10ª REUNIÃO DA COGEP

BID-UCPMF-COGEP:

RESULTADOS PRELIMINARES DA PESQUISA PARA LEVANTAMENTO DE DADOS SOBRE A ESTRUTURA, O FUNCIONAMENTO E AS

COMPETÊNCIAS DAS UEMs

ARAÇATUBA , 26 DE AGOSTO DE 2015.

EQUIPE DA PESQUISABID: Coordenação• Ana Lúcia Dezolt – Coordenadora da

Pesquisa• Lilia Dobbin e Flávio Galvão – Consultores

FMMMF: Revisão e Articulação com os municípios• Luiz Alberto Palmeira• Rodrigo Rêgo• Wilza Toscano e Irma Peres COGEP: Piloto da Pesquisa• Hélio de Matos Corrêa Jr.: Araçatuba• Antonio Felipe Asmuz Pereira: Biguaçu• Darlene Batista Cavalcante: Campo Grande• Verônica Santos: Rio de Janeiro• Francisco de Assis Pinto Falcão: Fortaleza

OBJETIVOSConhecer a estrutura, e o funcionamento e as competências das Unidades de Execução Municipal do PNAFM (UEMs) , com vistas a:

a) Subsidiar estratégias e ações para o fortalecimento das UEMs.

b) Fornecer elementos para um modelo de gerenciamento do novo PNAFM.

Universo Pesquisado

a) 21 UEMs: Araçatuba, Barra Mansa, Biguaçu, Brasília, Campo Grande, Corupá, Florianópolis, Fortaleza, Gravatá, Iguatu, Indaial, Itapetininga, Jacareí, Mesquita, Mossoró, Pomerode, Rio de Janeiro, Rio do Sul, São Bernardo do Campo, São José e São Paulo.

b) Não respondeu: UEM de Balneário de Piçarras

CONTEÚDOS

ESTRUTURA DA UEM1.Estrutura organizacional 2.Membros da equipe.

FUNCIONAMENTO DA UEM

1.Planejamento, Monitoramento e Avaliação2. Aquisições e Contratações 3. Financeiro e Auditoria4. Comunicação

COMPETÊNCIAS

1. Habilidades observadas na equipe da UEM e nos líderes de produto

São Pau

loJac

areí

Rio do Sul

Forta

lezaIndaia

l

Rio de Janeiro

Floria

nópolis

São Bernard

o do Campo

Biguaçu

Iguatu

Barra M

ansa

Mossoró

Araçatu

ba

Pomerode

Mesquita

Corupá

Campo Gran

de

Brasília

Itapetininga

São Jo

séGrva

tá0

5

10

15

20

2520

108 7 7 7 7 7 6 6 6 6 5 5 5 5 4 4 3 3 3

Em 13 Municípios a quantidade de membros da UEM varia de 5 a 7

pessoas

QUANTIDADE DE MEMBROS DAS UEMs

Estrutura mínima requerida Manual Operacional: 01 Coordenador Geral; 01 Coordenador Administrativo e Financeiro e 01 servidor (Assistente).

DEDICAÇÃO EXCLUSIVA

Sim4; 19%

Não17; 81%

Sim Não

VINCULAÇÃO HIERÁRQUICA

3; 14%

11; 52%

1; 5%

5; 24%

1;5%

Gabinete do PrefeitoGabinete do SecretárioUnidade de Planejamento ou similarUnidades de Diversas Sec-retariasNão respondeu

ESCRITÓRIO DE PROJETOS

Não possui es-critorio de projeto;

