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As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em

capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas

informações se aplicadas a outros fins.

Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege,

versão 3.8.0. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e

processos de instituições de ensino.


Sumário

1 Parametrizações .................................................................................................................................................................... 7

1.1 Parâmetros dos cheques a receber .............................................................................................................. 7

2 Cadastros .................................................................................................................................................................................... 8

2.1 Cadastro de alíneas de devolução ................................................................................................................. 8

2.2 Cadastro de situação .............................................................................................................................................. 9

3 Manutenções ........................................................................................................................................................................... 9

3.1 Manutenção de cheques a receber .............................................................................................................. 9

3.2 Cheques a receber agrupados por pessoa ............................................................................................. 10

4 Cheques Avulsos11

4.1 Inclusão de responsáveis de cheques ......................................................................................................... 11

4.2 Inclusão por código de barras ......................................................................................................................... 12

4.2.1 Código de Barras ............................................................................................................................................ 12

4.2.2 Linha digitável .................................................................................................................................................. 12

4.3 Inclusão de cheques em situação irregular .................................................................................................. 13

4.4 Inclusão dos dados dos cheques ................................................................................................................... 15

5 Edição de cheques .............................................................................................................................................................. 16

5.1 Aba de Cheques .......................................................................................................................................................... 16

5.2 Aba de Movimentações ....................................................................................................................................... 17

5.3 Aba de Responsáveis ............................................................................................................................................. 17

5.4 Aba de Prorrogações ............................................................................................................................................. 18

5.5 Aba de Devoluções.................................................................................................................................................. 18

5.6 Aba de Trocas ............................................................................................................................................................. 19

5.7 Aba de Origem ........................................................................................................................................................... 19

5.8 Aba de Contabilização .......................................................................................................................................... 20

6 Exclusão de cheques ......................................................................................................................................................... 21

7 Operações realizadas com os cheques ................................................................................................................ 21

7.1 Mandar cheque para custódia .......................................................................................................................... 22

7.2 Resgatar cheque em custódia ......................................................................................................................... 22

7.3 Depositar cheque ...................................................................................................................................................... 23

7.4 Compensar cheque .................................................................................................................................................. 23

7.5 Devolver cheque ........................................................................................................................................................ 23

7.6 Colocar cheque em cobrança .......................................................................................................................... 24

7.7 Prorrogar vencimento ............................................................................................................................................ 24

7.8 Trocar cheque ............................................................................................................................................................. 25


7.9 Estornar cheque ......................................................................................................................................................... 25

8 Exportação Contábil........................................................................................................................................................... 26

8.1 Exportação contábil dos cheques a receber .......................................................................................... 26

9 Relatórios ................................................................................................................................................................................... 27

9.1 Relatório de cheque a receber ........................................................................................................................ 27


Convenções:

Os botões a seguir serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema

GVcollege, e serão tratados conforme a descrição da lista abaixo:

Combo box: Exibe uma listagem com as opções disponíveis para o campo.

Checkbox: Quando selecionado torna a afirmação relacionada a ele ativa, ou

verdadeira.

Abrir cadastro: Exibe a tela de origem do cadastro exibido do campo, possibilitando a

visualização completa e edição dos dados. Quando o campo estiver vazio,

possibilita o cadastro do mesmo.

Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar

a tecla “Esc” do teclado, ou clicar neste botão.

Incluir: Possibilita incluir um cadastro por vez.

Incluir vários: Possibilita incluir vários cadastros sem a necessidade de utilizar o Incluir a

cada inclusão.

Editar: Possibilita editar/alterar um cadastro.

Excluir: Possibilita excluir um cadastro.

Localizar: Permite pesquisar um valor/texto de um determinado campo Consulta.

Consulta cadastro: Exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham

vínculo com ela.

Carregar: Permite carregar informações ainda não listadas na tela.

Selecionar tudo: Possibilita selecionar todos os itens de uma única vez.

Desfazer tudo: Desfaz toda a seleção de itens em uma única vez.

Selecionar: Seleciona um item por vez.

Desfazer seleção: Desfaz a seleção de um item por vez.


1. Parametrizações

A seguir são detalhadas as parametrizações que o sistema dispõe a esse módulo. Elas

são de grande importância, pois é através das configurações realizadas nelas que o sistema

saberá como a instituição trabalhará.

