar l, presente em cada Hora da Verdade da sua empresa, sem precisar ir para l.

O conjunto Misso, Viso e Valores pode e deve ser transformado em uma avaliao 360, onde todos da sua empresa avaliam todos com os quais se relacionam, permitindo um acompanhamento do desempenho e da adeso de cada empregado a esse conjunto.



5.2 RESPONSABILIDADE SOCIAL

O mundo empresarial vem se empenhando, nos ltimos anos, em uma ampla e profunda reviso do seu papel e da sua responsabilidade social, hoje, revestida de um novo significado.

J foi o tempo em que, para uma organizao empresarial ser considerada socialmente responsvel, bastava gerar empregos, pagar impostos e produzir algum bem ou servio para o mercado. Isso, na verdade, seu propsito econmico. Atualmente, o papel reservado empresa, no conjunto da vida social, est em plena expanso com a adoo de prticas e compromissos perante a sociedade. Alm de gerar resultados para remunerar o capital nela investido, por meio do atendimento das necessidades e expectativas de seus clientes, a empresa deve ter compromissos com os seus colaboradores e com a coletividade para se tornar socialmente responsvel.

5.3 DESENVOLVIMENTO SUSTENTVEL Com o que chamamos de progresso, vemos hoje a degradao total quase incontrolvel do planeta, sempre pela ganncia do homem em alcanar resultados sempre financeiros e imediatos. Destroem as florestas criando um desequilbrio em que nem mesmo eles prprios podem acreditar os rios despejando os mais variados e estranhos lixos e assim por diante.

Diante dessa terrvel e triste constatao surge a idia do desenvolvimento sustentvel, que busca conciliar o desenvolvimento econmico com a preservao ambiental, e com isso amenizar pelo menos a pobreza no mundo.

As pessoas de bem acreditam que o desenvolvimento sustentvel seja possvel, ou seja, os programas de educao ambiental devem ser colocados com fora, de forma a acordar quem ainda no se engajou em programas dessa natureza. O que ento o desenvolvimento sustentvel se no o equilbrio entre a tecnologia e o ambiente, revelando-se os diversos grupos sociais de uma nao e tambm dos diferentes pases na busca da eqidade e justia social, assim definido pelos estudiosos do assunto.



5.4 ATIVIDADES

Antes de darmos continuidade vamos recapitular algumas informaes que j recebemos at o momento, ento responda os questionamentos abaixo:

1. Qual a diferena entre pessoa fsica e pessoa jurdica? 2. O que devemos levar em considerao para classificar as empresas?

3. Qual o tipo de empresa mais comum no Brasil?

4. Quanto a quantidade de scios, como podem ser classificadas as empresa,? Aproveite e cite algumas empresas que voc conhea.

5. Para legalizao definitiva de uma empresa, algumas providncias devem ser tomadas, quais?

6. Que significa a sigla CNPJ e CPF?

7. porque importante dividir uma empresa em departamentos? Voc gostaria de atuar em algum departamento especfico, qual?

8. O que voc entende por responsabilidade Social?

9. Qual a importncia da misso, valores, viso e objetivos para as empresa? 10. Como podemos promover na empresa o desenvolvimento sustentvel?

5.5 ORGANOGRAMA

Organizar significa estruturar e integrar as atividades desenvolvidas em uma empresa, distribuindo-se por departamentos, setores, sees, etc., conforme suas necessidades.

Ao organizar uma empresa, agrupam-se as suas atividades em determinados rgos, atribuindo-lhes cargos ou funes, alm de definir as relaes de hierarquia (autoridade) entre cada um desses rgos. Assim sendo, obtm-se a estrutura organizacional que a forma de arrumao de uma empresa de maneira a oferecer-lhe maiores probabilidades de obter bons resultados.



5.5.1 Hierarquia

Quando se fala em hierarquia, surge-se imediatamente um conceito de chefia. Na realidade hierarquia significa mais que esse conceito e precisa ser vista e entendida amplamente pela importncia que representa para a empresa.

