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Gesto do Tempo

GESTO DO TEMPO

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Gesto do Tempo

INTRODUO

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Gesto do Tempo

Tempo dinheiro.O tempocura feridas

tudo uma questo de tempoTemostempo de sobra- dizemcom o objectivo de nostranquilizar.

DIMENSES DO TEMPO

Toda a gente tem todo o tempo que existeSomos obrigados a gastartempo

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Gesto do Tempo

Se no o usarmos, o tempo desaparece namesma

DIMENSES DO TEMPO

Tudo requertempo

O tempo significa coisas diferentes ao longo davida

impossvel reencontrar o tempo

Otempo no adaptvel! impossvel gerirmoso tempo

possvel gerirmo-nos a ns prprios

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Gesto do Tempo

1. Dimenso monetria: o valor dotempo de trabalho elevado e importapor isso disponibilizar e rentabilizar osrecursos por forma a maximizar osresultados

2. Dimenso subjectiva: a maiorparte de ns tem uma tendnciainconsciente para funcionar de acordocom uma percepo subjectiva do

tempo que nos leva a funcionar emritmos prprios e esquemas pessoaisde organizao que nem sempre socompatveis com a eficcia exigida

pelas situaes

3. Dimensoracional: permite-nosgerir a energiade acordo com assituaes e suasexigncias. Issoimplica que, fixarobjectivos e definirprioridades, sejamos primeirosmeios a utilizarpara rentabilizar otempo.

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Gesto do Tempo

TEMPO PRODUTIVO VS TEMPO IMPRODUTIVO

o tempo no qual realizamos actividades que noslevam aos resultados desejados. Por resultados,entendemos, no somente o atendimento dasnossas metas profissionais, como tambm oatendimento das nossas metas pessoais efamiliares).

TEMPO IMPRODUTIVO

aquele no qual realizamos actividades que nonos levam a resultados desejados.

TEMPO PRODUTIVO

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Gesto do Tempo

Melhorar a gesto pessoal do tempo , em primeirolugar, uma questo de vontade e motivao e emseguida, de prtica e disciplina.

O tempo um recurso que pode apenasser gerido, no pode ser comprado!

A situao de competitividadeactual, tem incidido no apenas: numa oferta mais diversificada deprodutos

na melhoria da qualidade de servios...como tambm na reduo dosprazos do servio

EFICCIA VS EFICINCIA

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Gesto do Tempo

Ser eficaz ser eficientePara nos tornarmos eficazes, necessrio clarificaras prioridades pessoais, profissionais e daorganizao, identificando as tarefas realmenteimportantes, que determinam os resultados maissignificativos

Ser eficaz : conseguir os resultados pretendidosnum determinado tempo

Ser eficiente : conseguir os resultados com amxima qualidade, com o mnimo de energia e comuma durao ptima

Segundo a lei de Pareto, 20% das tarefas

determinam 80% dos resultados obtidos naactividade profissional

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Gesto do Tempo

Ser eficiente implica...

Aplicar o esforo onde e quandonecessrio e na medida exactado necessrio para obter o efeitodesejado

O objectivo esforarmo-nos por conseguir:

O melhor possvelO mais possvel

O mnimo de energia

O melhor tempo

QualidadeQuantidade

Economia de movimentos

Economia de tempo

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Gesto do Tempo

A forma como os empregados de uma dada Empresagerem o tempo depende do ambiente e culturaempresarial. Em muitas empresas trabalhar muitashoras sinnimo de trabalhar muito.

Trabalhar muitas horas no sinnimo de que se esta trabalhar bem, pois trabalhar muito tempo seguidodiminui a eficincia e a produtividade

muito importante fazer uma boa gesto do tempoprivilegiando a qualidade de vida. Gerir bem o tempo

traz felicidade e sensao de sermos produtivos

Mas

Por isso...

GERIR O TEMPO COM EFICCIA

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Gesto do Tempo

O que deveria estar a fazer

agora?

O que estou a fazer agora est

relacionado a quais objectivos e

prioridades?

necessrio manter o foco nos objectivos einterrogarmos-nos constantemente:O que estou a

fazer, representa o melhor uso do meu tempo agora?"

Reflectir sobre:

Gerir o tempo com eficcia, implica...

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Gesto do Tempo

DESPERDIADORES DETEMPO

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Gesto do Tempo

Desorganizao do local de trabalho

Reunies desnecessrias ou malconduzidas

Ausncia de planeamento, objectivos erioridades

Falta de formao dos prprios

colaboradores

Limites pouco claros de autoridade ede responsabilidade

Informaes insuficientes ou atrasadas

FACTORES QUE AJUDAM A DESPERDIARO TEMPO:

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Gesto do Tempo

Gesto da crise

Dificuldade em dizer no

Conversas de corredor

Procrastinao

Delegao ineficaz

Comunicao ineficaz

Interrupes telefnicas

Visitas inesperadas

Indeciso

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Gesto do Tempo

Facilita o trabalho em equipa atravs de uma maiorcooperao

REUNIES

VANTAGENS

Facilita a resoluo de problemas, conflitos ereclamaes

Ajuda a quebrar as barreiras comunicao

Potencia a inovao e a criatividadeProporciona a definio/clarificao de prioridades

Contribui para a implementao de mudanas

Proporciona a aprendizagem e formao contnua

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Gesto do Tempo

Reunies desnecessrias

Deficiente preparao dareunio

REUNIES

CAUSAS POSSVEIS

Falta de agenda ouagenda longa

SOLUES

Limitar as reunies sestritamente necessrias

Escolher os participantesadequados, assim como o

dia e hora maisconvenientes

Participantes malescolhidos Preparar um guia da

reunio e no final definir 1

plano de acoM conduo da reunio

Falta de mtodo naabordagem dos temas

Incapacidade de controlaras interven es

Respeitar os horriosprevistos

Controlar o tempo de

interveno dosparticipantes

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Gesto do Tempo

1- Esta reunio tem verdadeira utilidade?

