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Curso de Captação deNovos Grupos de

Compras Agroecológicas

6º Encontro – 22 de agosto de 2015

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GESTÃO FINANCEIRAGESTÃO FINANCEIRA

Transparência ConfiançaRespeito

CompromissoResponsabilidade

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GESTÃO FINANCEIRAGESTÃO FINANCEIRA

Histórico Visão Social x Visão empresarial

Informalidade x Formalidade

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GESTÃO FINANCEIRA

Um componente chave para a sustentabilidade financeira de organizações sem fins lucrativos, como a Rede, é o orçamento detalhado e atualizado. Essa ferramenta de gestão de contabilidade traz um controle efetivo das despesas e dos recursos captados.

Fluxos Materiais e de Valores da RedeFluxos Materiais e de Valores da Rede

Cestantes Núcleo

Encomendas

Produtores

Entregas nos

núcleos

Mutirão de Secos

Produtos disponíveis

Pedido

Pedi

dos

Encomenda

Fluxo de informação Fluxo físico

Pagamento de pedidos e

associaçãoResponsável

NúcleoResponsável

financeiro

Paga

men

to

Pagamento

Produtos

disponíveis

Feira da Glória

ProdutosProdutosProdutos

Produtos

ProdutosProdutos

R$

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A Comissão de Finanças, composta por 7 associados, é responsável pela administração dos recursos financeiros da Rede. Isso significa assessorar a Rede como um todo, no sentido de fazer com que os recursos por ela obtidos sejam suficientes para cobrir todos os gastos.

Comissão de Finanças

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Fazem parte da Comissão de Finanças, os seguintes associados:•Aline Almeida (Núcleo de Santa Teresa): titular da conta da Rede;•Brígida Ruchleimer ( Núcleo de Humaitá): responsável pelo Setor Financeiro;•Paloma Medina (Núcleo de Santa Teresa): suplente do Responsável pelo Setor financeiro;•Miatã Guedes (Núcleo da Urca): verificação dos relatórios dos núcleos semanais da Urca e Santa Teresa;

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• Aline Machado (Núcleo de Vila Isabel): verificação dos relatórios dos núcleos semanais de Humaitá e Niterói;

• Paula Franca (Núcleo de Vila Isabel): verificação dos relatórios do núcleo semanal de Botafogo e o núcleo quinzenal de Vila Isabel;

• Marina Berthet (Núcleo de Niterói): verificação dos relatórios dos núcleos mensais de Campo Grande, Freguesia, Itaipava, Nova Iguaçu e Vargem Grande.

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1.Recebimento das notas dos produtores;2.Recebimento dos relatórios e dos depósitos dos núcleos;3.Verificação dos relatórios dos núcleos;4.Pagamentos dos produtores;5.Conferência dos extratos bancários;6.Repasse aos responsáveis pelos núcleos dos problemas detectados nos extratos: devolução de cheques depositados, não identificação de depósitos;7.Elaboração do relatório consolidado da Rede, do movimento bancário e do quadro de cestantes.

Atividades da Comissão de Finanças

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ABERTURA DE CONTA BANCÁRIA

O primeiro passo para a implantação de um setor Financeiro é a abertura de uma conta corrente comum com cheque que é movimentada com cartão ou cheques. Esta conta deverá ser conjunta com a participação de 2 associados, sendo que, preferencialmente, um deles deverá estar a frente do financeiro.

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Está conta deve ter acesso aos seguintes Serviços Bancários: •Fornecimento de folhas de cheques;•Transferência bancária entre contas da mesma instituição e de outros bancos;•Saques;•Fornecimento de extratos bancários.

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Os recursos da Rede provém de 3 diferentes entradas:•Encomendas dos produtos•Associações•Margem de 3% sobre o valor dos produtos

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Os recursos provenientes das encomendas dos produtos são repassados para os produtores, sendo incluídos nesses valores os fretes até a Feira da Glória e Mutirão no Santo Cristo.

Recursos provenientes das encomendas

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Os pagamentos efetuados aos produtores levam em consideração, por ordem de importância:• Produtos secos: Notas Fiscais, Notas de Pedido e Relatório do Mutirão;•Produtos Frescos: Notas de Pedidos e os Relatórios dos Núcleos.Os pagamentos são efetivados em até 7 dias após as entregas, caso não haja emissão de boletos bancários com data de vencimento ( no caso dos produtos secos).

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A Rede pratica o preço justo, acreditando que além de cobrir os custos de produção e permitir uma produção socialmente justa e ambientalmente racional, também garante que as condições de vida dos produtores melhorem.O relacionamento entre produtor e consumidor sempre deve ser baseado na confiança, na transparência e no respeito, como forma de manter relações comerciais fieis e duradouras.