As relaes de autoridade fundamentam-se na estrutura organizacional de subordinao, enquanto as relaes de responsabilidade so as definidas pelas ordens e orientaes recebidas e a quem devem passar contas do trabalho realizado.

A relao existente entre a autoridade e a responsabilidade forma uma rede definida como hierarquia, cujas relaes de autoridade podem apresentar-se em dois nveis: vertical e horizontal.

5.5.2 Modelo de organograma I

Diretoria

Departamento financeiro

Departamento jurdico

Departamento de Recursos Humanos

Departamento Administrativo

secretria

Contabilidade tesouraria Contas a pagar

Conta a receber

Departamento Pessoal

Treinamento Recrutamento E

Seleo

- Recepo - Segurana

-Servios Gerais



5.5.3 Modelo de organograma II

5.6 FLUXOGRAMA

Os fluxogramas so usados para descrever diversas situaes, processos ou fluxos de material ou pessoas. Para garantir esta flexibilidade de objetivos so usados inmeros modelos diferentes e smbolos que tero sua aplicabilidade determinada pelo que se quer representar e por qual motivo. At mesmo o significado dos smbolos pode mudar dependendo da terminologia a que se recorre, por isso, sempre que possvel, bom usar legendas.

5.6.1 objetivos permitir uma anlise detalhada dos procedimentos inerentes operacionalizao

do sistema, com o intuito de melhorar o mtodo utilizado, racionalizando recursos humanos e materiais ;

padronizar a representao dos mtodos e procedimentos administrativos;

maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos;

facilitar a leitura e o entendimento;

facilitar a localizao e a identificao dos aspectos mais importantes;

maior flexibilidade;

melhor grau de anlise.



Para trabalhos de anlise administrativa, o fluxograma , por excelncia, o grfico mais utilizado.

5.6.2 Vantagens

apresentao real do funcionamento de todos os componentes de um mtodo administrativo, o que facilita a anlise da eficincia de um sistema;

possibilidade de visualizao integrada de um mtodo administrativo,o que facilita o exame dos vrios componentes do sistema e de suas possveis repercusses negativas ou positivas;

propiciar o levantamento e anlise de qualquer mtodo administrativo, do mais simples ao mais complexo;

propicia a atualizao e manuteno do mtodo administrativo de maneira mais adequada, pela melhor clareza das alteraes introduzidas, incluindo suas causas e efeitos.

5.6.3 Anlise da rotina pelo fluxograma

Pontos bsicos:

o que feito. Para que serve;

necessidade real da fase que est sendo analisada ( influncia no resultado final da rotina analisada);

local onde a fase est sendo realizada e a convenincia de manter ou alterar o local, objetivando maior simplificao da rotina;

o momento (quando) esta fase realizada e se a sua seqncia est corretamente fixada;

quais os responsveis pela sua execuo e se a delegao de competncia est correta;

a forma como a fase est sendo executada.



5.6.4 Smbolos

Os smbolos utilizados no fluxograma tm por objetivo evidenciar a origem, processo e destino da informao componente de um sistema administrativo.

SMBOLOS MAIS UTILIZADOS

Incio/Fim

Operao

Documento/Formulrio

Deciso/Escolha de alternativas

Fora de anlise

Arquivo

Aguardando ou

Conector de pgina

Quando se quer representar junto ao fluxograma, de quem a responsabilidade pela execuo da tarefa pode-se usar dois recursos:

- A insero do nome/cargo/setor responsvel pela ao acima ou junto do texto;



- Ou podem ser utilizadas colunas;

Podemos ainda, ter fluxogramas com diversos formatos e que usam simbologias diferentes. Assim, o fluxograma pode ser classificado de acordo com sua forma de apresentao em:

1 fluxograma (ou diagrama) de bloco, que pode ser horizontal ou vertical; horizontal

vertical



2 fluxograma funcional

3 fluxograma cronograma

Setores envolvidos Tipos de atividades Gerente Setor Financeiro

4 fluxograma geogrfico (superposto ao layout fsico da organizao/regio).