1.1 Parâmetros dos cheques a receber - CHQ_ParametrosContabeis.dll / CTB_IntCadRegra.dll

A configuração da contabilização dos cheques é realizada por unidade. Além das

configurações que devem ser revisadas como ilustra a figura 1. O sistema também valida as

regras de contabilização informadas. Na rotina integrador contábil.

Usa integração contábil: Caso essa opção tenha sido selecionada, significará que a

empresa e unidade logada utilizarão a contabilização para os cheques a receber. Ao marcá-

la serão habilitados os campos: usa configuração compartilhada, máscara capa contábil e data

última contabilização.

Operações cheques receber: Permite que o usuário indique quais operações do

cheques a receber serão contabilizadas. Somente deverá ser marcado o campo “Gera

contabilização” para as operações que contabilizarão.

Usa configuração compartilhada: caso essa opção esteja selecionada, essa

configuração será compartilhada a todas outras unidades da empresa logada.


Máscara capa contábil: deve ser informada qual será a máscara da capa contábil onde

entrarão os lançamentos dos cheques a receber na contabilidade.

Data última contabilização: informar qual a data da última contabilização.

2. Cadastros

O módulo de cheques possui vários cadastros que deverão ser informados pelo

usuário. Eles serão utilizamos ao realizar movimentações com os cheques.

2.1 Cadastro de alíneas de devolução - CHQ_CadAlineaDevolucao.dll

Nessa tela são cadastradas as alíneas de devolução dos cheques. Estas alíneas são as

mesmas informadas no layout bancário. Elas serão utilizadas no momento em que realizar-

se-á a devolução de um cheque.

Número alínea: deve ser informado o número da alínea que será cadastrada. Esse

número está informado no layout bancário.

Descrição: deve ser informada a descrição que corresponde ao número da alínea

informada anteriormente.


Permite reapresentação: caso esteja marcada essa opção, significará que os cheques

que forem vinculados a respectiva alínea poderão ser reapresentados ao banco. Caso contrário,

ao ter um cheque devolvido que utiliza essa alínea não será permitido o seu depósito.

2.2 Cadastro de situação - CHQ_CadSituacao.dll

O sistema relaciona as situações possíveis a serem utilizadas na movimentação dos

cheques. Cada situação está vinculada ao seu respectivo tipo (Cheques a pagar ou Cheques a

receber). Essa informação é importante, pois ao realizar movimentações com os cheques, os

mesmos assumirão as situações relacionadas na tela.

3. Manutenções

Nesse capítulo serão apresentadas as funcionalidades do módulo de cheques.

3.1 Manutenção de cheques a receber - CHQ_ManChequeReceber

Na tela da rotina CHQ_ManChequeReceber.dll, é possível incluir, editar, excluir,

visualizar e realizar operações de movimentação com os cheques a receber. Para realizar as

operações descritas anteriormente com os cheques, é necessário primeiro selecionar o(s)

cheque(s) a ser movimentado.


O sistema permite selecionar mais que um cheque para realizar movimentações,

porém todos os cheques selecionados deverão se encontrar na mesma situação.

Todos os cheques a receber constarão nessa tela, porém eles podem originar de

duas formas: avulsos ou vinculados ao Caixa PDA (para esse último, verificar manual de Caixa).

Os cheques avulsos deverão ser movimentados pela “Manutenção de cheques a

Receber” e os cheques vinculados a caixas PDA somente poderão ser movimentados pelos

Caixas.

3.2 Cheques a receber agrupados por pessoas - CHQ_ManChequeReceber

No menu “Exibir”, há a opção “Agrupar cheques por pessoas”. Caso ela esteja

selecionada, os cheques serão apresentados agrupados por responsável. Do contrário, serão

listados todos os cheques.

Essa funcionalidade é um facilitador, que proporciona ao usuário uma nova visão

sobre os cheques que estão listados.


4. Cheques avulsos

4.1 Inclusão de responsáveis de cheques - CHQ_Inclusaocheque.dll

Para realizar a inclusão de um cheque avulso é necessário clicar no botão

correspondente como ilustra a Figura abaixo, na tela de “Manutenção de cheques a receber”,

onde deverão ser informados os dados do responsável do cheque.

