Perguntas Frequentes

1. Como faço para acessar o Betha Livro Eletrônico? ............................................................... 1

2. Como faço para criar um usuário? ........................................................................................ 2

3. Quando acesso o sistema é exibida uma tela que pede uma Chave de Integridade. O que fazer? ............................................................................................................................................. 5

4. Sou escritório contábil e responsável por várias empresas, no entanto, após utilizar a chave de integridade o sistema não vinculou todas elas ao meu usuário. O que fazer? ............. 6

5. Sou escritório contábil, mas não sei como adicionar meus clientes. Qual procedimento devo realizar? ................................................................................................................................ 6

6. Sou de fora do município e não tenho declarante para emitir os documentos. Como me cadastro? ....................................................................................................................................... 7

7. Acessei o sistema! E agora, o que faço? ............................................................................. 10

8. Meu sistema exporta os dados da declaração em um único arquivo. Como faço para importa-lo no Betha Livro Eletrônico? ........................................................................................ 14

9. Sou uma instituição financeira. Como faço para cadastrar minhas contas de serviço para efetuar a declaração? .................................................................................................................. 15

10. Onde encontro o layout de importação dos arquivos de declaração e/ou do plano de contas? ........................................................................................................................................ 15

11. Importei o arquivo de declaração/plano de contas, porém não sei se o arquivo foi importado. O que fazer? ............................................................................................................. 15

12. Utilizo o Fly e-Nota para emissão das notas fiscais, preciso declará-las também no Betha Livro Eletrônico? ............................................................................................................... 15

13. Como faço para emitir a guia de pagamento? ................................................................ 15

14. Eu já acesso o Betha Livro Eletrônico em outro município. Preciso me cadastrar novamente? ................................................................................................................................ 16

15. Esqueci a senha do meu usuário e não lembro qual o e-mail que está registrado nele ou esqueci a senha deste e-mail para que eu possa utilizar o recurso “Esqueceu o usuário/senha?”. O que faço? ..................................................................................................... 16

16. Como faço para corrigir uma declaração que está encerrada? ...................................... 16

17. Como faço pra conferir os documentos declarados? ..................................................... 18

1. Como faço para acessar o Betha Livro Eletrônico? Primeiramente deves acessar o site https://e-gov.betha.com.br/livroeletronico.

Segundo, deves ter um usuário para efetuar o login. Se você não tiver o usuário, basta

cadastrar-se.

Obs.: Os usuários são registrados na nossa “Central do Usuário”. Deste modo, o usuário criado

para acessar o Betha Livro Eletrônico é o mesmo que acessará o Fly e-Nota e vice-versa.

2. Como faço para criar um usuário? Na página de login do Betha Livro Eletrônico há um link que irá direcioná-lo para a tela de

cadastro.

Na tela abaixo, informe os dados necessários para realizar o cadastro.

Após gravar o cadastro o sistema exibe a mensagem abaixo:

A mensagem acima informa que você deve acessar o seu e-mail e confirmar o cadastro, caso

contrário, ele será excluído automaticamente em 7 dias. Segue abaixo a imagem do e-mail

recebido:

Ao acessar o link sugerido no e-mail de confirmação o sistema exibe a seguinte tela:

Como a mensagem acima informa, você está a 1 passo de concluir o cadastro. Basta

pressionar o botão <Confirmar>.

Ao confirmar é exibida a tela ratificando o processo:

Após isso, entre novamente no site do Betha Livro Eletrônico para acessá-lo pela primeira vez:

https://e-gov.betha.com.br/livroeletronico.

3. Quando acesso o sistema é exibida uma tela que pede uma Chave de Integridade. O que fazer?

A chave de integridade é o que criará o vínculo entre o usuário e a empresa. Esta chave de

integridade deve ser solicitada junto a prefeitura através do e-mail e-mail@prefeitura.com.br.

No e-mail deve ser informado o nome do escritório contábil ou, no caso de existir o setor de

contabilidade dentro da empresa, deve conter o nome dela e o respectivo CNPJ.

Ao obter a chave de integridade, basta informá-la no campo correspondente e pressionar o

botão <Gravar>. Você será redirecionado automaticamente para dentro do sistema Betha Livro

Eletrônico.