5.6.5 Exemplos de fluxogramas

Exemplo I



Exemplo II



Exemplo III

5.6.6 Atividade

1. Faa uma lista das atividades que voc realiza do momento que voc acorda at a hora que voc vai dormir noite.

2. Escolha um tipo de fluxograma e organize a sua rotina.



5.7 CRONOGRAMA

um instrumento de planejamento e controle semelhante a um diagrama, em que so definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um perodo estimado.

Em nvel gerencial, um cronograma um artefato de controle importante para levantamento dos custos de um projeto e, a partir deste artefato, pode ser feita uma anlise de viabilidade antes da aprovao final para a realizao do projeto. Dentro os mais comuns, podemos citar o cronograma de projeto, de obra, de pesquisa, de trabalho, de execuo, de TCC, de estudo, de evento, etc. Alguns so elaborados at mesmo utilizando o Excel.

5.7.1 Exemplos de cronogramas

Exemplo I



Exemplo II

*CONSUN Conselho Universitrio

Exemplo III CRONOGRAMA DE ATIVIDADES 01 Elaborar estudo de mercado e definir preo - Janeiro 02 Desenvolver estratgias de marketing Fevereiro 03 Treinamento de pessoal para vendas Maro 04 Abastecimento de distribuidores Abril 05 Incio das vendas Abril 06 Estudo de mercado sobre aceitao do produto Maio

5.7.2 Atividade

1.Pense em um projeto pessoal a ser realizado, faa um cronograma que te d possibilidade de realiz-lo.

6 COMO UMA EMPRESA GERENCIADA Para gerenciar uma empresa necessrio conhecer o seu funcionamento, neste caso vamos abordar alguns conceitos bsicos da parte contbil que orienta o gestor na tomada de decises.



6.1 CONCEITO DE CONTABILIDADE

A Contabilidade a cincia que tem como finalidade registrar, coletar, resumir informar e interpretar dados e fenmenos que afetam as situaes patrimonial, financeira e econmica de qualquer entidade.

6.2 DBITO X CREDITO Dbito de uma conta: todo e qualquer valor monetrio que se deve ou se paga.

Crdito de uma conta: todo e qualquer valor monetrio que se tem a receber.

Saldo de uma conta: representa a diferena entre o valor do dbito e o valor do crdito. Os saldos podem ser: devedor, credor ou nulo.

Devedor: quando o valor do dbito for superior ao do crdito;

Credor: quando o valor do crdito for superior ao do dbito;

Nulo: quando o valor do dbito for igual ao do crdito.

6.3 RELATRIOS CONTBEIS GERENCIAIS Os relatrios que auxiliam na tomada de decises fazem parte do processo de escriturao contbil. Vamos conhecer os essenciais:

6.3.1 Dirio

um livro obrigatrio, exigido para todas as empresas pelo Cdigo Comercial Brasileiro e pela Legislao Tributria.



Portanto, todas as operaes da empresa so registradas obrigatoriamente e, em primeiro lugar, no Livro Dirio.

Os elementos bsicos utilizados na escriturao do Livro Dirio so:

a) Data da operao (transao); b) Ttulo da conta de dbito e da conta de crdito; c) Valor do dbito e do crdito; d) Histrico: alguns dados fundamentais sobre a operao registrada, tais como, nmero da Nota Fiscal, nmero do cheque, identificao de terceiros envolvidos na operao, etc.

6.3.2 Razo

Atualmente, um livro obrigatrio, sua escriturao efetuada com base nos lanamentos contbeis, devidamente documentados, e previamente registrados no Livro Dirio.

O registro no livro Razo realizado em contas individualizadas, tendo-se, assim, um controle individual por conta.