10; 48%

Possui escritório de Projeto vinculado a

outra unidade da Secretaria .; 6; 29%

Possui escritório de Projeto vinculado a

UEM; 1; 5%

O escritório de Pro-jeto está em fase de implantação; 4; 19%

UEM COM GERENCIAMENTO DE OUTROS PROJETOS

Sim; 5; 24%

Não; 16; 76%

UEM COM TODOS OS CARGOS PREENCHIDOS

17; 81%

4; 19%

Sim

Não

Vínculo Funcional dos Membros da UEM

São Paulo

Itapetininga

Iguatu

Jacareí

São Bernard

o do Campo

Mossoró

Rio do Sul

Floria

nópolis

Araçatu

ba

Corupá

Brasília

Pomerode

Campo Grande

São José

Indaial

Gravatá

Mesquita

Biguaçu

Rio de Janeiro

Barra M

ansa

Forta

leza0

5

10

15

20

25

139

6 5 5 5 4 4 4 4 4 3 3 3 2 2 2 1

7

25

2 4 3 1 1 2 5 3 3 5 7 62

3

45

1

5

1 21 2

34 5 2 1 2

4

Secretaria do projeto Outras Secretarias Cargo Comissionado Consultores

MESMA EQUIPE DESDE A PREPARAÇÃO DO PROJETO

Sim38%

Não62%

NÚMERO DE MUDANÇAS DE COORDENADORES POR MUNICÍPIO

1 2 3 4 5 6

7

23

2

6

10

12

45

12

No de Municípios No mudanças de Coordenadores

DESIGNAÇÃO FORMAL DOS LÍDERES DE PRODUTO

Representantes das áreas técnica, responsáveis pela implementação de um ou mais produtos e pelo alcance da meta

Sim; 11; 52%

Alguns; 1; 5%

Não; 9; 43%

Sim Alguns Não

CAPACITAÇÕES REALIZADAS PELOS MEMBROS DAS UEMs

Normas elaboração de projetos municipais (SEEMP)

Gestão de Projetos

Normas Financeiras da UCP/SEMF

Planejamento, M&A

Normas Financeiras do BID

Políticas de Aquisições do BID

Legislação nacional de Licitação

Gestão para Resultados/Indicadores de Resultados

Gestão da Informação,

Mapeamento/Redesenho de Processos

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

18

15

14

12

11

9

8

5

3

1

PRODUTOS DO PNAFM CONTEMPLADOS NO PLANO ESTRATÉGICO DA

SECRETARIA

Sim6; 71%

Não dispõe de plano estratégico

15; 29%

Sim Não dispõe de plano estratégico

INSTRUMENTOS DE M&A DO PROJETO

Reuniões sistemáticas com os Líderes de produto

Relatório de Progresso como instrumento de monitoramento e avaliação

Sistema informatizado para o monitoramento e avaliação dos indicadores do projeto

Relatórios periódicos de execução emitidos pelos Líderes

Acompanhamento in loco

Contatos telefônicos com os líderes de produto e a área financeira da SEF/DF

Planilhas de acompanhamento da execução dos produtos em excell elaboradas pela Coordenadora Geral

Reuniões sistemáticas com a Comissão Especial de Licitações

0 2 4 6 8 10 12 14

13

11

5

3

1

1

1

1

INSTRUMENTOS DE M&A UTILIZADOS PELA UCP/MF

Reuniões da COGEP

Visitas sist. da SEMF aos municípios

Visitas sistemáticas da UEM à SEMF

Sistema Informatizado

Relatório de Monitoramento Trimestral

Contatos telefônicos

Não respondeu

0 2 4 6 8 10 12 14 16

14

9

8

1

3

1

1

INSTRUMENTOS DE EXECUÇÃO E LÍDERES DE PRODUTO

12 Municípios informaram que os Líderes de produtos participam das Reuniões de preparação e revisão do Projeto.

08 Municípios informaram que os Líderes de Produtos conhecem e usam o SEEMP07 Municípios informaram que os Líderes de Produtos apenas fornecem as informações para alimentar o Relatório Semestral de Progresso 05 Municípios informaram que os Líderes de Produtos conhecem e

utilizam o Marco de Resultados do Projeto e seus Indicadores. 05 Municípios informaram que os Líderes de Produtos conhecem e

utilizam o POA – Plano Operativo Anual Para 03 Municípios os Líderes de Produtos não conhecem os

Instrumentos de Execução do projeto

RESPONSABILIDADE PELAS AQUISIÇÕES

Comissão de Licitações da Secretaria do Produto

Comissão Especial de Licitação (CEL) para o projeto

Comissão de Licitações da Secretaria do Projeto

Comissão de Licitações da Prefeitura

0 2 4 6 8 10 12 14 16

1

1

5

14

PRIORIZAÇÃO DOS CERTAMES LICITATÓRIOS

Com indicação (tipo Selo Verde, Urgente, Profisco) de que trata-se de recursos do PNAFM

Articulação pessoal da UEM com a Comissão de Licitação

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

2

19

INSTÂNCIAS DE REVISÃO PRÉVIA À PUBLICAÇÃO DO ANÚNCIO DE LICITAÇÃO/SELEÇÃO

Araçatu

ba

Forta

leza

Indaial

Campo Grande

Rio de Janeiro

Jacare

í

Biguaçu

Itapetininga

São Jo

sé

Floria

nópolisIgu

atu

Pomerode

São Paulo

Gravatá

Brasília

Barra M

ansa

Mossoró

Rio do Sul

São Bernard

o do Campo

Mesquita

Corupá0

0.10.20.30.40.50.60.70.80.9

1

Área técnica Área de Controle Interno Procuradoria do MunicípioSecretaria de ADM Assessoria Jurídica da Secretaria CAIXACECON