Atenção! Se você é um escritório contábil, o sistema identifica e vincula automaticamente o

seu usuário a todas as empresas na qual você é o responsável. No e-mail da chave de

integridade enviado pelo fisco municipal estão listadas todas as empresas sob sua

responsabilidade.

4. Sou escritório contábil e responsável por várias empresas, no entanto, após utilizar a chave de integridade o sistema não vinculou todas elas ao meu usuário. O que fazer?

Neste caso, deve haver algum entrave na prefeitura em relação ao contador no cadastro do

econômico que deveria ter sido vinculado, mas não foi. Entre em contato com o fisco municipal

para resolver esta situação.

5. Sou escritório contábil, mas não sei como adicionar meus clientes. Qual procedimento devo realizar?

Primeiramente deves certificar-se de que não existe nenhum problema de cadastro na

prefeitura entre o econômico em questão e a sua contabilidade. Se estiver tudo correto na

prefeitura, basta seguir os passos a seguir para adicionar empresas:

1- Acesse o sistema; 2- Acesse a sua contabilidade; 3- Acesse o menu “Cadastros >> Funcionários do Contador”;

O sistema exibe a seguinte tela:

Nesta tela, é possível configurar as empresas que determinados usuários poderão ter acesso.

Esta opção é utilizada quando no escritório contábil existem vários funcionários e cada um

possui o seu próprio usuário para entrar no sistema. Deste modo, é possível definir cada

empresa especificamente por usuário. Após informar o usuário desejado o sistema exibe a lista

com as empresas na qual ele possui acesso. Entretanto, para adicionar empresas, siga as

instruções abaixo:

Pressione o botão <Adicionar> para adicionar mais alguma empresa. O sistema possibilita 3

opções:

1- Somente uma empresa: Neste caso, o sistema exibe um campo vazio com uma „Lupa‟ para que você selecione e adicione individualmente. Atenção! Ao realizar a pesquisa pela empresa a ser adicionada, somente serão listadas aquelas que estão vinculadas ao seu escritório contábil no cadastro de Econômicos no sistema Betha Tributos da Prefeitura. Por isso, caso alguma empresa não apareça aqui, você deve entrar em contato com o fisco municipal;

2- Somente as empresas em atividade: Ao selecionar esta opção somente serão adicionadas as empresas cuja situação do econômico na prefeitura esteja em atividade;

3- Todas as empresas, independente de sua situação: Ao selecionar esta opção o sistema adicionará todas as empresas vinculadas ao seu escritório contábil, independente da situação dela na prefeitura.

Atenção! Não é preciso marcar as empresas para adicioná-las, basta que seja gravado o

cadastro para que as empresas que estão sendo listadas sejam automaticamente vinculadas

ao usuário supracitado. As „caixinhas‟ para marcar são utilizadas somente para realizar a

exclusão. Uma vez que uma determinada empresa foi marcada e excluída ou adicionada é

necessário pressionar o botão <Gravar> para registrar o processo.

Atenção! Após adicionar as empresas para os usuários é necessário acessar o menu

“Cadastros >> Permissões dos funcionários do contador” e configurar quais permissões ele

poderá ter após acessar o sistema.

6. Sou de fora do município e não tenho declarante para emitir os documentos. Como me cadastro?

Primeiramente deves ter concluído os passos citados nas perguntas 1 e 2. Já criou o usuário

para acessar o sistema? Então, podes efetuar a solicitação de cadastro como declarante.

Como fazer? Só seguir os passos abaixo:

Acesse o Betha Livro eletrônico (https://e-gov.betha.com.br/livroeletronico). Nesta tela acesse o

link Cadastrar-se como declarante.

Na tela a seguir são exibidos os pré-requisitos para continuar a solicitar o acesso como

declarante. Certifique-se de que você cumpre todos eles e pressione o botão <Solicitar

cadastro como declarante>.

No próximo passo serão solicitadas duas informações, o CNPJ da prefeitura que você já

deverá ter em mãos e o usuário previamente cadastrado na Central do Usuário. É necessário

pressionar o botão com a imagem do „óculos‟, pois ele irá fazer a validação da informação

inserida. Depois de validados os dados pressione o botão <Avançar>.

Sendo os campos validados com sucesso e tendo avançado, é exibida a tela para

preenchimento das informações da empresa solicitante.