6.3.3 Caixa

o livro onde so registradas todas as operaes com dinheiro realizadas pela empresa. O modelo mais comum de Livro Caixa dispe de trs colunas sendo a primeira utilizada para o registro de parcelas relativas a valores de dbito ou de crdito, e nas duas colunas restantes so lanados os valores totais de dbito e de crdito, respectivamente.

Na segunda coluna, ou seja, a de dbito so lanadas as entradas de dinheiro, e, na terceira coluna, a de crdito, so registradas as sadas de dinheiro.

6.3.4 Balancete de verificao

Como vimos, anteriormente, para cada um ou mais lanamentos de Dbito, haver um ou mais lanamentos de Crdito de igual valor, e, por conseqncia, a qualquer instante, a soma dos Saldos Devedores dever ser igual soma dos Saldos Credores.

Mensalmente, o Balancete de Verificao levantado com o objetivo de verificar a exatido dos lanamentos contbeis. O saldo de cada conta apurado no Livro Razo.



6.3.5 Balano Patrimonial

a apresentao padronizada dos saldos de todas as Contas Patrimoniais, ou seja, as que representam elementos que compem o Patrimnio de uma empresa, num determinado momento.

Trata-se de uma posio esttica geralmente levantada em fins de perodos, que pode ser: ms, trimestre, semestre ou exerccio social.

O Balano composto pelo ATIVO, PASSIVO E PATRIMNIO LQUIDO e de uma de uma forma ilustrativa podemos dizer que no ATIVO temos os bens e direitos da empresa e PASSIVO as Obrigaes e PATRIMNIO LQUIDO o registro do Capital da empresa e os lucros e prejuzos que empresa teve em um determinado perodo. Estas so apenas algumas informaes sobre este universo vital da empresa que a contabilidade, mas para saber mais sobre esta cincia voc deve se aprofundar neste universo, pois existem vrios tipos de contabilidade (comercial, bancria, industrial, pblica, etc...) porm todas tem o mesmo intuito, garantir a sobrevivncia da organizao.



7 PROGRAMAS DE QUALIDADE

Nos dias atuais, a qualidade um conceito de extrema importncia para as organizaes de uma forma geral. A melhoria contnua da qualidade um dos maiores desafios a serem enfrentados pelas empresas, especialmente as que desejam conquistar novos mercados.

A implementao de um sistema para garantir a qualidade pode receber diversos nomes, como gesto da qualidade total (ggt), controle da qualidade total (cqt), ou outro nome. Contudo, qualquer tipo de programa de qualidade visa melhorar os processos operacionais, os produtos e os servios. Todos eles so compostos por uma srie de atividades planejadas que agregam valor entrega ou prestao de um determinado



produto/servio, reduzindo o risco de falhas. A qualidade total deve estar integrada misso, aos objetivos e aos planos gerais da organizao. Conquistar novos mercados. Vamos abordar trs programas de qualidade muito comuns nas empresas de hoje que so a iso nas sries 9000 e 14000 e o 5 s.

Ter um certificado iso significa que uma empresa tem um sistema gerencial voltado para a qualidade e que atende aos requisitos de uma norma internacional. No h obrigatoriedade para se ter a iso.

7.1 ISO

A ISO (international organization for standardization) um organismo internacional, formado como uma rede de institutos de normalizao de 157 paises, com sede na sua, e tem como objetivo estabelecer normas tcnicas no mbito internacional. O nome iso no representa uma sigla, pois o nome da organizao teria abreviaturas diferentes nas diferentes lnguas (ios em ingls, oin em francs ou oip em portugus), decidiu-se ento utilizar a palavra derivado do grego isos que significa igual. Desta forma, em qualquer lngua e em qualquer pas o nome da organizao ser sempre conhecido como ISO.

