Indicadores de Desempenho para

Logística Operacional“A Inteligência é a Simplificação para

Resiliência”PROF. Ms. DELANO GURGEL DO AMARAL

Junho 2014

Os indicadores de desempenho, também chamados de KPIs (key performance indicators) são medidas de desempenho, quantificáveis, que ajudam as empresas a definir, avaliar e melhorar sua performance em áreas consideradas importantes para qualquer Negócio.

Chega-se num bom indicador ao responder à pergunta: “O que é crucialmente importante para o Negócio?”. Sendo assim, cada empresa terá indicadores levemente diferentes, baseados na sua abordagem frente ao mercado.

Por exemplo, um administrador de uma empresa de produtos de consumo em massa terá indicadores completamente diferentes do Gestor de uma Escola ou de um Hospital. Por isso fica difícil sugerir um indicador que se pode utilizar.

Os indicadores devem refletir a Estratégia da Organização como um todo, por isso devem ser abrangentes e estarem perfeitamente alinhados com os objetivos do Negócio. Definir o Negócio! O quê se quer?

Depois de entender o que são os indicadores de desempenho saber o que levar em consideração para escolher bons indicadores de desempenho e conhecer alguns exemplos para o setor de movimentação e armazenagem, por exemplo.

O setor de movimentação e armazenagem, é talvez o mais conhecido dentro do Processo Logístico. Envolve a parte de movimentação interna e a guarda dos produtos dentro do almoxarifado (armazém).

Fazer o controle efetivo (inventários) destas atividades é, portanto, essencial para qualquer empresa que mantenha Estoques de seus produtos num almoxarifado.

Como é sempre destacado e salientado, “cada caso é um caso”, cada empresa deve adaptar e adequar seus indicadores para suas necessidades individuais, particulares e nem todo indicador é apropriado para todos os Negócios.

A implantação de algum destes indicadores, abaixo relacionados, de desempenho Logístico em uma empresa ou em alguma área específica, recomenda-se muita cautela para tomada de decisão.

Indicadores de performance:Estes indicadores avaliam o desempenho em três diferentes dimensões em áreas da Logística Operacional interna da empresa;

Estes indicadores avaliam o desempenho em três diferentes dimensões em áreas da Logística Operacional interna da empresa;

Produtividade no recebimento: este indicador avalia a quantidade de material que é recebida num intervalo de tempo. Obviamente, quanto menor, melhor, mas não é algo que seja fácil de comparar entre empresas ou células de Negócio de diferentes setores.

Pode ser medido em unidades (quilos, pallets, itens, toneladas, unidades variadas) por hora (ou por dia, por semana). Idealmente, ao longo do tempo este indicador deve aumentar caso o Processo esteja tornando-se mais ágil e produtivo.

Produtividade na separação: este indicador é medido como no anterior, mas avalia a atividade de desova, saída, separação, triagem dos materiais recebidos. Ao longo do tempo espera-se que este indicador também aumente.

Produtividade no carregamento: também medido como o anterior, este indicador mede qual a agilidade da empresa ou unidade Produção, em despachar os caminhões carregados. Quando mais rápido for feito o carregamento, mais cedo os caminhões podem sair para fazer entregas e outros caminhões poderão chegar/entrar para receber seus produtos. Com o processo de carregamento tornando-se melhor, este indicador aumentará (mais produtos carregados por dia).

Indicadores de custoAvaliam o desempenho com relação aos custos destas atividades de armazenagem e movimentação.

Custo mensal de armazenagem: o título deste indicador é bastante claro. Ele pode ser calculado em reais por unidade por mês, ou em R$ / tonelada (ou palete) / mês.

Custo de recebimento, separação e carregamento: assim como o anterior, este indicador medirá o custo associado a receber, separar e carregar os produtos. Também é calculado em reais por unidade por mês, ou em R$ / tonelada (ou palete) / mês.

Avaliam a qualidade (ou a falta dela) nestes Processos internos.

Índice de precisão no recebimento:

avalia se aconteceram erros ou avarias no Processo de recebimento.

De nada adianta o custo ser baixo e o Processo rápido se ocorrem perdas, erros e avarias. O indicador de precisão no recebimento é calculado como o percentual de erros sobre o total de itens recebidos.

Índice de precisão na separação: da mesma forma que o anterior, este índice calcula-se como o percentual de erros sobre o total de unidades separadas.

Índice de precisão no carregamento: igualmente, calcula-se este indicador como o percentual de erros sobre o total de unidades carregadas.

Estes são apenas alguns exemplos de indicadores de desempenho para o setor de armazenagem e movimentação (almoxarife) interna.

Eles podem (e devem) ser adaptados para medir Processos relevantes para cada setor, célula, unidade Produção ou empresa.

Esses indicadores de desempenho são muito utilizados pela alta gerência para direcionar os esforços dos colaboradores (treinamento), pois facilitam o direcionamento dos esforços para a melhoria dos índices mais importantes.

Os indicadores de desempenho são únicos para cada empresa, pois devem refletir a estratégia da mesma. Assim, na área de Logística, para algumas empresas um indicador importante será relacionado ao tempo, enquanto para outras será o Custo ou a Qualidade.

Além disso, os indicadores de desempenho devem ser usados não apenas para avaliar Processos internos, mas também os Processos externos, avaliando os parceiros (fornecedores) da Cadeia de Suprimento.

Muitos indicadores são aceitos universalmente, como o tão utilizado OTIF (On Time, In Full – ou seja, o pedido atendido no tempo combinado, completo), enquanto outros precisam de ajustes para a utilização em casos específicos, como o pedido em espera, que nem sempre tem uma definição clara.

Os indicadores de desempenho e performance, por refletirem aspectos Estratégicos da empresa ou Negócio, devem ser cuidadosamente selecionados, para que os colaboradores possam olhar para o indicador, tentar melhorá-lo (Treinamento), e com isso, melhorar o desempenho geral da empresa.

Assim, Treinamentos, servem para direcionar os esforços da equipe para aquilo que a Alta Gerência considera importante e Estratégico.

Mas quais são os indicadores de desempenho para Logística Operacional mais indicados em cada empresa?

O segredo é customizar a seleção dos indicadores, para que eles reflitam uma situação que seja única para cada empresa.

Não se deve utilizar todos os indicadores disponíveis, isto seria uma enorme perda de tempo, um procedimento equivocado e que acarretaria altos custos.

Outro aspecto importante é compreender a relação entre os indicadores com a empresa. Isto significa saber o que se passa por trás dos números apresentados.Por exemplo, se o giro de Estoque aumentou mas o giro financeiro manteve-se igual, é possível que algo ( o processo) precise ser melhor explorado.

Uma vez que os indicadores estejam compreendidos e os número sendo avaliados, é hora de identificar os pontos fracos e fortes (análise SWOT) da organização, direcionando novamente esforços para melhorar os elos mais fracos.

Qual será o indicador de desempenho mais adequado para meu (setor almoxarifado) Negócio? As ações corretivas efetivadas surtiram o efeito desejado? Se sim, qual o próximo elo mais fraco a ser abordado? Caso contrário, o que saiu errado? Como corrigir e qual a próxima meta a ser atingida?

Mais importante do que medir e acompanhar os números é agir para a melhoria contínua (kaisen) dos mesmos e para a correção de eventuais falhas encontradas nos Processos Logísticos para serem avaliados e corrigidos.

Para concluir, não basta jogar os relatórios no fundo da gaveta: é preciso fazer um acompanhamento constante e questionar, fazendo uma comparação ao longo do tempo.