1 GERENCIAMENTO FINANCEIRO PARA SERVIÇOS DE TI Seminário da Disciplina “Sistemas de...
Transcript of 1 GERENCIAMENTO FINANCEIRO PARA SERVIÇOS DE TI Seminário da Disciplina “Sistemas de...
1
GERENCIAMENTO FINANCEIRO PARA SERVIÇOS DE TI
Seminário da Disciplina “Sistemas de Informação”
Centro Tecnológico / Pós-graduação em Engenharia de Produção
BRUNO BARBOSA CONFORT
Professor: HEITOR LUIZ MURAT DE MEIRELLES QUINTELLA, D.Sc.
Niterói - 2004
2
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
SUMÁRIO
1 - Introdução
2 – Processo de orçamento
3 – Desenvolvimento do sistema contabilidade de TI
4 – Desenvolvimento do sistema de custos
5 – Planejamento de contabilidade de TI e controle de custos
6 – Implementação
7 – Gerenciamento da operação
3
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
Introdução
4
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
MOTIVAÇÃO
A implementação de processos de contabilização e orçamento em serviços de TI decorre da necessidade das organizações de TI em demonstrar aos seus clientes os custos e benefícios da implantação das soluções
5
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
CONCEITOS BÁSICOS
Em uma organização de TI existem três processos principais:
Orçamento: previsão e controle dos gastos pela organização
Contabilidade de TI: processo que permite à organização observar a maneira como o dinheiro é gasto
Controle de custos:conjunto de processos necessários para demonstrar aos clientes os custos dos serviços fornecidos
6
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
OBJETIVOS
Contabilizar integralmente os gastos com serviços de TI e atribuir estes custos aos serviços fornecidos aos clientes
Auxiliar decisões gerenciais em investimentos em TI, fornecendo dados para subsidiá-las
7
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
IMPACTOS NA ORGANIZAÇÃO
A introdução de processo de gerenciamento financeiro é uma decisão estratégica
Afeta o nível dos serviços e a percepção de valor e o uso dos serviços
É essencial que a organização reconheça os custos e benefícios de sua implantação
8
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
BENEFÍCIOS
Orçamento:
Assegurar os fundos necessários à execução dos serviços de TI
Assegurar a manutenção dos níveis de serviço de TI
Alertar quanto à sub o sobre utilização do serviço
Contabilidade:
Embasar decisões sobre os serviços a ser disponibilizados
Propiciar informação para justificar gastos em TI
Planejar e orçar com precisão
Demonstrar financeiramente sub e sobre utilização de serviços
Controle de custos:
Planejar investimentos baseados no custo de recuperação
Recuperar custos de TI de uma maneira justa
Influenciar o comportamento do cliente
9
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
CUSTOS
Os custos associados dividem-se em três categorias:
Administração e organização: planejamento, implementação e gerenciamento do processo
Recursos computacionais extras necessários à automação e para facilitar a contabilização e o controle de custos
Compra e suporte de ferramentas requeridas para a realização dos processos
10
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
POSSÍVEIS PROBLEMAS
Possibilidade de desenvolvimento de sistemas excessivamente complexos
Atrasos nos projetos motivados pela indisponibilidade ou atraso na informação fornecida por outras áreas
Não reconhecimento pela gerência da empresa dos benefícios do gerenciamento financeiro em TI
O custo do sistema de gerenciamento financeiro pode superar o valor da informação produzida, em razão de sua complexidade
As ferramentas de monitoramento produzem informação imprecisa, irrelevante ou que custa acima do que se pode manter
11
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
Orçamento
12
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
ORÇAMENTO
É o processo que assegura a provisão correta de recursos dos serviços de TI e que durante o período do orçamento eles não sejam desperdiçados. Resulta nas seguintes implicações:
Criação de limites de gastos de capital
Criação de limites de gastos de operação
Criação de limites na variação entre o gasto atual e o previsto
13
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
DEFINIÇÃO DOS VALORES
Os valores definidos nos orçamentos são calculados:
Com base em estimativas a partir dos valores de exercícios anteriores
Previsão de custos a partir de estimativas da carga de trabalho a ser desenvolvido
14
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
Contabilidade
15
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
ESCOPO
O sistema contábil em TI se propõe a:
Monitorar os custos frente ao orçamento
Suportar o desenvolvimento de estratégias de investimento que reconhece a avalia as opções e a flexibilidade disponível a partir da tecnologia atual
Facilita a priorização do uso dos recursos
Produz decisões diárias com completa compreensão de suas implicações
Suporta a introdução do serviço de controle de custos
16
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
TIPOS DE CUSTOS
Para definição dos custos dos ítens de orçamento, é útil categorizá-los para assegurar que sejam corretamente identificados e gerenciados. Esta categorização deve ser consistente e facilmente compreensível, como exemplificado abaixo:
Custos de hardware
Custos de software
Custos de pessoal
Custos de acomodação
Custos de serviços externos (obtidos de terceiros)
Custos de transferência (obtidos de outras áreas da organização)
17
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO DOS CUSTOS
Custos de capital: resultam em aumento do valor da empresa
ex.: equipamentos, construção de prédios da empresa
Custos operacionais: não resultam em aumento do valor da empresa
ex.: manutenção de equipamentos, taxas de licença de software, custos de acomodação, etc.
18
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
DEPRECIAÇÃO
Devem ser considerados três fatores na alocação da depreciação sobre os períodos contábeis de TI:
O custo atual do ativo
A expectativa de vida útil (econômica) do ativo
O valor residual estimado do ativo no final de sua vida útil que pode ser:
Pré determinado (no caso de arrendamento)
Dependente da deterioração física e do tempo de utilização
Reduzida por obsolescência econômica ou tecnológica
19
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
ANÁLISE DE INVESTIMENTOS
Os diversos modelos de avaliação de custos, fornecem informações sobre a condição dos serviços de TI. Estes custos podem ser usados na análise de investimentos, que determina os benefícios das mudanças no serviço de TI em quantidade e qualidade.
Dentre as técnicas utilizadas, as principais são:
Retorno sobre o investimento: os projetos de TI são analisados da mesma maneira que os demais, sendo comparados sob os mesmos padrões
Retorno sobre o capital empregado: proporciona a comparação de diferentes oportunidades de investimento de uma maneira justa e representa o quão efetivamente uma organização gera renda a partir de seus ativos (o capital empregado)
20
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
CUSTO TOTAL DE PROPRIEDADE
Método criado pelo Gartner Group que considera os custos gerados por um produto ou serviço durante todo o seu ciclo de vida ao invés de considerar apenas o custo de aquisição do bem
21
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
Controle de Custos
22
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
ESCOPO
Sistemas de controle de custos devem ser capazes de :
Determinar a melhor política de controle para a organização
Monitorar com precisão os custos associados aos serviços
Formar o comportamento do usuário para assegurar o retorno ótimo do investimento em TI
23
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
CONDIÇÕES PARA O CONTROLE DE CUSTOS SER EFETIVO
Ter orçamentos significativos nos quais os custos dos serviços de TI são tratados como custos reais a serem ajustados a outros ítens do orçamento
Ter um elemento de escolha no seu nível de uso dos serviços proporcionados pela organização de serviço de TI
24
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
Planejamento
25
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
EQUIPE DE IMPLANTAÇÃO
Comitê de gestão deve ser formado por:
Diretor de serviços de informação da organização
Diretor financeiro
Um ou mais clientes
Equipe do projeto: deverá ser composta por pessoal que compreenda a estrutura da organização, bem como a estrutura de serviços de TI para uma correta compreensão das opções disponíveis de gerenciamento.