7.2 O QUE A SRIE ISO 9000? Em 1987 a ISO editou a srie 9000 com o objetivo de estabelecer critrios para implantao de Sistemas de Garantia da Qualidade. A primeira verso criou uma estrutura de 3 normas sujeitas certificao, a ISO 9001, 9002 e 9003, alm da ISO 9000 que era uma espcie de guia para seleo da norma mais adequada ao tipo de organizao. Com 3 anos de atraso, a ABNT emitiu a primeira verso ( traduo) da srie no Brasil. A mesma foi "batizada" com o nome de srie NBR 19000. Em 1994, a srie foi revisada, porm sem grandes modificaes, apenas com uma pequena ampliao e alguns esclarecimentos em seus requisitos, mantendo a mesma estrutura , ou seja trs normas sujeitas certificao; em paralelo, agora no mais com os trs anos de atraso, a ABNT (Associao Brasileira de Normas Tcnicas) revisou as normas brasileiras, adotando o nome "srie NBR ISO 9000", alinhando-se com o resto do mundo que j adotava nomenclatura similar para suas verses nacionais ( exemplo: na Alemanha: DIN ISO 9000). Em Dezembro de 2000 a srie foi totalmente revisada; alm das alteraes



em sua estrutura, agora temos apenas uma norma sujeita certificao, a ISO 9001, a norma trouxe o enfoque de gerenciamento de processos.

7.3 QUAL A FINALIDADE DO CERTIFICADO ISO 9000?

Em sua essncia, a ISO 9000 uma norma que visa estabelecer critrios para um adequado gerenciamento do negcio tendo como foco principal a satisfao do cliente e consumidor, atravs de uma srie de aes, dentre as quais podemos destacar:

a) a empresa precisa estar totalmente comprometida com a qualidade (considerando qualidade = satisfao do cliente), desde os nveis mais elevados, at os operadores; b) adequado gerenciamento dos recursos humanos e materiais necessrios para as operaes do negcio

c) existncia de procedimentos, instrues e registros de trabalho formalizando todas as atividades que afetam a qualidade;

d) monitoramento dos processos atravs de indicadores e tomada de aes quando os objetivos pr-estabelecidos no so alcanados Como comentamos acima, alm dos aspectos exigncia do cliente, diferencial de marketing, a ISO 9000 uma excelente ferramenta gerencial.

7.4 O QUE A SRIE ISO 14000? Organizaes de todos os tipos esto cada vez mais preocupadas em atingir e demonstrar um desempenho ambiental correto, controlando o impacto de suas atividades, produtos ou servios no meio ambiente, levando em considerao sua poltica e seus objetivos ambientais. Esse comportamento se insere no contexto de uma legislao cada vez mais exigente, do desenvolvimento de polticas econmicas, de outras medidas destinadas a estimular a proteo ao meio ambiente e de uma crescente preocupao das partes interessadas em relao s questes ambientais e ao desenvolvimento sustentvel.

A implementao da ISO 14001 permite descobrir desperdcios e processos ineficientes, tornando possvel a fabricao de mais produtos com menor quantidade de matrias-primas e criando menor quantidade de resduos.

Impulsionadas pela srie de certificaes ISO 9000 no Brasil uma certificao da srie 14000 vem sendo o mais novo "prmio" da indstria brasileira que deseja competir nos mais exigentes mercados internacionais , e porque no dizer nacionais tambm.



7.5 QUEM EMITE OS CERTIFICADOS DA ISO?

Os certificados iso, um atestado de rigor concedido a empresas que cumprem rgidos padres administrativos, so emitidos no brasil por rgos credenciados pelo instituto nacional de metrologia, normalizao e qualidade industrial (inmetro). A lista dos certificadores brasileiros est no site www.inmetro.gov.br. Quem define as exigncias a international organization for standardisation, a iso.

7.6 5 S

O Programa 5S uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na empresa atravs de conscincia e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho agradvel, seguro e produtivo.

O 5 S uma ferramenta administrativa que auxilia na implantao da qualidade, organizao e otimizao nas empresas.

a implantao de uma nova cultura que necessita contar com o comprometimento das equipes de trabalho para gerar os resultados esperados, ambientes limpos, organizados, asseio e bem estar que proporcionam condies para uma maior produtividade.