Após preencher os dados pressione o botão <Enviar>. Será registrada na prefeitura uma

solicitação de cadastro do declarante para que o fisco municipal possa analisar e efetuar o

parecer. Você receberá um e-mail confirmando o parecer do fiscal.

Pronto! Agora é só acessar o Betha Livro Eletrônico que você já está apto a declarar os

documentos.

7. Acessei o sistema! E agora, o que faço? Bem, o Betha Livro Eletrônico é uma ferramenta cujo objetivo é a escrituração eletrônica dos

documentos e posterior emissão da Guia de Pagamento. Por isso, estaremos explicando

sucintamente as possíveis formas de realizar a declaração:

1- Declaração de Serviço Prestado/Prestado por Construtora/Tomado:

Os 3 tipos de declaração são semelhantes, por isso, serão explicadas em conjunto. Pois

bem, dentro do sistema Betha Livro Eletrônico basta acessar o menu correspondente a

declaração que será realizada:

Declarações >> Serviços Prestados;

Declarações >> Serviços Tomados ou;

Declarações >> Serviços Prestados por Construtora;

O sistema exibirá a tela de Seleção de Competência.

Atenção! Esta tela é genérica e utilizada em todos os tipos de declaração.

Selecione a competência (mês da emissão do documento) para iniciar a declaração dos

documentos e pressione o botão <Editar>. O sistema apresentará a imagem abaixo:

Esta tela refere-se à declaração de Serviços Prestados por Construtora. No entanto, com

exceção do quadro “Materiais”, as informações em relação às declarações de Serviços

Prestados e Tomados são as mesmas.

Para declarar o documento, basta inserir as informações solicitadas e pressionar o botão

<Gravar>. O sistema irá verificar os campos relativos ao ISS e fará os devidos cálculos.

Atenção! Depois de declarado todos os documentos da competência em questão é

necessário encerrar a declaração para gerar a guia do ISS. O processo de encerramento

ocorre quando pressionado o botão <Encerrar> da tela de Seleção da Competência citada

anteriormente.

2- Declaração de ISS Fixo: Se a sua empresa está enquadrada na Prefeitura como “ISS Fixo”, então, você deve acessar o seguinte menu: Declarações >> ISS Fixo; Ao acessar este menu será exibida a tela genérica de “Seleção de Competência” citada no item 1. Escolha a competência na qual você deve realizar a declaração e pressione o botão <Editar>. Na tela que será exibida você deve inserir as informações nos itens pré-definidos pela prefeitura e pressionar o botão <Gravar>. O sistema irá gerar o ISS conforme os valores informados. Atenção! O processo de encerramento da declaração, para posterior emissão da guia do ISS a ser paga, ocorre quando é pressionado o botão <Encerrar> da tela de seleção da competência.

3- Declaração de Instituição Financeira (por Contas de Serviço): Se você é uma instituição financeira, então, acesse o seguinte menu: Declarações >> Serviços prestados por contas de serviço;

Ao acessar este menu será exibida a tela genérica de “Seleção de Competência” citada no item 1. Escolha a competência na qual você deve realizar a declaração e pressione o botão <Editar>. Na tela exibida informe os valores arrecadados em cada conta e pressione o botão <Gravar>. Depois disso o sistema retorna para a tela de seleção da competência. Nesta tela, por meio do botão <Encerrar> a declaração é finalizada, o ISS gerado e a guia para o pagamento do imposto já pode ser emitida.

4- Declaração Simplificada de Serviço Prestado/Tomado:

Quando deve ser utilizado este tipo de declaração? Imagine o seguinte cenário: O vencimento da guia é no dia 10/02. Você está no dia 09/02 e ainda não conseguiu, por um motivo qualquer, realizar a declaração „detalhada‟ de serviço. Nestas situações você pode utilizar a declaração simplificada. Você pode acessá-la por meio do menu:

Declarações >> Simplificadas de serviço prestado/tomado;

Ao acessar este menu é apresentada a tela de “Seleção de competência” citada no item 1. Selecione a competência desejada e pressione o botão <Editar>. Na tela seguinte, basta informar o código da atividade por você exercida e o valor do serviço. Pressione o botão <Gravar>. Depois de inserir as atividades volte para a tela de seleção de competência para encerrá-la pressionando o botão <Encerrar>. Pronto! O ISS está gerado, basta emitir a guia para pagá-la.

