02 - Como Construir Uma Instrução de Trabalho

28/04/2015

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Como Escrever uma Instrução de Trabalho

Prof: Édico Comiran

• Uma instrução de trabalho é o documento utilizado paraa descrição de funcionamento das atividades de umdeterminado processo, ou seja, todos os participantes domesmo serão orientados através deste documento decomo realizar suas funções e também como agirconforme uma determinada situação ou ocorrência dedesvios durante o processo de manufatura.

• Ela é uma evolução da Ordem de Serviço e Segurançaprevista na NR-01 Disposições Gerais

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INSTRUTOR

Willian BronguelTécnico em Segurança do Trabalho

Uma Instrução do posto de trabalho deve ser escrita em três fases distintas de modo a termos a informação mais precisa possível.


Primeira fase


INSTRUTOR


Numa primeira etapa, o responsável pelo setor dedocumentos ( qualidade, segurança, meio ambiente.....)solicitará ao responsável pelo posto de trabalho quedescreva, seguindo o roteiro todos os detalhes de suafunção, como:• objetivo,• escopo,• registros,• documentos associados,• ferramentas,• exigências de segurança e;• como executa o seu trabalho.


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INSTRUTOR


Essa descrição deve ser espontânea, feita sem qualquerpressão ou coação, em resumo, naturalmente.

É importante entender que nem sempre o que parece seressencial para o funcionário o é para a empresa, portantotudo o que for escrito deve ser considerado.


INSTRUTOR


Normalmente o funcionário não fará a descrição dospequenos “segredos de sua função”. Isto é totalmentenatural, pois ele receia que uma vez descritos essespequenos segredos, estará totalmente vulnerável. Eacredite, cada função possui um “segredo” operacional.Não se preocupe, pois na segunda fase tudo ficará maisclaro.


Segunda fase


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INSTRUTOR


Esta fase consiste na leitura do material escrito pelofuncionário e sua análise pela chefia.

Cabe, então, à chefia verificar se a operação como descritasegue o roteiro estabelecido pela empresa, se todas asinformações estão especificadas de forma clara e seexistem lacunas nas informações.


INSTRUTOR


Se for percebido que faltam informações, há duas opçõesde ações a serem tomadas.

a) A chefia entrevista o funcionário e, juntos, tentamcompletar as informações necessárias.

b) Uma terceira pessoa isenta e de confiança dofuncionário, por meio de uma entrevista, tenta recolher asinformações necessárias para a complementação daInstrução de Trabalho.


INSTRUTOR


Colhidas as informações necessárias, é então elaborado um rascunho da Instrução de Trabalho pela Chefia.


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Terceira fase


Com o rascunho da Instrução de Trabalho, ofuncionário será consultado para opinar se o queestá descrito corresponde à realidade da funçãooperacional.

Se sim, é então feita a Instrução de Trabalhodefinitiva que receberá um número que é fornecidopelo coordenador da área ou cargo competente decontrole de documentos e a sigla do departamentoemitente dessa Instrução.


Se não-conforme, a Instrução de Trabalho deveráser reescrita pela chefia e pelo funcionárioresponsável pela operação, tantas vezes quantonecessário para termos um material confiável ecompleto.


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As Instruções de Trabalho são numeradas como porexemplo: IT-A-000, onde:

• O IT referente a abreviatura de Instrução deTrabalho

• O A está relacionado ao departamento queemitiu.

• E 000 é um número atribuído de formasequencial à medida que instruções de trabalhosão criadas.


Por exemplo: IT-A-001 onde IT é aInstrução de Trabalho, o A é deAdministração e 001 é a primeiraInstrução de Trabalho emitida pelaempresa


A cada alteração na operação de trabalho, novaInstrução deve ser emitida, agora alterando onúmero da revisão como por exemplo:• Rev 001


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Etapas de uma instrução de trabalho


Abaixo o modelo de uma Instrução de Trabalho maisgenérica, que pode ser usada como uma InstruçãoFuncional (posto de trabalho) ou para um processo.

Para ter uma Instrução de Trabalho que seja bemdetalhada foi desenvolvido um modelo que possui 10 itens(mais comuns às empresas) e que quando bem definidos,abrangem toda a operação de um processo.


1.0 Objetivo

1.1 Coloque aqui qual o motivo de estar sendo feita essaInstrução de Trabalho.

1.2 Inicie sempre com a frase: “O objetivo dessedocumento é fornecer instruções para...”

1.3 Seja bem específico na definição do objetivo dodocumento.


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2.0 Áreas ou Processos

2.1 Defina a(s) área(s) ouo(s) processo(s) ao(s)qual(is) se aplica ainstrução de trabalho.


3.0 Registros

3.1 Indique os tiposespecíficos de registros aserem preenchidos emantidos, e onde eles serãoguardados.


4.0 Procedimentos Associados

4.1 Relacione os Procedimentos Gerenciais pelos quais aInstrução de Trabalho é controlada, se houver essa relaçãode controle.


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5.0 Formulários Funcionais e Documentos

5.1 Relacione os Formulários que devem ser utilizadosjunto à Instrução de Trabalho, bem como outros registrosou documentos.