Inclusão de múltiplos cheques


4.2 Inclusão por código de barras

Nesse item será apresentada a inclusão de cheques através de código de barras. Essa

inclusão poderá se dar de duas formas: através de leitora de código de barras (CMC7) ou

informando manual (linha digitável). A seguir detalharemos essas rotinas.

4.2.1 Código de barras

CMC7: Ao marcar essa opção, como ilustra a Figura 9, a inclusão do cheque será

através de leitura do código de barras, o campo do código de barras ficará disponível para

incluí-lo via leitor.

4.2.2 Linha digitável

Comp: Deverá ser informado o número da compensação do cheque. Esse número é

composto de três dígitos.

Banco: Deverá ser informado o código do banco. Esse número é composto de três

dígitos.

Agência: Deverá ser informado o número da agência bancária. Esse número é

composto de quatro dígitos.

DV: Deverá ser informado o número do dígito verificador da agência bancária. Esse

campo não é de preenchimento obrigatório.

C1: Nesse campo deverá ser informado o código referente ao C1.

Número conta: Deverá informar o número da conta bancária.

C2: nesse campo deverá ser informado o código referente ao C2.

Número cheque: Deverá informar o número do cheque.


C3: nesse campo deverá ser informado o código referente ao C3.

Cheque de terceiro: O sistema possibilita identificar se o cheque é de terceiro ou não.

Sendo de terceiro, há a possibilidade de emitir relatório de cheques à receber somente com

os cheques emitidos por terceiros (terceiro: qualquer pessoa diferente do responsável

financeiro do aluno).

Bom para: Esse campo possibilita que o usuário informe a data em que o cheque

estará bom para depósito. Caso a data informada seja diferente da data atual, o sistema

assumirá que esse cheque é pré-datado.

4.3 Inclusão de cheques em situação irregular - CHQ_Inclusaocheque.dll

Quando é realizada a inclusão de cheques a um responsável que já possui cheques

na situação “Cobrança” ou “Devolvido”, o sistema apresenta uma mensagem de aviso de

cheques irregulares, como ilustra a Figura abaixo. Porém, é possível incluir outros cheques a

esse responsável, uma vez que a mensagem é apenas informativa.


Documento (CPF ou CNPJ): Selecionar qual o tipo de documento do responsável

do cheque que será informado.

Responsável pelo cheque: Caso o responsável pelo cheque já esteja cadastrado no

sistema – apenas digite o nome ou parte do nome no campo correspondente. Caso o

responsável pelo cheque não esteja cadastrado, clique no botão “Abrir Cadastro”, o qual

apresentará a tela para incluir ou pesquisa do responsável que deseja cadastrar (como ilustra

a Figura 13).

Botão Avançado: No botão avançado (Figura 14) é possível marcar os campos que

desejas limpar a cada nova inclusão. Essa opção é válida somente para múltiplos cheques.

Além do botão para limpar campos, há os botões: Incrementar número do cheque a

cada inclusão, que ao marcar irá a cada nova inclusão aumentar +1 o número e Incrementar

Figura 11


mês vencimento a cada inclusão, o sistema irá duplicar o vencimento a cada inclusão, por

exemplo (Um aluno pagou uma mensalidade com vários cheques).

4.4 Inclusão dos dados dos cheques - CHQ_Inclusaocheque.dll

Após informar os dados do responsável do cheque, deve-se clicar no botão

correspondente a inclusão do cheque para informar os dados do cheque que estão sendo

incluídos e selecionar a opção desejada por código de barras ou linha digitável, conforme foi

apresentado no item 6.2 deste manual.


5. Edição de cheques - CHQ_ManChequeReceber

Para a edição de detalhes do cheques, é necessário selecionar o cheque e clicar

sobre o botão de editar, como ilustra a Figura 16. Será exibida a tela contendo as abas de

Cheque, Movimentação, Responsáveis, Prorrogações, Devoluções, Trocas, Origem e

Contabilização. Isso facilita a consulta das informações referentes à situação dos cheques.

5.1 Aba - Cheques

Na aba de Cheque o sistema apresenta os dados informados na inclusão do cheque

e disponibiliza para edição os seguintes campos:

Pré-datado: Caso esteja marcado, o sistema sinalizará o cheque como pré-datado.

Sendo assim, é possível emitir relatório desses cheques e ainda consultar o saldo apenas dos

cheques que estão nessa situação.