Mesmo sendo um programa voltado para empresa, j est comprovado que aplicando esta filosofia nas nossas vidas os resultados so fantsticos, pois no podemos desassociar a nossa imagem da imagem da empresa, levando em considerao a necessidade do equilbrio pessoal para o sucesso profissional. O Programa recebeu esse nome devido s iniciais das cinco palavras japonesas que sintetizam as cinco etapas do programa.

7.6.1 ORIGEM

imprescindvel ao falarmos do programa 5S comentar como foi o seu surgimento. O 5S surgiu por volta de 1950, logo aps a 2 Guerra Mundial e sua finalidade era combater a sujeira das fbricas do Japo e garantir a reconstruo da nao. Imagine um pas destrudo com sua populao em pnico, sem dinheiro, saneamento bsico, escolas e hospitais reerguer-se e se posicionar economicamente no mundo. D para se ter idia do poder desta ferramenta quando bem implantada.

No Brasil a pratica do programa 5S se iniciou por volta de 1991.

O Nome 5S devido a sua denominao no Japo que se incio todos os conceitos com a palavra S. Como a traduo do japons para a nossa lngua foi inserindo antes das tradues a palavra Senso para no perder sua originalidade.



1 Seiri = Senso de Utilizao = Arrumao, Organizao, Seleo 2 Seiton = Senso de Ordenao = Sistematizao, Classificao 3 Seiso = Senso de Limpeza = Zelo 4 Seiketsu = Senso de Asseio = Higiene, Sade, Integridade 5 Shitsuke = Senso de Autodisciplina = Educao, Compromisso

7.6.2 Significado

Seiri - Senso de Utilizao: Separar o que utilizamos do que no necessitamos e no usamos.

O primeiro passo para se colocar ordem na casa separar o til do intil. O que realmente utilizado nas tarefas dirias e aquilo que raramente ou nunca usamos. Essa arrumao comea a dar sentido a filosofia de uma nova cultura. O que no necessrio pode e deve ser descartado, transferido para outro departamento, doado, ou simplesmente jogado fora. Ao iniciar este trabalho as pessoas vero que a maioria dos objetos ou papeis guardados realmente so sem importncia. Que estavam simplesmente tumultuando o local de trabalho ou ocupando espao que servem para organizar objetos utilizados constantemente. Vantagens:

Liberao de utenslios, equipamentos e documentos desnecessrios;

Reduo do tempo de procura;

Melhor visualizao do local de trabalho.

SEITON - SENSO DE ORDENAO: CADA MATERIAL TEM SEU LUGAR. Aps organizar e separar o til do intil chegou a hora de arrumar e ordenar todo o material. Nesta etapa importante classificar todos os objetos conforme sua necessidade de uso, aqueles usados constantemente devem ficar sempre mais acessveis do que os objetos usados raramente. muito bom que os objetos sejam identificados, rotulados para que qualquer pessoa que necessite possa encontrar com facilidade e rapidez. Esta etapa auxilia a administrao do estoque, pois os materiais so identificados com



facilidade e se torna mais prtico saber quando est acabando determinado item. E evita tambm a compra em duplicidade.

Vantagens: rapidez e facilidade na busca de documentos e objetos; reduo da perda de tempo; controle do uso de equipamentos e documentos necessrios; estmulo criatividade; facilidade de comunicao; reduo dos riscos de acidentes.

SEISO - SENSO DE LIMPEZA - A MELHOR FORMA DE LIMPAR NO SUJAR. Nada mais propicio para a realizao de um trabalho do que a limpeza. Um ambiente limpo pode at ser simples, mas proporciona conforto as pessoas que ali trabalham. Esta etapa consiste na conscientizao dos funcionrios que primeiro no sujem e segundo se sujar limpem. Se cada um contribuir com a limpeza do local de trabalho muitos desperdcios de tempo e dinheiro sero evitados. Implante esta cultura nas suas equipes: "usou, limpe e guarde".