3 PERGUNTAS ANTES DA REUNIO

Que aconteceria se ela no se realizasse?Quais as consequncias?

2 - No ser possvel substitu-la por outra coisa?

Se se trata apenas de informar, por exemplo, no bastarredigir uma nota ou telefonar?

3 - Para que se faz esta reunio?

Trata-se de informar os participantes?

De recolher informaes da parte deles?

De provocar uma troca de pontos de vista?

De se conseguir um acordo?

De tomar uma deciso?

De persuadir para um novo caminho?

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Gesto do Tempo

Falta de objectivos

Estimativas irrealistas do tempo

Mudana constante das prioridades

Prioridades pouco claras

PLANEAMENTO

CAUSAS POSSVEIS

No contemplar os imprevistos no planeamentoFazer em primeiro lugar tarefas secundrias oumais agradveis

Ausncia de um plano dirio escrito

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Gesto do Tempo

Organizar o trabalho e a documentao

Planear o trabalho com critrios de importncia e

em funo dos imprevistos, rever as prioridades

Fazer um plano com as rotinas e as marcaesdirias, semanais e mensais

Planear as tarefas que exigem mais concentraopara perodos de tempo, em que no haja grandesprobabilidades de interrupo

Contemplar tarefas de menor durao ou que exigemmenor concentrao para perodos em que ocorremhabitualmente mais interrupes

Controlar ou filtrar as interru es

SOLUES

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Gesto do Tempo

Indeciso

Receio de secomprometer

Receio de cometer errose assumir riscos

DECISO

CAUSAS POSSVEIS

Adiar a deciso

Querer reunir todos osdados

No ponderar

alternativas e no avaliaras conse uncias

SOLUES

Planear a deciso

Evitar a ocorrnciade imprevistos em

assuntos importantes

Avaliar alternativas

Consultar oscolaboradoresadequados

Decidir e agir, mesmocom algum grau deincerteza

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Gesto do Tempo

Desejo de ajudar

Receio de melindrar

Necessidade de seraceite

INCAPACIDADE DE DIZER NO

CAUSAS POSSVEIS

Receio deresponsabilidades

Falta de objectivospessoais

SOLUES

Fechar a porta nosperodos em que noquer ser incomodado

Explicar ao interlocutor

que est concentradonuma tarefa importante

Pedir para lhe filtraremas solicitaes

Identificar o assunto e otempo necessrio parao tratarFalta de prioridades

Perspectiva de promoo

ou agradecimento

Indicar outra altura mais

apropriada para tratardo assunto

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Gesto do Tempo

Filtragem incorrecta dostelefonemas recebidos

TELEFONEMAS

CAUSAS POSSVEIS

Falta de preparao dostelefonemas a fazer

SOLUES

Ter um bloco deapontamentos junto aotelefone

No registar e anotar asinformaes

Preparar os telefonemas a

efectuar

Desconhecimento daorganizao e

funcionamento doservio

Falta de mtodo naabordagem dos temas

Comunicaes longas edis ersas do ob ectivo

Transferir chamadas paraoutra pessoa

Agrupar os telefonemas arealizar

Pedir para filtrarem aschamadas ue recebe

Controlar a comunicaocentrando o interlocutorno objectivo

G

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Gesto do Tempo

No saber ouvir

Falta de informao

Informao inadequada,imprecisa, atrasada ou

excessiva

COMUNICAO

CAUSAS POSSVEIS

Comunicao

interpessoal ineficazBoatos

Reunies mal planeadas

e conduzidas

SOLUES

Planear a comunicaoquando realiza contactostelefnicos ou directos

Marcar e preparar asreunies

Controlar o processo decomunicao, escutando,fazendo perguntas e

reformulandoClarificar a informaotransmitida e recebidaPedir e dar feedback

sobre as acesrealizadas

G t d T

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Gesto do Tempo

Medo de obter resultadosde qualidade inferior

Falta de tempo paradelegar

DELEGAO

CAUSAS POSSVEIS

Receio de parecerdesocupado e deconsequentemente estara mais

SOLUES

Escolher as pessoasmais indicadas paradelegar determinadastarefas

Explicar-lhes osobjectivos da tarefa eos resultadospretendidos

Fornecer-lhes todas asinformaes, planos emeios necessrios

Falta de confiana nascapacidades e nascompetncias doscolaboradores

Dar o apoio necessrio

e controlar osresultadosDelegao malre arada

G t d T

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Gesto do Tempo

Guardarmos algum tempo por dia para rever aforma como gerimos o tempo

RESUMO DAS PRINCIPAIS IDEIAS

1

2 Debruarmo-nos sobre um assunto difcil eresolv-lo imediatamente

Pensarmos no nosso dia quando vamos para o

trabalhoDelegarmos sempre as tarefas que no tenhampara ns uma relao tempo-eficincia

3

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