Emitente: Pessoa emitente do cheque.

Observações: Caso haja necessidade é possível inserir observações ao cheque.


5.2 Aba - Movimentações

Na aba de movimentações serão listadas todas as movimentações que o cheque

sofreu. Trata-se de um histórico das etapas pelas quais o cheque passou.

Nessa aba não é possível realizar nenhuma alteração.

5.3 Aba - Responsáveis

Nessa aba será apresentada quem é a pessoa responsável pelo cheque. Essa aba é

alimentada no momento da inclusão do cheque, quando é informado o responsável.


5.4 Aba - Prorrogações

Nessa aba são apresentadas as prorrogações que foram realizadas ao cheque

selecionado. Ou seja, toda vez o cheque for prorrogado através do movimento de prorrogação,

o sistema atualizará essa aba com os dados atuais.

5.5 Aba - Devoluções

Nessa aba são apresentadas as devoluções que o cheque sofreu. Toda vez que o

cheque for devolvido através do movimento de devolução, o sistema preencherá as

informações nessa aba.

Além de atualizar os dados de devolução, essa aba também será alimentada no

momento em que um cheque for colocado em cobrança. Nesse caso, o sistema preencherá

o campo “Agente de Cobrança”, dessa aba.


5.6 Aba - Trocas

Nessa aba serão apresentadas as trocas que ocorreram com o cheque, listando as

justificativas e os cheques envolvidos na troca.

5.7 Aba - Origem

Caso o cheque tenha vínculos com o Caixa PDA, nessa aba serão informados os

dados da movimentação do cheque com o módulo de Caixa.

Os cheques que estiverem com as informações preenchidas nessa aba, estão

vinculados ao Caixa PDA e, portanto, suas movimentações só poderão ser realizadas pelo

Caixa (aqueles em situação de troca, custódia e depósito). Caso contrário, poderão ser

movimentados pela tela de Manutenção de Cheques a Receber.


5.8 Aba - Contabilização

Caso na tela de “Parâmetros do cheque” esteja informado que para essa empresa

“Utilizará Integração Contábil”, então na aba “Contabilização” o sistema listará as

contabilizações desse cheque. A contabilização é efetivada no momento da inclusão dos

cheques.

Caso esteja marcado nos parâmetros do cheque, que utilizará integração contábil,

mas a regras de contabilização não foram cadastradas, o sistema apresentará a mensagem:


6. Exclusão de Cheques - CHQ_ManChequeReceber

Para a exclusão de cheques, é necessário selecionar o cheque e clicar sobre o botão

da lixeira. O sistema apresentará uma mensagem perguntando ao usuário se realmente deseja

realizar a exclusão do cheque selecionado.

Obs.: Só poderão ser excluídos cheques que se encontram na situação “Pendente”. E

não estiver vinculado a nenhum caixa.

7. Operações realizadas com os cheques - CHQ_ManChequeReceber

O módulo de cheques possibilita ao usuário realizar várias movimentações com os

cheques, como veremos cada uma delas a seguir. Essas movimentações são realizadas através

do botão “Operações”.

As movimentações realizadas com os cheques apenas irão alterar a situação do

cheque. Porém o envio dos cheques ao banco, deve ser realizado manualmente.

As operações de movimentação com os cheques serão disponibilizadas de acordo

com a situação que se encontra o cheque que foi selecionado.


7.1 Mandar cheque para custódia

Para encaminhar um cheque a custódia, é necessário selecionar o cheque e em

seguida escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque ficará vinculado

a situação “Custódia”.

Para efetivar o envio de cheques a custódia no sistema é necessário preencher os

campos de data a custodiar, banco, agência / conta e observações.

7.2 Resgatar cheque em custódia

Caso haja cheque custodiado que necessita ser resgatado é necessário selecionar o

cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque

ficará vinculado à situação “Pendente”.

Para efetivar o resgate de custódia no sistema, é necessário preencher os campos

de data a resgatar e observações.


7.3 Depositar cheque

Para realizar o depósito de cheque é necessário selecionar o cheque e em seguida

escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque ficará vinculado à

situação “Depositado”.

Para efetivar o depósito do cheque no sistema, é necessário preencher os campos de

data de depósito, banco, agência / conta e observações.