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No Termo de Compromisso da Rede, vimos que os associados devem participar voluntariamente na promoção de diversas atividades, tais como: educação ambiental, agroecologia, economia solidária e consumo consciente.

Recursos provenientes das associações

Projeto Alimentos Saudáveis nos Mercados Locais

Agricultura Urbana e Educação Alimentar compostagem escolar

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Excepcionalmente, os trabalhos diretamente ligados às compras coletivas, por serem mais constantes, sistemáticos e de muita responsabilidade, são remunerados:•responsáveis pelas entregas dos núcleos•responsável pelo Sistema; •Responsável pelas encomendas;•responsável pela logística;•responsável financeiro.

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A Rede remunera  14 pessoas, sendo 11 responsáveis pelos núcleos, 1 responsável pela logística, 1 responsável pelas finanças e 1 responsável pela encomenda. Ressaltamos que somos aproximadamente 230 famílias, distribuídas por várias comissões e atividades, conforme podemos ver no nosso Termo de Compromisso. Isto significa que a maior parte das atividades da Rede é feita através do trabalho voluntário/militante, sem o qual a Rede não existiria. Estes responsáveis remunerados são acompanhados e apoiados por voluntários em suas tarefas.

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Os associados garantem o funcionamento da Rede, através das mensalidades:

Rs 70,00 para entregas semanaisRs 60,00 para entregas quinzenaisRs 40,00 para entregas mensaisRs 17,00 para produtores

Teto: compras de produtos a preço de produtor até R$ 700,00 por mês

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Assim, os recursos provenientes das associações são usados no: •custeio de cada núcleo: pagamentos ao responsável das entregas, frete dos produtos encomendados da Feira da Glória e/ou mutirão no Santo Cristo até cada núcleo e ;

Transporte dos produtosNúcleo de Santa Teresa

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•no rateio dos custos comuns a toda Rede (responsável pelas encomendas, responsável pelo financeiro, pelo sistemas, aluguel do espaço do mutirão, faxina desse espaço e responsável pelo recebimento de produtos na Feira da Glória).

Separação dos secos no mutirão em Santo Cristo Separação dos frescos na Feira da Glória

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Os custos comuns da Rede são:•Sistemas: R$ 205,00•Encomendas: R$ 635,00•Logística: R$ 635,00•Financeiro: R$ 635,00•Aluguel do Mutirão: R$ 500,00•Faxina do Mutirão: R$ 50,00•Auxilio Telefônico: R$ 120,00•Responsável pela Feira da Gloria: R$ 155,00

Total dos Custos Comuns: R$ 2.935,00

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Quanto ao rateio dos custos, ele é feito da seguinte maneira:•A Rede está composta por 11 núcleos, sendo 5 com 4 ou 5 entregas semanais, 1 com 2 entregas quinzenais e 5 com 1 entrega mensal;•Se estivermos num mês de 4 semanas, teremos um total de 27 entregas;•Os custos fixos mensais da Rede, totalizam R$ 2.935,00;•Para efetuar o rateio de forma justa, dividimos o valor total dos custos pelo número de entrega no mês ( R$ 2.935,00/27= R$ 108,70) e teremos o valor de R$ 108,70 por entrega.

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Assim para o custeio das despesas em comum da Rede:

•os núcleos mensais contribuem com R$ 108,70 (R$ 108,70 X 1 entrega);

•o núcleo quinzenal contribui com R$ 217,40 (R$ 108,70 X 2 entregas),

•e os núcleos semanais contribuem com R$ 434,80( R$ R$ 108,70 X 4 entregas).

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No momento que um núcleo mensal com os pagamentos de  suas associações  consiga pagar  o rateio ( R$ 108,70),  as despesas com transporte dos produtos, impressão das planilhas de pedidos e ainda restar um saldo, nada mais justo do que remunerar uma pessoa que fique com a grande responsabilidade de receber o pagamento e depois repassá-lo a Rede.

Os responsáveis pelas entregas nos núcleos devem ter um conhecimento desejável das planilhas do Excel.

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“O que é margem? É lucro? É muito comum confundir margem com lucro. Mas margem não é lucro. Margem é uma previsão que precisa ser calculada para fazer face a eventuais perdas e reservas. É um conjunto de custos, todos tipicamente de venda, cujo cálculo só se consegue fazer a partir do preço de venda. Por isso são expressos como um percentual do preço de venda ou da quantidade vendida que, no caso, é a mesma coisa.” (Práticas de Comercialização: uma proposta de formação para economia solidária e a agricultura familiar – Instituto Kairós e Capina)

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Os recursos provenientes da margem de 3% sobre o preço de venda dos produtos formam um fundo de reserva para despesas extraordinárias, tais como: • perdas no transporte; • perdas por atraso na entrega;• perdas por devoluções (associado insatisfeito);• perdas por descontos concedidos;• perdas por deterioração ou vencimento do prazo de validade; • reserva para doações de valores e de produtos a instituições e pessoas;

Recursos provenientes da margem de 3%

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• reserva para produção de material impresso e visual visando as campanhas de conscientização da agroecologia, de políticas sociais, ambientais e da economia solidária;• reserva para despesas com acompanhamento dos produtores e da SPG;

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Visita ao Rio da Prata – Tira CaquiCampanha Xô Saco Plástico

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• reserva para empréstimos sem juros aos nossos parceiros ( produtores e motoristas).