Atenção! Nem todos os Municípios disponibilizam esta rotina aos seus contribuintes.

8. Meu sistema exporta os dados da declaração em um único arquivo. Como faço para importa-lo no Betha Livro Eletrônico? Se você não irá fazer a declaração manual, mas sim, efetuá-la por meio do arquivo de importação, basta acessar o seguinte menu: Declarações >> Importação de arquivos;

Na tela exibida, informe o tipo de arquivo, a competência e selecione o arquivo por meio do botão <Escolher arquivo>. Em seguida pressione o botão <Importar>. Se não houver nenhuma inconsistência o sistema informa que o arquivo foi enviado com sucesso e será importado em breve. Atenção! Para os usuários que estão acessando o escritório contábil, o sistema possibilita realizar a importação dos arquivos de todos os seus clientes a partir da própria contabilidade. Neste caso, será exibido o campo „Declarante‟, logo acima do campo „Tipo de arquivo‟ para que possa ser realizada a importação do arquivo para uma empresa específica sem a necessidade de ter de entrar em uma por uma para realizar tal operação. Atenção! Esta opção é utilizada tanto para as empresas „comuns‟ quanto para as instituições financeiras.

9. Sou uma instituição financeira. Como faço para cadastrar minhas contas de serviço para efetuar a declaração? Você têm 3 possibilidades: 5- Cadastrar manualmente por meio do menu “Cadastros >> Contas de Serviços”; 6- Importar o plano de contas específico do seu banco por meio do menu “Declarações

>> Importação de arquivos”. Neste menu você informa o tipo de arquivo “Plano de contas” e importa o arquivo;

7- Se você utiliza o plano de contas COSIF, podes entrar em contato com o fisco municipal e solicitar a eles que efetuem a importação deste plano de contas para você. Mesmo utilizando o COSIF, nada impede que você cadastre as contas conforme as alternativas 1 e 2;

10. Onde encontro o layout de importação dos arquivos de declaração e/ou do plano de contas?

O layout do arquivo de declaração está disponível na tela de acesso ao livro eletrônico.

Basta clicar no link Visualizar layout do arquivo de importação de declaração de serviço.

Ou ainda, o layout pode ser obtido acessando o menu da pergunta 8. Observe que há um

„?‟ (ponto de interrogação) no canto superior direito. Clicando no „?‟ o sistema exibirá uma

tela de help. No final da tela há um painel com o nome „Informações adicionais‟. Neste

painel estão disponíveis os layouts de importação tanto de declaração de serviço quanto de

plano de contas.

11. Importei o arquivo de declaração/plano de contas, porém não sei se o arquivo foi importado. O que fazer?

Se você já importou o arquivo e quer conferir como está o andamento da importação dele, acesse o menu: Declarações >> Situação dos arquivos importados; Insira as informações necessárias e pressione o botão <Consultar>. O sistema listará os arquivos existentes e será possível visualizar como está o andamento dele na coluna „Situação do arquivo‟.

12. Utilizo o Fly e-Nota para emissão das notas fiscais, preciso declará-las também no Betha Livro Eletrônico? Não. Os sistemas possuem integração entre si, desta maneira, toda nota fiscal emitida por meio do Fly e-Nota, será integrada automaticamente ao Betha Livro Eletrônico.

13. Como faço para emitir a guia de pagamento?

Você já encerrou a declaração? Se ainda não encerrou, você deve acessar a tela de “Seleção de competência” (a mesma citada no item 1 da pergunta 7), escolher a competência desejada e pressionar o botão <Encerrar>. Com a declaração encerrada, basta selecionar a competência desejada e: 8- Clicar no botão <Exibir> e selecionar a opção <Guia de pagamento> ou; 9- Clicar com o botão direito e selecionar a opção <Guia de pagamento> ou ainda; 10- Acessar o menu “Relatório >> Guia de pagamento”. Informe os dados necessários e

escolha o débito que irá compor a guia. Nesta opção estão disponíveis todos os débitos relativos ao contribuinte (cujas receitas são do tipo „Econômico‟, „Pedido‟ e „Auto de Infração‟). Atenção! Os lançamentos gerados a partir do encerramento da declaração de um contribuinte Optante do Simples Nacional não serão exibidos na tela do item 3.