6.0 Definições

6.1 Dê a definição de termos que são específicos daInstrução de Trabalho ou da área em particular, para que otexto seja compreensível por todos.


7.0 Responsabilidades

7.1 Faça uma lista de departamentos ou funções que são responsáveis pela utilização da Instrução de Trabalho.

7.2 É também interessante indicar quem (qual função) é responsável por mantê-la atualizada.


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8.0 Ferramentas e Equipamentos

8.1 Listar somente as ferramentas e equipamentosespeciais, bem como maquinários específicos que sãoutilizados para executar o trabalho descrito pela Instruçãode Trabalho.


9.0 Exigências de Segurança

9.1 Faça a lista das precauções de segurança que sãonecessárias e que o funcionário deva seguir, e quais osequipamentos de segurança (inclusive EPI’s) devem serutilizados na execução das operações específicas daInstrução de Trabalho para proteger a integridade física e asaúde.


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10.0 Instruções

10.1 Aqui deverão ser descritos todos os passos a seremcumpridos, a fim de completar o objetivo da Instrução deTrabalho.


Variações da instrução de trabalho


As Instruções de Trabalho podem ser apresentadassegundo sua aplicação, em forma de:

a) Fluxograma, para mostrar um processo;

b) Texto, para mostrar a função do posto de trabalho;

c) Imagens Digitalizadas, para mostrar um processo;

d) Texto mais Imagem;


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e) Ou quaisquer combinações desses exemplos, contantoque a Instrução de Trabalho seja clara, direta e quetransmita exatamente como se deve executar otrabalho.

As Instruções de Trabalho devem fazer parte do Sistemade Gestão da Qualidade e são normalmente mencionadasnos Procedimentos aos quais se relacionam.

Mesmo que não seja exigido pela Norma, uma vez queexistem IT’s elas devem ser anexadas e fazer parte doSistema de Gestão da Qualidade.

A Instrução de Trabalho é uma garantia de que o sistemada empresa está sendo monitorado e que as áreas críticassão controladas e documentadas.


Folha espelho


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• Sempre ter uma folha-espelho e está deverá estarescrito que o documento é um Procedimento,Instrução de Trabalho, Formulário.

• Pense em colocar qual foi o departamento que emitiuesse procedimento ou é o responsável por ele, qual adata de sua emissão, qual o número de sua revisão(sim, porque permanentemente esses procedimentosdevem ser melhorados e atualizados às novasrealidades da organização), e quantas páginascompõem o documento.


Instrução de trabalho por fluxograma


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Instrução de trabalho com texto


Neste caso é demonstrado o exemplo de um trecho daInstrução de Trabalho de como deve ser feito opreenchimento de um CAT- Comunicado de Acidente deTrabalho.


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O que é Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT ?

• É um formulário que a empresa deverá preenchercomunicando o acidente do trabalho, ocorrido com seuempregado, havendo ou não afastamento, até oprimeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em casode morte, de imediato à autoridade competente, sobpena de multa.

Recomendações gerais

• Em face dos aspectos legais, recomenda-se que sejamtomadas precauções para o preenchimento da CAT:


1. Não assinar a CAT em branco;

2. Ao assinar a CAT, verificar se todos os itens deidentificação foram devida e corretamentepreenchidos;

3. O atestado médico da CAT é de competência única eexclusiva do médico;

4. O preenchimento deverá ser feito à máquina ou emletra de forma, de preferência com canetaesferográfica;


O que é Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT ?

• É um formulário que a empresa deverá preenchercomunicando o acidente do trabalho, ocorrido com seuempregado, havendo ou não afastamento, até oprimeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em casode morte, de imediato à autoridade competente, sobpena de multa.

Recomendações gerais

• Em face dos aspectos legais, recomenda-se que sejamtomadas precauções para o preenchimento da CAT:


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5. Não conter emendas ou rasuras;

6. Evitar deixar campos em branco;

7. Apresentar a CAT, impressa em papel, em duas vias ao INSS, que reterá a primeira via, observada a destinação das demais vias;


8. O formulário “Comunicação de Acidente do Trabalho –CAT” poderá ser substituído por impresso da própriaempresa, desde que esta possua sistema deinformação de pessoal mediante processamentoeletrônico, cabendo observar que o formuláriosubstituído deverá ser emitido por computador econter todas as informações exigidas pelo INSS.


Comunicação do acidente

A comunicação será feita ao INSS por intermédio doformulário CAT, em seis vias, com a seguinte destinação:

1ª via – ao INSS;2ª via – à empresa;3ª via – ao segurado ou dependente;4ª via – ao sindicato de classe do trabalhador;5ª via – ao Sistema Único de Saúde – SUS;6ª via – à Delegacia Regional do Trabalho – DRT.


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Instrução de trabalho com ilustrações


• Um exemplo típico de uma Instrução de Trabalhomesclando texto e ilustrações são os manuais deinstruções que acompanham equipamentos e nosensinam passo a passo em como instalar e fazerfuncionar o aparelho.

• No caso de se mostrar processos é muito comumutilizar desenhos para melhor compreensão dofuncionário.


Obrigado


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