7.4 Compensar cheque

Para realizar a compensação de cheque é necessário selecionar um cheque que esteja

na situação “Depositado” e em seguida escolher a opção correspondente no botão de

“Operações”. O cheque ficará vinculado à situação “Compensado”.

Para efetivar a compensação do cheque no sistema, é necessário preencher os campos

de data de depósito e observações.

7.5 Devolver cheque

Para realizar a devolução de cheque é necessário selecionar o cheque e em seguida

escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque ficará vinculado a

situação “Devolvido”.


Para efetivar a devolução é necessário preencher os campos com a data da

devolução, a alínea de devolução e uma observação.

Para vincular um cheque à situação “Devolvido”, é obrigatório o preenchimento do

campo “Alínea de devolução”.

7.6 Colocar cheque em cobrança

Para colocar um cheque em cobrança é necessário selecionar o cheque e em seguida

escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque ficará vinculado à

situação “Cobrança”.

Para efetivar a cobrança de cheques é necessário preencher os campos com a data

da cobrança, o agente de cobrança e uma observação.

7.7 Prorrogar vencimento

Para prorrogar o vencimento de um cheque é necessário selecionar o cheque e em

seguida escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque permanecerá

na situação que já se encontra atualmente.


Para efetivar a prorrogação de cheques é necessário preencher os campos com a

nova data e uma justificativa de prorrogação.

7.8 Trocar cheque

Para realizar a troca de um cheque por outro(s) é necessário selecionar o cheque e

em seguida escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque ficará

vinculado à situação “Trocado”.

Para efetivar a troca de cheques é necessário seguir três passos:

PASSO 1: Clicar no botão “Trocar/Manter”.

PASSO 2: Informar os dados do novo cheque, através da inclusão de cheque (ver

item 3.4).

PASSO 3: Informar uma justificativa para a operação de troca.

É possível realizar a troca de um cheque por outro cheque ou por quantos cheques

houver necessidade. O campo de justificativa é obrigatório.

7.9 Estornar cheque

Para realizar o estorno de um cheque por outro(s) é necessário selecionar o cheque

e em seguida escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque ficará

vinculado à situação anterior a que se encontra atualmente, antes de realizar a operação de

estorno.Para efetivar o estorno de cheques é necessário apenas preencher as observações.

Nesse momento, o sistema também informa qual a situação anterior à atual do cheque, para

qual será estornado.


8. Exportação contábil

O sistema possibilita que o usuário realize uma exportação das movimentações dos

cheques, para a contabilidade. Para que essa funcionalidade, é necessário que no item 2.1

desse manual esteja configurada a opção de “Usa integração contábil”.

8.1 Exportação Contábil dos Cheques a Receber - CHQ_ExportacaoContabil.dll

Nessa tela, é possível realizar a exportação dos lançamentos de contabilização dos

cheques a receber, de acordo com o período informado.

Para que essa rotina funcione corretamente é necessário que o serviço de integração

contábil esteja corretamente configurado no sistema.

Para efetivar a exportação contábil, é necessário preencher o período a ser exportado

e após, clicar sobre o botão de “Exportar”.

Data inicial: Informe qual será a data inicial dos lançamentos que deverão ser

exportados para a contabilidade.

Data final: Informe qual será a data final dos lançamentos que deverão ser exportados

para a contabilidade.

Lançamentos: Ao clicar nesse botão serão listados todos os lançamentos com os

respectivos centros de custo, referente ao período informado, que serão exportados para a

contabilidade.

Botão Avançado: Permite a configuração da exportação do arquivo ou dos dados da

integração, sendo necessário configurar campos como tipo de exportação, local da geração

do arquivo, modelo de arquivo, se o arquivo será enviado por e-mail, entre outras

configurações.


No tipo de exportação por arquivo IG4, é possível utilizar e configurar um modelo

para o arquivo.

9. Relatórios Para que o usuário possa realizar um controle sobre os cheques a receber, o sistema

disponibiliza um relatório que proporciona essa gestão, conforme descrito a seguir.

9.1 Relatório de cheque a receber

Nesse relatório serão listados todos os cheques de acordo com a(s) unidade(s),

situação(ões), período, banco(s), conta(s), alínea(s) e agente(s) de cobrança.

Essa rotina também possibilita que sejam listados os cheques pré-datados, bem como

os cheques de terceiros.

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