Vantagens: higiene no local de trabalho; autoconhecimento de livros, equipamentos e documentos; eliminao de desperdcio; satisfao de quem executa.

SEIKETUSU - Senso de Sade - Manter a higiene em todos os locais por ns freqentados, verificando o estado de implantao dos 5S, quer sob o aspecto fsico, quer sob o aspecto mental.

Cada pessoa tem que cuidar da sua aparncia e higiene pessoal, justamente porque so a imagem da empresa.



importante eliminar hbitos de comer no local de trabalho ou fumar. Coisas deste tipo incomodam tanto o cliente interno quanto o externo. Ningum precisa usar roupas de grife, mas necessita ter cuidado com suas vestimentas. Procurando sempre ter cuidado com o bsico.

Ambiente limpo e asseio prprio.

Vantagens:

Higienizao mental e fsica;

Melhoria do ambiente de trabalho;

Melhoria das reas comuns (salas de aula, laboratrios, sanitrios, etc); Condies de trabalho favorveis sade.

SHITSUKE - Senso de Autodisciplina

Esta ultima fase a fase da aceitao e comprometimento das equipes de trabalho. Apesar de ser um programa implantado para beneficio conjunto, tanto a empresa e os funcionrios tero melhorias, reduo de tempo na execuo das tarefas, rapidez, facilidade e maior organizao, ainda existe algumas resistncias.

Estamos falando de mudanas e onde que uma implantao de uma nova cultura no gerar certas insatisfaes?

Alguns podem at serem mais complicados, mas a partir do momento onde a maioria do grupo se comprometer e os resultados comearem a aparecer a resistncia diminui.

Vantagens:

Cumprimento natural dos procedimentos;

Disciplina moral e tica;

Cultivo de bons hbitos;

Efetivao da administrao participativa;

Garantia da qualidade de vida.



8 EQUIPAMENTO DE UM ESCRITRIO Os equipamentos usados nas empresas variam de acordo com o produto ou servio que a mesma produz, no entanto existem alguns que possivelmente voc encontrar em qualquer organizao da qual estiver fazendo parte, como mesas, cadeiras, copiadora, FAX, armrios, telefone, mquina de calcular, Micro computador pois tudo isso bsico para manuteno de um negcio, e a forma de utilizao de cada um varia de acordo com o fabricante, em se tratando de mquinas, mas quanto aos mveis importante que eles estejam dentro dos padres que denominamos de ergonomia, para garantir sua sade e consequentemente a qualidade no seu trabalho.

8.1 O QUE ERGONOMIA? o estudo tcnico das regras de adaptao entre o trabalhador e o equipamento de trabalho.

J sabido que a postura incorreta, que mveis inadequados para um trabalho contnuo e a iluminao incorreta podem ocasionar problemas de sade como os da viso e a LER (leso por esforo repetitivo).

8.2 DOENA OCUPACIONAL Doena ocupacional designao de vrias doenas que causam alteraes na sade do trabalhador, provocadas por fatores relacionados com o ambiente de trabalho.

8.3 SAUDE OCUPACIONAL

A sade ocupacional uma importante estratgia para garantir o bem-estar dos trabalhadores e contribuir efetivamente para a produtividade, motivao e satisfao no trabalho. As doenas ocupacionais so decorrentes da exposio do trabalhador aos riscos da atividade que desenvolve. Podem causar afastamentos temporrios, repetitivos e at definitivos, prejudicando a produtividade. O trabalhador deve aprender a identificar os sinais do prprio corpo para perceber o incio de qualquer desconforto. Os sintomas mais comuns, que requerem a procura por um mdico, so cansao excessivo, desconforto aps a jornada de trabalho, inchao, formigamento dos ps e das mos, sensao de choque nas mos, dor nas mos e perda dos movimentos das mos.

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