Atenção! No caso das declarações oriundas do Fly e-Nota, não é necessário realizar o encerramento da competência, pois, ela já é auto encerrada. No entanto, é necessário que a guia tenha sido gerada no Fly e-Nota e integrada no sistema Betha Tributos da prefeitura para poder emiti-la no Betha Livro Eletrônico.

14. Eu já acesso o Betha Livro Eletrônico em outro município. Preciso me cadastrar novamente? Não. Como você já possui um usuário registrado em nossa Central de Usuário (criado conforme descrito na pergunta 2) basta você seguir os passos da pergunta 3 ou ainda optar por se cadastrar como declarante conforme descrito na pergunta 6. Assim que você obter o acesso a empresa neste novo município o sistema possibilitará que você escolha qual município acessar:

15. Esqueci a senha do meu usuário e não lembro qual o e-mail que está registrado nele ou esqueci a senha deste e-mail para que eu possa utilizar o recurso “Esqueceu o usuário/senha?”. O que faço?

Neste caso não há alternativa, deves entrar em contato com o fisco municipal e reportar o

caso. Diante disso, o fiscal solicitará uma intervenção técnica no seu usuário para que

possas redefinir a senha.

16. Como faço para corrigir uma declaração que está encerrada?

Às vezes é encerrada uma declaração (seja ela de serviço prestado, tomado, por conta de

serviço, simplificada ou de ISS Fixo) e após isso é que se percebe que um determinado

registro está com alguma informação errada ou ainda que faltou declarar algo, entre

outras situações que exigem uma retificação da declaração.

Neste caso, acesse a tela de “Seleção de competência” (citada no item 1 da pergunta 7).

Nela existem algumas opções que atenderão sua necessidade:

1- Botão <Reabrir>: Se o botão estiver disponível, utilize esta rotina para solicitar ao fiscal que reabra sua declaração e você prossiga com as alterações necessárias. Atenção! Não é possível reabrir declarações oriundas do Fly e-Nota.

2- Botão <Adicionar>: Este botão não está disponível para todas as prefeituras, pois algumas não permitem que sejam inseridas múltiplas declarações para a mesma competência. Entretanto, se o botão estiver disponível, utilize-o quando não for possível efetuar a reabertura da declaração. Este processo é geralmente utilizado com o intuito de incluir os documentos que por ventura não foram inseridos na declaração que já está encerrada.

Atenção! Este botão não está disponível para as declarações por conta de serviço (instituição financeira) e ISS Fixo.

3- Botão <Retificar>: Por meio deste botão é corrigida uma informação que por

ventura tenha sido declarada equivocadamente e não é mais possível efetuar a reabertura de declaração. Somente é permitido retificar o documento inserido na declaração ‘original’ e incluir novos documentos na declaração retificadora, mas, não é possível excluir documentos oriundos de outras declarações. Exemplo: Você efetua a declaração de Jan/2013 normalmente com 5 documentos. Gerou um total de ISS no valor de R$500,00. Em seguida você paga a guia deste ISS. Dias depois você identificou que um determinado documento estava com o valor maior do que aquele que foi realmente descrito na nota de serviço. Então, você decide retificar a declaração de Jan/2013, pois a guia do ISS já está paga. Ao acessar a retificadora você pode editar o documento em questão, mas não excluí-lo. É possível também, conforme citado anteriormente, adicionar outros documentos na retificadora. Ao encerrar a retificadora o sistema irá fazer os cálculos do ISS novamente e proceder conforme o valor encontrado, isto é, gerar nova guia se o valor for “a maior” ou gerar um saldo se o valor for “a menor”. Atenção! Não é possível retificar declarações oriundas do Fly e-Nota.

17. Como faço pra conferir os documentos declarados?

Basta você acessar a tela de “Seleção de competência” (citada no item 1 da pergunta 7),

selecionar a competência desejada e pressionar o botão <Exibir> ou clicar com o botão

„direito‟ do mouse e selecionar quaisquer dos relatórios de declaração disponíveis.

Há também o relatório de “Conferência de declaração de serviços” disponível no menu

“Relatórios”.