TEMPO MÉDIO (EM DIAS) DO TDR A ADJUDICAÇÃO

Barra MansaSão Bernardo do Campo

São PauloFlorianópolis

JacareíAraçatuba

IndaialPomerode

BiguaçuMossoróFortaleza

Rio de JaneiroCampo Grande

São JoséRio do Sul

ItapetiningaMesquita

GrvatáIguatu

Corupá

0 50 100 150 200 250

TDR ANÚNCIO JULGAMENTO ADJUDICAÇÃO

Observa-se que a maior quantidade de tempo gasto no processo é para elaboração do TDR E PUBLICAÇÃO DO ANÚNCIO

ESTIMATIVA DE PREÇO

0

5

10

15

20

25

SISTEMAS ELETRÔNICOS UTILIZADOS

Não utiliza Comprasnet do Governo

Federal

Banco do Brasil

Próprio Caixa Econômica

Pregão Presencial

WBC - PARADIGMA

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 9

5

32

1 1 1

DIFICULDADES NOS PROCESSOS DE AQUISIÇÕES

Tempo de dedicação ao Projeto por parte dos lideres de produto

Conhecimento da equipe na elaboração de TdR

Excesso de instâncias internas de aprovação

Quantidade de Órgãos envolvidos no certame de licitação

Conhecimento das politicas do Banco

Experiência prévia na execução de projetos com organismos internacionais

Comunicação entre as equipes.

Quantidade de servidores da área financeira e da comissão de licitação insuficiente para a demanda de licitações

0 2 4 6 8 10 12 14 16

15

12

9

5

4

3

1

1

INFORMAÇÕES DA EXECUÇÃO FINANCEIRA

Sistema de Geren-ciamento Finan-

ceiro (SIGFIN); 17; 81%

Sistema Financeiro do Município dire-tamente; 4; 19%

DIFICULDADES DA EXECUÇÃO FINANCEIRA

Excesso de procedimentos internos

Integraçao da UEM com outras áreas da Secretaria e Prefeitura

Número insuficiente de pessoas para execução

Conhecimento dos procedimentos da CAIXA e da UCP/SEMF

Não automação dos processos

Acompanhamento da tramitação das Solicitações de Desembolso

Apresentar as Demonstrações Financeiras anuais do Projeto

Apresentar Justificativas de Gastos para prestar contas dos investimentos realizados

Nenhuma

Procedimentos internos da área financeira não sistematizados

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

8

7

7

6

5

4

4

2

2

1

AUDITORIA DO PROJETO

CGU16; 76%

TCE acreditado pelo BID

4; 19%

Auditoria independente 1; 5%

CGU TCE acreditado pelo BIDAuditoria independente

02468

10 9

42

1 1 1 1 1 1

COMUNICAÇÃO E TRANSPARÊNCIA Divulgação dos Resultados

DIFICULDADES NA RELAÇÃO COM A UCP (SE/MF e CAIXA)

Quantidade de reuniões /visitas de supervisão

Instrumentos e procedimentos para elaboração dos projetos

Tempo de resposta às consultas e/ou não objeção

Promoção de capacitações

Instrumentos e procedimentos para prestação de contas

Autonomia dos municípios

Análise dos documentos enviados pela UEM ( CAIXA).

0 1 2 3 4 5 6

5

4

4

3

2

1

1

COMPARAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS

ORIENTA

ÇÃO PARA RESULTA

DOS

CAPACIDADE DE D

ECISÃ

O

Coorden

ação de e

quipe

Comunicação

Planeja

mento e O

rganiza

ção

Persuasã

o

Aliança

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%53% 54% 52% 51%

47% 49% 51%

17% 18% 16% 17% 17%21%

11%

2% 0% 2% 3% 3% 2% 3%

Ana Lúcia DezoltEspecialista Sênior em Gestão Fiscal e Municipal

BID – Banco Interamericano de DesenvolvimentoS.E.N. Quadra 802 Conjunto F lote 39CEP: 70.800-400Brasil - Brasília – DF

Telefone:(61) 3317- 4278

E-Mail – anapa@iadb.orgHome Page - http://www.iadb.org

BANCO INTERAMERICANO DE DESENVOLVIMENTOREPRESENTAÇÃO NO BRASIL