26
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
ESTUDO DE VIABILIDADE
Decisões sobre o escopo e objetivos do projeto são baseadas no estudo de viabilidade, que deve incluir:
Avaliação dos custos e benefícios da implantação
Recomendações de políticas de controle de custos
Planos de implementação
Identificação de recursos
Especificação de interfaces financeiras para o resto da organização
Avaliação das ferramentas de suporte
Indicadores de performance para o sucesso da implementação
27
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
PLANO DE PROJETO
O plano de projeto deve cobrir os seguintes ítens:
Análise de custos e políticas de controle potenciais
Desenho e desenvolvimento de sistema de contabilidade e controle
Implementação
Pós-implementação e acompanhamento
28
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
INDICADORES DE PERFORMANCE
Devem ser monitorados os seguintes índices para avaliação da performance do projeto:
Perfil de recuperação de custos e gastos
Evolução dos rendimentos e lucros
Comportamento dos usuários e mudanças de percepção
Planos e orçamentos produzidos a tempo
Relatórios especificados produzidos no tempo requerido
29
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
Implementação
30
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
PRAZO DE IMPLANTAÇÃO
O tempo necessário para implantação de sistemas de contabilização e controle de custos de TI depende da informação disponível e ferramentas.
A introdução completa de um sistema de controle de custos só é possível no início do exercício financeiro
31
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
DOCUMENTAÇÃO
Define os aspectos operacionais do sistema e deve conter:
Como e quando os usuários serão informados dos custos
Como os dados contábeis são coletados
Como o sistema de controle de custos funciona
Como os orçamentos são monitorados
32
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
PREPARAÇÃO
Definição dos centros de custo e unidades de custo
Definição dos registros de dados
Seleção e instalação de ferramentas de software
33
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
MONITORANDO O SISTEMA
Com o objetivo de se ganhar experiência no uso dos sistemas, os recursos consumidos devem ser monitorados de três a seis meses após sua implementação
34
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
Gerenciamento da operação
35
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
ACOMPANHAMENTO PÓS IMPLANTAÇÃO
Deverá ser implantada uma rotina de acompanhamento a fim de se proporcionar um ajuste fino dos sistemas devendo-se atentar para os seguintes pontos principais:
Variações da carga de trabalho
Variações de custos
Variações de receitas
36
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
Ferramentas de Software
37
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
SOFTWARE PARA GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS
Questão chave: “É realmente necessário ?” R.: Depende da necessidade de serviços de TI e do tamanho da organização.
Motivos para aquisição de software:Necessidades dos clientes mais sofisticadas
Restrições de orçamento
Dependência do negócio de serviços de TI
Complexidade da infraestrutura de TI
Surgimento de novos padrões internacionais
38
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
SOFTWARE PARA GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS
Ferramentas de software possibilitam:Centralização de funções chave
Automação das principais funções de gerenciamento de serviços
Análise de dados
Identificação de tendências
Implementação de medidas preventivas
39
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
TIPOS DE FERRAMENTAS
CMDB e Service Desk: ferramentas sem bases de dados separadas e módulos para processos de gerenciamento de serviços
Ferramentas integradas de gerenciamento de serviços, baseadas em arquitetura cliente-servidor
40
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
OUTROS TIPOS DE FERRAMENTAS
Sistemas de resposta interativa
Ferramentas de gerenciamento de redes (incluindo capacidade de suporte remoto)
Monitoramento de sistema
Monitoramento de segurança e controle (incluindo controle de senhas, detecção de violações e proteção contra vírus)
Planejamento de capacidade
Gerenciamento da continuidade de serviço (incluindo backups automáticos)
41
1-INTRODUÇÃO
2 - ORÇAMENTO
3 – SIST. DE CONT. DE TI
4 -SIST. DE CUSTOS
5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS
6 -IMPLEMENT.
Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004
7- GER.DA OPERAÇÃO
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Pontos a serem observados na aquisição de ferramentas:
Credibilidade do supridor das ferramentas
Custos de upgrade e suporte
Adaptabilidade