Ressaltamos que grande parte da nossa estabilidade financeira se deve a existência dessa margem.

Motoristas Francisco – produtor de bananas - Agrovargem

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Aqui é interessante informar que esses pequenos empréstimos sem juros que a Rede está concedendo, também tem participação direta dos seus associados na disponibilidade de recursos.

O tomador do empréstimo tem, geralmente, 60 dias como prazo de carência e só após desse tempo que inicia o pagamento das parcelas de acordo com a sua capacidade financeira.

 

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Está em estudo na Rede a criação de um fundo rotativo, possibilitando uma maior agilidade e ampliação na concessão dos empréstimos.

 

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Resumindo...

As funções da Comissão de Finanças se dividem em:•contas a pagar; •contas a receber; •controle bancário ;• planejamento financeiro.

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Contas a Pagar: controla todos os pagamentos a serem realizados pela Rede, tais como: produtores, serviços de fretes, responsáveis pelas entregas, pelas encomendas, aluguel e faxina do local do mutirão, etc.; a maioria desses pagamentos são realizados pela internet;

Contas a Receber: controla todo o recebimento das receitas (associações e encomendas);

Controle Bancário: realiza toda a conciliação bancária da Rede, como: extratos bancários, pagamentos, cheques emitidos, tarifas cobradas, etc.;

 

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Planejamento financeiro: tem como objetivo, de modo geral, fazer com que as metas estabelecidas pela Comissão Gestora da Rede sejam alcançadas. Para que isso aconteça, é preciso definir: como, quando, por quem e quanto vai custar. Cabe à comissão de finanças analisar as várias alternativas, observando qual delas é a menos onerosa e estabelecendo o montante de recursos que será necessário.

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Conhecer o ponto e a margem de equilíbrio da Rede é tão importante quanto conhecer o ponto de equilíbrio de um núcleo que lhe está integrado. Quanto maior a margem de sustentação da Rede, mais confortável é a situação dos núcleos que a integram.

Temos um estudo  que chamamos ponto de equilíbrio, onde constatamos quando o núcleo já pode remunerar a pessoa responsável pela entrega de produtos.

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Estudo do Ponto de Equilíbrio de um Núcleo

O equilíbrio de um núcleo se dá quando temos:

DESPESAS=RECEITAS

As receitas de um núcleo provém das associações e as despesas são compostas pelos custos diretos do núcleo ( responsável, transporte, impressão, etc) e o rateio dos custos comuns da Rede.

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Exemplo de um Núcleo Mensal: Nova Iguaçu

Receitas: R$ 494,00

Despesas: R$ 432,70Rateio dos custos fixos Rede R$ 108,70Responsável pela entregas R$ 120,00Transporte dos produtos R$ 180,00Impressão R$ 24,00

Saldo: R$ 61,30

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Exemplo de um Núcleo Quinzenal: Vila Isabel

Receitas: R$ 780,00

Despesas: R$ 726,40Rateio dos custos fixos Rede R$ 217,40Responsável pela entregas R$ 240,00Transporte dos produtos R$ 215,00Impressão, Lan House, Passagens R$ 54,00

Saldo: R$ 53,60

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Exemplo de um Núcleo Semanal: Botafogo

Receitas: R$ 1.505,00

Despesas: R$ 1.424,80Rateio dos custos fixos Rede R$ 434,80Responsável pela entregas R$ 480,00Transporte dos produtos R$ 405,00Impressão, celular, passagens R$ 105,00

Saldo: R$ 80,20

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A Comissão de Finanças tem a responsabilidade de apresentar mensalmente:

•Relatório Financeiro consolidado

•Movimento Bancário

•Quadro de Cestantes

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RELATÓRIO FINANCEIRORELATÓRIO FINANCEIRO

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RELATÓRIO FINANCEIRORELATÓRIO FINANCEIRO

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MOVIMENTO BANCÁRIOMOVIMENTO BANCÁRIO

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QUADRO DE CESTANTESQUADRO DE CESTANTES

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REDE ECOLÓGICA: COOPERAÇÃO E SOLIDARIEDADE

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REDE ECOLÓGICA: GERMINANDO NOVAS ESCOLHAS

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• Brígida Ruchleimer– Núcleo Humaitá

• Miriam Langenbach – Núcleo Urca

• Paloma Medina – Núcleo Santa Teresa

Elaboração